工程檔案的管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇工程檔案的管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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工程檔案的前端管理是指在檔案形成之前，從源頭開始對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。奧運工程檔案真實記錄了奧運工程建設的全過程，是確保賽時、賽后使用的重要憑證，是奧運文化遺產的重要組成部分。新奧集團在奧運工程建設過程中，對工程檔案采取的有效措施，切實實現了工程檔案的前端管理，把工程檔案幕后工作轉移到前臺管理工作中，使檔案管理與工程管理工作同步進行，協同作戰。

一、健全檔案網絡，完善制度建設，確保檔案管理的前端控制

1、組織機構、明確責任、落實到人

強大的組織體系、健全的規章制度是檔案管理工作開展的有利保障和依據。針對奧運工程規模龐大、復雜的檔案管理情況，我們首先與北京市檔案局、北京市“2008”工程建設指揮部辦公室檔案主管部門、市城建檔案館建立起行政管理和專業指導聯系，保證檔案的合法與專業。其次在集團內部建立以法人代表為主要領導，部室經理、部室檔案員負責的檔案管理網絡，落實了各總包、監理單位以項目經理、總監為負責人，總工、技術負責人、現場檔案管理員管理的檔案管理網絡，實行層層管理，落實責任。領導負責制的檔案管理網絡，為檔案工作的順利開展提供了堅實有力的組織保障。

2、完善奧運工程檔案新制度

為保證奧運工程檔案高質量、高標準，必須實現與施工進度同步進行的要求，我們向各參建單位轉發了《奧運工程檔案管理指南》、《奧運工程檔案管理實施細則》及《奧運工程檔案檢查標準》等管理辦法，使參建單位檔案管理人員明確奧運工程檔案的特殊要求，做到了有據可依、有據可循。同時編制了《新奧公司奧運工程檔案歸檔范圍和保管期限》、《新奧公司聲像檔案管理辦法》等新制度，并監督、幫助奧運中心區新奧集團各參建單位建立、健全各自的奧運工程檔案管理制度，并要求把這些制度懸掛于墻上，時刻提醒現場施工人員、檔案管理人員保證照章辦事，為高質量完成奧運檔案管理工作提供制度保障。

二、實行動態監管，強化檔案管理與施工管理同步

1、檔案工作計劃與工程施工計劃緊密結合

檔案工作計劃是實現奧運中心區工程檔案整理進度與施工進度同步實施的前提。在實際工作中，要求參建各總包單位根據工程施工進度表，制定各自檔案收集、整理計劃;集團檔案部門與工程部、安全質量部緊密配合，根據中心區總體施工進度、竣工工作安排制訂《竣工工程檔案工作時間安排》，這樣把檔案管理工作與工程管理工作緊緊地結合在一起，把工程后期檔案工作提前到工程管理前臺來做，為檔案及時收集、整理，為保證檔案的齊全、準確，為工程竣工發揮了保障作用。

2、工程分部分項劃分措施，從源頭解決檔案收集問題

奧運中心區工程規模大、工期緊、任務重，交叉施工現象非常嚴重，因此給工程檔案的收集工作帶來困難。但我們發現，工程項目分部分項劃分標準是檔案收集的基礎。如果不清楚工程項目分部分項的劃分，檔案收集就會出現雜亂無序的情況，與施工同步進行便無從談起，因此，要求各總包單位提供工程的分部分項劃分標準，根據分部分項劃分標準，確定檔案的形成時間和收集內容，從源頭上解決檔案收集內容、依據規程、完成時間等問題，使檔案技術人員很快進入收集狀態，有效解決了檔案收集入手難的問題。

3、動態監管保證檔案同步收集

(1)有效的監督檢查是保障同步收集的有力手段

按照施工計劃堅持每周到施工現場一線檢查檔案的收集整理情況，如施工單位何時進場，何時土方開挖，何時物資進場，何時進行相關試驗，哪項工程進行隱蔽，哪天進行分項驗收，哪天進行分部工程驗收等。針對施工進度，集團檔案部門要求施工單位提供相應的設計交底、施工物資進場檢驗記錄、主要材料的試驗記錄、有關測量、釬探記錄、隱蔽工作檢查記錄、工程驗收記錄等檔案文件，真正達到同步管理的目的。

(2)有效監督設計變更通知單整改

工程前期，大量的設計變更通知單不符合《建筑工程資料整理規程》(以下簡稱《規程》)要求，設計單位按照各自單位貫標要求打印的設計變更通知單，只有設計單位自己內部各管理層的簽字，即在這張設計變更通知單上沒有建設單位和施工單位的簽字確認，這樣的設計變更通知單在現場將被視為無效文件，給工程責任各方和結算都將會帶來很大麻煩，檔案部門積極與設計院進行協調，提出按《規程》整改的建議，并在工程實施過程中有效監督其整改。從檔案工作中提出文件形成的不足，實現檔案的前端控制，保證了工程質量與責任。

檔案工作計劃的制定，分部分項的劃分，動態的監督檢查，把施工單位檔案工作量化，增加了可操作性，使檔案管理工作更具針對性，從真正意義上達到同步整理的目的，實現工程檔案的前端控制。

三、建立風險管理機制

1、成立檔案檢查小組，實行全過程把關

在集團網絡制度下，成立檔案檢查小組，由公司副總經理擔任組長，由主管檔案的經理辦公室及與工程前期規劃設計相關的規劃設計部、與工程施工管理關系密切的工程管理部、與工程竣工相關的安全質量部等部室成員組成，有效實行從規劃到竣工的全過程把關。

2、成立檔案驗收小組，保證高質量竣工檔案的移交

為保證工程竣工檔案接收移交工作的順利進行，集團成立檔案驗收小組，編制了《新奧公司建設工程檔案驗收申請表》，在這張表里創新加入監理、業主代表、安全質量部等主要負責工程驗收部門的意見，使檔案業務保持和主要業務人員、業務部室的緊密聯系。在檔案竣工領導小組的共同審核過程中，把與工程實際竣工情況有出入、檔案資料缺少的情況一一記錄在案，填寫《新奧集團有限公司奧運工程檔案驗收情況書面告知單》，讓總包單位按檢查要求進一步整改，合格后填寫《檔案移交書》、《移交目錄》等，辦理移交手續，使檔案驗收、移交工作做到程序化，進一步保證了竣工檔案的準確性與完整性，體現了奧運工程檔案的歷史價值。

3、建立檔案防汛應急預案機制，保證施工現場檔案安全

檔案防汛預案管理開創了檔案安全管理先河。奧運工程檔案首先形成、保存于施工現場，由于條件的限制，每年汛期的到來都會對檔案實體安全產生嚴重威脅，為保證現場施工技術文件的完好與安全，集團堅持對施工單位現場檔案室進行檔案安全渡汛檢查。一方面制訂《檔案防汛工作應急預案》，從制度上保證公司檔案和施工現場檔案安全渡汛。另一方面根據北京市氣象局提供的氣象預報資料，提前對現場檔案保管情況進行監督檢查，檢查檔案設施、設備、裝具，檢查各單位檔案防汛預案等。2007年夏季，施工現場雨水倒灌的現象時有發生，然而由于我們提前采取了架高檔案柜，柜上加蓋防雨布等措施，沒有出現一例檔案損毀的現象。此舉提高了檔案人員安全風險意識，實現了檔案安全工作的前端管理。

