電子檔案管理大全11篇

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1 高校電子檔案分析

當今時代，科學技術迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設步伐加快的今天，辦公自動化和電子政務已應用到各個行業(yè)領域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運用辦公自動化系統(tǒng)，電子文件的產生已然是高校政務信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對傳統(tǒng)紙質文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應用現(xiàn)代的科學技術，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們在實踐工作中不斷研究、探索和總結，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關規(guī)范對憑證信息或是高校歷史背景等進行把偶才能，利用電子形式對其進行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實際儲存的額過程中，可以完全代替紙質的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對大量電子文件進行鑒定，只保留有價值的文件進行保存，在實際工作期間，會耗費大量時間和精力；二是因缺乏相應的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫、服務器等設備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲方式，保管方式落后，整理強度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國高校檔案管理人員開展相關工作，經常會出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關工作，導致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標準程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標準化管理制度，不能積極應用各類方式提升檔案管理標準化程度，難以增強高校電子檔案管理效果，甚至會出現(xiàn)一些難以解決的問題。同時，在高校電子檔案管理期間，相關工作人員不重視電子檔案管理技術的應用，無法提升其工作效率與質量。

第四，電子檔案遠程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學生的入學量較大，并且信息量較多，在實際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動率逐漸提升，導致出現(xiàn)安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應用措施

在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對電子檔案進行維護與檢查，無論是硬件設施還是軟件設備，都需要建設完善的網絡安全管理體系，保證可以增強其安全性。同時，還要建設網絡安全管理人才隊伍，使其可以更好的對電子檔案安全性進行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時俱進，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術建立電子檔案庫，利用網絡管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術，保證可以提升電子檔案技術的應用效率，增強其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設工作，階段性的開展安全培訓工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進而達到預期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務手段

首先，通過各種學習培訓，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務知識，掌握電子檔案管理技術，進一步提升電子檔案的應用效率。其次，高校檔案管理人員在應用電子檔案管理技術的過程中，必須要創(chuàng)新電子檔案服務手段，保證可以提升其工作效率與質量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應用質量，構建媒體與信息整合的服務體系，進而提升其工作效率與工作質量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進的檔案管理軟件與硬件設施。硬件方面要配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機等現(xiàn)代辦公設備；軟件方面要配備先進的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺，切實滿足電子檔案管理工作的相關要求，實現(xiàn)檔案存儲介質的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

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正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務檔案管理朝著智能化發(fā)展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務檔案管理工作十分重要，隨著我國科學技術水平的不斷提高，電子商務檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務檔案智能化管理工作是我們當前所面臨的一項緊迫任務。

2目前電子商務檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網絡性、虛擬性程度較高，電子商務的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網銀、淘寶等廣泛應用，都不需要開出具體的紙質的票據(jù)。換言之，電子商務中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導致了電子商務檔案管理具有繁瑣性、復雜性。最后，電子商務檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠實現(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務檔案管理工作應該嚴格按照國家下發(fā)的相關文件進行合理有效的歸檔，電子商務行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發(fā)展。因此在企業(yè)進行電子商務的過程中，電子商務行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)經濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當前改革開放政策不斷深入，這就要求電子商務檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎上實踐，朝著智能化趨勢發(fā)展。電子行業(yè)必須及時變革電子商務檔案管理方式，轉變管理模式建立完善科學有效的管理體系，促進電子商務檔案管理的建設。運用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，將電子商務檔案所帶來的社會效益和潛在的經濟效益發(fā)揮到最大化，從根本上完善電子商務檔案管理制度。在新時期下電子商務檔案管理工作是電子商務行業(yè)重要組成部分，它對今后企業(yè)和行業(yè)發(fā)展具有十分深遠的影響。因此電子商務行業(yè)要加快進行電子商務檔案管理工作的改革、重視提高電子商務檔案管理工作的水平和效率、提升工作人員的計算機水平和整體服務素質，使電子商務檔案管理工作，真正發(fā)揮積極作用。

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隨著社會的進步與科技的發(fā)展，我國大多企事業(yè)單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發(fā)展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。

二、實現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處

（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現(xiàn)電子化趨勢，是科學技術發(fā)展的產物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現(xiàn)本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現(xiàn)里對計算機技術的合理利用，發(fā)揮了計算機技術的諸多優(yōu)勢，實現(xiàn)了對人力、物力、財力與時間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以實現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經費的影響，很多工作難以順利進行。醫(yī)院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現(xiàn)檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現(xiàn)了資源的最大化利用。

（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現(xiàn)對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現(xiàn)檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現(xiàn)對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現(xiàn)檔案管理工作的良好開展。

三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風險問題

檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風險的意識，使檔案信息實現(xiàn)最大的應用價值。

（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。

1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。

2.檔案管理工作中規(guī)范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規(guī)范性是社會新時期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。

（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風險的措施。

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電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。電子檔案除了具備一般檔案的本源性、回溯性聯(lián)系性、社會特征外還具有其他的特點：對軟硬件系統(tǒng)的依賴性；文件類型的集成性；信息與載體之間的可分離性；時效性強，周期短；加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。

