水電工程檔案大全11篇

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1 前言

近年來，在經(jīng)濟社會信息化和電子化快速發(fā)展的新形勢下，水利水電科技檔案也在不斷地發(fā)生管理方式和管理手段的推陳出新。科技檔案如何更好地促進水利水電事業(yè)的健康協(xié)調(diào)發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息資源在水電工程中的共享應(yīng)用，便成為了水利水電科技檔案管理的重要課題。筆者試就水利水電科技檔案與水電工程實現(xiàn)信息資源共享談些粗淺的認識。

2 為什么要實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享

2.1 實現(xiàn)信息資源共享是加強水利水電科技檔案管理的重要途徑

一是確保水利水電科技檔案滿足業(yè)界人士和社會所需的客觀需要。作為水利水電工程發(fā)展的重要歷史記錄，科技檔案是按照一定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)整合在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者數(shù)據(jù)庫中，檔案資源利用者可以很便捷、高效地查詢檢索的工程信息，不僅是已完工程項目的有力證據(jù)資料，同時還能夠提供給未完工或者擬開工項目研究和決策工程建設(shè)的重要參考價值，從而順利地實現(xiàn)了科技檔案與工程項目的信息資源共享。

二是確保水利水電科技檔案管理的客觀需要。水利水電科技檔案有專門的管理機構(gòu)，負責(zé)檔案信息資源的收集、登記、整理、歸檔、檢索、等基礎(chǔ)性工作。隨著水利水電事業(yè)和科技檔案管理的逐步發(fā)展，現(xiàn)有的管理人員、技術(shù)支撐、工作理念等仍然運用傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，已不適應(yīng)水利水電工程建設(shè)的實際需要，嚴(yán)重地影響了科技檔案資料的高效、科學(xué)、合理使用。因此，實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程資源共享，不僅有利于促進水利水電事業(yè)發(fā)展，也是加強水利水電科技檔案管理的重要載體。

2.2 實現(xiàn)信息資源共享是促進水利水電工程項目建設(shè)的重要途徑

一方面，水利水電科技檔案的信息化、電子化發(fā)展已經(jīng)成為了大勢所趨。國家檔案局和水利部很早就要求加強檔案管理信息化建設(shè)。因此，水利水電科技檔案管理部門和水利水電工程建設(shè)部門，相繼適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化和檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的形勢，逐步推廣了水利水電工程檔案存儲、傳輸、查閱的網(wǎng)絡(luò)化管理，為順利實現(xiàn)水利水電科技檔案與工程建設(shè)信息資源共享提供了可能。

另一方面，目前很多地方都建設(shè)了諸如檔案數(shù)據(jù)庫、信息網(wǎng)、目錄中心、大型文獻中心等水利水電檔案信息資源共享平臺，為實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程的信息資源共享提供了可參考借鑒的重要實踐依據(jù)。

3 如何順利實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享

3.1 健全機構(gòu)，加強組織領(lǐng)導(dǎo)

健全完善的組織領(lǐng)導(dǎo)是確保水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享的前提和基礎(chǔ)。因此，要建立健全工作機構(gòu)，負責(zé)對檔案工程信息資源共享的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)規(guī)劃、精心部署構(gòu)建檔案信息資源共享體系，確定信息共享平臺建設(shè)思路、發(fā)展計劃和管理標(biāo)準(zhǔn)，落實基層檔案管理機構(gòu)的工作任務(wù)和責(zé)任分工，建立健全內(nèi)部管理制約制度，研究協(xié)調(diào)工程建設(shè)和檔案管理中遇到的普遍性、苗頭性、傾向性問題，跟蹤監(jiān)督和規(guī)范管理信息共享平臺的日常維護、設(shè)備更新、資源利用、收費標(biāo)準(zhǔn)等項工作，解決共享體系建設(shè)中的人、財、物需求，以充分保障順利建設(shè)水利水電科技檔案與水電工程信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料共享。

3.2 明確標(biāo)準(zhǔn)，保證共享效果

要實現(xiàn)水利水電科技檔案真正與水電工程項目建設(shè)信息資源共享，確定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化模式是關(guān)鍵因素。近年來，面對檔案管理日益信息化、科技化、電子化飛速發(fā)展的趨勢，檔案管理行業(yè)為了加強對檔案資料的規(guī)范化管理，相繼研究出臺了《檔案著錄規(guī)則》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等行業(yè)管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但也只是宏觀性地對檔案資源的基礎(chǔ)管理做了原則性的規(guī)定，對于做好水利水電科技檔案的信息化、電子化建設(shè)，仍然有一定的局限性，并不能完全照搬照抄、粗糙套用。由于目前尚未有針對專業(yè)檔案特別是工程類檔案資源細化管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)操作規(guī)范，導(dǎo)致水利水電檔案管理機構(gòu)對工程科技檔案的管理“政出多門”、“五花八門”，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系，甚至信息資源共享平臺的電子數(shù)據(jù)交換格式與檔案資源信息檢索目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)千差萬別，造成了傳遞利用、檢索查詢科技檔案信息資源的不同檔案管理機構(gòu)兼容困難，一定程度上也成為了制約資源共享的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)的“瓶頸”問題。因此，建立健全水利水電科技檔案與工程建設(shè)項目信息化、電子化共享信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便被提上了重要管理日程。

3.3 創(chuàng)新方法，提供技術(shù)支撐

既然水利水電科技檔案的信息化、電子化發(fā)展已經(jīng)成為了檔案管理的必然趨勢，水利水電工程建設(shè)項目要想與科技檔案實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享，充分利用已完成項目的工程資料檔案，在檔案管理已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化、電子化的前提下，就必須得借助于計算機網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)檔案資源的檢索、查閱。因此，伴隨著當(dāng)今信息時代的高速發(fā)展，計算機普及率的空前提高，網(wǎng)絡(luò)信息資源的安全隱患也日益成為檔案管理和使用者高度關(guān)注的重要問題。這就要求我們在水利水電科技檔案資源收集、整理、錄入、存儲、傳遞、利用時做好安全防范措施，改善計算機網(wǎng)絡(luò)信息安全防范的信息加密、權(quán)限認證、口令鑒別、備份存儲、存取控制、數(shù)字簽名、安裝防火墻和防病毒軟件等核心技術(shù)，切實堵塞安全漏洞，防止網(wǎng)絡(luò)黑客、數(shù)據(jù)竊賊、電腦病毒等侵襲計算機，惡意攻擊、破壞、更改或者泄露電子工程科技檔案數(shù)據(jù)，避免計算機網(wǎng)絡(luò)水利水電科技檔案信息資源管理出現(xiàn)不安全和不穩(wěn)定因素，保證科技檔案與水電工程項目的信息資源共享。

3.4 完善機制，培養(yǎng)專業(yè)人才

人力資源是實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程項目信息資源共享的重要智力基礎(chǔ)和人才保障。一方面，隨著水利水電事業(yè)的日趨發(fā)展和科技檔案管理水平的逐步提高，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新的更高的要求。然而，目前很多檔案管理者的年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力、計算機操作水平、職業(yè)道德素養(yǎng)與做好科技檔案信息資源共享卻有很大的差距。因此，如果不及時吸納講政治、精業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、會管理的復(fù)合型專業(yè)人才，來規(guī)范和管理水利水電科技檔案，不僅有悖于水利水電事業(yè)的發(fā)展需要，也會影響信息技術(shù)與檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)順利對接，一定程度上阻礙信息資源共享體系的建設(shè)。另一方面，要研究制定針對性、操作性強的培訓(xùn)計劃，全方位、多層次、分批次地對現(xiàn)有管理人員進行相關(guān)知識技能培訓(xùn)，確保檔案管理者能夠基本掌握科技檔案信息數(shù)據(jù)的整理、錄入、檢索、查詢、輸出等網(wǎng)絡(luò)操作技能，推進檔案管理與電子工程信息資源共享進程。

