城建檔案數(shù)字化管理大全11篇

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調(diào)閱費(fèi)力、耗時(shí)以及占用空間大等。應(yīng)加強(qiáng)城市檔案管理的信息化建設(shè)，增強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化能力。為此，要借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現(xiàn)城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設(shè)指標(biāo)和要求

城建檔案信息化的指標(biāo)是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的前提條件和基礎(chǔ)保障，也是檔案信息化建設(shè)的主要方式。在城建檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，它逐步成為一個(gè)關(guān)鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。為此，應(yīng)嚴(yán)格要求檔案信息的搜集、整理、儲(chǔ)存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關(guān)人員根據(jù)行業(yè)規(guī)范和國(guó)家要求，制定有關(guān)指標(biāo)規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強(qiáng)信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務(wù)的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務(wù)的要求；③管理性的指標(biāo)和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設(shè)備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設(shè)城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設(shè)城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應(yīng)參與前期的方案探究與調(diào)研事項(xiàng)，并認(rèn)真調(diào)試測(cè)試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一電子政務(wù)資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點(diǎn)，使其可從更高的視角上進(jìn)行信息化建設(shè)，大大提高城建檔案管理效率。對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，應(yīng)在實(shí)現(xiàn)各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺(tái)與軟件平臺(tái)，提升網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)。

3 設(shè)計(jì)城建檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫儲(chǔ)存

目前，城建檔案管理信息化的基礎(chǔ)性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，城建檔案信息化建設(shè)的另一重點(diǎn)是管理和設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫。因此，要科學(xué)設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫。首先，城建檔案管理數(shù)據(jù)庫需涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數(shù)據(jù)庫不同，文件的儲(chǔ)存格式也不同，所有的數(shù)據(jù)庫間存在相互聯(lián)系，在用戶調(diào)取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對(duì)其實(shí)施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數(shù)據(jù)的工具。在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫的過程中，要借助先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個(gè)系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設(shè)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)遵循科學(xué)與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應(yīng)用及管理城建檔案信息資源

在應(yīng)用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點(diǎn)。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機(jī)制。立足于我國(guó)相關(guān)的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責(zé)任與權(quán)限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質(zhì)，有效實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化建設(shè)。

5 注重建設(shè)城建檔案管理的信息化人才隊(duì)伍

城建檔案信息化的一個(gè)重要保障是具備一支綜合素質(zhì)較高的信息化人才專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)人才隊(duì)伍除要提高內(nèi)部管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)培訓(xùn)、引進(jìn)現(xiàn)代化的管理人才和信息技術(shù)開發(fā)的技術(shù)性人才，以優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。尤為關(guān)鍵的是，要不斷更新各個(gè)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域和結(jié)構(gòu)，確保城建檔案信息化具備一個(gè)優(yōu)秀的引路人，且形成一支強(qiáng)大的人才隊(duì)伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術(shù)開發(fā)工作者緊密配合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化建設(shè)。

6 結(jié) 語

城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)處于一個(gè)理想的發(fā)展階段，人們的認(rèn)知能力與思想意識(shí)的改變決定了其發(fā)展趨勢(shì)與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應(yīng)創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢(shì)和新形勢(shì)，確保城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)能有效推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)文明的進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

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就以往來說，城建檔案主要是利用人工紙質(zhì)的方法進(jìn)行保存管理，其成套性的特點(diǎn)決定了城建檔案存儲(chǔ)占用面積大，且案卷之間密不可分的有機(jī)聯(lián)系會(huì)使查閱檔案時(shí)調(diào)卷量大，因而常常出現(xiàn)要查閱某個(gè)問題時(shí)需要調(diào)閱幾卷甚至幾十卷檔案，且所需要的信息還要經(jīng)過人工的方式再進(jìn)行甄選，致使調(diào)閱耗時(shí)長(zhǎng)，工作效率低下。其次，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，反過來又為城市規(guī)劃、管理及新建、改擴(kuò)建工程提供依據(jù)。隨著城市建設(shè)的不斷發(fā)展，城建檔案調(diào)閱次數(shù)的遞增會(huì)使紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞，尤其是比較久遠(yuǎn)的檔案材料，其損壞幾率會(huì)大大增加。再次，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料有時(shí)因保管條件的限制，會(huì)導(dǎo)致字跡模糊；紙張發(fā)黃變脆，而一旦遭遇自然災(zāi)害(水災(zāi)、火災(zāi)等)侵襲，便會(huì)毀于一旦。最后，傳統(tǒng)檔案管理在廣度及深度上存在一定的缺陷，只能實(shí)現(xiàn)館室間的調(diào)閱查看，無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)閱，資源共享性及交換性較差。這一系列問題的存在使得城建檔案的管理工作面臨嚴(yán)重阻礙，城建檔案存儲(chǔ)量的不斷增加，各級(jí)城建檔案館都面臨著庫房面積的不足、查找利用效率低下、紙質(zhì)材料容易磨損等問題。但城建檔案數(shù)字化既節(jié)省了檔案存儲(chǔ)空間又方便查找、利用，從而保護(hù)檔案資料，提高檔案管理工作的效率。

二、數(shù)字化在城建檔案管理中存在的問題

就目前來看，數(shù)字化在城建檔案管理中仍然存在一定的問題，其中最為嚴(yán)峻的問題便是檔案的長(zhǎng)期存取。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的存儲(chǔ)載體及保存期限較佳，具有較高的可靠性。相比之下，數(shù)字化城建檔案信息存儲(chǔ)時(shí)間受物質(zhì)載體性能的影響，其性能的優(yōu)劣會(huì)對(duì)存儲(chǔ)時(shí)間產(chǎn)生直接的影響，因而要對(duì)存儲(chǔ)載體的使用性能以及穩(wěn)定性能進(jìn)行合理確定，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案無法正常使用的情況。其次，數(shù)字化城建檔案信息完整性及安全性偏低，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理借助紙質(zhì)材料實(shí)現(xiàn)，紙張作為城建檔案信息的重要載體，其信息完整性、安全性較高，因而具有較強(qiáng)的法律效益。相對(duì)而言，數(shù)字化信息管理的安全性和完整性較差，原始檔案信息的保存風(fēng)險(xiǎn)較大，易受多種因素影響，因而其法律價(jià)值需要一段時(shí)間才會(huì)體現(xiàn)。數(shù)字化的檔案管理需要實(shí)現(xiàn)資源的共享，因而需要制定統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資源共享問題進(jìn)行約束和規(guī)范，提高檔案信息的安全性。但就目前來看，我國(guó)的數(shù)字化城建檔案信息管理的相關(guān)約束規(guī)范還不健全，這在一定程度上對(duì)信息資源的交換和共享造成了一定的阻礙。另外，由于城建檔案具有成套性的特點(diǎn)，決定了每套工程檔案中有部分資料的利用率極低，可以說是只有工程不出現(xiàn)大的質(zhì)量問題，在長(zhǎng)長(zhǎng)的保管期限內(nèi)基本上處于休眠狀態(tài)，這部分檔案資料從數(shù)字化的成本和社會(huì)效益來看明顯不匹配，因此從事城建檔案數(shù)字化還應(yīng)該從成本和社會(huì)效益兩方面進(jìn)行考慮。

