畢業檔案管理大全11篇
時間：2023-05-28 09:41:47緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇畢業檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。
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1.1系統架構
系統是基于Web的應用系統,涉及到業務邏輯、數據處理等內容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結構進行設計和開發,使不同的系統用戶可以通過瀏覽器訪問網站進行檔案管理相關工作,能很好地實現數據共享。
1.2技術分析
在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負責產生用戶的請求,并接受WEB服務器傳遞的WEB頁面數據;WEB服務器接收請求,將其轉換為數據庫服務器能識別的SQL語句,傳遞給數據庫服務器,數據庫服務器執行后將結果返回給WEB服務器,WEB服務器將結果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯網的相關技術,B/S結構的系統開放性好,易維護、易擴展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務器交換數據,數據安全性比較高。
2系統需求分析
針對于日常的畢業生檔案管理流程,該系統需滿足以下需求:(1)畢業生可以通過網絡很方便地查詢自己的畢業檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學校畢業生檔案管理人員能對畢業生檔案的有關信息進行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠對遺留學生的檔案進行有效管理。(3)學校畢業生檔案管理人員能夠憑自己的權限在網上對該系統內畢業生檔案進行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權限等操作。(4)系統穩定,實用,可靠,能夠按要求備份數據庫。
3系統功能設計
由于本系統是面向特定的對象,所以用戶進入系統先應該進行身份驗證。根據不同的用戶,進入到不同的管理界面,完成相應的功能。
系統的功能模塊劃分如下:系統主要由用戶登錄、系統管理、檔案管理三大模塊構成。其中系統管理和檔案管理是本系統的中心模塊。系統管理包括:用戶管理、權限管理、數據維護管理、日志管理、系統輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業信息管理、檔案轉遞管理、遺留學生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現的功能包括兩部分:畢業信息提交及檔案去向查詢功能。而系統用戶實現的功能則包括以下幾點。
(1)系統管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設置與修改;②用戶管理:系統支持多級權限管理。系統管理人員可對系統信息進行維護、編輯、檢索、打印并對系統進行數據庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護:畢業生生源數據庫的維護——按年度,每年一個畢業生生源數據庫,進行畢業生生源數據庫的匯總與修改;打印方式的維護——根據機要檔案交接的需要,按畢業生檔案機要轉遞去向的不同,能夠分別打印發往外省、市的,本市、區的,本地人才服務中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時間及使用的相關記錄;⑤系統備份功能:系統數據按要求進行備份。
(2)畢業生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業生檔案管理基本信息的錄入、修改,進行相應的數據編輯,以及畢業信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統用戶,能以多種方式對畢業生檔案的各種信息情況進行數據檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網絡數據檢索,對畢業生檔案信息進行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學號;打印功能:將檔案轉遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數據庫設計及系統實現
4.1數據庫設計
根據高校畢業生檔案管理的工作流程,依托網絡,畢業生檔案管理系統要處理的信息主要包括:(1)畢業生個人情況信息:學號、姓名、性別、專業名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學時間、學制、培養方式等;畢業生就業信息;(2)就業單位、單位所在地址、派遣時間、畢業去向、派遣報到證號、就業狀況;(3)檔案轉遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間——畢業生檔案轉出所在高校的時間、檔案郵寄號碼——高校學生檔案管理部門轉遞畢業生檔案時的編號、檔案機要編號——檔案轉遞機要部門的郵寄編號、檔案回執——由高校學生檔案管理部門隨檔案轉出,用人單位或人事部門收到畢業生檔案后寄還的檔案接收單據,這是畢業生檔案歸屬的憑據;(4)遺留學生檔案信息:學號、姓名、遺留材料內容、遺留原因、其他相關說明。
由于涉及到的數據量不大,所以采用了access數據庫,設計完成了用戶表、檔案轉遞信息表、學生信息表、遺留學生檔案信息表、就業信息表。
4.2系統實現
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二、做好函授畢業生檔案工作的幾點建議
鑒于目前函授畢業生人事檔案工作的現狀，各高校函授點應強化函授檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解畢業生的自然資料，增強畢業生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應加強各式檔案包含函授檔案征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統。如果國家能夠將這些數據統一整合起來，把各種個人信息庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門信息共享，也使函授畢業生受益。二是做好畢業生檔案轉交工作。有些高校要求高校函授點必須嚴格執行檔案傳遞制度，并要求畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門、人才機構等人事部門，避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對于有就業單位的函授畢業生，要搞清楚單位性質。如果是政府機構、全額撥款事業單位、國營單位，應該有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他單位工作就應交當地人才交流中心檔案管理中心，到時提取方便。函授畢業生一定要重視自己的檔案。對于打算把檔案暫時存放在學校的畢業生，第一時間要提出申請，在找到新的工作單位之后及時遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對函授檔案工作的思考
隨著物質水平的提高，教育水平也越來越高，函授學歷在社會上往往被忽視，函授檔案更是無人問津。我們如何改變這種現狀？使我們的函授工作上一個新臺階呢？
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關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
一、學籍檔案和人事檔案的關系
大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
二、大學畢業生檔案管理的現狀
我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。
對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。
另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區
