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xx年內(nèi)部審計工作總結匯報
近年來,市審計局不斷強化對內(nèi)部審計工作的指導。一是組織本市內(nèi)審人員認真學習審計法規(guī)和《省內(nèi)部審計工作規(guī)定》,及時召開座談會,加深理解文件精神,增強內(nèi)審人員對內(nèi)審工作重要性的認識;二是組織內(nèi)審人員參加各種類型的審計知識培訓班,提升內(nèi)審人員的審計理論水平和實際操作能力;三是動員內(nèi)審人員總結內(nèi)審工作經(jīng)驗,撰寫內(nèi)審專題論文,開展經(jīng)驗交流,提高內(nèi)審工作質量;四是幫助內(nèi)審部門建立有關內(nèi)審制度,規(guī)范內(nèi)審工作程序,使內(nèi)審工作逐步走上規(guī)范化的軌道。
一、建立制度,有章可循
市供電局領導重視內(nèi)審工作的規(guī)范化、制度化建設。到目前為止已建立了《市供電局內(nèi)部審計工作規(guī)定》,《市供電局財務收支審核辦法》等六項內(nèi)審制度,使內(nèi)審工作有章可循,有據(jù)可依。
二、內(nèi)審計劃,緊扣目標
為了強化內(nèi)審監(jiān)督和服務,使內(nèi)審活動與經(jīng)濟活動環(huán)環(huán)相扣,每年初由內(nèi)審機構提出初步內(nèi)審計劃,經(jīng)過部門集體討論,找準內(nèi)審工作切入點,制訂內(nèi)審工作年度計劃,如固定資產(chǎn)投資審計計劃、財務收支審計計劃、績效審計計劃等,促使內(nèi)審工作有的放矢、有條不紊地進行。
三、突出重點,力求成效
市供電局根據(jù)行業(yè)管理要求和本部門實際情況,連續(xù)幾年開展新農(nóng)村電網(wǎng)電氣化建設與改造工程審計,組織有資質的單位和人員對這些工程進行審核,并出具《工程造價報告書》,審計成效明顯.審核了424個工程項目,送審項目金額6145萬元,審定項目金額5953.6萬元,核減項目金額191.4萬元,核減率為3.11%;xx月—xx月審核了311個工程項目,送審項目金額5983.69萬元,審定項目金額5797.22萬元,核減項目金額186.47萬元,核減率3.12%。此外,該局還開展了試點性其他類型的績效審計。
四、全程介入,注重跟蹤
1.2中介機構獨立性受限一般而言,審計具備一個最為明顯的特征是獨立性,它能夠保障審計工作的進度。社會跟蹤審計是一項復雜的任務,在具體的工作中體現(xiàn)其獨立性是十分必要的。在進行跟蹤審計時,社會跟蹤審計單位必須安排專門的審計人員深入施工現(xiàn)場,進行觀察并且收集意見。此過程中需要把收集到的意見等信息向高校審計部門反饋,同時高校審計部門必須及時向上級的指揮部門報告情況。在處理工程建設的細節(jié)問題時,社會跟蹤審計單位發(fā)揮的作用相當有限,僅僅是建議和參考。除此以外,在進行跟蹤審計時,由于校方領導之間的意見存在沖突,可能會出現(xiàn)工程變更、款項支付等方面讓步的狀況,這在一定程度上影響到了審計工作的獨立性。
1.3中介單位檢查監(jiān)督和關鍵點把握不到位在整個工程的跟蹤審計過程中,委托單位的檢查監(jiān)督是實現(xiàn)跟蹤審計目標的一項重要內(nèi)容。然而在具體的工作中,由于缺乏對中介機構以及人員的有效監(jiān)督,在關鍵問題上,例如合同、材料核價、工程索賠等,存在控制不合理的現(xiàn)象,使得整個工作的質量大幅降低。
1.4缺乏一套完整的跟蹤審計資料與普通的工程監(jiān)理單位比較,工程造價咨詢單位是新發(fā)展起來的一類企業(yè),不管是其經(jīng)驗和規(guī)模都存在著較大差距。所以,在實際的跟蹤審計工作中,審計資料還有待完善。尤其是針對新校區(qū)一些工程項目較多、建設工期較長等問題,更應引起重視。在建設過程中,如果跟蹤審計資料的進度緩慢,將會導致資料缺乏,隱蔽簽證內(nèi)容不全面等新問題的產(chǎn)生,這些都給跟蹤審計的質量帶來了一定的影響。
1.5沒有一套完整的質量評估體系顧名思義,跟蹤審計主要觀察的對象是工程管理活動中參建主體,具體內(nèi)容是觀察其是否履行委托責任。通常,中介機構監(jiān)督質量的好壞無法直接使用硬性指標來評估,但是目前,也缺乏一套完整的質量控制體系對其進行衡量。因此,內(nèi)審部門只能采用表面形式和直觀材料來預測效果。這樣一來,因為沒有實際可行的考核標準,審計工作存在較大的隨意性,從而影響審計質量。
2提高跟蹤審計質量的措施
2.1引入競爭機制,通過公開招標方式引進優(yōu)秀的咨詢單位和審計人員現(xiàn)在,許多高校的領導沒有正確地意識到跟蹤審計的優(yōu)點,僅僅是將它作為一種形式,或者是應對上級領導考核的一種方式。在對工程造價咨詢單位進行選擇時,僅僅只是考慮到審計成本,以成本的高低作為判斷標準。為使跟蹤審計工作的質量得以提高,實際工作中,我們需要仔細地評估所選企業(yè)的質量、業(yè)績、信譽、管理水平、跟蹤審計方案等多種因素。在這個過程中,可以采用評分制對所選中的單位進行比較,以便選擇出最符合學校發(fā)展狀況的工程造價咨詢單位。
2.2發(fā)揮學校內(nèi)審部門的紐帶作用第一,根據(jù)項目的投資規(guī)模、難易程度等,給中介單位審計人員適當?shù)臅r間熟悉工程資料,提出有疑問的地方,接著確定出一個時間,邀請學校基建部門現(xiàn)場代表共同深入現(xiàn)場解決問題。在這個環(huán)節(jié)需要注意的是,必須防止施工單位與中介單位審計人員私下往來,影響到審計工作的客觀性。第二,等到中介單位評估出初審結果后,必須要求其提供書面材料,包含的內(nèi)容要有結論問題、簽證理解歧義問題等,以便學校作出一個全面的分析,給后續(xù)的工作打下基礎。第三,如果施工單位不贊同初審意見,則需有關部門現(xiàn)場進行協(xié)商并加以解決。內(nèi)審部門需要安排專門的人員全過程參與,這主要是為了避免出現(xiàn)相互串通的狀況,保護學校的權益。在這個過程中,如果套用子目、取費等方面有一定的問題,可以邀請建設工程造價管理部門參與到工作中來。第四,高校審計部門和高校工程建設相關部門之間,應進行一定的交流。增強高校領導、工程建設相關工作人員之間的聯(lián)系,有利于其加強對跟蹤審計工作的進一步認識,給委托跟蹤審計工作創(chuàng)建一個良好的工作氛圍。
2.3制定一套完善的跟蹤審計模式中介機構受學校委托實施跟蹤審計,如果長期依靠外審人員這種單一的跟蹤模式,其行為在學校基建部門和施工單位之間不會長期保持完全的獨立性,有可能產(chǎn)生審計合謀行為。而內(nèi)外審計人員結合的跟蹤審計模式可以最大限度地預防這種行為的發(fā)生。中介機構應在學校內(nèi)審人員的協(xié)調和配合下,提出自己的跟蹤審計咨詢意見,然后再由內(nèi)審人員把咨詢意見及時反饋到基建部門。在這種模式下,內(nèi)審人員和外審人員分別承擔不同的責任,做到內(nèi)部相互監(jiān)督,從而降低審計風險。
(2)有利于推進廉政建設,減少各種瀆職等犯罪現(xiàn)象的發(fā)生。在工程建設審計中,由于審計人員伴隨工程項目的全過程,形成了全過程、全方位、經(jīng)常性的監(jiān)督制約機制,同時也介入到工程項目建設中的一些關鍵環(huán)節(jié)、關鍵步驟,包括提前審計工程預算和工作計劃等,從而比那種事后監(jiān)督更能起到良好的預防作用,有利于推進廉政建設,降低引發(fā)瀆職等犯罪現(xiàn)象違規(guī)成本的風險。
(3)有利于合理控制工程項目的造價,達到節(jié)約投資的目的。工程建設項目由于周期長、投資額大、控制環(huán)節(jié)多等特點,資金的管理和使用將面臨失控和浪費的風險;同樣資金的撥付與使用也貫穿于工程建設的全過程,稍有不慎,極易造成資金的損失和浪費,實施審計能對各階段的計價結算真實性、合理性進行審計監(jiān)督和控制,防止高估超預算。
(4)有利于推動建筑工程行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。通過推行全過程審計管理,可以及時控制建設成本,保證資金的合理、合法使用,提高了投資效益,也使審計后的工程造價更好的反應建設項目本身的成本、利潤情況,既可以維護建設方的利益,避免工程造價成本的虛高,也可以幫助承包方合理的獲取利潤,從而使建設方和施工方的利益都得到保障,有利于推動建筑工程行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
二、工程建設管理中審計的主要內(nèi)容
2.1審查工程招標文件
工程建設項目在編制招標文件時,由于受專業(yè)知識、市場條件或工程本身的不確定性,通常會編制一定數(shù)量的暫估項目、暫定材料(設備),這些暫估項目、暫定材料(設備)不論是采用公開招標還是邀請招標,審計人員都應以專業(yè)知識對工程招標文件進行事前重點審計,就招標文件編制的合法性、合規(guī)性、完整性等進行評估評價,防范因招標文件表述產(chǎn)生歧異可能帶來的市場風險。
2.2審查工程分包合同
在工程建設中,因為工程建設的需要,實行部分工程分包,這也是大型工程建設的普遍現(xiàn)象。這時就要對建設單位擬簽的分包合同進行事前審計,審查分包單位資質、工程內(nèi)容、質量等級、工期要求、雙方權利義務等條款的約定是否明確、合理;檢查工程款支付形式、報價明細要求、造價調整辦法、雙方風險分擔比例是否合理;檢查工程款支付比例和方式,預付款及工程違約金等支付條款是否規(guī)范;協(xié)助雙方規(guī)范簽約程序,減小爭議風險,為正常履行合同提供服務。
2.3審查大宗材料設備采購
大宗材料設備是工程建設中工程造價的主要因素,甚至決定這工程的最后決算。審計人員應在大宗材料設備的采購中,積極參加建設單位組織的大宗材料設備采購的市場考察,了解大宗材料設備市場的真實情況,對工程需要的大宗材料設備市場情況保持自己獨立判斷能力,從而對建設單位的采購方案、采購價格提供參考意見。
2.4審查相應工程款的支付情況
審計人員根據(jù)雙方合同的約定,審查工程款各個步驟的落實情況。包括工程預付款、對照工程進度落實的進度款、整個工程款的支付比例和方式、違反合同約定的索賠款等。應對施工進度付款情況進行審查,審核工程量與價格,使進度款審金額與形象進度相吻合;嚴格按照合同的相關約定,審查工程預付款是否在建設單位按時開工時是否支付,是否按照工程約定的進度合理支付進度款,防止進度款超付;規(guī)范整個工程款的支付比例和方式,保證工程款的支付必須合法、合理、嚴格、規(guī)范,以保護雙方的合法利益不受侵犯。對違反合同約定的索賠,要求做到內(nèi)容真實、合法,程序合理、合規(guī),對存在向設計、施工等單位進行反索賠的條件,應協(xié)助建設方向單位進行反索賠。