三、提高數(shù)字化在城建檔案管理中作用的舉措

(一)落實(shí)檔案前期準(zhǔn)備工作

要想強(qiáng)化數(shù)字化城建檔案管理的作用，首先應(yīng)重視檔案的前期規(guī)劃準(zhǔn)備工作，即將以往使用的紙質(zhì)材料全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字材料，因而工作量較大，且存在一定的信息改變風(fēng)險(xiǎn)。因此，在使用數(shù)字化管理城建檔案時(shí)，應(yīng)先了解檔案館的館藏，通過調(diào)查分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的歸檔及數(shù)字化的規(guī)劃。在進(jìn)行城建檔案規(guī)劃工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)范流程，捋順工作重心，落實(shí)檔案前期準(zhǔn)備工作，奠定數(shù)字化的應(yīng)用基礎(chǔ)，強(qiáng)化其在城建檔案管理中的重要作用。其次，還應(yīng)根據(jù)數(shù)字文檔資源共享的特點(diǎn)制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，完善規(guī)范體系，一般包含：數(shù)字化檔案規(guī)范管理體系、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系等等。通過系列標(biāo)準(zhǔn)體系的建立實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的采集、提取、整理以及安全維護(hù)，確保其安全完整性。最后，根據(jù)各工程項(xiàng)目的實(shí)際出發(fā)，對(duì)查找、利用率高的檔案如：項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段及竣工驗(yàn)收文件、竣工圖紙應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化加工，對(duì)利用率極低、基本處于休眠狀態(tài)的檔案應(yīng)考慮小部分或完全不進(jìn)行數(shù)字化，以此來控制城建檔案數(shù)字化成本。

(二)有效建立數(shù)字檔案館

城建數(shù)字檔案館對(duì)于推動(dòng)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動(dòng)數(shù)字化在檔案管理中的應(yīng)用。在城建檔案管理過程中，數(shù)字化的應(yīng)用能夠從一定程度上轉(zhuǎn)換檔案管理模式，使其由以往的被動(dòng)管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的信息管理模式。為實(shí)現(xiàn)檔案信息合理利用以及資源的共享，城建檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國(guó)信息化建設(shè)要求來看，城建檔案管理部門是較為重要的社會(huì)資源外在反映部分，因而應(yīng)充分利用檔案館的信息共享平臺(tái)，為信息資源提供展示場(chǎng)地，全面推動(dòng)數(shù)字化城建檔案管理工作的正常有序開展。

(三)提升相關(guān)檔案管理人員素質(zhì)

受以往檔案管理模式的影響，部分檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用還存在認(rèn)識(shí)上的不足，急需培養(yǎng)新型的檔案管理專業(yè)人才。實(shí)際人才培養(yǎng)過程中，不僅要注重對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，還應(yīng)注重現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用人才的培養(yǎng)，優(yōu)化管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，并及時(shí)更新領(lǐng)導(dǎo)階層的管理知識(shí)，改變其知識(shí)結(jié)構(gòu)，從而領(lǐng)導(dǎo)員工做好數(shù)字化檔案管理工作。結(jié)合信息開發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化在城建檔案管理中的重要作用。

篇（3）

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)和人們的生活形成了越來越緊密的聯(lián)系，各類應(yīng)用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中。檔案數(shù)字化，是城建檔案管理邁向信息化時(shí)代的必由之路。它首先可以解決存儲(chǔ)檔案日益空間匱乏的問題。通過對(duì)數(shù)字內(nèi)容的管理，利用采集的新的管理模式，對(duì)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案信息進(jìn)行優(yōu)化整合以及做到更加的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實(shí)現(xiàn)最大化利用，更能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)珍貴的檔案信息長(zhǎng)期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環(huán)節(jié)從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

一、信息管理是城市建設(shè)檔案工作發(fā)展的必然要求

城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。在我們建設(shè)領(lǐng)域時(shí)，產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證，在信息時(shí)代城建活動(dòng)中的真實(shí)歷史，作為記錄長(zhǎng)期保存下來并向社會(huì)隨時(shí)提供利用。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)必然使得城建檔案工作走進(jìn)科技時(shí)代與數(shù)字化時(shí)代。

二、對(duì)城建檔案信息化工作的指導(dǎo)思想

我國(guó)建設(shè)部城建檔案工作辦公室，根據(jù)國(guó)家城建檔案發(fā)展的需求，組織有關(guān)專家，在總結(jié)，近年來我們國(guó)家電子文件和電子檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上，借鑒國(guó)際上先進(jìn)的科研成果、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，制定了《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》〔建辦檔（2004）39號(hào)〕、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發(fā)了關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標(biāo)準(zhǔn)的頒布和實(shí)施對(duì)全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)起了積極的促進(jìn)作用。這些《規(guī)范》和《標(biāo)準(zhǔn)》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗(yàn)收、移交電子文件和加強(qiáng)電子檔案管理的依據(jù)。

三、城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)

《全國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》提出要構(gòu)筑“三網(wǎng)”城建檔案內(nèi)部局域網(wǎng)、城建檔案信息上因特網(wǎng)、參與當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)和“一庫”城建檔案建設(shè)信息庫的基本框架?？傮w目標(biāo)就是為社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、城市建設(shè)的發(fā)展提供城市建設(shè)檔案數(shù)字資源信息，以滿足政府、公眾對(duì)城市建設(shè)檔案資源的需求與利用。

（一）利用現(xiàn)代信息化管理手段，以當(dāng)前建設(shè)工程項(xiàng)目為首，以建設(shè)工程報(bào)建開始，從而收集各個(gè)部門在工程建設(shè)過程當(dāng)中的相關(guān)方面信息（主要有報(bào)建信息、工程驗(yàn)收備案情況、房地產(chǎn)預(yù)售狀況等信息），實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程的動(dòng)態(tài)可視管理。