2、醫(yī)院的電子檔案管理中存在的問題

（1）檔案管理職責不明確，管理線條多醫(yī)院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。

（2）醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫(yī)院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。

（3）電子檔案管理不規(guī)范，缺失、損壞現(xiàn)象較普遍

3、醫(yī)院電子檔案的管理和利用

（1）電子檔案的收集

收集范圍是醫(yī)院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。主要包括以下幾種類型：文本文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔

醫(yī)院的檔案管理部門，要嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷到歸檔等工作有序可循。

（3）電子檔案的利用

電子文件歸檔成為電子檔案，電子檔案在做好保管的前提下，其價值主要體現(xiàn)在利用上，為醫(yī)院的建設和發(fā)展服務。電子檔案的利用一般由三種方法：1）直接利用。2）網絡傳輸。3）提供拷貝。

4、醫(yī)院電子檔案的管理

（1）醫(yī)院電子檔案與紙質檔案管理的共存

目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，針對醫(yī)院科研的特點，為如實反應醫(yī)院科研活動及其成果，必須有針對性地實行紙質和電子文件雙套歸檔。只有紙質文件的，如試驗記載、取樣調查、化驗分析數(shù)據(jù)、會議資料等就只歸檔紙質文件；即有紙質文件，又有電子文件的，如上題論證報告、成果申報書、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等就即要保存紙質文件，又要保存電子文件。

（2）醫(yī)院電子檔案的同步管理

醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

（3）醫(yī)院電子檔案的提供利用

由于醫(yī)院科研成果均擁有知識產權，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用是應采取適宜的保密、防范措施。

5、制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

檔案管理中存在的很多問題都和不規(guī)范的工作標準和操作流程有關，因此，切實制定一套科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應當針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標準，且監(jiān)督管理人員嚴格按照標準流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標準的執(zhí)行一定要落實到位，可以另外制定相應的獎懲措施，對于標準的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎賞，對于不合規(guī)與不符合標準的操作過程要給與相應懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標準更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

6、加強醫(yī)院電子檔案管理和利用的具體措施

（1）電子檔案的有效收集。收集范圍是在醫(yī)院在各項工作中形成的具有查考利用價值的各類電子文件，均應收集。如：圖像文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、其他文件（圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件、超媒體銜接文件等）。

（2）電子文件的整理與歸檔。醫(yī)院的檔案管理部門，應嚴格按照國家標準，結合本單位具體情況制定檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、分類要求標準等，使檔案從立卷歸檔等工作有序可循。

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在信息技術不斷發(fā)展的背景下，對各個企業(yè)和事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求，會計電算化逐漸代替了會計手工操作，這樣大大減少了財務人員的工作量，并且會計檔案管理的工作效率得到了提升。傳統(tǒng)的會計管理體系不能適應社會發(fā)展的要求。為此，各個企業(yè)和事業(yè)單位需要對傳統(tǒng)的會計管理體系進行不斷的改革和創(chuàng)新，此項工作成為現(xiàn)階段企業(yè)和事業(yè)單位重要任務之一。

一、電子會計檔案的定義

會計檔案在我國檔案中占據(jù)著重要的位置，同時也是各個企業(yè)和事業(yè)單位重要的檔案資料。電子會計檔案主要指使用磁性介質的形式進行存儲的會計核算的專業(yè)材料，電子會計檔案對經濟業(yè)務進行及時的記錄，是反映經濟業(yè)務的重要資料依據(jù)。電子會計檔案主要有電子憑證、電子賬簿、電子報表、電子文件、會計操作說明和軟件以及一些電子會計核算資料。電子化會計檔案具有以磁性介質進行存儲、依賴計算機硬件環(huán)境、對安全保密管理工作要求比較高、信息處理方便快捷以及兼容性的特點。

二、電子會計檔案管理現(xiàn)狀分析

第一，沒有健全的電子會計檔案管理制度。因為電子會計檔案對我國企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理人員而言是一個比較新鮮的事物，檔案管理人員對其沒有足夠的認識和了解，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度對電子會計檔案進行管理，這樣的情況使電子會計檔案管理不能發(fā)揮其真正的意義和價值，在管理效率和管理水平上沒有任何的突破，有的甚至降低了管理的效率。為此，建立健全的電子會計檔案管理制度是企業(yè)和事業(yè)單位重要的任務。

第二，電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。現(xiàn)階段，我國多數(shù)企業(yè)和事業(yè)單位已經完成了檔案信息化建設，并且在建設完成后將財務會計軟件系統(tǒng)進行了升級操作。但是，檔案管理人員不能將以往的會計材料和文檔進行總結和整理，一些會計資料和文檔不能盡快的進行歸檔，從而導致電子會計檔案資料缺乏完整性和正確性。

