金融檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇金融檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。

二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。

三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭2010年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。

四是檢查監督日?；?。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；

二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。

四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。

一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。

二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。

三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。

（四）加強對檔案管理系統的運用，努力提高我行的檔案信息化管理水平

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中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-129-002

數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。隨著信息技術日新月異的發展，高校建立數學檔案館勢在必行。信息數字化能夠使檔案管理更加現代化、檔案電子及信息查詢更加便捷等。而檔案信息管理系統作為數字檔案館的基石，更發揮著不可替代的作用，可以說數字檔案館的大多數服務都是建立在檔案信息管理系統之上的。

所謂系統，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結合而成的，并具有特寫功能的有機整體。從一般意義上講，系統由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個基本部分組成。在系統理論中，系統分析是指對系統性能的理解。系統最佳化是系統設計成綜合的內容。系統工程即用教學方法進行系統分析或優化，把傳統的組織管理工作總結成技術并使之數值化。用系統工程來分析系統問題是比較科學的，利用系統工程這門學科的概念和原則，來進行人事組織管理方面的工作，是實現人事管理現代化的重要途徑和有效手段。

河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統開發，對學生端口的服務進行了增加，學生不僅可以方便的查看自己的成績單，還可以打印出自己的成績單，也可以直接查看自己的檔案信息。對于管理員而言，實現了批量導入的功能，方便管理員管理。

一、河北金融學院學生檔案系統可行性分析

河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統采用的環境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技術是JAVA，JSP，SSH開源框架的開發。JSP對于在Web應用中集成JavaBean組件提供了完善的支持，SSH開源框架，分為action層，Dao層，pojo層和service層，他們各個層控制和執行屬于自己范圍內的功能，彼此之間互相調用。本系統的頁面是JSP頁面，只有在登陸的時候用到了靜態頁面的特效。同時作為一個開發人員，需要熟悉JDK和JRE的路徑配置。由此可見，該系統在技術上具有可行性。系統的開發基于本人對程序開發以及學生的實踐學習而來，無需資金投入，并且系統開發過程投入的成本不高，因此經濟上是可行的。

二、河北金融學院學生檔案系統功能設計

通過對目標系統的分析和研究，做出了河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃，這是全面開發系統的重要基礎。在對河北金融學院學生綜合信息管理系統全面分析調查的基礎上，制定出河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃。

1.院系管理模塊

院系管理模塊包括了院系的瀏覽，可看見院和系的瀏覽。院系的添加，在添加的時候對其進行了一下限制，就是所添加的系必須從屬于已經存在的院，在添加系的時候不可以手動輸入院的名字。院校的添加，就是單純的增加一個新的院。

2.學生信息管理模塊

此模塊的信息并非是學生信息的全部，其和學生的信息放在一起才是學生信息的全部。在這個部分實現了圖片和論文的上傳，而且還可以對上傳的論文進行下載。實現的時候，強制了上傳的論文的格式為“.zip”的形式。這個模塊的信息顯示的時候，不是單一從數據庫中一個表調出來，而是分為幾個表一起調出來，其滿足的條件就是所調的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。

3.課程管理模塊

這個模塊的信息是針對課程而言，對所開的課程進行了一個大體的瀏覽，為了方便顯示學生的英文成績單，在新添課程的時候，要求輸入該課程的英文名字。同時可以實現對課程的查詢，其中部分查詢是模糊查詢。

4.成績管理模塊

此模塊單純的就是為了管理學生的成績。其中管理員模塊實現了密碼的修改，數據的批量導入。而且為了方便，把每頁顯示的信息顯示數設置成一個固定的數值，存放在util下。

三、河北金融學院學生檔案綜合系統的實現

1.數據批量導入

在batch.jsp的頁面對其上傳的頁面進行的編輯，同時調用

s：form action="uploadExcel.action"，當點擊上傳時，BatchAction.java類控制上傳：

"application/vnd.ms-excel"是控制上傳的數據必須為excel表格。

InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；

String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；

File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；

OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；

然后執行讀文件，讀文件的時候是一條循環的語句，然而令循環的語句中的i從1開始，因為excel表格中第一行是屬性。把數據讀進來后先對其進行數據類型的轉化，即實體化，然后把數據封裝成對象。同時注意了在轉化數據類型時，注意double和string的區別，而時間一般為data。在把數據封裝成對象時，和其在service層對應的類是相關聯的，注意大小寫的問題。最后保存在數據庫中。

2.課程查詢服務

這是一個模糊的查詢，令選擇框為其賦的值為selectvalue。當你沒有選擇查詢的條件時，selectField的值為0，當你對其賦值后。并在value中給予其值。點擊查詢后，就會讓dao層的數據庫進行查詢。if（"3".equals（selectField.trim（）））{

hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；

}

這里的3代表著課程的中文名稱，因為是模糊查詢。所以用like進行查詢。

最后通過service層的classservice.java中的getAllCount，返回其查詢的值。

資助信息：保定市科技計劃資助項目（11ZC001）。

參考文獻

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【關鍵詞】

離岸;金融市場;監管模式;選擇

1 當前離岸金融市場監管模式分析

1.1 內外一體型

“內外一體型”顧名思義，就是離岸市場與國內市場為一個統一的整體，境內與境外的金融市場相互融合，不在任何限制的條件下實現資金的出入境，入境資金無需繳納存款準備金，獲得的各種收益也無需納稅。在這種模式下的離岸金融市場環境中，居民與非居民都可以進行存款與借貸業務，銀行離岸與在岸業務之間不存在任何的限制，都進行合帳處理。因為這種模式下的離岸金融市場中，金融機構的經營自由性一般都比較強，所以境內市場基本上是完全開放的，非居民之間的資本流動一般會給市場所在國的金融市場發展帶來直接的影響和沖擊，甚至會影響到市場所在國的宏觀經濟發展，這就要求選擇此監管模式的離岸金融市場的國家或地區具有較為強大的經濟發展能力與較高的發展水平，并且已經掌握較多的金融監管經驗，能夠運用較為成熟的運行機制對發達的金融市場進行有效管理，完全取消外匯管制，政府及國家相關部門有實力進行外匯市場干預，目前，這種模式應用比較廣泛的就是倫敦和香港。