從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：
一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響。現在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：
一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。
二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。
如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。
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現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不加強對檔案準確性的負責。認為只要不將學生的檔案丟失，在上級部門進行檢查時，能夠及時的進行外調和查檔工作就可以了。但是，對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且對工作后的辦理養老保險，考取公務員等，都要進行查閱檔案。所以，學校必須加強對畢業生檔案管理的重視。
2 規范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對畢業生檔案材料進行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責任落實在人上，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進行對檔案文件進行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。
3 加強對檔案管理的創新工作
3.1 提高創新觀念
進行畢業生檔案管理的創新管理工作，首先就需要改變相關畢業生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創新管理理念。通過對高素質人員的培養以及對相關工作人員的定期進行培訓學習，使其可了解到最新的學生管理方式，緊跟社會發展的腳步，把所學習到的先進的管理理念運用到畢業生檔案管理中，再結合畢業生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進的管理方案。通過對工程相關工作人員的綜合素質的提升，建立一支具有高素質的專業檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進性。另外，需要明確畢業生檔案管理的創新管理具有緊迫性，每一份畢業生檔案，就關系到畢業生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經驗，不斷通過對畢業生檔案管理管理的創新，保持畢業生檔案管理水平維持在一個較高的水平。
3.2 重視加強人才開發交流服務中心機構建設
進行創新管理，需要進行建設一個完整有效的人才開發交流服務中心機構，在其中對于相關部門的權利和責任進行明文規定，更加有效的保證了各部門聯接工作，使其意見更夠統一，減少對管理措施進行創新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業生檔案管理的質量水平。另外，對于人才開發交流服務中心機構中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質較高，實踐能力較強并且具有創新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發交流服務中心機構順利運行，以及建筑畢業生檔案管理的創新管理，提高管理水平與高素質人才投身管理實踐中的熱情。
3.3 建立創新管理機制
管理機制在畢業生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業生檔案管理的管理工作人員，應積極的對相關管理機制進行創新管理。積極的引進外界具備現代化優點的管理機制。在管理機構內部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進行創新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質不高
進行畢業生檔案管理的工作人員中，大多數缺乏專業知識。在開始工作之前沒有經過系統的培訓，綜合素質不高，不了解畢業生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質量。極易導致最后造成整理的學生檔案出現錯誤，嚴重不符學生實際情況等，對學生今后進入社會和工作，造成不良的影響。
4.2 加強人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強畢業生檔案管理中專業人才管理，檔案管理專業人員是保證畢業生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質量，首先就要對檔案收集整理的專業人員進行培訓工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀。使其在進行收集整理或者是在進行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業生檔案管理專業人員進行有效的培訓工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業生檔案管理專業人員的專業素質，建立相應的責任制度。保證畢業生檔案管理工作的有效進行，提高相關工作人員的質量意識，對于畢業生檔案管理專業人員的綜合素質和工作積極性進行調動，使其增強其對工作的責任感和相關科學技術水平。使其具有準確率第一的觀念，嚴格按檔案管理標準進行工作，明確其工作職責。同時加強管理階層對于工作人員的領導監督。
4.2.3保證人員具有較高的專業素養和綜合能力。才能做到對畢業生檔案管理工作的保證。只有畢業生檔案管理工作人員具有進行施工的綜合素質，并發揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進行，避免人的因素阻礙工作的進行，進而提高檔案收集整理工作的規范性。
5 運用信息化技術手段
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1.未能得到足夠的重視
許多基層的人才服務中心一直未能認識到檔案管理的重要性，認為大學生畢業工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯系；學生也是如此，大多都沒有意識到檔案的重要性，很多學生在畢業后的很長時間內檔案都在自己手中，也不寄存到才服務中心；另外，一些基層的人才服務中心也未能及時管理檔案，只是隨意堆放。種種現象都說明了基層人才服務中心所存在的不同程度上的輕視思想，很多人對缺乏對大學生畢業檔案工作的了解，甚至是忽視，無法滿足當前的管理需求。
2.檔案管理方法與保存技術都比較落后
當前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊，管理雜亂無序，不利于用人單位上門查閱、參考，關鍵時刻影響了畢業生的就業。當前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時間短、流動較快、投寄單位多、就業趨向廣等特點；檔案管理對環境要求較高，特別是一些區縣級的人才服務中心沒有專用檔案室，有些檔案室設備不配套，再加上狹窄、潮濕，很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀，影響檔案的保存及美觀度、完整性等；此外，很多大學畢業生的檔案都是無法備份的原始材料，一旦損壞不僅影響學生個人，還會影響社會對人才連續培養目標的達成。
3.檔案內容單一不全，未能反映
大學生的在校全貌大學生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學登記表、報到證存根、學籍成績總表、獎懲文件、體檢表等，這些材料未能涵蓋學生的素質全貌，也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現了一些新的如：大學生英語四、六級證、計算機等級證書、心理測試成績、社會實踐活動等檔案材料，也反映了當代大學生的精神風貌，但部分也未能進入學生本人檔案之中。
