學校人事檔案大全11篇

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一、人事檔案管理的重要性

人事檔案的管理需要從檔案管理制度以及信息化相結合的基礎上進行改革。這樣有利于中等職業學校更好地適應社會的發展以及需求，為人事檔案管理和學校的長期發展作出重要貢獻。檔案管理對中等職業技術學校來說，是有效管理人才、對人才流動進行有效統計的重要工作，也是對學校人事相關制度、規章等進行有效落實以及改進的重要成果。通過對職業學校人事檔案管理的提高，可以有效地將中等職業學校人員崗位變動以及吸納人才等方面進行更好落實。對人事檔案進行科學、合理、完整的信息整合，從而更好地指導學校人事管理工作，在人事管理工作順利開展的情況下，學校教育會在一個良好的環境中得到更好的發展。因此對中等職業技術學校的人事檔案管理系統進行進一步的加強管理并使其健全與優化，為中等職業技術學校人事檔案管理提高效率，促使人事檔案管理的價值得以提升，也能為學校的管理工作提供高質量的服務。

二、改進學校人事檔案信息化管理的方法

（一）加強學習，增強檔案管理人員素質。在進行中等職業學校人事信息化管理的過程中，應該以提高學校人事檔案服務管理水平為目標，將人事檔案管理信息化進行有效導入及落實。在人員基本素質以及工作能力方面，要定期進行培訓，建立良好的學習機制并且加強他們在工作過程中的具體落實情況。在人員信息檔案管理過程中，對計算機的應用應該以高效、便捷作為依據，進行能力和實際工作效率的有效提高，并且應該以信息技術不斷發展作為每個人工作以及學習過程中的動力，應該隨時掌握最新的發展技術和基本技能。每個人都應該具備良好的職業道德。（二）豐富檔案內容，提高檔案利用價值。在對檔案進行管理的過程中，應該充分發揮自己的工作能力，并運用計算機信息化提高人事檔案的豐富程度，以及提高檔案的利用價值。在傳統人事檔案管理過程中，主要運用的是基本的歸檔整理方法。信息內容只有員工的學習經歷、工作經歷、家庭關系以及社會關系等基本信息。但是在信息化以及社會化不斷發展的今天，這些內容是遠遠不夠的。在人事檔案管理過程中，應該注重將工作管理人員的性格偏好、職業偏好以及工作能力、工作中的特點這些個性化的信息進行有效整理，提高檔案的豐富度和使用價值。在科研水平方面以及課題研究方面要進行有效的管理以及記錄。嚴格控制好每個人基礎信息及個性化信息的真實性以及完整性。在人事檔案信息記錄方面也要不定期進行更新，對于人事檔案的使用價值進行更好的提高。（三）推進人事檔案信息化建設，實現資源共享。人事檔案信息化的目的主要是為了實現信息的有效利用以及信息資源的有效性。在信息的開放程度和實用范圍方面應該確保信息的安全以及私密性。將人事檔案資源有效地在社會以及各個院校之間進行相互使用，可以有效地將人事檔案以最真實、最權威的信息數據提供給使用者。在人事檔案管理信息記錄過程中，要做好風險和私密性以及準確性的控制，并且要確保人事檔案信息安全。人事檔案信息化管理應該建立一個比較健全、完善的管理制度，并將其加入到人事檔案管理過程中，對于中等職業學校來說，人事檔案管理工作可以在最新的信息資源下進行有效利用。

三、結束語

中等職業技術學校人員檔案信息管理，主要是通過在工作以及生活中將人事檔案、人事經歷、思想表現以及社會能力在工作中的重要體現、重要貢獻等方面進行了有效的整合，將這些信息有效地進行記錄與管理。對于院校之間以及社會人員調動以及使用者使用過程中進行參照的依據。中等技術學校進行人事檔案管理時，必須將傳統的方法轉換為正確的信息科技。在信息化的發展中，不斷地將傳統人事檔案管理過程存在的問題進行改革以及優化。從而實現社會環境以及學校環境相互的統一。更好地為學校以及上級領導部門、信息使用者之間進行有效的鏈接。通過對人事檔案管理過程和管理技術手段的不斷更新，從而達到人事檔案的相互關聯以及相互的資源共享。

【參考文獻】

[1]吳淑娟.中等職業學校人事檔案信息化管理研究[J].課程教育研究,2018(31):251.

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中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8882（2015）05-108-01

引言

在當今社會的發展中，隨著全面深化改革的進程在不斷推進，信息技術以及網絡技術的普及，逐漸進入了信息時代，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度以及人才使用制度也在不斷地改革和創新以便更好的適應信息化環境的發展，這就必然導致了學校在人事檔案管理工作上也需要進行適當的改革，從而更好的實現學校人事檔案資源的優化管理，促進學校不斷的發展。

一、信息時代下學校人事檔案管理的現狀

（一）管理制度不完善

人事檔案管理制度是學校對人事檔案進行管理的前提，也是組織管理系統中的基本框架，能夠有效的保證檔案管理的秩序，對提升學校的經濟發展和組織效率具有重要的意義[1]。在信息時代的大背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，及時很多學校已經按照國家或者教育部的相關規定制定了教學檔案管理辦法和報關方式等制度，但是對于學校人事檔案管理信息資源的制度還是不夠完善。而且，在有關調查中，只有一半的院校建立的有關的人事檔案管理制度，很多學校都沒有制定類似的管理制度，甚至還存在學校根本不清楚人事檔案相關管理制度。

