企業行政管理探析

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1行政管理效率的含義

企業行政管理，就是指企業行政管理部門依據企業的發展戰略及規劃，以行政管理的方法和工具，對企業日常行為進行管理和調控。通過行政管理，實現企業的人力、物力、財力的最優方案，實現企業的正常運轉。企業行政管理活動包括但不限于：信息的上下傳遞、計劃的編制和執行、人力資源配置、財務資金管理等多方面。企業最優的行政效率表現為采用最小的人力、物力投入，獲得最快、最優的行政效果，也就是行政產出與行政投入之比，即行政管理效果與行政管理費用之比。企業的行政管理效率體現在企業行政部門、行政人員的執行活動以及行政部門制定的流程、工具中，是衡量企業行政管理部門職責效果的重要標準。企業行政管理效率的提高，對企業運營水平具有重要的推動作用。

2行政效率的分類

2.1管理效率

管理效率是項系統的工作，需要相應的制度加以配合，具體包括了考核機制、財物管理制度、人才任免制度、激勵機制等等。這些制度是否健全完善，也影響到管理層的行政能力，關系到管理層是否有效落實領導層的各項決策。管理者在行使管理權的時候，會遇到各種復雜的情況，如果沒有健全的制度對權力加以約束，則會導致權力膨脹，甚至會出現以權謀私的情況。因此提高行政管理的有效性，一方面應當加強制度建設；另一方面，也需要加強各個機構的溝通，提高管理效率。

2.2組織效率

組織效率是企業領導人員具體工作的效率，即作出某種決策時候的效率，因此又稱之為決策效率。行政管理部門是組織效率的載體，同時組織效率又在行政管理活動當中起到關鍵性的作用。行政機構組織設置、人員配置和隊伍建設，都由決策層來決定。如果這些要素設置不合理，則會影響到行政效率，具體表現在兩個方面：一方面，機構設置的科學合理，不會太簡單，又不會太臃腫，則可以減少不必要的中間環節，工作中也不會出現相互推諉的現象，每個人都可以各司其職，提高行政的效率；另一方面，人員編制問題也關系到行政效率。在正常情況下，人員編制應當與工作量成正比，如果人員數量超出了工作量需求，則容易導致資源浪費，人力成本的增加。除此以外，行政人員的年齡層次、學歷水平、專業機構等都是影響行政效率的重要因素。

2.3工作效率

工作效率又稱之為機械效率，是行政辦公事務基層工作人員的效率。在目前的行政組織當中，基層人員占據了極大的比例，因此這部分群體工作效率的高低，直接決定了行政工作效率能否大幅度提高。除此以外，工作效率還受到信息技術、管理方法等各方面要素。比如，如何利用信息化技術，才能實現自動化辦公；如何改進和更新現有的工作設備，才能提高整體的工作效率。

3企業行政管理特點

3.1非獨立性

企業的行政管理本身并不是企業經營運轉的目的所在，企業行政管理根本目的在于通過為社會提供商品和服務而謀取盡可能大的經濟效益。通過行政管理手段，充分利用和合理調配企業的人力、物力、財力、技術等資源，調動廣大員工的積極性、主動性和創造性，提高企業的經濟效益，加快企業的發展。

3.2實際性

企業行政管理工作比政府機關的行政管理更注重內容和實質，企業的行政管理往往根據公司實際需要，對行政管理中的制度、程序、節點等進行優化調整，使之適應企業運轉實際情況。

3.3時效性和靈活性

企業行政管理工作需要及時傳達和反饋企業經營管理信息，通過信息來支撐決策層的決策意見，以帶動企業健康發展。同時，由于企業本身的發展情況和外部變化情況，需要企業不斷改變自身的行政管理方法，以適應企業發展需要，因此，企業行政管理需要具備較強的靈活性。

4一般企業中影響行政效率的問題

目前企業在運行過程中，行政效率低下主要有組織結構龐大臃腫導致信息上下不暢通、行政管理意識落后、政府機關行政色彩過濃、規章制度執行不到位、缺少監督檢查機制、缺少高效的企業文化、缺少信息化的手段等。

4.1管理組織結構僵化

企業一般在初期建立起普遍的行政管理結構，但隨著企業的發展和市場的變化，很多企業仍按照初期建立的管理結構運行，管理機構也越來越臃腫，不能與外部、內部環境相適應，導致管理效率低下。

4.2缺乏相關企業行政管理的意識

行政管理人員不了解或不熟悉企業業務工作，出現了“該管的不管，不該管的亂管”“行政管理工作阻礙企業業務發展”等現象；行政部門的管理思路陳舊，仍按照舊有的政府機關的思維方式管理，以致于各企業管理體系千篇一律，而這種舊有的機關管理方法不利于企業行政管理系統的活力性與效率性，導致管理效率低下。

