電子文檔論文大全11篇

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近年來，高校繼續(xù)教育培訓(xùn)進入了一個快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴大，在其內(nèi)部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓(xùn)領(lǐng)域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調(diào)用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓(xùn)工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。

一、概念及特性

文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結(jié)。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統(tǒng)生成，電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后就進入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調(diào)用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設(shè)備依存度較高，而且易于修改、復(fù)制、傳播。

二、教育培訓(xùn)文檔電子化的意義

(一)高校教育培訓(xùn)公文電子化的意義

高校教育培訓(xùn)的公文包括請示、資產(chǎn)請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現(xiàn)了跨平臺的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯(lián)系起來。

1．辦公效率大幅提高

電子公文與紙質(zhì)公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓(xùn)工作的日常內(nèi)部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復(fù)幾次修改，若是碰到領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，只能等到領(lǐng)導(dǎo)出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領(lǐng)導(dǎo)時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴重地影響了公文流轉(zhuǎn)的進程和速度，制約了教育培訓(xùn)工作的開展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò)，不受時間和地點的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時隨地就可簽批。即使領(lǐng)導(dǎo)在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時登錄辦公自動化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。

2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性

傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)方式在向上報文或向下級部門發(fā)送紙質(zhì)公文時，中間要經(jīng)過很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達相關(guān)部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發(fā)生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，無論是在制發(fā)上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內(nèi)以點帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉(zhuǎn)的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優(yōu)勢是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

3．響應(yīng)低碳、環(huán)保、節(jié)約的號召

采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉(zhuǎn)，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導(dǎo)低碳環(huán)保生活的響應(yīng)，為建設(shè)環(huán)保型、節(jié)約型社會貢獻了一份力量。

(二)高校教育培訓(xùn)檔案電子化的意義

1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平

傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進行編制開發(fā)的專用數(shù)據(jù)庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2．文件信息得到充分交流與共享

多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統(tǒng)意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓(xùn)的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調(diào)用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內(nèi)容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據(jù)用戶的不同職責(zé)設(shè)置不同的權(quán)限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。

3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率

在查閱紙質(zhì)公文時要根據(jù)時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓(xùn)檔案電子化后，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內(nèi)容的關(guān)鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內(nèi)搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準率。

三、存在的問題及當(dāng)前應(yīng)對方法

電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻，但是在應(yīng)用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統(tǒng)一規(guī)范，二級院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內(nèi)部使用，出了院系的文件流轉(zhuǎn)還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式完成。在財務(wù)方面，報銷憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。

鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。對于只能是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的工作，事后再利用掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文件進行存儲。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現(xiàn)實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

四、結(jié)語

總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓(xùn)發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應(yīng)用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展和實現(xiàn)。

參考文獻

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[2] 徐東升.信息化中電子文檔的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .

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一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

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二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

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一、檔案管理的轉(zhuǎn)化與電子檔案的優(yōu)越

（一）檔案管理的轉(zhuǎn)變。

隨著信息數(shù)字化的飛速發(fā)展，檔案管理從舊有傳統(tǒng)的分類如會計檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、科技檔案等漸變?yōu)殡娮有问较到y(tǒng)模式管理，且這種管理相較紙質(zhì)檔案管理顯然更為詳細、規(guī)范和科學(xué)。不同企業(yè)、行業(yè)、領(lǐng)域?qū)τ陔娮訖n案管理都有各自不同的管理系統(tǒng)與管理條例。雖然單位對電子檔案的管理各有千秋，但可以肯定的是電子檔案管理已被最廣泛的使用。

（二）電子檔案的優(yōu)越性。

電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。電子檔案接收信息快捷方便，整理歸檔起來費時少又齊全，信息存儲空間容量大、密度高，載體多元化，方便統(tǒng)一管理和實現(xiàn)信息共享等。

二、電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案保存的長久性問題。

計算機網(wǎng)絡(luò)的普遍運用為我們的生活提供了很多的便利，大大提高了我們的工作效率，方便了我們的生活和工作。其中檔案的管理尤為明顯，在現(xiàn)代社會工作生活的中，電子檔案的使用非常普遍，但是它的存儲時間在相對程度上卻是很難得以保證的，在電子檔案帶給我們方便、快捷、有效的查閱的同時，其中的數(shù)據(jù)、文字、影像也很容易被不正當(dāng)操作更改；文檔材料也容易因為病毒而被歲月篡改信息；或者磁盤、硬盤、U盤等存儲設(shè)備不小心出現(xiàn)問題，直接導(dǎo)致電子檔案中的數(shù)據(jù)信息丟失而無法打開等一系列安全問題[1]。再者作為新生事物，領(lǐng)導(dǎo)對其重視度不夠，而基層工作人員誤以為有了電子存儲版本，紙質(zhì)檔案保存便已經(jīng)失去意義，便對原始紙質(zhì)做徹底銷毀。然而一旦電腦遭遇“黑客”、“病毒”侵襲致使網(wǎng)絡(luò)癱瘓，或者移動硬盤、U盤、云盤等載體在高溫、潮濕一些不可預(yù)測的情況下出現(xiàn)故障而無法讀取數(shù)據(jù)時，電子文件也將會隨之消失殆盡，更可怕的是此時的紙質(zhì)檔案也被銷毀，由此為企業(yè)造成的損失將是無法預(yù)計的。