2.5審查設計變更及經(jīng)濟簽證
在工程建設中,由于實際工程的需要和外部環(huán)境的變化,進行適當?shù)墓こ淘O計變更是工程建設中普遍現(xiàn)象,這也是工程建設中工程周期和工程經(jīng)費無法控制的主要因素,也是工程審計的主要內(nèi)容之一。審計人員應先對對擬進行的設計變更進行計量與評估,分析設計變更對工程周期和工程造價的影響,從多方案變更中優(yōu)選出實際可行、經(jīng)濟合理的變更方案。對設計變更進行現(xiàn)場監(jiān)督和重大事項記錄,并簡要載明變更產(chǎn)生的原因、背景、時間,當事人、工程部位、提出單位等,為竣工結算提供詳實可靠的資料。對應在合同中約定的經(jīng)濟事項不能以簽證形式出現(xiàn)的,建議建設單位以補充協(xié)議的形式約定相關事宜,審計人員應對經(jīng)濟簽證單備份,以避免施工單位添加涂改,經(jīng)濟簽證單應按順序編號,避免重復簽證。
三、工程建設中審計工作的要求
3.1加強工程建設審計隊伍建設
審計工作是一門專業(yè)很強的科學,尤其是工程建設的管理審計。由于工程建設單位千差萬別,具體審計要求也各不相同,面對變化不定的施工現(xiàn)場,審計建議質量的高與低對工程施工的質量及進度會產(chǎn)生重大影響,如醫(yī)院的工程建設審計,審計人員不僅要具備管理、工程、審計、法律等方面的專業(yè)知識,還應該具備豐富的醫(yī)院基建審計的實踐經(jīng)驗。能站在醫(yī)院醫(yī)學需求的具體建筑角度,提出實際有效的審計建議,因此,應加強審計人員的日常業(yè)務培訓,不斷提高他們的業(yè)務知識和業(yè)務能力,努力提高實戰(zhàn)經(jīng)驗,大力倡導重實際、說實話、做實事、求實效的審計作風,教育跟蹤審計人員要時刻把廉潔自律的有關規(guī)定牢記在心,加強自身修養(yǎng),注重自身形象,提高服務意識,增強服務技能。
3.2明確審計定位
“到位而不越位,參與而不干預”應是審計工作的基本定位。作好審計的工作定位也是影響審計效果的重要環(huán)節(jié)。審計工作要全程參與,認真、扎實、細致地參與工程建設各個階段,針對工程施工中存在的問題要及時提出跟蹤審計意見及建議,隨時糾正一些有關工程造價問題中有損建設單位利益的做法,對跟蹤審計職責范圍之內(nèi)的事情,審計人員要認真負責地去努力完成,但是工程日常管理工作,如工程施工的質量、進度、安全等問題,不應干預過多,否則就是越位。積極與建設、監(jiān)理、施工、設計等單位的溝通協(xié)調,不能替代建設單位履行項目管理職能。
3.3制定科學的審計流程
科學有效的審計工作,不僅有嚴謹、豐富的科學內(nèi)容,更有一套規(guī)范、有序的業(yè)務流程。工程建設的審計工作,也要有一套科學的審計流程。首先,應根據(jù)建設工程施工各階段的特點,制定出具體的各階段審計計劃,在人力、時間、任務上作到科學嚴謹?shù)陌才拧徲嬘媱潙w施工階段審計工作的所有重點,應全面、完整、可操作;其次,要編制審計日志和工作底稿;編寫審計日志,記錄相關問題,為審計工作保存第一手資料;編制審計工作底稿必須反映審計事項的實質性結果和重要過程,并記載有關問題產(chǎn)生原因、解決方式等內(nèi)容以備隨時查詢、審核。再次,編寫階段性工作總結。審計人員應及時與各方進行溝通匯報,重點分析建設工程項目的種種偏差,查找原因,及時編寫階段性總結材料,保證工程建設項目的順利進行。
一、工程審計效率低下的原因分析
1.建設單位內(nèi)審意識淡薄。目前企業(yè)輕項目管理、或管理技術人員不足現(xiàn)象嚴重。工程項目承攬后續(xù)管理工作混亂,缺乏對內(nèi)部部門的人員素質及工作效果的監(jiān)控和管理,以至于影響到整個工程項目的總體效益。主要表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部缺乏有效的監(jiān)控制度與措施、內(nèi)審部門不被重視、審計人員偏少或為企業(yè)富余人員、各職能部門人員參與工程項目層度有限或人浮于世。
2.企業(yè)對審計缺乏正確認識。當前,財務審計還是做為項目審計工作的一種重要的審計形式,查錯究弊、事后監(jiān)督,所提建議,大都是事后補救措施,且失去時效,缺乏實際意義。造成審計給人的印象是在查錯誤找證據(jù)的感覺,由此導致被審計單位消極配合,積極防御,雙方關系緊張,乃至造成整個工程審計環(huán)境欠佳,嚴重影響審計工作的正常開展。而現(xiàn)在推行的全過程跟蹤審計,也由于審計部門與項目單位缺乏有效溝通,且推行時間短,認識不足。
3.缺乏足夠的新審計技術和方法的支持。隨著新知識、新工藝和新技術的快速發(fā)展,對傳統(tǒng)的審計技術和方法形成了很大的沖擊和挑戰(zhàn)。人性化的電子信息平臺和通訊技術日益發(fā)達,信息技術被廣泛應用于各個領域,單就會計電算化而言,已遠遠走在了審計工作前面。許多審計還停留在手工查賬的基礎上,對新技術的應用感到無所適從,更別說技術開發(fā)了。目前,計算機犯罪、高智商犯罪呈上升趨勢,傳統(tǒng)的以手工會計信息系統(tǒng)為基礎的審計技術,實不易發(fā)現(xiàn)層層設防的隱蔽問題。
4.審計人員知識、專業(yè)結構單一。工程審計是以節(jié)約工程建設成本,提高項目經(jīng)濟效益為直接目的審計,它從技術上、經(jīng)濟上尋求提高經(jīng)濟效益途徑,屬于較高層次的審計,對實施審計的人員來說,除要求具備審計專業(yè)知識技能外,還需要知識面寬,素質高。國外工程審計開展比較好的國家在吸納審計人員方面就比較注重人員素質的綜合性。
二、如何充分加強工程內(nèi)審的作用
1、首先在內(nèi)部明確工程管理和審計工作思路,建立有利于充分發(fā)揮跟蹤審計作用的平臺。跟蹤審計的引進意味著在錯綜復雜的基建管理中新的利益體的介入,可能會打破目前基建工作的平衡局面,造成工作方式和利益的重新調整。所以跟蹤審計的引進從某種程度上講,不僅是基建工作方式方法的改變,而且是基建管理體制和管理觀念的變革。建設單位必須自上而下統(tǒng)一思想,轉變觀念,為跟蹤審計的進入和發(fā)揮應有的作用創(chuàng)造必要的條件。必須明確跟蹤審計的管理職責與分工以及功能定位,制定與跟蹤審計相適應的基建財務管理辦法。
2、審慎選擇審計服務單位。在目前的市場環(huán)境下,能夠提供審計服務的造價咨詢公司多如牛毛,但在服務理念、能力和態(tài)度等方面良莠不齊,而且目前的跟蹤審計還處于摸索階段,有關部門在工作程序、內(nèi)容和方法等方面并沒有相應的規(guī)范,基本上還屬于一種定單服務。所以可以通過議標的方式確定提供跟蹤審計服務的造價咨詢公司。在議標過程中工作質量和信譽、服務理念和審計方案作為考察重點,報價高低只是參考依據(jù)之一,甚至是一個不重要的因素,畢竟審計費用不會太高,而且可以通過其它辦法進行控制。那些一味壓低報價、不賺錢也提供服務的單位并沒有得到評委的青睞,因為價格過低有可能帶來服務質量降低或互相勾結等其它風險。在審計服務單位確定后,必須通過合同明確跟蹤審計的職責與要求,便于對工作進行檢查和考核。
3、責成專門的機構和人員負責審計管理與協(xié)調工作。為了創(chuàng)造適宜跟蹤審計作用充分發(fā)揮的環(huán)境,將跟蹤審計與工程監(jiān)理分屬不同的管理部門,其中分院內(nèi)部審計部門負責跟蹤審計工作的管理,分院基建管理部門負責工程監(jiān)理和施工管理,通過職能分工,確保工作的相互牽制和中介機構能夠公正地發(fā)表意見。審計管理部門負責對跟蹤審計單位和人員的日常管理并監(jiān)督審計方案的執(zhí)行,定期聽取工作匯報,并對其中存在的問題進行糾正和協(xié)調。
4、根據(jù)工程造價管理的不同環(huán)節(jié)和階段,有針對性地確定跟蹤審計工作的內(nèi)容和方法。按照工程建設期間劃分,可以將跟蹤審計劃分為前期、中期和后期三個部分,相應地確定每個部分審計的重點內(nèi)容和環(huán)節(jié)。在工程前期,工程還處于工程設計、招標、施工合同簽訂階段,常常是容易忽視審計工作價值的階段。其實跟蹤審計可以充分發(fā)揮在工程預算審核、招標評議、合同條款把關等方面的作用,將問題提前考慮在前面。在工程施工過程中,工程材料、工藝的選擇以及工程的變更常常是影響工程造價變化的主要原因。跟蹤審計的工作重點就在于對監(jiān)理和施工單位提出的設計變更進行經(jīng)濟技術分析,提出優(yōu)化建議,為甲方提供決策依據(jù)。另外還必須參與材料的選購工作,包括參與甲方材料考察,提供材料的市場行情和參考價格;對現(xiàn)場的實際施工情況進行監(jiān)督,并對隱蔽工程進行鑒證;對工程進度進行核算,為工程進度款的支付進行把關。在工程后期,跟蹤審計的工作重點在于造價審核和工作總結 。由于前期工作比較到位,造價結算審核工作一般比較簡單,爭議和對立的情況不會很多,所以審計人員必須按照要求對整個工程進行總結,為甲方提高管理水平提供建議。
[DOI]10-13939/j-cnki-zgsc-2015-27-201
1 高校委托社會中介機構進行跟蹤審計存在的問題
1-1 中介機構選擇不當
作為建設工程中的委托者以及實行跟蹤審計的執(zhí)行者,中介機構發(fā)揮著至關重要的作用。為使得跟蹤審計的質量得以提高,最為有效的一個途徑是選擇合適的中介機構。現(xiàn)在,許多中介機構不具備提供全過程跟蹤審計咨詢服務的能力。部分中介單位人員專業(yè)技能不強,這突出體現(xiàn)在造價編制存在嚴重的弊端,現(xiàn)場施工經(jīng)驗匱乏等方面。一些單位人員甚至對工程全過程審計業(yè)務沒有一個全面的理解,一些甚至從來沒有加入到工程全過程審計工作中來。然而,跟蹤審計的質量的好壞與審計人員的素質有著密切的關系。一些中介機構為了提高業(yè)務水平,在審計中可能會產(chǎn)生一系列問題,這表現(xiàn)為矯枉過正,片面地追求審減率等,這些做法極大地損害了工程的利益。這樣造成的最終結果為危害學校審計工作,導致學校承擔一定的法律責任。
1-2 中介機構獨立性受限
一般而言,審計具備一個最為明顯的特征是獨立性,它能夠保障審計工作的進度。社會跟蹤審計是一項復雜的任務,在具體的工作中體現(xiàn)其獨立性是十分必要的。在進行跟蹤審計時,社會跟蹤審計單位必須安排專門的審計人員深入施工現(xiàn)場,進行觀察并且收集意見。此過程中需要把收集到的意見等信息向高校審計部門反饋,同時高校審計部門必須及時向上級的指揮部門報告情況。在處理工程建設的細節(jié)問題時,社會跟蹤審計單位發(fā)揮的作用相當有限,僅僅是建議和參考。除此以外,在進行跟蹤審計時,由于校方領導之間的意見存在沖突,可能會出現(xiàn)工程變更、款項支付等方面讓步的狀況,這在一定程度上影響到了審計工作的獨立性。
1-3 中介單位檢查監(jiān)督和關鍵點把握不到位