1.2 簿記型

國際銀行采取在所在國某城市建立機構，并通過其賬戶對境外的各種交易進行處理的措施，為能夠達到避稅的目的，并能夠無條件的享受市場提供的各種優惠，而這個機構實際上就是離岸貨幣存貸款業務的記賬結算中心，我們將這種模式叫做“簿記型”?！安居浶汀钡奶攸c主要表現在兩方面，一方面該市場的所在國或地區不繳納或者繳納很少的直接稅;另一方面，該市場中各國金融機構開立的分支機構，只執行記賬職能，實際上就是一個空殼銀行。在這種監管模式下的離岸金融市場中的金融機構，不僅能夠不受外匯的管制，還能夠避免產生直接稅的情況下辦理離岸金融業務;而從這一模式下離岸金融市場所在地的角度來看，即使不收取任何的何直接稅，但是依靠不斷增長的注冊機構數量，以及逐漸發展起來的多種離岸金融交易，同樣可以通過間接稅來獲得更多的收益，同時，還能夠在一定程度上推動其金融、會計、旅游等多種行業的發展，從而間接的推動當地經濟的快速發展與進步，目前，這種模式應用比較廣泛的有開曼、百慕大等地。

1.3 內外分離型

這種監管模式下的離岸金融市場中，離岸業務盡管不受稅收、利率和存款準備金等多方面限制，但是，離岸與國外金融市場之間的業務是相互分離的，進入離岸市場的金融機構需要有專門的離岸業務賬戶，全部的離岸交易均通過這個賬戶實現，而且要求一定是境外與境外的交易。這種模式下的離岸金融市場，一般是在政府支持下專門為非居民交易而建立的。其優勢表現在兩點，一是有利于分別對國內、在岸及離岸業務進行管理與監控，二是有效的避免了由于國際金融市場的投機行為對國內發展的影響。目前，這種模式應用比較廣泛的是紐約、東京等。

1.4 內外滲漏型

內外滲漏型與上一種模式相比較，二者的共同之處在于都需要分開設立離岸與在岸賬戶，分開運行居民于非居民交易，二者的不同之處在于是開辟一個資金單向進出的通道，還是允許資金在一定的限額內相互滲透。這種監管模式是介于本文所介紹的第一種與第三種模式之間的一種模式，也可以說是從第一種向第三種過渡的一種模式，能夠在有效保護所在國國內金融市場穩定的基礎上，實現外資的穩定利用，這種模式十分適用于資金不足并不具備較強干預能力的發展中國家。目前，這種模式應用比較廣泛的是雅加達、曼古等。

2 適合我國的離岸金融市場監管模式的選擇

我國于2002年開始重新實施離岸資產業務，那么經過10幾年的發展與探索，究竟哪一種監管模式更適合我國離岸金融市場，筆者結合相關理論及我國國情，提出以下幾點認識。

首先，內外一體型模式不適合我國離岸金融市場監管，這種模式要求所在國具有加強的經濟實力及較高的經濟發展水平，但是，從我國目前的經濟發展實情來看，還依舊實行外匯管制，盡管加快了金融改革步伐，但是金融監管水平依舊較低，還不具備較強的金融風險防范能力，因此，這種模式并不適合我國當前的國家實情。

其次，簿記型模式與我國的大國身份及地位不一致，從我國建立離岸金融市場的初衷來看，主要是為了減少資金的籌措成本，使國際間的合作更加密切，推動國際貿易的快速發展，為市場經濟的繁榮提供新的途徑與方式，但是這種模式不能實現資金集散功能，它只是相當于一個“記賬中心”，并不能很好的推動本國經濟的發展，因此，這種模式也不適合我國離岸金融市場監管。

再次，從當前諸多新興市場經濟國家實情來看，大多選擇采用內外滲透型模式，但是，結合我國離岸金融市場發展的實際來看，在發展的初期最好選擇內外分離型模式，我國還未開放外匯管制，并不能進行人民幣資本項目的自由兌換，金融業也還沒有完全的自由化，這種情況下，為了能夠最大限度的穩定金融市場的發展秩序，分離的離岸金融業務模式成為首選，從而更好的保障我國貨幣政策的獨立性，它以建立非居民的金融制度為主，與所在國的金融體系保持獨立，并不會對在岸市場形成較大的影響。

最后，隨著我國經濟水平的逐步提升，在對離岸金融市場能夠更加熟練掌控的情況下，逐步轉變為內外滲透型模式，從而有利于進行資金籌措與規避國際流動資金影響。如果一直選擇內外分離型模式，就會在一定程度上影響到國際離岸資金向國內市場滲透，逐漸失去利用外資發展本國經濟的機會，因此，我們不能在國家發展的任何階段始終選擇一種監管模式，應當隨著國際國內形勢的變化，適當的對其進行調整。當我國離岸金融市場發展到一定程度時，就可以適當的允許滲透，但是要注意循序漸進，切勿急于求成。

3 結論

綜上所述，本文針對于當前“內外一體型”、“簿記型”、“內外分離型”，以及“內外滲透型”四種典型的離岸金融市場監管模式進行分析，對其具體的內涵、要求及特點進行剖析的基礎上，結合我國整體經濟發展水平，提出了“內外分離型”更適合于離岸金融市場的初期發展，并在日后的發展中逐漸滲透與轉變為“內外滲透型”模式。

【參考文獻】

[1]王亮.我國離岸金融市場法律監管模式及措施探究[J].學理論.2012-02

[2]劉迎弟.我國離岸金融市場監管法律問題探究[J].法制與經濟（中旬）.2014-03

篇（4）

其一，檔案管理制度不健全。目前，我國關于呆賬核銷檔案管理的規章制度缺失，政府層面制定的《金融企業呆賬核銷管理辦法》《信貸檔案整理規則》等規章制度中，沒有明確提及呆賬核銷檔案管理的方式方法，也缺乏具體的檔案工作要求。其二，檔案資料收集不完整。由于呆賬核銷檔案材料的產生過程復雜、形成周期較長，檔案遺失現象時有發生。如，根據《金融企業呆賬核銷管理辦法》規定，借款人或者被投資企業在貸款過程中產生的借款材料、被催收過程中產生的催收材料以及核銷過程中形成的核銷材料是呆賬核銷檔案的重要組成部分，但實際工作中這些檔案材料遺失較為嚴重；此外，因同一檔案材料經手人員調動頻繁，借據、借款合同、保證函等重要材料在收集過程中往往要經多人轉手，極易造成散失。其三，檔案交接手續不規范。以玉環農村合作銀行為例，銀行要求客戶經理在案卷結案后要把呆賬核銷材料及時歸檔，并與檔案員辦理好交接手續。但在實際工作中，客戶經理往往將呆賬核銷材料單獨裝盒并自行保存，沒有按要求履行交接手續；一些客戶經理直接將呆賬核銷材料交給信貸文員整理，再由文員交由綜合檔案室，而客戶經理與檔案員之間沒有辦理交接手續，造成工作責任不明確，如果發生問題易出現相互推諉的現象；個別客戶經理素質較低，無視呆賬核銷檔案管理要求，拒交呆賬核銷材料。

