新時期企業檔案標準化建設探究

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的1篇新時期企業檔案標準化建設探究范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

網絡技術的高速發展，新媒體平臺的不斷更新，“互聯網+”“大數據”等新技術層出不窮，企業發展面臨著前所未有的挑戰和機遇。新技術的出現對企業檔案管理提出新需求，檔案管理標準要緊跟時代步伐，才能創新工作方式方法，提高管理效率，節省成本。整合開發檔案資源，才能更好地服務于企業的研發、生產、經營、管理和可持續發展，為企業提供更有效的服務。

一、企業檔案

《企業檔案工作規范》將企業檔案定義為：“企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。”可見企業檔案是貫穿于企業發展的全過程，并經過篩選鑒定保留下來的，對企業的各項活動具有重要意義，是企業的無形資產。它記錄和反映著企業成長、發展的歷程，是維護企業經濟利益、合法權益的一項重要工作，為企業生產、建設提供著重要的依據。

二、標準與標準化

在《標準化工作指南第一部分：標準化和相關活動的通用詞匯》中，標準被定義為：“為了在一定的范圍內獲得最佳秩序，經協商一致制定并由公認機構批準，共同使用的和重復使用的一種規范性文件。”《中華人民共和國標準化法》的條文明確規定：“標準化工作的任務是制定標準，組織實施標準和對標準的實施進行監督。”由上可以得出標準是標準化的一部分，標準化是一個不斷發展、更新的連續過程，在企業實行標準化的目的是使企業的各項活動更加合理規范，從而達到最佳秩序。

三、企業檔案標準化

關于企業檔案標準化還沒有具體的定義，但對于檔案標準化已有所定義：“在檔案工作領域內，由檔案標準化行政機關主導的，為獲得最佳的工作秩序和社會效益而開展的檔案標準制定、修訂、宣貫、實施及監管等不斷循環、持續改進和不斷發展的活動。”由此可以引申出企業檔案標準化，它要以國家法律法規和有關管理標準為依據，明確國家對企業檔案工作的基本要求，根據企業活動和專門業務制定企業檔案標準，并將企業檔案工作的各項規章制度體現在企業工作計劃、議事日程、職工崗位職責等規范中去，真正形成覆蓋面全、可操作性強的企業檔案標準化體系，讓標準貫穿企業活動始終，才能保證企業在管理、決策、生產經營等活動中擁有完整、準確、系統和有效的檔案信息憑證，達到企業的最佳效益。

四、標準的指導性

（一）國家和行業檔案標準的指導性。國家和行業檔案標準，是國家檔案行政管理機構用來對檔案工作進行行政指導和監督的依據。檔案行政指導是一種不以行政強制為特征的行政手段，具有非強制性、經常性、普遍性的特點。也就是說各企業可以根據自身發展方向、實際需求等因素來決定是否采納，并可以在標準范圍內制定企業標準，來達到管理優化的目的。但國家標準和行業標準在宣貫時存在著一定的問題。對標準的編修方法、適用條件、與相關法律法規和標準之間的關系則言之甚少，呈現出鼓勵各單位積極采標的傾向，缺乏對其結合自身情況理性采標的告誡。這就導致有些企業忽視自身標準的制定，盲目單純依賴國家和行業標準，導致企業檔案管理混亂、質量差，不利于進一步開發利用。

（二）企業檔案標準的指導性。企業檔案標準對于企業檔案的管理具有不可替代的指導作用。以工程建設項目檔案標準為例：《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《建筑工程資料管理規程》以及各省、市（地區）標準等，這些標準之間在整理要求上存在差異，導致標準的不統一。企業標準的作用在這時候就體現出其必要性，在什么情況下采用哪一個層次或哪一項標準，這就是企業檔案標準的指導性。企業檔案標準建設的不足，間接導致了專（兼）檔案管理人員在收集、整理、鑒定、銷毀等環節出現一定的差異，檔案移交檔案管理部門時不規范統一，出現重復勞動甚至歸檔不齊全等問題。

五、標準化體系

（一）檔案工作體系。《企業檔案工作規范》中對企業檔案工作體系建設提出明確要求：“企業應建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎的企業檔案工作體系。”也就是說企業檔案工作貫穿于企業管理的各個環節，與企業各個部門和生產、經營、項目活動等具體工作，與每一個員工和工作崗位，與從文件形成到歸檔、利用的各個節點，都是緊密聯系的，不是孤立存在的，是與管理體系相結合的。

（二）企業檔案標準化體系。檔案標準化是服務于檔案管理工作的工具，根據檔案工作體系進行系統的標準編制。在編制檔案標準時都應將之成體系地來規劃，否則，標準之間無法聯系，互相沖突，不僅無法達到發展的目的，反而會阻礙檔案工作的進步。正如檔案工作要求“三納入、四同步”。由此可見，檔案標準之間與企業的各項標準之間，不是孤立的，是互相交錯配合有聯系，成系統成體系的。每種標準的制定和實施都需要有相關的標準與之配套，否則就會受到限制。

