高級檔案管理大全11篇

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中圖分類號： G623.58文獻標識碼：A

檔案管理工作，是各級黨政機關和企事業單位人事工作的重要組成部分，是做好人事工作的基礎。近年來，隨著經濟體制改革和人事制度改革的不斷深入，檔案管理在人事工作和社會主義現代化建設發揮著越來越重要的作用。然而，當前傳統的檔案管理模式效率低、查詢難度大等一系列弊病也越來越突顯，已不適應現代檔案管理的需求。計算機高級語言作為“第三代”計算機語言，以其良好的交互性、獨立性、通用性和可移植性，廣泛應用于經濟和社會各個領域，其開發的檔案管理系統正成為提高現代檔案管理水平新的應用工具。

一、高級語言開發的檔案管理系統主要特點

高級語言開發的檔案管理系統，是指匯集成功企業先進的人力資源管理理念、人力資源管理實踐、人力資源信息化系統建設的經驗，以信息技術實現對企業人力資源信息的高度集成化管理，為使用的人力資源管理解決方案。核心價值在于將人力資源工作者從繁重的日常瑣碎事務中解放出來，將更多地精力用于人力資源職能管理和管理決策，保持人事檔案工作的持續高效運營。

（一）網絡化

因為檔案管理系統涉及到的數據包括電子文件、多媒體數據，這些數據的管理相對于一般的數據管理要復雜的多。涉及到這些數據的壓縮、保存、顯示，同時這些功能必須在網絡上實現。普遍具有在線升級功能，可以隨時對系統進行升級，保證用戶隨時使用最新版本。同時，能夠進行在線錯誤信息提交，系統的狀態可以隨時提交給軟件技術人員，并且對用戶提供特殊的、細致入微的服務。

（二）模擬化

當前，絕大多數檔案管理系統還受傳統管理模式限制，普遍是手工管理和計算機管理相結合的方式，而這種方式會長期存在，無法改變的。比如檔案組卷，它的難點在于手工組卷可以看作是二維甚至是三維空間的操作過程，而計算機中的組卷一直是一維的數據庫記錄列表方式操作，與手工組卷完全不一樣，計算機與手工的結合就會比較困難。但高級語言開發的虛擬現實的組卷功能，能夠使用戶使用計算機模擬手工組卷過程，并且利用計算機的自動分類及排序的特點，這樣就大幅提高了檔案管理效率。

（三）簡易化

檔案管理系統具有多種功能，操作簡單，檔案管理人員容易上手。當前流行的檔案管理系統界面簡潔，采用單窗口方式，避免用戶糾纏在多窗口；管理權限控制可以精確到每個記錄，直至每個字段，適合不同人員管理需求；按照國家標準進行年報統計，并且可以自動統計，不需手工填寫；具有檔案數字加工能力，并且可以制作光盤，光盤可以獨立瀏覽；具有電子文件管理能力，支持任意格式文件，包括視頻音像文件；具有檔案借閱、銷毀、移交、統計、鑒定等全部檔案專業功能。

二、高級語言開發檔案管理系統的基本框架

（一）系統功能設計

檔案管理系統從工作要求上要求具有人事檔案室基礎設施管理、人員信息管理、組織機構管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關統計查詢管理等功能。人事檔案管理系統必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少培訓費用。在信息維護過程中，盡量使用代碼維護，增加智能化操作，減少信息錄入條數，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數據維護速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務只需點一下鼠標即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。人事檔案在系統內部轉遞時，通過秘鑰文件，只有系統能夠自動解密，可以將人員信息直接加到轉入單位，避免了信息的重復錄入，達到資源的共享。同時也可以為雙方交接留下了電子依據。人事檔案管理系統的建立，使人事檔案開始走向電子化管理，工作效率大大提高。

（二）基本模塊構建

1、用戶登錄模塊

此登錄模塊主要用于用戶的身份驗證，用戶需要輸入用戶名和密碼，只有合法權限才能登錄，否則不能登錄。檔案部門主管享有最高權限，可以對檔案打信息進行錄入，修改和添加，并可以使用系統中所有的功能。檔案管理人員享有業務權限，可以對檔案進行查詢的功能，但是不可以對檔案信息進行錄入，修改和添加。

2、檔案類別管理模塊

主要是對檔案的類別信息，如檔案的序號，類別名稱，建檔人員等進行搜索，錄入和修改。

3、檔案柜資料管理模塊

這個模塊主要實現的功能是對存放檔案的檔案柜的資料信息，如檔案柜的名稱，檔案柜序號等進行檢索，錄入和修改。

4、檔案信息管理模塊

主要是對檔案的基本及相關的信息如檔案編號，名稱，內容，狀態等進行搜索，錄入和修改。

5、檔案借用管理模塊

主要是對檔案的借用信息如借用編號，檔案編號，借用人員等等進行檢索，錄入和修改。

6、檔案歸還管理模塊

主要是對檔案的歸還信息如歸還編號，檔案編號，歸還人員，歸還日期等進行檢索，錄入和修改。

7、檔案查詢管理模塊

主要是根據不同的查詢條件，對檔案的基本信息及相關的信息，借閱信息，歸還信息等進行查詢。

模塊構建示意圖：

（三）語言編寫與調試運行

高級語言根據功能模塊編寫是檔案管理系統真正發揮作用的關鍵環節。下面以access為例，簡單介紹檔案管理系統的編寫與運行。

個人檔案信息部分源碼：

Option Compare Database

Private Sub Form_Load()

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

End Sub

Private Sub frame1_BeforeUpdate(Cancel As Integer)

'根據選定值判定顯示的對象

If Me.frame1.Value = 1 Then '選項組的第一個選項

Me.職員家庭成員.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = False

Me.工作經歷.Visible = True

ElseIf Me.frame1.Value = 2 Then

Me.工作經歷.Visible = False

Me.職員家庭成員.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = True

Else

Me.工作經歷.Visible = False

Me.教育狀況.Visible = False

Me.職員家庭成員.Visible = True

End If

End Sub

Private Sub 命令51_Click()

On Error GoTo Err_命令51_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec

Exit_命令51_Click:

Exit Sub

Err_命令51_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令51_Click

End Sub

Private Sub 命令53_Click()

On Error GoTo Err_命令53_Click

DoCmd.GoToRecord , , acPrevious

Exit_命令53_Click:

Exit Sub

Err_命令53_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令53_Click

End Sub

Private Sub 命令54_Click()