3.5 更新觀念，提升服務(wù)質(zhì)量

要教育引導(dǎo)水利水電科技檔案管理人員切實轉(zhuǎn)變思想觀念，把服務(wù)檔案信息資源共享體系建設(shè)作為第一要務(wù)，把信息資源利用者是否滿意作為第一標(biāo)準(zhǔn)，努力增強服務(wù)的主動性和自覺性，將科技檔案信息資源主動提供給水電工程項目使用者，

變“要我服務(wù)”為“我要服務(wù)”，確保信息資源共享。另一方面，水利水電科技檔案管理機構(gòu)要通過科普宣傳、印發(fā)資料、平臺展示、論壇講座、典型介紹等形式，加大共享機制宣傳推廣力度，使業(yè)界人士和社會公眾充分認識和了解水利水電科技檔案與水電工程項目建設(shè)信息資源共享的重要意義，示范和引導(dǎo)水電工程項目單位自覺咨詢、查閱、瀏覽水利水電科技檔案信息資料，增強科技檔案在水電工程中的科學(xué)、合理應(yīng)用。

4 結(jié)語

綜上所述，在經(jīng)濟社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化日益發(fā)展的今天，實現(xiàn)水利水電科技檔案與水電工程信息資源的充分共享利用，是確保檔案資料科學(xué)、高效、合理使用的客觀需要，也是促進水利水電工程事業(yè)健康協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。

參考文獻：

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水利水電行業(yè)是我國重要的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，檔案管理工作是水利水電工程管理中一項基礎(chǔ)的、服務(wù)性很強的工作。水利水電項目工程量較大，需要分多個階段進行，其中涉及大量協(xié)議、資料、采購文件、水文監(jiān)測數(shù)據(jù)等信息，這些信息是檔案管理的重要構(gòu)成部分。在水利水電工程檔案管理工作中，需要緊跟時展步伐，嚴(yán)格遵循最新規(guī)范的要求。中國電力出版社出版的《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》針對水利水電建設(shè)項目中檔案管理工作進行研究，該書編著的目標(biāo)在于更好地貫徹實施《水電水利建設(shè)項目文件收集及檔案整理規(guī)范》(DL/T1396—2014)，幫助檔案及相關(guān)人員理解與掌握標(biāo)準(zhǔn)，可以作為水利水電行業(yè)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教材。全書分為四個部分，分別對規(guī)范制定的目的、指導(dǎo)思想、編制原則和主要特點進行了概述，對建設(shè)項目文件的收集、整理、歸檔等內(nèi)容進行了解讀，并對規(guī)范的有關(guān)條了補充說明。同時，還對水利水電工程項目檔案管理實際工作的操作經(jīng)驗進行總結(jié)，具有較強的實用性，對水利水電工程檔案管理工作的順利開展和繼續(xù)完善具有非常重要的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

現(xiàn)代科技的快速發(fā)展能夠在一定程度上促進水利水電工程檔案管理的現(xiàn)代化進程，檔案管理信息化對于水利水電工程的發(fā)展十分重要。在水利水電檔案管理中，計算機檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢十分明顯，能夠有效提升水利水電工程檔案的分類、收納管理水平。在實際檔案管理工作中，運用檔案管理軟件的難度相對較低，只需要簡單地操作檔案管理軟件就能夠有效節(jié)省檔案實時管理的工作時間，且檔案資料的管理和交接存檔往往是在一個步驟中完成的。《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書強調(diào)，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化對于水利水電工程建設(shè)發(fā)展具有非常深遠的意義，檔案信息管理工作現(xiàn)代化需要實現(xiàn)檔案技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案管理工作組織現(xiàn)代化以及干部專業(yè)化。一是檔案技術(shù)現(xiàn)代化，主要涵蓋了檔案工作信息化、檔案存儲縮微化以及激光光盤技術(shù)、聲像技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)的應(yīng)用;二是檔案管理工作組織現(xiàn)代化，涵蓋了現(xiàn)代化管理思想、科學(xué)化管理方法、現(xiàn)代化意識培養(yǎng)、專業(yè)化檔案工作隊伍建設(shè);三是干部專業(yè)化，主要涵蓋了水利水電工程檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高。綜合來看，水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化是水利水電工程建設(shè)的重要組成部分，對水利水電事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

結(jié)合《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書中的內(nèi)容，水利水電工程檔案管理目前的基本工作是水利水電工程檔案信息的收集、整理、歸檔和保存。水利水電工程檔案管理現(xiàn)代化主要從以下三個方面進行:第一，檔案管理工作流程科學(xué)化。當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)和手段對于檔案信息的收集歸納工作具有非常重要的作用，檔案信息資料的收集整理以及歸檔保存工作需要應(yīng)用先進的計算機技術(shù)來提高工作效率，同時保障檔案信息資料的完整性和安全性，作為水利水電工程管理工作重要的參考依據(jù)。第二，硬件設(shè)備的強力支持。將硬件設(shè)備的完善作為促進水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的重要手段，從而有效解決紙質(zhì)檔案管理存在的問題，如紙質(zhì)檔案易發(fā)霉，紙張信息共享能力差等。第三，定時更新檔案系統(tǒng)。基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的水利水電工程檔案信息自動化，能夠有效地提升檔案管理的工作效率，定時更新檔案管理系統(tǒng)有助于系統(tǒng)工作安全，為水利水電檔案信息存儲提供安全保障。同時，還能夠跟上水利水電工程管理對檔案信息的使用需求，讓水利水電工程檔案管理更加高效便捷。

《水電建設(shè)項目檔案管理實務(wù)》一書指出，檔案管理作為水利水電工程管理的重要組成部分，其研究工作對于提高檔案信息管理水平、節(jié)省勞動成本、保障經(jīng)濟效益等方面具有十分重要的作用。水利水電工程檔案管理工作的現(xiàn)狀不能滿足不斷增長的檔案數(shù)量和多元化的檔案內(nèi)容，甚至不斷涌現(xiàn)的多種載體的要求，水利水電工程檔案管理工作現(xiàn)代化的訴求顯得愈發(fā)重要和緊迫。在這種緊張的局面中，水利水電工程管理工作更需要穩(wěn)健發(fā)展，從檔案管理工作現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，從根本上抓好水利水電工程檔案管理工作的質(zhì)量，針對水利水電工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，通過先進技術(shù)和設(shè)備的引進，不斷提高現(xiàn)代化檔案管理水平，完善檔案管理路徑。與此同時，為了實現(xiàn)水利水電工程檔案管理工作的深入發(fā)展，需要將科技含量作為目前檔案管理工作的核心，在檔案信息資源管理工作中不斷優(yōu)化，重視現(xiàn)代化水利水電工程檔案管理人員的培養(yǎng)，鼓勵檔案管理人員發(fā)揮自身潛力與特長，不斷學(xué)習(xí)和自我提升，以實現(xiàn)水利水電檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)。

