數字檔案工作計劃大全11篇

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篇（1）

制定氣象記錄檔案數字化方案

為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。

參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。

一、 對數字形態檔案信息進行科學管理

數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。

數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。

數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。

二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用

對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。

檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。

三、 氣象記錄檔案數字化實施原則

氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。

氣象記錄檔案數字化的經驗與不足

通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。

通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。

1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。

2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。

3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。

4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。

根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：

1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。

2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。

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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01

企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫存檔案進行數字化面臨的問題

隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。

但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。

二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過程管控

為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。

為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。

（二）強化驗收管理

對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。

（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率

檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。

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中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎

隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證

市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系

圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。

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1.1 項目設計。“十一五”期間，省人口計生委全面推進人口信息化管理，啟動建設國家中部人口信息中心和河南全員人口統籌管理信息系統（“金人”工程）。以省級集中方式實現全員戶籍人口和流動人口信息管理，個案信息納入省庫管理，人口計生信息化網絡已經覆蓋省、市、縣、鄉和30%以上的行政村。信息工作全面推開，數字檔案信息安全管理出現了許多亟待解決的問題。項目目的是為摸清數字檔案信息安全現狀，發現信息安全管理工作中存在的問題及困難，提出合理化建議，以便采取有針對性的措施。

1.2 調研范圍與方式。此次調研從2011年3月起至2013年3月30日止，在全省隨機選取4個省級計生部門（省計生科研院、省藥具管理站和省計生協會、省計生干部學院）、26個市級計生部門（包括市計生委、市藥具站、市協會、市技術指導站）、63個縣區級計生部門（包括縣計生委、縣計生指導站、縣藥具站）單位和個人，發放調查表200份，收回問卷196份，有效率98%。

主要運用問卷調查、電話采訪與實地調研相結合的方法，把影響數字檔案信息安全的管理、硬件設施和人員素質三個方面作為問卷設計和訪談內容。根據國家有關的電子文件歸檔管理文件和計生系統的實際，針對單位和個人設計了兩張問卷，單位問卷設置了21道題目，個人問卷設置了2大類題，16道小題。

2 數字檔案信息安全現狀與調查分析

2.1 數字檔案業務概況。在省級機構，2個單位有綜合檔案室，其他單位檔案按照業務劃分科室管理，都有專兼職固定的檔案員，單位檔案管理狀況較好，數字檔案占全部檔案資料的7%；受編制限制和工作業務限制，市縣區級計生檔案部門紙質檔案文件來源少，最少的內部發文只有10件，數字檔案數量更少，沒有實現集中管理；全系統的檔案管理工作大多停留在傳統的保管紙質檔案文件的工作模式上，電子文件不能有效歸檔，從而無法實現妥善保管。

2.2 管理體制情況。參與調研的單位中，數字檔案信息安全工作均實行統一領導、分級管理的模式，包括業務督導和組織培訓。省市級單位按要求全部參加全省人口計生系統網絡安全培訓班，對網絡基礎知識、交換原理、路由技術與路由器、信息安全有一定了解。對本單位檔案部門或下屬單位檔案工作主要通過組織人員參加基本業務或專題培訓班（如安裝統一的管理軟件）以及個別指導的方式進行。市縣級計生部門的數字檔案信息安全工作以接受上級監督指導為主，95%單位把數字檔案信息安全工作納入了年度工作計劃或“十二五”檔案數字加工與信息安全發展規劃；用于數字檔案信息安全工作所需經費全部來自財政撥款，投入比例信息大都不愿透露，無法了解到；參與調研單位全部配備信息員和專、兼職人員管理數字檔案信息工作。

2.3 制度建設情況。在省人口計生委突發公共事件應急處理工作領導小組領導下，出臺了《河南省人口計生委突發公共事件應急預案》，其中包含了數字檔案信息安全內容。70%以上的單位有信息安全緊急預案，但是數字檔案信息安全專項制度缺失。

