電子文件論文大全11篇
時(shí)間：2023-02-10 14:36:04緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇電子文件論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。
篇（1）
喜愛飲食的人沒有丟棄（善心的培養(yǎng)），
電子文件指的是以計(jì)算機(jī)盤片、光盤和磁盤等為載體存放資料的材料。電子文件主要有以下幾類：電子文書、電子報(bào)表、電子信件以及電子圖紙等等。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件有以下特點(diǎn)：
1電子文件不像紙質(zhì)文件，處理和傳遞都極為不便，電子文件可直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備快速地進(jìn)行處理和傳遞；
2電子文件的利用是可共享的，也不受時(shí)間和距離的影響；
3電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，要閱讀電子文件必須要借助于現(xiàn)代辦公設(shè)備；
4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
3由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
3對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
篇（2）
對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。
（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認(rèn)證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。
（四）、身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡
是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
上述這些技術(shù)對于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
篇（3）
為便于專家評估，課題組將風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)程度分為5個(gè)等級，對應(yīng)著5個(gè)分值，最高危險(xiǎn)等級為5，意指風(fēng)險(xiǎn)因素的“負(fù)面影響會(huì)帶來嚴(yán)重的損失且波及范圍較大”；其次為危險(xiǎn)等級4，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響比較顯著”；危險(xiǎn)等級3的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響有限且一目了然”；危險(xiǎn)等級2的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響極為有限”；最低的風(fēng)險(xiǎn)等級為1，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“幾乎沒有任何負(fù)面影響，不需要特殊的保護(hù)措施”。每位被調(diào)查的專家需要分別給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素確定分值。
為便于比較分析，我們根據(jù)危險(xiǎn)等級平均值（以下簡稱評估值）的高低，將被評估的風(fēng)險(xiǎn)因素分為四組，第一組為極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評估值在4.5以上：第二組為嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風(fēng)險(xiǎn)，評估值在3.0～3.5之間。
中外專家的第一輪評估結(jié)果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：
1.專家們的評估結(jié)果表示電子文件風(fēng)險(xiǎn)客觀存在。雖然本次調(diào)查問卷的結(jié)果不可避免地要受到專家個(gè)人背景、知識結(jié)構(gòu)等方面的影響，但由于評估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結(jié)果具有代表性，能夠反映出人們對于電子文件風(fēng)險(xiǎn)的一般認(rèn)識。中外專家給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值都在3以上，所有風(fēng)險(xiǎn)因素評估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風(fēng)險(xiǎn)因素切實(shí)存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負(fù)面影響是顯而易見的，確系關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素。
2.相對而言，國外專家的風(fēng)險(xiǎn)意識要高于國內(nèi)專家。國外專家評定的危險(xiǎn)等級超過4.5的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素有4個(gè)，其中有2個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值為4.83，另外2個(gè)為4.6。國內(nèi)專家評定的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素只有2個(gè)，且評估值僅為4.5。這也許是發(fā)達(dá)國家電子政務(wù)建設(shè)的時(shí)間長，電子文件管理不當(dāng)?shù)膽K痛教訓(xùn)較多的緣故。
3.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認(rèn)定的危險(xiǎn)程度很高的風(fēng)險(xiǎn)因素。國外專家評估結(jié)果表示，“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”排名第一，評估值為4.83，系最嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.18在系統(tǒng)升級、變換時(shí)未遷移電子文件”排名第二，評估值為4.6，是極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能”排名第四，評估值為4.3，屬嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
國內(nèi)專家對這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。
雙方專家給這三個(gè)因素的評估值都大于4.3，排名靠前。這三個(gè)因素都和電子文件管理方法的缺失有關(guān)。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)為電子文件遠(yuǎn)離風(fēng)險(xiǎn)指明了關(guān)鍵的管理步驟和管理方法；而設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對的首要難題，遷移是應(yīng)對該難題的一種解決辦法。中外專家對這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)程度的共同認(rèn)定，反映了對科學(xué)有效的電子文件管理方法的迫切需求，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。
4.國外專家對威脅電子文件可讀性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值均高于國內(nèi)專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對另外兩個(gè)威脅電子文件可讀性的因素的評估值也明顯高于國內(nèi)專家。這兩個(gè)因素分別是“3.14沒有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。
表1關(guān)鍵電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素及其評估值
編號關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素國外專家國內(nèi)專家國內(nèi)專家
評估值第一次評估值第二次評估值
1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同3.004.134.38
1.2主管部門沒有出臺電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)4.834.384.75