On Error GoTo Err_命令54_Click

DoCmd.GoToRecord , , acNext

Exit_命令54_Click:

Exit Sub

Err_命令54_Click:

MsgBox Err.Description

Resume Exit_命令54_Click

End Sub

運行效果例圖：

編寫完畢后，需要反復調試運行，直到到達相關要求為止。

三、檔案管理系統應用中應把握的幾個問題

（一）檔案管理人員專業化水平需要提高

隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對管理人員專業素質要求也在不斷提高。但是現在檔案管理部門并不具備專業的管理人員，存在一人多崗的現象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數字化管理工作。針對這一現象，首先可以組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標引的原則和和方法學習。能夠利用檔案主題標引規則，正確選擇主題標識，準確分析主題內容，學會如何將主題詞進行合理的組配，并且學會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業知識的學習，來勝任檔案管理工作。

（二）安全保密措施要更為嚴明

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人事制度改革中需要大量的人事統計信息。例如：在高校的專業技術崗位設置中，高、中、初級的崗位結構比例，正高級與副高級崗位之間的比例，各專業技術崗位內部不同等級之間的結構比例，主管部門是要實行總量、結構比例和最高等級控制的。所以在設計本單位的崗位設置方案時先要了解本單位人員結構的現狀，已取得而未聘用的專業技術等級的情況，還要了解人員的專業結構等，才能做到心中有數，使本單位的崗位設置方案既能達到上級主管部門對人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準備。這些資料都來源于人事檔案和信息統計工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實施都需要人事檔案管理和信息統計提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統計聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統計信息

正在進行中的績效工資改革要求每個單位要制訂符合本單位實際情況的績效工資實施方案。這個方案既不能超出財政部門清理津補貼的標準和人社部門批復的績效工資總額，又要使績效實施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎勵性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準確人事檔案統計信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎信息采集工作對檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會保障信息、專職教師的相關信息。其中對于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個空白。因為這個平臺是一個動態管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進行完善。

（四）住房補貼的摸底調查工作

住房補貼的摸底調查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時間的確認、本人應享受的住房面積，調動工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統計工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評定

教職工最為關心的職稱的評定工作由于2011年新職稱評審辦法的實施發生了很大的變化，對教職工原職稱的取得和聘任時間都需要準確的確認，這也需要人事檔案管理和信息統計工作來提供準確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統計工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統計人員，信息統計和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個耗時耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統計知識人員都是難得，對人事檔案統計信息進行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統計工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經常出現調動人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統計工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統計的規章制度不健全

各高校對人事檔案管理和信息統計工作不夠重視，相應的規章制度建設也得不到應有的重視，對從事此項工作的人員也沒有相應的激勵制度，難以激發工作人員的積極性，這也導致了鮮有人員愿意從事這項寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務的方式還是傳統和被動的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個工作，提供服務的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統計工作

（一）提高對人事檔案管理和信息統計工作重要性的認識

在單位設立專職崗位、專職人員來做此項工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統計分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統計的投入，提高檔案管理和信息統計的信息化水平

傳統的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機、打眼機等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發展，計算機、打印機、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設施（設備、工具）還是軟件（人員、培訓）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統計工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統計分析的動態管理制度，完善考評機制，調動從事此項工作人員的積極性。

（四）改變人事檔案管理和信息統計服務的方式

提升服務層次改變傳統和被動的服務方式，主動征求各部門對人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發揮人事檔案管理在統計、數據分析和預測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時耗力的工作，而此項工作是一個長期性的工作，需要長效管理，及時更新，為信息統計和分析提供基礎資料。同時，要完善考核制度，以激發檔案管理和信息統計工作人員工作的積極性，變被動的管理為主動的管理，提高檔案利用的效率。

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1.1 部門間信息系統無統一標準，不互通

當前多數高職院校的各個業務部門的信息資源管理基本是從自身需求出發，沒有全局統籌與規劃，信息共享無法實現。另一方面，各部門之間的數據沒有統一標準，系統的數字格式、 結構不統一，導致信息的不兼容， 資源共享的瓶頸出現。各部門信息系統管理各自為政， 導致了檔案信息重復開發、建設，人力、物力、財力的浪費無法避免，有時個別部門存在占有信息的心理也導致信息無法共享。

1.2 檔案管理人員水平參差不齊

檔案管理人員的基本要求是能夠有效地管理檔案館的各項業務，主管人員要求具備高級及以上專業技術任職資格條件，在檔案業務素質和檔案學術科學研究上具有一定權威和成果。但是目前高職院校的檔案管理人員以及部門的負責人大多來自學校的其他部門，不是專門的檔案管理專業科班出身，有的甚至只是兼職管理檔案人員、實習人員或臨時編制的工作人員。他們不具備檔案專業的知識和水平，會使檔案管理工作任務的完成造成障礙。

1.3 檔案管理的數字化建設需進一步加快

信息時代，數字化技術由于其經濟、方便等特點將紙質的文本文件取代已成為趨勢，數字化檔案損耗少，查找利用率高。但部分高職院校的檔案管理工作中實現數字化管理的相對還比較少。一些高職院校的行政人事檔案、學生的學籍資料還是以紙質文檔為主，在查找時需要檔案管理人員在檔案庫房花費很長時間，造成工作效率底下。

1.4 檔案意識不強，普及度不高

很少有高職院校特別重視檔案工作，比如在校園進行檔案基礎知識的宣傳等，師生不了解檔案對子的的作用和意義，造成其檔案意識不強，在獲得獎勵和成果時沒有承擔起很好的保管責任，不能及時將證書原件歸檔。需要使用證時由于材料的遺失不得不找各種途徑去補開證明，費時費力，甚至耽誤前途。

2 高職院校檔案管理工作的若干建議

2.1 健全檔案管理機制

《高等學校檔案管理辦法》中規定，高校檔案館應當作為與圖書館同級別的獨立機構而設立，提高檔案管理人員的準入門檻，引進專業的檔案專業管理人員，這樣學校的檔案管理才能為其服務功能的實現創造可行的環境，增強檔案在校園內和校園外的影響力。作為學校來說，檔案管理工作要做到對過去負責、為現在記錄，為將來傳承，從檔案形成的最初到材料的收集保管，再到文檔的利用和銷毀的各個環節都要制定和執行有效的規章制度。