（二）電子檔案原件的真實可靠性。

隨著各式制圖軟件被廣泛熟知，想要修改圖片、文件、文檔上的任何一個地方都是很簡單的一件事情，且電子文件被刪改后不留一點痕跡，讓人難辨真假；在運用計算機存儲文檔文件、圖片的過程中，擬稿者無法留下自己的親筆簽字；企業(yè)負責(zé)人若想在已形成的文件備案磁盤上做簽發(fā)也是件很難做到的事情；這樣對所存儲的電子檔案材料的真實性和權(quán)威性將很難得到確認。而文件材料的失真勢必讓人們對該份文件持有的價值性加以疑問。雖然企業(yè)對文件的真實可靠一再保證絕對不會也不允許有任何人來隨意篡改材料，但是在形成電子檔案的過程中，使用的軟件、方法、格式不同，信息的“被篡改”的概率卻要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案高。這些“錯誤”也極易使人們對該文件的信任度降低。

（三）電子檔案內(nèi)容的保密性。

電子檔案在傳輸過程中，難保網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備不被其他設(shè)備所干擾。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的不斷進步，想要得到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件，只需用專門的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便可，并且此終端上的文件也會被傳輸?shù)狡渌煌W(wǎng)絡(luò)終端。長此以往，電子文件的內(nèi)容難免不被泄漏出去，對企業(yè)內(nèi)部信息的保密度產(chǎn)生很大的威脅。

（四）電子檔案軟件的統(tǒng)一性。

電子檔案的存儲在不同地區(qū)、不同領(lǐng)域所使用的軟件有所不同。然而計算機軟件的研發(fā)設(shè)計遠遠不及硬件，因此使用軟件的不同性多少會對檔案互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)生影響。

三、電子檔案管理的相關(guān)措施

（一）加強電子檔案的科目管理，制定合理健全的檔案管理方案。

在將紙質(zhì)檔案合成電子檔案的同時便對其進行分類整理。不同領(lǐng)域、不同科目、不同類型的文件分開做電子歸檔，然后將歸檔電子文件轉(zhuǎn)存到不同光盤上，并對這些光盤進行分類編目、備份以便以后查找和使用。企業(yè)單位要在各方面加強對光盤保護措施。光盤相對于磁盤，其抗干擾能力良好且結(jié)構(gòu)比較穩(wěn)定。作為新型的存貯載體，光盤可在脫機下完好保存，且歸檔電子文件保存時間久、易攜帶。做完電子檔案歸檔整理，制定相關(guān)管理規(guī)章制度必不可少，單位應(yīng)根據(jù)本部門實際情況，建立健全的管理方法，從制度上約束電子檔案的使用、歸檔、鑒定等一系列流程。

（二）對電子檔案存儲電腦的保護。

對專門存儲電子檔案的計算機應(yīng)安裝有效、強硬的殺毒軟件，以免黑客、病毒入侵對文件造成不必要的損失。

（三）電子檔案的利用。

傳統(tǒng)文件的利用方式因電子信息技術(shù)的發(fā)展和運用而被改變，檔案信息的利用的時間和空間也不再受到限制[5]。因此單位可利用這些優(yōu)點將電子文件通過網(wǎng)絡(luò)開放形式展現(xiàn)給外界。企業(yè)單位還可以利用計算機的全文數(shù)字化這一特點對電子檔案進行多種形式的信息處理和分析，方便利用者隨時進行原件閱讀并對其分類、匯總、統(tǒng)計、復(fù)制、打印和編輯等。但也存在一個問題――電子檔案對外界分享原件閱讀的同時，極有可能被篡改、復(fù)制或被盜取，所以，檔案的所屬者需運用計算機的限讀功能對文件進行更好的保護。