四、加強檔案培訓，提高檔案管理人員業務水平

1、強化檔案意識

強化檔案意識對檔案工作有巨大的推動作用。只有頭腦中有很強的檔案意識，才能在工作中注意收集、整理文件材料，填制施工資料時注意符合歸檔要求、方便存檔立卷、便于今后的利用。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，最大限度地滿足利用者的需求。為此，我們利用工程檔案例會，第一時間把各級檔案管理辦法、制度及時進行宣貫，強化各級管理人員的檔案意識。

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Abstract: the municipal engineering archives is municipal engineering construction practice of records, is also a miniature of the city development. With the rapid development of municipal construction, strengthen the municipal engineering file management of necessity and realistic significance has. In this paper, the municipal engineering archives problems is expounded, and put forward the measures.

Keywords: municipal engineering; File management

中圖分類號：TU99 文獻標識碼：A文章編號：

前言

城建檔案工作線長、面廣、點多、事雜，看似平凡卻并非易事。其中每年的市政工程報建、驗收，都須跟蹤服務，項項對接，件件入檔，繁復瑣屑的工作憑的是求真務實、精益求精的精神。而對于市政工程檔案的后期服務(主要是施工方對已備案的檔案查找個別要件，復印蓋城建檔案館的印章之后另有它用)、年度統算、審核、統一收費與檔案的分類整理、編制條碼、建檔入庫則環環相扣，不能有半點疏漏，否則，市政工程檔案的收集便功虧一簀。如何做好市政工程檔案管理，以下分別對市政工程檔案的作用以及存在問題進行了闡述，提出措施，以期提高社會經濟效益。

一、市政工程檔案的作用

市政工程檔案是城市規劃、建設和市政設施管理的重要依據。隨著城市現代化建設速度的加快，城市的基礎設施建設也在不斷地更新和發展，所有的規劃都必須建立在現有市政設施基礎之上，而這一切的來源就是市政工程檔案。市政工程中類似給水、排水、燃氣、城市防洪及照明設施等隨著現代化進程的加速，為使城市景觀更加優美，市政工程現在大部分實現了地下建設。如果沒有準確、系統的市政工程檔案，維護工作無異于盲人摸象，根本不可能得到有效開展。可以說市政工程檔案是城市建設科學資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛，是工程維修和城市管理者高效應對突發事件的有力依據。只有以市政工程檔案為依據，才能進行科學的規劃、建設和管理，才能避免浪費和損失。

市政工程檔案是保證市政工程質量的重要組成部分。市政工程檔案是工程前期規劃審批、工程建設質量控制、以及工程后期改、擴建的依據。在向國際大都市邁進的過程中，許多城市越來越重視市政工程檔案的質量。為加強市政工程建設的管理，國家早就出臺了相關法規和政策，明確規定了工程檔案在工程建設中的重要地位，將檔案驗收列入了工程驗收的重要環節，促進工程質量的提高。

市政工程檔案是城市建設經驗的積累，是進行城市建設技術儲備的手段。建筑物實體和市政工程檔案構成了城市建設活動的主要成果。衡量一個城市市政工程技術的標準之一，應當是它擁有高質量的市政工程檔案資料數量，這就在一定程度上標志著他擁有比較雄厚的工程技術基礎。高質量的市政工程檔案可以真實全面地反映市政建設的全貌，可以極大地提高市政管理的水平，最大限度地提高建設效率。

二、市政工程檔案管理存在的問題和措施

市政工程檔案質量問題。隨著城市建設的發展，市政管理日趨科學化規范化，城市管理者對市政工程檔案的管理也越來越重視。但目前很多地區和單位市政工程仍然存在著重建設、輕管理的現象，與此相伴的便是市政工程檔案資料的不規范、不齊全，甚至還出現了造假現象，大大影響了市政工程和工程檔案的質量。

市政工程檔案管理問題。建設單位存在著對市政工程檔案工作不重視的情況，造成檔案管理機制的不健全。市政工程檔案管理分散，缺乏一套完整的現代化信息管理機制，對工程建設的約束力也在不斷地弱化。另一方面，檔案管理人員缺乏專業知識訓練，管理水平低，服務意識差，工作往往處于被動應付狀態。歸檔手續不完備，影響到工程文件使用的合法有效性。簽字不全、漏蓋章，代人簽字等現象，以及一些隨意性的修改時有發生，如果不加以甄別、規范，將會給今后市政檔案的利用帶來不便，甚至造成損失。

市政工程檔案利用問題。目前在一定程度上還或多或少地存在著忽視市政檔案利用的問題。某些城市，由于沒有在工程開工前查閱市政工程檔案或者南于市政工程檔案不齊全，地下管線在施工中被挖斷，造成局部地區停電、停水、停氣的事故不斷，有時甚至釀成火災、水淹、爆炸等災害，給人民生活造成極大不便，同時也影響了城市環境和社會形象。這種現象隨著城市的大規模建設日益惡化，而且隨著時間的推移問題將更加嚴重。

三、提高市政工程檔案管理質量的對策

要建立健全市政檔案管理機制。市政工程建設由于工程量大，涉及方方面面，往往一個項目是由參加建設的各方共同完成的，其檔案工作因此也較為復雜，從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個過程需要建設、設計、施工、監理、采購等多單位密切合作，才能形成較為完整的檔案。因此，理順機制，明確職責，是做好市政工程檔案工作的基本保障。

要建立健全相應法規和內部管理制度。市政工程檔案管理要從源頭抓起，建設工程伊始，就要在每個工程項目管理部設立專職檔案員，負責該項工程的檔案工作，并要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。城市管理部門檔案室應負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查，確保市政工程檔案的收集工作與市政工程建設同步進行，并依據相應規定，將工程檔案工作作為市政工程驗收的考核內容，檔案驗收要具有實行一票否決權，未按要求提交規范齊全的市政工程檔案的建設工程，或提交的檔案質量不符合要求的市政工程，有關部門將不予驗收，承建單位要負主要責任并限期整改直至達到歸檔要求。在日常城市建設中，對因未利用已有市政工程檔案而盲目開工建設，對城市造成不良影響的，給市民帶來不便的建設項目，應追究施工單位主要領導責任。通過上述措施，可以提高市政工程檔案意識，提高市政工程檔案的利用率質量，進而達到提高市政工程質量的目的。

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水利部門要把基層水利單位建檔、升級工作作為年終先進單位考評內容之一。同時,基層水利單位管理檔案成績的好壞也要作為領導政績的考核條件。水利主管部門要建立健全工作責任制,要指定每個基層水利單位的主管領導為檔案管理負責人,每個單位設一個檔案員,做到一級抓一級,層層抓落實。基層單位主管領導在日常工作中,要督促檔案員肩負起檔案資料收集的責任,健全檔案工作的各項規章制度。檔案員要嚴格按照各種水利工程檔案的管理制度、崗位責任制等積極履行自己的職責。