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一、提高高校檔案管理人員職業素質的必要性

首先，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校職業道德建設的組成部分。高校職業道德建設是高校辦學發展的重要任務，高校職業道德建設狀況關系到學校整體風氣和教學質量的好壞。因此，高校要從整體上提高教職人員的職業道德水平，使全體教職人員做到愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務學生、奉獻社會。隨著信息技術的發展，高校檔案管理工作在高校信息決策中的作用日益凸顯，高校檔案管理人員的職業素質不僅關系到檔案工作的質量，而且關系到高校信息決策的水平。因此，提高檔案管理人員的職業素質，對于推進高校職業道德建設是非常必要的。其次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是高校健康發展的客觀要求。隨著事業單位改革的深入推進，使高校內部收入差距日趨明顯。這就導致了檔案管理人員在思想意識和行為上存在的問題日趨突出。比如，在觀念上強調個人意識，追求個人利益和重視個人價值；在行為上，以自我為中心，用金錢來衡量自己工作的價值，把名和利作為工作的出發點；在思想上，缺乏敬業精神和無私奉獻的高尚品德，對自己的得與失斤斤計較；在業務上，缺乏鉆研業務的干勁，不思進取，等等。這些現象和問題的存在，嚴重阻礙了高校辦學質量的進一步提升。因此，提高高校檔案管理人員的職業素質，不僅能夠使之確立愛崗敬業、誠實守信、不斷進取、服務學校、奉獻社會的基本行為準則，而且有利于部門形象的提升，使檔案管理在辦學發展中的作用更為有效地發揮出來。再次，提高高校檔案管理人員的職業素質，是檔案管理技術進步的客觀要求。信息時代，檔案的載體形式、種類、數量、用途和管理方式都會發生很大的變化，以互聯網、計算機為代表的新的“書寫”技術、存貯技術和信息傳輸手段，在行政管理中將發揮越來越大的作用。這表明檔案文件的數量在日益增多，檔案載體正在從傳統的紙質檔案和少量的聲像檔案向紙質檔案與電子檔案并存的方向發展。隨著時間的推移，電子檔案所占的比例會越來越多，這些都是傳統的檔案管理工作中所不曾遇到的問題。特別是進入新世紀后，檔案的用途范圍也在不斷擴大。信息時代為高校檔案管理工作帶來的機遇和挑戰，歸根結底是需要有能力、有知識來解決這些新問題、面對這些新挑戰、抓住這些新機遇的專業人才，因此，高校必須培養一支具有較高職業素質的檔案管理人才隊伍。

二、高校檔案管理人員職業素質現狀

首先，高校檔案管理人員的文化水平偏低。以北華大學為例，雖然檔案管理人員不少，但是科班出身的高學歷人員不多，鮮有精通檔案管理業務者。就檔案管理人員的學歷構成來看，其中研究生學歷占24.1％，本科學歷占40.7％，大專學歷占39.4％，大專以下占6.8％。這說明，高校檔案管理人員整體文化水平較低，表現為缺乏創新意識，理論水平不高、學術意識不強，很多高技術和現代化工具使用率不高，無法適應信息化時代檔案管理工作的需要。檔案管理人員素質低下的問題在民辦高校表現得更為突出。在長春大學旅游學院只有專職檔案管理人員兩人（資產管理處一人、校長辦公室一人），其中一人只經過簡短的培訓即上崗，另一人自上崗至今未曾經過任何培訓，僅僅通過師徒式的傳授就上崗了。在其他高校專職檔案管理人員當中，未受過專業培訓的占40%，接受過基礎培訓的占50%，畢業于檔案管理專業、受過系統教育的不足10%，即絕大多數檔案管理人員都是“半路出家”，這就導致了高校檔案人員的職業素質不是短期內能夠得到迅速提升的。其次，高校檔案管理人員的外語知識水平普遍較低，多數檔案管理人員缺乏基本的外語讀寫能力，因此涉及外文檔案的時候，或者手足無措，或者需要借助翻譯來進行，使學校的很多外文檔案無法得到有效利用。特別是一些檔案，由于檔案管理人員的職業素質不高，使泄密風險大增。隨著信息化時代的到來，互聯網改變了檔案的存儲和讀寫方式，這就要求檔案管理者必須不斷提高信息化技能。但是以北華大學為代表的地方高校，由于檔案管理者知識結構老化，導致檔案管理工作長期處于低水平徘徊狀態。由此可見，高校必須下大力氣提高檔案管理者的職業素質。