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1.1 水利水電工程移民檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、縣為基礎(chǔ)、項目法人參與”的管理體制。各級移民管理機構(gòu)、項目法人及相關(guān)單位要建立健全移民檔案工作，明確負責(zé)移民檔案工作的部門和從事移民檔案工作的人員，保障移民檔案工作經(jīng)費、庫房及其他設(shè)施、設(shè)備等條件。各級檔案行政管理部門負責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)移民檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各級移民管理機構(gòu)負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)移民檔案工作的組織實施和監(jiān)管，并做好本級移民檔案工作；項目主管部門要加強對移民檔案工作的監(jiān)管。項目法人參與本項目移民檔案工作的監(jiān)管，并負責(zé)做好本單位移民檔案工作。

1.2 移民檔案管理要以縣為基礎(chǔ)。縣移民管理部門設(shè)立移民檔案整理工作組，負責(zé)移民檔案整理工作，組織協(xié)調(diào)各鄉(xiāng)（集）鎮(zhèn)和相關(guān)移民遷建單位及項目業(yè)主間的檔案整理工作，檢查和監(jiān)督檔案整理工作，負責(zé)審查移民檔案資料是否齊全、完整、準(zhǔn)確，管理是否規(guī)范、安全。各移民鄉(xiāng)（集）鎮(zhèn)和相關(guān)移民遷建單位及項目建設(shè)業(yè)主負責(zé)本單位的移民檔案收集整理工作。按時向移民管理部門移交移民工程檔案，接受工作組的監(jiān)督和檢查。各級檔案行政管理部門負責(zé)制定移民檔案工作規(guī)劃和計劃，對移民檔案工作進行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。

1.3 各級移民管理機構(gòu)、項目法人及相關(guān)單位，要將移民工作納入移民工作計劃和移民工作程序，納入相關(guān)部門及其人員的工作職責(zé)并進行考核。移民檔案工作要與移民工作實行同步管理，做到同部署、同實施、同檢查、同驗收。

1.4 簽訂移民工作任務(wù)合同、協(xié)議時，要設(shè)立專門章節(jié)或條款，明確移民檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、載體規(guī)格、版本套數(shù)、移交時限等。

2 水利水電工程移民檔案的收集與管理

2.1 對移民檔案的收集與管理，要做到“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”。即收集完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、分類合理、組卷科學(xué)、裝訂整齊、編號規(guī)范、排列有序、裝具統(tǒng)一、檢索方便、保管安全。為確保移民檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全，移民檔案形成單位要建立移民檔案管理制度與業(yè)務(wù)規(guī)范，采取有效措施及時做好移民檔案的歸檔工作。注意做好實物指標(biāo)調(diào)查、原址原貌、搬遷安置、庫底清查、補償領(lǐng)款等重要活動或節(jié)點的聲像材料的收集、整理和歸檔工作。

2.2 歸檔的紙質(zhì)材料應(yīng)為原件，字跡工整、印制清晰、簽章完備、日期等標(biāo)識完整，制成、裝訂等材料符合耐久性要求。無法獲取原件用復(fù)制件歸檔的，要標(biāo)明原件所在位置。聲像和實物檔案歸檔時要按規(guī)定標(biāo)注相關(guān)信息，編制相應(yīng)目錄并單獨保管。

3 水利水電工程移民檔案分類

3.1 水利水電工程移民檔案整理應(yīng)遵循維護檔案材料原貌，保持文件材料之間的有機聯(lián)系和成套性特點，便于保管和方便利用的原則。歸檔文件材料應(yīng)以項目為單位進行整理，不同項目的文件材料應(yīng)分類標(biāo)識、分別組卷。移民檔案主要包括移民安置前期工作、移民安置實施工作、水庫移民后期扶持工作、移民工作管理監(jiān)督、移民資金財務(wù)管理等方面的文件材料。

3.2 分類方法。①綜合管理類。②農(nóng)村移民安置類。③集鎮(zhèn)遷建類。④專業(yè)項目檔案。⑤庫底清理檔案。⑥環(huán)境保護、水土保持工程、地災(zāi)防治（治理）檔案。 ⑦財務(wù)會計檔案。

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筆者長期從事水電工程檔案管理工作，參加了長江三峽工程、湖北清江水布埡水電站、烏江彭水水電站等十余座大中型水電站檔案管理和配合驗收工作，結(jié)合檔案管理實踐，分析了水電工程檔案特點和存在的問題，提出了檔案管理的方法和對策。

一、水電工程建設(shè)檔案的特點

1. 時間跨度長，前期論證久

大型水電站工程，一般要經(jīng)歷規(guī)劃、預(yù)可行性研究、可行性研究、實施階段及工程項目驗收階段等，所需時間短則十年，長則數(shù)十年，如三峽工程從論證到建成，歷時一個世紀(jì)，又如烏江彭水水電站從論證到建成歷經(jīng)30年。水電站這種時間跨度長、前期論證久的特點，為水電工程建設(shè)檔案管理增加了不少難度。

2. 技術(shù)資料多、檢查驗收多

大型水電站工程，由于地質(zhì)地形復(fù)雜，前期規(guī)劃設(shè)計審查程序較多，形成了大量的技術(shù)資料和審查文件，檔案管理工作量大。水電站建設(shè)期間，為確保工程質(zhì)量，每道工序、每個單元工程都要進行質(zhì)量檢查，單項工程要進行檢查驗收，工程完工需進行竣工驗收，每個環(huán)節(jié)都將產(chǎn)生檔案資料。

3. 參建單位多、建設(shè)地域廣

大中型水電站工程，技術(shù)復(fù)雜，投資巨大，參建單位既有設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、監(jiān)測等技術(shù)服務(wù)企業(yè)，又有工程施工、設(shè)備制造企業(yè)等，交叉往來的技術(shù)文件數(shù)量龐大，產(chǎn)生了大量的檔案。水電站工程建設(shè)征地面積很大，移民數(shù)量多，移民檔案數(shù)量巨大。征地補償和搬遷安置，關(guān)系到千家萬戶移民的切身利益，處理不當(dāng)，易造成社會矛盾，影響庫區(qū)穩(wěn)定，移民檔案更應(yīng)加強。

二、水電工程建設(shè)檔案管理存在的主要問題

1. 專業(yè)檔案人才少，非檔案專業(yè)人員兼職多

通常水電開發(fā)企業(yè)在取得某一水電站開發(fā)權(quán)后，即在建設(shè)地區(qū)組建該水電站的開發(fā)公司作為建設(shè)業(yè)主。由于組建時間較短，往往不能配備專業(yè)的檔案人才，多數(shù)采用兼職人員承擔(dān)檔案管理，制約了水電工程建設(shè)檔案管理。

2. 硬件不達標(biāo)，軟件投入少

盡管水電站前期規(guī)劃論證時間很長，但開發(fā)企業(yè)一旦取得開發(fā)權(quán)，組建開發(fā)公司到實質(zhì)開工，時間都較短，電站業(yè)主的管理基地隨著樞紐工程一道開工建設(shè)。檔案管理的軟硬件建設(shè)往往滯后，難以給檔案收集整理保管創(chuàng)造較好的環(huán)境。