二、大學生畢業檔案管理的應用對策分析
1.高校應不斷提升重視的程度
加強對大學生畢業檔案管理工作的重視程度，培養檔案管理人員的管理服務與愛崗敬業的奉獻意識，引導其全心全意為大學畢業生檔案管理工作所服務；嚴格規范檔案管理的流程，如何歸檔，多長時間做出什么樣的處理，都應做到規范化、制度化、專業化及職業化。同時，重視檔案管理工作人員的激勵制度，將其工作成績和服務態度納入職務晉升與評定之中，對工作人員形成制度化的約束。
2.不斷完善管理方法與保存條件
檔案保存是一項具有較強技術性的工作。所以，伴隨著時代的飛速發展，檔案的管理與保存也應逐步實現現代化。比如：擴建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設備，購置計算機、網絡、數據儲存設備等；同時，加強對檔案的巡視、檢查、除蟲，注意放水、放火，提升安全防護等級。
3.拓展大學畢業生檔案歸檔的范圍
高校應立足于當前大學生的實際學習情況、生活軌跡等，不斷修改與補充原歸檔的范圍，從而體現、涵蓋當前大學生的德智體美勞、個性特征、心理狀態、發展潛能、適應崗位等全貌。例如：政治思想方面的鑒定、學習成績與報告、圣體素質等，從而促進大學生畢業生的就業和日后的發展。
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大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。
篇（7）
每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當，個人檔案記載著一個人的學歷、工作經歷、、工作表現等，表明一個人的一生人事檔案關系。畢業后要定級轉正、申報職稱、辦理養老保險，以及職務晉級、婚姻等有關證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數年的檔案，大學生畢業后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進了檔案的流動。”市人社局工作人員介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續不全導致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業生，按照畢業生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學生畢業后工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、大學生畢業生檔案去向
畢業生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業學生將《就業協議書》交給將要畢業學校，由學校人事部門統一到畢業學生人社部門辦理畢業學生就業派遣證。需要轉移戶口的高校畢業學生，還應該持就業派遣證、畢業證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉遷證。如果需要辦理手續的，由畢業學校一起拿到人才交流中心，經整理、核對，符合要求的，整理完手續齊全存檔。要辦理戶口的，持手續齊全存檔、復印畢業證、戶口準遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應該交一定的檔案存入費。
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二、民辦院校就業檔案服務程序
1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。
2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。
3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別
民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。
四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。
2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。
4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。
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檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟與科技發展、精神文明及和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業生就業“取消統一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現筆者就新時期高職院校畢業生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。高職院校畢業生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
（一）檔案是社會發展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業、升學、參軍及政府機關、企事業單位聘用人才提供備查的依據。
二、新時期高職院校畢業生檔案管理的特點及存在的問題
（一）新時期高職院校畢業生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業生檔案管理工作的相關規定，學生畢業離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業生檔案管理專業化程度低。大部分高職院校沒有專業的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數管理員沒有進行過專業培訓，業務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業自謀出路政策后，畢業生檔案管理呈現出多樣化、復雜化。一是畢業生考上公務員或到事業單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時期高職院校畢業生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規模，由于人員不足或沒有專業的部門和人員負責，以致造成畢業生檔案工作被忽視，管理混亂，發生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發達，現代化辦公設備已逐漸替代了傳統的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現了一個不容忽視的問題：那就是由這些現代化辦公用具產生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。
三、規范高職院校畢業學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。
（一）領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現檔案規范化、專業化、科學化。
（二）增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業生數量最大規模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業生檔案管理各項工作落到實處，避免出現學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發生。
（四）規范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業進行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動畢業生檔案的數字和數據庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現檔案信息化管理整體推進。
（五）嚴把質量，實現檔案標準化