三、提高高校檔案管理人員職業素質的思路

首先，高校要加強檔案管理人員的業務培訓，使之盡快熟悉、適應現代化的檔案管理技術。高校要從自身實際出發，積極開展檔案管理人員的培訓和交流工作，可以定期去兄弟院校進行參觀學習，使其專業素質在學習中得到有效提升?；诖?，高校要組織檔案管理人員開展在職進修，擴大崗位培訓的范圍和內容，使之在掌握理論知識的同時提高職業道德水平。高校特別要扎實開展檔案管理人員的保密教育工作，做到不該看的不看、不該記的不記、不該聽的不聽。2017年秋季開學伊始，齊齊哈爾大學以校史館面向全校開放為契機，加大檔案管理人員的培訓力度，在開展專業技能培訓的同時，選送一批年富力強的檔案管理人員進修檔案管理專業研究生的課程，極大拓展了檔案管理人員專業素質的提升空間。不僅如此，齊齊哈爾大學檔案館、校史館每年組織形式多樣的學習實踐活動，敢于直面問題、敢于揭短，形成了人人熟知檔案、人人善用檔案的良好態勢。其次，高校要建立健全競爭機制，建立有效的激勵機制。在高校內部，由于檔案管理工作看起來不如教學、科研工作重要，導致了檔案管理人員工作熱情不高，其潛能沒有充分發揮。因此，高校要采取有力措施改變這一狀況，采取競爭上崗的方式，建立競爭機制，使檔案管理人員產生危機感、緊迫感，不斷激勵檔案管理人員“自發、自覺地去學習新知識、新技能，不斷提高自身的職業素質。”高校要積極推進分配制度改革，在職稱評定和業務考核過程中向檔案管理人員傾斜，調度其工作的積極性。對那些業務成績突出、職業素質高的年輕檔案管理人才，學校主管部門要采取低職高聘的方式大膽提拔任用。高校要想方設法為檔案管理人員提供更為廣闊的發展空間，最大限度提供拴心留人的環境，唯有如此才能真正提高檔案管理工作的質量。再次，高校要采取有效措施，提高檔案管理人員自我提高的意識。要提高檔案管理人員的職業素質，應采取走出去的辦法，與地方圖書館、博物館開展學習交流活動。2017年秋季學期伊始，齊齊哈爾大學組織檔案館、學校辦公室的檔案管理人員到齊齊哈爾市檔案館開展交流活動。為了達到相互促進、相互提高的目的，雙方聯合舉辦了崗位技能比賽，高校與地方檔案管理人員同臺競技，相互取長補短，極大地激發了高校檔案管理人員提升職業技能的意識，使之充分認識到檔案管理工作的重要性，認識到自身職業素質的高低關系到學校未來的發展。對于處于辦學發展關鍵期的高校而言，如何提高檔案管理人員的職業素質，是有效發揮檔案作用的關鍵。因此，高校要下大力氣將檔案管理工作的重心轉移到依靠科學技術進步和提高檔案管理人員的素質上來，唯有如此才能真正建好檔案、管好檔案、用好檔案。

參考文獻：

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摘要 檔案信息作為公務和經濟活動的記錄，與事業單位的經營活動發展密切相關，在未來信息網絡中占有重要的位置，檔案管理工作已成為一種重要的國家戰略資源，檔案數字化管理已成為檔案管理部門必須強化的一項重要工作。

關鍵詞 企業；檔案管理；數字化

檔案管理工作是一種重要的國家戰略資源，檔案數字化管理已成為檔案管理部門必須強化的一項重要工作。事業單位檔案是在業務辦理過程中形成的對業務辦理過程的記錄，具有很強的專業性。數字化管理是國土資源檔案管理今后的方向，本文闡述了檔案數字化管理的優勢，重點分析了檔案數字化建設存在的問題及對策措施，對加強檔案數字化建設有著重要參考價值。

1 檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，事業單位檔案在開采信息資源中占據著不可或缺的重要地位，在事業單位的發展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價值的充分發揮?？偨Y其原因，主要有以下幾個：一是，企業檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統，不能滿足相關生產和管理的需求，這就對檔案信息資源的利用積極性產生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業的人才，這直接導致其在管理中有很多薄弱環節，缺乏創新意識，不能創造出高質量的工作成果；三是，一些檔案管理人員認為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動的思想和情緒，這對檔案資源的開發和利用帶來了不良影響；四是，檔案管理信息化水平不高，事業單位普遍存在對于檔案信息化的建設管理工作不夠重視，認為檔案信息化管理只是走個過場，響應現代化信息建設的發展要求，很難為事業單位的發展帶來可觀的經濟效益，導致事業單位的檔案管理工作不能滿足事業單位信息化發展建設的要求。

2 檔案管理和利用工作的開展措施

2.1 檔案管理要采用現代化的方式

事業單位檔案管理的現代化主要體現在其管理思想的現代化、管理手段的現代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領導的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強各部門的群體檔案意識，將各個部門與檔案管理部門之間的關系理順，靈活地利用材料，徹底改變在傳統檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務質量的重要作用。隨著信息科技的發展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統應該充分考慮將辦公自動化與檔案管理充分融合起來，通過先進的科學技術促進檔案管理數字化和現代化的共同實現。另外，從管理手段上來說，現在事業單位檔案管理的現代化程度正在不斷地提高，以計算機技術為核心的檔案保存技術已經得到了廣泛的應用，并在檔案的整理、查閱以及網絡平臺上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過以計算機為基礎，將檔案分類輸入可以實現共享，這不僅能夠有效的節省檔案的保管空間，同時還可以實現高效、方便、快捷、準確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

2.2 健全檔案管理體系，完善管理制度

檔案具有數量大、門類多、專業性強、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點，正是因為這些特點的存在，我們在進行檔案管理的時候要始終以科學、完善以及高效為目標。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實現，可將其分為領導、管理還有整理這三個層次，每個層次的工作都由不同的部門和人員負責。同時還要加大事業單位對檔案管理的投入，從基礎設施方面為檔案的管理提供夯實的條件，并且還要定期組織管理相關的人員參與檔案管理知識的培訓課程，進一步促進檔案管理工作的現代化和科學化。另外，在管理制度方面，首先要對歸檔的范圍、移交的時間等進行明確的規定，以保證歸檔資料的及時性和完整性；其次要采用獎懲制度，對管理好的人員和部門給予相應的獎勵。

2.3 加強檔案信息資源的宣傳和交流

事業單位檔案室在日常的工作中要不斷的對檔案宣傳體系和交流體系進行完善，這對于提高檔案的利用率具有積極作用。從檔案的宣傳來說，事業單位應積極開展多種不同形式的講座、座談會還有報道等對信息系統和檢索途徑的介紹，通過這種方式提高檔案室工作人員、領導還有管理人員等的檔案意識。從檔案的交流體系方面來說，在當今時代，有效的運用信息資料是科研成果以及其他各種信息資料等獲取效率的決定因素，再加上現在產業發展速度飛快，技術和信息的更新速度也是日新月異，因此在事業單位的檔案管理中應該打破封閉的管理方式，在事業單位和事業單位之間建立通暢的交流途徑和體系，定期進行檔案信息資源的共享，以彌補檔案資源不足的缺陷，這對于促進事業單位的進展具有積極意義。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

為了做好數字化檔案管理工作，檔案工作者一定要具備必要的信息能力。首先，檔案管理人員必須加強對新知識和新技能的學習和積累，不斷提高信息收集和管理的能力，充分發揮主觀能動性和創造性，努力提高自身的知識水平和管理能力，由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。其次，在思想政治方面，檔案人員要認真學習檔案相關的政策法規并在工作中嚴格遵守，熱愛檔案事業，在工作中做到嚴謹認真，求真務實，保證檔案資料的真實性，確保檔案資料管理工作的順利開展。

3 小結

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看作所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

參考文獻

[1]喬麗.民營企業檔案管理數字化轉型的問題與對策[J].蘭臺世界，2011.