2.2 重視檔案管理人員培訓，推進檔案信息化建設

可組織檔案管理人員參加檔案工作的集中學習和培訓，重點學習檔案工作的數字化，將文檔數字化整理和歸類。學校應出臺措施，將校內各類文件進行統一規范，讓各類檔案實現規范化和歸檔及時化，可購買符合自身檔案特點的管理軟件進行檔案的管理。這還有利于對各類檔案的及時更新和維護，實現無紙化辦公。另外，對現有的紙質文件應通過掃描等數字化手段盡快進行歸檔和整理，滿足師生調閱和查詢的需要。

2.3 加強檔案意識的普及和宣傳力度

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伴隨著改革開放的不斷深入，我們國家的教育事業在步入二十一世紀之后，迎來了發展的重要階段。在新時代的大背景之下，我們國家人民的思想有了很大的轉變。并且教育方式和教育理念也發生了很大的改變。就遠程教育學院來說，學生的學籍檔案，可以說是檔案管理工作中一個重要的部分。在社會誠信體系建設新形勢下，利用現有技術完善學籍檔案管理制度，促使學籍檔案管理工作科學化是十分必要的。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究有鮮明的現實意義。

一、建立科學化學生信息檔案的程序

對于高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究，首先我們便要從學生學籍檔案管理的本質出發。而學生學籍檔案管理工作簡單的來說，其實應該是規劃于管理范疇下的管理工作。因此，對高校成人遠程教育學籍檔案管理的科學性研究也就是從管理學角度出發，對其方方面面進行研究，最終給出一套完整的科學性建議。既然需要從管理角度入手，那么我們首先應該考慮的便是管理體制的問題。眾所周知，管理體制是管理工作的基本所在，因此要使高校成人遠程教育學籍檔案管理工作具有科學性，那么高校成人遠程教育學籍檔案管理體制便要具有科學性。我們根據現階段高校成人遠程教育學籍檔案管理工作的實際情況，立足于管理學理論，結合時代特色，建立的科學化學生信息檔案程序如下：

（一）建立科學管理體系

我們可以清楚的認識到這樣一個問題，如果教學檔案管理工作人員檔案管理意識較差，不能及時的做到檔案收集與整理，則會造成部分檔案信息流失，從而造成巨大的資源損失。針對這一問題，我們建議各個高校遠程教育機構，要對學校的檔案管理工作，及檔案管理相關工作進行規范。例如，學校必須在新生入校時，統一組織學生進行學籍登記卡的填寫，要求對于相關信息填寫時，字跡工整、清晰、準確、無涂改，填寫內容要符合規定，并且要完整，杜絕漏字等問題，要求學生統一使用近期彩色免冠照片。在信息填寫完成之后，需要將原始信息錄入到教學平臺之中，讓學生的檔案管理可以形成紙質檔案與電子檔案雙軌并行的管理體系，利用計算機網絡技術建立完整的學籍檔案庫[1]。

（二）建立遠程教育學生學籍檔案數據庫

遠程教育學生學籍檔案數據庫是學生原文檔案庫和信息化檔案庫的綜合體，為了方便學生學籍管理工作的進行，我們有必要使學生原文檔案庫和信息化檔案庫建立起聯系，簡單的來說是，我們希望可以從大量的原文檔案中快速的瀏覽查詢到我們需要的學生檔案信息。基于此種原因，所以我們應該設計一個學籍檔案數據庫管理系統，來對學生的檔案的全部信息進行有效、科學的管理。學生學籍檔案庫是以學生個體為基本單位的“學籍袋”。其基本內容主要的包括了學生的畢業照、學生學籍信息表等材料。而較為常見的檔案數據庫是指全文數據庫和目錄數據庫兩種。學籍檔案數據庫雖然也是由兩部分組成，但是主要是由原文數據庫和學生信息數據庫所構成。在學籍檔案數據庫中我們將學生的學號作為原文數據庫和學生信息數據庫的“紐帶”。并且將學生原始的檔案信息數字化，將檔案原文以圖像文件的形式有序地存入計算機，查閱時直接在計算機上調閱檔案信息。只有基于計算機網絡技術和移動互聯技術我們才認為學生學籍檔案數據庫可以更加的高效、穩性及科學化[2]。

（三）建立健全管理制度

學籍檔案建設、管理、及利用工作涉及到學生的切身利益，因此我們要求各個學校的管理者要引起高度重視，并且要和各個部門相互協調，積極配合。學校職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循，有據可依，照章辦事[3]。

二、努力實現學籍檔案管理的現代化

為使高校成人遠程教育學籍檔案管理具有科學性，我們便應該結合當下時展，結合信息化時代的特色，努力將學籍檔案管理轉變成現代化[4]。因此學籍檔案管理者必須從思想觀念上要摒棄落后的觀念，打破傳統的工作格局、模式、要充分地認識學籍檔案及學籍檔案工作在市場經濟建設中的重要作用，以靈活多樣的形式、有針對性的同社會各界開展多種形式的服務，不斷開拓新的工作思路，提高管理人員的整體素質，適應當前改革開放和新技術革命的潮流[5]。

三、結論

高校學生學籍檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，是高校可持續發展的根本所在。因此就高校發展來說，任何時候我們都不能忽視對于學生學籍檔案管理工作的建設。學生的學籍檔案是學校對學生在校期間進行管理、考核具有鮮明價值的記錄，是高校的重要資源資源之一。就遠程教育學校本身來說，學生學籍檔案將會反應學生在校期間的綜合表現情況，對于高校人才培養、人才教育、人才選拔更是具有不可估量的作用。因此各個高校成人遠程教育機構應該引起相關的注意。

作者:魏燕 單位:廣東科學技術職業學院

參考文獻：

[1]邢建民,陳亮.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].咸陽師范學院學報,2005,04:82-83+96.

[2]周稚藝.完善高校成人教育學籍檔案管理之我見[J].哈爾濱金融高等專科學校學報,2008,02:83-84.