第三，電子會計檔案管理人員的專業(yè)技術和素質有待提高。目前會計電算化在企業(yè)的事業(yè)單位使用的時間尚短，一些企業(yè)和事業(yè)單位的領導對會計電算化沒有足夠的認識和重視，在安排電子會計檔案管理人員時只是進行簡單的篩選，這樣的情況導致電子檔案管理人員的專業(yè)技術和素質存在一定的問題，甚至有的管理人員對會計電算化的工作流程和使用的技術等沒有深入的了解，這樣使電子會計檔案管理工作不能順利的進行，工作效率非常低，與此同時，企業(yè)和事業(yè)單位不能定期的對管理人員進行培訓，管理人員只能一直沿用傳統(tǒng)的管理方法進行管理，不能滿足社會發(fā)展對電子會計檔案管理的要求。

第四，電子會計檔案的材料和文檔存在一定的安全隱患。電子會計檔案的材料和文檔多數(shù)被記錄在磁盤和光盤等介質中，如果管理人員對磁盤和光盤沒有進行合理的保管，磁盤和光盤非常容易出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，從而導致電子會計檔案的資料和文檔全部或者部分丟失，對企業(yè)和事業(yè)單位帶來了一定的負面作用。除此之外，如果電子檔案管理人員對會計檔案沒有采取任何安全措施或者沒有及時的進行備份，存儲在電腦上的會計檔案的材料和文檔容易被一些黑客盜取，這種情況使企業(yè)和事業(yè)單位蒙受了一定的經濟損失。

三、提高電子會計檔案管理的措施

第一，建立完整的電子會計檔案管理制度。其一，建立完整的電子會計檔案歸檔立卷制度，根據(jù)我國相關規(guī)定的要求對企業(yè)和事業(yè)單位的相關賬簿、會計報表、記賬憑證、現(xiàn)金記賬和銀行存款記賬等書面材料進行打印并且進行立卷歸檔。其二，對電子會計檔案保存管理機制進行完善，建立科學的電子會計檔案保存管理機制，選擇質量較好的磁盤介質對電子會計檔案進行備份，同時需要保證備用磁盤和存儲盤獨立保存，對電子會計檔案的存儲介質采取一些防塵、防潮、防盜和防腐蝕的措施，對電子會計檔案材料進行分類和編號；其三，對現(xiàn)有的電子會計檔案借用制度進行完善，工作人員如果需要查閱電子會計檔案時需要經過財務部門領導的批準，辦理相應的借用手續(xù)。

第二，對電子會計檔案的特征進行明確。如果想要最大程度的做好電子檔案管理工作，管理人員需要對電子會計檔案的特征有足夠的認識，電子會計檔案具有易變性的特征，具體體現(xiàn)在如下方面：其一，電腦系統(tǒng)中的會計檔案信息具有一定的獨立性，工作人員可以隨時對其進行刪除或者增加操作，并且在更改后沒有任何的痕跡，這種情況使電子會計檔案容易出現(xiàn)自動更新和修改的危險；其二，電子會計檔案的載體具有不穩(wěn)定性，因為其具有不穩(wěn)定性的特點導致會計檔案信息可能會發(fā)生一些改變；其三，當一些新技術應用到電子會計檔案管理中時，信息會出現(xiàn)丟失和變化的可能。以上原因增加了電子會計檔案管理工作的難度，為了最大程度減少上述情況的出現(xiàn)，管理人員需要對電子會計檔案管理的特征進行明確，并且對各個特征可能出現(xiàn)的問題進行分析，采取相應的措施對其進行防范，從而讓電子檔案管理工作可以順利的進行，并且取得較好的效果。

第三，對電子會計檔案的內容進行明確。對電子會計檔案的內容進行明確是保證電子會計檔案管理工作順利進行的重要前提。隨著會計電算化的應用出現(xiàn)了一套新式的會計資料檔案，新式的會計資料檔案主要有：存儲在電腦硬盤中的會計數(shù)據(jù)、磁性介質和光盤中存儲的會計數(shù)據(jù)以及電腦打印的書面會計數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)主要有記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等，與此同時需要將通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用和定點開發(fā)軟件相結合會計軟件的整套開發(fā)文檔資料和會計軟件程序等作為會計檔案進行保管和管理，從而使電子會計檔案具有一定的完整性和準確性，除此之外，我國相關法律規(guī)定電子會計檔案資料的來源必須真實可靠，為了保證其真實性和可靠性，管理人員需要對電子會計檔案的來源進行嚴格的把關，并且對電子會計檔案材料的形成、管理和使用過程進行全面的記錄，確保電子會計檔案完整、準確。