2.4 硬件配備情況。安全基礎設施是數字檔案信息安全管理的保障。對安全基礎設施包括設備配置、網站建設、是否安裝防病毒設施等方面進行了調研。在被調研的單位中，98.89%市縣人口計生委單機配備數量和機關公務員編制人數（不含機房設備和筆記本計算機）持平，市縣藥具站單機配備數量達到每個業務科室至少1臺標準，95.37%以上單位計算機安裝有防火墻，但在入侵檢測、信息加密方面設施不足；大多應用office辦公軟件對檔案進行目錄級管理，數字化管理檔案水平普遍偏低；省級、市級計生部門全部建有網站和局域網，26個市級調研單位中安裝數字化檔案采集轉化系統的有6個，占23.08%；安裝在線檔案存儲管理與安全系統的有4個，占15.38%，縣區級計生部門安全設施建設在經費緊張的情況下，投入較少。

2.5 人員數字檔案信息安全素質情況。從參加調研的196名工作人員中了解到，工作上大量使用計算機，每天使用電腦工作2小時～5小時的有83人，占總數的42.34%，使用5小時～8小時的有54人，占總數的27.55%。使用電腦的主要目的，選工作的有164人，占總數的83.67%；查閱資料的有129人，占總數的65.82%。人員學歷水平，中專學歷的有31人，占總數的15.81%；大專以上學歷的有94人，占總數的47.95%；本科以上學歷的有67人，占總數的34.18%；碩士學位的有1人，占總數的0.05%。

平常工作中，使用殺毒軟件的有193人，占總數的98.47%；能夠自行處理病毒（求助他人或者找專業人士）的有161人，占總數的82.14%。在“您了解哪類信息安全技術和產品”問題的備選答案“防火墻、反病毒軟件、反垃圾郵件、動態密碼令牌”中，選擇最多的是防火墻，占總數的83.81%。認為當前數字檔案信息安全障礙主要有：選擇信息安全人才不夠的有66人，占總數的33.67%；選擇技術不過關的有60人，占總數的30.61%；選擇普遍缺乏信息安全意識的有44人，占總數的22.45%。參加了計算機安全知識培訓的有158人，占總數的80.61%，其中，參加本單位檔案信息安全培訓的有77人，占總數的39.29%，參加計生委培訓的有85人，占總數的43.37%，86.53%的人員只接受過一次培訓。

3 關于我省計生系統數字檔案安全的建議

通過定量和定性的分析，得出當前計生系統的數字檔案信息安全存在以下問題：檔案的數字化水平偏低，多數人員對數字檔案信息安全管理的重要性、緊迫性認識不足，認為保障信息安全就是保障數字檔案信息安全；對數字檔案信息安全知識了解甚少，認為保障數字檔案信息安全就是安裝殺毒軟件、設置防火墻；接受檔案業務培訓和數字檔案信息安全教育頻次偏低；行業性的數字檔案信息安全制度缺失；缺乏專業數字檔案安全管理人才和硬件設備等問題，與當前數字檔案信息安全工作發展有相當大差距，與大量應用計算機工作實際情況極不協調。針對以上問題，提出如下建議：

一是加強數字檔案信息安全意識教育和宣傳。建議在已有的人口數據信息平臺的基礎上，利用全員、流動人口、利導、人事、財務等人口信息系統服務基層，同時宣傳檔案和數字檔案信息安全知識，以期達到良好效果。在實際工作中，加強宣傳和管理力度，將數字檔案信息安全工作實行工作考核制，納入年度考核和目標考評。

二是培養復合型人才。專業信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。對計生部門全體人員根據對象的業務需求分層級、有重點、有周期地組織數字檔案信息安全知識培訓，提高數字檔案安全意識水平，并保證各層級檔案人員接受培訓的頻次。如通過上級對下級的業務監督指導或參加相關的數字檔案信息安全培訓、組建QQ業務群、制作數字檔案整理流程教學光盤、電子版制度匯編及業務手冊等手段，實行多渠道、多層次、多類型的方法培養人才，提高隊伍的整體數字檔案信息安全業務素質。

三是建立健全數字檔案信息安全規章制度。針對調研中發現的缺乏人口計生數字檔案信息安全標準規范體系問題，今后，應著重建立管理制度：首先是實行數字檔案信息安全管理崗位責任制，做到分工明確、層層負責，確保網絡、系統和數據的安全，讓參與數字檔案信息安全保障的所有人員都能夠按照確定的要求去行動。其次是建立符合實際的數字檔案信息安全管理制度。根據數字檔案業務實際，對數字檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復建立相關制度，制定應急處置預案。定期開展應急演練，提高整體數字檔案信息安全防范水平。最后是業務工作制度化，對新發現的問題，如人口科技檔案、免費計生項目電子檔案的歸檔范圍及整理方式等制定相應的管理規范，及時統一歸檔，為科技業務工作提供高質量的數據支持。