2建章立制確保檔案資料的系統性、完整性水利工程建設項目的各參建單位必須建

立、健全項目檔案各項管理制度,在工程建設開始,就應根據國家《檔案法》及水利部《水利工程建設項目檔案管理規定》,結合本項目管理的特點,編制本項目詳盡的檔案收集、整理、分類編號、竣工圖編制辦法。制定檔案的利用、保管、保密等制度。只有通過制定項目檔案管理制度,統一標準與要求并加以落實,及時指導各施工監理單位,才能使檔案收集歸檔有序開展,分類整理有章可循,才能保證歸檔文件材料及圖紙內容的準確、齊全、規范,保證施工技術材料記錄齊全、簽署完備,原材料質量有保證,資料真實可靠,竣工圖與實物相符。

3從源頭確保水利工程檔案管理的規范化

水利工程一般建設規模大、時間長、要求嚴,在施工中還會創造許多新工藝、新技術,如不及時記錄、收集、歸檔,對工程建設和運行管理將會造成不可彌補的損失。所以,對水利工程按性質和項目進行分類,在工程開始即由項目負責人到檔案室領取工程檔案號,使之在設計過程中就反映在設計文件和每一張設計圖紙上。這樣,不管這些文件和圖紙是單一的還是散亂的,都能很快地歸納到它應在位置,不僅為文件資料的收集、整理,以及檔案的完整性、系統性提供了保證,同時也為歸檔工作打下了很好的基礎,無須再作另外的處理,只要按檔案號進行清點后(一個檔案號也就是一個案卷),填寫卷內目錄,著錄、登記完畢即可按號上架,進入提供利用工作。此外,需要統計的數據大多數都反映在檔案號和明細帳上了,不必專門進行。所有這些,既節省時間,又節省人力。當以上工作完成之后,科技人員利用檢索工具查找到所需檔案,只要把檔案號告訴檔案員,數分鐘之內既可準確無誤地提供給對方。另外,詳細、全面地記載施工過程,并及時收集歸檔,還要有領導的高度重視,施工一線技術人員的認真負責,檔案人員的勤奮敬業,否則是不可能做到的。

4改善保管條件,保證檔案安全

加強檔案室建設,配備檔案密集架等一系列設備,保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等“八防”要求。同時,還應配備錄像機、照相機等現代化管理設備,基本實現檔案管理與利用的現代化,使各類檔案資料條目清楚,存放有序,管理規范,防止檔案資料的丟失、損壞、泄密等現象。

5加強學習,提高檔案人員管理水平

對于水利工程的建設,在基層工作的同志一般都很少參與全面的工作,對其中的檔案管理也比較陌生。因此,基層的水利工程檔案管理人員要不斷加強業務學習,注重提高業務素質和工作能力,增強責任心和榮譽感,在工作中注意遵循檔案材料形成規律,保持材料之間的有機聯系,使水利工程建設的檔案管理達到高標準的管理水平。

6實行利益驅動,建立歸檔責任制

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2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時，力求全面，發現問題及時與專業人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關工作。此外，檔案部門還定期對電子檔案進行了數據備份，實行異地保存，保證了電子檔案數據和信息的安全。

3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發《進一步加強規范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規定。檔案部門定期檢查，并把檢查結果納入院月度雙文明考核中，對違規者給予處罰，對執行好的設計人員給以獎勵。4．嚴格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調用和轉換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調用審批單，實行院領導逐級簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設計的電子檔案管理工作，有了長足的的發展。

二、今后工作的對策

為了改進和加強電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業設計工作服務，今后應做好以下幾個方面的工作。

1．取得領導的重視和有關部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設計部門和信息管理部門，也來源于上級領導機關等，其涉及面廣、內容多、專業性強。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領導和相關部門的支持和通力協作。為此，各級領導要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領導工作日程，納入工程計劃管理，幫助協調好檔案人員與有關部門的關系。

2．做好宣傳教育工作，增強全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實處，檔案部門應認真貫徹《科學技術檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規范》等有關規定，會同有關部門積極開展檔案法規和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個專業人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應承擔的責任和義務，進而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。

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某空管工程建設指揮部成立之時，負責建設的領導就意識到檔案管理重要性，從建立健全檔案管理組織機構入手，選好配齊檔案管理人員，制訂具體制度。一是在指揮下成立檔案工作領導小組，由一名指揮部領導分管，統一協調檔案管理工作，負責領導工程檔案質量審核、竣工驗收工作。設立專職檔案員，在各部門確定一名專業技術人員擔任兼職檔案員，參建單位必須明確一名領導分管檔案工作，確定一名專（兼）職檔案員，建立集中統一的工程檔案管理網絡。二是制訂具體措施。根據空管工程進度表，制訂出的工程項目檔案工作計劃，規定了檔案管理的基本原則，基本工作程序，在措施當中，規定出檔案管理的基本思想，人員構成，各階段的檔案收集標準，有收集檔案的表單，以及監督責任。做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

（二）下發分局基建檔案管理暫行辦法，做到工程建設檔案管理有章可循

根據單位工程建設任務重，檔案管理工作復雜，及時下發（分局基建檔案管理暫行辦法）共五章四十四條，系統規范工程建設、規劃、設計、施工、管理、改建、擴建和維修等方面檔案管理工作，明確工程項目各個階段檔案管理的職責和操作規則，為新機場空管工工程項目建設檔案管理提供基本依據，也成為檔案管理人員學習基本材料。

（三）及時對檔案管理人員進行專業應急培訓

在檔案工作領導小組成立后，指揮部對專兼人同進行摸底，發現很多兼職人員檔案理論基礎薄弱，經驗不夠。馬上組織力量進行專題培訓。請檔案專職人員講課，請上級和地方工程管理檔案專家講解，對專兼職人員外派培訓，組織檔案人員到工程檔案管理先進單位交流學習，通過系統培訓，指揮部專業兼職檔案管理人員素質明顯增強，在后來工作中，對出現不同問題的處理能力明顯增強，對工程檔案的標準化、規范化起到了積極的促進作用。

（四）在工程建設檔案管理中引入PDCA管理循環

空管安全工作有一套質量管理體系，在質量管理中，一線人員普遍熟悉PDCA管理循環原理和作用。加上檔案管理人員都來自一線，指揮部領導把現代PDCA管理循環引入到檔案管理中。一是做好檔案管理計劃。明確此次空管工程建設項目多，大小系統多，涉及面廣東，規定檔案收集范圍，收集時間，及達到的質量標準。在實施階段，根據各個項目的階段性計劃，分步驟量化指標。在檢查階段，對計劃完成情況及時檢查。在指揮部檔案管理小組自查基礎上，再請上級檔案管理部門統一檢查。在針檢查出來的情況，進行系統分析，對階段性檔案管理完成好的項目組，進行經驗總結，好的做法，在指揮部內進行推廣。對沒有達到階段目標的項目組，下發通報，并下達整改通知，進行相應的經濟處罰，同時對存在的問題自動轉入下一個PDCA循環。引入PDCA循環后，檔案管理呈現出目標清晰、操作規范、標準提高等良好局面。