在整個工程的跟蹤審計過程中,委托單位的檢查監(jiān)督是實現(xiàn)跟蹤審計目標的一項重要內(nèi)容。然而在具體的工作中,由于缺乏對中介機構以及人員的有效監(jiān)督,在關鍵問題上,例如合同、材料核價、工程索賠等,存在控制不合理的現(xiàn)象,使得整個工作的質量大幅降低。
1-4 缺乏一套完整的跟蹤審計資料
與普通的工程監(jiān)理單位比較,工程造價咨詢單位是新發(fā)展起來的一類企業(yè),不管是其經(jīng)驗和規(guī)模都存在著較大差距。所以,在實際的跟蹤審計工作中,審計資料還有待完善。尤其是針對新校區(qū)一些工程項目較多、建設工期較長等問題,更應引起重視。在建設過程中,如果跟蹤審計資料的進度緩慢,將會導致資料缺乏,隱蔽簽證內(nèi)容不全面等新問題的產(chǎn)生,這些都給跟蹤審計的質量帶來了一定的影響。
1-5 沒有一套完整的質量評估體系
顧名思義,跟蹤審計主要觀察的對象是工程管理活動中參建主體,具體內(nèi)容是觀察其是否履行委托責任。通常,中介機構監(jiān)督質量的好壞無法直接使用硬性指標來評估,但是目前,也缺乏一套完整的質量控制體系對其進行衡量。因此,內(nèi)審部門只能采用表面形式和直觀材料來預測效果。這樣一來,因為沒有實際可行的考核標準,審計工作存在較大的隨意性,從而影響審計質量。
2 提高跟蹤審計質量的措施
2-1 引入競爭機制,通過公開招標方式引進優(yōu)秀的咨詢單位和審計人員
現(xiàn)在,許多高校的領導沒有正確地意識到跟蹤審計的優(yōu)點,僅僅是將它作為一種形式,或者是應對上級領導考核的一種方式。在對工程造價咨詢單位進行選擇時,僅僅只是考慮到審計成本,以成本的高低作為判斷標準。為使跟蹤審計工作的質量得以提高,實際工作中,我們需要仔細地評估所選企業(yè)的質量、業(yè)績、信譽、管理水平、跟蹤審計方案等多種因素。在這個過程中,可以采用評分制對所選中的單位進行比較,以便選擇出最符合學校發(fā)展狀況的工程造價咨詢單位。
2-2 發(fā)揮學校內(nèi)審部門的紐帶作用
第一,根據(jù)項目的投資規(guī)模、難易程度等,給中介單位審計人員適當?shù)臅r間熟悉工程資料,提出有疑問的地方,接著確定出一個時間,邀請學校基建部門現(xiàn)場代表共同深入現(xiàn)場解決問題。在這個環(huán)節(jié)需要注意的是,必須防止施工單位與中介單位審計人員私下往來,影響到審計工作的客觀性。
第二,等到中介單位評估出初審結果后,必須要求其提供書面材料,包含的內(nèi)容要有結論問題、簽證理解歧義問題等,以便學校作出一個全面的分析,給后續(xù)的工作打下基礎。
第三,如果施工單位不贊同初審意見,則需有關部門現(xiàn)場進行協(xié)商并加以解決。內(nèi)審部門需要安排專門的人員全過程參與,這主要是為了避免出現(xiàn)相互串通的狀況,保護學校的權益。在這個過程中,如果套用子目、取費等方面有一定的問題,可以邀請建設工程造價管理部門參與到工作中來。
第四,高校審計部門和高校工程建設相關部門之間,應進行一定的交流。增強高校領導、工程建設相關工作人員之間的聯(lián)系,有利于其加強對跟蹤審計工作的進一步認識,給委托跟蹤審計工作創(chuàng)建一個良好的工作氛圍。
2-3 制定一套完善的跟蹤審計模式
中介機構受學校委托實施跟蹤審計,如果長期依靠外審人員這種單一的跟蹤模式,其行為在學校基建部門和施工單位之間不會長期保持完全的獨立性,有可能產(chǎn)生審計合謀行為。而內(nèi)外審計人員結合的跟蹤審計模式可以最大限度地預防這種行為的發(fā)生。中介機構應在學校內(nèi)審人員的協(xié)調和配合下,提出自己的跟蹤審計咨詢意見,然后再由內(nèi)審人員把咨詢意見及時反饋到基建部門。在這種模式下,內(nèi)審人員和外審人員分別承擔不同的責任,做到內(nèi)部相互監(jiān)督,從而降低審計風險。
2-4 扎實抓好咨詢單位跟蹤審計質量的檢查
1跟蹤審計的目標
滿足項目合理的質量標準和進度的前提下,在項目前期、施工階段和竣工決算階段根據(jù)跟蹤審計招標文件、造價咨詢合同規(guī)定對項目投資進行客觀、公正的監(jiān)控和審核,準確、完整、真實、全面地反映建設項目的計劃執(zhí)行、資金來源與使用、固定資產(chǎn)價值等情況,以利于項目業(yè)主科學合理地籌集、使用、節(jié)約建設資金,提高投資效益,確保將項目總投資控制在批準的概算內(nèi)。
2跟蹤審計的服務內(nèi)容
1)服務范圍:項目前期費用測算、方案測算、成本優(yōu)化數(shù)據(jù)的計算和分析,設計限額指標的計算復核;施工階段對項目進行跟蹤審計;竣工階段進行竣工建安結算審核。2)項目前期跟蹤審計的主要工作內(nèi)容。(1)項目前期費用測算、方案測算、成本優(yōu)化數(shù)據(jù)的計算和分析;(2)設計限額指標的計算復核。3)施工階段跟蹤審計的主要工作內(nèi)容。(1)對招標文件的擬定及建議,對招標過程中的建設工程清單及招標參考價進行編制,合同文本及條款的擬定及建議;完成該項目后續(xù)相關專業(yè)分包招標工程的招標清單及最高限價(如果有)編制、參與投標文件的復核工作及對擬采購的專用設備進行市場調查并出具書面專業(yè)意見。(2)根據(jù)工程進度需要,安排專業(yè)人員常駐現(xiàn)場參與現(xiàn)場收方、簽證并對其真實、準確性進行審核和確認;參與施工協(xié)調會、工程監(jiān)理例會,及時掌握施工過程中發(fā)生的對造價有影響的情況;參與造價密切相關的隱蔽工程、工程階段性驗收,以及單位工程的竣工驗收和過程監(jiān)控;對涉及工程結算的相關資料進行收集和整。(3)審核工程進度及投資進度。(4)工程變更、簽證費用的審核,包括新增單價的審核。(5)加強對施工方案的技術優(yōu)化及經(jīng)濟比較,評審施工方案的經(jīng)濟合理性,向招標人提供造價控制意見。(6)編制咨詢月報。(7)材料與設備的詢價。(8)對索賠費用進行控制。4)竣工結算階段。(1)針對該項目體量大、工程內(nèi)容多、參與建設的單位多的特點,準備根據(jù)工程進度及業(yè)主要求分階段、分專業(yè)逐步辦理工程結算。為此,應先編制竣工結算審核計劃,提供竣工結算資料目錄清單及要求。(2)收集、整理結算資料,對施工單位編制的結算資料的真實性、完整性、合法性進行審核。(3)對已完成和通過驗收的工程進行工程結算的編制及審核。出具合法、真實、有效的竣工結算審核報告,并對有爭議的地方出具建議處理方案。(4)配合委托人委托的第三方的審核工作。(5)向業(yè)主提供工程造價咨詢工作總結。
3項目跟蹤審計工作原則
工程咨詢工作人員在開展項目跟蹤審計工作時堅持以下原則:遵紀守法,廉潔自律;實事求是,客觀公正;科學合理,真實準確;顧客至上,服務第一;切實維護建設各方的合法利益,保守各方合法秘密。
4項目跟蹤審計工作依據(jù)
1)業(yè)主與咨詢單位簽定的項目全過程跟蹤造價控制及決算審核合同。2)業(yè)主與項目相關單位簽訂的合同、協(xié)議(包括附件)。3)業(yè)主提交的項目施工圖紙及說明。4)項目建議書、立項批文、可行性研究報告、相關的招投標文件及相關的管理制度。5)國家及重慶市現(xiàn)行的計價辦法、定額及其相關規(guī)定。
5跟蹤審計質量控制措施
1)對人員素質的控制。(1)合理配置各專業(yè)人員、專業(yè)技術負責人和項目負責人,任命公司副總經(jīng)理為技術總顧問,解決日常技術難題。(2)項目組成員除按時參加公司每月一次業(yè)務學習和造價師(員)每年的繼續(xù)教育外,項目負責人在每個合同項目開工前,組織項目組成員學習討論合同文件和與該項目相關的技術規(guī)范,以提高業(yè)務人員的執(zhí)業(yè)能力。(3)應保證全體審計人員保持職業(yè)道德規(guī)范所要求的獨立性。(4)應保證審計人員在遇到技術問題時能得到權威專家的協(xié)助。2)建立標準的跟蹤審計程序作業(yè)過程的控制。(1)建立標準的審計工作程序和工作流程。(2)指定項目跟蹤審計工作計劃時限。(3)編制項目跟蹤審計方案并嚴格按方案運行。3)嚴格執(zhí)行公司質量管理制度、三審制,對報告、意見書、決定進行復核。4)按照公司質量考核制度對跟蹤審計質量進行考核,應保證各項審計工作符合質量標準。5)嚴格執(zhí)行公司重大問題會審制度,組織專家會審重大問題,解決重大疑難問題。6)做好分析預測工作。分析預測是投資動態(tài)控制的關鍵。在造價統(tǒng)計的基礎上將造價統(tǒng)計結果分別與跟蹤造價控制目標相比較,綜合分析和預測,以便及時發(fā)現(xiàn)實際完成造價與跟蹤造價控制目標的偏差,預測發(fā)展趨勢。根據(jù)分析預測結果,如有必要,則依據(jù)各工程施工網(wǎng)絡總計劃,重新調整項目的跟蹤造價控制目標,以求跟蹤造價控制總目標的實現(xiàn)。7)做好事前、事中、事后控制手段,保證跟蹤審計目標的實現(xiàn)。
6組織協(xié)調的工作任務及方法
1)組織協(xié)調工作任務。(1)協(xié)調好與公司關系、跟蹤審計組內(nèi)部關系。(2)協(xié)調好與參建各方,包括業(yè)主、設計、監(jiān)理以及施工單位等各方的關系。(3)協(xié)調好工程外部與工程建設的關系,包括嚴格守法和遵守公共道德。2)組織協(xié)調的方法。(1)堅持公平、公正的協(xié)調原則。公平、公正是指協(xié)調過程中要堅持中立,中立能增加協(xié)調工作的成功率。要中立,造價工程師就要嚴格遵守造價咨詢?nèi)说穆殬I(yè)道德,克制自身不違規(guī);在行為舉止上要保持中立和公正,與業(yè)主、承包商、勘察設計等單位的相關管理人員之間,既要形成良好的工作關系,又要保持一定距離。項目負責人和造價人員都應站在公正、客觀的立場上,依據(jù)有關的法律、法規(guī)、規(guī)范和承發(fā)包合同,以科學分析的方法,不憑隨意想法解決問題,正確的調解參建各方的矛盾;不看后臺,不講情面,不論親疏,公正無私的處理工程建設過程中的人和事,做到一碗水端平,維護參建各方合理、合法的利益,使當事各方心服口服。(2)知情是做好協(xié)調的基礎。知情,要了解和熟悉與造價有關各主要管理人員的性格、愛好、工作方式、方法等。知情,要及時了解和掌握有關各方當事人之間利益關系,做到心中有數(shù),頭腦清醒。知情,要借助信息的、信息接收,及時掌握和跟蹤各方信息,應用正確的信息,在有限的時間內(nèi),有的放矢的協(xié)調好內(nèi)外關系。知情,項目負責人和造價人員對重大工程建設活動情況,進行嚴格監(jiān)督和科學控制,認真分折各家的情況,搞清來龍去脈,不馬虎從事;對出現(xiàn)的問題,要分析原因,對癥下藥,恰當?shù)膮f(xié)調好各方關系。(3)正確的工作方法,是搞好協(xié)調的重要手段。