（二）通過城市地下綜合管線動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統(tǒng)以及建立動(dòng)態(tài)地下管線數(shù)據(jù)庫的更新和管理工作做好鋪墊。

（三）建立城建檔案空間型數(shù)據(jù)庫，建立城建實(shí)物檔案的信息管理和城市空間信息管理結(jié)合為一體，為了全面實(shí)現(xiàn)城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發(fā)展空間。

（四）通過數(shù)字化建設(shè)，用于實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)信息的遠(yuǎn)程數(shù)字服務(wù)與利用，現(xiàn)在我們可以使用網(wǎng)絡(luò)，直接登錄城市建設(shè)信息服務(wù)，網(wǎng)站進(jìn)行相關(guān)信息的調(diào)查，為社會(huì)公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)部門能夠更為直接的了解城市建設(shè)的相關(guān)信息，并且，對(duì)此進(jìn)行有關(guān)調(diào)查與決策，這樣就可以避免重復(fù)以及鋪張浪費(fèi)的投資與建設(shè)。

（五）對(duì)城建檔案工作的內(nèi)在價(jià)值發(fā)展進(jìn)行開發(fā)利用，為城市的規(guī)劃，建設(shè)與管理提供具體、準(zhǔn)確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規(guī)劃以及建設(shè)的信息中心。

四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)

對(duì)當(dāng)前高速發(fā)展的城市來講，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)極具有戰(zhàn)略意義的工程，它不單單是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，同時(shí)它也是城市信息化水平的提升工程，數(shù)字城建檔案館必將成為檔案館的發(fā)展的方向，建設(shè)好這樣一個(gè)工程對(duì)我們的意義重大，對(duì)社會(huì)的影響對(duì)人們將來的的生活都起到一定的作用。

（一）從城建檔案工作實(shí)際出發(fā)，充分發(fā)揮建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)職能

城建規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)需對(duì)土地、勞動(dòng)力、資金等資源根據(jù)城市發(fā)展需求進(jìn)行規(guī)劃補(bǔ)給的綜合管理機(jī)構(gòu)，建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)需根據(jù)不斷發(fā)展進(jìn)步社會(huì)獲取豐富、全面、準(zhǔn)確信息作為建筑規(guī)劃基礎(chǔ)，而建立完善的建筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以提高對(duì)收集資料和數(shù)據(jù)整理和歸納效率，更好對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)處理；筑規(guī)劃信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立，可充分提升建筑規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)職能發(fā)揮。

（二）加速數(shù)字化進(jìn)程

建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)者能夠知曉公眾實(shí)際喜好和需要，讓我們加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)，以及電子文件的歸檔管理，加大對(duì)城建電子檔案的接收力度。

（三）整合資源，優(yōu)化服務(wù)

創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫，建立基礎(chǔ)的地理信息數(shù)據(jù)庫和地下綜合管線數(shù)據(jù)庫以及規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫，同時(shí)建立最重要的竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫和城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫，聲像資料數(shù)據(jù)庫等等多種。

數(shù)字時(shí)代，知識(shí)經(jīng)濟(jì)呼喚數(shù)字化檔案館早日成為現(xiàn)實(shí)，建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進(jìn)入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向。除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識(shí)外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展走向正軌，為現(xiàn)代化城市建設(shè)的需要，以及構(gòu)建和諧社會(huì)的需要，做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]《城市建設(shè)檔案管理暫行規(guī)定》 1987年 11月 8 日

篇（4）

對(duì)于廣大檔案工作者來說，檔案信息化建設(shè)是一個(gè)嶄新的課題，面對(duì)洶涌的社會(huì)信息化大潮，檔案界如何應(yīng)對(duì)，這是一種挑戰(zhàn)，也是一種機(jī)遇。城建檔案作為檔案管理中的重要成員，如何應(yīng)對(duì)信息化的挑戰(zhàn)，顯得尤為重要。

1、檔案數(shù)字化的概念

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。檔案數(shù)字化建設(shè)是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件盒錄像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理技術(shù)。

2、城建檔案信息化管理的必要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大，查閱不便，并且維護(hù)成本高，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展。

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)發(fā)展過程中直接形成的真實(shí)記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門，作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設(shè)中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄，我國(guó)大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用也是一個(gè)值得研究的問題。

磁性物質(zhì)容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子文件，延長(zhǎng)其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢(shì)。采用現(xiàn)代高新技術(shù)，對(duì)城建檔案優(yōu)化信息源。整合檔案信息，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用。同時(shí)也方便了網(wǎng)上傳輸，也為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的聲像檔案管理問題是時(shí)代賦予城建檔案管理者的新任務(wù)。聲像檔案也是提升城建檔案在社會(huì)地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天.特別是在高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)管理工作轉(zhuǎn)化時(shí)期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展有十分重要的意義。

開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價(jià)值的重要手段。而做好城建檔案管理工作對(duì)促進(jìn)未來城市建設(shè)發(fā)展顯得尤為重要，通過檔案真實(shí)反映一個(gè)城市過去的面貌，擴(kuò)大城市知名度。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術(shù)、管理等方面的動(dòng)態(tài)資料編寫不同類型的參考資料，主動(dòng)選擇、分析、匯總信息資源。提供檔案資料，擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象和服務(wù)范圍，以提高城市文化建設(shè)的品牌形象。

3、城建檔案管理信息化建設(shè)的幾大核心要素

城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的開發(fā)利用，城建檔案信息化的實(shí)現(xiàn)在于各種檔案信息經(jīng)由公共信息通道實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，從而滿足多用戶在同一的或不同的時(shí)間和地點(diǎn)廣泛而有效地利用城建檔案信息。城建檔案管理信息化建設(shè)至少需要具備以下幾大核心要素：

3.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施是城建檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)保障，是城建檔案信息化程度最直接、最集中的體現(xiàn)，是城建檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是城建檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)?；A(chǔ)設(shè)施涉及的內(nèi)容很多，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、換和資源共享的必要手段，是檔案信息數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、通信三者結(jié)合的產(chǎn)物。

3.2檔案信息資源建設(shè)。城建檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，它的開發(fā)和利用是城建檔案信息化的核心任務(wù)，是城建檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。城建檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志：一方面要采取相關(guān)技術(shù)搞好原有檔案信息數(shù)據(jù)庫的充實(shí)和完善，并與有關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)：另一方面是對(duì)現(xiàn)有館（室）藏檔案的數(shù)字化處理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)將城建檔案信息資源進(jìn)行壓縮處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息。