（五）全過程監督管理是做好空管建設檔案管理重要經驗

以某新機場建設為例，空管工程建設項目，從2005年預可研開始，到2012年建設投入運行，歷時七年，在這漫長過程中，工程建設檔案管理全過程參與。

一是預可研、規劃、設計階段，檔案管理提前介入，體現一個“早”。在空管工程建設指揮成立前，當時檔案管理部門就提出具體意見，明確規定分兩步走，有關涉及空管建設前期的檔案管理工作，由單位檔案管理部門臨時抽調人員負責，指揮部成立后，由指揮部成立相應小組負責，過程的銜接由單位檔案管理部門負責。單位檔案人員對前期的檔案管理采取個別輔導，過程跟蹤，及時收集整理整理，成熟一批，整理一批。

二是有了專門檔案管理小組。單位檔案管理部門專職人員介入時，體現一個“實”。檔案管理人員和指揮部專職人員經常深入現場進行及時的指導，加強與各項目組檔案兼職人員溝通交流，及時提醒他們注意工程檔案材料的收集工作，對已竣工的檔案資料，完成一項，復查一項。

三是對存在問題的整改體現一個“嚴”字，在檢查過程中，對發現的問題，堅持原則，嚴格要求，提出具體整改通知，規定完成整改的時間及質量要求。

四是在項目檔案基本完成后，及時組織全面審核檢查，體現一個“全”字。在空管項目建設基本完成后，單位檔案人員和指揮檔案小組人員，組成聯合檢查，主要為局方組織竣工檢查打基礎。這次檢查，涉及項目多，檢查內容多，時間跨度大的特點。

新機場空管工程建設檔案共有：綜合類：25卷，招投標類129卷，基礎類17卷，設計類46卷，施工類194卷，監理類，20卷，校飛試運行2卷，共計：433卷。通過大家共同努力，新機場空管建設工程檔案順利通過竣工驗收，受到單位的表揚。

（六）做好工程檔案管理經驗總結，供后面建設參考

新機場空管工程建設完成后，檔案管理部門對此工程建設檔案管理工作進行全面總結。一是要求各專職兼職檔案管理人員寫出檔案管理工作報告，對完成情況進行自我評價。二是由單位檔案管理部門，系統總結建設過程中檔案管好工作的基本經驗，對存在問題認真分析，提出改進措施，對后續空管建設的檔案管理提出具體要求。

二、小結

1.建設單位領導重視是做好空管工程建設檔案管理工作前提。

2.有明確法規規范是做好空管工程檔案管理的基本依據。

3.有一支專業檔案管理隊伍是做好空管工程檔案管理的基礎。

4.科學管理制度（PDCA管理循環）是做好空管工程檔案管理的手段。

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關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據

公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。

（二）公路工程檔案案卷質量有待提升

一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發利用不夠

公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。

三、加強公路工程檔案管理的對策建議

（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻：

[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

水運工程檔案是建設工程質量狀況的綜合反映, 是進行工程后續建設的重要參考資料, 是工程質量管理的重要環節, 是提高工程質量的有效手段。水運工程建設期間的檔案管理質量直接關系到工程檔案鑒定、保管、檢索、開發利用以及檔案信息化和管理現代化, 做好建設期間工程檔案管理對水運工程管理具有十分重要的意義。

水運是交通運輸事業（鐵路、公路、水運、民航、管道等5大塊）的重要組成部分，水運工程檔案是在水運工程建設活動中直接形成的對國家和社會有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，是對工程進行檢查、維護、管理、使用的依據和憑證，是全面反映工程建設竣工情況的真實記錄，是全面鑒定工程質量、查明事故原因、追究事故責任的重要依據，對工程質量起著監督和驗證作用，其質量對工程質量和工程使用有著直接和深遠的影響。

1 水運工程檔案管理特點

1.1 工程檔案來源分散，涉及領域廣泛。形成周期長，同時內容繁雜、數量龐大。工程項目的完成要經過項目建議、可行性研究、勘察、設計、建設準備、施工、竣工驗收等多個階段，不僅涉及研究、決策、設計、建設、監理、施工、監督環保等多個部門和企業，還涉及多個專業、多種技術領域是多種技術、工藝的綜合運用。

1.2 工程檔案記錄形式的多樣性。工程內容繁多、形式多樣，也造成了記錄形式的多樣性。各種批文、說明、報告、往來公函等資料以鉛字印刷為主;工程內容、型式、施工工藝、施工進度、竣工結算等資料以圖紙、表格為主；為保證原始記錄的隱蔽記錄、材料檢測記錄等資料以手寫為主。隨著科技發展，為了形象表達工程效果，音像視頻材料也成為工程檔案記錄的一種。

1.3 檔案成果的系統性。水運工程本身是一個復雜的系統工程, 一個水運建設項目會包括不同功能的單項工程, 其設計、施工、監理等資料不僅復雜而且內容繁多, 各單項工程之間既相對獨立又相互聯系, 所以, 水運工程檔案也必然是由若干單項工程檔案有機地組合在一起的, 形成一個配套齊全的完整的檔案體系, 哪一個單項工程的檔案都不可淡化和缺少。

1.4 工程檔案的實用性。水運工程檔案是從工程建設前期開始到工程竣工驗收交付使用全過程的真實、完整記錄。所以, 水運工程檔案在建設時期, 是施工單位施工的工作依據, 也是監理單位對工程建設質量控制、進度控制、投資控制的依據; 在竣工驗收時, 是行政主管部門和工程質量監督部門驗收的依據; 在工程竣工投入使用后, 是運行管理部門調度運用和維修養護工程的依據; 在發生爭議時, 是雙方責任認定或舉證的重要憑據。因此, 工程檔案是水運建設和管理工作中最實用, 最具保存價值的歷史性資料之一。

2 當前水運工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水運工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數據記錄、新建工程的前期準備、工程運行管理質量評定、工程竣工后的管理和維護等，是日常業務和工程項目的重要依據，也是水運工程完工后運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關的領導和工程管理人員，在思想上普遍對檔案管理的重要性認識不足、重視程度不夠。在管理工作人員少、工作繁雜的情況下，工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應的制度來規范日常系統的管理。

2.2 工作人員缺乏驗收資料的實踐經驗，致使驗收資料整理不夠全面水運工程是系統工程，這一因素決定了建設工程檔案的復雜性、科學性和系統性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負責人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內容缺項、漏項、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等現象。沒有把工程項目同工程技術資料的歸檔有機的結合起來，直接影響了檔案的齊全完整。

2.3 檔案管理體制和制度不健全。目前，部分重點工程建設單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應有的檔案管理規章制度，有些參建單位雖然有制度規章，但也不健全。