組織協(xié)調的方法很多,如協(xié)調、對話、談判、發(fā)文、督促、監(jiān)督、召開會議、指示、修改計劃、進行咨詢、提出建議、交流信息等。協(xié)調要注意原則性、靈活性、針對性、群眾性。原則性是指造價人員的清正廉潔、作風正派、辦事公平、公正、講求科學、堅持原則、嚴格監(jiān)理;堅持按照國家有關的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準,嚴格檢查、驗收,對于各方的違規(guī)行為不姑息,不遷就,一抓到底。靈活性是指工作方法上和為人處事方面,要因人、因事、因地而宜,根據(jù)實際情況隨機應變,靈活應用協(xié)調的各種方法,切忌生搬硬套;在眾多的矛盾中,要突出重點,分清主次,抓主要矛盾,關鍵問題解決了,其它問題便可以迎刃而解。針對性是指協(xié)調要有針對性、有目的。在協(xié)調前要對所了解和掌握的情況,進行分析、歸納,理清頭緒,找準問題,做到有的放矢;在協(xié)調前要多設想幾種情況,盡可能考慮到各方可能提出的問題,多準備幾套解決方案,做到有備無患;在協(xié)調前要明確協(xié)調對象、協(xié)調主體、協(xié)調問題的性質,然后選擇適用的手段,以提高協(xié)調效率。協(xié)調中拿不準、考慮不成熟的問題,不急于表態(tài),協(xié)調爭取做到有理、有利、有節(jié)。群眾性是指協(xié)調過程中注意走群眾路線,讓大家獻計獻策、群策群力,激發(fā)群眾的創(chuàng)造熱情,充分發(fā)揮集體的智慧和力量,與各方同舟共濟,解決問題戰(zhàn)勝困難。(4)協(xié)調好爭議,是搞好協(xié)調的關鍵。建設項目參建單位多,矛盾多,爭議多;關系復雜,障礙多,需要協(xié)調的問題多,解決好跟蹤審計過程中各種爭議和矛盾,是搞好協(xié)調的關鍵。這些爭議有專業(yè)技術爭議,權利、利益爭議,建設目標爭議,角色爭議,過程爭議,人與人、單位與單位之間的爭議等等。有爭議是正常的,跟蹤審計人員可以通過爭議的調查、協(xié)調暴露矛盾,發(fā)現(xiàn)問題,獲得信息,通過積極的溝通達到統(tǒng)一,化解矛盾。協(xié)調工作要注意效果,當爭議不影響大局,跟蹤審計人員應采取策略,引導雙方回避爭議,互謙互讓,加強合作,形成利益互補,化解爭議;利益沖突,雙方協(xié)調困難,可請雙方領導出面裁決:如果爭議對立性大,協(xié)商、調解不能解決,可由行政裁決或司法判決。當跟蹤審計單位成為爭議的對象時,要保持冷靜,避免爭吵,不要傷害感情,否則會給協(xié)調帶來困難。所有的跟蹤審計人員都要采用感情、語言、接待、用權等藝術,搞好協(xié)調;注意說話的方式方法,做到有利于協(xié)調的話多說,不利于協(xié)調的話不說、不傳;多做說明,多做說服工作;關系到協(xié)調的問題,要多匯報。
有人把審核比作是工程造價的命脈,足以看出審核的重要性。建設工程造價審核是控制工程造價的必要手段,是工程造價的重要環(huán)節(jié)。當施工企業(yè)按照合同規(guī)定的內(nèi)容完成全部的承包工程并驗收質量合格符合合同要求后,接著就要進行工程造價結算審核,承包方編制的工程結算的真實性及合法性進行全面的審查,對辦好工程結算有現(xiàn)實的意義。工程造價審核要從多方面多角度控制,有行業(yè)主管部門控制、咨詢機構內(nèi)部控制、造價人員自身控制、委托方及其他相關人員的反饋等。必須端正審核人員的思想。作為審核人員一定要秉公執(zhí)法,堅持獨立性原則,處理問題時必須依據(jù)客觀事實,不能帶有任何偏見。
審核工作中經(jīng)常會遇到下列問題:
一、工程項目前期工作中潛在的隱患
1、招標文件的編制存在招標內(nèi)容不明確,招標范圍不具體,給以后工程造價審計帶來不確定因素;
2、設計施工圖缺陷多,甚至邊設計邊施工,導致施工過程中變更量大,加大了審計工作量和難度;
3、施工合同的簽訂不規(guī)范、不明確、不嚴密,造成工程結算審計時難以確定;
二、施工過程中存在的問題
1、建設單位不適當?shù)男袨樵黾恿藢徲嬰y度。建設單位一方面與施工單位產(chǎn)生經(jīng)濟上的聯(lián)系,一方面怕自己工作中存在的問題(包括指定材料供貨商)被審計單位察覺,因而不積極主動配合審計,甚至制造障礙影響審計工作的開展。
2、施工單位投標時采取低價中標,然后在隱蔽工程、現(xiàn)場簽證、材料價格上作文章,利用氣候、地質條件等自然因素加大索賠。在施工過程中,偷工減料,以次充好,不按設計要求施工,工程量縮水,質量達不到設計要求,從而保證贏利目標,給工程造價的確定帶來較大困難;
3、監(jiān)理單位的現(xiàn)場代表一般同時監(jiān)理多個項目,精力投入有限,難以盡職盡責,監(jiān)理日志不能客觀反映工程實施過程的真實情況,當時編造虛假記錄或事后補虛假記錄,現(xiàn)場簽證隨意,造成工程造價審計難以深入;
4、材料價格難以確定,交易方式不規(guī)范,市場價格差異懸殊,由于回扣和折扣普遍,原始購貨發(fā)票難辯真假。
三、工程造價審計過程中存在的問題
1、建設單位送審的結算中,施工單位編制結算人員對招投標、合同條款不能完全理解,體現(xiàn)在報送結算時未能按招投標以及合同條款執(zhí)行;
2、虛增工程量,錯套、高套,定額換算錯誤。只計算變更增項,不扣合同內(nèi)未做減項;或只減小的不減大的,只減明的,不減暗的,這種減而不全的作法更具有隱蔽性;
3、施工單位通過各種渠道給審計人員說情、行賄、施加壓力,乃至于威脅,給審計工作造成極壞影響。
應對以上諸多問題,可采用以下幾種方法:
一、對合同、協(xié)議、招投標文件的審核是工程造價審核的基礎和前提
進行工程造價審核,首先應仔細研究合同、協(xié)議、招投標文件、確定工程價款的結算方式、明確合同的計價類型,再仔細研究其中的調價條款,根據(jù)結算調價條款進行工程造價審核。有時可能會遇到一些合同中的錯誤,或者是預算中的清單描述不夠清楚完整,造成工作內(nèi)容上的扯皮,把本來應屬預算內(nèi)應考慮的項目再列入清單中重新計取費用,而甲方又沒有足夠的反駁理由,造成工作中的被動,所以我們一定要仔細查看雙方是否簽訂補充協(xié)議,招標文件中是否另有說明,建設方有沒有增加工程價款的條件,必要時可以向相關法律部門咨詢。
二、工程量的審核是工程造價審核的根本
工程量的審核是工程造價審核的基礎。雖然此項工作十分繁瑣、復雜,卻是防止施工單位高估冒算的重要環(huán)節(jié),審核人員不僅要熟練掌握工程量的計算規(guī)則,還應對整個工程的設計和施工有系統(tǒng)的認識,此外,根據(jù)這些年的工作積累,本人認為應對以下幾方面予以重點審查:土方的計算應注意由于放坡而引起不同基礎土方之間的重復部分及放坡系數(shù)的確定;砌體應注意門窗、梁、空圈是否扣除鋼筋混凝土工程應注意柱、梁、板的重疊部分;鋼筋工程應注意鋼筋的根數(shù)、搭接、彎鉤長度及各種構件的數(shù)量;裝飾工程應結合圖紙和現(xiàn)場實際情況,審核應扣除的地方是否扣除等。
三、定額子目的套用是審核的重點
在審核預算單價是否正確時應注意以下幾點:①對于直接套用定額單價的子目注意采用的項目名稱和內(nèi)容與設計圖紙的要求是否一致,如構件名稱、斷面形式、強度等級(混凝土或砂漿編號等)、位置等。②要注意工程項目是否重復套用,如塊料面層下的找平層、瀝青隔氣層下的冷底子油、預制構件中的鐵件、屬于建筑工程范疇的給排水設施等③對于換算的定額單價審核要注意換算內(nèi)容是否允許換算,允許換算的內(nèi)容是定額人、材、機的部分還是全部,換算的方法是否正確,要審查是否存在忽略定額綜合解釋,不根據(jù)說明換算系數(shù)等情況。④對于補充子目的單價主要是檢查編制的依據(jù)和方法是否正確,材料種類、含量、預算價格、人工單價及含量、機械臺班種類、含量及臺班單價是否科學合理。
四、材料價格是審核的重中之重
由于材料價格對工程造價的影響很大,施工方在編制結算時往往會虛報材料價格,尤其是遇到材料價格變動幅度較大的時候,往前、往后報價全由施工方說了算,有意向價格高的時間段靠攏,當實際購買價高于預算價時將暫定價交給甲方簽證,而購買價低于暫定價時就以預算暫定價作為計算依據(jù)。對于存在的這些問題,在審查時原則上應根據(jù)合同約定方法,再結合甲方現(xiàn)場簽證確定材料價格。對那些可以據(jù)實調整的材料直接審查施工企業(yè)的原始票據(jù),特別對裝飾材料要加強審核力度;對施工期限較長的工程,材料價格浮動較大,審核是否根據(jù)施工合同規(guī)定的材料價格確認辦法結算,或者根據(jù)各種材料的使用時期采用期間平均信息價,這樣比較貼近工程的真實造價。另外,對于一些信息價中沒有的或是甲方?jīng)]有簽證認價的材料,需要注意對價格的收集和積累,必要時可以三方一起進行市場考察確定。隨著市場的發(fā)展,建材市場上出現(xiàn)許多新材料,特別是裝飾裝修材料,更應重視市場調查。
五、簽證的審核是成功的保證
現(xiàn)場簽證往往是承發(fā)包雙方爭議最多也是最容易出問題的地方,不少施工方采取低價獲取工程,然后通過施工過程中增加簽證來達到獲利的目的。對于現(xiàn)場簽證的審核要遵循三個原則:首先是客觀性原則。審核有無承發(fā)包雙方的簽字和意見及真實性,是否符合程序要求。其次是整體性原則。要把簽證事項放在整個工程的大環(huán)境內(nèi)加以考慮,避免工程量的重復計算。看其內(nèi)容費用是否應該由甲方承擔。最后是全面性原則。審核簽證事項的真實性,審核發(fā)生數(shù)量的真實性,單價的采用是否合理。例如計算索賠時不能按機械臺班單價乘以閑置天數(shù),而只能計算機械閑置損失或租賃費等。
六、費用的審核是工程造價審核的最后關口
根據(jù)工程造價管理部門頒發(fā)的費用定額、文件及規(guī)定,結合工程相關文件(合同、招投標文件等)來確定的費率。審核時應注意取費文件的時效性、費率計算是否正確,對適用不同費用政策的同一工程,應分別計算相應費用;審核各項費用在計算時所確定的基數(shù),如是用人工費為基礎還是以直接費為基礎,是否存在質量、工期索賠與反索賠,稅金費率套用是否正確等;對于費率下浮或總價下浮的工程,特別要注意增加造價部分是否也同比例下浮等,另外在計算下浮時要注意把甲供材扣除。審核過程完成后,跟蹤落實和整理檔案階段是審核成果的最終體現(xiàn)。工程造價審核的底稿一定要按照審核檔案的管理要求進行收集和整理,以便于日后查閱和借鑒。認真分析工程結算編制中產(chǎn)生偏差的原因以及影響工程結算的切實因素,撰寫審核業(yè)務工作總結,記錄審核過程中的重大問題及解決方法。
七、選擇正確的審核方法
由于建設工程的生產(chǎn)過程是一個周期長、數(shù)量大的生產(chǎn)消費過程,具有多次性計價等特點,采用合理的審核方法關系到審查的速度和質量。工程造價審核一般有全面審核法,重點審核法、對比審核法、分組計算審核法和經(jīng)驗審核法等多種方法。