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關鍵詞 ：高等學校；會計檔案；管理；現狀；對策

隨著高校參與社會活動日益頻繁，財務部門業務量逐年加大，各種財務檔案快速增加，會計檔案工作的新情況、新問題不斷出現。如何通過現代化高科技管理手段科學、規范的管理財務檔案，將是當前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學校會計檔案管理現狀

（一）對會計檔案管理的認識不足

長期以來，“重核算、輕管理”意識普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質會計檔案的管理，認為財務部門只要資金管好，報賬準確，及時報送資料就行，而會計檔案只是會計核算的后續工作、內務管理，沒有必要設置專人專崗進行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點關注的往往是傳統手工檔案，忽視對電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護方面較為復雜，操作人員在思想上容易產生畏難情緒，一些單位對電子檔案更是缺乏足夠認識，在歸檔過程中不作任何篩選和分類處理，會計檔案常常出現遺漏和重復歸檔的現象。若歸檔基礎工作不嚴謹、管理隨意，檔案利用人常常無法正常進行歷史數據的查詢、檢索其所需信息，這樣勢必影響高校檔案工作的整體質量和服務水平。

（二）會計檔案管理制度不健全

高校的財務部門對資金預算、收入、支出等日常業務都制定相應的管理辦法，嚴格的管理制度，但大多缺乏會計檔案管理制度。特別是已實施會計電算化后產生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會計檔案信息載體，沒有形成一整套業務標準和技術規范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無序狀態，致使許多應該歸檔的電子文件整理不規范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統一歸檔保存，正確維護，使之安全、可靠的處于一種可隨時被利用狀態。沒有相應的檔案管理制度和標準化的歸檔程序，勢必導致檔案歸檔驗收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個高校財務檔案的信息資源整合與數據共享。

（三）會計檔案管理信息化程度不高

目前，高校財務檔案管理還未全部實現利用計算機進行處理和存儲，傳統的儲存及歸檔方式很難適應現代化檔案管理要求。因此，加強電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質的檔案通過信息化、數字化的轉換，錄入到數字檔案的數據庫，依托數字化校園平臺，經過各個系統間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數字檔案的歸檔、管理和服務及領用過程中都存在各種問題。具體表現：管理人員思想觀念保守、設備陳舊落后、實際操作和管理存在疏漏，不注重基礎數據的挖掘、整理、加工，缺乏對檔案界最新動態的關注等。

（四）缺乏專職的會計檔案管理人員

目前高等學校的會計檔案管理工作大多由會計人員兼職。學校對檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學校對檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導致檔案管理人員的素質整體不高。

二、加強高等學校會計檔案管理的對策

（一）提高對會計檔案管理的認識

高校財務檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國家財金、稅務檢查的重要證據。只有觀念轉變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個新臺階。財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，工作中不能有丁點閃失，半點馬虎。要實現高校會計檔案科學管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行財務檔案專人負責檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財務檔案工作。對會計電算化核算形成的電子檔案，要配置適當規模的庫房和檔案專柜等專用設施，實行專人負責，做好紙質檔案與電子檔案按時同步歸檔，并不斷充實和完善檔案內容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實現高校檔案保管的標準化和現代化。

（二）建立健全會計檔案管理制度

在大數據時代，電子文檔蘊藏著更豐富的信息資源，做好各類財務檔案的收集、整理、保護和利用顯得越加重要。高校財務電子檔案的產生、移交、歸檔、管理、利用，各應用系統的互聯互通和數據信息共享，都是基于網絡傳輸信息而實現。要想系統得以安全運行，技術是保障，管理有方法。首先，要加強網絡信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識，強化高校會計電算化檔案工作人員的風險識別、防范能力，完善保密措施，對涉密性較高的信息進行分級管理和保護。在財務軟件方面，應注重系統自身功能建設，保證數據庫數據的真實性和完整性。面對客觀的數據相關人員不能隨意操作,篡改數據。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權限調用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來的各種財務隱患。

（三）提高對會計檔案管理的信息化程度

傳統檔案大多以紙質為載體，財務檔案管理、財務查賬和財務審計煩瑣且費時費力，與會計信息化的迅速發展相比，高校檔案信息化發展則相對滯后。信息化條件下，要實現高校檔案現代化管理，必須依托現有檔案，逐步建立完善財務檔案數據庫，將財務檔案資料無縫對接，通過轉換進入高校檔案管理數據庫，實現公共目錄查詢、遠程檢索服務和對數據匯總分析、財務檔案信息網絡交流、查找滿足指定條件的會計記錄等。海量的財務信息，通過運用計算機技術處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對檔案翻閱的工作量，實現檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設置會計檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設備和軟件設施齊頭并進外，還要堅持以人為本，以科學發展觀為指導思想，建立一支與時俱進、素質高、相對穩定的檔案管理專業化隊伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問題。在信息技術和知識不斷更新的時代，定期對檔案工作人員進行檔案知識、財務知識和相關技能的學習培訓或外出交流，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的新變化、最新動向，開拓眼界，挖掘財務檔案的潛在用途和利用價值，使得高校財務檔案管理科學化、規范化。

總之，高校財務檔案是學校檔案的重要組成部分，也是提高高校財務管理工作水平的一項重要方面。加快高校檔案建設工作自身的創新發展，合理規避管理風險，采取科學有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進一步完善和發展。

參考文獻：

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1.檔案管理基礎工作存在的主要問題分析

我國檔案管理基礎工作存在的不足。

總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：

一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

2.實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

2.1全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.2重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

2.3結合本館實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

2.4統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

2.5規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。

3.加快數據準備推進檔案現代化管理進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

3.2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.3分門別類，充分利用檔案原基礎

篇（7）

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 文章編號 1007-5739（2013）03-0334-02

高校科研檔案是科技工作者知識的積累和成果的結晶，它建設的好與壞在很大程度上反映了科研工作成效的一個方面，為此以浙江農林大學為例，統計分析學校科研檔案的現狀，以期達到更好的保管、利用，為廣大教師和職能部門服務，從而為高校的科研檔案工作提供借鑒。

1 科研檔案的現狀

浙江農林大學自2002年起逐步建立起科研項目檔案，截至2011年6月，共歸檔各類紙質項目檔案960余卷及電子數據庫4 300余卷。主要以省部級以上項目每項1卷，各主要廳局級項目每項1卷，其余按年分別以立項、結題分卷建立，同時單立了科研成果卷、專利授權卷、軟件著作權及科研經費到賬文件等一些重要的科研依據。每卷中都分別由項目論證、立項申報書、立項批準書、中期檢查、各年度進展、驗收報告等全套結題材料、審計報告、結題（驗收）證書等組成。同時建立的科研數據檔案，包括科研項目庫、論文庫、著作庫、專利及軟件著作權庫及科研成果庫[1]。