3 加強工程檔案管理的措施

3.1 加強對工程檔案管理的投入。水運工程檔案管理是直接關系到工程的安全運行及發揮效益,是水運工程運行中不可忽視的重要環節。是企業領導應加強對檔案管理人、財、物的投入，加強對檔案工作尤其是檔案基礎建設的領導，強化單位主要負責人的檔案管理現代化意識，樹立責任感，把檔案管理基礎建設放在應有的位置。

3.2 建立和完善檔案管理制度，落實崗位責任制。企業應建立完善工程檔案管理制度，強化工程管理部門及施工單位、質檢及監督、審計等部門的實施力度，并制定相應的措施，使檔案部門可以進行有效地監督和制約。同時，建立內部管理激勵機制，把檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，年終要有總結，嚴格考核獎優罰劣，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收全過程。

3.3 提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。針對工程檔案管理人員業務水平不高的實際，必須以人為本，培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，技術、會管理、業務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。

3.4 重視收集歸檔，不斷提高工程檔案管理效率。工程檔案整理的時間長，為便于管理，減少不必要的重復工作，已經收集整理完成的組卷應妥善保管、及時歸檔。充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，能有效地實現工程檔案的動態管理從而節省大量的人力物力。

3.5 大力開發、利用計算機在水運工程檔案管理中的作用。隨著對計算機的廣泛認知 使計算機在檔案管理中的應用打下了基礎, 也提出了迫切要求。目前, 計算機在設計檔案管理中, 主要進行電子存檔和查閱。電子存檔要求,每項工程完成后,其原始數據、計算結果, 這些內容經設計人員整理后,傳到網上, 由檔案管理人員統一歸檔, 并刻光盤上保存。查閱功能主要指設計人員可能通過網絡查閱設計圖紙、圖書資料目錄, 個人借閱情況等。隨著社會的發展, 計算機在檔案管理中的作用也將進一步深入、廣泛。

4 結束語

近年來，隨著水運工程質量管理和實施工作的不斷規范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質量也有了很大的提高。但是，一些水運工程檔案仍存在著整理速度慢、內容不全、不規范、質量不高等問題。為此科學地進行檔案管理，大力開發水運工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向各部門和社會提供利用，是實現水運工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。

參考文獻：

[1] 于亮.談工程檔案管理的問題及對策[J]. 經營管理者. 2011，(04).

[2] 孫美玲.試論水利工程檔案的管理[J]. 黑龍江科技信息, 2012，(01).

篇（8）

Abstract: Highway Construction of great significance to the local economic development, then the establishment of a complete highway projects, files, also has very important significance of the scientific management of the highway project.

Keywords: highway engineering; file; management

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：

在對建設工程質量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質量，影響企業的經濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

公路工程檔案是反映交通發展的重要的歷史記錄，是各級公路管理狀況的鏡子，是工程建設的見證，是工程質量的反映。可以說，對公路工程檔案管理工作的重視，就是對工程建設本身的重視。因此，重視和加強公路工程檔案管理工作，對公路建設事業有著極為重要的意義。

一、思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作。

二、建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

三、嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

四、公路工程檔案收集要系統完整

公路工程收集整理是一項系統性、長期性、繁瑣乏味的工作,牽涉的部門很多,覆蓋的范圍很廣。因此需要本系統本單位領導職工的共同努力。我們要改變檔案工作長期封閉的局面,摒棄“檔案工作無關緊要”的舊觀念,創新發展,開拓視野,全力以赴地搜集相關的檔案信息。單位各部門、各科室的每個職工均負有搜集上交相關數據文件的職責,部門領導要周密部署,明確專人負責工程的文件、具體數據、聲像資料的收集歸檔整理工作,對每個公路工程都不放過,要把施工中形成的報告、請示、批復、圖紙、合同、招投標書賬冊、協調活動、會議記錄等資料收集歸檔,做到應收盡收,應納盡納,確保歸檔文件、數據和聲像資料的完整性。從領導到職工都要增強“檔案意識”,通過強有力的輿論宣傳,發動全體領導職工,抓實抓好檔案管理,營造“公路工程檔案、人人有責”的濃厚氛圍,激發大家收集整理檔案的工作熱情,為檔案工作的完整提供堅強的組織保證。在檔案資料的收集中要做到兩個結合:1、是辦公室收發文件時把關收集與檔案管理人員專項收集相結合。2、是日常收集與每年年底歸檔整理時查漏補缺相結合。通過領導職工的共同努力,將公路工程檔案收集得更為齊全完整,在今后的公路建設中,把最系統的、最有價值的檔案信息傳遞給使用者,更好地為我國道路交通現代化建設服務。

五、公路工程檔案的軟件、硬件建設

要做好公路工程檔案工作,必須堅持以人為本,加快檔案基礎設施建設。既要抓“軟件“——隊伍的建設,又要抓”硬件“——辦公設施的建設,兩手抓,兩手都要硬。首先,要加強檔案員隊伍建設。打造高素質的檔案管理人員的培訓,通過培訓,強化檔案人員的信息意識、經濟意識、保密意識和現代化意識,不斷提高檔案人員職業操守和業務技能。檔案員作為國家財產的保存者、守護者,應本著對歷史負責的態度,認真鉆研業務,開展深層次的研究,發揮檔案的價值,為實現檔案的社會功能盡到自己的責任。新時期的檔案工作者應具有較高的修養、情操以及檔案服務部門所特有的良好風范與氣質,應不斷增加自身的學識,提高自身的修養,陶冶自身情操,以自己的博學以及良好的職業道德,贏得社會公眾的敬重從而提高檔案工作在社會中的地位,采取“走出去,請進來”的辦法,到外地兄弟單位學習檔案管理先進經驗,取長補短,不斷改進。其次,要加大對檔案管理的硬件投入。

要加快檔案室硬件的建設,檔案室要配備必要的鐵制柜、滅火器、裝訂機、滅鼠藥、除濕機等,改善檔案保管條件,做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮等工作。要加強檔案室軟件的配備完善,通過購置照相機、錄像機、電腦、掃描儀和專用軟件,實現檔案存儲介質多樣化,信息交流網絡化,與時代同步,有效改善檔案管理環境。再次,在軟硬件建設逐步完善的基礎上,要嘗試和推動檔案管理信息化和現代化。改變“重藏輕管”的傳統檔案管理觀念,充分調動檔案管理人員的主觀能動性,使他們拋開顧慮,大膽工作,不斷創新,銳意進取,運用信息資源管理理論和先進的電腦網絡技術手段,最大程度上開發和利用檔案,服務于交通事業和社會其他部門。

六、及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

參考文獻：

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年

[2]徐英浩《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J]，工海煤氣，2004

篇（9）

關鍵詞：

公路工程；檔案管理；對策

公路工程項目資金花費大，項目多，尤其是近幾年，公路建設普及到各個地方城市。公路工程檔案對公路工程建設的相關記錄，反應公路工程建設從設計、招標到工程竣工全方面的內容。不僅能夠反應已經竣工的內容，對公路工程的修繕，調查工作有很大的幫助。雖然我國在公路工程設計、技術、竣工等方面都有了很大的提高，但是對于公路工程管理方面仍然有許多問題待解決。