3.3標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和擴(kuò)展，需要確保城建檔案信息資源的真實(shí)、可靠和安全，就要構(gòu)建和遵循關(guān)于城建檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是城建檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，要逐步形成具有中國(guó)特色的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

3.4應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)是進(jìn)行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應(yīng)用軟件，是城建檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障，關(guān)系城建檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了城建檔案信息化建設(shè)的效益。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)要同各單位辦公自動(dòng)化、局域網(wǎng)建設(shè)同步發(fā)展。

3.5人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，是檔案信息化成功之本。人才對(duì)其他各要素的發(fā)展速度和質(zhì)量有著決定性的影響。各級(jí)檔案部門必須引起高度重視，建設(shè)一支能駕馭檔案信息化建設(shè)，掌握檔案信息化管理的專門人才隊(duì)伍。

4、城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要政府的支持

4.1政府要積極引導(dǎo)，城建檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)，樹立建設(shè)信息化的意識(shí)，增強(qiáng)建設(shè)信息化的緊迫感和責(zé)任感。在開展工作中要統(tǒng)籌規(guī)劃。需求牽引，科技創(chuàng)新。

4.2標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是建設(shè)我國(guó)城建檔案數(shù)字化工程的重要基礎(chǔ)之一。結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，逐步推出相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。最終形成我國(guó)城建檔案數(shù)字化工程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。并且緊密配合國(guó)家有關(guān)部門，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與保障用戶公平使用的合理途徑。

4.3相互學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高信息化認(rèn)識(shí)。開展“推進(jìn)重點(diǎn)，帶動(dòng)一般”的活動(dòng)。帶動(dòng)全國(guó)城建檔案的信息化建設(shè)步伐。

5、結(jié)語

我國(guó)城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非?？?。城建檔案工作是城市建設(shè)發(fā)展現(xiàn)實(shí)需要的產(chǎn)物。城建檔案信息是城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略源性資源；城建檔案工作是提升城市品位的重要保證；城建檔案工作是城市建設(shè)事業(yè)的重要組成部分。城建檔案古已有之，它與城市建設(shè)活動(dòng)同根同源，既記錄了城市的歷史面貌.又在一定程度影響了城市建設(shè)的內(nèi)容和走向，城建檔案是一座歷史文化的寶庫，是我們發(fā)掘和弘揚(yáng)城市歷史文化特色極其重要的信息源泉。

參考文獻(xiàn)

[1]江偉琴.淺論城市建設(shè)檔案信息化建設(shè)[J].科技信息，2008.34.

篇（5）

城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)紀(jì)錄,是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和必要條件,是國(guó)家的寶貴財(cái)富。

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字城建檔案管是城建檔案管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)相互結(jié)合的產(chǎn)物，同時(shí)也是城建檔案管理信息化的一種表現(xiàn)形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數(shù)字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也相繼出臺(tái)。因而，各個(gè)地方理應(yīng)該加強(qiáng)和加快積累數(shù)字城建檔案信息的工作，同時(shí)不斷促進(jìn)數(shù)字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強(qiáng)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)可以從以下兩個(gè)方面著手：

第一，城建檔案館應(yīng)該實(shí)事求是，堅(jiān)持從實(shí)際的經(jīng)濟(jì)能力和需要出發(fā)，結(jié)合全部管藏檔案信息管理信息數(shù)字化、珍貴檔案現(xiàn)代數(shù)字化、重點(diǎn)選擇某類檔案信息數(shù)字化以及高頻率使用檔案數(shù)字化等等途徑，將現(xiàn)在擁有的實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化的形式，實(shí)事求是、積極主動(dòng)地不斷推進(jìn)城建檔案管館藏檔案的數(shù)字化工作。具體要做到兩點(diǎn)：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術(shù)方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強(qiáng)和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對(duì)電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭(zhēng)取從源頭上促進(jìn)城建檔案信息數(shù)字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)將城建檔案轉(zhuǎn)化為信息，完善利用服務(wù)。

第二，城建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的建立和建設(shè)應(yīng)該借助GIS電腦軟件，建立數(shù)據(jù)庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設(shè)施等等相關(guān)的各種信息的空間分布特征真實(shí)、完整、全面的反映出來，這是源于對(duì)城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據(jù)GIS軟件所建立的數(shù)據(jù)庫還方便于信息數(shù)據(jù)的管理、檢索、查詢、進(jìn)一步提取數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的進(jìn)一步加工和輸出。信息資源數(shù)據(jù)庫的信息主體同時(shí)還得包括城建資料的內(nèi)容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設(shè)項(xiàng)目空間位置可以連接組成一個(gè)不斷的空間數(shù)據(jù)庫。背景數(shù)據(jù)庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的種類十分廣泛和負(fù)責(zé)，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設(shè)施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進(jìn)一步加強(qiáng)和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進(jìn)一步加強(qiáng)和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)有關(guān)城建檔案基本工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實(shí)的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實(shí)、統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺(tái)的上面。此外，工作主管部分還應(yīng)該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負(fù)責(zé)和管理信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)和組織工作，向組織城建檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)進(jìn)軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務(wù)工作。

1.3 加快和加強(qiáng)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

伴隨著《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》的頒布，各地城建檔案網(wǎng)站也進(jìn)入了不斷建設(shè)和完善的狀態(tài)，為社會(huì)各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實(shí)際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊?，F(xiàn)階段，為了進(jìn)一步加強(qiáng)和促進(jìn)城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，還應(yīng)該將其逐步納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架體系中，力求和電子政務(wù)建設(shè)同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務(wù)平臺(tái)的作用，促進(jìn)城建檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)的積極開展以及城建檔案利用服務(wù)質(zhì)量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)其的利用需求。具體做法有以下三點(diǎn)：第一，要積極爭(zhēng)取相關(guān)方面來加大對(duì)其經(jīng)費(fèi)上的投入，促進(jìn)城建檔案館信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)能夠和政府政務(wù)網(wǎng)同步，實(shí)現(xiàn)一體化，進(jìn)一步推動(dòng)其信息管理化建設(shè)的跨越式前進(jìn)、發(fā)展；第二，不斷建設(shè)和完善城建檔案信息網(wǎng)，熟悉社會(huì)需求、分析新趨勢(shì)、研究新課題、開放新動(dòng)態(tài)，迅速將經(jīng)過整合后的信息在網(wǎng)上予以，實(shí)現(xiàn)資源的共享，從而促進(jìn)城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的穩(wěn)定化前進(jìn)；第三就是要主動(dòng)學(xué)習(xí)和借鑒其它的有關(guān)檔案館信息化管理的經(jīng)驗(yàn)，將城建檔案信息化建設(shè)事項(xiàng)提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設(shè)和政府電子政務(wù)建設(shè)的統(tǒng)一、同步協(xié)調(diào)向前發(fā)展，從而促進(jìn)自身的進(jìn)步。