3. 管理制度健全，管理方式較落后

建設(shè)業(yè)主隨著電站開發(fā)組建，機構(gòu)還在籌備，人員還在調(diào)配，各項管理制度也在制定之中，但與此同時，隨著水電站前期規(guī)劃設(shè)計基本完成，轉(zhuǎn)入施工建設(shè)期，正是產(chǎn)生各種技術(shù)文件最多的階段，由于公司的各項制度，包括檔案管理制度也在制度、試用之中，還不夠清晰，管理人員也在熟悉之中，給檔案管理造成了一定混亂。檔案管理剛剛起步，管理方式、管理手段都處于比較落后的狀態(tài)。

三、加強水電工程建設(shè)檔案管理的方法和對策

1. 精心組織、加強指導(dǎo)、強化監(jiān)督

加強領(lǐng)導(dǎo)，強化措施。領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好水電工程建設(shè)檔案管理工作的前提和保障。任何一項工作，只要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，就能達到事半功倍的效果，國家大中型項目檔案管理驗收辦法等已為領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作創(chuàng)造了很好的條件。做好工程建設(shè)檔案管理的超前介入，注重源頭管理和全程資料收集整理。實行“三納入、三同步、四同時”制度，“三納入”：納入月度、季度、年度計劃；納入各部門崗位職責(zé)；納入日常管理。“三同步”即工程建設(shè)進度與檔案整編同步，分項分部驗收文件材料形成與歸檔同步，工程竣工驗收與檔案驗收同步。“四同時”指從工程建設(shè)前期就應(yīng)進行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查工程進度與施工質(zhì)量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收檔案內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。

建立制度，健全體系。實行領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制，明確各級各部門分管檔案工作的責(zé)任人，建立覆蓋工程建設(shè)全方位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。一要大力推行檔案管理的考核制度和獎懲制度，把檔案管理納入部門和領(lǐng)導(dǎo)績效考核指標(biāo)，資料歸檔要和項目質(zhì)量一并進行考核。二要推行歸檔保證金制度，對檔案移交期限超過三個月的，將扣除部分歸檔保證金；檔案移交期限超過六個月的，將對歸檔直接責(zé)任人處以罰款，對應(yīng)歸檔而拒不歸檔的項目，除不能進行項目決算外，將分別對項目責(zé)任人和生產(chǎn)單位的檔案責(zé)任人進行罰款。三要建立由各參建單位相對穩(wěn)定的檔案管理人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，避免建設(shè)檔案的疏漏。

崗位培訓(xùn)，提高素質(zhì)。業(yè)主單位要經(jīng)常性地開展對本單位和各參建單位的檔案專兼職人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，大型水電項目由于自身建設(shè)的特點，每個工程管理的要求不盡一致，檔案管理的要求和辦法也不盡一致，只有通過培訓(xùn)，才能統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，才能達到檔案的無障礙通行。

2. 細化內(nèi)容、全程參入、嚴(yán)格把關(guān)

設(shè)立目標(biāo)、嚴(yán)格要求。大型水電工程立項伊始，就要明確檔案管理目標(biāo)要求，即工作程序化，資料標(biāo)準(zhǔn)化，操作規(guī)范化。大型水電站工程檔案子項多，檔案數(shù)量巨大，內(nèi)容豐富，專業(yè)性強，并且涉及設(shè)計、施工、監(jiān)理、制造、監(jiān)測、檢驗等眾多參建單位。檔案管理各個環(huán)節(jié)，各參建單位之間存在互動承繼關(guān)系，用規(guī)范的檔案管理行為推動各參建單位，促進提高水電站建設(shè)管理水平。

明確內(nèi)容，分類細化。水電站工程檔案按時序可分為項目準(zhǔn)備階段、項目施工階段和項目階段驗收及竣工驗收階段三類。項目準(zhǔn)備階段的文件以地質(zhì)勘察資料和規(guī)劃設(shè)計技術(shù)報告及審查意見批文為主。項目施工階段以施工圖技術(shù)資料和現(xiàn)場的地質(zhì)、日志、檢驗、變更資料為主。項目階段驗收和竣工驗收階段以各項驗收報告為主。業(yè)主單位檔案部門應(yīng)詳細了解各參建方形成的資料種類，制定詳細的歸檔內(nèi)容及保管期限表，并嚴(yán)格按此實施。

全程參入，爭取主動。實施全過程管理，檔案管理人員全程參入工程的前期準(zhǔn)備、實施建設(shè)和竣工驗收三個重要階段。在工程檔案形成、收集、整理過程中，注意上下協(xié)調(diào)，及時與參建單位溝通，提前了解工作動態(tài)，全程跟蹤工程進度，提前掌握檔案產(chǎn)生的源頭。檔案管理貴在持之以恒，隨收集，隨整理，不積壓，將龐大紛雜的檔案工作化為日常工作中的涓涓細流，歷久成潭。

篇（5）

作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）

中圖分類號：G27?????文獻標(biāo)識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02

我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國投產(chǎn)裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍椖空鎸嵱行в涊d，不僅是檔案服務(wù)于整個項目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟運行、維護各方權(quán)益的需要，更是積累社會發(fā)展成果財富的需要。

一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點

工程檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。

水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內(nèi)容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。

二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容

水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設(shè)計成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財務(wù)檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。

1.項目專項評價檔案

按照國家有關(guān)建設(shè)項目管理規(guī)定，項目前期和后期主要進行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占壓礦藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。

2.設(shè)計成果檔案

項目總體規(guī)劃、項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計報告及按項目規(guī)模審批權(quán)限的報批文件；施工圖、設(shè)計變更、專業(yè)模型試驗、地質(zhì)、地形和地貌測繪報告等設(shè)計基礎(chǔ)成果資料。

3.招投標(biāo)、合同檔案

招投標(biāo)檔案是對從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個招標(biāo)活動過程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評標(biāo)組織機構(gòu)、評標(biāo)辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標(biāo)報告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報價附于開標(biāo)記錄后進行永久歸檔。

合同檔案包括合同會簽單、談判紀(jì)要，補充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。

4.移民征地檔案

移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機構(gòu)分別造冊，三者應(yīng)相互對應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。

移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點。

5.建筑安裝工程檔案

建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質(zhì)量、進度、造價、安全、監(jiān)理、階段驗收、竣工圖等內(nèi)容。

（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行會審。主要有三部分：

基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機構(gòu)；測量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。

原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構(gòu)配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復(fù)檢材料并報監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。

過程控制部分——分項質(zhì)量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質(zhì)量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。

篇（6）

作者簡介：張偉（1978-），男，甘肅靜寧人，華能碌曲水電開發(fā)有限公司，館員，工程師。（甘肅?碌曲?747200）王景龍（1972-），男，甘肅永靖人，華能文縣水電開發(fā)有限公司，工程師。（甘肅?文縣?746400）

中圖分類號：G27?????文獻標(biāo)識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）21-0122-02