1公路工程檔案的概述和內涵

公路工程檔案是指公路工程項目從最開始到最后施工完成的所有相關數據的載體，包括計劃書、圖紙、表格、財務等具體資料。公路工程檔案是對歷史公路工程的記錄，具有再現性、記錄性的特點，能將相關資料真實的反應出來。此外，公路工程檔案還會對一些隱蔽工程進行重要記錄，是公路工程管理的重要憑證。公路工程檔案還會對公路事故進行記錄并分析原因，對工程質量加以評定。如果建設完成的公路工程出現質量問題，將會從公路工程檔案入手，尋找責任人加以賠償。公路工程檔案對工程的實施、開展和相應的維修都有著重要的幫助。然而，目前相關管理人員對公路工程檔案不加以重視，導致公路工程檔案管理不周，錯誤頻頻出現。接下來，文章將對公路工程檔案管理進行分析并提出相應的改進措施。

2目前公路工程檔案管理存在的問題

2.1檔案管理意識薄弱近幾年，雖然我國公路工程貫徹了大江南北，高速公路也修到了各個城鄉內，但是公路工程的質量卻沒有提高。公路裂痕、斷裂的現象頻頻出現，更夸張的是出現了公路大橋斷裂的情況，造成很多交通事故。這些原因人們大多歸為公路工程建設問題，卻忽視了公路工程檔案管理的問題。公路工程檔案管理不周能夠直接導致工程建設拖工、工程質量等問題。然而公路工程檔案管理卻總是被忽視，主要原因就是相關工作單位的檔案管理意識薄弱，工作單位對檔案資料收集，整理不積極。并且，公路工程檔案的部門管理也不夠科學，項目負責人為了獲得更多的經濟利益，只抓與資金相關的部門，忽略了對檔案管理部門的管理，大多領導者對檔案管理部門人員也不采取獎懲模式，這就導致工作人員對工作失去熱情，檔案管理工作效率下降。不能貫徹公路工程檔案管理的重要性是導致管理效率降低的直接原因。

2.2收集整理檔案的標準不一致由于在公路工程建設過程中制度沒有明確規定必須設立相關部門，許多項目單位為了節省開支不設立明確的管理部門，只是在需要時雇傭臨時工作人員，這就導致檔案管理工作跟不上公路工程的進度。由于臨時工作人員頻繁換動，導致工作人員不能明確工作任務，有的工作人員甚至沒有完成相應的工作進度就離開工作，出現檔案資料缺少，相應資料與工程時間對不上的現象。此外，負責人為了檢查能夠合格，甚至讓人胡亂編造工程檔案。致使工作人員在進行資料整理和收集時會出現諸多問題。如在進行檔案收集和整理時由于相應的制度標準不統一，一個工程檔案中出現多個整理標準，導致資料混亂。

2.3相關制度不完善且人員素質低我國公路工程檔案的編制不夠清晰，大部分制度只是片面的，沒有明確，導致工作人員在進行實際操作時模棱兩可，檔案資料不健全。并且隨著公路建設日益增加，公路工程檔案編制任務繁重，然而我國公路檔案編制仍然采用老式的方法進行，沒用的資料過多，使公路工程檔案管理越來越困難。由于大部分檔案管理人員都是在室內進行編制，很少去工地進行實地考察，對公路工程內容不了解，致使工程檔案編制缺少真實性和確切性。公路工程檔案包括設計圖，工程流程，資料表格等，這些內容需要工作人員進行整理分析，但是聘請兼職人員對專業知識不夠，對管理的內容變通能力差，使檔案編制的條理不清晰，出現大量錯誤。

3提高公路工程檔案管理的有效措施

3.1加大對檔案管理的投入要真正的將檔案管理工作做好，就要加大對檔案管理的投入，提高對檔案管理的重視程度，讓公路工程的員工都意識到檔案管理的重要性。工程項目的有關文檔不僅真實記錄了重要資料，還是工程質量的鏡子，對以后工程質量的檢查提供可靠依據。工程項目應該加大對工程檔案管理工作的資金投入，設立專門的檔案管理部門，招聘固定的工作人員，并采取獎懲工作模式，提高工作人員的工作熱情。不僅要進行工作人員的思想工作，更要做好領導者的思想工作，讓領導者真正意識到工程檔案管理的重要性，認真做好檔案檢查工作，抓住工作重點，進行有效管理。提高監管質量。此外，國家機構應該加大對檔案管理的宣傳，讓每個人都參與到工程檔案的管理和監督工作，為檔案整理工作貢獻自己的力量。

3.2統一管理標準檔案管理相關的制度過多，目前最規范的管理制度為《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》。根據同一個標準來進行文檔整理、資料記錄以及工作交接，檢查機構進行檢查也會節省時間。不僅要對管理標準進行統一，還應對管理標準進行完善，使檔案管理更加規范。項目負責人在工作前也應設立明確的檔案收集范圍、整理要求、檢查標準，如果檔案管理檢查未符合要求，應該要求重新返工。我國目前的工作方法太過古板，大部分還使用文字紙張進行編輯，使資料堆積過多，查找困難。普及計算機檔案管理也是提高工作效率的有效方法，用新技術的標準來規定工作任務，讓新技術普及每個工程項目。

3.3加強管理和人才培訓每個單位的管理監督工作都應做到位，公路工程不能僅僅做工程現場以及質量的監督，還應做好工程檔案管理的監督工作。對于工程檔案管理工作應該做好三方面的監督：資料收集工作監督，在進行任務安排時應該明確規定資料編輯范圍，以免多余的資料進入工程編輯中，導致工作量過大；做好工作交接，工程檔案編輯工作量大，人員不固定，在進行工作交接時一定要確保已經完成的工作，交接時間不應過長；檔案整理工作的監督，在進行檔案整理時應該將資料進行細分，方便以后查找，并且定期進行資料檢查，防止檔案丟失。人才培養工作也是必須要抓的，我國工程檔案管理工作人才缺失，并且工作人員大多都只會使用老方法進行檔案管理，要真正的提高檔案管理工作人員的技術，所以，我國應該培養更多的管理人才，項目單位也應該對工作人員進行新技術普及，讓檔案管理更科學。

4結束語

公路工程檔案管理不僅關系到公路工程建設問題，一定程度上還關系到我國的城鄉建設發展。要做到公路工程檔案的改革進步是一個漫長的過程，需要從改變工作人員的意識入手，讓相關人員對公路工程檔案管理加以重視，并且規定檔案管理標準，提高工作人員自身素質。只有這樣，才能讓我國的公路工程檔案管理更加進步。