2 總結(jié)

總的來說，為了促進(jìn)信息管理服務(wù)功能的早日實(shí)現(xiàn)，響應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，應(yīng)該而且必須要進(jìn)一步加強(qiáng)和加快城建檔案信息化管理建設(shè)的速度，以確保城建檔案現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化、規(guī)范化目標(biāo)的進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規(guī)劃管理檔案信息化在城市規(guī)劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)

篇（6）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1.檔案管理數(shù)字化概述

所謂的數(shù)字化信息技術(shù)實(shí)質(zhì)上就是一種集電子技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等諸多先進(jìn)技術(shù)于一身的綜合性技術(shù)。受科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們應(yīng)當(dāng)將數(shù)字化信息技術(shù)有效地應(yīng)用到電子檔案管理當(dāng)中，以此來提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費(fèi)時(shí)而且費(fèi)力，工作效率也相對(duì)較低，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)之后，借助計(jì)算機(jī)這一平臺(tái)作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時(shí)隨地借助計(jì)算機(jī)的多種功能對(duì)各式各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時(shí)間，工作效率自然會(huì)獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。

此外，與傳統(tǒng)的資質(zhì)檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)能夠全部存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤當(dāng)中，從而并不會(huì)占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對(duì)一些檔案管理人員進(jìn)行調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，應(yīng)用電子信息技術(shù) 進(jìn)行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術(shù)值得大范圍推廣使用。

2.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的突出問題

2.1檔案本質(zhì)屬性影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數(shù)字化中，檔案多數(shù)以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，具有便于修改、便于復(fù)制特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2.2缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足；計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。同時(shí)，在日常檔案管理中只有根據(jù)其來源，才能形成相應(yīng)的法律責(zé)任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責(zé)任界限變得模糊，缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)。在數(shù)字化建設(shè)過程中，城市建設(shè)檔案管理部門是主體、是基礎(chǔ)。

2.4缺乏人才。城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而各級(jí)檔案管理部門現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識(shí)單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護(hù)、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的推進(jìn)，由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產(chǎn)生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現(xiàn)，都是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的障礙。

3.城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案的真實(shí)性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。其次，通過對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚怼⒋鎯?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。最后，分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因?yàn)閿?shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標(biāo)識(shí)規(guī)范的方法，等等。

3.2 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國(guó)家出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理數(shù)字化提供法律依據(jù)。

3.3加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，儲(chǔ)備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底、較好的學(xué)術(shù)造詣、表現(xiàn)出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬牛瑸樗麄兲峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，使之有所作為。對(duì)已經(jīng)確定并不斷成長(zhǎng)起來的人才，要加強(qiáng)培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質(zhì)。要根據(jù)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，變被動(dòng)坐等為主動(dòng)出擊，積極引進(jìn)有信息專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。

3.4加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

自建設(shè)部《全國(guó)城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》頒布實(shí)施以來，各地城市建設(shè)檔案網(wǎng)站不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)絡(luò)上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實(shí)際問題，城市建設(shè)檔案資源共享的局面得以拓展。當(dāng)前，應(yīng)繼續(xù)加快城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)要納入政府電子政務(wù)建設(shè)的整體框架內(nèi)與電子政務(wù)同步建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)公文管理和城市建設(shè)檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開展城市建設(shè)檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，全面提高城市建設(shè)檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足社會(huì)各界對(duì)城市建設(shè)檔案利用的需求。

3.5積極開展宣傳教育，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)，增強(qiáng)大家轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強(qiáng)化創(chuàng)新教育，引導(dǎo)全體人員在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)上下功夫，協(xié)助檔案管理部門做好機(jī)制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.6要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)決策落實(shí)力度。要成立主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，積極推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，落實(shí)責(zé)任，明確任務(wù)。工作領(lǐng)導(dǎo)小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進(jìn)一步提高科學(xué)決策、政策對(duì)接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務(wù)。

4.結(jié)語：

在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理是發(fā)展的大趨勢(shì)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。

篇（7）

城市建設(shè)檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)過程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對(duì)新形勢(shì)，城建檔案工作如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的步伐，全面推進(jìn)信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，有效地為社會(huì)各界提供服務(wù)，我們必須加快推進(jìn)城建檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù).

一、城建檔案的必典性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程直接形成的真實(shí)記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等的各個(gè)專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價(jià)值的重要手段.作為城建檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，目前我國(guó)大多數(shù)城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲(chǔ)空間大、維護(hù)成本高、查閱不便，難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的飛速發(fā)展，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)尤其是辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數(shù)字化形式存在于電子文件中.通過管理內(nèi)容數(shù)字化，新的管理模式采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網(wǎng)上傳輸，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質(zhì)量的城建檔案信息產(chǎn)品，使城建檔案工作更好地為城市的現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)

檔案的信息化應(yīng)以現(xiàn)實(shí)需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實(shí)施，重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現(xiàn)行公開文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，逐步實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數(shù)字化，建立數(shù)字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現(xiàn)實(shí)的過程中，必須解決好幾個(gè)關(guān)鍵問題:

1.是電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎(chǔ)性問題必須有法律依據(jù)徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性。

2.是數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取問題

數(shù)字信息載體的脆弱性以及數(shù)字信息所依賴的計(jì)算機(jī)硬軟件的不斷更新，造成數(shù)字化檔案信息資源的長(zhǎng)期存取存在種種問題。

3.是統(tǒng)一數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)格式問題

檔案信息共享的前提是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運(yùn)作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國(guó)各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、格式來進(jìn)行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

三、數(shù)字化檔案具備的功能

數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點(diǎn)有五化:館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化、資源利用共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化。

1.館藏檔案數(shù)字化:通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)將各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料進(jìn)行處理并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，這是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心.

2.檔案管理現(xiàn)代化:數(shù)字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動(dòng)化、檔案全文儲(chǔ)存與檢索自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標(biāo)引自動(dòng)化、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫房管理、保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等，這是實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ).