通過建立科研項目檔案，逐步規范了科研項目的管理工作，使科研工作向規范、科學、程序化更邁進了一步，為學校在職稱評審、碩士點申報、學科評審、升格大學等方面都起到了重要的作用，為學校在這些方面獲得成功奠定了基礎。

2 科研檔案的利用情況

2.1 利用率

通過建立科研項目檔案，使學校的科研項目管理工作進一步受到教師的重視，教師對科研檔案的管理意識也逐步增強，科研檔案的查閱量也逐年提高，提高了科研檔案的利用率。從表1可以看出，每年查閱各類項目檔案的人數平均約543卷，利用率還是較大的，從2005—2010年，年利用率逐年增加（含電子數據），檔案管理工作量巨大，成效顯著。因此，設立專職管理人員，建立科研項目檔案是十分必要和非常可行的。

2.2 利用途徑

從表2可以看出，學校很多工作都與科研項目檔案有關，尤其在涉及廣大教師切身利益的職稱評審、科技成果獎申報、學科點、博士學位點和碩士學位點的申報、教育部的教學評估及升格大學等標志性成果方面發揮了重要作用。科研項目檔案管理工作對學校的科技工作起著舉足輕重的作用，它見證著學校各年度科學研究的總體情況及發展現狀，展示科學研究的豐碩成果。從一個方面反映出學校科研工作的水平。

2.3 利用主體

從表3可以看出，按學院分類，項目多的學院查閱量也大，林業與生物技術學院是學校的主干學院，科研項目最多，因此查閱量也最大；農學院由于成立較晚，查閱量較少；工程學院具有國家工程中心，科研力量較強，查閱量也較大；學校本身是以農林為主的大學，農林類項目較多，與農林相關的學院查閱量較大，總體占到了47.3%。但近幾年文科類項目也在大量增加，同比增加速度也較快。通過項目的查閱也可以反映各學院科研活動的一個方面，同時也說明由于二級學院沒有科研項目檔案，也增加了很多工作量，如果給二級學院建立起科研電子檔案數據庫，也可方便學院教師及管理人員查閱，提高工作效率。

3 科研檔案管理存在的問題

科研檔案經過10年的組織和建立，已初具規模，為學校的發展和建設提供了卓有成效的貢獻，但是目前的科研檔案還存在很多問題[2-3]，如科研檔案管理工作的規章制度有待進一步更新和完善，原始數據收集的不夠全面，教師存檔意識不夠強，有些教師還存在著放在自己手里方便的想法和做法等，這些都有待于在工作中改進和提高，為科研檔案工作做貢獻。

4 建議

4.1 發展電子檔案

隨著科學技術的飛速發展，科研檔案越來越受到重視和廣泛利用，但無數次的查閱，造成檔案的損壞與流失嚴重，因此制作電子科研檔案越來越被人們所接受，這樣既不損壞紙質檔案，也不會造成檔案流失。科研檔案有它自身的特性，需要保密，大部分科研檔案都需長期或永久保存，因此更應該保護好紙質檔案，把教師經常需要利用的部分科研檔案，如立項通知書、合同書（計劃任務書）的部分、結題報告的部分等進行電子掃描，存于計算機中，這樣同時可以防止一些不必要的科研檔案泄密，減少由此引發的學術剽竊，更好地保護項目負責人的權益，從而方便查閱。

4.2 建立二級科研檔案系統

學校實行二級管理后，把廳局以下項目檔案劃歸學院管理，鼓勵各二級學院自己建立科研檔案系統，方便本學院教師查閱，為評職稱、評獎、各種考評及各類檢查等所需要佐證材料提供便利，減輕學校科技部門的壓力，使之用更多時間和精力進行分析研究，做好科研工作，為廣大教師服務。

4.3 擴展和延伸科研檔案工作

隨著“十二五”的到來，對科研檔案工作也提出了更高的要求，目前學校的科研檔案只局限于查閱、復印、提供佐證等初級階段，更多的開發利用科研檔案工作尚未開展，學校應該配備專職的科研檔案管理員，定期提供從科研檔案中獲取的科研信息，為領導及教師服務，為其決策提供一定依據。

4.4 做好科研檔案管理者

一名好的科研檔案管理人員，不僅應管理好教師上交的科研檔案，還應該為教師提供更高級的服務，充分利用科研檔案，編輯科研檔案信息，提醒教師能夠報獎、申請專利、成果轉化的檔案等[4]。有條件的管理人員，還可以定期與學校科研工作較強的教師建立聯系，幫助他們總結分析，促進他們把科研工作做得更好。提醒科研工作者保護好自己的知識產權，為教師做好科研后勤工作。

5 參考文獻

[1] 佟春杰.遼寧省科技計劃項目檔案管理現狀分析[J].科技檔案，2009（1）：3-5.

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【中圖分類號】G275.3 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）21-

一、高職院校檔案管理工作的現狀

高職院校的檔案管理是為了方便學校進行各方面的資源管理、信息記載、人員管理等工作，為學校提供一個良好的信息管理工作環境。然而伴隨著整個教育事業和高職院校的快速發展，當前，高職院校的檔案管理模式已經顯得陳舊和落后了。因而，改革并創新高職院校檔案管理工作模式，提出管理檔案的解決途徑就十分必要了。

那么高職院校檔案管理工作現在是怎樣的一種狀況呢？

首先，在部分高職院校中存在檔案管理制度不完善、不規范的現象。

1.檔案管理被輕視。相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄寫、保管之類的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益。這種輕視檔案工作的思想導致檔案管理人浮于事，工作不力。

2.管理制度不健全。部分高職院校的文件管理部門和檔案管理部門有各自為政的現象，學院缺乏有效的指導和督查的制度，以致文件的形成和文件歸檔的脫節。檔案資料的收集、整理及歸檔工作滯后。

3.日常管理不規范。部分高職院校檔案管理人員工作經驗不足，方法不當。有的甚至連起碼的保密意識都沒有，如查閱檔案資料時，不履行登記手續，從而造成泄密事故。

第二，檔案管理的方式落后，程序繁瑣。部分高職院校的檔案工作還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，管理人員的工作量大，效率低。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，安全性不高，且易受潮受損壞。

第三，部分高職院校檔案管理工作人員素質較低，專業管理水平不高。檔案的管理需要專業人才進行操作設計，但是在實際的檔案管理工作中，管理人員大多非科班出身，專業知識匱乏，工作能力不強，這將制約學校檔案管理工作的正常運行，以致不能及時、準確地給學校提供相關信息而貽誤學校的工作。