四是項目帶動，加快數字檔案信息硬件設施的建設。數字檔案信息安全工作包括人財物投入、軟硬件的集成，需要資金、技術、政策等各方面的支持，通過計劃生育科技服務項目帶動數字檔案信息安全工作是很好的一個途徑，爭取把數字檔案信息安全建設納入信息化建設總體規劃中，從項目獲取數字檔案信息安全建設的專項資金支持。例如，我院的孕前優生項目數據庫的建設，不僅為項目提供了所需的軟硬件設施，也推動了單位的數字檔案信息安全網絡建設。

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1、檔案館遷建項目取得實質性進展。已被列入2013年縣重點實事項目預備類計劃，目前已完成項目選址、項目建議書、設計方案招標、方案評審會等工作。

2、“記憶”工程逐步推進。啟動《記憶2012》、《緱鄉舊影》編印，開展了口述檔案的錄制，繼續開展《緱鄉歲月》的制作。指導縣住建局、縣大活辦等對重大活動進行檔案記錄。其中縣住建局對15個拆遷地塊的原貌及拆遷過程、44個重點項目的工程建設等進行記錄，形成視頻素材80GB，記錄時長10小時，照片5.87GB共計1340張。

3、檔案宣傳形式多樣。首次開展“國際檔案日”紀念活動。舉辦了志愿者為檔案服務啟動暨家庭檔案業務培訓、檔案法制圖片展、廣場咨詢、“檔案在你身邊”微博征文大賽等活動。承擔“徐霞客開游節”相關活動，開展了首屆中國“徐霞客游線”歷史記憶文化作品征集大賽活動，充分挖掘“徐霞客游線”歷史記憶文化內涵，利用檔案歷史資料，助推“徐霞客游線”早日進入世界性文化遺產名錄。

4、檔案館基礎進一步夯實，服務水平進一步提升。全省首個開通了檔案服務百姓語音電話，讓普通百姓不出家門就能方便咨詢查閱相關檔案資料。加快館藏檔案的開放，對中學等80余個單位1981-1983年度5674卷檔案進行開放鑒定，最終解密開放4294卷檔案，館藏開放檔案數量達到21332卷。開展了檔案搶救，將館藏的30余卷清朝同治至宣統年間的縣育嬰堂原始檔案資料，進行檔案搶救修復工作。加大征集力度取得了一定成效，征集到清朝縣試試卷、小學畢業證書、知青等照片、資料300余張（份）。上半年，檔案館接待查檔利用2250人次，調卷2494卷次，復印3038張。

5、積極開展登記備份和數字檔案館建設。貫徹落實監察部、人社部、國家檔案局聯合制定的《檔案管理違法違紀行為處分規定》的相關措施，將“實施檔案和電子文件登記備份制度，充分發揮檔案在反腐倡廉中的作用”，首次列入2013年全縣反腐倡廉建設重點項目。加快數字檔案館進程，完成了數字化加工一期項目抽查和二期項目160萬頁掃描（其中已掛接55萬頁），完成縣數字檔案館三期硬件設備項目，以及館藏檔案數字化加工三期項目招投標方案的制定。

6、加大檔案監管指導力度。加強重點建設項目檔案的監管，與縣發改局聯合下發了關于做好2013年重點實事工程檔案的通知，要求所有重點實事工程責任單位開展檔案登記和驗收工作。完成了志清公司等3家企業技改項目檔案專項驗收和縣就業管理處業務檔案達標驗收。配合市檔案局對縣國土局檔案工作進行了執法檢查。指導縣人社局、得力集團開展專業檔案館建設。

7、開展形式多樣的檔案業務培訓。舉辦了一期檔案崗位培訓，147人通過培訓取得了檔案崗位證書。上半年，還根據各單位不同需求舉辦了照片檔案整理、目標管理認定等多種實用操作培訓。