參考文獻

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高速公路的合同文件檔案管理工作必須具備較強的專業性與技術性，要有檔案管理專業的知識和管理經驗，又要有熟悉公路橋梁建設的基本知識，近年來，隨著高速公路工程建設的不斷開展，業務市場競爭十分激烈。為了促使我國高速公路工程合同文件管理的得到有序進行，需具備專業素質高、管理經驗豐富、資歷雄厚的檔案管理人員。然而，在目前的高速公路工程建設中，仍然比較缺乏合同文件專業檔案管理人才。多數合同文件檔案管理的人員素質不高，缺少較強的工作責任心，甚至不了解合同文件檔案的收集、整理及歸檔工作等，導致高速公路工程的合同文件檔案管理水平不高，加上多數檔案管理的人員主要是兼職人員，經常會有輪流上崗的情況發生，是造成整個項目工程合同文件檔案管理較為不規范關鍵，因此，培養合同文件檔案管理的隊伍是在必行，提高合同文件管理人才的素質是當務之急。

（二）合同文件檔案管理的意識不強

在我國加快高速公路的工程建設的進程中，各承包業務的施工單位競爭十分激烈。部分承包單位為贏得整個工程項目的權，不惜和業主簽下不規范的合同，這為往后的合同文件管理留下隱患。再有多數承包商在履行合同期間，往往違規辦事，根本沒有按照合同文件要求執行，甚至在出現利益糾紛時，完全拋開合同文件內容，而是通過關系、各種手段等形式處理工程中的疑難事情。由于大部分建設工程單位尚未設置專門的合同文件檔案管理部門，以致缺乏有效規范的操作流程及管理體系，進而無法及時跟蹤與監督整個工程項目的合同文件檔案動態。

（三）不規范的合同文件檔案

在高速公路的工程施工中，由于各個參建單位簽訂的合同條款種類繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照樣本擬定合同條款之后經過甲方業主認同，雙方才簽字的。但往往在合同擬定時，承包商與業主雙方沒有認真分析合同文本，或者對某些條款理解錯誤，對合同的風險評估不夠等，致使最終的合同款項和實際的招投標文本中的相關款項相差甚遠，最終導致合同無法很好的履行，產生較多的合同糾紛事件。要求合同文件書寫要規范、表格填寫要一致、單位印章要清晰、形成合同時間要統一，否則，不符合要的合同文件檔案部門應該給予指正和整改后才能接收，針對上述存在的問題，我們必須盡早采取有效可行的改進措施，才能逐步確保規范高速公路建設的合同文件檔案管理工作，從而也才能促使整個項目工程的有序進行，避免不必要的合同糾紛。

二、加強高速公路工程合同文件檔案的管理措施

（一）強化合同檔案管理的規范性

高速公路合同文件檔案管理的主要任務是收集、整理、歸檔、入庫各種合同文件，它是項目管理工作的根本，始終貫穿于整個項目工程的各個環節。因此，高速公路工程的技術人員與監理人員，需要與檔案管理人員密切聯系，同時，管理人員必須及時跟蹤工程的施工進度，確保檔案資料的收集完整及準確。另外，工程項目的監理人員也應認真檢查合同文件的內容是否完整、清晰，書寫有無統一、規范以及合同文件上有無雙方的簽字證明蓋章等。此外，工程單位的檔案管理部門也要確保合同文件的原始記錄，重視合同文件原始資料的收集與歸檔工作。只有這樣，才能減少相應的合同文件檔案管理問題的出現。

（二）構建完善的合同文件檔案管理制度

在高速公路的工程建設中，應根據合同協議來明確承包商與業主之間的權利與職責，保證雙方的利益平等。這就需要工程建設單位構建與完善合同檔案的管理制度，依照國家檔案局頒布的法律和法規，國家的合同法和建筑法以及招標投標法等法律政策認真擬定合同文件，明確合同雙方的權利與義務。如果任何一方隨意更改合同或違背合同的規定，均應承擔相應的法律責任，只有不斷完善工程建設的合同文件檔案，逐步規范工程建設的檔案法規，確保合同檔案的法律性。高速公路的業主單位、設計單位、建設單位、監理單位、國土單位、環保單位、水保單位應該主動提供合同文件作為檔案移交，還應明確規定合同文件的負責人，讓他們知道合同文件的收集范圍和歸檔期限等。合同檔案的管理人員應努力做好本職工作，分清單位內部各級別之間的關系，確定合同檔案管理工作的重要性，以此激發檔案管理人員的工作積極性，保證工程合同歸檔的完整性與及時性。合同文件檔案作為工程建設的重要組成部分，負責管理檔案的人員必須學會運用先進的科學理念，不斷完善工程建設的合同檔案管理工作，實施動態管理與實時管理，及時發現、分析及解決存在的管理問題，做好合同文件檔案的保密工作，確保工程建設單位的合法權益不受損害。

（三）強化合同檔案管理人員的知識培訓

強化合同檔案管理人員的知識面，是高速公路工程建設開展檔案管理工作的根本。提高專業人才的隊伍建設問題，不斷強化檔案管理人才的知識與技能培訓，同時引進更多素質高、技術性強的專業人才，可利用在職學習、進修等方式不斷提升合同文件檔案管理人員的知識水平；可以通過參加國家級、省級、市級檔案局檔案館的長期、短期培訓提高業務知識，也可以參加一些大學院校檔案專業的長期脫產在校學習，以加強現有檔案管理人員的素質，同時逐漸增強他們的職業道德和轉變思想理念，以及提升檔案管理人員的工程技術與檔案管理的能力，積極引進大量具有豐富管理經驗的檔案管理人才，以便為高速公路工程建設的合同檔案管理提供可靠性人才，加快合同文件檔案管理的工作效率。

（四）注重合同文件檔案的變更文件管理

高速公路項目工程的具體實施中，通常會出現合同變更的情況，這表示承包商可能有會要求業主索賠的行為，已獲得最大的經濟利益。對此，為減少該種情況的發生，在高速公路工程實踐中應對相關的變更合同文件進行仔細的登記，并作詳細記錄，保管好變更的合同文件，包括變更圖紙、變更施工方案、變更計量、變更工程量清單、變更匯總表、變更進度表、更改意見、變更人員會簽名單等都很重要，另外，負責管理合同檔案的人員在將變更合同文件歸檔時，不要因為它們是變更文件不予以重視收集和整理。檔案工作人員要明確的自己的工作權利與工作職責，完善構建相應的變更合同文件檔案管理體系，以便對合同文件檔案的歸檔范圍和保管期限進行及時跟蹤和動態管理，確保高速公路工程的合同文件檔案管理工作順利開展。

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一、文件資料管理目標

XXX項目部文件資料管理的目標是：規范、有效的文件資料及時、準確、齊全、方便的服務于工程，為竣工檔案移交奠定堅實基礎。

XXX項目部秉承業主的文件資料管理原則，即事事有人管，人人有專責，辦事有標準，工作有檢查。

XXX項目部鄭重承諾：嚴格執行國家、行業、業主、企業的有關要求，規范信息文檔管理，認真貫徹執行各項規章制度，齊全完整收集歸檔資料，按期、高質量移交竣工檔案。

二、 組織機構

（一）信息文檔管理組織機構

XXX項目部根據工程的施工特點，建立分工明確、合理有效的工程信息資料管理職能體系。信息資料部是施工文件管理統一歸口單位，負責項目部對內、對外的所有施工技術文件的管理，直接受項目部生產經理領導。信息資料部共設7個崗位，分別是：部長、副部長、圖紙變更管理員、文檔管理員、技術資料管理員、翻譯以及網絡工程師。項目部所屬的各部室及各專業施工隊伍設專職或兼職信息資料員，負責本部室、本單位的信息資料管理工作。