2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13
3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視4.004.254.50
3.2資金嚴(yán)重不到位3.504.133.88
3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確3.834.254.38
3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心4.603.383.75
3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術(shù)、管理能力差(如錯(cuò)誤操作等)3.503.883.88
3.6機(jī)構(gòu)沒有制定科學(xué)合理的文件操作程序4.174.134.00
3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)3.673.883.63
3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)3.834.003.75
3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件3.304.003.88
3.13電子文件管理系統(tǒng)沒有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能4.334.384.38
3.14沒有規(guī)定文件的格式3.673.003.25
3.15沒有對文件生成、管理、利用過程進(jìn)行監(jiān)控、審計(jì)4.174.004.13
3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63
3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25
3.18在系統(tǒng)升級、變換時(shí)未遷移電子文件4.604.384.50
3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25
3.20沒有文檔保管場所安全保護(hù)措施4.834.134.38
3.21沒有針對本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施4.403.884.00
5.國內(nèi)專家對威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值均高于國外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素。國內(nèi)專家將最高評估值??4.5給了這兩個(gè)因素。而國外專家的評估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。
6.國外專家對自然因素的評估值明顯高于國內(nèi)專家。在21個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素中，有兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素是與自然因素直接相關(guān)，分別是“3.20沒有文檔保管場所安全保護(hù)措施”和“3.21沒有針對本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施”。國外專家對這兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)等級的評估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內(nèi)專家的評估值只有4.13和3.88，危險(xiǎn)等級排名為第五和第七。
出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對于西方發(fā)達(dá)國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因?yàn)槠渌袠I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只得申請破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營業(yè)。③
國內(nèi)專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災(zāi)、洪水、地震等自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方法比較簡單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災(zāi)害造成的風(fēng)險(xiǎn)損失不是很突出。
7.國內(nèi)專家對法律、體制和資金因素的評估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國外專家。在所有風(fēng)險(xiǎn)因素中，中外專家對“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同”的評估值差別最大。國外專家的評估值僅為3，排名最后；而國內(nèi)專家的評估值高達(dá)4.13。對電子文件實(shí)行科學(xué)管理的前提就是承認(rèn)電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實(shí)記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實(shí)世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務(wù)戰(zhàn)略。與此形成鮮明對比的是沒有一個(gè)發(fā)達(dá)國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長久保存與資源共享為目標(biāo)。國內(nèi)外評估值的差異恰好反映了我國在電子政務(wù)建設(shè)尚不夠深入。
與體制相關(guān)的因素有三個(gè)，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”和“3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門、人員文件管理的職責(zé)不明確”。國外專家的評估值為3.5、4、3.83，危險(xiǎn)程度不高；國內(nèi)專家的評估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。由此可見發(fā)達(dá)國家文檔管理的宏觀體制以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體制相對完善。不過，從評估值來看，國外專家也較為認(rèn)同領(lǐng)導(dǎo)重視的重要性。
無論是開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、購買存儲載體，還是系統(tǒng)的維護(hù)和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，國內(nèi)外專家對資金因素（3.2）危險(xiǎn)等級的判斷也截然不同，國內(nèi)專家的評估值為4.13，國外專家的評估值僅為3.5。
可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風(fēng)險(xiǎn)因素。
8.國外專家對業(yè)務(wù)人員責(zé)任心缺失這一風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值高于國內(nèi)專家。中外專家在“3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心”評估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”和“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，僅次于法律風(fēng)險(xiǎn)的評估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對健全的環(huán)境中，人員主觀能動(dòng)性的重要性便會(huì)凸現(xiàn)。
二、第二輪專家評估結(jié)果的分析
第一輪調(diào)查之后，課題組仔細(xì)研究了專家們的評估結(jié)果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問卷的結(jié)構(gòu)，將風(fēng)險(xiǎn)因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個(gè)層次，新增了5個(gè)分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個(gè)別問題的描述上也略有改動(dòng)。