上半年，還召開了全縣檔案員會議，完成了縣檔案學會換屆選舉等工作。

二、下半年工作計劃

1、繼續做好縣檔案館遷建工作。加強與縣公建中心的溝通，做好縣檔案館新館可行性研究、方案設計細化、建設資金等前期工作，力爭2014年年初開工建設。

2、繼續加強檔案館各項基礎性工作。大力開展檔案資料征集工作，開展赴異地征集；配合全市檔案系統，啟動婚姻等民生檔案異地查檔跨館出證工作。

3、加強機關、企事業檔案工作。8-9月份繼續開展縣級機關、鄉鎮檔案工作年檢，抓好檔案目標管理考核；積極鼓勵開展檔案目標管理認定，10加以上單位達到市級以上標準；抓好2013年縣級重點建設項目檔案登記和驗收，開展檔案執法檢查；繼續開展數字檔案室建設，10%的機關創建省規范化或示范化數字檔案室；全縣鄉鎮、街道和縣直屬部門要完成2007年以來進館檔案數字化加工掃描；完成《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的審批。

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在現代信息技術發展迅猛的形勢下，數字檔案室作為政府機關、企事業單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對檔案信息進行采集、整理、存儲和管理，并通過網絡提供利用服務的檔案信息集成管理平臺，發揮著不容忽視的作用。對于電力企業來說，在企業的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數字檔案室重要的工作對象和建設內容。筆者結合所在的企業數字檔案室建設和電子文件管理情況，對兩者的關系進行探討。

一、積極建設數字化平臺，作為數字檔案室建設和電子文件管理的基礎

一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務、電子商務建設的要求，我公司緊跟信息技術和電力工作的新發展，加強檔案信息系統研發，將數字檔案室建設作為企業信息化建設的有機組成部分，以“檔案管理系統”納入“信息化應用系統”統一籌劃開發，多次配合省公司工作調試模塊設計，使系統最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現了檔案管理系統和電力企業業務系統的集成，基本形成了較為完整規范的檔案目錄數據庫和圖像數據庫。在數字化檔案室的建設中，檔案管理信息化和網絡化的發展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數字信息平臺是數字檔案室建設和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網公司統一建立和維護的，但在在實際工作中，檔案工作人員結合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認真驗證現有系統，同時圍繞信息的前端控制和全程維護，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環節應用提出功能需求，便于國家電網公司進行系統的完善。同時，對已有的電子文件和數字化后的檔案，開發檔案掛接、統計分析、查找利用等功能，實施了電子數據與信息系統的整體掛接和查閱利用，充分發揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數據庫的作用，實現了檔案資源的集中管理。根據信息系統的程度、安全風險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應用系統的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構建保障體系，推進數字檔案室建設和電子文件管理的有序展開

首先，領導重視為各項工作的有序開展創造條件。我公司始終由主要領導分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當中，使檔案工作與企業各項工作同布置、同落實；每年印發《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標和內容；積極推行責任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內容，形成了檔案工作發展的有效機制。在數字檔案室建設初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學習咨詢，了解紙質檔案數字化工作的內容、程序與方式，學習檔案數字化工作的有效經驗與成果利用，確保檔案數字化加工項目實施的科學高效。在數字檔案室建設過程中，還專門組織召開了檔案數字化建設工作研討會，邀請上級業務主管部門、市檔案局業務指導處等單位的領導和專家參加，充分聽取各方意見，全力優化檔案數字化工作。公司還組織專人以數字化檔案室建設為主題開展課題研究，通過對傳統檔案的管理現狀、檔案信息系統建設以及檔案數字化建設實踐等情況進行分析探討，研究思考數字化檔案室建設的目標、原則和方法等內容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠發展相結合，為數字化檔案室建設奠定了理論基礎。

其次，強化指導監督。數字檔案室建設涉及企業多個部門，形成工作合力至關重要。一方面，明確各部門的工作職責，由辦公室總體牽頭負責實施檔案數字化全過程的進度與質量控制；由信息管理部門給予數字化數據的系統存儲與數據庫建設的技術保障，配合做好數據庫的維護和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業，在做好市公司機關本部數字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導，與檔案數字化項目服務單位簽訂《檔案數字化建設項目安全保密協議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環節進行監控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進行密級篩查，全面梳理和統計標識密級文件，從源頭上區分檔案數據的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數字檔案室建設之初，企業就以國家檔案局、市檔案局有關電子文件管理的規定以及全市“十二五”檔案事業發展目標中關于國有企業全面推進電子文件歸檔管理的要求為指導，嚴格參照國家檔案局技術規范和相關標準，規范檔案信息資源數字化工作；在數字檔案室建設過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規定，統一工作標準，明確發展方向，確保高效有序地開展數字檔案室建設的各項工作。此外，進一步維護數字檔案室建設的成果，規范電子文件管理的制度；形成“信息系統內查閱電子檔案的方式”，對信息系統內查閱電子檔案數據提出要求，嚴格規定查閱范圍，科學設定利用權限，規范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數字檔案室建設和電子文件管理持續發展