（二）管理標準不統一

人事檔案是對人才的使用、開發、利用的過程進行記錄，是一種比較特殊的資源，也是學校對人員進行管理的一種手段，但是，就目前我國各大學校檔案資源的整合和共享還不夠科學合理，尤其是在信息時代的大背景下，檔案資源管理標準化的程度不夠高，無論是在當前的學校檔案管理方面，還是在檔案軟件開發的方面，都缺乏了統一、規范的標準。這就必然導致許多學校在人事檔案管理上存在很多問題，其資源整合和共享無法適應當前信息化教育環境的工作，具有一定的滯后性。

（三）人事檔案管理的人員隊伍素質較低

在信息化時代的環境下，學校的人事檔案管理是比較復雜且乏味的工作，在對檔案信息進行整合和共享的過程中，管理人員需要將所有的工作環節包括檔案數字化、檔案管理手段的現代化以及信息傳輸的網絡化等內容進行整合和分類管理，這就說明在各個工作環節中要求管理人員的素質能力較高。但是，在大多數學校，進行人事檔案管理的管理人員隊伍素質不夠高，其中大多數工作人員沿襲以往的檔案管理方式，無法適應信息化環境下的檔案管理工作，也存在有的工作人員雖然具備了檔案管理工作能力，但是缺乏計算機操作能力，使得其管理能力不能夠有效的發揮。

二、學校進行人事檔案管理工作的改善對策

（一）完善人事檔案的管理制度

學校在對人事檔案管理制度完善之前，學校領導一定要加強對人事檔案管理的了解，明確的認識到人事檔案管理在信息化時代的重要性，這樣學校才能夠更加重視人事檔案管理，從而進一步完善人事檔案管理制度，因此，學校領導需要經常檢查人事檔案管理的工作，通過及時發現人事檔案管理工作中出現的問題，來表明學校對人事檔案管理工作的重視度，從而對人事檔案管理工作過程中出現的問題進行及時的解決，這對人事檔案管理制度的完善是有重要意義的。而且，隨著現代化社會的發展，社會在不斷的改革，對人才的使用制度上和管理制度也在不斷地變化，這就必然導致相對應的人事檔案管理工作以及制度也需要不斷的完善和改革，這樣學校才能更好的對人才進行合理配置、合理使用、合理流動，從而發揮人才最大的社會價值。

（二）促進人事檔案管理標準的統一

學校如果希望能夠有效的對人事檔案進行整合和共享，就需要合理的運用計算機管理系統，同時還需要考慮人事檔案管理的實際情況以及人事檔案本身的特點，制定出適合本學校實施的標準化體系。通過對人事檔案管理進行標準化建設，不僅可以使得人事檔案管理人員按照國家的標準進行人事檔案的管理和操作，還能夠有效的利用計算機系統將人事檔案進行高速、快捷、方便的流動和傳閱，從而真正的為利用者服務。

所謂的標準化是指學校人事檔案資源整合技術的標準化、人事檔案整合的總體標準、人事檔案整合的管理標準以及人事檔案管理的工作標準，但是在目前學校人事檔案資源整合和共享的過程中，對其標準的設立不夠重視，沒有對其進行統一的管理和組織，因此，學校需要制定出標準要求，才能夠發揮出檔案資源的整合和應用價值，促進人事檔案管理標準的統一，最終提高人事檔案的利用率和效率。

（三）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案掌握著人才的信息，所以，學校只有有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，就能夠在最大限度上發揮人才的作用。在這個信息時代，信息技術快速發展，學校可以利用先進的科學技術設備，對人事檔案進行合理的管理，這樣提高了人事檔案的利用效率，也實現了人事檔案管理工作的現代化，并且學校想在人事檔案管理改革過程中提高人事檔案管理工作的水平和效率，不僅需要在設施上花心思，還需要重視對管理人員的培訓，讓人事檔案管理人員能夠充分了解這些現代化設施的基本操作，并且有效地運用到管理工作中，通過對管理工作人員進行定期或者不定期的培訓，讓管理工作人員熟練掌握和使用現代化設施設備，不僅要從理論上進行了解，還需要從實踐中獲得效果，這樣才能夠為學校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。

三、結語

綜上所述，在當今信息化的時代中，教育領域也逐漸實現信息化，在這樣的背景下，學校對人事檔案管理制度的制定方面還是存在很多問題，這樣一來學校對人事管理工作進行改革是十分必要的，通過完善人事檔案的管理制度、促進人事檔案管理標準的統一、加強人事檔案管理現代化和信息化建設等有效措施，可以適應現今社會信息化的發展需求，促進學校的發展，最終提高人事檔案的利用率和效率。

參考文獻：

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人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，同時對學校考察和識別干部，選拔優秀人才，加強師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。

2 實現學校人事檔案管理信息化的重要意義

2.1 有利于適應檔案管理改革的發展方向。隨著我國對事業單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學校作為事業單位系統的重要組成部分，只有實現人事檔案管理信息化，才能進一步提高學校教務管理水平。學校作為教學單位，必須緊跟時展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質量的有效措施，對學校的發展和建設意義重大。