第四，配備專業(yè)管理人員，增強電子會計檔案風險意識。電子會計檔案具有一定的動態(tài)性和可操作性，電子會計檔案材料在歸檔完成和后期管理時，會出現(xiàn)意外刪除和感染病毒等風險，所以必須要引進和培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。會計電算化產生后傳統(tǒng)的會計核算被計算機取代，電子會計檔案的材料會存儲在計算機的磁盤中，如果發(fā)生火災和竊取的情況，電子會計檔案的材料非常容易丟失，為了減少上述現(xiàn)象發(fā)生，我國企業(yè)和事業(yè)單位需要強化電子會計檔案風險管理意識，對可能出現(xiàn)的風險進行防范。主要包括如下內容：其一，對電子會計檔案的數(shù)據(jù)采取一定的保護措施。電子會計檔案管理人員應該對數(shù)據(jù)材料進行及時的備份，在進行備份時需要對光盤的質量進行檢查，保證其質量不會出現(xiàn)任何問題，根據(jù)所有的電子會計檔案歸檔的時間對其進行編號，在每年的年末對本年的電子會計檔案的數(shù)據(jù)進行整理和分類，并且需要明確標明數(shù)據(jù)的內容和時間；其二，做好電子會計檔案的保存工作，電子檔案室需要滿足防塵、防磁、防水、防潮和防震的要求，在條件允許的情況下，企業(yè)和事業(yè)單位可以在電子會計檔案室內安裝監(jiān)控設備和防盜設備，如果出現(xiàn)任何異常時在第一時間發(fā)出提示。

四、結束語

上述文章對電子會計檔案管理工作的現(xiàn)狀進行了說明，并且對提高電子會計檔案管理提出了一些措施，希望對我國企業(yè)和事業(yè)單位的電子會計檔案管理工作提供一定的建議。

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[3]胡薇.轉型發(fā)展視角下地方高校會計檔案的開發(fā)利用研究[J].山西檔案，2015（3）：79-81.

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傳統(tǒng)紙質檔案的載體材料是紙張，而電子檔案的載體主要是磁性物質材料，如磁帶和光盤等。因此，兩者對載體的保護有很大區(qū)別。對電子檔案載體的保護最重要的是要提供符合磁、光介質的保存環(huán)境，電子檔案所需的環(huán)境溫度為17℃-20℃，相對濕度為35%-45%，而紙質檔案保存所需的環(huán)境溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%；要避免陽光直射，以免電子檔案載體材料發(fā)生氧化反應，造成信息丟失；遠離磁場，存放電子檔案的柜架或金屬盒要有抗磁性，以免發(fā)生消磁或磁化現(xiàn)象；要避免機械震動，以免破壞數(shù)據(jù)信息的完整性；存放電子檔案的庫房內還應配有防腐蝕性有害氣體的設施和設備，定時進行機械通風，保證環(huán)境通風良好。另外，存放電子檔案的檔案室要配備防腐、防潮設備，遠離釋放有害氣體的工廠，要定時進行室內通風，保證檔案室內擁有良好的空氣質量。紙質檔案的耐久性可以持續(xù)幾十年甚至上百年，與紙質檔案相比，電子檔案載體材料的壽命比較短，一般僅為5-10年。因此電子檔案應每5年進行一次有效的安全性檢查，包括外觀檢查和邏輯檢查。外觀檢查，即檢查表面是否有污垢、損壞等現(xiàn)象；邏輯檢查，即用專用檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，以便進行有效的修正或更新。電子文件不同于直觀的紙質文件，需要借助現(xiàn)代化的辦公設備才能讀取，其中計算機是十分重要的工具，電子文件的顯示、拷貝，電子檔案的整理、鑒定、利用等都是在計算機上完成的。因此，為了保證歸檔電子文件的有效識讀，要注意對計算機及其軟硬件加強維護和更新。硬件包括計算機、掃描儀、打印機、復印機等；軟件包括壓縮處理的軟件以及電子檔案所依賴的計算機技術和數(shù)據(jù)參數(shù)，如音頻設備文件等。在電子檔案歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件，用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件還應注意收集其壓縮算法和軟件。

2.電子檔案真實性的維護

由于電子檔案的形成快速便捷，在歸檔的時間上比較自由，可以在文件處理完成后立即歸檔，也可以在某一時間周期內歸檔。為了保證電子文件在傳輸、處理過程中準確無誤，防止信息失真，電子文件在形成過程中要隨時進行簽名、信息驗證和身份驗證。由于電子檔案是由一套特定的數(shù)字代碼程序組成的，凡是能接觸到電腦的人都可以對其進行修改，為防止非法訪問或隨意改動電子檔案，對電子檔案的修改、存儲、傳輸?shù)炔僮饕M行實時登記，并以密碼形式防止刪改，以保證電子檔案的真實性。對于需要簽署的文本，可以采用聲音批示，以彌補單純的手跡簽名的不足。有時為了保證電子文件不被非正常改動，應采取更嚴格的安全措施，如開發(fā)專門的安全保護軟件或者編寫安全程序；同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對重要的電子文件制作紙質文件加以保存。將電子檔案中的電子文件設置為“只讀”狀態(tài)，也能夠保證從計算機上讀取到信息而不做任何的改動。每一份電子檔案都有自己的相關背景，不僅是業(yè)務方面的，也包括相關的政治、經濟背景。在保存電子檔案時需要將這些背景信息一并保存，這不僅能夠有效地幫助以后的利用者了解電子文件所包含的信息內容，也有助于證明該電子檔案的真實性。