一是強化統籌規劃。數字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統相比發生了根本變化。要加強以計算機網絡設備和信息數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，根據電子文件管理與數字檔案室建設的功能要求，進一步完善電子文件歸檔管理系統、檔案數據庫管理系統；要實施紙質檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數據科學納入檔案管理范疇，實現檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與數字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術保障。要適應辦公自動化系統和多媒體技術等的發展，配置滿足數字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務器和光盤、硬盤等存儲備份設備，并實現機關檔案工作從文件收發、歸檔整理到電子存儲等多環節檔案數據轉換的功能，為建設數字化檔案室提供良好的運行環境；要遵循統籌開發的建設原則，將檔案管理與本單位信息化建設總體格局相結合，并關注數據系統的特殊性和專業性，加強檔案數據分析，對不同類型數據進行分層保管，努力建設資源配置合理、使用科學便捷的檔案信息數據庫，實現文檔的實體生成、管理運轉、信息利用的一體化。

三是強化學習培訓。數字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發生改變，其工作模式與傳統工作相比也發生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務觀。要根據新時期檔案業務的特點，提升檔案工作人員對數字檔案室的認識，根據檔案工作的客觀規律和檔案特點進行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業的檔案業務知識和更豐富的信息技術知識，為科學開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網湖北省電力公司黃岡供電公司）

參考文獻

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二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

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我國地質結構復雜、東西南北差異明顯，近年來，隨著城市化發展，人口劇增，建筑密度越來越高，無論遭遇自然災害還是恐怖襲擊，城市將成為災害的主要承受體，檔案不能保證“幸免于難”。2008年，四川汶川8級大地震和2010年的舟曲泥石流災難，建筑坍塌，重要的檔案、資料遭到嚴重破壞。“居安思危，未雨綢繆”，檔案部門應加大檔案異地備份保存力度。

2 重要檔案異地備份的作用

重要檔案異地備份，極大增加了檔案保管的安全系數，保護了國家的重要檔案財富；規避了因僅有一套重要檔案帶來的災難風險，提升了重要檔案的風險防范機制。尤其是重要檔案數據異地備份，所占空間小，用網絡傳輸技術備份效率高，靈活性強，從源頭上解決了重要檔案在唯一地點存放產生的安全隱患，也緩解了檔案人員因突發災害對館藏檔案損毀的精神壓力。重要檔案異地備份，有利于進一步開展利用工作，在異地樹立檔案館形象，提升檔案服務經濟社會發展、服務民生的效率，也有利于與國際檔案安全管理水平接軌。

3 重要檔案異地備份基地的選址原則

以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網、同一地震帶的地方”為宜。備份基地與原檔案館距離相隔越遠，地質構造、水文、氣候等差異越大，面臨自然災害或突發性社會事件，有很好的回避作用。