我國水電資源豐富，理論蘊藏量居世界首位。近年來，水電開發(fā)迅猛，2010年8月，全國投產(chǎn)裝機容量超過了2億kW。隨著水電項目投資的加快，對水電項目工程檔案的科學(xué)、規(guī)范管理也需要及時跟進。水電工程檔案作為基本建設(shè)工程檔案的重要組成，是企業(yè)檔案的工作主要內(nèi)容，是工程管理的重要部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)[1]做好水電工程檔案，實現(xiàn)檔案能夠?qū)λ婍椖空鎸嵱行в涊d，不僅是檔案服務(wù)于整個項目建設(shè)周期、規(guī)避諸多風(fēng)險的要求，也是工程投產(chǎn)后安全經(jīng)濟運行、維護各方權(quán)益的需要，更是積累社會發(fā)展成果財富的需要。

一、工程檔案的概念及水電項目工程檔案的特點

工程檔案是指建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)及項目后評價整個活動過程中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體的真實歷史記錄，又稱基建工程檔案或項目檔案。

水電項目工程檔案是基建工程檔案的重要構(gòu)成和分支，除具有工程檔案的一般特性外，因其工程建設(shè)的長周期性、嚴(yán)格的建設(shè)程序性、多學(xué)科跨專業(yè)性，決定了水電工程檔案內(nèi)容豐富、數(shù)量龐大等特性，具有綜合性強、形成周期差異大、形成時機性強、文書與科技檔案相互滲透等特點。[2]水電工程檔案在檔案體系中具有特殊的地位，是水電項目管理的重要內(nèi)容，也是水電項目竣工驗收前必須完成的單項驗收工作之一。

二、水電工程檔案的九大板塊及其基本內(nèi)容

水電項目工程檔案基本上分為項目專項評價檔案、設(shè)計成果檔案、招標(biāo)投標(biāo)及合同檔案、移民征地檔案、建安工程檔案、設(shè)備儀器檔案、工程財務(wù)檔案、往來文件以及其他檔案九大板塊。熟悉各板塊構(gòu)成內(nèi)容是管好水電工程檔案的前提。

1.項目專項評價檔案

按照國家有關(guān)建設(shè)項目管理規(guī)定，項目前期和后期主要進行環(huán)保、水保、工業(yè)衛(wèi)生、消防、地質(zhì)災(zāi)害、占壓礦藏、并網(wǎng)審查、取水、地震、安全評估及部分項目竣工單項驗收，按照項目屬地原則逐級上報和下批文件。上述專項報告和審批文件是項目合法性資料，須完整歸檔。

2.設(shè)計成果檔案

項目總體規(guī)劃、項目建議書、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計報告及按項目規(guī)模審批權(quán)限的報批文件；施工圖、設(shè)計變更、專業(yè)模型試驗、地質(zhì)、地形和地貌測繪報告等設(shè)計基礎(chǔ)成果資料。

3.招投標(biāo)、合同檔案

招投標(biāo)檔案是對從招標(biāo)公告開始到中標(biāo)通知發(fā)出整個招標(biāo)活動過程的反映，主要由招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評標(biāo)組織機構(gòu)、評標(biāo)辦法、會議制度、會議記錄、澄清函、評標(biāo)報告等組成。按照規(guī)定，投標(biāo)文件一般只歸檔已中標(biāo)單位的投標(biāo)文件，對于未中標(biāo)者的投標(biāo)文件在項目竣工三年后自行銷毀。為全面反映招投標(biāo)過程，應(yīng)將未中標(biāo)單位的投標(biāo)報價附于開標(biāo)記錄后進行永久歸檔。

合同檔案包括合同會簽單、談判紀(jì)要，補充協(xié)議及合同變更文件。非法人代表簽署的，必須出具法定代表人委托授權(quán)書。

4.移民征地檔案

移民征地檔案主要有移民規(guī)劃、勘測、勘驗報告、報批文件、土地丈量、公告、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表、土地使用證等。土地丈量表、合同協(xié)議、補償費發(fā)放表需寫明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、縣、鄉(xiāng)、村、社行政機構(gòu)分別造冊，三者應(yīng)相互對應(yīng)，形成有效閉環(huán)，便于檔案檢索利用。

移民檔案記錄了移民工作的全過程，是移民工作驗收的基礎(chǔ)和憑據(jù)[3]，是水電工程檔案管理的難點。

5.建筑安裝工程檔案

建筑安裝工程是水電工程檔案的重點，直接反映工程質(zhì)量、進度、造價、安全、監(jiān)理、階段驗收、竣工圖等內(nèi)容。

（1）質(zhì)量管理文件。工程質(zhì)量文件是基本建設(shè)項目檔案的主體，案卷數(shù)量約占項目檔案的80%左右，歸檔需經(jīng)施工、質(zhì)量監(jiān)督、監(jiān)理三方對文件齊全、完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行會審。主要有三部分：

基礎(chǔ)部分——質(zhì)量控制體系建設(shè)，包括技術(shù)負責(zé)人、三檢人員名單及資質(zhì)的質(zhì)量控制機構(gòu)；測量成果；施工技術(shù)要求；施工組織設(shè)計、施工方案及其監(jiān)理人批復(fù)等資料。

原材料、建筑成果檢測檢驗——原材料（構(gòu)配件）進場報驗（包括出廠試驗報告、合格證，工地復(fù)檢材料并報監(jiān)理人審批后使用）、成品（半成品）現(xiàn)場檢測檢驗及其橫向檢驗；取芯試驗報告。

過程控制部分——分項質(zhì)量驗收、單元工程、分部工程、單位工程、單項工程質(zhì)量評定，單位（單項）工程移交申請及鑒定書。分項驗收是質(zhì)量控制最底層環(huán)節(jié)，以土建砼工程為例，主要由基礎(chǔ)面或施工縫處理、模板、鋼筋、止水（伸縮縫、埋件）、混凝土澆筑等工序組成。過程控制資料按照從高到低的層次順序關(guān)系依次為：過程控制資料—單項工程評定資料—單位工程評定資料—分部工程評定資料—分項工程評定資料。

篇（7）

 

1、紙質(zhì)檔案電子化的意義

所謂紙質(zhì)檔案電子化就是利用現(xiàn)有高科技手段將紙質(zhì)檔案信息作電子化處理，生成電子文件進行存貯，采用計算機檔案管理系統(tǒng)進行管理和開發(fā)利用。目前，我院所保存的大多數(shù)水利工程檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)載體形式存在，雖然其信息可直接讀取，易于保持其原始性和真實性，但其不易增刪，信息存貯量小，遠距離傳播速度慢，共享性差，并且還面臨著人為和自然因素的損毀。而紙質(zhì)檔案電子化以后，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

紙質(zhì)檔案電子化能有效地保護紙質(zhì)檔案原件。在我院現(xiàn)存的檔案中，可在利用過程中，有的仍然采用直接提調(diào)和查閱的使用方法，既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其使用壽命。而對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。

紙質(zhì)檔案電子化能改善檔案的利用方式。紙質(zhì)檔案原件的電子化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來的檔案利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。免費論文參考網(wǎng)。利用者可以不用到檔案室來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機就能利用到檔案室內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。

紙質(zhì)檔案電子化為檔案走向數(shù)字化管理打下堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。免費論文參考網(wǎng)。數(shù)字化檔案管理無疑是未來各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的電子化特征是肯定的，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化將是其“館藏”的重要組成部分。