3.電子檔案完整性的維護

在保存電子檔案的過程中，為保證檔案的完整性，需要把電子檔案與其他檔案的相互關系、相對位置等元數(shù)據(jù)一并保存，相關的應用軟件也需一并保存，包括電子檔案的相關電子圖像。隨著電子檔案數(shù)量的不斷增加，其所占用的存儲空間和時間也隨之增加。為保證電子檔案的完整性，必須做好相應的備份工作。首先要對所有電子檔案進行完整的復制，在以后每次復制時，只需針對上一次完全復制后新增加的數(shù)據(jù)或修改的數(shù)據(jù)進行備份復制即可。這樣能夠避免因每次都備份所有數(shù)據(jù)信息而造成的存儲空間和保存時間的浪費，保證電子檔案在保存和恢復時的完整性。由于電子檔案依賴于計算機和計算機網絡而存在，所以要保證電子檔案的完整性必須在這兩方面做到萬無一失，即將同一電子檔案保存于兩臺以上的電腦中，以防止一臺計算機出現(xiàn)故障造成電子檔案不完整；同時需將同一電子檔案保存于兩種以上的網絡中，防止某一網絡被毀壞，造成電子檔案失去完整性甚至永久丟失。正是因為電子檔案在載體保護、真實性維護和完整性維護方面存在諸多要求，且比較依賴相關成熟的技術，而紙質檔案則可以真實、直觀地再現(xiàn)文件的原貌。因此，在一定時期內電子檔案不會完全取代紙質檔案，兩者形成并存發(fā)展、相輔相成的依賴關系。同時在檔案管理工作中也需要二者相互配合，充分發(fā)揮電子檔案的效用。

4.加強電子檔案安全性的防護

網絡的普及極大地促進了電子檔案管理工作，因此加強網絡安全不容忽視。加強電子檔案安全防護主要有兩點：一是用法律保護電子檔案的信息安全，增加法律意識；二是要創(chuàng)建檔案安全管理系統(tǒng)，確立基于角色的訪問控制模式，充分利用現(xiàn)代信息安全技術，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落實，電子檔案數(shù)據(jù)庫安全建設，電子檔案管理系統(tǒng)安全運行和與相關信息安全技術結合運用的基礎上，電子檔案的安全性才能夠得到保證。

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1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手

在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統(tǒng)，按要求轉數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統(tǒng)一在網絡上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結構，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統(tǒng)的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數(shù)字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

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大數(shù)據(jù)是繼云計算、物聯(lián)網之后又一次顛覆性技術革命，在短短的時間內廣泛地影響甚至顛覆著各行各業(yè)。麥肯錫全球研究所將大數(shù)據(jù)定義為一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉、多樣的數(shù)據(jù)類型和價值密度低四大特征。由于大數(shù)據(jù)有極高的使用價值，使人們開始意識到大數(shù)據(jù)的重要性，有意愿主動地去學習、運用這一新技術和理念，并將其運用到各類管理中。大數(shù)據(jù)時代已經來臨，改變了人們傳統(tǒng)的生活工作模式，給各個行業(yè)、產業(yè)都帶來了巨大挑戰(zhàn)，同樣也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來勃勃生機。本質上，檔案是對文字、圖片、影像等原始性符號的記錄方式。檔案數(shù)據(jù)信息資源在不停地增長中，因此，檔案足以稱之為大數(shù)據(jù)。在進入大數(shù)據(jù)時代之后，數(shù)字的存儲方式也在不斷發(fā)展及完善，減少了數(shù)據(jù)信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數(shù)字化的方式存儲，更方便于保管與維護。因此，本文基于大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案管理工作進行分析，順應了時代的發(fā)展要求。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求

（一）保證企業(yè)檔案存放與保存的完備性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案的管理的要求大有不同。從存放上來看，傳統(tǒng)的檔案大多是紙質的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，而大數(shù)據(jù)往往帶來多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，包括音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案等。這些電子類檔案除了對基本保存的條件和場所有了更高的要求外，音像檔案要遠離磁場，光盤要防磨損，硬盤要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，同時還要引入專用的設備來保護類型各異檔案的安全。從收集上看，大數(shù)據(jù)背景下的檔案材料種類較為復雜，各檔案資源的價值也參差不齊，給收集工作帶來了較大的困難。大數(shù)據(jù)時代的電子文件、數(shù)字檔案都面臨著因載體、格式、計算機技術的滯后以及保存標準規(guī)范不完善等帶來的潛在威脅。而大數(shù)據(jù)材料更新速度快，內容和技術復雜這些特點為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強度和工作難度。

（二）保證企業(yè)檔案的信息內容安全性。檔案信息內容安全是指防止檔案數(shù)據(jù)信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，往往產生很多數(shù)字化的檔案，數(shù)據(jù)越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業(yè)檔案大部分保存在計算機中，計算機網絡系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的計算機病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業(yè)檔案信息化為烏有，從而帶來難以估量的損失。根據(jù)有關安全管理的專家所稱，近百分之十的局域網遭遇到非法訪問的情況，目前的防火墻技術十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網只是在邏輯上對檔案進行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網絡遭遇到破壞時，將對檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，保障對檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來檔案管理的重中之重。