篇（7）

       作要求變動較大。我們及時對在建項目施工單位、監理單位針對建設工程竣工檔案移交電子目錄、CAD竣工圖光盤等變動進行重點培訓。向開發區檔案館移交的天大科技園軟件大廈、高科技工業園三期C標段工程竣工資料、金融街二期主體及貨幣發行庫樁基竣工資料已完全符合檔案局新制訂的檔案整編要求，并順利通過驗收檢查?，F金融街二期進入工程資料預驗收。完成津濱雅都高層住宅工程竣工資料、圖紙的歸檔工作，向津濱創輝、物業等公司移交圖紙的工作。配合一、二分公司完成、津濱磁電、新材料高科技工業園廠房辦理產權證事宜，

   2、 參加泰達控股召開的XX年工作總結及XX年工

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2.檔案資料不夠完整。農戶小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經歷貸款申請、貸前調查、貸時審查、簽訂借款合同、發放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問題的不良貸款等諸多環節，要在風險管理、業務經辦等不同業務部門及不同人員之間協作完成。貸前調查文件、調查報告、簽批、決策等貸款相關材料產生于不同業務部門，這些文件形成時間有的相隔幾天，有的相隔更長，更有跨年度審查、簽批類的資料，在這類檔案資料的流轉過程中，基層行一線人員在實際操作中，由于時間匆忙，特別是農戶小額貸款的特殊性，農戶時間較緊，有的銀行為注重服務，在貸款時往往上門服務，這樣就導致了日常信貸資料積累不及時，產生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現象，同時目前一些基層行客戶經理調動較頻繁，外出培訓、提拔、交流等，往往忽視了對信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。

3.檔案資料不夠嚴謹。信貸檔案資料是貸款真實性的反映，也是銀行與客戶借貸雙方的重要依據。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對資料搜集填寫不重視，不規范，主要表現為：一是貸款申請書、調查審批表中缺失內容較多；二是借款合同填寫不符合要求，有的連貸款單位的負責人或授權人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統查詢不規范，有些網點對人行征信系統查詢只有一個客戶經理簽名，有些貸款客戶缺少人行征信系統查詢授權。四是擔保手續有漏洞。主要表現為擔保法人代表未簽名，擔保機構缺少營業執照復印件等。這些農戶小額貸款檔案資料存在的問題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來嚴重的金融信貸風險，可能產生極大的危害。

4.檔案資料的管理不規范。雖然上級行對農戶小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實際操作中對農戶小額貸款檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農戶貸款業務一開辦，大批量的客戶擁入，一戶客戶就有一戶檔案，加上基層網點人手緊，不可能及時整理上交，而作為負責檔案集中管理的支行一級也因未配備相應的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細、查詢不便、歸檔移交手續不清、責任不明，有的由于沒有及時上交而長時間未整理歸檔，缺乏規范的檔案管理設施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農戶小額貸款業務是農行近年來推出的新業務，由于這項業務具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農戶多等特點，這給農戶小額貸款檔案管理帶來了難度，針對當前存

在的問題，為了加強農戶小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者認為可采取以下對策，以健全與完善信貸檔案管理。

1.抓認識，提升信貸檔案管理水平。要做好農戶小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶經理對信貸檔案工作重要性的認識。加強對客戶經理規范化操作、法律意識和法律知識的培訓，更新觀念，化被動為主動，提高客戶經理的業務素質和工作責任心。落實崗位責任制度，按實際信貸工作分工，根據貸款類別、單位不同來確定相應信貸檔案責任人，加強貸款申請、貸前調查、貸時審查、貸后跟蹤，建立獨立的信貸檔案，監測信貸風險。

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信貸檔案是指銀行在辦理信貸業務過程中產生的，用以記錄和反映信貸業務全過程及信貸客戶關系，并具有保存價值的文件材料的總稱，是銀行與客戶間債權、債務關系的憑證，是保全銀行信貸資產的重要法律依據，是銀行檔案的重要組成部分，主要由客戶基本資料、相關契約憑證和銀行內部的信貸管理資料等組成。隨著農發行建設現代化銀行工作的深入，對信貸檔案管理提出了更高的要求，同時，由于近年來金融案件時有發生，使得信貸檔案在信貸風險管理中的地位和作用日益凸現，筆者僅對目前基層農發行信貸檔案管理現狀，提出一點淺見。

一、信貸檔案管理工作的作用

加強信貸檔案管理是檢驗信貸員辦理貸款的手續是否 合規、資料是否齊全，是否有逆向操作等現象，而造成人為 的信貸風險。通過歸檔前的檢查，可以矯正信貸員在辦理貸 款過程中的不認真，不負責的工作態度，以提高信貸員業務 和思想素質，踏實辦理好信貸業務工作。 隨著農發行業務的不斷拓展，客戶數量的不斷增加，信 貸管理工作中不斷涌現的新情況和新問題的，勢必引發借款 2 戶的道德風險。農發行的貸款發放通過依法辦理，嚴格按照 《貸款通則》、《合同法》、《擔保法》、《商業銀行法》 及行業管理規定辦理貸款，而借款合同是經濟法的范疇，是 借、貸雙方簽訂的合同，及在簽訂借款合同前、中、后形成 的所有文字材料，都是重要的法律依據。因此，加強信貸檔 案管理，對于依法放貸，確保信貸資金的“安全性、流動性、 效益性”具有至關重要的作用。