4.3規章制度缺少執行監督檢查機制

企業雖然制定了一系列行政管理的規章制度，但因為這些制度不完善或只停留在書面，可執行力差，缺少執行情況監督檢查，導致管理混亂，內部矛盾多，辦事效率低。

4.4缺少“以市場、客戶為主”的企業文化

主要體現在一些國有壟斷行業，在面對市場、面對客戶時仍以自我為中心，不能突出市場、客戶的重要性，不能適應市場的瞬息萬變。而要適應這種變化，就需要高效的行政管理效率，才能支撐起決策層的快速應變和決策。

4.5缺少信息化手段

企業在信息化建設投入上偏于對生產管理系統的投入，而對行政管理信息化建設不投入或投入較少，信息化工具不先進（照搬紙質管理思路），行政管理信息化系統與生產管理系統各自為政，導致了行政管理效率低下。要解決這類問題，必須提倡運用電子政務手段，也就是利用信息化技術，創新辦公管理方式，從而減少不必要的審批程序，杜絕暗箱操作現象的發生。

5問題解決對策

5.1行政管理效率提升總體原則

將行政管理效率的每項問題對應導入到各行政業務中，由行政業務部門對照梳理，構建公司行政管理效率評價體系，進行綜合性評判。對評價體系持續階段性的定期回顧，以提高公司行政管理效率。在制定相關評價辦法過程中，應堅持可比性、可操作性、漸進性和導向性原則，著重優化評價結構，完善評價方法，做好評價激勵。可比性原則。結合企業實際，充分考慮不同行政工作的差異性，主要針對基礎性工作和共性工作開展評價，例如：秘書、機要、公文、檔案、情報、外事、信息、后勤、信訪、保衛、保密、接待等多個方面。可操作性原則。根據行政辦公業務特點，制定全面覆蓋的評價指標體系。設置行政辦公業務各環節評價項和加減分項，側重定量，適度定性，突出量化指標。漸進性原則。在既有各專業工作評價辦法的基礎上，根據新的形勢和任務需要進行適應性調整，不斷完善評價指標體系，形成既確保一流標準，又能持續改進的動態評價機制。導向性原則。根據行政辦公工作定位，針對存在的薄弱環節，突出重點，創造公正公開、效能優先、綜合評價的工作氛圍和制度規范，建立績效管理的長效機制，以評價帶動和指導行政管理工作，持續提高行政管理工作的精細化、制度化、規范化水平，不斷提升行政管理的工作效能。通過考核評價，引導企業集團內部各行政崗位之間消除行政壁壘，夯實管理基礎、改善管理方法、提升管理效率、注重管理效果。

5.2工作方式

規范評價維度。在每個行政管理的業務條線內，設置涵蓋制度建設、流程管理、隊伍建設、信息化建設、執行力等多維的考核指標，引導行政辦公系統規范管理，規范流程，將工作重心轉變到建立能力、完成任務上來。合理分配權重。根據企業發展要求及行政辦公工作特性，充分考慮任務承擔工作量和完成質量等因素，由該業務管理部門組織確定各層次指標權重，全面、真實反映實際情況。通過對各個業務條線進行權重分配，從而引導行政管理人員針對薄弱環節進行重點提升。充分量化指標。在多維的指標設定中，盡量避免模糊性表達及定性的指標設定，以便各行政管理系統在推行及自檢過程中有據可依。評價工作可依次通過梳理有效影響因素，以影響因素為基礎構建評價指標體系，建立關系矩陣，并進行綜合評價及結果分析。突出紅線要求。評價工作可設置一票否決的相關指標，對各行政管理業務條線設置相應的紅線，例如：失泄密、違反外事規定、信訪管理不力等。通過分析結果進行排序。根據評價權重指標，按照得分高低依次將業務問題進行標注，確認各問題的嚴重性和緩急性。解決重點問題，定期回顧并重新評價。一是重點問題，優先解決。組織相關業務部門進行梳理討論，制定工作計劃和工作目標，定期跟蹤解決。二是按照每半年為節點，對各指標進行重新評價、分析，并根據實際情況重新制定下階段工作重點目標。

6結束語

行政管理效率是衡量一個企業和行政人員工作效率的重要標準，是提高管理質量的前提，首先要提高行政效率，這也是行政管理學科研究的核心課題。行政效率的提高貫穿于工作的每個程序、每個環節，因此提高行政效率需要企業各個行政工作和管理人員的共同努力。一個現代化的企業離不開行政管理的準確運用，加快企業行政管理效率的提升是促進一個企業接近全球化一流企業目標的重要保障，進而也是促進一個國家經濟發展的重要方面。因此，一家成功的企業一定要著重于行政管理的建立與健全，提高企業行政辦公人員及管理人員的綜合素質和考核評價體系。