為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風(fēng)險(xiǎn)因素作為比較對象。在本輪評估中，大多風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見，上一輪評估結(jié)果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)與發(fā)達(dá)國家存在較為明顯的區(qū)別。縱向比較，國內(nèi)專家第二輪評估結(jié)果顯示：
1.就總體而言，風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評估值都高于第一輪。這說明專家們對電子文件風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風(fēng)險(xiǎn)研究的意義和必要性。
2.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）的評估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評估值增加了0.37，是評估值增幅最大的兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素之一（另一個(gè)是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的紛紛出臺和推廣應(yīng)用，相比而言，我國在標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。
3.法律、體制等軟性風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值繼續(xù)走高。法律風(fēng)險(xiǎn)因素1.1，體制風(fēng)險(xiǎn)因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評估值高于第一輪。其中“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”更是以4.5的得分由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”晉升為“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
4.資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值普遍降低。在整體評估值增長的前提下，資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級、變換時(shí)未遷移電子文件”這兩個(gè)技術(shù)因素之外，資金因素3.2及技術(shù)因素“3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)”、“3.10未定義各類用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)”、“3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評估值均低于第一輪的評估結(jié)果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”降級為“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。
5.自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場所風(fēng)險(xiǎn)的評估值有所增長。自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場所風(fēng)險(xiǎn)直接針對的是文件的物質(zhì)實(shí)體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結(jié)果顯示風(fēng)險(xiǎn)因素3.20和3.21的評估值都有所增長。
6.“人本”意識有所增強(qiáng)。“3.4業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)”是在法律風(fēng)險(xiǎn)因素2.3之外評估值增幅最大的另一風(fēng)險(xiǎn)因素，由“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”躋身于“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，人員主觀能動(dòng)性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。
三、對評估結(jié)果的綜合分析
中外專家評估結(jié)果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識上的異同，為我國電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過本次專家的評估，我們至少可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：
1.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理是電子文件管理的必要組成。專家評估的結(jié)果表明，電子文件風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的。被評估的風(fēng)險(xiǎn)因素中，超過一半的風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)級別都高于4，負(fù)面影響比較顯著。當(dāng)今社會(huì)，危機(jī)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風(fēng)險(xiǎn)管理方法引入電子文件管理領(lǐng)域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務(wù)建設(shè)的必要內(nèi)容。
2.電子文件風(fēng)險(xiǎn)來自多個(gè)方面，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對體系。為中外專家所承認(rèn)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素多種多樣。無論是極嚴(yán)重、嚴(yán)重、較嚴(yán)重還是中度風(fēng)險(xiǎn)因素，都有來自多個(gè)層次、多個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)因素。為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，提高管理質(zhì)量，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對體系，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)、主管部門、研究團(tuán)體、軟件提供商等多種機(jī)構(gòu)，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場所、信息基礎(chǔ)設(shè)施、文件管理業(yè)務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個(gè)方面。
3.克服法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)方面的障礙，是我國應(yīng)對電子文件風(fēng)險(xiǎn)之路上的當(dāng)務(wù)之急。電子管理標(biāo)準(zhǔn)是中外專家公認(rèn)的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。但同時(shí)，中外專家對于體制、法律風(fēng)險(xiǎn)因素的評估卻截然不同，中方的評估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于外方，而且在得知國外專家評價(jià)結(jié)果的情況下，在第二輪評估非但沒有降低評估值，反而加大了分值。這個(gè)結(jié)果真實(shí)地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會(huì)條件。
隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn)，發(fā)達(dá)國家紛紛建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，并憑借著其堅(jiān)實(shí)的法治傳統(tǒng)，通過軟件的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)咨詢服務(wù)等手段推動(dòng)電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因?yàn)槲覈ㄖ位⒁?guī)范化管理基礎(chǔ)較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標(biāo)準(zhǔn)得以制定，由于欠缺制度上的保障，標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)的完善必須齊頭并進(jìn)。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。