4 重要檔案異地備份主要的類別

4.1 重要檔案的縮微件。重要檔案經縮微技術處理后，體積大大減小，利于備份異地保存和保護檔案原件。

4.2 檔案數字化文本。檔案數字化加工后，通過移動硬盤、光盤、磁盤陣列等存儲載體進行存儲備份異地保存，檢索快捷。

4.3 重要檔案的重份或復制件。各級檔案館應多接收一些重份檔案，將重要的重份或復制件異地存放。

4.4 建設數字檔案遠程異地容災備份系統。選擇其他省份檔案館，作為數字檔案遠程異地容災備份系統的互存單位進行互存。優點是采用虛擬磁帶異地備份。

5 重要檔案異地備份的準備工作

5.1 檔案部門應提高異地備份意識，制訂本單位檔案異地備份工作計劃，聽取工作匯報，及時解決工作問題。

5.2 加強理論研究，借鑒國內外現有成果；加強人才培養，適應工作需要。建立健全檔案館之間的協調機制，制定規章制度，確保檔案及檔案信息安全，杜絕失、泄密事件發生。

5.3 充分挖掘館藏檔案價值，解決資金短缺問題，用異地備份中心開辦特色展覽，提供利用服務。

6 檔案異地備份基地的建立方式

6.1 檔案館間相互保存對方的備份檔案。經濟、實用，互惠互利，易于操作，需要對方提供相應的檔案庫房。

6.2 租借現有的其他建筑。沒有建立備份基地的，可租借其他部門的工作用房作為檔案備份基地，簡單易行。

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隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設計企業檔案信息化系統的建設已經相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網站的建設，檔案管理網站系統可更好的實現檔案資源的服務工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現檔案信息化標準的建設執行。

（2）檔案信息化建設的缺少資金投入。

檔案信息化建設是一項巨大資金投入的建設，目前，多數企業對檔案的管理不重視，導致資金投入不到位，難以有效的實現檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領導的高度重視，但受到科技資金數額的限制，仍難以實現網絡信息化的建設進程。

（3）檔案信息化建設人才缺乏。

從信息產業部的統計數據可知，我國產業信息化的發展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養，導致在檔案信息化的管理與維護中出現一系列的問題。針對勘探設計企業來講，人才缺乏主要表現在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業的技能培訓與教育；第二，缺乏具有信息化專業只是的檔案管理人員，在軟件系統的開發、使用與維護過程中，受專業信息知識的限制，一旦系統出現問題，只能尋求技術人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設的速度與質量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設計企業檔案資源的質量與數量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發利用的主要特點，檔案資源需求也呈現出全面化與豐富化。但是，多數勘探設計企業內部部門間溝通不足，缺乏溝通與協調，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環境不同，導致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉換，這樣，必然會出現多次重復性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發展的關鍵點。

2 勘探設計企業檔案信息化建設與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構建了相應的工作體系，才可以更加順利地建設檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執行電子文件管理等相關規定，同時，構建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結合檔案法，賦予檔案局相應管理職能，在信息化建設中，檔案部門積極協調，對工作體系進行統一建設。另外，在電子政務建設中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設。要對法規制度等進行完善，規范工作行為，編制檔案信息化建設專項規劃和工作任務分解表等，明確目標任務、完成時限以及責任單位等；在此基礎上，完善現有法律法規，強化監督檢查和執法。

（二）推進檔案數字化和資源共享

資源建設是檔案信息化建設的核心內容，要結合這個中心開展其他工作，要將檔案數字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數字化建設，按照相應原則，科學編制工作計劃，強化監督檢查工作，以便順利開展檔案數字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎上，還要構建檔案數字化目錄，投入相應人力、物力和財力資源，各部門協同工作。此外，實行紙質和電子文件雙歸檔制度，并關聯并存規定范圍內的文本和圖形文件，實現檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結合相關標準，統一構建檔案信息管理系統，有機融合本系統和辦公系統，在網上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（三）創新檔案信息服務手段

檔案信息化建設主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創新檔案信息服務手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務能力，結合我國相關規定，科學設定檔案公開級別，并構建檔案信息資源網上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關資源，逐步完善檔案信息資源網，實現檔案信息網上查詢。對于部分無法公開于網絡上的檔案，可以應用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務，借助于網絡檢索，相關人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應用先進的身份認證和網絡監控技術，同時強化訪問控制，對標準進行構建，明確規定備份機房和技術條件，保證檔案信息安全。

3 推進企業檔案信息化建設中的幾點建議

（一）明確企業檔案信息化建設的目標

檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展，企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。

（二）企業檔案信息化建設的任務和實現途徑

企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況，使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。

（三）檔案信息建設中應注意的問題

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網絡環境下的檔案編研是指通過網絡為主要媒介來實現檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過程。與傳統檔案編研工作相比較，網絡編研不斷呈現出新的特點和時代特色。

1.先進的網絡技術最大程度地滿足了檔案用戶需求

從傳統的紙質環境到網絡信息平臺，從紙質資源的實體庫房到數字信息資源的數字檔案館，從進館借閱到網絡實時傳輸，新技術給檔案用戶提供了極大的便利。網絡環境改變了檔案用戶需求的實現預期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術的發展為滿足檔案用戶需求創造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數字檔案館系統平臺進行采集、存儲、檢索、傳輸及利用，方便用戶隨時瀏覽檔案網站、在線查閱下載、遠程咨詢服務等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術的發展豐富了檔案信息資源開發的內容和形式，運用數據庫和數據挖掘技術，減輕編研難度，提高了編研成果的質量，激發檔案用戶的信息意識和潛在需求。