（三）數(shù)字化檔案管理的技術水準。在大數(shù)據(jù)檔案管理中，技術作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發(fā)生了轉移。在傳統(tǒng)的檔案管理工作推進時，由于存在著技術上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類資源的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，可通過利用云計算技術對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行加工，對其進行再次開發(fā)利用，加大對檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用。以各類數(shù)據(jù)庫為代表的大數(shù)據(jù)云服務器，能夠為檔案管理帶來較為強勁的索引及導航服務，加大了關系數(shù)據(jù)庫的運用，促進檔案管理將重心放在索引的優(yōu)化、非結構化檔案數(shù)據(jù)信息資源的開放等方面。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理的思維轉變過慢。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時代對檔案數(shù)據(jù)信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識。檔案管理存在的重心應當及時從保管到利用轉移，即利用大數(shù)據(jù)技術對原始檔案數(shù)據(jù)信息資源及時進行開發(fā)、再次利用，注重檔案數(shù)據(jù)信息資源潛在價值的開發(fā)與利用。因此，對于檔案管理人員來說，應當及時改變思維模式，努力挖掘檔案數(shù)據(jù)信息資源所蘊藏的重要價值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進行轉變。

（二）數(shù)字化檔案歸檔和存檔存在著問題。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源的技術提出了更高的要求，存檔歸檔問題也更加復雜。伴隨著多媒體設備的運用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語音等其他非標準化信息的方式存在。數(shù)字化的檔案資源如果離開了一定的特殊環(huán)境就失去了可讀性，增加了檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸檔和存檔的難度。

（三）檔案數(shù)字化管理未有統(tǒng)一的執(zhí)行標準。由于各檔案館以及企業(yè)檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫及管理軟件參差不一，無法進行有效的信息共享，形成了一個個的信息孤島。對于大數(shù)據(jù)時代的到來，無法進行檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享就無法發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統(tǒng)應用軟件未能有地的按照國際標準進行執(zhí)行，檔案管理功能較為單一，標準化水平較低、數(shù)據(jù)信息資源不盡完善。若這種情況繼續(xù)持續(xù)下去，必將會對檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享帶來更多的不確定性。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理模式

（一）建設大數(shù)據(jù)資源信息平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共建共享。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源聯(lián)網，實現(xiàn)資源的互通互用。為使其發(fā)揮最大效用，應當構建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢索服務。通過這種數(shù)據(jù)庫的檢索，涵蓋了省內各檔案管理部門的檔案數(shù)據(jù)信息資源，向各級機構提供服務，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會有利于避免檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復構建，節(jié)省了大量的人力、財力及物力。各檔案管理部門通過這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門只需要按照標準化要求對檔案數(shù)據(jù)信息資源進行歸檔即可。

（二）提高檔案管理人員綜合素質。隨著大數(shù)據(jù)的進一步應用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能夠適應社會時代的發(fā)展要求，亟待與時俱進，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員的提升可從以下兩個方面著手進行改進：第一個，檔案管理人員應當保持著與時俱進的時代意識，不斷更新自己的知識及技術水平，適應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求；其次，檔案管理人員應當熟悉大數(shù)據(jù)技術，能夠充分利用先進的技術手段實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的開發(fā)及利用，擴大檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用范圍。

（三）健全及完善大數(shù)據(jù)時代背景下檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理，應當充分發(fā)揮平臺優(yōu)勢，構建有利于檔案管理人員及檔案數(shù)據(jù)信息資源提交人員的操作軟件平臺。可從以下三個方面進行著手：第一，需要不斷改進及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數(shù)據(jù)平臺；第二，應當充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺的優(yōu)勢，將檔案管理的相關業(yè)務與其進行深入整合，不斷改進檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性，嚴控檔案管理部門的內部制度，保障檔案管理部門的安全性。

四、小結

大數(shù)據(jù)時代的來臨，勢必會對檔案管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機遇之間是并存關系，檔案管理人員應當不斷努力，抓住機遇，積極學數(shù)據(jù)的理論與技術知識。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理將會不斷獲得新的突破，使其蘊含的巨大價值得以有效開發(fā)及利用。

【參考文獻】

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一.電子檔案的特點

電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上, 并可在網絡上傳輸?shù)臄?shù)字代碼序列。電子文件按一定手續(xù)歸檔后便形成電子檔案, 它具有如下特征：①與計算機軟、硬件等設備關系密不可分；

②與紙質檔案相比概念上有本質的區(qū)別；③更高要求的保管條件。

電子檔案材料的多樣性、結構的復雜性,儲存方式的互換性,容易造成信息缺損。當前,電子檔案儲存方式主要有光盤、磁盤和磁帶。光盤是利用激光進行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質主要有碲、碲合的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、價值性,企業(yè)才能從中獲得更為完善的服務。