3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認(rèn)字形式存在于檔案館這個(gè)“信息空間”中，通過網(wǎng)絡(luò)，用戶可以方便地利用信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化:數(shù)字檔案館的服務(wù)通過以網(wǎng)絡(luò)為主的信息基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息傳遞.

5.數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標(biāo)準(zhǔn)的，規(guī)范化的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，各部門之間可以方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。

四、.數(shù)字城建檔案的安全閱.

篇（8）

在城市建設(shè)檔案工作中利用數(shù)字化管理，主要是通過對(duì)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合和利用，協(xié)調(diào)處理傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)的檔案資料，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，從而使所有館藏的城市建設(shè)檔案信息都用數(shù)字化的形式來存儲(chǔ)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用具備明顯的實(shí)效性，工作效率大大提升，這是城市建設(shè)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化最核心的基本點(diǎn)。

（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。

城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動(dòng)化、檔案資料安全存儲(chǔ)以及計(jì)算機(jī)輔助管理檔案業(yè)務(wù)工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、檔案自動(dòng)化標(biāo)引、安全保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設(shè)檔案工作有效利用數(shù)字化管理的另一個(gè)基本點(diǎn)。

（三）檔案資源的利用共享化。

當(dāng)下，城市建設(shè)的步伐越來越快，各種城市建設(shè)檔案資料依然以紙質(zhì)文字的形式存在于城市建設(shè)檔案的信息空間當(dāng)中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實(shí)現(xiàn)資源共享，數(shù)字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設(shè)檔案館充分利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一個(gè)用戶，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的利用共享化，完成城市建設(shè)檔案為社會(huì)服務(wù)的根本目的。

二、實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的組織保障

（一）建立集中的城市建設(shè)檔案管理模式。

我國(guó)檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。城市建設(shè)檔案的分散管理模式具體是指檔案館內(nèi)各個(gè)不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設(shè)檔案館對(duì)檔案實(shí)行集中管理，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，對(duì)館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進(jìn)行集中管理或相對(duì)集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設(shè)檔案集中管理模式的優(yōu)勢(shì)在于：對(duì)檔案管理進(jìn)行整體規(guī)劃，避免在對(duì)新型檔案或跨類別檔案的管理上出現(xiàn)交叉、空白，能促進(jìn)統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時(shí)對(duì)城市建設(shè)檔案的利用和安全也更有利。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理不僅涵蓋了館內(nèi)所有的檔案類別，還需要數(shù)字信息技術(shù)的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個(gè)專業(yè)、一個(gè)部門就能獨(dú)立完成的。在集中管理模式下，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理能得到更有效、更全面的組織和實(shí)施，且能構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺(tái)，以順利開展城市建設(shè)檔案服務(wù)工作。

（二）檔案館領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，并提供支持。

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)涉及到各方面的工作，不管是部門協(xié)調(diào)、人員組織，還是業(yè)務(wù)推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數(shù)字化管理，得到領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視和支持是最重要的前提。從實(shí)踐結(jié)果來看，我國(guó)大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進(jìn)程較慢的主要原因是得不到必要的技術(shù)支持、資金支持等。因此，檔案館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極將城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理提上工作日程，如針對(duì)檔案工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數(shù)量的短期外協(xié)工，專門協(xié)助檔案館工作人員完成數(shù)字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理按期順利實(shí)現(xiàn)。

篇（9）

在社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程中，城市也得到了極大的發(fā)展，這就使得以往的城市建設(shè)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)今城市發(fā)展的需求，所以，需要嚴(yán)格的依據(jù)城市發(fā)展的需求，針對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行管理，這也是城市檔案建設(shè)管理工作中的一個(gè)重要項(xiàng)目。而要想使得這一項(xiàng)目可以達(dá)到其理想的完成目標(biāo)，就需要重視以下幾點(diǎn)要求：

首先，就是在城市不斷發(fā)展的進(jìn)程中沒想掛機(jī)呢的檔案檔案所需要存儲(chǔ)的信息量也在逐漸的增加。就現(xiàn)階段來說，我國(guó)城市建設(shè)檔案主要還是將紙質(zhì)檔案作為主要的檔案類別。而在城市發(fā)展的進(jìn)程中，各個(gè)行業(yè)也得到了極大的發(fā)展，尤其是房地產(chǎn)行業(yè)，其發(fā)展的速度更快。這也就使得城市建設(shè)檔案的數(shù)量不斷的增加，從而為城市建設(shè)發(fā)展提供了更加豐富的參考資料，但是同時(shí)也使得城市建設(shè)檔案在管理上呈現(xiàn)出諸多的問題。

以當(dāng)前的城市建設(shè)檔案管理工作開展的具體狀況來分析，該工作在開展的過程中，選用的工作形式較為落后，這樣的落實(shí)的管理工作模式，導(dǎo)致城市建設(shè)檔案在管理上呈現(xiàn)出效率低下以及信息無法共享的難題。從而在很大程度上使得城市建設(shè)檔案資料無法及時(shí)的進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)堆積的現(xiàn)象。

面對(duì)上述狀況，就需要在對(duì)城市建設(shè)檔案管理工作進(jìn)行開展的過程中，可以實(shí)現(xiàn)信息化和數(shù)字化建設(shè)管理，依據(jù)這種新型的管理方式以更好的推動(dòng)城市建設(shè)檔案管理工作的開展。

其次，就是需要針對(duì)信息資源的需求量實(shí)施高效的優(yōu)化。在城市發(fā)展建設(shè)的過程中，城市無論在進(jìn)行規(guī)劃還是在進(jìn)行基礎(chǔ)優(yōu)化的過程中，都需要嚴(yán)格的以及建設(shè)檔案，并針對(duì)城市的發(fā)展?fàn)顩r做好相應(yīng)的記錄，以此形成建設(shè)檔案，不斷的對(duì)建設(shè)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行豐富。通常而言，在城市建設(shè)檔案中，包含的專業(yè)部門就是城市規(guī)劃以及建設(shè)等多個(gè)部門。就這一點(diǎn)來分析，針對(duì)開發(fā)所產(chǎn)生的信息實(shí)施良好的管理，可以使得城市建設(shè)檔案的實(shí)際效用最大限度的發(fā)揮出來，提升其應(yīng)用的價(jià)值，以更好的為城市建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)。