注釋：
篇（4）
1前言
與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術(shù)含量高、更新快、相關(guān)因素多，關(guān)聯(lián)度高等特點(diǎn)，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業(yè)的方方面面，與各個(gè)不同的專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都有密切聯(lián)系，例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，檔案管理信息平臺就是利用各個(gè)不同專業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機(jī)關(guān)到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的部署工作，使企業(yè)內(nèi)部檔案借助信息系統(tǒng)更好地服務(wù)于生產(chǎn)、經(jīng)營、電網(wǎng)建設(shè)等工作，全面提升了檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化管理水平。
2基本情況
寧夏電力公司從機(jī)關(guān)到地區(qū)級供電局、分公司，再到縣級供電企業(yè)共計(jì)39家單位。系統(tǒng)部屬前，公司機(jī)關(guān)與少數(shù)地區(qū)級供電局檔案信息管理僅有單機(jī)版管理軟件，實(shí)現(xiàn)條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務(wù)手段落后。針對此情況，在國家電網(wǎng)公司建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理信息平臺的發(fā)展戰(zhàn)略背景下，公司考慮到系統(tǒng)局域網(wǎng)的可支持性，經(jīng)濟(jì)性技術(shù)論證于2007年及時(shí)向國家電網(wǎng)公司申報(bào)并獲得同意，并作為5家試點(diǎn)單位部署實(shí)施。2008年3月至2009年1月完成公司機(jī)關(guān)部署并驗(yàn)收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運(yùn)行。
3系統(tǒng)的建設(shè)日標(biāo)、部署模式
3．1建設(shè)目標(biāo)
建立寧夏電力公司檔案信息管理統(tǒng)一平臺，實(shí)現(xiàn)全公司上、下級單位檔案系統(tǒng)互聯(lián)互通；實(shí)現(xiàn)全公司3級單位統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范；實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)上移交和網(wǎng)上互查；實(shí)現(xiàn)上級檔案業(yè)務(wù)在線監(jiān)管和查看；將電網(wǎng)建設(shè)參建單位納入管理體系，更好地實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的最大化共享功能，推動(dòng)公司信息現(xiàn)代化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化建設(shè)。
3．2部署模式
公司采用服務(wù)器組和存儲設(shè)備大集中的集群部署模式，建立檔案數(shù)據(jù)中心，為各所屬單位提供數(shù)據(jù)集中存儲和應(yīng)用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫采用ORACLE10G數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，應(yīng)用服務(wù)器采用wEBLOGIC9．2。系統(tǒng)硬件部署如圖1所示。
4系統(tǒng)具備主要功能
4．1檔案管理
系統(tǒng)根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建模，并在此模型的基礎(chǔ)集成了寧夏電力公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，允許公司所屬各單位在此業(yè)務(wù)模型上進(jìn)行全宗的個(gè)性化定制，以達(dá)到總體統(tǒng)一、兼顧個(gè)性的要求。該系統(tǒng)對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研等一系列操作進(jìn)行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規(guī)則、管理方式，以達(dá)到系統(tǒng)適應(yīng)業(yè)務(wù)變化的要求。
4．2檔案檢索
可直接檢索目錄也可進(jìn)行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進(jìn)行檢索，并且可對下屬單位進(jìn)行全宗數(shù)據(jù)檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。
4．3個(gè)人待辦
可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進(jìn)入相應(yīng)模塊進(jìn)行操作。
4．4權(quán)限管理
主要定義各檔案類型的開放權(quán)限以及可使用檔案系統(tǒng)的用戶。定義用戶的角色、權(quán)限以及是否是專兼職檔案員等。權(quán)限管理模塊還細(xì)分為永久權(quán)限和臨時(shí)權(quán)限，并可對檔案原文的控制進(jìn)行細(xì)化，具體分為瀏覽權(quán)限和下載權(quán)限，以滿足不同的利用。
4．5標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)定制
結(jié)合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實(shí)際，統(tǒng)一定制了檔案類型、供電企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類表、各檔案類型的整理規(guī)則以及統(tǒng)一的報(bào)表樣式，下屬各單位均依此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全宗檔案管理工作。
4．6業(yè)務(wù)設(shè)置
此模塊主要是在寧夏電力公司設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上進(jìn)行各全宗的個(gè)性化定制工作，主要可以進(jìn)行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設(shè)置。以適應(yīng)各全宗的個(gè)性化要求。
5系統(tǒng)在公司的應(yīng)用
作為寧夏電力公司3級統(tǒng)一檔案管理信息平臺，該系統(tǒng)制定了適合全省業(yè)務(wù)應(yīng)用的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)現(xiàn)了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)的無縫集成；電子文件實(shí)時(shí)物理歸檔；網(wǎng)絡(luò)信息采集、信息整合、數(shù)據(jù)處理、及電子文件到電子檔案的全程數(shù)字化管理；各種檔案類型的數(shù)字化管理；檔案全文信息網(wǎng)絡(luò)檢索與共享；數(shù)字檔案光盤存儲的自動(dòng)打包，脫離系統(tǒng)、跨平臺的目錄檢索及原文調(diào)閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網(wǎng)上數(shù)據(jù)報(bào)送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。
寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實(shí)施以來，完成了系統(tǒng)部署、配置、數(shù)據(jù)遷移、培訓(xùn)、運(yùn)行等工作。目前系統(tǒng)內(nèi)共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產(chǎn)調(diào)度、科研、基建、設(shè)備)、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過檔案系統(tǒng)平臺進(jìn)行檔案網(wǎng)上利用的人次數(shù)愈來愈多。文檔通過協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行了多個(gè)項(xiàng)目的收集、編目等工作，目前已應(yīng)用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實(shí)物檔案部分?jǐn)?shù)字化后通過該系統(tǒng)生成了縮略圖供本部用戶進(jìn)行網(wǎng)上借閱和利用。