科技在不斷進步，電子檔案管理在各個行業(yè)的優(yōu)越性越來越突出，其優(yōu)越性隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。電子檔案對任何企業(yè)、單位都有著至關(guān)重要的作用。不僅檔案所屬企業(yè)或單位對電子檔案要高度重視，社會各層級也應(yīng)將電子檔案跟自身聯(lián)系起來，并從不同領(lǐng)域提取各自檔案管理的好的、有效的措施并做一匯總，使電子檔案管理更加完善。

參考文獻：

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（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一

提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。

（三）強化電子檔案管理所需設(shè)備

提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

篇（6）

但由于大量生產(chǎn)電子文件的系統(tǒng)和單位分布在各行各業(yè)，遵循著不同的行業(yè)規(guī)范。而電子文件有別于紙質(zhì)文件管理的顯著特點是必須在電子文件的設(shè)計階段、形成階段和使用階段對其進行監(jiān)控，否則電子文件的真實可靠性以及歸檔保存的技術(shù)、標(biāo)準等一系列問題在檔案階段都難以確認和確定。因此，各個檔案管理部門應(yīng)積極行動起來，有目的、有重點地開展對電子檔案的研究工作。各部門形成的大量電子文件經(jīng)過系統(tǒng)、規(guī)范整理后集中統(tǒng)一的管理起來，對于電子政務(wù)從注重建設(shè)、輕應(yīng)用向注重深化應(yīng)用轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)政務(wù)信息的資源整合和資源共享，促進政務(wù)信息管理向公共服務(wù)轉(zhuǎn)變，建設(shè)節(jié)約型機關(guān)和節(jié)約型社會都具有十分重要的意義。各級、各部門領(lǐng)導(dǎo)干部，要充分認識加強電子文件歸檔和電子檔案管理的重要性和迫切性，采取切實有效的措施，建立健全電子文件歸檔和電子檔案管理的各項規(guī)章制度，從源頭上把電子文件歸檔和把電子檔案管理工作做好。

篇（7）

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進技術(shù)和購置各種設(shè)備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計院設(shè)計的產(chǎn)品也逐步實行了CAD設(shè)計，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設(shè)備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應(yīng)附移交清單，作為財務(wù)和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會計賬簿內(nèi)容已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責(zé)人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

篇（8）

1硬件與軟件設(shè)施的不足

由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設(shè)的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現(xiàn)虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應(yīng)一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎(chǔ)，每個檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓(xùn)

提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設(shè)備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設(shè)對硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設(shè)，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設(shè)備，實現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，加強硬件設(shè)施能促進水利部門檔案信息化建設(shè)。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關(guān)電子文檔建設(shè)、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權(quán)威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務(wù)的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎(chǔ)

所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關(guān)人員弄虛作假和，歸檔時要有負責(zé)人簽字和在載體背面蓋章等。

篇（9）

一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務(wù)檔案的重要性，還是認為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔(dān)心加重自己的工作負擔(dān)，從思想上沒有主動的去注意電子商務(wù)文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務(wù)檔案的管理，無法解決電子商務(wù)檔案管理中遇到的問題。

1.2對原始檔案屬性的影響

檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務(wù)活動中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：電子商務(wù)檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務(wù)檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調(diào)整電子文件才能適應(yīng)不斷變化的環(huán)境，這就導(dǎo)致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務(wù)檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務(wù)檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務(wù)文檔的真假。電子商務(wù)文檔的這些特點，使得我們無法用紙質(zhì)文檔的標(biāo)準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

1.3對檔案學(xué)理論的影響

電子商務(wù)文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學(xué)的研究對象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務(wù)文檔的出現(xiàn)，不僅會補充和完善原先的檔案學(xué)研究內(nèi)容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現(xiàn)許多與電子商務(wù)檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性、如何維護電子商務(wù)檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護電子商務(wù)檔案以及如何對電子商務(wù)檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學(xué)理論面對的新的課題。

2電子商務(wù)檔案管理應(yīng)采取的對策

2.1采取有效手段，保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性

目前，保證電子商務(wù)檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認定技術(shù)、信息識別、身份認證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。當(dāng)然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無法保證電子商務(wù)檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時，還應(yīng)盡快建立和完善電子商務(wù)檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務(wù)檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務(wù)檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務(wù)文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網(wǎng)絡(luò)保護技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務(wù)檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴格執(zhí)行科學(xué)的電子商務(wù)檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務(wù)檔案的原始記錄性。。

2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)

電子商務(wù)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務(wù)文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進行變革，以適應(yīng)電子商務(wù)檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)，學(xué)習(xí)電子商務(wù)檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務(wù)檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代電子信息時代電子商務(wù)檔案管理發(fā)展的趨勢。