城市發(fā)展以城市建設(shè)檔案作為載體，記錄真實(shí)的城市發(fā)展信息，為了能夠最大限度的滿足城市建設(shè)檔案管理工作的需求，就需要合理的采取相應(yīng)的措施來對(duì)城市建設(shè)檔案進(jìn)行資源的重新優(yōu)化配置，使得城市建設(shè)檔案的形式更加的豐富，并且在存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行改進(jìn)。擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的束縛，建設(shè)城市建設(shè)檔案管理的新方式，努力的實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的信息化和數(shù)字化，以最大限度的滿足現(xiàn)今城市發(fā)展的實(shí)際需求。合理的利用高新技術(shù)手段和各種新型的數(shù)碼處理技術(shù)，來有效的針對(duì)城市建設(shè)檔案實(shí)施收集、整理、整合以及利用等，確保城市建設(shè)檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化，以更好的為城市建設(shè)和發(fā)展而服務(wù)。

2 城市建設(shè)檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)管理的“三個(gè)化”功能

當(dāng)城市建設(shè)的步伐加快，也就是城市建設(shè)檔案提升的開始。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)意義上的檔案管理相比，有著很大的不同，其重點(diǎn)，筆者以為城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理具有“三個(gè)化”的功能，簡(jiǎn)稱為“三化”：即館藏檔案數(shù)字化、檔案管理現(xiàn)代化和檔案資源利用共享化。

一是館藏檔案數(shù)字化。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)融為一體的各類傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料，進(jìn)行協(xié)調(diào)處理后并轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，使所有館藏信息都以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)用性明顯，效率提高，這是城市建設(shè)檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)核心基本點(diǎn)。

二是檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案數(shù)字化檔案管理，不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切效能，它還包括了檔案編碼目錄和檢索自動(dòng)化、檔案全文儲(chǔ)存與檢索自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)輔助檔案業(yè)務(wù)工作管理、輔助立卷、檔案標(biāo)引自動(dòng)化、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫房管理、保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、建立檔案數(shù)據(jù)庫等一系列功能，這是城市建設(shè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的又一個(gè)基本點(diǎn)。

三是城市建設(shè)檔案資源利用共享化。目前，城市建設(shè)發(fā)展，促使各種城市建設(shè)檔案的檔案資料，仍以文字形式存在于城市建設(shè)檔案這個(gè)信息空間里。要改變這種方式，從查閱到資源共享，唯一有效的辦法，就是通過信息網(wǎng)絡(luò)的傳媒作用，直接傳遞到各個(gè)用戶，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案利用的信息資源共享化，完成為社會(huì)、為城市建設(shè)服務(wù)的根本目的。

3 城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理工作開展的可行性

一是明確城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理目標(biāo)。要結(jié)合我區(qū)城市建設(shè)發(fā)展需要，確定城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化建設(shè)方案，確立以數(shù)字化信息化建設(shè)，促進(jìn)城市建設(shè)檔案館內(nèi)外各項(xiàng)工作現(xiàn)代化的實(shí)施步驟，并對(duì)城市建設(shè)檔案的數(shù)字化信息化進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，使得城市建設(shè)檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)工作得以穩(wěn)步推進(jìn)。

二是購置城市建設(shè)檔案數(shù)字化信息化管理設(shè)備。要逐步加大信息化建設(shè)的投入，每年安排一定的經(jīng)費(fèi)購置電腦等現(xiàn)代管理設(shè)備，在數(shù)字化信息化建設(shè)要加大資金投入，合理建設(shè)館內(nèi)館外局域網(wǎng)，為建立現(xiàn)代化城市建設(shè)檔案管理奠定了良好的硬件基礎(chǔ)。

篇（10）

2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注。

城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。我們有必要對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析和研究，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

1．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則

城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。

城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開放城建檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細(xì)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時(shí)優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫

第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2.2加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作

電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來數(shù)字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。

電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。

2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步

城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。

數(shù)字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。

3.不斷增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量

城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過程重在管理，貴在控制。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行城建檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在社會(huì)上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé)，各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，才能達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。

篇（11）

城建檔案數(shù)字化工作在我國(guó)擁有較長(zhǎng)的發(fā)展時(shí)期，從城建檔案的形成原因上說，主要是在人們從事城市建設(shè)時(shí)，在工作中形成了一系列具有保存價(jià)值的的歷史記錄，這種檔案還有可能包括領(lǐng)導(dǎo)作出的一些重要的決策，城建檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，有利于相關(guān)人員對(duì)于工作進(jìn)行查考，并且也方便了科研人員進(jìn)行科學(xué)研究，同時(shí)，為設(shè)備的建設(shè)提供了可靠的資料。通過對(duì)于我國(guó)城建檔案數(shù)字化工作進(jìn)行一定的完善，能夠在總結(jié)我國(guó)傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化工作所存在的優(yōu)勢(shì)以及不足的情況下，吸取城建檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于檔案的制度建設(shè)工作作出貢獻(xiàn)，以下將對(duì)我國(guó)的城建檔案數(shù)字化工作及其質(zhì)量控制重要性進(jìn)行深入的探討。