6系統(tǒng)投入運(yùn)行取得的效益
從企業(yè)管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與檔案信息的一體化和檔案管理業(yè)務(wù)自動(dòng)化，同時(shí)為統(tǒng)一管理全公司電力檔案提供了先進(jìn)的技術(shù)手段，減少了檔案工作人員重復(fù)工作量，降低了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的成本，提高了企業(yè)信息管理的水平。
從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網(wǎng)上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實(shí)現(xiàn)異地查檔，其累積節(jié)約的費(fèi)用及時(shí)間將更為可觀。
7通過系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)行的理論研究與實(shí)踐
7．1室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)信息一體化管理
通過檔案管理信息平臺的實(shí)施，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)信息和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，通過設(shè)置網(wǎng)絡(luò)專業(yè)信息檔案屬性，以及網(wǎng)絡(luò)信息采集工作流程和數(shù)據(jù)處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實(shí)現(xiàn)了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動(dòng)化管理。
7．2對檔案資源的定義與接口實(shí)現(xiàn)
在檔案管理信息平臺的實(shí)施中論證了通過對XML格式的檔案元數(shù)據(jù)的定制，能夠統(tǒng)一規(guī)范與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，并且能夠?qū)n案真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行快速實(shí)時(shí)地在線校驗(yàn)提示。
7．3檔案信息利用模式
能夠完成檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享、電子文件的全文檢索、內(nèi)控檔案網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進(jìn)行全公司調(diào)用。
7．4檔案信息的安全管理
面對網(wǎng)絡(luò)信息安全管理的難度越來越大，系統(tǒng)除采用標(biāo)準(zhǔn)的目錄認(rèn)證、門戶登錄等工程通用的安全防護(hù)外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎(chǔ)上對權(quán)限控制進(jìn)行了進(jìn)一步的深化與細(xì)分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強(qiáng)檔案信息的安全性。
7．5永久、真實(shí)保存數(shù)字檔案的研究與實(shí)踐
電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體(磁性介質(zhì))轉(zhuǎn)為保護(hù)其內(nèi)容信息，保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術(shù)、遷移技術(shù)，以加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的研究與實(shí)踐。
7．6解決了寧夏電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子化管理的難題
系統(tǒng)針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進(jìn)行管理，對工程目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整理，并對電子文件和竣工圖實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上掛接，打印標(biāo)準(zhǔn)模式的案卷目錄、備考表等，還可進(jìn)行電子檔案跨全宗向運(yùn)行單位移交，使檔案現(xiàn)代化建設(shè)滿足工程驗(yàn)收達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)需要。
8幾點(diǎn)建議
寧夏電力公司檔案信息管理平臺實(shí)施以來，能夠滿足企業(yè)內(nèi)部檔案管理各項(xiàng)工作的需要。但從長遠(yuǎn)發(fā)展看，還需加強(qiáng)幾個(gè)方面的工作。
8．1加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的宣傳力度
從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統(tǒng)帶來的服務(wù)沒有分認(rèn)識到位，還需加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的使用。
8．2加強(qiáng)歸檔接口完善工作
加強(qiáng)檔案系統(tǒng)與186業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的歸檔接口完善工作，按照國網(wǎng)公司要求，保證業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。
8.3加強(qiáng)相關(guān)管理制度建設(shè)
從信息系統(tǒng)角度和電子文件的安全管理方面，根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力公司實(shí)際，制定相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化建設(shè)。
8．4加強(qiáng)有關(guān)人員的培訓(xùn)力度
從信息系統(tǒng)的使用和維護(hù)講，重點(diǎn)加強(qiáng)專、兼職檔案人員的系統(tǒng)使用和專業(yè)水平培訓(xùn)；從使用角度講，需加強(qiáng)各單位、各部門的培訓(xùn)，便于更好地利用系統(tǒng)借閱檔案。
8．5加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理
還需完善數(shù)據(jù)安全存儲管理措施，增加數(shù)據(jù)存儲備份，加強(qiáng)設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)，保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。
8．6加強(qiáng)館藏歷史檔案的數(shù)字化進(jìn)程
篇（5）
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：
(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。
二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。
紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。
電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。
清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對電子文悠揚(yáng)的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。
與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡化合一的可能性
由于印章和
簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。
篇（6）
現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。
電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
電子文件檔案化管理
那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實(shí)行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段對各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。