二、改進高職院校檔案管理工作的策略

1.完善檔案管理工作制度

一般來說，高職院校在檔案管理事務中要減少相關工作人員因個人原因而產生的人為失誤，要規范檔案管理人員的行為，以避免對學校造成的資源損失。高職院校在制定檔案管理制度前，應該先對檔案管理進行合理的價值定位，也就是說，高職院校要認識到檔案管理工作對學校工作的運行、管理的完善起著很重要的作用。檔案管理工作是衡量一個學校教學水平的重要參照標志，也是學生選擇學校的一個關鍵的參考標準。總而言之，檔案管理工作代表著高職院校的軟實力，因此，高職院校要不斷加強和完善檔案管理工作制度，提高高職院校的事務管理能力和水平。

檔案工作是一項具有很強的專業性和保密性的工作。沒有規矩不成方圓。高職院校要將國家檔案管理的有關法律、法規落到實處，營造依法治檔的良好氛圍，使學校的檔案工作在新的歷史時期做到有法可依、有章可循、有據可查。

在高等職業技術教育快速發展的今天，探索高職院校檔案管理的新思路、新辦法是時代的需要。要致力于自主創新，與時俱進，做好檔案信息資源體系建設、檔案信息服務體系建設、檔案信息化體系建設和檔案信息安全體系建設，規范學院檔案實體分類法。使學院檔案管理與全國高校檔案管理接軌。要參照《高等學校實體分類法》和《高等學校檔案管理規范》，結合高職院校自身的特點，因校制宜地編制本院校《檔案實體分類實施細則》，使其更具操作性和合理性，以提高學校檔案實體管理的科學化、規范化水平。

2.加強檔案管理的人才培養和軟硬件建設

檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。信息化為檔案的資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持。高職院校應加大投入，配齊檔案軟、硬件設備。檔案是由人來建立和管理的。所以檔案部門應配備素質高、業務精、作風硬的專職檔案人員，各部門宜配備一名固定的兼職檔案員，專兼職結合，以形成學院檔案工作的全方位管理。檔案部門要負責制定全院專兼職檔案員的培訓計劃，采取請進來，送出去，舉辦培訓班等多種形式，定期對其進行業務培訓、指導，切實提升檔案管理的水平，為檔案管理工作的正常運作和良性發展提供人才上和技術上的保障。

3.設立檔案管理監察機制

制度與監察是管理工作的兩個重要方面，二者相輔相成，要想把制度落實到實處，就需要有人來監督。因此，高職院校除了完善檔案管理工作制度以外，還要加強檢查和督促檔案管理人員的日常工作行為，要讓他們在平時的工作中就要養成良好的工作習慣。學校可以通過制定高職院校檔案管理條例、建立獎懲制度等來有效地進行檔案管理。把檔案工作納入領導的議事日程；納入各級領導和有關人員的崗位職責和工作考核內容；制定相關的考核評比獎罰辦法，要求人人關心檔案工作，人人參與檔案工作，樹立檔案為學院各項工作服務的大局觀念。在具體操作過程中，高職院校要在內部公開學校檔案的基本情況，讓全體檔案管理人員及時地了解高職院校的檔案動態，對他們進行愛崗敬業的職業道德教育、遵紀守法的紀律教育。對思想政治表現好，工作積極肯干，業務突出拔尖的檔案管理人員要予以獎勵，對違紀違規、經常曠工犯錯誤的人員要給予批評教育或者處罰。做到令行禁止，賞罰分明，使學校的檔案管理工作正常而有序地運行。高職院校在制定以上制度時，可以吸取其他高職院校檔案管理工作的經驗，并結合自身的情況制定相應的獎勵、處罰制度，使其實用，有效，利于學校的檔案管理工作。

4. 改革、創新檔案管理途徑與方式

（1）完善和建立新的檢索工具。在管理手段上，檔案部門要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，開展檔案信息平臺建設，創新現有檔案管理流程，研究解決文檔一體化問題。高級的檢索工具能夠保證檔案信息資料的共享以及信息傳輸的高效性，實現檢索工具的創新并滿足檔案管理工作的需求。利用現代計算機技術和信息科學網絡技術不斷的完善，建立新的檢索工具，從而逐步實現檔案管理工作檢索體系的自動化。

（2）開展網上利用服務。隨著檔案部門內部局域網的建立，檔案部門應充分利用本學院的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（3）自動收集、上傳電子文件。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案部門的服務器上歸檔。

（4）建立檔案數據管理中心。檔案部門與單位信息管理部門可密切配合，建立檔案數據管理中心。 該中心應設在單位檔案館部門，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

使用現代技術手段對高職院校檔案管理工作效率的提高、管理質量的改善都有著重要的意義。因此，高職院校要充分利用計算機來改革、創新檔案管理途徑與方式，這不僅可以節省檔案管理工作人員的時間和精力，利于快速、高效的進行檔案管理，極大地提高檔案管理的工作效率，而且還能在和其他單位交流檔案管理信息、實現資源共享等方面開拓一條快速通道。

總而言之，高職院校在檔案管理工作中不僅要完善檔案管理制度，健全檔案管理監察機制，而且還要充分利用現代高科技和現代化的管理手段，科技興檔，讓學校的檔案管理工作更加合理、更加科學，以更好地服務于學校的行政工作和教務工作。

參考文獻：

篇（9）

二、檔案管理隊伍存在的問題

檔案管理就是對個人的經歷，在社會活動中各個方面的表現，以個體為單位按檔案制度進行整理與保管，以便查詢使用的信息載體。是各組織了解使用的參考依據，加強對檔案的管理，發揮應有的職能，需要高職院校對人事檔案管理隊伍進行制度化建設，保障教職員工的合法利益，進行人事制度調整等各個方面起到至關重要的作用，然而在現行的檔案管理隊伍中還存在諸多問題＼[1＼]，主要體現在以下幾個方面：

1.人員結構問題。由于我國高職院校建校歷史不長，對于檔案管理還初在初級階段，組成結構存年齡偏小，職稱太低，專業知識不強，學歷不高等許多不合理象。主要體現在檔案管理團隊未形成，管理層次不清新，缺少領導管理人才，檔案管理專業人員配比嚴重不足，并且人員流動性大，隊伍缺乏穩定性。