一、概述城建檔案數(shù)字化工作

對(duì)于我國(guó)傳統(tǒng)上的城建檔案數(shù)字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作無法在較短的時(shí)間內(nèi)收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數(shù)字化效率的落后。其二，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作沒有適應(yīng)當(dāng)今形勢(shì)變化的管理方式，并且，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)方式僅僅立足于工作的表面，這對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個(gè)方面，傳統(tǒng)的城建檔案數(shù)字化工作的服務(wù)范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發(fā)，而某些城建檔案數(shù)字化工作還要求在城建檔案數(shù)字化工作中加入當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的因素。并且，隨著計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，逐漸出現(xiàn)了采用多媒體文件來進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進(jìn)行有效的整合，能夠?qū)τ跈n案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的保存。有效的多媒體文件還能夠?qū)τ诋?dāng)時(shí)歷史活動(dòng)發(fā)生的場(chǎng)景進(jìn)行詳細(xì)的記錄，甚至再現(xiàn)聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數(shù)字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)新形勢(shì)對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的需要。傳統(tǒng)上的城建檔案管理往往具有這樣的特點(diǎn)，那就是檔案的建設(shè)一旦完成，城建檔案管理人員便不再對(duì)于檔案的維護(hù)負(fù)責(zé)，只有在檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的安全隱患或者是質(zhì)量問題時(shí)，才會(huì)由城建檔案管理人員重新對(duì)于檔案進(jìn)行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實(shí)際進(jìn)行是分不開的，由于這個(gè)特點(diǎn)，就很有可能造成城建檔案管理人員在進(jìn)行檔案的建設(shè)時(shí)，不注意對(duì)于施工標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，或者是隨意制定施工的規(guī)范，甚至于出現(xiàn)編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關(guān)系有著緊密聯(lián)系的檔案，對(duì)于檔案的歸檔也是一個(gè)難題，因?yàn)闄n案歸檔所需要的環(huán)節(jié)相當(dāng)復(fù)雜，一個(gè)城建檔案的項(xiàng)目即使能夠在最短的時(shí)間內(nèi)歸檔，也需要至少半年的時(shí)間。至于檔案的建設(shè)上來說，其經(jīng)歷的周期便更長(zhǎng)。我國(guó)許多城建檔案的建設(shè)項(xiàng)目從施工的準(zhǔn)備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長(zhǎng)的時(shí)間。城建的立項(xiàng)不能依靠建設(shè)單位自己來完成，而是需要建設(shè)項(xiàng)目所在地的政府來提供保證，只有得到當(dāng)?shù)卣呐鷾?zhǔn)之后，被列入投資的計(jì)劃，之后還需要當(dāng)?shù)氐恼掳l(fā)相應(yīng)的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設(shè)，不僅如此，只有建設(shè)單位的建設(shè)項(xiàng)目與當(dāng)?shù)氐南罉?biāo)準(zhǔn)相符合，才能夠開始檔案的建設(shè)。一個(gè)高效的城建檔案數(shù)字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環(huán)境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對(duì)于人員的管理工作，進(jìn)一步提升城建檔案數(shù)字化工作對(duì)于社會(huì)的價(jià)值，從而使城建檔案數(shù)字化工作獲得應(yīng)有的發(fā)展，并且使其服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于人民。

二、城建檔案數(shù)字化過程中質(zhì)量控制的重要性

城建檔案數(shù)字化只有實(shí)現(xiàn)一定的科學(xué)規(guī)范性，才能夠?yàn)樯鐣?huì)以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。從形勢(shì)的需要上來說，城建檔案數(shù)字化工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)有助于提升管理人員的工作熱情。

做好城建檔案數(shù)字化工作不僅僅是形勢(shì)的需要，同時(shí)也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數(shù)字化工作的體系，能夠加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作的水平，并且改善傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化工作存在的問題，開創(chuàng)城建工作對(duì)于城建檔案數(shù)字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數(shù)字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數(shù)字化工作的層次，培養(yǎng)工作人員對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的熱情，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，進(jìn)而使城建檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期的科學(xué)持續(xù)地發(fā)展。

（二）有助于衡量單位的業(yè)績(jī)以及管理水平。

城建檔案數(shù)字化工作的有效性直接決定城建檔案數(shù)字化工作的發(fā)展水平，并且還反映了這個(gè)城建工作的管理水平的高低。一個(gè)單位的檔案不僅僅記錄著這個(gè)單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個(gè)城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對(duì)于城建工作的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略進(jìn)行系統(tǒng)性的分析，有助于協(xié)助城建工作制定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。并且，科學(xué)的城建檔案數(shù)字化的方法還可以培養(yǎng)城建工作人員進(jìn)行科學(xué)分析的水平，使分析人員看到城建工作的發(fā)展中存在的不足以及優(yōu)勢(shì)。從而進(jìn)行針對(duì)性的分析。對(duì)于我國(guó)的城建工作來說，要想做好城建檔案數(shù)字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統(tǒng)城建檔案數(shù)字化的觀念，從新時(shí)代的特點(diǎn)出發(fā)，大膽地對(duì)新的城建檔案數(shù)字化方案進(jìn)行探索。只有這樣，才能夠?qū)τ诔墙üぷ鞯恼w的發(fā)展方向以及城建工作的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略進(jìn)行精確的分析，幫助城建工作在一定的時(shí)間范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)城建工作內(nèi)資源的有效合理的配置。這對(duì)于城建工作的未來的發(fā)展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數(shù)字化的方案，可以在更深的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)于城建工作的管理效率，提升城建工作的發(fā)展空間。

（三）有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展。

城建檔案數(shù)字化實(shí)際上就是對(duì)于歷史活動(dòng)的一種記錄，通過對(duì)于這種記錄進(jìn)行分析，可以對(duì)于檔案中的資料進(jìn)行合理有效地分析，這種分析方法實(shí)際上就是一種對(duì)于檔案的基礎(chǔ)性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經(jīng)常會(huì)體現(xiàn)對(duì)于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)律，甚至是體現(xiàn)社會(huì)的發(fā)展方向。因此，從這個(gè)意義上來說，檔案是在經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)中一項(xiàng)不可多得的資源。加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作在當(dāng)前的時(shí)代中有很強(qiáng)的時(shí)代意義。加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化工作有助于在全社會(huì)形成一種信息資源的貢獻(xiàn)氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對(duì)于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對(duì)于檔案進(jìn)行檢索，并且實(shí)現(xiàn)對(duì)于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)的發(fā)展。

（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。

首先，建設(shè)單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設(shè)的立項(xiàng)以及施工，直至最后竣工的整個(gè)過程入手，確立城市建設(shè)城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準(zhǔn)確性。

（五）有助于制定清晰的歸檔方案。

在城市建設(shè)的項(xiàng)目完成之后，需要施工單位根據(jù)施工的標(biāo)準(zhǔn)來制定城市建設(shè)的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設(shè)的審核部門對(duì)于文件進(jìn)行審核，審核的主要內(nèi)容為城市建設(shè)的測(cè)量文件，以及城市建設(shè)的施工標(biāo)準(zhǔn)，城市建設(shè)的質(zhì)量認(rèn)定等等。另外，還需要審核人員對(duì)于城市建設(shè)中出現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行把關(guān)，保證竣工文件的準(zhǔn)確性以及清晰性。

三、結(jié)束語

綜上所述，通過對(duì)于城建檔案數(shù)字化工作的現(xiàn)狀以及城建檔案數(shù)字化重要性進(jìn)行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數(shù)字化人員的工作熱情，促進(jìn)城建檔案數(shù)字化工作發(fā)展，還可以在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化工作水平的提高。提升城建檔案數(shù)字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發(fā)展水平，還可以利用合理的檔案對(duì)于城市的發(fā)展方向進(jìn)行預(yù)測(cè)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]韓玉梅.中外進(jìn)館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學(xué)通訊,2014（05）.