因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。
篇（7）
對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。
（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。
（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。
（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。
（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。
（六）、目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。
電子文件的這些特點(diǎn)使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標(biāo)準(zhǔn)和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個(gè)新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實(shí)實(shí)是在當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為惟一標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點(diǎn)和社會(huì)各方面對電子文件的需要，我們認(rèn)為建立這樣一個(gè)“原始性”的新概念是適當(dāng)和必要的，它將是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護(hù)卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個(gè)問題的解決有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步、電子文件管理水平的提高以及有關(guān)法律的建立和完善。轉(zhuǎn)二、確保電子文件原始性的技術(shù)措施
電子文件是高科技的產(chǎn)物，它的各種性能是由技術(shù)決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術(shù)就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
（一）、加密技術(shù)
電子通信系統(tǒng)中可采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。在網(wǎng)絡(luò)中的每一個(gè)加密通信者擁有一對密鑰：一個(gè)是可以公開的加密密鑰，另一個(gè)是嚴(yán)格保密的解密密鑰，發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發(fā)送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內(nèi)容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內(nèi)容來，無法對它進(jìn)行篡改，從而保護(hù)電子文件在傳輸過程中的原始性、真實(shí)性。
（二）、簽署技術(shù)
目前在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認(rèn)，計(jì)算機(jī)將這種“簽名圖像”接收下來，并確認(rèn)簽名者與電子文件的關(guān)系。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中還可把這種簽名設(shè)置為一種批準(zhǔn)指令，經(jīng)電子計(jì)算機(jī)審核簽名有效后方可進(jìn)入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名。數(shù)字簽名是一種字母數(shù)字串，發(fā)方利用自己的不公開密鑰對發(fā)出的電子文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)“數(shù)字簽名”，與電子文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開密鑰。收方用發(fā)方的公開密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)簽名。假如結(jié)果位串與傳輸?shù)囊恢拢敲幢阌谐渥愕睦碛上嘈艃蓚€(gè)事實(shí)：一是這份電子文件確實(shí)來自發(fā)方，其內(nèi)容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發(fā)方也必須承認(rèn)這份電子文件確實(shí)是自己發(fā)出，對它的生效應(yīng)負(fù)全部責(zé)任。和紙質(zhì)文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權(quán)力和責(zé)任，這種技術(shù)在電子文件管理中具有廣泛的應(yīng)用前景。
（三）、消息認(rèn)證
電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個(gè)疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進(jìn)行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發(fā)方和收方共同選定一個(gè)64比特長的序列及密鑰，發(fā)方運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰對電子進(jìn)行加密運(yùn)算后得到這份電子文件的“認(rèn)證字”，將電子文件和認(rèn)證字一同發(fā)送出去。收方也同樣運(yùn)用這個(gè)序列和密鑰計(jì)算該電子文件的認(rèn)證字，如果計(jì)算結(jié)果和他所收到的認(rèn)證字一致，即可認(rèn)定這份電子文件的內(nèi)容與發(fā)出時(shí)是一致的，進(jìn)而證明這份電子文件的原始性、真實(shí)性。
（四）、身份驗(yàn)證
為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問，有些系統(tǒng)需要對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如銀行系統(tǒng)用戶使用個(gè)人密碼驗(yàn)證，有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問；如果一種驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問權(quán)限的控制。
（五）、防火墻
這是一種訪問控制技術(shù)。在某個(gè)機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機(jī)構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機(jī)構(gòu)的機(jī)要信息、專利信息從機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡
是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護(hù)網(wǎng)上電子文件的原始性、真實(shí)性。實(shí)現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。據(jù)行家預(yù)測，在不遠(yuǎn)的將來，加密軟件標(biāo)記和數(shù)字簽名等認(rèn)證技術(shù)可能會(huì)直接做進(jìn)防火墻中。
（六）、防寫措施
目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計(jì)算機(jī)外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實(shí)性。
上述這些技術(shù)對于維護(hù)電子文件的真實(shí)、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術(shù)的完善和普及，電子文件的原始性、真實(shí)性可得到更為可靠的認(rèn)定和更加有效的保護(hù)，從而確保電子文件的憑證作用。
三、確保電子文件原始性的管理措施
在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，是維護(hù)電子檔案原始性、真實(shí)性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關(guān)維護(hù)其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：
（一）、加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理