2.新技術環境對檔案編研質量提出更高要求

網絡環境為檔案用戶提供極大便利和滿足需求的同時，檔案用戶需求也在不斷變化，他們對信息載體、信息內容的集成、服務形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉變，由查詢性向知識性轉變，由滯后性向及時性轉變等。新技術為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯漏多、整理編排不當、傳遞不及時，會被列入劣質信息的行列而被篩除。

二、當前企業檔案編研現狀和問題分析

1.現狀分析

從當前網絡環境的發展水平來看，檔案用戶需求并未得到很好的滿足，一是因為網絡檔案信息數量巨大、分散無序、動態變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實現；二是檔案用戶信息利用能力的不均衡性。目前，企業檔案網站建設取得了一些成績，通過設立專欄開展網絡檔案編研工作，如建立網上榮譽資源庫、規章制度庫、培訓資源庫等。應用綜合管理信息平臺實現檔案信息的集成管理，通過一站式檢索、跨庫檢索等方式實現智能化應用。在檔案編研類型上有所突破，呈現多元化趨勢，如將企業工程項目情況、先進事跡、重大創新活動等為素材的企業宣傳視頻檔案傳到網上，提高了信息傳播的生動性和形象性，使編研成果更具有吸引力。

2.存在的問題

首先，網絡檔案編研的數量和質量還不能完全滿足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網絡編輯技術有待進一步提高，編研形式較單一，不能最大地發揮網絡提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網絡的互動性，檔案用戶的需求未能得到充分實現。因此，是否滿足利用者的需求是檔案編研工作績效評定的重要標準。

三、開展網絡企業檔案編研的建議

1.高效的開放式檔案編研

（1）館際聯合。檔案編研工作應當最大程度地滿足檔案用戶的利用需求，提高檔案信息的利用價值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉變觀念，通過館際之間的分工和協作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺，建立起互通互補的新型合作關系，以發揮經濟效益的最大化。

（2）突破部門間界限，形成以編研部門為主導，組織和協調各部門參與的合作機制，實現檔案信息資源的合理化組合，增強檔案編研工作的時效性、動態性和靈活性，以獲得最大的編研效益。

2.采取編研人員與檔案用戶的互動模式

（1）推動知識交流共享。充分發揮專業用戶的作用，加強企業員工之間的合作，促進企業內部隱性知識顯性化。通過對檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶獲取檔案的知識價值，從而減少不必要的重復勞動和資源浪費，有效提高企業運營效率。

（2）網絡媒介為檔案編研工作提供了全新的互動模式。檔案編研人員根據用戶需求，將編研工作計劃與編研成果到網上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過網上論壇、電子郵件、留言表單、在線實時交流等方式提出意見和要求，據此決定下一步編研工作的安排，并對編研成果傳播后的效果進行調研和評估，跟蹤掌握檔案用戶的反饋意見和新的信息需求，進一步改進檔案編研工作，從而提升企業檔案編研成果的傳播效果。

（3）個性化服務。網絡環境下，用戶的信息需求呈多元化個性特征，表現出對信息的及時性和新穎性的關注。我們針對用戶訪問和檢索的歷史數據分析，最大限度地挖掘并滿足用戶需求。運用網絡編輯技術將編研成果圖文并茂的展現在利用者的面前。用戶既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開展利用和研究，保證了利用檔案的可據性、可視性和可讀性。通過用戶反饋服務，可以將利用過程中遇到的問題提供給檔案館員，以便結合用戶需求，提供更具針對性的編研成果。

3.檔案編研服務項目

（1）加強數字化檔案資源建設，在數字化之前對檔案的利用價值的鑒定是至關重要的。通過鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價值的檔案，進行優先數字化，并構建數據庫來統一管理館藏數字化檔案，保證數據的全面性和準確性。并建立完善的檔案目錄和索引數據庫、全文數據庫和專題數據庫，主動為利用者服務。

（2）信息導航服務，是將具有主題關聯、專業關聯及其它相關關聯的檔案信息進行整合和分類，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。