1、全面審核法是按照施工圖,依據(jù)現(xiàn)行定額、施工組織設計、合同、取費計價規(guī)定及相關文件資料,全面地審核工程數(shù)量、定額單價以及費用計算等。
2、重點審核法是對工程造價影響比較大的項目和容易發(fā)生差錯的項目重點進行審查;
3、對比審核法是把1個單位工程按直接費與間接費分解,再把直接費按工種和分部工程進行分解,分別與審定的標準預算進行對比分析的方法:
4、分組計算審核法就是把有關項目劃分若干組,利用同組中1個數(shù)據(jù),審查相關聯(lián)分項工程量;
5、經(jīng)驗審核法是根據(jù)以往審查類似工程的經(jīng)驗,只審查容易出現(xiàn)錯誤的分項工程及費用項目,采用經(jīng)驗指標進行類比。
八、工程造價管理專業(yè)人員素質是否過關
由于建設工程涉及面廣 、影響因素多 、環(huán)境復雜 、施工周期長 、政策性變化大 、材料市場供應波動頻繁等一系列因素給建設工程竣工結算的審核工作帶來一定的困難 .并且建設工程竣工結算的專業(yè)性很強 ,涉及的知識面很廣。為此 ,國際著名造價工程師陳廣言認為一個合格的建設工程造價管理者不僅要有一定的經(jīng)濟理論水平 .還要有一定的政策法律水平 。建設工程竣工結算審查是一項技術性 、經(jīng)濟性和政策性都很強的工作要做好這一工作,不僅要有較強的建設工程造價業(yè)務知識 .而且還要具備法律 、稅收 、商業(yè)以及建安工程相關知識不僅要有一定的實際工作經(jīng)驗和業(yè)務工作能力 .還要具備良好的職業(yè)道德和認真踏實的工作作風所以,建設單位應加強建設工程造價管理隊伍建設 .配備合格
要想對質量進行審核,首先我們應該明確需要審核的內(nèi)容包括什么,更為重要的是我們需要了解審核的標準。只有對審核原則具有了一定的認識,才能在進行規(guī)范化的質量審核。其中,最重要的標準就是要注重質量,不僅僅是工程造價方面需要注重質量,在各行各業(yè),不同的領域,都要對質量進行嚴格的要求,這樣才能保證人們的安全。特別是在工程造價中,質量具有更加深遠的意義,要想使工程造價通過審核,就要確保質量達標。保證質量的目的不但是為了使工程造價達到相應的要求,更重要的是能夠為施工單位節(jié)約成本,使其運用有限的資金達到理想的效果,從而促進工程建設的順利完成。對于建筑開發(fā)商來講,保證工程造價審計的質量,才能更好的掌握建筑工程項目的造價情況,才能夠在今后的發(fā)展過程中獲得更有利的信息,促進該行業(yè)的進一步發(fā)展。
其次,我們要遵循的第二點原則就是要做到從人的角度出發(fā),開展審核的質量監(jiān)控工作。眾所周知,人是一切活動的中心,圍繞人開展各項活動,能夠有效的提高整體質量。因為人無論在主觀方面還是在客觀方面,都具有一定的能動性,只要抓住了這點,就能夠不斷激發(fā)人的創(chuàng)造性思維,使其應用在工程造價的活動中,從而促進審核質量的提高。因此,在進行工程造價審計工作時,一定要不斷培養(yǎng)相關的人才,審計人員不但要具備專業(yè)的技能,還要具備相應的職業(yè)操守,這樣才能在審核的工作中發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢,這是審核工作中專業(yè)性的必然要求,同時也是現(xiàn)代社會發(fā)展過程中的一種趨勢。
第三,工程造價中還應該對預防措施作出相應的規(guī)定。因為如果沒有對相應的審核質量進行相關的預防,就會造成嚴重的損失,影響后續(xù)的工作。我們要做到將隱患扼殺在搖籃里,保證審核工作的順利進行,這樣也就能夠有效的保證質量。
最后,工程造價中還應該注意相應的審核人員應該具備專業(yè)的職業(yè)操守,無論是何種職業(yè),其都應該具備一定的道德規(guī)范,這是保證工作質量的重要原則之一,也是人為能夠控制的,我們要對工作人員進行必要的培訓,確保其職業(yè)道德均能夠達到相應的標準,這樣才能本著公正的態(tài)度進行工程造價的工作,不摻雜個人的情感以及情緒變化在工作中,以事實為基礎,做到實事求是。
二、工程造價審核質量控制的過程及重要環(huán)節(jié)
1、審核前的質量控制
(1)首先開發(fā)商要確定工程造價咨詢單位是否有比較嚴格的企業(yè)管理制度,它的制度是否是本著公平、公正、合理的原則來制定的。因為選擇外一個具有嚴格用人制度的單位,也是審計質量的保證。
(2)開發(fā)商要使造價咨詢單位保證所聘用的是一些專業(yè)知識好、道德素養(yǎng)高的造價師。從業(yè)人員在處理審計問題時,必須能夠尊重客觀事實,不帶有個人偏見,當審計人員與被審計單位人員有私人關系時,應自覺予以回避。
(3)開發(fā)商在與工程造價咨詢單位在簽定業(yè)務委托書后,應該根據(jù)業(yè)務的需求來要求其合理分配審計人員,如果項目過于復雜的話,可以委派項目負責人,然后提出一個具體可行的審計計劃,理出審計重點及審計方法。
(4)建立完善的質量審核體系,強化對業(yè)務質量的三級審核制度。可以委派技術負責人或專門的技術部門對審核結果進行定期或不定期地抽查或檢查,以此來加強從業(yè)人員的質量意識,避免在執(zhí)業(yè)過程中出現(xiàn)重大問題。而對于已經(jīng)出現(xiàn)問題的,則應該及時發(fā)現(xiàn)并作處理,及時予以糾正,必要時還可以采取一定的懲罰措施,以引起大家足夠的注意。
2、審核中的質量控制
(1)在審核前的準備工作中,我們已經(jīng)確定了項目的人員組成,在審核開始后,我們還必須得明確各個從業(yè)人員具體的工作任務、職責范圍,以保證工作能夠有條不紊地進行。如發(fā)現(xiàn)重大問題,應及時上上級匯報,以保證及時解決問題,做好上傳下達工作。
(2)明確了審核重點,還要有嚴格的審核程序。在審核過程中,每項業(yè)務都要從基礎做起,扎實做好每一步。項目負責人不可能做到事事跟進,這就需要執(zhí)業(yè)人員做好自檢,爭取從自己手中得出的結果都是準確無誤的,這也需要執(zhí)業(yè)人員有較高的職業(yè)素養(yǎng),能夠以認真、嚴謹?shù)膽B(tài)度來做好每一步工作,這樣,層層把關,就能保證審核質量的可靠。
3、審核后的質量控制
審核過程完成后,也就是審核報告出來以后,也不可以掉以輕心,還要做好最后一環(huán)工作?D?D對審核檔案、材料進行整理。在整理過程中,也要按照審核檔案的管理制度來做,便于管理,也方便以后進行再閱讀、再借鑒。其次,參加審核的每一個人都要撰寫工作總結,對工作中出現(xiàn)的問題以及解決的方法進行記錄,便于以后借鑒。然后對工作中表現(xiàn)好的人員進行獎勵,對出現(xiàn)重大錯誤的人員進行適當懲罰,明確獎懲制度,對員工來說也是一種很好的激勵方法,可以在以后的審核工作中見到成效。
4、完善項目建設過程中的檢查監(jiān)督制度
內(nèi)部審計信息系統(tǒng)架構及模型的搭建應立足于未來集團公司建立現(xiàn)代企業(yè)法人治理結構之后而帶來的內(nèi)部審計重新定位的基礎上,找到審計監(jiān)督與內(nèi)部控制體系的最佳切入口,有機搭接點,才能真正發(fā)揮內(nèi)部審計在集團公司整體管控環(huán)境下的監(jiān)督與服務作用。筆者根據(jù)研究分析和多年來企業(yè)的審計系統(tǒng)信息化實踐認為,審計信息系統(tǒng)建設可按照審計工作管理平臺、利用計算機網(wǎng)絡進行審計系統(tǒng)管理控制和審計作業(yè)系統(tǒng)三個方面進行架構。
一是審計工作管理平臺,也就是審計辦公自動化系統(tǒng),即OA(office automatic)系統(tǒng)。能夠實現(xiàn)對審計計劃管理、員工績效考核及提供管理技術平臺支撐的目的。通過對審計辦公自動化系統(tǒng)的應用可以使審計人員從繁雜的手工勞動中解脫出來,是提高工作效率行之有效的一種模式。
二是利用計算機網(wǎng)絡進行審計系統(tǒng)管理控制。針對集團公司所屬各單位地域分散,總部與所屬單位之間管理和溝通不便、不及時的特點而設置,可充分發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡作用進行審計系統(tǒng)內(nèi)部管理控制,實現(xiàn)系統(tǒng)管理、信息共享、工作計劃協(xié)調管理、人力資源控制等功能。
三是審計現(xiàn)場作業(yè)系統(tǒng),也就是輔助審計軟件,是審計人員在實施現(xiàn)場作業(yè)時運用的一種軟件工具。通過輔助審計軟件,將與企業(yè)經(jīng)營活動相關的信息流、資金流與物資流緊密結合,進行查詢、統(tǒng)計、比較、分析,找出存在經(jīng)營風險的關鍵部位。審計現(xiàn)場作業(yè)系統(tǒng)理論上可以采取直接對在線數(shù)據(jù)或脫機數(shù)據(jù)的作業(yè)方式,但考慮到審計風險問題,推薦使用脫機數(shù)據(jù)的作業(yè)方式,編制審計輔助軟件,實施審計時將與審計項目相關的會計數(shù)據(jù)等信息拷貝或輸入,再由計算機進行匯總、計算、分析,優(yōu)選重點實施審計。
按照以上的架構設想搭建的審計信息系統(tǒng),具體功能如下:
一、審計工作管理平臺
目前審計部“IT辦公”就屬于審計工作管理平臺,但根據(jù)審計工作發(fā)展的需要,功能尚需豐富,并應根據(jù)集團公司整體發(fā)展的需要,適時納入到職能綜合業(yè)務系統(tǒng)中。
(一)計劃管理