電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸?shù)忍幚矶际前慈说囊庠高M(jìn)行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進(jìn)行審查是至關(guān)重要的。要禁止那些道德品質(zhì)不好、工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)、沒有良好的工作作風(fēng)的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴(yán)格把關(guān)，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實(shí)性的最關(guān)鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個(gè)好成份，在沒有管理要求的情況下，也會(huì)逐漸懈怠甚至可能變壞。加強(qiáng)對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴(yán)格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實(shí)性的重要措施。另外還要進(jìn)行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，要使他們養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作精神，一絲不茍的工作作風(fēng)，精益求精的技術(shù)水平，這是保證電子文件原始性、真實(shí)性的根本措施。
（二）、電子文件的制作過程要職責(zé)分明
電子文件的制作人員，應(yīng)對其制作的電子文件的真實(shí)性和能被保管、保存負(fù)有責(zé)任。為保證電子文件在制作階段不出現(xiàn)失真現(xiàn)象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責(zé)范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設(shè)計(jì)項(xiàng)目，更要注意劃清制作人員的職責(zé)范圍，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。一般來說，不相干人員不能進(jìn)入他人的責(zé)任范圍，工作需要時(shí)可允許用只讀式的載體調(diào)讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。
（三）、建立電子文件全過程管理的制度
電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進(jìn)行收集、積累，如何進(jìn)行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別，要明確無誤地作出規(guī)定。歸檔時(shí)應(yīng)對電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會(huì)對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成極大危害。
電子文件歸檔應(yīng)對存儲載體有嚴(yán)格要求，并且明確保護(hù)措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。為實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存所必須進(jìn)行的載體轉(zhuǎn)換也要采取明確的措施，防止在轉(zhuǎn)換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動(dòng)，也會(huì)給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強(qiáng)對電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)的管理。
（四）、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)
篇（8）
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。
篇（9）
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
篇（10）
與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作,主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于立卷人不熟悉相關(guān)操作技術(shù),容易產(chǎn)生畏難情緒。鑒于此,筆者認(rèn)為,推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高,立足點(diǎn)要實(shí),在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā),順應(yīng)其規(guī)律,摸清信息產(chǎn)生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。
一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇
紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全,而電子文件的載體穩(wěn)定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。
1.借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng),開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線
隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展,越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件由各業(yè)務(wù)管理部門生成、處理,反映了職能活動(dòng)的概貌,上網(wǎng)前,又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換,在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性,是歸檔的重點(diǎn)。對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔,應(yīng)由電子文件形成部門編目整理,也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng),將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。
2.選擇電子文件信息的匯集點(diǎn),由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔
為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要,人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平,計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”,打破了立卷單位之間的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作,是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門,成為電子文檔信息的匯集點(diǎn),又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔,是最佳歸檔途徑之一。
二、整合相關(guān)部門職能,建立電子文件歸檔制度
篇（11）
公證電子文件是以數(shù)字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募９C電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是公證電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，存儲于計(jì)算機(jī)存儲器中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個(gè)概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。
（二）關(guān)于電子公證。