2、水利工程科技檔案的電子化過程

2.1科技檔案電子化的原則

為保證電子化科技檔案的質(zhì)量，在電子化過程中，我們應(yīng)該堅持以下原則[1]：真實性、完整性和有效性。

真實性。真實性指按規(guī)定對電子化后電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進行鑒定后，確認其與形成前的原始資料一樣。只有真實的資料才能正確的反映水利工程，指引我們得到正確的研究結(jié)論。錯誤的資料，則會誤導(dǎo)視聽，導(dǎo)致對水利工程上的偏失，不真實的資料，比沒有資料更可怕。

完整性。論文格式。完整性指電子化后電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。如果資料殘缺不全，就有可能犯以偏概全的錯誤，甚至失去研究價值。

有效性。有效性指電子化后電子文件具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

2.2文字資料的電子化

文字資料的電子化主要分文字整理、文字錄入、文字校核三個步驟。

首先，要將所要電子化的文件重新整理，把字?jǐn)?shù)較少，文字清晰可辨的水利工程文件歸為一類；把字?jǐn)?shù)較多，文字有些模糊或是紙張已經(jīng)破損致使文字缺漏的水利工程文件歸為一類。也可將平時查閱次數(shù)較多的水利工程文件歸為一類，查閱次數(shù)較少或是鮮有查閱的水利工程文件，以達到分清主次，突出重點。

其次，就是文字錄入。此環(huán)節(jié)為文字資料電子化的重點步驟，應(yīng)認真處理。字?jǐn)?shù)較少的文件可以采取人工打字錄入。字?jǐn)?shù)較多的文件建議采取OCR（光學(xué)字符識別技術(shù)）處理。它通過光學(xué)掃描儀和計算機的配合，經(jīng)OCR軟件將圖像數(shù)據(jù)進行運算分類后，將圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為計算機內(nèi)碼，可以極大減輕數(shù)據(jù)錄入工作的強度，提高數(shù)據(jù)錄入的速度。論文格式。處理方法為先將文件用掃描儀掃描得到一個影像文件，然后用識別軟件（作者使用的軟件為漢王）進行識別，之后就能得到一個文本格式的電子文檔，最后就可以進行保存。此項技術(shù)對打印的文件識別精度很高，對手寫文件識別精度一般。

最后，就是文字的校核。對于錄入的電子文檔，應(yīng)找專業(yè)人士進行校核。校核的內(nèi)容包括：文字的正確。應(yīng)檢查人工打字是否有文字輸入錯誤，應(yīng)檢查識別處理文件是否有沒有識別的文字，是否有識別錯誤的文字。文字的規(guī)范。老的科技檔案字體不是很規(guī)范，有很多繁體字、簡化字及以前應(yīng)用的術(shù)語文字，這些都應(yīng)該進行核對，應(yīng)盡量使用簡體字、規(guī)范字和現(xiàn)用的術(shù)語文字，以免今后使用中出現(xiàn)概念問題。免費論文參考網(wǎng)。還應(yīng)注意一些缺損文件的缺字問題，應(yīng)及時查漏，請有關(guān)專業(yè)人員進行核實。

2.3圖紙資料的電子化

圖紙資料的電子化與文字資料的電子化步驟相似，但其具體的操作程序較文字資料的要相對繁瑣一些。論文格式。

首先，將各種需要電子化的圖紙分類。將一些能夠清晰辨認，圖紙沒有損壞的圖紙資料歸為一類；將基本能夠辨認，但有些地方需要補充的圖紙歸為二類；將已經(jīng)不能夠完全辨認或破損嚴(yán)重的圖紙資料歸為三類。這樣一來，就能夠?qū)⒉煌N類的圖紙進行不同程序的操作，有助于節(jié)省時間，提高效率。

其次，就是圖紙的掃描與補充工作。將圖紙直接用掃描儀進行掃描，在掃描的過程中，要保存原始比例，切勿自由縮放，縮放容易引起原始資料的失真。掃描之后形成電子格式的圖片。檢查一類圖紙的掃描狀況，如果效果能夠達到查閱要求即可。二類圖紙由于可能缺少一部分的信息，固應(yīng)進行一定的處理，可以用圖片修改工具進行補充完整，以滿足原圖所要擁有的各項基本要素。三類圖紙掃描之后的圖片處理起來就比較復(fù)雜一些，需要專門的圖片處理。可以找專業(yè)的描圖人員將掃描圖片用軟件進行原圖勾描，將破損的地方及模糊不清的地方以正確的理論及方法進行人工補充，但一定要盡量保存原圖的信息，有改動的地方或根據(jù)圖紙情況自行補充的應(yīng)及時向?qū)I(yè)人士或負責(zé)人員進行詢問匯報。完成電子化的圖紙可以進行

最后，就是電子圖像的校核。這一環(huán)節(jié)關(guān)系到今后電子圖像的可用性，所以務(wù)必要細致的檢查每一張圖片與原圖紙的匹配程度，盡量達到100%相同。有些原圖紙已經(jīng)無法再進行查閱復(fù)制的，可以將電子版的圖紙重新打印成底圖，方便今后的工作。

2.4電子檔案的管理

建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責(zé)、妥善保管，避免因機構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實干部隊伍，二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關(guān)人員，進行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識、計算機知識、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

封存的電子檔案不得外借；利用時使用復(fù)制件；查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定；聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。電子檔案如上網(wǎng)傳送，只有經(jīng)過檔案部門的計算機管理系統(tǒng)對用戶使用權(quán)認可后，才能提供利用。

參考文獻：

[1]趙志剛,孫金鳳,王志才.歸檔紙質(zhì)文件整理與電子文件配套管理業(yè)務(wù)問答[M].吉林:吉林省檔案局.2002.

篇（8）

中圖分類號： TV 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，水利工程檔案在社會中起著重要的作用。水利工程在建設(shè)過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等，這些文檔材料全面反映了水利工程建設(shè)的詳細情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。因此、認真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。如何才能做好水利工程檔案管理工作，這就需要我們在平時的工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，豐富自己的檔案管理知識，現(xiàn)將從事城市水利工程檔案管理的一些體會總結(jié)如下。

一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。城市水利工程建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，形成系統(tǒng)的檔案管理體系。同時，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論是在工程建設(shè)各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

城市水利工程施工單位、監(jiān)理單位來自四面八方，素質(zhì)良莠不齊，他們都按各自按長期形成的習(xí)慣進行工程項目管理。為保證歸檔文件材料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在工程項目建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項目實際情況，制定相應(yīng)的工程項目檔案管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程檔案形成過程中各自應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)。工程建設(shè)初期，建設(shè)單位根據(jù)工程的具體情況，結(jié)合國家的有關(guān)規(guī)范、規(guī)定制定統(tǒng)一的工程竣工資料管理辦法，制定統(tǒng)一的編制要求和細則，并明確地把所應(yīng)整理匯編的資料目錄制定出來，讓各參建單位根據(jù)所列資料有目的去收集，做到資料整編有的放矢。開工前，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位共同搞好工程項目劃分，對用于工程的各種資料表格進行統(tǒng)一要求。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理，確保工程檔案的規(guī)范完整

長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思路不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系，將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政、給檔案的整理歸檔帶來了困難。近幾年來、我們意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對水利工程檔案進行超前管理。