2.2 有利于開發學校人才的潛在優勢。隨著時代的發展和社會的進步，學校作為人才培養的重要陣地，必須實現與時俱進，不斷創新才能為社會培養和輸送合格人才。學校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質的各項信息，實現人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務管理工作者把握教職員工的專業素養和職業發展潛力，有助于選擇和選拔人才，挖掘學校人才的潛在優勢，有利于學校人才資源潛力的開發和教務工作團隊的建設。

2.3 符合人事檔案管理工作自身的發展需求。現代的人事檔案管理工作向動態化、細節化發展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術應用于學校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務質量。人事檔案管理信息化，能夠為教務管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調用和傳輸需求，有助于實現學校內和學校間的人事檔案資源共享。

2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護。傳統的學校人事檔案是以紙質媒介記錄和儲存的，紙質檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學校的發展，紙質檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當需要調用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實現人事檔案管理的信息化，將紙質檔案轉化為電子檔案儲存在電子設備中，這種儲存不僅調用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實現學校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護，對學校檔案管理工作的發展意義重大。

3 學校人事檔案管理信息化過程中存在的問題

3.1 信息數據建庫質量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關鍵環節，建立符合實際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質量的關鍵，也是提高人事檔案管理服務工作質量的前提。但現如今我國學校人事檔案數據信息庫建設卻并不完整，雖然部分學校在檔案信息庫建設中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數據的準確性，由于設備更新換代慢，也無法滿足日益提高的檔案調用服務需求。

3.2 檔案資源開發利用有待深化。由于檔案信息資源開發利用意識淡薄，“重藏輕用”現象普遍存在，檔案信息的內涵資源未能得到充分開發，客觀限制了人事檔案資源充分開發與利用，難以適應檔案管理自身發展規律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強檔案資源深度開發利用，切實發揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。

3.3 缺乏足夠的高素質復合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業要求，為了發揮人事檔案管理系統的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實的專業技術，還要求掌握足夠的計算機信息技術和應用技能。但由于學校人事檔案管理常年不受重視，大部分學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設和發展的需求。

4 學校人事檔案信息化管理的有效策略

人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術的發展和應用普及，學校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術、人才和資金的限制，大部分學校人事檔案管理信息化系統仍然比較落后，為了促進學校人事檔案管理信息化建設，可以采取以下策略對學校人事檔案管理工作系統進行優化。

4.1 加大檔案信息化建設投入力度。人事檔案管理的信息化的實現，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學校人事檔案管理發展的必然方向，學校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續推進檔案管理信息化建設。只有確保了硬件設施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實現，并為學校的發展做出貢獻。

4.2 規范檔案信息數據庫的建庫標準。檔案數據的標準化、完整性、真實性直接關系到檔案信息數據庫的質量，也是由信息化向網絡化共享、聯網發展的保障基礎。其中，需要重點解決檔案信息的標準化問題及安全傳輸、技術保護等問題，要加強人事檔案材料的收集歸檔工作，規范檔案著錄。利用計算機掃描、數碼照相等手段，加快檔案的目錄數據庫和必要全文數據庫建設，加快干部人事檔案數字化建設和深度開發進程，規范建庫標準，建立科學的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準、查得全”，逐步實現高校人事檔案信息化管理的規范化、科學化、系統化。

4.3 加強檔案信息化管理伍的建設。學校人事檔案管理團隊綜合素質不足，是制約學校人事檔案管理信息化實現的重要因素。為了促進檔案管理信息化的建設，提高學校人事檔案管理服務質量，必須不斷強化檔案信息化管理隊伍的建設。只有確保檔案信息化管理隊伍每個人都具備扎實的專業技術和綜合素質，才能激發整個團隊的工作效率，通過實現學校人事檔案管理信息化，提高學校人事檔案管理的工作和服務質量。

信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設對實現學校的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。學校檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現人事檔案管理的信息化，實現學校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更好的作用。

綜上所述，學校人事檔案管理信息化，對學校的發展和建設意義重大。為了提高學校人事檔案管理工作水平和質量，必須堅持推進人事檔案管理信息化建設，并加大檔案管理專業人才的培養力度。最終通過學校人事檔案管理信息化的實現，提高學校的信息化管理水平，為學校教學管理水平的提高和未來的發展打下基礎。

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很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴格的管理規定和實施細則，管檔的業務人員也缺乏對檔案管理工作重要性的認識，僅僅只是充當一個保管員的身份，對于收集的學生的檔案即沒有系統的進行編號和分類，也沒有認真的核對檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對于以后畢業生檔案的使用埋下隱患。

（三）檔案管理人員素質有待提高

隨著社會的不斷發展，信息化是必然的趨勢，檔案管理也應該順應潮流，加強計算機在檔案管理中的應用，這也加強了對檔案管理人員的素質要求，不僅要熟悉傳統的檔案管理工作流程，還要認真學習計算機信息知識，熟悉計算機操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現代管理提供更好的服務。