在世界各國對于電子文書大多數(shù)國家較推崇加密認(rèn)證技術(shù)，經(jīng)過加密等安全措施的數(shù)據(jù)電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現(xiàn)階段運(yùn)用較多的是對電子證據(jù)進(jìn)行公證。從電子公證文件形成的過程和特點(diǎn)看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。根據(jù)《公證程序規(guī)則》及我處自定的辦證程序規(guī)范，將具體辦證過程劃分為會(huì)員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復(fù)印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸檔，這些程序都是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成的，全部流程編入系統(tǒng)。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規(guī)范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發(fā)生。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不僅可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，而且也為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理、掌握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、制定業(yè)務(wù)決策提供了依據(jù)。
二、公證電子文件的特點(diǎn)
辦公自動(dòng)化信息技術(shù)領(lǐng)域的公證電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。按公證電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性公證電子文件，如CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時(shí)也改變了我們長久以來的傳統(tǒng)辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點(diǎn)：
（一）具有紙質(zhì)文件和其它文件無可比擬的快捷性。
它改變了傳統(tǒng)收發(fā)文件流程。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件登記，可以達(dá)到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時(shí)也為檔案現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
（二）公證電子文件具有共享性。
改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式，公證電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，豐富自己檔案、資料內(nèi)容，向使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。也可以在網(wǎng)絡(luò)上開放自己有關(guān)的文件、數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)，或提供遠(yuǎn)程服務(wù)，在盡可能大的范圍內(nèi)展示自我，擴(kuò)大影響。
（三）公證電子文件對設(shè)備具有依賴性。
公證電子文件改變了傳統(tǒng)的辦文格局，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對系統(tǒng)的依賴性。
（四）公證電子文件與傳統(tǒng)文件相比具有易更改性。
公證電子文件一般是通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行轉(zhuǎn)移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時(shí)，也帶來了一定的不安全隱患，同時(shí)也難以保證文件的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性。其易更改性主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的方式，構(gòu)成一套既能滿足傳統(tǒng)模式要求又能體現(xiàn)現(xiàn)代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機(jī)制。
三、公證電子文件特點(diǎn)及快捷查存方面存在的問題
使用計(jì)算機(jī)過程中公證電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔給傳統(tǒng)公證業(yè)務(wù)也帶來了新的課題。現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的公證電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的公證電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。公證電子文件沒能和紙質(zhì)文件的歸檔建立必要的聯(lián)系，在公證卷宗歸檔的內(nèi)容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發(fā)稿。）在歸檔文件的真實(shí)性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學(xué)規(guī)劃。例如數(shù)據(jù)之間傳輸容易造成數(shù)據(jù)不完整，如從公證員及助理傳輸數(shù)據(jù)給翻譯室，復(fù)印室，發(fā)證室，檔案室等，數(shù)據(jù)不完整，常常出現(xiàn)漏字漏打的現(xiàn)象，有時(shí)也會(huì)接收指令不對。計(jì)算機(jī)對通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募Y料的保密性還做不到十分可靠，因?yàn)橐坏┪募①Y料上網(wǎng)，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權(quán)限，但文件的保密性仍是個(gè)問題。目前公證電子文件安全保護(hù)措施只是利用防火墻，密鑰技術(shù)等來保證文件的真實(shí)性和安全性。如對掌握了相當(dāng)技術(shù)的人來說，進(jìn)行改動(dòng)偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務(wù)器上，也會(huì)給公證電子文件的安全和真實(shí)帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時(shí)加以解決，將會(huì)成為提高公證電子文件管理水平的嚴(yán)重障礙。
四、加強(qiáng)公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑
公證電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
（一）公證電子文件實(shí)行檔案化管理。
那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合公證電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實(shí)行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的公證電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
（二）公證電子文件文案化采取先進(jìn)管理技術(shù)和理念。
以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業(yè)檔案部門通過計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、圖文掃描、光盤存儲等先進(jìn)技術(shù)手段，對產(chǎn)生的公證電子文件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的公證電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護(hù)公證電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。
（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統(tǒng)有別。
一是公證電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)楣C電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)公證電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。
（四）明確公證電子文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、條件，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