2.高職院校管理與檔案管理缺乏相融性。檔案管理是服務于組織機構，是對高職院校管理工作進行有效的記錄，檔案管理的好壞是學校今后發展規劃的參考依據，兩者密不可分。當前高職院校的檔案管理工作是為收集信息而注重檔案管理，在對高職院校管理的同時忽略對檔案的管理，未能將院校管理與檔案管理進行有機的結合，為了應付檔案管理而進行隊伍的臨時組建，無法將檔案工作進行系統化，檔案管理不具有適用性，不能服務于院校管理。

3.檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制。檔案管理工作在高職院校管理中視為非技術工種，專職的檔案員在高職院校中沒有引起足夠的重視，通常擔當一個文件整理員的角色，劃為后勤管理類工作者＼[2＼]。由于得不到重視，使得檔案管理員的沒有工作激情，思想長期被壓抑，工作單調而乏味，不能參與享受職稱評定，優秀評選，培訓，學習交流，績效考核等許多的學校政策，導致檔案管理人員流動性大，管理隊伍不具有穩性。

三、建設高職院校檔案管理隊伍的幾點建議

高職院校檔案管理工作必須與時俱進，堅持創新的管理方式，才能具有持久的生命力，在檔案隊伍建設的過程中，努力探索，創新管理理念，改革管理模式，才能體現檔案管理的重要性與適用性，如何加強高校檔案隊伍建設提出以下幾點可行性建議：

1.改革創新是建設高職院校檔案管理隊伍的新思路。要重視檔案管理工作的重要性，把檔案管理工作視為學校重點管理工作之一，堅持專兼結合的方針，即在檔案管理隊伍中配備一些兼職人員，以專職工作為重心，實現檔案管理與院校管理的高度協調與統一。由于高檔案管理具有兩面性，既要遵守學校教育管理規定，同時又要符合檔案管理之規定與檔案管理操作規范＼[3＼]。因此高職院校檔案管理隊全應配備專業的檔案專職人員與高素質的管理人員，高技術的檔案管理人員負責監管檔案管理過程的技術指導，同時還要負責培養一批專業的檔案管理員，具有綜合素質的檔案技術人才既是管理者又是導師，負責組織人員，技術指導，專業培訓起好帶頭作用；兼職的檔案管理人員負責檔案的管理與收集，而實現檔案管理信息化建設，實現信息化管理手段，改革傳統檔案管理模式需要專業檔案管理員提供現代化的技術支持。高職院校的職能是培養專業高技能人才，檔案管理的工作重心就是記錄記載人才培養的過程，因此檔案管理隊伍的管理必須與高職院校的管理完美結合，需要復合型的檔案管理專業人才為領頭軍，配備檔案管理崗位需要的各種專兼職人才，形成一支具有綜合實力的高級檔案管理隊伍。

項桂芳，計娜：加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點思考十堰職業技術學院學報2013年第4期第26卷第4期2.建立健全激勵機制。充分調動檔案管理人員積極性與創造性，需要有效的激勵政策與體制。首先，激勵機制的創建要根據員工的生活需要，心理需要，分析員工心理狀態，實行激勵機制；其次，根據實際的工作狀況建立激勵機制，讓檔案管理工作者參與到學校績效考核，職稱評定等各個環節之中，運用物質與精神激勵相結合的方法，充分的激發員工的主動性與使命感，讓員工感到成就感與不可或缺性。改革檔案人事管理制度，實施聘用制，使管理團隊向職業化，專業化的方向發展＼[4＼]。增加檔案管理的硬件設施，改變檔案工作條件，加大資金投入，同時大力宣傳檔案管理重要性，營造管理文化氛圍，采取不同的方法轉變檔案管理人員的思想，激發工作熱情。

3.加強檔案人員管理培訓工作，打造專業的管理團隊。培養檔案管理人員有服務意識，奉獻意識，敬業精神，專業的檔案管理知識，高度的組織協調能力，應辨能力。檔案管理培訓工作要從以下幾個方面入手：

首先，改變思想。通過培訓轉變思想，調整心態，樹立一切以學校發展為宗旨的思想；以服務為光榮的檔案管理理念，增強檔案管理的責任心；以良好的心態，奉獻的精神投入到檔案管理事業之中。

其次，加強綜合素質培養。通過專業的培訓，加強檔案管理員有組織能力，協調能力＼[5＼]，語言表達能力以及書寫能力。

最后，加強專業知識培訓，通過對檔案管理學，檔案管理技術，檔案管理法規等各個專業的知識的培訓，加強檔案管理者的管理意識，創新意識，打造一支具有技術過硬的高素質管理隊伍。

4.加強高職院校檔案管理手段，創新檔案管理模式。檔案管理工作隨著科學信息的發展在不斷的改變，改變傳統的經驗管理模式，創新科學管理方法，做到集中與分散相結合，柔性與剛性相結合，傳統與現代相結合的三結合管理模式對高職院校檔案進行管理，有效的實現檔案管理信息化與現代化目標＼[6＼]。

四、結束語

總之，做好高職院校人事檔案管理工作，必須加強檔案管理隊伍的建設，把檔案管理隊伍建設做為高職院校行政工作之重點。首先從現今隊伍建設現狀中分析發現，主要存在人員結構、高職院校管理與檔案管理缺乏相融性、檔案管理人員素質不高，缺乏培訓機制與激勵機制等問題，因此必須要結合高職院校實況采取改革創新管理隊伍思路、建立健全激勵機制、加強檔案人員管理培訓工作等各種措施，努力實現檔案管理服務于院校管理，打造專業的高素質的管理隊伍，為高職院校的戰略規劃打下堅實的基礎，推動我國高職院校的發展。

[參考文獻]

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＼[2＼] 曾葦.論高校檔案人員激勵機制的構建＼[J＼].電腦知識與技術，2009（10）：54.

＼[3＼] 陳鵬.論檔案利用與檔案隊伍建設的關系＼[J＼].蘭臺世界，2009（24）：103.