二、高校畢業生人事檔案管理的對策

（一）加強畢業生對檔案重要性的認識、完善學生檔案管理制度

高校必須積極向學生宣傳檔案的重要性，讓學生能充分認識到檔案在畢業后就業或者繼續深造學習中的重要作用。還要提高學生檔案的管理水平，完善學生檔案管理制度，加大對檔案管理部門的考核，嚴格執行相關規定，對于已經就業的畢業生要及時將檔案送達學生就業單位,對于暫時未就業的畢業生就要及時的將學生檔案送達相關人才服務機構，不能私自的將學生檔案擱置。

（二）改革檔案管理模式,實現現代化的檔案管理

要想從根本上提高高校畢業生檔案管理水平，就要創新管理模式，要根據實際情況制定相應的制度，改進管理工作手段，將現代化技術應用到檔案管理中來。從而提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）做好高校畢業生人事檔案管理與轉遞的銜接工作

高校畢業生檔案轉遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現差錯，這就要求高校畢業生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉遞工作的前后銜接，體現全方位的管理理念，結合管理活動的各個環節,合理運用現代信息化技術，爭取能徹底的解除畢業生的后顧之憂。

（四）進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務

由于目前的就業機制改革創新，畢業生也多了一些時間來考慮就業的問題，根據這種情況，高校應該進一步做好人事工作,更好的為畢業生服務，不僅僅是做好個人，還應該對畢業生實行以學校為單位的“集體”。還要進一步完善人事的內容,實行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業生就業的有力保障。總而言之,積極做好畢業生人事檔案管理工作,既是順應社會主義市場經濟發展的需要,也是我們人事人才工作者不可推卸的責任。

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中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學校人事檔案是存儲教職員工信息以及學生個人信息的重要歷史記錄，其內容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學生的人生具有憑證、依據和參考的作用，同時對學校的教學活動也具有重大的影響。因此，完善高中學校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學校人事檔案的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權威性、可靠性的檔案信息服務。

一、高中學校人事檔案管理的基本現狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關系，加之學生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學校忽視學生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質性內容，值得一提的表面管理工作也就是為了應對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規整和衛生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準性也令人擔憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業度。在某些高中學校會存在著這樣一種現象，即從事學校檔案管理的工作人員所學專業與檔案管理無關。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學、規范、有效的管理體系，從而使得學生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現學生檔案信息被隨意篡改的現象。

（3）學校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業性不強，直接導致學校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現在以下幾個方面：首先檔案歸類不細致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應當銷毀檔案的處理沒有嚴謹的流程；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責任制度。長此以往，就會出現管理者對檔案疏于管理的情況，從而導致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內容損壞，造成嚴重后果。

二、完善高中學校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識。學校應當把檔案管理工作納入到日常管理工作內容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導等形式，增強工作人員對檔案管理內容的認識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認知去處理檔案收集、整理、歸類等相關工作事項，能夠在一定程度上避免出現檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數字化、網絡化，增強管理人員的專業素質。信息數字化是當今時展不可逆轉的大趨勢，也就是說現代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應潮流，形成數字化、網絡化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學術要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業素質的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學、規范、細致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導致檔案操作規范不明確、問責制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經驗來處理檔案，短期內問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學性的處理方法，很容易導致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發利用，讓管理者有據可依，有章可循，有責可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學校應當格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴謹、客觀、科學的態度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養，改善檔案管理水平，從而推動高中學校教育事業的可持續性發展。

參考文獻：

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2人事檔案管理的重要性

2.1人事檔案管理對人事管理有著重要的影響

對于中等職業技術學校來說，人事檔案管理的完善與健全直接影響著學校的人事管理工作的有效開展，也對學校相關人事制度、規章等制定與改進有著重要的影響，還對中等職業技術學校人員崗位的變動有著指導意義。中等職業技術學校通過建立與完善自身人事檔案管理體系，在對學校人員進行管理的過程中，就能通過人事檔案管理體系獲取科學、完整的信息，從而能夠更好地指導學校的人事管理工作。在人事管理工作有效開展的同時，學校也會得到更好的改革和發展。因此，我們要積極地將中等職業技術學校的人事檔案管理體系進一步的健全與改進，不斷提升中等職業技術學校人事檔案管理的效率，促使人事檔案管理的價值進一步提升，更好地為學校的管理工作而服務。

2.2人事檔案管理能夠為人事管理提供依據

在中等職業技術學校中，人事檔案管理能夠在很大程度上對人事管理工作提供一定的參考與依據。一個完善、健全的人事檔案管理體系，包含學校人員的之前的任職經歷還有本人的相關社會關系情況，學校在進行人事管理工作時，可以最為重要的信息參考，以根據不同的人員情況做出最適合學校以及個人發展的人事規劃。就現階段來說，中等職業技術學校對于人事檔案管理工作也逐步重視，很多學校通過建立人事檔案管理體系以及組織部門，使學校內部的人事工作更加的順暢與高效，從而促進學校人事管理工作質量的提升。

2.3人事檔案管理為學校人事管理提供有利的條件

通過人事檔案管理體系的完善與改革，可以更好地保證中等職業技術學校人事管理的有效進行。學校通過人事檔案管理中的信息，可以更加合理地對學校人員進行調動、任用以及罷免等，為學校人事管理工作的開展提供了非常便利的條件。