二、信貸檔案管理存在問題及原因

農發行自實行規范化管理工作以來，從總行到基層支行都強化了檔案管理工作，較好的使檔案發揮了作用。但由于部分基層農發行對信貸檔案缺乏足夠的認識，導致信貸檔案資料不齊、手續不完善，給今后合規、有效的收回貸款帶來了諸多隱患。

1、重要性認識不夠。實際工作中，信貸檔案管理工作是最容易被忽視的。在競爭激烈的當下，客戶經理往往對信貸檔案管理的重要意義認識不足，日常工作中重營銷、輕檔案的思想，忽略了對信貸檔案的整理與管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合。有的認為“只要業務發展，信貸檔案的好壞意義不大”；有的因為責任心不強，認為檔案能拖則拖，能推則推，導致信貸檔案資料未能及時歸檔。

2、人員培訓力度不夠。由于信貸人員的素質不一、責任心有強有弱，導致信貸檔案管理水平也是參差不齊。特別是農發行近年來很少進行信貸檔案的專門培訓，許多檔案管理人員都是“自學成才”，按照自己的經驗進行資料歸集和管理，達不到信貸檔案的基本要求。實際上，早在2006年，總行專門下發了《中國農業發展銀行信貸檔案管理暫行辦法》農發銀發[2006]308號文件，這一文件對信貸檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用都做了詳細的規定和說明。但是許多信貸人員根本不知道有這個文件，更不用說嚴格按照這個文件去操作。所以，在實際工作中我們許多基層行的信貸檔案管理存在較大的漏洞。

3、信貸檔案資料的操作管理不規范。雖然各銀行業金融機構都對信貸檔案管理提出了管理要求，但在實際操作中對信貸檔案的管理缺少統一的實施細則，操作不夠規范，未能形成有效的規范化管理模式，存在較大的漏洞。借款、合同的簽訂和書寫等不夠規范、詳細、全面，容易造成法律上的無效。一旦貸款出現風險，提出借款糾紛的訴訟，在法律上缺少足夠的支持；分類不清、編目不細、查詢不便；歸檔移交手續不清，責任不明；由于有些銀行業金融機構的信息錄入操作員責任心不強，錄入不及時，造成了企業和個人信用信息基礎數據庫信息不符，給企業和個人信用造成不良影響；信貸檔案日常資料基本由信貸人員保管留存，由于銀行信貸人員、信息錄入操作員流動性比較大，不利于信貸檔案管理的安全性、保密性。

4、只“重”業務發展而“輕”檔案管理。信貸檔案，它是信貸業務每個環節的真實反映，是維護銀行權益的重要依據，如果某一環節的信貸檔案信息資料出現丟失、差錯、泄漏等，將會給銀行的信譽、經濟帶來不可挽回的損失。實際工作中，因檔案管理不善，影響工作效率，造成經濟損失的問題比比皆是。有些基層行對信貸檔案管理的重要意義認識很不足，嘴里說得重要、忙起來次要、落實起來不要，也許這樣的評價有點過頭，但代表了目前基層行的一個普遍現象：在以業務發展論英雄的時代，只重視信貸業務的發展， 而忽略了對信貸檔案的管理，沒有真正地將信貸管理工作與日常的檔案管理工作進行有機結合起來。有的支行領導認為“只要業務發展了，指標完成了，干職工福利待遇保證了， 信貸檔案能應付檢查就行了”。由于領導本身認識的不足，導致一些信貸人員在對信貸檔案的日常管理中，消極對待、敷衍了事，甚至認為檔案管理是信貸后勤或者檔案員的事， 在信貸資料的歸集過程中能拖則拖，能推則推，嚴重影響了信貸資料的及時歸檔。

三、信貸檔案管理的建議

針對以上問題，為了加強信貸檔案管理，保證農發行信貸檔案的齊全完整，充分發揮信貸檔案的作用，防范信貸風險，筆者以為可以采取以下措施，來健全與完善信貸檔案管理。

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檔案管理工作重在數據，隨著目前大數據分析方法的實踐應用，研究者對于檔案管理給予了重新審視，并提出了新的管理方法與思路；在我國財務會計管理方面的改革也有力的促進了會計檔案工作的革新；但是，從現階段的會計檔案管理工作情況分析，其中也存在著一些問題，是發展過程中的問題，也就是說，會計檔案工作還有待進一步去完善，以使檔案管理工作的功能性得到有效發揮。以下就結合存在的問題分析，對規范會計檔案管理的重要舉措展開具體說明。

1 概述

會計檔案屬于經濟檔案，在我國的檔案管理中占據著重要的位置，因為在當前金融市場不成熟、產業轉型、企業由專業化向多元化過渡、資本型運用方式多樣的緊迫形式之下，財務管理、會計核算、檔案管理等工作皆在不斷的變化之中。比如，以上市公司為例，牽涉到必要的信息披露，也關聯著廣大股民的利益，而只有完善的會計檔案，才能將其財務信息、經營狀況、業務項目、成果等進行有效的存檔、披露，為司法部門查詢，以及相關部門對經濟數據進行審核等提供重要依據。

2 現狀分析

新時期我國經濟市場處于極大的變動之中，經濟地位不斷上升的同時，國內的金融市場也進行著巨大的改革，通過一系列現象發現，由于市場的變動性而產生了諸多不正規的經濟行為、甚至違法的行為；而在處理此類事件時，要通過會計檔案中的各項財務數據記錄等進行查詢，尋找證據；通過對這個時期的會計檔案的調查，發現了諸多問題。

比如，在檔案管理中，保存不完整致使數據丟失、電子信息改革僅僅停留于紙質文檔向電子文檔的形式轉化、重視程度低且缺少嚴格的管理意識、在期限與銷毀過程中不規范，尤其是對于會計檔案的價值認識不夠，還有離任后自行存放檔案的行為致使相關信息泄露的問題。從這些淺顯的問題暴露過程中，可以認識到其原因主要是在制度方面、機制運行方面，具體體現在管理執行力不足、專業化程度低、缺少責任意識、監督舉措不力等多個方面。