1.年度計劃管理。年度計劃即審計部、監(jiān)事會辦公室列入集團整體職能計劃體系中的項目計劃,按照集團公司要求,又細分為“Z、Y、N”三類,每個項目計劃有項目子節(jié)點,明確項目的詳細完工進度和完工標準。審計部、監(jiān)事會辦公室的年度計劃與所監(jiān)督的單位關聯(lián)度大,通過年度計劃管理,可實現(xiàn)計劃的分類、匯總查詢、計劃預警、計劃成果跨年度查詢、審計文書編號等功能。年度計劃管理細分為計劃項目的維護、計劃的查詢、計劃的完成維護、計劃的統(tǒng)計、計劃的有關匯報情況、計劃的拖期匯總、計劃節(jié)點統(tǒng)計、季度重點工作計劃完成統(tǒng)計、值得關注的事項提示等功能。具體如下:(1)計劃的維護分為導入、增加、修改、刪除。(2)計劃的查詢可按照計劃年度、責任科室、關鍵字、是否帶子項展開等分類進行高級查詢,并可按照project、主要內(nèi)容、執(zhí)行單位、起始日期、結束日期等進行查詢。計劃查詢后的顯示界面應包括:一級顯示——對應的階段完工成果完成數(shù)、被審計單位、起始日期、截止日期、完成日期;全部顯示--按照project形式顯示項目及其節(jié)點及其完成情況。(3)計劃的完成成果維護。對于審計項目的成果,大體分為審計通知書、審計實施方案、審計小結、審計意見書提交復核稿、審計復核意見書、審計意見書征求意見稿、審計意見書征求意見函、審計意見書8個階段性成果,而其他類型項目則按照文書編號中的有關類型維護。維護過程參見有關的作業(yè)指導書,部長簽發(fā)后自動編號。維護的成果以附件文檔的形式保存,維護記錄應體現(xiàn)出以下的信息:年度、被審計單位、審計組長、維護人、文書類型、計劃節(jié)點的ID號、文書編號,以便和工作計劃建立起關聯(lián),且可以按照維護人或審計組長信息傳遞給績效考核模塊和人工成本分析模塊。(4)計劃的統(tǒng)計。每年度按照類型統(tǒng)計或按照部門統(tǒng)計進展情況,列出進度條,并可以有向下層次的展開。(5)計劃的有關匯報情況。維護、查詢、匯總分析“重點審計工作計劃執(zhí)行匯報情況”,并可以有向下層次的展開。(6)計劃的拖期匯總。按照維護時間,搜尋出實際完成時間晚于計劃的完成日期的節(jié)點,按照部門進行匯總分析,并可以有向下層次的展開。(7)計劃節(jié)點統(tǒng)計。按照選定的時間區(qū)間列示出計劃節(jié)點及其完成的有關情況,包括節(jié)點數(shù)、節(jié)點完成數(shù)、有關節(jié)點詳細情況等信息。(8)季度重點工作計劃完成統(tǒng)計。列示季度重點工作項目數(shù)、項目類型及其完成情況。(9)值得關注的事項提示。列示已經(jīng)進入預警期(7天),尚未完成的項目節(jié)點。(10)計劃及完成的圖表分析。
2.績效計劃管理。績效計劃是對年度計劃的二次拆解,是員工的日計劃,體現(xiàn)員工每日的工作內(nèi)容。績效計劃完成后需做完成維護。完備的績效計劃應具備以下特點:(1)績效計劃應與年度工作計劃直接掛鉤,通過查詢項目執(zhí)行,不但可以查詢工作計劃及其完成情況,而且可以查詢績效計劃的配置及完成情況。績效計劃可以由員工申請并經(jīng)直接領導批復,也可由領導委托的方式下達。員工日計劃應直接、美觀,便于使用。可以在周六處寫上周工作總結,周日處寫下周工作計劃。績效計劃根據(jù)需要所進行的調整,有關其他人員的計劃可以自動調整。由績效計劃的執(zhí)行情況可生成月工作總結、年工作總結。(2)績效計劃管理具體細分為績效計劃的增加、完成維護,績效計劃的調整,生成總結,查詢月績效計劃,查詢年績效計劃。具體維護方式方法采用審計部現(xiàn)有的體系,不做調整。
(二)管理技術平臺
管理技術平臺即將審計工作的作業(yè)方法、審計工作的成果不斷積累、提升,成為提高審計工作的質量,加強管理的有力手段。具體內(nèi)容包括完成報告分析、基礎作業(yè)指導和制度基礎框架。
1.完成報告分析。(1)審計發(fā)現(xiàn)問題提煉歸納支撐。包括傾向性問題模板的維護、傾向性問題的維護、傾向性問題的輸出。(2)季度審計發(fā)現(xiàn)的成果維護支撐。包括工程項目審計工作情況統(tǒng)計 表和審計工作完成情況匯總表模板的定義,工程項目審計工作情況統(tǒng)計表和審計工作完成情況匯總表的維護及輸出。(3)審計發(fā)現(xiàn)問題整改落實反饋支撐。
2.基礎作業(yè)指導(逐條分析列示)。以基礎作業(yè)指導書為基礎,實現(xiàn)各項作業(yè)指導書維護、修改;實現(xiàn)審計實施方案細化,利用數(shù)據(jù)庫生成。
3.制度基礎框架(word附件)。可將各項規(guī)章制度統(tǒng)一分類列示。此功能綜合業(yè)務系統(tǒng)已經(jīng)具備,可直接轉化并納入到綜合業(yè)務系統(tǒng)中。
(三)員工績效考核
績效計劃的考核可以由多位領導給一個員工的績效計劃進行月評價,也可以多次評價。各室主任能夠管理本部員工的績效信息(含計劃和考核兩部分內(nèi)容),部長能夠管理和使用所有員工的績效信息。普通員工只能管理和使用本人的績效信息。
績效考核的具體內(nèi)容:職能部門關于員工績效考核目前尚未有一個統(tǒng)一的模板,結合過去對員工績效考核的經(jīng)驗,提出員工績效考核方案可包括:(1)項目考核。具體包括:審計組長考核組員、審計復核員考核審計組成員、部領導考核審計組長、被審計單位對審計組的評價。(2)行政考核。可由直接領導考核。(3)參加項目加分。具體包括:參加項目加分、撰寫審計報告加分。(4)突出表現(xiàn)加分。
二、利用計算機網(wǎng)絡進行審計系統(tǒng)管理控制
審計系統(tǒng)管理具體包括如下內(nèi)容:(1)系統(tǒng)工作計劃。收錄并管理審計系統(tǒng)的工作計劃。(2)定期匯報(總結)。收錄并管理審計系統(tǒng)的總結。(3)定期評價。收錄并管理審計運控評價報告。(4)審計論壇。提供審計系統(tǒng)間業(yè)務交流的平臺(受安全性考慮此模塊應獨立于主系統(tǒng))。(5)審計通報。收錄并管理審計系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)的傾向性問題。(6)任職資格管理。收錄并管理審計系統(tǒng)專兼職人員信息。(7)系統(tǒng)培訓。收錄并管理審計系統(tǒng)的培訓資源。
三、審計現(xiàn)場作業(yè)
審計現(xiàn)場作業(yè)目前成熟的軟件品種較少,實用性較差,功能比較單一(主要從財務的視角進行審計分析),很難進行二次開發(fā),難以滿足審計工作的需要。具體如下:
(一)從未來ERP系統(tǒng)的信息接入
原則上企業(yè)所有的信息都在審計的監(jiān)控范圍,都需要給審計預留接口(如給審計預留數(shù)據(jù)的查詢、分析、匯總接口;授予審計可使用整體備份數(shù)據(jù)的職能)。具體進度將根據(jù)集團公司信息系統(tǒng)的建設進程動態(tài)提出。
1.財務相關信息的接入。來源:財務控制部。
2.工程項目相關信息的接入。來源:規(guī)劃部、技術中心。
3.經(jīng)濟責任相關信息的接入。來源:組織部、紀委。
4.其他信息的接入。來源:營銷信息、人力資源信息、管理信息、采購信息、生產(chǎn)信息。
(二)具體輔助審計軟件的功能
開發(fā)的審計軟件流程是:獲取被審計單位的電子數(shù)據(jù);對已獲取的電子數(shù)據(jù)進行轉換、生成審計軟件自身的賬簿、報表;利用審計軟件提供的分析查詢功能對電子數(shù)據(jù)進行審計,對查出問題進行記錄,生成審計日記、審計工作底稿、審計報告;最終將項目歸檔及進行審計跟蹤。具體流程見圖1。
審計人員可以利用審計軟件對被審計單位的電子數(shù)據(jù)進行分析、查詢、歸類、對比、校驗、制作審計日記、審計工作底稿、審計報告等工作。數(shù)據(jù)準備是指獲取被審計單位的電子數(shù)據(jù)及將獲取的被審計單位的電子數(shù)據(jù)進行轉換的過程。
在審計現(xiàn)場作業(yè)中,比較重要的環(huán)節(jié)就是數(shù)據(jù)準備,其成功與否將直接決定輔助審計的成敗。(1)數(shù)據(jù)獲取。運用審計軟件進行審計只是針對被審計單位信息化的情況,因此被審計單位的電子數(shù)據(jù)存儲在數(shù)據(jù)庫中,是無形的,而作為審計人員來說又是必須拿到的,否則將無法開展計算機輔助審計工作,因此數(shù)據(jù)能否成功獲取就成為了首要問題。在實際工作中所面臨的又一個現(xiàn)實問題是,審計人員對數(shù)據(jù)庫知識了解較少,憑借自身較難實現(xiàn)順利的獲取被審計單位的電子數(shù)據(jù)這項工作,而針對上述問題再展開相關的專業(yè)培訓并不現(xiàn)實,因此就需要審計軟件提供相應的功能解決這一矛盾。(2)數(shù)據(jù)獲取的模式。通過人工,憑借審計人員自身對數(shù)據(jù)庫知識的了解,直接打開數(shù)據(jù)庫找到所需表格并進行復制;利用審計軟件自帶功能對被審計單位數(shù)據(jù)庫進行搜索并復制。第一種模式要求審計人員具備一定的數(shù)據(jù)庫知識,應用范圍較小可操作性差。目前此種模式僅被政府審計領域或內(nèi)部審計極少單位中的一小部分審計人員所采用。第二種模式需要審計軟件提供此項功能,就目前國內(nèi)的審計軟件而言,能提供上述功能的較少且水平不等,仍處于完善過程中。盡管如此,利用已提供的功能,自動或半自動的獲取被審計單位的電子數(shù)據(jù)已成為可能。(3)存儲、獲取被審計單位電子數(shù)據(jù)的途徑。就已實現(xiàn)局域網(wǎng)搭建的內(nèi)部審計單位來說,如果內(nèi)部協(xié)調不存在問題,審計人員可以通過局域網(wǎng),連接到服務器直接獲取數(shù)據(jù),可以是被知模式或監(jiān)控模式。此種途徑僅限于已實現(xiàn)了局域網(wǎng)搭建的內(nèi)部審計部門。除上述情況外,運用最普遍的是,根據(jù)被審計單位電子數(shù)據(jù)的大小,利用U盤、移動硬盤存儲已獲取的電子數(shù)據(jù)。此種途徑比較方便且購置硬件的成本較小。(4)數(shù)據(jù)轉換。由于被審計單位采用的系統(tǒng)軟件種類不同、采用的數(shù)據(jù)庫格式不同,其龐大的數(shù)據(jù)庫中并非所有的表格都是所需的,因此就需要審計軟件將不同類型的被審計單位的電子數(shù)據(jù)進行轉換,找出審計人員需要的數(shù)據(jù)庫中的表格,同時將其轉換成統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)庫,也就是審計軟件自身的數(shù)據(jù)庫格式,只有這樣審計軟件才能在自身數(shù)據(jù)庫基礎上調用、查找、引用、操作相關數(shù)據(jù)。(5)數(shù)據(jù)轉換的依托。將不同軟件的數(shù)據(jù)庫里的相關內(nèi)容轉換成審計軟件自身的數(shù)據(jù)庫這一過程需要有個中間媒介,其所起到的作用在于能夠識別對方的數(shù)據(jù)庫,從中找出審計人員所需的表格、字段等內(nèi)容,同時還要能夠將其同審計軟件相關的表格、字段掛鉤,實現(xiàn)一一對應,只有這樣才能順暢地實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉換工作。(6)數(shù)據(jù)轉換模板。數(shù)據(jù)轉換模板的制作可以參考2010年6月1日由國家標準化管理委員會頒布的“GBT 24589.1-2010財經(jīng)信息技術會計核算軟件數(shù)據(jù)接口第1部分:企業(yè)”標準確定,該標準明確了會計核算軟件的數(shù)據(jù)轉換模板。數(shù)據(jù)轉換的有效性、時效性、可靠性就成了評價一個審計軟件成熟與否的重要指標。
輔助審計軟件通用功能如下:
1.財務輔助審計。(1)賬簿憑證的瀏覽查詢。利用審計軟件對總賬、明細賬、輔助賬及相關的記賬憑證進行瀏覽和查詢,找出審計線索。這一功能使審計所用的數(shù)據(jù)與企業(yè)財 務軟件的數(shù)據(jù)分開,審計人員可以在時間和空間方面獲得很大的操作自由。同時可以保證被審計單位提供賬套的唯一性,遏制多套賬的發(fā)生。(2)辨別賬套的真?zhèn)巍@脤徲嬡浖胂嚓P財務數(shù)據(jù),可以重新生成會計報表,與會計電算化系統(tǒng)生成的報表對比,可以驗證企業(yè)提供電子數(shù)據(jù)與上報的會計報表數(shù)據(jù)是否一致,以防止出現(xiàn)“假賬真審”的情況。(3)協(xié)助審計人員進行統(tǒng)計抽樣。計算機輔助審計技術不但能快速方便地進行審計日常抽樣的編碼工作,而且在決定恰當?shù)某闃臃椒耙?guī)模、選擇樣本及評價方面都能使審計人員得到幫助。在統(tǒng)計抽樣中運用計算機輔助審計技術可達到迅速、客觀、公正的目的。(4)異常項目的篩選。通過審計輔助軟件的綜合查詢功能,可以方便地查找到一些異常項目。如重要的不常變動的會計科目,價值超過一定數(shù)額的賬務記錄。這一功能有助于審計人員確定審計重點,降低審計風險。(5)日常會計資料的分析及計算。現(xiàn)代審計要求審計人員對企業(yè)的會計資料進行較多的分析,如對企業(yè)的應收賬款賬齡進行分析、對固定資產(chǎn)和材料成本差異的復核等。而這正是計算機輔助審計技術的專長,在以前人工審核需要花費很多時間才能完成的計算,用輔助審計軟件可能幾秒鐘就能完成,大大提高了審計效率,降低了審計人員的勞動強度。(6)財務指標分析。利用輔助審計軟件導入財務數(shù)據(jù)后,可以通過軟件系統(tǒng)內(nèi)置的公式自動計算出相關財務指標,幫助審計人員進行盈利能力、負債能力、變現(xiàn)能力、資產(chǎn)管理等方面的分析。
2.內(nèi)部控制輔助審計。(1)獲取內(nèi)部控制文件(企業(yè)章程、組織機構、內(nèi)部控制制度、崗位職責、作業(yè)指導書、流程圖)。(2)內(nèi)部控制關鍵節(jié)點數(shù)據(jù)庫,可生成有關表單。(3)內(nèi)部控制執(zhí)行測試輸入、匯總、輸出支持。
3.工程輔助審計。(1)工程定額的有關數(shù)據(jù)庫支撐。審計人員可將現(xiàn)場勘察的隱蔽工程量、審查無誤的竣工圖工作量、材料用量及價格、取費標準等相關數(shù)據(jù)輸入計算機,通過審計軟件計算出較合理的工程造價。同時,系統(tǒng)軟件自動生成審計工作底稿、臺賬及統(tǒng)計報表。此外,還有工程跟蹤審計軟件,利用計算機記錄的工程現(xiàn)場作業(yè)、大小修等工程動態(tài),跟蹤審計,防止舞弊行為,如重復作業(yè)及多結算等問題的發(fā)生。(2)審計人員對價格信息的采集和分析確認至關重要,借助的重要手段之一就是利用包容大量信息的互聯(lián)網(wǎng)絡。利用網(wǎng)絡取得有關建筑材料、設備、機電儀表等價格信息,可計算出較合理的材料差價和工程造價:利用網(wǎng)絡獲得擬購買的勞務或產(chǎn)品的性能、價格、廠家的資質等經(jīng)濟信息,結合其他審計方法,審計人員即可對采購行為經(jīng)濟與否作出恰當?shù)脑u價。
四、審計工作平臺、審計系統(tǒng)管理與現(xiàn)場作業(yè)的結合
對各審計作業(yè)單位、部門的具體作業(yè)情況、結果實施管理,就要求有一套行之有效的管理系統(tǒng)實施管理,這就需要搭建審計管理平臺。如果只有上述平臺,而審計現(xiàn)場作業(yè)系統(tǒng)的具體情況不能同此平臺相銜接,也就失去了管理、協(xié)調的意義。只有將其緊密地結合在一起,才能實現(xiàn)通過管理平臺對下轄各審計項目的具體情況實施監(jiān)控、協(xié)調、指導,同時審計現(xiàn)場作業(yè)人員則能夠通過此平臺及時地將作業(yè)成果上傳、從平臺上下載各種有關資料通過平臺實施協(xié)調。
上述系統(tǒng)的結合點具體體現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫,其搭建模型如下:
1.管理數(shù)據(jù)庫。(1)業(yè)務流程表:編碼、流程名稱、節(jié)點名稱、節(jié)點等級、節(jié)點特性、處理去向、相關文書編碼。(2)審計文書表:編碼、文書名稱(代碼表)、報送、主送、抄送、形成日期、審批人。(3)員工管理表:編碼、姓名、性別、出生日期等。(4)審計項目表:編碼、被審計單位(代碼表)、被審計單位名稱、審計類別(代碼表)、審計時間、審計范圍、審計組長(代碼表)、審計組員(代碼表)。(5)集團公司各單位概況表:編碼、單位名稱、單位性質(代碼表)、職能分工或經(jīng)營范圍、股東名稱1、持股比例1、股東名稱2、持股比例2、股東名稱3、持股比例3、股東名稱4、持股比例4、股東名稱5、持股比例5、其他股東、持股比例、董事長(代碼表)、董事(代碼表)、監(jiān)事(代碼表)、經(jīng)管會成員(代碼表)。(6)集團公司各單位財務情況表:編碼、單位名稱(代碼表)、年度、資產(chǎn)總額、負債總額、所有者權益總額、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務利潤、營業(yè)利潤、凈利潤等。(7)集團公司各單位重大決策情況表:編碼、單位名稱(代碼表)、決策事項年度、決策事項描述、影響現(xiàn)金流額度。(8)內(nèi)部控制制度列表:(已有,略)。
2.底稿庫。底稿庫需根據(jù)不同底稿類別設計具體的字段。證據(jù)的大類需要分為:綜合分析類、內(nèi)部控制分析類、抽樣檢查類、實物盤點類、記錄取證類。(1)綜合分析類。審計底稿表:編碼、審計項目(代碼表)、直接審計員、一級類別(涉及管理領域)、二級類別(涉及內(nèi)部控制分工)、三級類別(涉及事項性質)、事項描述、審計結論、涉及的法律法規(guī)(代碼表)。財務指標分析表:編碼、審計項目(代碼表)、指標名稱(代碼表)、指標數(shù)值、常規(guī)數(shù)值(代碼表)、原因分析。指標參考表:編碼、指標名稱、計算公式、常規(guī)數(shù)值、高于常規(guī)數(shù)值的可能原因、低于常規(guī)數(shù)值的可能原因。(2)內(nèi)部控制分析類。控制點分析表:編碼、審計項目(代碼表)、直接審計員、內(nèi)部控制分工(代碼表)、控制點列表、被審計單位制度是否涵蓋、制度名稱及相關條款、其他替代控制程序、符合度、內(nèi)部控制分值。控制點表:編碼、內(nèi)部控制分工(代碼表)、控制點名稱、控制點描述、權重。內(nèi)部控制分工表:編碼、內(nèi)部控制分工名稱、權重。(3)抽樣檢查類。抽樣底稿:抽樣證據(jù)表:編碼、審計項目(代碼表)、直接審計員、取證范圍、比例、抽樣方式、異常數(shù)量、抽樣異常率。(4)實物盤點類。庫存現(xiàn)金盤點表、銀行存款未達賬調節(jié)表、存貨盤點表、固定資產(chǎn)盤點表、應收款項檢查表、對外投資檢查表、無形資產(chǎn)檢查表、其他資產(chǎn)檢查表,各表單具體結構略。(5)記錄取證類。詢證函、座談記錄、調查問卷(應建立文卷問題庫),各表單具體結構略。
關鍵詞 審計 風險導向 高鐵建設 改進
一、引言
近年來,我國高速鐵路快速發(fā)展。高鐵建設具有技術要求復雜、項目建設周期長、涉及面廣、投資巨大等特征。因而對高鐵項目的審計也有更高的要求。面對實踐的要求,近年來國外開始發(fā)展現(xiàn)代風險導向審計模式,該模式以傳統(tǒng)的賬表導向審計模式和系統(tǒng)導向審計模式為基礎,以現(xiàn)代戰(zhàn)略管理理論結合系統(tǒng)理論作為方法理論指導,更為關鍵的是著眼于所審計企業(yè)的經(jīng)營風險,從更高、更廣的視角來審視審計對象所存在的缺陷與不足,因而相較于傳統(tǒng)的審計,現(xiàn)代風險導向審計能顯著提高審計效率。鑒于高鐵項目建設的特征,筆者認為在高鐵項目審計中引入現(xiàn)代風險導向審計,有利于切實提高高鐵項目風險的全程監(jiān)控水平,提升高鐵項目審計工作的質量和效率。
二、現(xiàn)代風險導向審計與必要性
1.現(xiàn)代風險導向審計及特征
現(xiàn)代風險導向審計在傳統(tǒng)賬表導向審計模式和系統(tǒng)導向審計模式的基礎上,重點關注被審計單位的整體經(jīng)營風險。通過企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略分析、作業(yè)流程分析、經(jīng)營業(yè)績現(xiàn)狀評價、財務報表分析等幾大關鍵步驟,尤其創(chuàng)新性地提出將以往的會計報表重大錯報風險和經(jīng)營風險進行關聯(lián),從而從源頭分析和發(fā)現(xiàn)會計報表錯報的整體思路。在此思路指導下,現(xiàn)代風險導向審計的特點在于以風險評估為中心,有效改善傳統(tǒng)審計的風險評估不到位、不能有效發(fā)現(xiàn)高風險審計領域等缺點。
現(xiàn)代風險導向的審計具有如下顯著特征:
(1)全面的風險認識觀。傳統(tǒng)審計僅從會計視角予以分析風險,而經(jīng)營風險并非是傳統(tǒng)審計工作的重點,傳統(tǒng)審計工作的核心是對財務風險的評估及控制。而現(xiàn)代風險導向的審計將風險的內(nèi)涵外延至廣義風險,即以整體的視角從所審計企業(yè)的外部環(huán)境、經(jīng)營條件、盈利模式、管理模式等多個方面來進行相對綜合、整體的分析,而且以財務風險分析為審計的基礎,重點則落腳于戰(zhàn)略風險和經(jīng)營風險的評估。
(2)科學的審計風險模型。傳統(tǒng)的審計風險模型為“審計風險=固有風險×控制風險×檢查風險”。現(xiàn)代風險導向審計在形式上簡潔、在內(nèi)涵與外延上擴展,以“審計風險=重大錯報風險×檢查風險”為審計風險模型,其中重大錯報風險包括兩個層次:會計報表整體層次和認定層次,其中認定層次風險包括交易類別、賬表余額、披露和其他相關認定層次風險。
(3)合理的審計側重點。傳統(tǒng)審計側重于財務報表本身的分析,重點在于財務上,而現(xiàn)代風險導向審計的審計側重點則在于企業(yè)的整體外部環(huán)境與經(jīng)驗過程風險及相關控制措施,從而對審計對象的財務報表提出更為準確的判斷與預期。
2.高鐵項目引入現(xiàn)代風險導向審計必要性