3中等職業技術學校人事檔案管理中存在的問題

我國的社會經濟在不斷的發展，市場經濟下人才的需求以及流動性都發生了很大的變化，而人事檔案管理并沒有跟上社會經濟發展的速度，以往的人事檔案管理存在著很多的不足與缺陷，在不斷發展的今天逐漸的表現出了其不完善與不健全的一面。

3.1中等職業技術學校認識不到人事檔案管理的重要性

很多的中等職業技術院校對于人事檔案的管理過于忽視，認為人事檔案管理和學校的發展與改革關系不大，甚至有些中等職業技術學校直接將人事檔案管理市場化，學校自身基本上不參與自身的人事檔案管理工作。其實，人事檔案管理對中等職業技術學校來說有著重要的作用，其不僅是人事管理的基層與有力保障，也是學校進行人才資源挖掘的重要信息來源，同時還對中等職業技術學校的發展與改革有著間接的影響。所以我們必須重視人事檔案管理工作，看到人事檔案管理的重要性，這樣才能充分地發揮人事檔案管理的作用，更好地推進學校的發展與改革。

3.2中等職業技術學校對于人事檔案管理體系有待完善

很多的中等職業技術學校都建立自己的人事檔案管理部門以及相關的體系，但是大部分的人事檔案體系還較不完善，很多的人事管理體系知識簡單地照搬其他的學校的人事管理體系而來，根本沒有根據學校自身的情況以及學校設立人事管理檔案體系的目的去執行，從而導致人事檔案管理體系的效能得不到充分發揮，人事檔案管理工作效率低下。還有的中等職業技術學校的人事檔案管理發展與改革速度完全跟不上學校整體的發展速度。現階段正是中等學校快速發展的時期，而學校的人事檔案管理仍然停留在初始階段，也會導致人事檔案管理的效力發揮，不能起到人事檔案管理應有的作用。所以，我們不但要根據學校自身的情況建立適合自己的人事檔案管理體系，還要在學校的不斷發展進步中逐漸完善人事檔案管理體系，使其能夠更好地發揮人事檔案管理的功能，促進學校人事管理工作以及其他工作的有效開展。

3.3中等職業技術學校人事檔案管理人員的素養較低

人事檔案管理不僅僅是簡單的將個人的信息進行收集與歸檔，其還包含對檔案信息科學、合理的分類以及重要信息的收集等，并在檔案信息的基礎上形成系統的信息體系。大部分的中等職業技術學校從事人事檔案管理的人員沒有接受過人事檔案管理的專業教育，不具備人事檔案管理的專業知識與技能，使得中等職業技術學校的人事檔案管理工作缺乏規范性與科學性，嚴重地影響了人事檔案管理工作的水平。因此，加強對中等職業技術學校人事檔案管理人員的專業知識以及技能培養，通過提升人事檔案管理人員的素養，以提升中等職業技術學校人事檔案管理的水平是非常有必要的。

3.4中等職業技術學校人事檔案管理的信息化程度不高

隨著科學技術的發展，信息化技術已經運用到了我們生產、生活的各個方面。而對于中等職業技術學校的人事檔案管理來說，信息化技術更是人事檔案管理的有效手段與模式。中等職業技術學校的人事檔案管理信息化程度普遍偏低，很多學校的檔案查閱與信息錄入還必須通過人工的方式進行，這樣不僅不符合我們提倡的綠色低碳要求，同時也會極大地影響工作效率。而對于中等職業技術學校來說，其人事檔案管理所包含的信息是非常復雜而龐大的，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得異常困難，而且工作效率明顯不高。這種信息化程度較低的人事檔案管理模式，嚴重的影響了其效力的發揮，也使人事檔案管理的進一步改進受到了嚴重的制約。

4完善中等職業技術學校人事檔案管理的對策

4.1樹立人事檔案管理的新意識

要想做好中等職業技術學校人事檔案管理工作，首先要對人事檔案管理工作有足夠的重視，樹立人們對人事檔案管理的新意識，讓他們充分認識到人事管理工作對于學校各項工作開展的重要性，在根本上轉變思想認識，去除之前對人事檔案管理工作的錯誤認識。只有從思想上認識到了人事管理工作的重要性，才能更加重視人事檔案管理的發展與改革，才能提出創新思路，制定有效舉措，完善人事檔案管理的體制，發掘人事檔案管理的新模式。這樣才能提升人事檔案管理的質量，讓其發揮出自身的作用。

4.2提升人事檔案管理人員的素養

人事檔案管理工作對于相關人員的要求隨著中等職業技術學校的發展不斷變化。中等職業技術學校處于不同的發展階段，人事檔案管理工作的任務、環境、對象以及運行機制都可能不斷地發生變化，所以也對人事檔案管理人員的專業素養有了更高的標準，要根據不同的社會環境不斷地學習新的管理理念以及現代化技術。另外，人事檔案管理除了要求具備一定的專業知識與技能外，還要做繁重、細致的工作任務，而這些工作成果往往是別人看不到的。所以，還要求他們具有淡泊名利、勤勞刻苦、安守崗位等思想覺悟與較強的責任心。因此，建立一支專業型、技術型、高素養型的人事檔案管理隊伍，對于完善與改進中等職業技術學校人事檔案管理工作有著重要的意義。