（二）信息資料部管理職責

1、文件資料管理職責

(1) 結合工程特點，建立合理有效的項目部信息文檔管理組織機構，明確管理職責，確定工作目標，并在項目施工過程中保證組織機構有效運轉；

(2) 根據國家、行業、地方標準、業主及其他接口單位的要求，制定適用于本項目的信息文檔管理程序、制度；監督信息文檔管理程序的實施，并持續修訂，保持更新；

(3) 依據業主及工程要求，制訂適用于本項目的信息文檔管理表式；在施工過程中監督、審查表式的應用；

(4) 根據業主的要求，在規定的時間內向業主提供有關的文件清單及相關文件，并適時更新，保證其持續有效性；

(5) 制訂適用于本項目的信息文檔培訓計劃；在施工的不同階段實施有針對性的培訓工作，包括信息資料管理人員專業培訓、信息文檔管理程序的宣貫等；

(6) 負責所有合同要求設計文件、變更文件、文件資料、技術文件資料的接收、核對、標識、記錄、出版、分發、修改更新、整理、保管、移交和處置，并對需處理的文件適時跟蹤，定期匯總；同時負責相關電子文件的整理、遞送和保存；負責項目部FU標識章、受控標識章以及作廢供參考標識章的管理；

(7) 按照業主的要求，利用業主指定的數據接口提供施工文件管理、變更管理、圖紙功能信息、文檔管理方面的數據信息；

(8) 負責外文技術資料的中英文翻譯；負責現場口譯工作；

(9) 負責施工項目文件包的管理工作；

(10) 協助完成EESR竣工文檔的管理工作，負責監督和審查竣工文件的規范性；

(11) 負責對項目部其他部室、單位信息資料管理提供技術支持；

(12) 負責制訂和實施信息資料管理考核制度；

(13) 在施工的不同階段，組織有針對性信息資料檢查，負責各類資料的規范性審查；對檢查發現的問題落實整改，制訂有效的預防措施；

(14) 配合業主及公司組織的各類信息文檔檢查工作。

2、檔案管理職責

(1) 工程開工前組建合理有效的檔案管理組織機構，實行項目經理為第一責任人的檔案管理首問制，加強檔案管理工作的力度；并適時保證組織機構的有效運轉；

(2) 根據國家、行業、企業標準及業主對檔案移交的管理規定，制訂適用于本項目的檔案管理程序，以及相應的培訓計劃；在施工的不同階段實施宣貫；

(3) 根據業主及公司的要求，與質保部、技術設計部協商制訂系統、完整的檔案移交范圍、數量及質量，并報業主、公司審核批準，實施；根據審批的檔案移交范圍制訂項目部有關單位的檔案管理職責，明確分工，責任落實到部門、落實到人；

(4) 負責組織在施工過程中對歸檔范圍的文件資料的收集、保存實施監督、審查；

(5) 系統工程竣工后，負責組織EESR文檔的整理、審核，辦理移交手續；

(6) 負責組織對竣工圖的整理、移交工作；負責竣工圖章的管理工作；

(7) 負責按照業主的要求，組織竣工檔案的整理、組卷及移交；同時按照要求對相關電子文件進行整理、移交；

(8) 按照業主的要求，在指定的數據接口上錄入竣工文件、變更文件以及其它AA19位編碼文件數據，并及時更新；

(9) 配合業主及公司組織的各類檔案管理檢查、驗收工作；

(10) 組織檔案管理專項考核工作。

3、信息管理職責

(1) 負責XXX項目部信息設備軟硬件的運行和維護；

(2) 負責XXX項目部計算機網絡及通訊系統的建立、運行和維護；

(3) 負責組織信息系統數據錄入的監督、檢查和技術指導；

(4) 負責保障按照業主要求的格式、接口、頻率提供有關數據。

三、文檔管理控制手段

XXX項目部為保證文檔管理目標的100%實現，確保管理原則在工作中的貫徹，采取切合實際、行之有效的信息文檔管理控制手段。

（一）建立分工明確、合理有效的文檔管理組織機構

根據本項目的特點，建立分工明確、合理有效的組織機構，使有關部門在施工的各個階段便深入參與并跟蹤工程文件的控制與收集工作，承擔起多渠道形成文件的接收管理工作，保證工程建設期間文件收集的完整性，使文件資料的管理和檔案的收集與工程同步進行。根據工程文件、檔案的數量龐大、種類繁多、專業性強的特點，設置專業結構合理的崗位，配備與崗位要求相適應的管理人員。

（二） 制訂有針對性的、操作性強的文檔管理程序

1、有效的前端控制

有效的前端控制是文檔管理的關鍵，因此在項目開工前期就根據工程特點，結合信息資料部的管理職能制訂文檔管理的各項程序，規范管理、明確職責，將文檔管理的工作內容程序化、規范化，并在人員上崗前、在施工過程中、在竣工資料整理組卷時開展有針對性的培訓和宣貫工作。

2、文件包管理的運用

在竣工資料收集過程中，運用有成功管理經驗的文件包管理辦法，符合檔案管理的工作原則，從開工前計劃、施工過程收集和檢查以及竣工后整理移交三方面保證了竣工資料的規范性、完整性和系統性。

（三）制訂文檔管理專項考核制度

工程文檔管理是工程建設管理的有機組成部分。XXX項目部將工程文檔管理工作納入工程目標管理程序及工作計劃，納入工程質量保證體系，納入有關部門技術人員的職責范圍、工作規范。同時根據制訂的文檔管理程序，將各項工作目標化、量化，建立與之相適應的監督考核機制。在施工過程中定期組織考核，目的是監督管理程序的貫徹和執行，考核文檔管理人員的工作。有效的考核制度是管理程序貫徹執行的有力保障。本工程將借鑒以往施工現場成功管理經驗，專門設立信息文檔考核專項備用金。與信息、文檔管理有關的部門領導、人員，在工程初期統一交一定數量的管理保證金。管理保證金實行階段性返還和獎勵制度，根據施工過程中組織的各項信息文檔檢查結果、崗位職責完成情況以及管理程序的貫徹執行情況等多方面的因素，對有關人員、崗位進行獎勵和懲罰，對工作優秀者可成倍數獎勵。

（四）結合工程情況組織文檔管理專項檢查

在施工的不同階段，信息資料部將協同項目部其它部門、單位組織建立專項的文檔管理檢查小組，對產生的文件資料進行系統的檢查。對發現的問題進行匯總、研究、分析，監督、審核整改，制訂必要的文檔管理預防、糾正措施。

（五）文檔管理應用有效的信息管理系統

工程文件的特點是文件數量巨大、文件的相互關系繁雜、文件的版次多、多種文件介質共存。