3 規范措施

1、積極轉變管理思路

根據經濟學家林毅夫的理論，確立了經濟發展中思路決定出路的大原則；所以，在規范會計檔案管理中，需要統一思想，轉變管理理念，從新的思路開辟新的管理路徑；具體建議，以系統論思想進行一般化的構建，從而對會計檔案管理在新時期的不足之處加以反思，并利用各種不足之處實施針對性的思考，構建起一個可操作性強的會計檔案管理體系；

細致的措施需要從制度方面引入責任制度，而在機制中，將評估機制、激勵機制、技術管理機制等進行關聯，以細致的會計檔案管理原則、規范、條例，進行評估指標的確立，然后，以完善、詳細的評估機制，對應性的進行指標復核，以確保會計檔案管理工作的有效性、執行力；也可以在各機制的聯動中增加監督力度，提升管理水平。需要注意的是，這種體系化的構建思路，需要以實際的問題為基礎，進行調查分析；并且，通過對會計檔案本身的內部討論、公開辯論來提升認識，將其價值充分的體現出來，才能更好的使管理體系目標設置明確、實踐有理有據，以達到降低管理成本、提高管理水平的目標。

2、完善會計檔案管理過程

針對以上的問題分析，需要從檔案立卷、保管、信息化革新措施完善、期限管理與銷毀管理、崗位培訓與專業化程度等整個過程進行有效規范。

首先，檔案立卷要以當前的市場經濟行為為導向，如上市公司、資本的不同運行方式等為前提，嚴格執行我國的相關法律規定條例，做好裝訂、蓋章、目錄編寫、日期排列、數據填寫，完成賬簿使用登記表等，在每個環節分清職責；

其次，在保管中，要注意手續的完整性、相關信息的保留，做好移交，保管的專用箱應該細致檢查，確保其防盜、防火、防毒、防潮、防蛀功能；針對離任人員，要做好交接，審查工作，禁止其自行存放檔案，并做好移交工作，妥善辦理完整離任手續；

第三，對于期限已過需要進行銷毀的檔案，需要按照保管期限的不同類型給予處理，并將銷毀的內容、銷毀意見、銷毀信息進行記錄，注重手續、步驟、審批等；

第四，根據現狀，制定成套的培訓課程，提高專業化程度，必要時引進新的人才，以確保在電子信息化轉型的過程中，能夠做好系統防護、操作熟練，提高專業化技能與綜合素質。具體需要依據現狀與解決措施，立足實情，編制基礎的有用課程，并針對不同的崗位實施專門化的崗位培訓，保證其持證上崗。以上這些具體管理過程的實踐要結合上面所說的制度、機制，整體構建、局部落實，保障其持續性。

4 結束語

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隨著金融電子化的推進，銀行檔案管理越來越依賴信息系統，但檔案管理系統單一化的保存功能極大地限制了銀行知識管理水平的提升。為改變這一現狀，大型銀行利用其在資金與管理上的優勢，不斷推廣知識管理，特別是直接引進成熟的知識管理系統，極大地提高了知識資源的開發利用率，但中小銀行在資金與管理上的劣勢使其在知識管理推廣及知識管理系統建設方面仍處于落后局面。因此研究中小銀行檔案管理系統的升級問題對提升知識資源的開發利用水平具有重要意義。通過文獻研究發現，對中小銀行檔案管理系統研究的文獻不僅數量少，而且研究方向局限在普通檔案管理系統的設計與應用方面，并沒有關于檔案管理系統升級問題的研究，致使中小銀行檔案管理系統的升級缺乏理論支撐。基于此，本文提出了“知識化升級”模式，知識化升級是指運用知識管理與系統集成原理對組織現有系統進行升級改造以提高知識資源利用率的過程，一方面為中小銀行檔案管理系統的升級提供理論支撐，另一方面為中小銀行推行知識管理提供有效切入點。

一、中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性與可行性

（一）中小銀行檔案管理系統知識化升級的必然性分析

中小銀行檔案管理系統的知識化升級具有內部推力與外部拉力的雙重動力。內部推力因檔案管理系統對業務的支撐力不足而產生，分散于各業務部門的檔案管理系統由于檔案資源的封閉性，在開發利用上沒有很好地開展橫向協作交流，[1]僅僅發揮了檔案保存的功能，沒有為銀行轉向服務型組織提供有效支撐。外部拉力因知識管理系統對檔案管理系統的比較優勢產生。知識管理系統具有功能全面及互動性強等優點，可充分發掘檔案資源的內在價值，而不僅僅是被動保存檔案。

（二）中小銀行檔案管理系統知識化升級的可行性分析

1.檔案與知識的內在聯系是知識化升級的邏輯前提。一方面，檔案具有知識屬性，無論是實體檔案還是電子檔案均蘊含豐富知識；另一方面，知識具有多樣性，檔案是知識的重要子集，銀行知識資源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知識管理系統。

2.檔案管理與知識管理的內在聯系是知識化升級的理論基礎。檔案管理正處于由“分布式”“實體化”向“集中式”“電子化”模式轉變的階段?！凹惺健笔垢鳂I務部門的檔案有了橫向交流的機會，“電子化”則為檔案的知識挖掘提供了數據支撐，兩者促使銀行的檔案管理模式開始轉向“檔案知識管理模式”。[2]檔案知識管理不僅可以提升銀行檔案管理的知識化水平，還可以使銀行逐漸形成簡單的知識管理，從而在循環中不斷提升銀行的管理水平。

3.檔案管理系統與知識管理系統的內在聯系是知識化升級的技術依據。維娜?艾莉的知識“波粒二相性”理論認為知識既具有實體性，又具有過程性。傳統的銀行檔案管理系統，側重從實體視角管理知識，主要管理可編碼化知識。但強調知識共享與創造的過程視角更加符合銀行日益復雜化的業務需求，知識管理系統則為過程視角的產物。

二、中小銀行檔案管理系統知識化升級的基本原則

（一）堅持集成化的設計原則

銀行的各項業務會產生不同類型的檔案，檔案管理、知識管理與業務流程管理具有密切聯系，為使三者緊密結合，“檔案知識管理”系統應與企業各種業務系統有機融合、充分集成，而不是作為一個單獨的、專門的系統存在。[3]