4.3健全人事檔案管理制度

只有建立、健全適合學校自身發展的人事檔案管理制度，才能更加有效發揮人事檔案管理的功能，為學校人事工作的開展提供有利的條件。首先，找出學校人事檔案管理中存在的不足，以學校實際情況為出發點，形成一個運行順暢、程序合理的人事檔案管理體系。在學校的不斷發展中，要適時地調整人事檔案管理的運行模式，不要按照一成不變的套路走。在對人員檔案進行收集的過程中，要嚴格控制好檔案信息的真實性，使檔案信息真實、完整。在檔案信息的查閱以及轉移的過程中，制定嚴格的規章制度，保證檔案信息的安全性。

4.4加快人事檔案管理的信息化步伐

信息化技術已成為未來檔案管理的必然趨勢，中等職業技術學校必須加快人事檔案管理的信息化步伐，讓信息化技術更好地為人事檔案管理工作服務。首先，要全面地了解并掌握計算機信息技術的基本技能，利用現代網絡存儲信息量大、查閱方便、傳播快速等特點，實現自身人事檔案管理的信息化。還可以和社會上的人事檔案管理組織實現網絡互聯，達到資源共享的目的。

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中職學校干部人事檔案在干部的任命和選拔上扮演著重要的角色，隨著教育的不斷發展，國家對中職學校越來越重視，中職學校干部人事檔案管理工作作為中職學校管理的一部分，也得到了人們的廣泛關注。現在中職學校干部人事檔案管理工作中面臨的問題也有很多，例如管理水平比較低下，干部的專業素質比較低下，硬件設備也極度缺乏，這樣就給中職學校干部人事檔案管理帶來了極大的難題，因此要改變對干部人事檔案管理的策略，促進整個學校檔案管理工作的不斷進步。

1 中職學校干部人事檔案管理的基本現狀

中職學校干部人事檔案管理工作是學校管理的一部分，也是學校制定用人計劃的重要依據，學校領導在選拔干部的時候，一定要綜合的考慮，干部人事檔案記錄了一些人員的日常情況，檔案記錄的內容也是其中十分重要的組成部分，在整個檔案人事選舉中扮演著重要的角。但是從現在中職學校干部人事檔案管理的現狀來看，依然存在著很多的問題。學校對干部人事檔案管理的重視程度不夠，有些檔案記錄僅僅是表面現象，這樣就給檔案管理工作帶來了極大的難題。有些學校領導認為學校與政府的職能部門存在著顯著的差異，政府對人事檔案的管理比較嚴格，任何的環節都不能出現漏洞，但是學校并不是政府部門，在干部人事檔案管理上不需要過于嚴格。學校的人事檔案管理人員也缺乏相應的管理知識，雖然在人員的設置上比較到位，但是這些工作人員缺乏專業的知識，這樣就導致了人事檔案管理停滯不前，甚至呈現出了落后的趨勢。

中職學校人事檔案管理的硬件設施不達標，在硬件設備的管理上還存在著一些問題，沒有通風、防火、防潮、和防盜的基本措施，這樣就導致了中職學校人事檔案管理設備容易受到損害，在使用的過程中極容易出現一系列的問題，例如學校的檔案保管箱沒有按時的進行更新，有些保管箱的磨損比較嚴重，但是卻沒有進行更換。檔案管理的手段也比較落后，在管理的過程中，沒有使用現代化的檔案管理設備進行人事檔案的管理，有些的中職學校雖然已經設置了人事檔案管理的設備，但是檔案管理人員缺乏著創新意識，沒有掌握現代化的檔案管理知識，在檔案的管理上缺乏規范性和完整性，在管理模式上也是極為簡單的，以上這些問題都是現代中職學校干部人事檔案管理中面臨的一系列問題，如果這些問題得不到解決，那么中職學校干部人事檔案管理就無法取得進步。

2 中職學校干部人事檔案管理的策略

2.1 健全檔案管理的制度

檔案管理制度對于中職學校檔案管理工作是極為重要的，在整個檔案管理的工作中，一定要結合中職學校的具體狀況進行人事干部的檔案管理，結合當前實際，建立起新的學校干部檔案管理工作，促進學校檔案的不斷發展。除此之外，還要建立檔案資料的收納和整理工作，做好檔案的轉入和準出工作，要集中統一的進行檔案的分配和管理，實行分級負責的管理制度，建立檔隨人走、一生只有一個檔案的管理制度，這樣在檔案的管理也不會出現混亂，各個學校在進行黨政辦公的時候，一定要將監督和檢查工作好，及時的發現問題，提供具體的解決意，進一步的規范學校干部人事檔案制度，促進人事檔案的不斷發展。

2.2 加大宣傳力度；增強員工的檔案意識

各個中職學校都要使用喜聞樂見的方式進行宣傳，加大宣傳力度，是每一人都了解職工檔案管理的重要性，加強職工的宣傳教育工作，促進檔案資料管理的不斷完善，使每一個員工都明確人事檔案的重要性。引導教職員工積極主動向檔案部門送交歸檔材料，保證人事檔案的完整性、真實性、可靠性。