（一）根據(jù)城市水利工程復(fù)雜性的特點，及時全面收集檔案

從實際情況看、城市水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。一項大的城市水利工程，其對檔案工作的要求往往是既要大而全、細而精，又要條分縷析脈絡(luò)分明，這就需要檔案管理部門，制定詳盡的檔案管理規(guī)范，以便于檔案工作人員在檔案整理過程中有章可循。而一些小型城市水利工程（如小型河道的疏浚、水利建筑物的修善等），大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成，臨時機構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集及時、齊全、完整，在我們制定的《泰州市城市水利工程施工管理考核辦法》中明確要求施工單位制訂工程進度計劃時，應(yīng)將每個分項工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入到該工程單位工程進度計劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點來完成，每完成一個分項工程，都要及時地進行評定，在此基礎(chǔ)上逐級進行相應(yīng)分部工程、單位工程的評定，并進行匯總表的填寫。對在整編資料中發(fā)現(xiàn)的“原件不齊全”、“簽證資料不齊全”、“不規(guī)范”、“不統(tǒng)一”等問題，予以扣分并限時整改。

（二）按照水利工程檔案規(guī)范性的特點，認真及時立卷歸檔

收集資料和整理歸檔，是檔案工作的基本流程。把繁雜的第一手資料歸整梳理為統(tǒng)一的有機整體，不僅需要檔案工作人員具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，善于分門別類，去粗取精，去偽存真，更要有明確的規(guī)范指導(dǎo)具體的工作進程。

因此，我們根據(jù)泰州市城市水利工程建設(shè)的實際情況，嚴(yán)格按照《江蘇省水利廳水利基本建設(shè)項目（工程）檔案資料管理規(guī)定》，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進行分類整理，工程前期資料如項目工程的立項、可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)施工圖設(shè)計、招投標(biāo)資料等，可以裝訂成正規(guī)卷的，及時把它們裝訂成正規(guī)卷。在接收施工、監(jiān)理單位的工程檔案時，做到認真審查、嚴(yán)格要求，發(fā)現(xiàn)檔案整理不規(guī)范、數(shù)據(jù)不真實、竣工圖與實際不符的堅決退回重整。使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

三、強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

篇（9）

（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設(shè)過程中的相關(guān)事宜進行記錄。水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟及效益調(diào)查報告、工程設(shè)計圖、環(huán)評報告、設(shè)計委托書以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門的審批文件、計劃請示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設(shè)計變更文件及圖紙、機電設(shè)備合格證、試驗報告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產(chǎn)生的驗收報告和會議原始資料等。

（二）檔案應(yīng)用。1、施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規(guī)定要求：未經(jīng)過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗收依據(jù)。3、運行與維護依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護以及調(diào)度運行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進行評估和實施；同時，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4、改建、擴建依據(jù)。由于各種原因需對水利工程進行擴建或改建時，首先應(yīng)對原工程的設(shè)計、地基情況以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等各方面進行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴建設(shè)計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對責(zé)任方進行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進行調(diào)查的過程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據(jù)。

二、“三個工程”

檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設(shè)過程進行記錄；橫向上則對應(yīng)實物水利工程。筆者認為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。

（一）財務(wù)工程。財務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過程中，所涉及的財務(wù)檔案資料，而財務(wù)也是制約工程的主要因素，通過對財務(wù)數(shù)據(jù)進行查閱可清楚地掌握工程的進度及花費量。這里所說的財務(wù)工程主要是對預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。

（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實地展現(xiàn)。

（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術(shù)，例如，攝影機和照相機等設(shè)備，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要事件通過圖像的形式進行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術(shù)對工程進行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術(shù)來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說明，大大增強了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導(dǎo)致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。

三、事件的時間對應(yīng)

水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對應(yīng)性來體現(xiàn)。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關(guān)文件資料進行收集整理。其次，設(shè)計、勘測、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進一步指示；在對施工質(zhì)量進行檢查以及了解施工進度時，需同時對工程檔案管理情況進行收集整理，沒有檔案的參與無法準(zhǔn)確掌握施工的全過程。在建設(shè)水利工程的過程中，若需要對設(shè)計進行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請以及業(yè)主單位同意，一定要保證時間的先后順序。

四、電子版與紙版

伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計算機成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，在統(tǒng)計和查詢上具有更強的優(yōu)勢，且隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤技術(shù)的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無論是內(nèi)容、時間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。

篇（10）

1.相關(guān)部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠

在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。在實際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關(guān)規(guī)定要求的深度。

2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達標(biāo)

調(diào)查中的重點水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個單項工程會被分成多個標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質(zhì)量和按時完工才是主要工作內(nèi)容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經(jīng)驗不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構(gòu)解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設(shè)時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達到。

3.檔案收集整理不規(guī)范

一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導(dǎo)致文件資料收集不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設(shè)場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。

4.檔案信息化程度不高

隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。

二、重點水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議

篇（11）

一個水電站從最初的規(guī)化到最后的投產(chǎn)運行，多則十幾年，少則幾年，在這么長的時間范圍內(nèi)，不同的設(shè)計階段對工程設(shè)計的要求也不同，隨著社會環(huán)境在變化，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，人員流動也非常大，那么對于在設(shè)計過程中產(chǎn)生的科技文件材料，在各個設(shè)計階段中，要想收集齊全多種零散的科技文件，越早介入項目管理之中，對檔案收集、管理工作越有利。從項目的立項開始，就應(yīng)該啟動相應(yīng)的檔案管理辦法和歸檔范圍，指導(dǎo)專業(yè)設(shè)計人員的歸檔工作。

（二）水電工程設(shè)計是一個水電工程項目的核心工作

是集中了地質(zhì)勘探、測量、水文、規(guī)劃、水工、機電、金屬結(jié)構(gòu)、施工、水保、環(huán)保、移民、概算等多個專業(yè)的共同工作的集合，這么多的專業(yè)會產(chǎn)生多種不同專業(yè)的科技文件材料，所以檔案管理人員也要對所涉及的專業(yè)知識有一定的了解，所以對檔案管理人員也提出了更高的要求。

（三）水電工程設(shè)計地域跨度大

水電站的建成地點都相對比較偏遠，有的甚至可能是在國外，地域范圍的廣闊，加大了檔案收集的困難。如何想辦法減少科技文件材料的流失，也是對檔案管理工作的考驗。

二、水電工程設(shè)計中科技檔案的范圍

水電工程設(shè)計中的科技文件材料，包括在水電工程設(shè)計活動中產(chǎn)生的記錄和反映水電勘測設(shè)計生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式的技術(shù)文件的總匯。概括起來其主要來源于以下三個部分，即技術(shù)文件材料、文書文件材料和科技資料。在實際檔案管理中，文書文件材料形成的文書檔案都是單獨管理與存放，這樣更方便檔案的利用與查詢。科技資料其中的一部分會與圖書資料一起保管，主要是一些資料匯編等，還有一部分，比如就某一專題所做的特定研究而形成的報告，也要與科技檔案一同管理，因為這些檔案也是為了解決工程中的實際問題而產(chǎn)生的科技文件材料。所以水電工程設(shè)計中的科技檔案主要是指技術(shù)文件材料和一部分科技資料。水電工程設(shè)計科技檔案與技術(shù)文件材料既有聯(lián)系又有區(qū)別，技術(shù)文件材料是科技檔案的基本構(gòu)成要素，科技檔案是由具有保存價值、“應(yīng)該歸檔保存”的技術(shù)文件材料轉(zhuǎn)化而來，也是技術(shù)文件材料的最后歸宿。