（二）堅持以業務為驅動，以流程為依托

流程導向模式（BRK模型）認為檔案資源對業務流程存在全過程的支持，[4]而中小銀行的檔案管理系統又內嵌于各個業務流程中，因此知識化升級必須堅持以業務為驅動，以流程為依托。

（三）堅持以用戶為中心，以需求為導向

檔案管理系統的知識化升級必須堅持以用戶為中心，做好需求分析，在集成檔案管理系統的基礎上，逐步增加知識共享、知識推送等模塊，并堅持在后期運行中不斷進行系統優化。

（四）堅持以編碼化為主，人性化為輔

銀行業務具有高度標準化和穩定性等特點，積累了大量易于編碼的顯性和隱性知識，因此以知識編碼化為切入點，逐步推廣人性化的知識管理理念是中小銀行有效實施知識管理的藍圖。

（五）堅持自主集成為主，軟件外包為輔

隨著集成技術的日益成熟，軟件的集成成本與難度不斷降低。由于資金劣勢，中小銀行較為可行的方式是以堅持自主集成為主，在集成各類檔案管理系統的基礎上，逐步添加一些簡單的知識管理功能模塊，特別復雜的模塊則可外包給專業軟件公司。

（六）堅持開放性與安全性并重

銀行檔案具有高度機密性，所以系統必須建立嚴格的權限制度規范檔案開放，但知識管理的有效實施依賴于知識共享，只有充分共享各類知識資源，知識管理才會成為有源之水，因此系統升級必須堅持開放性與安全性并重。

三、中小銀行檔案管理系統知識化升級的路線與關鍵技術

中小銀行具有組織層級少、人員規模小、業務種類少等特點，所以現有檔案管理系統基本能支撐其業務活動，高跨度或直接引進的升級模式并不適合中小銀行，因此筆者提出了漸進式的升級路線，即首先運用集成技術對現有的檔案管理系統進行無縫化連接，然后根據需求分析添加相應的知識管理模塊，同時逐漸推廣知識管理理念，并結合系統運行中出現的問題不斷改進現有系統，最終建成高效益、多功能、人性化的知識管理系統。在升級過程中，技術選擇至關重要，因此筆者根據知識化升級的實際要求，總結了檔案管理系統知識化升級的關鍵技術。具體如下： （一）中間件技術。中間件技術是最成熟的集成技術之一，廣泛應用于信息系統的集成領域。中間件介于應用系統和系統軟件之間，可銜接網絡上應用系統的各個部分，同時屏蔽了底層操作系統的復雜性，降低了程序設計的難度。[5]

（二）Web2.0相關技術。Web2.0相較于Web1.0的優勢在于更加以人為本，體現了人人參與的互聯網精神，這與知識管理的分享理念十分契合，Web2.0技術可極大提升組織的隱性知識管理水平。中小銀行適合采用以下技術：

1.Blog技術。Blog是一種在網絡上自由個人日志的網絡交流方式，其他用戶可以對相關日志進行評價，從而促進知識互動。

2.Wiki技術。Wiki是一種社會互動式編寫形式，不同用戶可以自由編寫與完善相關類目，最終形成一個可不斷更新的知識目錄。

3.RSS技術。RSS可以聚合多樣化的信息來源，并可自動過濾無用甚至有害信息，用戶可通過RSS訂閱自己感興趣的知識。

（三）J2EE技術。J2EE是Sun公司為企業級應用推出的標準平臺，它把各類不同的組件、服務架構及技術的層次包含其中，使得依循各種J2EE架構的不同平臺之間存在良好的移植性、兼容性。

（四）PHP技術。PHP是由Java語言和C語言混合而成的語言，具有極強的兼容性與可擴展性，可以實現系統的跨平臺操作，具有開放的源代碼，易于系統的不斷完善和升級。

四、中小銀行檔案管理系統知識化升級的具體策略

（一）普及知識管理理念

檔案管理系統的知識化升級不僅是技術的升級，更是管理理念與方法的升級。因此在升級過程中，要不斷宣傳知識管理的理念與方法。

（二）盤點知識，評估現狀

知識化升級的目的是幫助中小銀行建立科學有效的知識管理體系，在系統升級之前，必須要對包含檔案資源在內的知識資源進行盤點并評估組織的知識管理現狀，以便有效支撐知識化升級的持續推進。

（三）統籌規劃，協同推進

中小銀行檔案管理系統的知識化升級是需要各部門配合的系統工程，因此應建立相關領導小組負責知識化升級的統籌規劃，并制定部門間的協調機制以推進知識化升級工作。

（四）突出重點，全面推進

中小銀行應根據自身情況，堅持以檔案管理為重點，形成良好的檔案管理制度，實現組織知識的高度編碼化，并以此為切入點，全面推進知識管理。

（五）增強系統柔性

檔案管理系統的知識化升級是一項持續性工作，必須樹立長遠觀念，在知識化升級過程中合理增強系統柔性，提高系統兼容性，為今后檔案管理系統的持續升級打好基礎。

（六）選擇適合的升級技術

技術選擇是知識化升級成功的重要因素，因此在選擇技術時，不能僅考慮技術的先進性，還要充分結合成本、功能需求以及系統兼容性等因素，堅持以最優成本完成知識化升級。

五、檔案管理系統知識化升級的發展趨勢

檔案管理系統的知識化升級與信息技術和檔案理論的發展密切相關。一方面，由于檔案管理正經歷由實體管理向電子管理、知識管理的轉變，所以未來的檔案管理系統必將融合更多的知識管理功能；另一方面，隨著大數據、云計算以及物聯網等信息技術的深入發展，檔案管理系統將不斷融合最新的信息技術以提升其知識化水平，如可設計一種基于RFID技術的智能檔案管理系統，實現對檔案的自動化、智能化管理；[6]在大批量電子文件的鑒定方面則可引入大數據技術以實現文件鑒定的智能化操作；通過云存儲技術實現檔案資源的異地存儲等。

注釋及參考文獻：

[1]張玉芬.銀行檔案管理的問題與對策[J].浙江金融，2007（7）：63.

[2]徐擁軍.企業檔案知識管理模式―基于雙向視角的研究[J].檔案學通訊，2007（5）：50-53.

[3]徐擁軍.“檔案知識管理”系統構建的原則與策略[J].檔案學通訊，2009（2）：58-62.