篇（10）

學籍檔案，顧名思義，是一個學生在校期間學習經歷的記錄，現階段，我國很多普通高中學校還采取的是傳統的紙質學籍檔案，只有將學籍檔案實現信息化才能使通過網絡實現資源共享。如今，信息化時代的到來，信息技術對很多工作都帶來了便捷，并且節約了辦公成本。本文將結合筆者幾年來的學籍檔案管理工作經驗，提出幾點學籍檔案管理信息化相關問題的探討。

1 學生學籍檔案信息化的原因

學籍檔案信息通常是記錄一個人在校期間的學習經歷，是學生處于某所學校的法律身份及資格，學生在校期間的表現情況和綜合發展情況的信息都可以在學籍檔案中體現出來。現階段，我國普通高中學校大多數還保存的是紙質的學籍檔案，由于高中學校的學生每年都在招收，紙質學籍檔案的只會越來越多，并且紙質資料不易保存，時間久了會出現紙質檔案損壞現象，并且很難修復，給查閱帶來很大地不便。因此我國高中學校的紙質學籍檔案存在如下四個問題：

1.1 紙質學籍檔案不易保管

盡管現如今的造紙技術已經得到很大的進步，但是紙質的學籍檔案始終存在不易保管等諸多問題，紙張存儲本身容易產生破損，并且在檔案管理室還要嚴格控制室溫及濕度，注意防火、防水、防止有害物質等給學籍檔案產生的侵害。學籍檔案的管理房間要嚴格按照相關規定控制好各項指數。例如，如果天氣濕潤，則空氣的濕度較大，勢必會給紙質檔案的保存帶來危害，如果沒有按照標準保存學籍檔案，紙張很容易受到侵蝕。普通高中的學生不斷增多，紙質學籍檔案的數量也在激增，大量的紙質檔案不僅占用越來越多的空間，并且對保管的相關要求越來越多。我國大多數普通高中學校并未嚴格按照保存措施實施，如果發生火災、地震等自然災害或盜竊等意外事故時，學生的學籍檔案勢必會受到不可挽回的損失。與此同時，保存學籍檔案還需要耗費人力和時間，對這些資料分門別類地整理，以供后期的查閱。

1.2 后期查閱不便

我國的普通高中學校隨著辦學時間的逐漸遞增，學生會越來越多，學籍檔案資料也會越來越多。面對數量龐大的學籍檔案，大多數學校提供不同的房間分散放置，一旦后期需要查閱學生的學籍檔案時，需要根據不同的入學時間查找相應的學籍檔案，取閱及歸還等都非常不便。很多高中學校的學生學籍檔案管理都沒有提供更加細致的分類標準，大多數學校是按照學生的入學時間及班級進行分類保存，如果在后期查閱時并不清楚學生的入學時間及班級時，查閱工作將無法進行。

2紙質學籍檔案將會產生一定的成本投入。高中學校的學生數量在不斷增加，隨之而來的便是學籍檔案數量的持續增加，紙質學籍檔案的保存需要一定的空間，并且需要學校提供一定的人力進行管理，如果檔案出現損失，修復學籍檔案還需要耗費一定的人力和物力。另外，紙張的大量使用不僅產生了成本，而且還不利于環保。

2 普通高中學校學籍檔案信息管理系統的設計

普通高中學校由于學生的學籍檔案信息量龐大，因此將這些信息匯總起來統一進行數據管理工作量較大，要想建立信息管理系統需要分如下幾個步驟進行設計：

首先，要將學籍檔案管理的相關信息系統劃分出模塊。可以分成學籍管理員系統、班主任系統以及學生系統這三個子系統，不同系統針對不同的用戶開展工作。在校專門從事學籍檔案管理的人員可通過系統實現對學籍檔案的綜合管理工作。班主任則可以通過信息管理系統對學生的日常成績的查詢和分析進行信息化處理。學生通過信息管理系統可以查詢學校的相關公告、課程安排及查詢考試成績等。

其次，根據使用對象的不同制定相應的權限。學校可以根據不同的適用對象采取不同等級權限管理，有管理員、普通用戶及學生用戶三種不同類型，其中管理員的權限最高，可以對信息管理系統進行全方位地管理，而學生用戶的權限最低，僅能從事信息查詢及錄入。

第三，錄入學籍檔案信息。在學校建立學籍檔案時，首先需要將學生的信息通過填寫學籍表的形式收集起來，之后通過相應的管理人員將這些內容錄入到學籍數據庫中。每年的高中學校學生人數都在不斷遞增，這樣的方式有效減輕了學籍檔案管理人員的工作量。

3 學生學籍檔案信息化管理應注意的問題

3.1 將電子信息與社會對接

學籍檔案信息將伴隨每一位高中生一生，因此這些學籍信息不僅是為了記錄學生在高中階段的日常信息，更重要的是為學生在今后步入社會，尋找合適的工作崗位提供參考依據。部分高中學生畢業后可能直接選擇就業，此時，學校應當與企業及時合作，為招聘企業提供在校學生的相關信息，幫助企業了解學生在高中階段的學習情況及能力水平，為學生提供更好地就業機會。

3.2 做好學籍檔案信息的保密工作

每一名高中學生的學籍檔案信息都是個人的資料信息，學校在對這些信息進行管理時應當注重其安全性及保密性。在學校從事學籍管理的部門應當嚴格相關的管理制度，保證學生學籍檔案信息的安全性，做到準確和完整地記錄學生的相關信息，不像其他人及單位透露學生的相關信息，幫助學生做好保密工作。

3.3 針對絕密檔案要做到特殊處理

普通高中學校有部分學生的檔案信息屬于絕密信息，此時學籍檔案管理部門應當特別針對絕密的檔案采取特殊的處理技術，可以利用計算機及網絡將這些信息進行加密處理，這樣可以有效保護好絕密檔案的安全性，這些信息不會被隨意篡改或刪除。與此同時，保存好這部分檔案的原始資料，甄別好檔案工作的真偽，防止有假冒信息冒充絕密信息。這部分信息如沒有特殊情況，不得隨意供人查閱。

3.4 對原有的紙質學籍檔案進行存檔

由于計算機及互聯網的應用，導致學校的學籍檔案管理系統存在一定的不穩定性，并且電子文件經過篡改不易發現痕跡。這就給普通高中學校的學籍檔案信息管理帶來新的挑戰。為了有效保證學籍檔案信息的真實有效，保證這些信息系統的數據安全，在學生對學籍檔案信息進行錄入后，應當將最初的紙質學籍表進行存檔，一旦后期需要查閱和共享時，可以將紙質學籍檔案信息與電子檔案信息相互參照，統一管理。

參考文獻

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會計核算專業資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產物，同時也是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：

會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。

會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。

財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。

其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。

會計檔案的重要性

會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。

會計檔案管理問題

對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。

會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。

會計檔案管理問題的解決措施

會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。

高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。

加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。