2.3 加強領導，強化人事檔案管理人員綜合素質

干部人事檔案工作是學校的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益息息相關的工作。專職檔案管理人員要提高檔案意識和責任意識，要從過去的重點搞整理裝訂等基礎工作，迅速轉到廣泛收集和利用上來，及時完整收集檔案材料，及時準確更新檔案數據庫；維護人事檔案的完整與安全，檔案要完整齊全，實體不受損害，不丟失，不泄密，不被盜竊。

2.4 搭建中職學校人事檔案網絡平臺，實行動態管理

參照黨建E平臺對黨員信息進行管理的模式，利用計算機技術搭建中職學校人事檔案平臺，各學校人事專干將在職和離退休兩類人員分別建庫，再分別按崗位、職稱等條件將個人人事勞資、考核獎懲等信息錄入人事檔案平臺，建立基礎信息數據庫。爾后，定期維護，及時更新相關檔案信息。這樣，既保證人事檔案信息完整，促進人事檔案管理更加規范，又方便人事統計，為領導選拔人才提供正確有價值的參考資料。

3 中職學校人事檔案管理的發展趨勢

在人事制度變革的帶動下，中職學校的人事管理工作出現了許多新情況。一是人事管理過渡到崗位管理。隨著全員聘用和崗位設置等人事制度改革，中職學校人員管理調整為管理人員、專業技術人員和工勤技能人員三大類，改變了傳統的干部制度終身制，實現了人事管理從身份管理向崗位管理轉變，直接導致人事檔案分類更細，管理要求更嚴格。二是用人制度采取聘用制，人事關系出現新變化。中職學校教職工與學校之間的關系除事業單位的人事關系外，又增加了聘用關系、勞動關系、勞務關系等多種形式，人事檔案管理將逐漸變得錯綜復雜。三是分配制度和退休工資制度出現新突破。各中職學校都逐漸建立了多種分配方式下的績效工資制度，職工退休養老由退休工資制度向社會保險制度轉變。這些都無疑給中職學校的人事管理工作帶來壓力與挑戰。

4 結論

綜上所述，目前中職學校人事檔案管理還存在著重視不夠、管理水平低、硬件設施差、人事專干業務素質低等問題，而且學校人事制度改革也給人事檔案管理帶來了一系列新的變化。尤其是在整個經濟發展的今天，對于檔案的管理越來越重視，學校檔案管理也是如此。隨著我國人事制度改革的逐步深入，我們中職學校的人事檔案管理工作也要加快改革與發展的步伐，探索更先進的管理模式，提高管理水平，才能更好地提供具有服務價值的信息資源，配合學校的人事制度改革，適應中職學校的改革與發展。

參考文獻

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隨著時代的發展和變化，中職院校一方面注重在教學質量上予以不斷探索，以期能夠更好地傳遞具有實用性的知識，另一方面也非常注重人事工作的開展，注重人事管理的夯實。而真正促進中職院校人事管理工作予以高校進行的重要基礎，便是人事檔案管理工作的開展。通過人事檔案管理的優化，可以讓院校對于人員產生宏觀性的認識，能夠讓院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培養具有專業性的人才，從而促使院校能夠更進一步，無論在教學質量還是在人事優化方面的得以更大進步。

二、中職學校人事檔案管理現狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實不到位

部分中職學校對相關管理人員的崗位職責沒有進行明確的規定，相關的管理規章及制度缺乏完整性、具體性、系統性，導致制度不健全的情況時有發生。有些中職院校則是相關的制度健全、完備，但是對相關的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現實的工作中，許多制度都沒有得到落實，對檔案管理工作的規范發展產生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規范

各單位的管理人員對國家的有關的法律法規與政策，缺乏足夠的認識，沒有予以高度重視，在關于執行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關管理人員也不固定，經常發生更換的現象，這就導致各個中職學校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴重的完整性、系統性與規范性。

3.新建材料多，失真情況嚴重

在人事檔案中，確保材料的真實，這是院校生存的前提條件。然而，在實際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實現象時有發生，這就極容易導致檔案材料的失真，部分單位為了發展與競爭，普遍存在著新建檔案的現象，使中職學校人事檔案的部分功能被削減，無法實現對人員考察的全面性。

三、加強中職學校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關的制度，在建立的同時要不斷進行完善，使中職學校的認識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關檔案登記方面，必須要做到規范化和系統化，人事檔案管理的工作，必須依據相關的管理制度，嚴格依據對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關規定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現行的人事檔案管理制度，也要注重加強其規范化建設工作，不斷推進與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統化、科學化、合理化的方向發展，促使認識檔案管理制度更加的完善，在服務體制的轉變方面，要注重突破傳統的服務體制，使服務體制朝著以人為本的方向發展，使人事檔案管理建設工作朝著規范化、制度化、科學化的方向發展。

2.及時跟進，做到檔案的齊全完整

在中職學校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強相關的監督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規范的開展與進行，對于人事檔案的收集范圍也要進行進一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進人事檔案管理建設的動態化發展。此外，計劃的指定也非常重要，結合收集計劃對一些相關資料進行收集，這些資料包括工資普調、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進行收集整理，對于相關的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進行歸檔之前，必須注重開展相關的鑒定工作，鑒定工作一定要認真嚴格進行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實性，才能為相關查閱工作提供切實可行的依據。此外，要定期?Σ牧系牡羌怯氪?遞制度進行檢查，使監督機制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強信息化建設，提高檔案利用率