二． 電子檔案的歸檔要求

計算機特點之一是修改方便,這一特點卻是檔案部門的大敵,檔案是不允許修改的,即使有錯,作為真實的歷史記錄也是不能修改的。為了防止修改,檔案管理軟件中可將電子檔案設置為“只讀”狀態(tài),這樣用戶只能從計算機上讀取檔案信息,而不能作任何修改。如果要用光盤,一般應該采用一次寫人多次讀出光盤即WORM光盤,這樣用戶只能讀取信息,不可以做任何修改,這種不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子檔案。

在電子文件的歸檔過程中, 應注意登記電子文件的容量及形成時間, 特別是形成時間不但要登記年、月、日還要登記時、分,因為文件只要修改其存儲容量、時間, 則和原來的文件是不一致的,這樣檔案人員就能注意到文件在復制、打開過程中是否被有意或無意的修改,如果發(fā)現(xiàn)文件被修改,應及時尋找原因, 防止類似情況再次發(fā)生,并盡可能恢復原電子檔案的本來面貌。

對歸檔的電子文件應注意是否被加密和壓縮,當發(fā)現(xiàn)文件被加密時,應及時和文件形成者取得聯(lián)系,給予解密。對壓縮的文件,由于壓縮工具眾多,一人一個方法,不利于檔案的提供利用,建議對所有壓縮的文件全部解壓后再存儲在光盤上, 這樣對電子檔案的保管、日后維護、提供利用等都是有利的。

歸檔拷貝的份數(shù),一般為二套,分別存放在不同的地方,如果某些電子檔案利用率特別高,可做一套專門用于提供利用。保存二套的原因是由于電子檔案在長期保存過程中可能會出現(xiàn)讀寫錯誤,但同時同一文件同一位置出錯的可能性是很小的,這樣可大大提高電子檔案的安全性和可靠性。光盤存儲技術發(fā)展到現(xiàn)在也只有二十年的時間,檔案管理人員不能有太大的期望能永久保存電子檔案,在經濟能力允許的情況下,可適當考慮轉存到縮微膠片等其它更能耐久存儲的載體上。

電子檔案的保管和維護措施

電子檔案的保存,首先要求具備一個適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保存環(huán)境,一般是指脫機存儲而言,應而要達到有關要求如歸檔光盤應直立排放,嚴防變形,不得擦洗、劃刻、觸摸盤片的處,不得彎曲、擠壓、摔打盤片,防止盤片沾染灰塵和污垢,避免陽光直接照射溫度控制在17～20℃,相對濕度35%～45%遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場,對需長期保存的電子檔案最好存放在恒溫恒濕的檔案庫房中,有條件的檔案館可將光盤等直接存放在防磁柜中,防磁柜平時盡量少開啟,防磁柜的鑰匙應有專人負責。良好的保存環(huán)境,不

僅可以延緩載體的自身老化,而且還可以減慢載體上所有信息的自然衰減。

電子檔案載體,特別是磁性載體,極易受到保存環(huán)境的影響,即使在良好環(huán)境下,也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯誤的現(xiàn)象,這是由于載體在長期保存過程中材質老化及磁記錄的自然衰減所致,所以對保存的電子檔案,應每隔一年抽樣機讀檢驗一次。光盤的拷貝轉存應根據(jù)光盤的保管情況、光盤驅動器的發(fā)展和兼容情況、計算機操作系統(tǒng)變化情況、硬件環(huán)境的變化情況而定,當上述四個條件任何一個發(fā)生較大變化時,應考慮有必要進行轉存,轉存時特別要注意選擇最新型號的光盤、驅動器、計算機操作系統(tǒng)和硬件環(huán)境,這樣下次轉存的時間間隔可長一些,同時原光盤至少應保存一個轉存周期,以防萬一。

四．實現(xiàn)檔案電子化的途徑

(1) 檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是經過電子技術處理而記錄在新的介質上的一種方式, 進而形成了新的文件和檔案, 稱為電子文件和電子檔案。電子檔案具有信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息的記錄與讀取速度快、多種信息集成性、信息的可操作性等特征。電子檔案的這些特性, 使人們獲得與處理檔案信息的方式發(fā)生深刻的變革,檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快捷,可使檔案信息實現(xiàn)資源共享化,更大限度的滿足企業(yè)對檔案信息利用的需求。實現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化就為檔案信息網絡化打下了基礎,檔案信息數(shù)字化是實現(xiàn)檔案電子化的有效途徑。

(2) 檔案信息標準化。檔案信息電子化形成電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別在于記錄方式的數(shù)字化,當使用電子技術和設備將信息記錄在光盤或磁性載體之上形成電子文件或電子檔案,其信息就不能脫離這種生成環(huán)境和設備單獨存在,電子檔案信息具有非人工識讀性和系統(tǒng)依賴性。電子技術及設備的不斷進步,使電子檔案形成的環(huán)境出現(xiàn)較大的差異,這種差異造成電子檔案信息經過一段時間后,存取性受到限制,舊的硬件及軟件已經被新的硬件及軟件所取代,舊的硬件及軟件環(huán)境生成的檔案信息在新的環(huán)境下不能被正確識別并存取。這就要求電子檔案信息實現(xiàn)標準化,實現(xiàn)電子檔案信息存儲結構及格式的標準化,形成通用的存儲標準,使之在各種不同的環(huán)境下都能被準確識別、讀取、存儲。因此, 檔案信息標準化是檔案電子化持續(xù)、長久發(fā)展的唯一途徑。