2.3建立科學(xué)、合理的檔案管理體制

一個文件是否生效，其主要標(biāo)志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應(yīng)將重要的電子商務(wù)文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務(wù)文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項標(biāo)明相應(yīng)的電子商務(wù)檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務(wù)檔案目錄的備注項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存放地址。

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（二）管理標(biāo)準和規(guī)范欠缺。由于目前各個高校所使用的電子檔案管理軟件不同，而不同的軟件所設(shè)計的功能模塊或分類方式也就不同，這樣，勢必會導(dǎo)致將來網(wǎng)絡(luò)化對接時存在困難。

（三）安全上存在不足。電子檔案的安全主要是指檔案信息的存儲安全和利用安全。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案的安全受到威脅，其內(nèi)容可能被遠程下載、修改甚至是惡意刪除等，而且其安全防范措施也無法抵御眾多黑客高手的攻擊。

（四）缺少必要的簽名及確認信息。由于高校電子檔案的建立者、管理者與使用者是相互獨立的不同個體，所以在制定、借閱和歸還過程中都需要相關(guān)的簽名及認證信息，這樣既可以確保信息的原始性、真實性，也能在出現(xiàn)問題的時候，第一時間內(nèi)找出責(zé)任人。

（五）缺少風(fēng)險評估體系。我國部分高校即使有安全保障體系，也沒有明確檔案信息的安全目標(biāo)。即明確告知電子信息是否到達安全標(biāo)準，是否存在漏洞，可能危害程度以及采取的措施等等。

二、加強高校電子檔案管理工作的策略

（一）建立全國高校電子檔案管理中心，打破各大高校各自為政的現(xiàn)狀。以國家教育部為龍頭，打破地域界限，將反映同一職能活動的電子檔案從不同的高校檔案館集中起來，形成全國高校電子檔案集中管理和服務(wù)體系，實現(xiàn)資源共享。所有用戶都可以在線查閱或直接下載開放檔案；服務(wù)用戶還可以通過電子郵件、在線問答等服務(wù)方式對所需內(nèi)容進行生動、快捷地咨詢。

（二）出臺標(biāo)準化軟件模塊，統(tǒng)一高校電子檔案管理的標(biāo)準和規(guī)范。出臺標(biāo)準化軟件模塊，建議從以下兩個方面著手：一是成立專門負責(zé)建立檔案著錄標(biāo)準的課題組，使我國的檔案著錄規(guī)則系統(tǒng)化；二是加強對檔案信息化發(fā)展的理論研究，只有更深入的理論研究，才能有更完整的電子檔案著錄標(biāo)準。

（三）加大資金投入，加強電子檔案軟、硬件設(shè)施建設(shè)。在軟件管理上，各大高校要采用通用格式的光盤對歸檔的電子文件進行存儲，并積極探索電子檔案存儲的新途徑。在硬件管理上，各大高校要增加經(jīng)費投入，將電子檔案建設(shè)的經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算中；配置高性能的電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，以進一步完善電子檔案的硬件設(shè)施建設(shè)。

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電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性表現(xiàn)在三個方面：一是兩者的基本原理共通，以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，即使電子檔案管理的技術(shù)水平、管理質(zhì)量以及管理方式都明顯高于傳統(tǒng)檔案管理，但這并不排斥兩者在基本原理上的共通性，總的來說，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；二是電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離，傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，對電子檔案管理來說，同樣需要保障信息的可靠與真實，此時，傳統(tǒng)檔案資料就是其真實性的重要保證；三是電子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大，建立在信息技術(shù)上的電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性，同時，如果想要查看實體的傳統(tǒng)檔案，還可以直接通過電子檔案的記錄將其調(diào)出，進而實現(xiàn)直接獲取。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異

1.管理方式不同

電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，也就是說檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個檔案號，這個檔案號具有唯一性，并且對檔案類型采用相應(yīng)的主題進行標(biāo)注；傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，在管理過程中首先要填寫檔案日期、類型，之后才能給予一個位置進行儲存。

2.保管方式不同

電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，在現(xiàn)代技術(shù)與計算機的更新過程中，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不會面臨病毒入侵等網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

3.歸檔方式不同

電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)點

1.電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展

電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。紙張的節(jié)省不僅減少了資金的投入，還使樹木砍伐狀況得以改善，有利于森林資源的保護。同時，紙質(zhì)文件使用數(shù)量的降低，還使得曲別針、訂書釘、筆墨、印刷等工具的使用量減少。

2.電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率

檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。

（二）電子檔案管理的弊端

1.電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機

如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。

2.企事業(yè)單位在進行電子檔案管理

由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

3.電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險

例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。

4.雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高

國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。