(1)高鐵項目自身特征決定。高鐵項目建設具有投資巨大、技術相當復雜、建設周期較長、綜合性強(涉及土建、軌道、機電、車輛、通訊等專業(yè))、涉及面廣等特征。在當前高鐵快速發(fā)展的背景下,高鐵項目的審計需要從規(guī)劃、設計、施工、監(jiān)理等多方面、多環(huán)節(jié)去解決管理力量薄弱等缺陷,同時由于相關法規(guī)制度建設的相對滯后,存在諸多政策法規(guī)的空白,因而需要審計對高鐵項目所可能存在的政策法規(guī)風險、資金風險、工程質量風險等各種風險進行科學、準確的甄別、衡量和評價,并提出有效的風險控制對策,以促進項目的順利開展。
(2)審計發(fā)展趨勢使然。隨著審計范圍向管理審計領域延伸,審計需要實現(xiàn)由之前的發(fā)現(xiàn)型、符合型審計向預防型、增值型審計轉變。這就需要提倡現(xiàn)代風險導向的審計理念,以整體的視角去審視、監(jiān)察高鐵項目推進過程中各環(huán)節(jié)、各方面所存在的問題,切實發(fā)揮審計在控制項目風險、提升公司治理水平、完善內(nèi)部控制建設方面的作用。
三、現(xiàn)代風險導向審計在高鐵項目中的應用
運用于高鐵項目中的現(xiàn)代風險導向審計流程一般分為三個階段:審計準備階段、審計實施階段和審計結果總結階段。每一階段包含的具體工作可如圖1所示:
1.第一階段――審計準備階段
(1)前期調查。現(xiàn)代風險導向審計是以風險為核心,旨在從風險發(fā)生的源頭就達到判斷、識別風險的目的。因此審計前要對高鐵項目有準確的把握,了解項目概況,熟悉項目的內(nèi)部業(yè)務流程,明確項目實施過程中所遇到的各種問題,初步評估該項目的風險狀況,以期在審計中不漏掉任何一個潛在的重大錯報風險。調查時可通過與高鐵項目各相關部門管理人員進行溝通,確保項目立項、概預算及其批復文件等資料齊全,分析項目的投資控制計劃書、財務會計報告,以及各期會議紀要和工作總結等。
(2)制定審計方案。為提高審計質量和審計效率,應依據(jù)前期調查的結果,基于高鐵項目既有特點,設定審計程序,歸納、提煉主要風險點,設計與審計方案相對應的審計項目,制定具有針對性和可行性的審計方案。
2.第二階段――審計實施階段
依據(jù)審計方案,展開現(xiàn)代風險導向審計工作。根據(jù)實踐的積累和總結,高鐵項目審計中,通常存以下四方面風險。在審計過程中,特別關注這些風險,有助于提高審計質量和審計效率。
(1)項目規(guī)劃過程中的風險:即投資決策風險。檢查項目是否可行,項目建議書是否已取得相關部門批準,是否進行過可行性研究論證。
(2)項目設計過程中的風險:即設計管理風險。檢查項目設計單位是否具有相應的設計資質,勘察設計范圍及內(nèi)容是否與已批準的可研報告一致,設計變更的內(nèi)部控制是否建立、健全,因過失造成設計變更時是否制定相關問責制度等;同時檢查概算是否科學合理,即有無多計、漏計投資現(xiàn)象,投資規(guī)模和建設標準是否合理,建設管理費的歸集是否準確等。
(3)項目施工過程中的風險:有招投標管理風險、合同管理風險和工程管理風險等。
①招投標管理風險即檢查項目是否按照有關法規(guī)、規(guī)章的要求,進行了招投標,是否委托了具有合法資質的中介機構編制了合乎實際情況的工程量清單,標書是否合法、合規(guī),同時能否準確、完整地反映項目的實際狀況,是否符合招標人對項目的實質要求。
②合同管理風險即檢查簽訂的合同是否合法、合規(guī),包括合同簽訂方是否具有符合國家要求的施工、管理資質,合同條款是否與原招投標文件條款相一致,有無遺漏或多列標書外條款,合同變更與補充款項是否符合規(guī)定等;尤其是工程造價方面,是否約定合同計價原則,是否規(guī)定恰當?shù)挠嬋藴省⑷≠M基數(shù)和費率。
③工程管理風險即檢查項目施工中是否存在分包、轉包情況,分包單位是否具有資質,施工、建設單位是否按規(guī)定交納了各項抵押或保證金,是否在有效期內(nèi)辦理了建設工程一切保險;同時檢查項目預算是否符合合同相關規(guī)定,有無計劃外建設項目、應實施而未實施的項目,預留未實施項目是否合法、合規(guī),是否超概預算,以及應對超支或節(jié)約現(xiàn)象有無應變措施。
(4)項目財務管理風險。檢查項目的建設資金從籌集到使用是否區(qū)別于經(jīng)營性資金,是否依據(jù)合同要求,支付各期預付款項,并同時按照國家會計制度進行相應的會計核算。
3.第三階段――審計總結階段
審計人員運用系統(tǒng)分析、戰(zhàn)略分析、環(huán)節(jié)分析等方法對高鐵項目運行各階段進行現(xiàn)代風險導向審計,在撰寫審計評估報告時應包含以下內(nèi)容:
一是要明確提出風險識別結論,給出存在的重大風險點,并對風險管理機制的運行狀況進行評估。
二是要在分析風險事項的基礎上,查找重大錯報風險發(fā)生的原因,從而指出制度和管理上的缺陷。
三是要針對性的提出審計建議,向審計報告的各層次報送對象提出具有可操作性的建議。
四是要注重關注項目整體層面的、系統(tǒng)性、全局性的問題,為企業(yè)提供經(jīng)營管理上的建議,凸顯風險導向審計意見的前瞻性,發(fā)揮風險導向審計在企業(yè)風險控制中的重要作用。
與此同時,現(xiàn)代風險導向審計對企業(yè)風險控制具有預防作用。審計工作結束以后,審計部門可將審計考核中發(fā)現(xiàn)的實際案例和各種問題分類整理,組織項目相關管理人員開展案例培訓,既可幫助管理人員提高識別風險的能力,又可以為各單位提供風險范例,警示單位規(guī)范內(nèi)部管理行為,從而降低重大錯報風險的程度。
四、現(xiàn)代風險導向審計在高鐵項目中的改進
首先,要改進審計工作理念。以往傳統(tǒng)的審計工作是直接對財務進行評估和控制,而現(xiàn)代風險導向審計則力求從項目的源頭規(guī)避、轉移和控制風險。各審計單位應立足于企業(yè)整體,從運營組織環(huán)境、管理模式、財務狀況等各方面,以科學的專業(yè)知識幫助企業(yè)及時地意識到危險,有效地防范風險,科學地控制和管理風險,充分發(fā)揮審計工作的功效。
其次,要與項目各職能部門加強配合。審計工作是對項目整個組織的運營、管理工作成果的評估,因此審計工作所牽涉的部門不僅是項目財務部門,更是需要與工程、物資等部門進行有效的協(xié)調和溝通,并保證這些部門之間管理職能的銜接,從而發(fā)揮控制系統(tǒng)的整體協(xié)同效應。
再次,要培養(yǎng)、建設高素質的審計人才隊伍。運用現(xiàn)代風險導向審計,要求審計人員不僅可以熟練應用會計與財務管理知識,同時還應靈活運用與企業(yè)運營管理相關的專業(yè)知識,從單純的財務分析專家變成對于企業(yè)的經(jīng)營風險、財務風險等風險具有較高識別、分析和應對能力的全方位的風險管理專家。因此,加強在職審計人員的統(tǒng)一培訓,建設高素質的具有管理學、金融學、統(tǒng)計學、會計學等多學科背景的審計人才隊伍,對于有效地實施現(xiàn)代風險導向審計具有重要保障作用。
最后,要建立和完善業(yè)內(nèi)風險信息數(shù)據(jù)庫。審計部門應及時地總結實踐中所收集到的項目建設中存在的各種風險,不斷積累,將其分類提煉、分析后存入風險數(shù)據(jù)庫,以使這些有代表性、典型的風險點為日后審計工作提供參考。
五、結語
現(xiàn)代風險導向審計適應于審計實踐需求的發(fā)展,在理論、方法、工具上亦日益成熟,其優(yōu)勢也在發(fā)達國家的審計實踐中得到了驗證與廣泛認可。高鐵項目具有投資大、建設周期長、技術高新、管理復雜等特點,因而對審計工作提出了更高的要求。因此,在現(xiàn)階段對高鐵建設項目實施現(xiàn)代風險導向審計,十分有利于提升高鐵建設項目風險管控水平,更為重要的是,可以提升企業(yè)整體的管理效率,促進企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標的實現(xiàn),也有利于現(xiàn)代審計理論的不斷完善、發(fā)展。
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1、完成了2016年度固定資產(chǎn)統(tǒng)計年報工作,計劃內(nèi)項目2016年度完成投資1284.3萬元,其中球團生產(chǎn)線煙氣脫硫項目完成投資509.2萬元,設備零購完成投資775.1萬元。
2、積極與集團公司運營發(fā)展部溝通,上半年集團公司分兩批次以通鋼[2017]52號及78號文件下達了礦業(yè)公司2017年度投資計劃,兩批合計投資計劃為22561萬元,其中球團生產(chǎn)線煙氣脫硫2250萬元,4-6#礦組深部開采工程等5項生產(chǎn)接續(xù)項目為20311萬元。上半年預計完成投資1543萬元。
3、針對國家出臺的營改增稅收政策,結合國家和集團公司相關規(guī)定及礦業(yè)公司預結算相關文件,重新修改完善并以通鋼礦業(yè)[2017]11號文件下達了《關于下發(fā)通鋼礦業(yè)公司工程建設項目預結算執(zhí)行定額、取費標準及材料價格等規(guī)定的通知》規(guī)定,適應了營改增稅收政策的工程造價計價需要。
4、完成了礦業(yè)公司2016年度合同管理清查工作,板石礦全年簽訂工程合同14份,其中設計類1份,施工類2份,監(jiān)理類1份,零星工程類7份,其他類3份。
5、為深入貫徹落實首鋼總公司2017年閉合“失血點”計劃,根據(jù)通鋼集團公司對建平深井礦業(yè)、塔東礦業(yè)、大栗子礦業(yè)冶煉系統(tǒng)擇機出售、資產(chǎn)盤活、多元化轉型發(fā)展等指示要求,組織完成了對相關子公司基本情況調查研究,按要求形成匯報材料上報集團公司;為加快推進塔東礦業(yè)公司國家冰雪項目,成立了臨時工作小組。
6、為規(guī)范和加強礦業(yè)公司設備購置計劃管理,理順設備購置管理程序,結合實際,重新修改完善了《吉林通鋼礦業(yè)有限責任公司固定資產(chǎn)(設備)購置管理辦法》,形成了初稿,待審定后下發(fā)。
7、按照集團公司審計監(jiān)察部的《關于上報2016年度已完工程投資結算復核審計相關事宜的通知》(通鋼審監(jiān)字〔2017〕17號)文件要求,按規(guī)定及時、準確上報工程結算復核審計材料報表。
二、下一步重點工作措施
1、針對集團公司下達的2017年度固定資產(chǎn)投資計劃,做好統(tǒng)計報表模板的調整工作,并按要求做好2017年項目建設的年度、季度、月份計劃的分解和完成情況的統(tǒng)計分析工作。
2、按照集團公司審計部要求,配合審計部做好礦業(yè)公司2017年度技改、大修、安措、維簡等項目的已完工程結算復核審計工作。
3、強化投資計劃管控,各子公司要嚴格按照工程投資管理規(guī)定,加強項目前期可研論證及初步設計審查,細化工程投資,使控制投資在計劃軌道上運行。加強計劃的嚴肅性,集團公司未下達投資計劃的項目,調整運行處不下達工程建設實施計劃,不予安排及上報項目資金計劃,不進行固定資產(chǎn)完成情況統(tǒng)計分析及相關報表。