六、企業檔案標準化建設的意義

（一）有利于提升企業檔案管理的科學性。各個部門文件材料是檔案的源頭文件，歸檔是否齊全、科學，直接影響歸檔后的案卷質量，是企業檔案工作質量和利用水平的直接決定因素。依據企業檔案管理標準體系制度進行檔案管理，有利于合理分工、調整檔案管理活動，實現檔案管理的科學化、標準化控制，為企業的各項活動提供準確、科學的依據，是企業高效運轉、精確化管理的有力保障。

（二）有利于減少企業檔案管理中的不確定因素。由于專業知識的缺乏，或者標準理解上的分歧，或是心理因素的影響，都會導致檔案管理的不規范、文件材料不標準、接收整理不規范、形成的電子文件不統一等檔案質量問題，都會給檔案的保管利用帶來不便，造成查閱困難。尤其是即時性的工作，很可能因為時間的延誤給企業帶來不必要的損失。企業檔案管理標準化，制定標準體系，貫徹到崗位中，規范從文件產生到歸檔后管理的全過程，避免有可能出現的不確定因素，使檔案管理有章可循，有標準可依。

（三）有利于促進企業檔案管理現代化。企業檔案管理現代化，就是應用現代的管理手段、原理、方法，利用先進技術和設備，對企業檔案進行科學管理，使企業檔案管理工作達到現代化水平，更好地服務于企業的發展。在互聯網技術高速發展的時代，企業引入各種尖端管理系統，比如，人力資源管理系統、檔案管理系統等。同時“互聯網+”“大數據管理”等新興網絡技術的出現，為企業帶來了融合與創新，同時也給企業檔案管理提出新的要求和挑戰。不同的文件產生于不同的技術和環境，對其產生時的技術和環境有著依賴。現代檔案標準化的意義在于規范不同檔案信息間的接口，約束檔案管理行為規范，正確引導檔案工作的方向。可見，標準化是保證檔案管理現代化的支撐力量。

七、完善企業檔案標準化建設的措施

（一）結合企業全局建立科學的標準體系。企業檔案工作實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準，這是《企業檔案管理規范》對企業檔案工作管理體制的要求。也就是說，企業要對所屬單位檔案工作的規章制度和管理標準進行統籌規劃，統一部署，突出標準化建設的一致性。因此企業要根據自身情況，建立科學、合理、可操作性強的標準化體系，來指導檔案工作。

（二）加大企業檔案標準的宣貫力度，提升標準意識。企業檔案管理標準體系涉及企業的每個崗位，每一個員工都是文件的編制者。因此企業檔案標準不再是檔案管理人員的標準，而是企業全員應該熟知掌握的標準，是每個人都應該貫徹執行的標準，這樣才能保證管理者及時督促，執行者及時收集、整理、歸檔，維護企業檔案的準確、系統和安全。所以要加大宣貫力度，提高全員的檔案意識。

（三）強化檔案崗位人員的能力素質。目前檔案標準化管理工作的技術更先進，內容更豐富，分工更專業、更明確，這就為檔案管理人員的素質提出了新要求。檔案崗位人員只有熟悉和掌握企業檔案標準化的各項制度，才能更好地指導檔案工作，保證接收的檔案符合規范。因此檔案崗位人員要努力學習業務知識，及時掌握標準變化信息，努力促進檔案管理工作更標準、科學和規范。

（四）標準化建設要緊跟時代和企業發展步伐。企業檔案標準化體系不是一成不變的，要根據企業的發展方向、技術革新等內容不斷修訂，要與企業的發展相匹配。當今社會信息就是財富，檔案自身就是企業經過篩選的重要信息載體，只有標準化建設跟上企業的發展步伐，才能逐步完善企業檔案信息。企業檔案的標準化能幫助檔案工作人員從大量繁雜而細致的工作中解脫出來，從而有時間對檔案的信息進行挖掘和加工，為企業快速而準確地提供相應信息和深層次的信息服務，創造經濟價值。

八、總結

總之，企業檔案工作的本質是為企業發展服務，企業檔案管理工作是企業基礎管理工作之一，隨著企業發展步伐的加快，檔案的核心作用日益凸顯，企業檔案的標準化建設影響深遠。檔案工作者，必須在遵守憲法和法律，符合黨和國家的方針、政策，符合其他相關規則的原則上，研究企業發展形勢，探索檔案工作規律，與時俱進，大膽創新。通過科學的企業檔案標準化建設，使企業檔案標準具有針對性、可行性和時效性，使企業檔案工作程序規范、講求實際、注重實效，為現代企業發展作出貢獻。