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電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術水平、管理質量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調出，進而實現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應的主題進行標注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網絡風險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。

2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。

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［中圖分類號］G717［文獻標志碼］A［文章編號］2096-0603（2015）29-0149-01

中專學校的持續(xù)發(fā)展過程中檔案管理工作的重要性不言而喻。過去部分學校在檔案管理工作中采用較落后的方式，現(xiàn)今電子檔案管理的應用越來越引起中專學校的重視。

一、電子檔案管理的意義

檔案是人們生活活動的記載資料，具有十分重要的意義，檔案的保管方法隨著人類進步的腳步不斷變更。部分中專學校采用的仍舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，然而伴隨計算機技術的廣泛運用，檔案的保管辦法已經產生了巨大的變革，中專學校的檔案管理應擺脫傳統(tǒng)的方式，采用先進的技術進行代替，擴大檔案的保存領域。電子檔案管理實現(xiàn)資源的共享，信息化的應用可以提供海量存儲功能，資源共享功能和跨地域檢索功能的實際應用將使得中專院校內的檔案保存工作上升到新的水準。

二、保障中專檔案管理中實行電子檔案管理的安全性

中專學校應提升相關設備設施的安全性能，控制電子檔案管理的專一性，對于該系統(tǒng)要進行有規(guī)劃性的科學升級，對電子檔案進行專項化的維護整理，控制設施設備的良好穩(wěn)定運行。對于重要的檔案信息進行必要的備份管理，防止發(fā)生意外狀況時造成嚴重的損失。系統(tǒng)內部可以進行防火墻工作模式，通過系統(tǒng)殺毒、網絡體檢、指紋鑒定等多種科技手段提高系統(tǒng)運行的安全性，最大化地防止電子信息的流失和被盜取。控制電子檔案管理的信息安全性是將電子檔案管理引入中專學校檔案管理中的重要基礎和前提。

三、建立完善的規(guī)定細則，促進中專電子檔案管理的規(guī)范化

中專學校內部應該建立一套完整的管理方案，構建具體的使用細則和規(guī)章，讓檔案管理工作逐漸向系統(tǒng)化規(guī)范化的方向不斷發(fā)展。首先對于該部門的工作人員要保證其能力水平。聘用專業(yè)化的技術工作人員進行日常管理工作，提升工作人員的安全保密意識，保證自身的職業(yè)道德水準，熟悉地操作相關電子系統(tǒng)運行流程，實行靈活的管理，最大化地體現(xiàn)電子系統(tǒng)的便捷性和先進性。

四、提高學校相關領導對電子檔案管理的認識

檔案信息的性質是保持歷史信息，不能直接為學校創(chuàng)造明顯的利益價值，管理要求迫切且程度較低，許多學校領導無法認識到檔案管理的重要程度。部分中專學校的檔案管理數(shù)字化設備條件不足，部門內部缺乏相關專業(yè)人才。面對如此狀況，學校領導首先要改變傳統(tǒng)的思想，部門檔案管理人員首先應進行電子管理相關方面的學習，提高自身素質，明白檔案數(shù)字化管理的先進性，積極向相關領導提出建議和想法，主動將現(xiàn)代化科技與檔案管理相結合，進行反饋并提出可行的解決辦法，學校領導應積極聽取相關專業(yè)人士的建議，理解電子檔案管理對于學校的文化發(fā)展和學生老師各級人員的重要性，提供相應的支持方法。從領導層做出相應的政策決定，提供資金和硬件設施方面的基礎保障，加大對檔案電子管理的重視度，加大人才投入力度和資金投入力度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理部門的地位。

五、提升中專學校的硬件軟件設備管理水平

電子檔案管理工作由于實現(xiàn)了信息的高速傳遞及大量存儲，這些都要依靠現(xiàn)代化電子技術的發(fā)展和進步。在實行電子檔案管理工作中不斷實行技術的研究工作，提高學校內部的計算機網絡技術管理水平。選擇合適電子檔案管理的安全性軟件和設備，根據(jù)學校內部的實際情況對相關技術人員制訂電子管理的計劃，提出具體的實施方案。詳細規(guī)定包括其具體需要的硬件設備需求，相關設備的購買要依據(jù)經濟情況量力而行，確保所購買東西的實際應用性和完整性，保證設備的整體實用性。總而言之，中專學校的相關領導應提升對電子檔案管理的認識，加大部門專業(yè)化人才的培養(yǎng)力度，檔案管理人員運用先進技術的科學規(guī)劃，加強檔案管理準備工作，共同努力把握檔案數(shù)字化管理的總體方向，提升中專學校的綜合文化競爭力。