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社區志愿者走進西城區檔案館 前不久，西城區檔案館邀請白紙坊街道30余名學雷鋒志愿者走進檔案館，走進檔案庫房，近距離接觸檔案，切身感受西城悠久深厚的歷史和全區的發展變化，加深社區志愿者對區情區史的了解。

（石麗芝）

朝陽區檔案局加強統計年報表指導 日前，朝陽區檔案局以新增加的數字檔案統計內容為重點，對全區140家單位進行統計年報業務指導，幫助其正確理解指標涵義，確保統計數據準確無誤。

（張一）

海淀區馬連洼街道召開2012年度檔案工作會 會議總結2012年工作同時部署了2013年工作重點，傳達了區檔案局對我街道進行“北京市區縣機關檔案工作測評”的初查情況，進一步強調了加強規范立卷歸檔的要求。

（高京育）

市檔案局到通州區調研政府信息公開查閱工作 前不久，市檔案局到通州區檔案館調研。副區長劉佳參加并表示區檔案工作一定按市局要求，不斷創新工作方式、積極創造亮點，為社會經濟發展做好服務。

（張鈺叢）

石景山區召開2013年全區檔案工作會 會議總結了上一年全區檔案工作的成績和經驗，分析了當前工作形勢和問題，并明確了2013年全區檔案工作在基礎業務、檔案服務、檔案文化、行政管理和干部隊伍建設等五方面的具體任務。

（武小影 糜棟煒）

大興區檔案局積極服務新機場建設 前不久，大興區檔案局與機場辦聯系協調幫助其建立完善檔案工作各項管理制度，確定檔案歸檔范圍。同時針對其工作特點開展業務培訓，并進行現場指導，確保大興機場建設檔案齊全完整和規范管理。

（曲良亮）

房山區副區長曹蕾到區檔案局調研 前不久，房山區副區長曹蕾到區檔案局調研。她在聽取2013年工作計劃和當前工作面臨問題及“十二五”時期檔案館建設規劃情況的匯報后，提出要認真思考創新檔案工作模式，要加大重點項目和精品項目的建設，同時還要抓好人才隊伍建設。

（何濤）

密云縣檔案館建章立制保證數據安全 日前，密云縣檔案館出臺了《檔案數據光盤存儲規范》，詳細規定了數據光盤的制作要求和管理存放的注意事項等各方面事宜。并以此為依據對館藏土地房產證數字化副本進行了光盤刻錄，充分保障了數字檔案信息的安全。

（劉靜）

平谷區《農村檔案信息資源整合與利用問題研究》課題通過市局驗收 該課題提出的檔案資源整合方式具有較強的創新性和可操作性，開發利用措施，對全市其他涉農區縣農村檔案信息資源整合與利用具有一定的理論指導和借鑒意義。

（楊有啟）

順義區2月份民生檔案利用量顯著提高 2月份，順義區檔案館共接待146人次查閱各類民生檔案199卷，其中：婚姻檔案174卷，土地檔案4卷，知青檔案15卷，工作查考利用檔案4卷，編史修志利用檔案1卷。

（劉英楠）

懷柔區政協主席武占剛到區檔案館視察 3月1日，懷柔區政協主席武占剛等一行5人到區檔案館視察工作，在實地查看庫房，了解館藏及利用情況后對我館工作給予了肯定，并表示區政協將繼續支持檔案工作，共同推進我區檔案事業發展。

（叢麗紅）

延慶縣檔案局榮獲“法治延慶”建設先進單位 在“法治延慶”建設工作中，延慶縣檔案局通過深入學習、明確分工、責任到人、廣泛宣傳等多項措施，得到了依法治縣領導小組的高度認可，被評為建設先進單位。

（李挺）

豐臺區檔案館征集優秀攝影作品進館前不久，豐臺區南苑鄉犇牛攝影協會將24幅攝影作品無償捐贈給區檔案館，這是區檔案館首次集中接受群眾團體捐贈的攝影作品，這批作品將納入區檔案館的記憶專題檔案。

（劉岳）

門頭溝區加強檔案消防安全專項檢查 近日，門頭溝區檔案局與消防支隊聯合對館內電源、消防設備等直接關系檔案安全的各種設施進行了全面安全大檢查，并將檢查結果及時整理匯總，聯系相關部門消除安全隱患。