三、水電工程設(shè)計中科技檔案的特殊性

（一）水電工程設(shè)計中科技檔案專業(yè)技術(shù)性強。

水電工程設(shè)計是一個專業(yè)性極強的領(lǐng)域，由于這一特點，科技文件材料是按照相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、強制性法律、法規(guī)編制而成，具有很強的標(biāo)準(zhǔn)性。檔案管理人員往往對這些檔案內(nèi)容并不能真正了解，就需要專業(yè)技術(shù)人員將所要歸檔的文件材料首先要初步整理，形成便于檔案接收的素材，這樣更利于檔案的管理。

（二）水電工程設(shè)計中科技檔案成套性多。

水電工程設(shè)計由于是分成不同設(shè)計階段的，每個階段又有不同的專業(yè)，這其中形成的科技檔案，既獨立又相互關(guān)聯(lián)，但有時這些文件材料所產(chǎn)生的時間又不是同步的。從形式到今后的保管、利用，這些文件材料都必須集中在一起，不應(yīng)分散保存。在歸檔收集時就要盡可能地將這些成套的文件材料收集齊全，讓檔案保持應(yīng)有的成套性。

（三）水電工程設(shè)計中的科技檔案是基礎(chǔ)性設(shè)計材料多。

一個水電工程設(shè)計，不同設(shè)計階段，不同專業(yè)都需要做不同的方案比選，這就會產(chǎn)生大量的如計算書、相關(guān)模型試驗記錄、各種試驗記錄、原始測量的記錄數(shù)據(jù)、收集和監(jiān)測到的水文氣象資料等等，這些基礎(chǔ)性的文件材料，多數(shù)只有一份，這就更需要檔案管理工作走在前面，發(fā)揮提前指導(dǎo)的作用，規(guī)范其歸檔工作，便于設(shè)計及資料管理人員了解各種歸檔要求，充分保證檔案的齊全、完整，更有利于最后的歸檔資料的驗收。

四、水電工程設(shè)計中科技檔案歸檔收集中的問題

（一）對檔案管理制度執(zhí)行不徹底

雖然檔案管理制度已經(jīng)納入到企業(yè)管理的規(guī)章制度之中，但具體到落實還有一點差距。尤其現(xiàn)在各專業(yè)處室都是任務(wù)多，工作量大，再加上項目經(jīng)理往往也都是一人兼顧多個項目，所以對于一個項目、一定階段性的歸檔完整性、成套性的管理還是不夠準(zhǔn)確。雖然檔案管理已經(jīng)寫入到生產(chǎn)和技術(shù)管理的各級崗位職責(zé)之中，但落實情況還不到位。專業(yè)設(shè)計人員任務(wù)一多，歸檔率也就會下降。檔案管理一定與項目的立項、準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收保持同步，充分發(fā)揮檔案提前指導(dǎo)的作用，從項目立項初期就要規(guī)范其歸檔工作，讓專業(yè)設(shè)計及資料管理人員詳細了解各種歸檔要求，對歸檔資料做到歸檔前有指導(dǎo)，中間過程有檢查，這樣才能保證最后歸檔的技術(shù)材料的完整、齊全，從而提高歸檔效率。

（二）對技術(shù)文件材料形成的過程無法控制

水電設(shè)計工程涉及的專業(yè)很多，涉及的單位也很多，比如建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、上級主管單位、項目合作單位等，在這些各專業(yè)、各單位之間形成的一些應(yīng)由設(shè)計單位保存的技術(shù)材料，如何能收歸整齊，需要項目部認真負責(zé)的甄別，檔案人員的認真配合。為更好地勝任工作，檔案管理人員不僅要認真研究檔案管理知識，更應(yīng)該了解相關(guān)的專業(yè)知識，只有對專業(yè)知識有所了解，才能確保歸檔的工程技術(shù)材料為歸檔所必須的文件。同時工程設(shè)計人員也應(yīng)該對所歸產(chǎn)品確認為本階段產(chǎn)品的最終版本，有相關(guān)責(zé)任人簽字，三級校審簽字齊全，所附圖表準(zhǔn)確、清晰。現(xiàn)在正在運行的MIS信息管理系統(tǒng)，也為檔案管理提供了一定的便利，在沒有檔案部門的預(yù)歸檔時，管理系統(tǒng)是不閉合的。這樣也是在不斷提醒專業(yè)技術(shù)人員，最后產(chǎn)品的走向應(yīng)該是歸檔到檔案室，在一定程度上提高了檔案的歸檔率。

（三）檔案管理人員應(yīng)加快知識更新，不斷拓展知識面

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，檔案人員要在學(xué)習(xí)新的檔案知識的基礎(chǔ)上，更多地了解水電工程所涉及的新領(lǐng)域，例如風(fēng)電、光伏發(fā)電、工程項目總承包、工程咨詢等等相關(guān)知識，完善相關(guān)專業(yè)的檔案管理規(guī)章制度的建立，提高檔案管理水平。同時，傳統(tǒng)的檔案管理正在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)的實物檔案向著數(shù)字化、信息化檔案管理邁進，檔案管理人員也應(yīng)該讓自己從傳統(tǒng)的檔案庫房式管理，向數(shù)字化檔案信息管理轉(zhuǎn)變，為適應(yīng)數(shù)字化檔案館的管理工作要求，應(yīng)將設(shè)計文件歸檔材料的電子文件管理好，對應(yīng)整齊，建立起準(zhǔn)確、精細的電子文件管理系統(tǒng)，使其成為數(shù)字化檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。

五、水電工程設(shè)計中科技檔案歸檔收集的建議

（一）建全檔案管理的制度，加大宣傳力度。

讓檔案管理進入到每一個專業(yè)技術(shù)人員的日常工作意識之中，同時與生產(chǎn)管理部門聯(lián)合，在考核制度中增加對產(chǎn)品歸檔情況的考核，讓檔案管理真正落實到位。

（二）在MIS信息管理系統(tǒng)中增加檔案管理的權(quán)限。

讓設(shè)計產(chǎn)品最后的閉合真正是在檔案歸檔之后，這樣就能大大提高檔案的歸檔率。同時也能確保歸檔的技術(shù)材料為最終產(chǎn)品，也加大了電子文件的歸檔比例，讓檔案收集更方便、齊全，歸檔產(chǎn)品更為準(zhǔn)確。

（三）明確歸檔范圍，與項目部、生產(chǎn)管理部門協(xié)同一起制定相關(guān)的各專業(yè)、各設(shè)計階段的應(yīng)歸檔的產(chǎn)品。

越詳細越便于設(shè)計人員和資料管理人員掌握，將歸檔產(chǎn)品分類化管理，增強其可操作性，方便歸檔人員的同時，也提高了檔案歸檔的正確率。

（四）強化檔案管理的服務(wù)意識，增強檔案管理人員事前指導(dǎo)的過程。

一方面向?qū)I(yè)設(shè)計人員宣傳歸檔的范圍，一方面規(guī)范其歸檔工作，便于設(shè)計及資料管理人員了解各種歸檔的要求。對歸檔資料做到中間過程有檢查，充分保證歸檔文件材料的齊全、完整，這樣也有利于最后的歸檔資料的驗收。這一過程中需要檔案管理人員大量細致、耐心的地工作，加強檔案的服務(wù)意識，才能讓這一過程發(fā)揮出應(yīng)有的作用。