為較好地解決現代化辦公用具產生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業學生的就業、創業和再深造，更好地服務于社會、服務于經濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規格要統一、規范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。搞好高職院校畢業學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現，是政府機關、企事業單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。
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中職畢業生檔案內容包括:學生學籍登記表、軍訓登記表、中考報名表、在校成績表、中職畢業生登記表、黨(團)材料、在校期間在校表現、體檢表、畢業生介紹信等。中職學校肩負著為國家培養技能人才的重任,面對激烈的人才市場競爭,中職學生比普通本科院校的學生面臨著更大的挑戰。中職畢業生人事檔案是學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對中職畢業生的人事檔案管理,對深化教學改革,提高教育質量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證,有著十分重要的意義。但由于種種原因,有些畢業生身份丟失,影響自己的職業生涯。
一、中職畢業生人事檔案管理中存在的問題
1.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。
2.檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業生檔案,只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號,導致檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業生提供優質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創新意識,在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業管理人員不僅應具備傳統技能,而且應具有信息技能,特別要加強計算機應用能力的學習,為檔案現代化管理提供準確快捷服務。
二、中職畢業生人事檔案管理的對策
為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用,為廣大的畢業生提供高效、優質的服務,畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
1.規范中職學生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務質量,強化對畢業生的檔案觀念教育。中職必須對學生人事檔案的價值重新定位,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業生人事檔案管理,嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位,暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達,杜絕隨意擱置。中職學校要加強對畢業生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
2.創新管理模式,實現現代化的檔案管理。首先,要增強創新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應用于人事檔案管理工作當中,信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施實現中職畢業生人事檔案的動態管理。中職畢業生人事檔案動態管理,是指在檔案管理的生命周期內,注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現全程與全方位的管理思想,強調管理過程的延續性和科學性,結合管理活動的各個環節,輔助現有信息技術,不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態,產生最佳的效果。中職畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術,結合傳統的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式,以達到目標與過程的統一。
4.加大人事工作力度,徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行,畢業生擇業時間進一步延長,根據這種情況,應加大為廣大畢業生實行人事的力度,使人事成為畢業生就業的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續做好“個人”的基礎上,積極向各高校聯系,宣傳人事政策,并制定對畢業生實行人事的優惠政策,對畢業生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善,對畢業生的轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責任。
5.整合資源,規范檔制管理。一個人的經歷和事件,不一定會在一時一地,所以,對大中專畢業生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個人、有關部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個人的學歷、技術職務、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經歷等方面的材料,有關部門和單位都有義務向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網絡化。在一定的授權范圍內,有關單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內,個人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營造一個公開、公平的環境。
7.優化服務,“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務的意識,提高服務質量;要創造方便、快捷的檔案轉遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關部門一起拓展服務的范圍,讓這些管理對象也享受社會發展的成果。目前,應該積極尋求有關部門的支持,先期成立流動人員黨支部,搞好黨員管理;設立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。
參考文獻:
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高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。
一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對性的法律法規的約束
近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。
2.學生檔案管理缺乏規范化
高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。
4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范
(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。
(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學生檔案管理工作的對策與措施
1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。
2.及時收集、有效整理
畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節
筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。