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一、充分認識人事檔案管理工作的意義

隨著事業單位人事制度改革的推進，人們的就業自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變為“社會人”，人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發揮其應有的使用價值。隨著我國教育改革的日益深化，學校決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀的競爭是人才的競爭，現代管理理論強調，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經歷、德才表現及發展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。

二、更新觀念，強化檔案服務意識

國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案作為反映個人成長歷史的憑證和依據，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管好用好人事檔案對人才資源的開發起著重要作用。由于歷史上的各種主、客觀原因，學校各級人員程度不同地對人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著學校人事制度改革的深入發展，要求人事檔案工作不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態，人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動服務為主動服務，走出“人事檔案服務只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區，強化服務意識，深化服務內容。把封閉保守的觀念．轉換成為堅持改革開放、積極創新的觀念；把滿足現狀的觀念，轉換成敢闖敢干、開拓進取的觀念；把就檔案論檔案的單純業務觀念，轉換成密切關注改革發展新情況，為學校和社會服務的觀念；把被動利用人事檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經驗進行業務指導的觀念，轉換成依法管理的觀念；把等、靠的觀念，轉換成主動創造條件解決存在問題的觀念。最大限度地開發利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發掘人才潛能，為學校發展服務。

檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，也要實行相應的轉變，這是深化學校人事檔案工作的前提條件。其次，人事檔案工作者還應充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。隨著學校的改革發展和社會聯系的加強，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發揮集體智慧，大膽實踐，開拓創新，不斷地總結實踐經驗，在改革中完善和提高。

三、加大人事檔案的信息化管理

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1.計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用

1.1什么是計算機網絡技術

計算機網絡是指以能相互共享資源的方式互連起來的獨立計算機的集合。計算機網絡技術是通信技術與計算機技術相結合的產物。

計算機網絡在網絡操作系統和網絡管理軟件及通信協議的管理和協調下，實現資源共享和信息傳遞。資源共享指共享硬件、軟件和數據資源，信息傳遞指對共享數據資源集中處理及管理和維護。

計算機網絡技術的最大貢獻是實現了資源共享，如此便極大地提高了工作效率，促進了辦公自動化的發展，因此這個當前最活躍的高新技術，被廣泛應用于政府、機關、學校等不同部門。

1.2什么是人事檔案管理

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關本文由收集整理系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

1.3計算機網絡技術在人事檔案管理工作中的作用

1.3.1提高管理效率

單位人事檔案儲存著員工個人履歷、德能勤績、人事關系變動、工資、獎懲等重要信息，是日常工作中領導和相關部門需要經常查閱的材料。計算機網絡技術使這些信息共享變得輕松容易，增強了實時性、準確性，節省了時間，提高了管理工作效率。

1.3.2節約成本

人事信息屬性繁多，各單位因性質不同而情況復雜程度不一。比如我單位是二級學院，包含了高校、中專和中小學編制三種，其中高校編制又包含三年制高專和三加二五年制初專兩種，人事信息除涉及履歷、自然信息等基本情況外，還包括不同編制下的工資統計、編制歸屬情況、老干部情況統計等方面，其涉及的面之廣，數據量之大可想而知，若利用手工進行統計，將花費大量的人力、物力、財力等。多媒體信息網絡系統建立以后，我們就可以快速準確調取信息，信息一經錄入，便可以共享，而且利用專業輔助軟件還可自動生成審批表等材料，節省了成本。尤其是，利用計算機存儲的電子信息，使紙質稿檔案可以減少翻閱次數，從而降低了原稿的磨損度，進而降低成本。

1.3.3多媒體信息的擴充

信息可以分為文字、圖像、聲音、影視、動畫等多種形式，稱為多媒體信息。隨著時代科技的發展，多媒體技術日漸成熟。人事資料可以通過多媒體技術采集聲、像、視頻等方式進行擴充，使人事信息更加全面、直觀和生動，在深度和廣度上有了進一步拓寬。而計算機網絡技術則使多媒體信息的儲存、傳輸和處理成為了可能。

1.3.4減少失誤率

由于計算機具有運算速度快、存儲容量大、計算精度高的特點，在管理工作中使用計算機就可以減少許多由人工抄錄引起的失誤，使數據更加準確。

2.我院人事檔案管理工作已實現的網絡技術

隨著計算機的應用和普及，運用計算機網絡技術實現檔案管理現代化乃大勢所趨。我院應用計算機網絡的情況總結如下：

2.1建立了基本信息查詢數據庫

只要輸入某種類別關鍵字，如“姓名”或“職務”等，就可以快速查閱到信息。

2.2建立了材料接收登記數據庫

人事檔案材料原件的接收、登記、歸檔、日期、接手人等信息通過計算機錄入成為電子信息，使檔案接收管理工作有序有據。

2.3建立了與上級管理部門關聯的網絡版數據庫

隨著網絡技術的發展與進步，各級人事管理部門統一了信息管理系統，便于信息的共享與交流，公文、郵件材料等更是通過網絡進行交互。

2.4建立了人事檔案目錄數據庫

人事檔案原件的編號、存放柜號是查找該檔案的關鍵信息，我院將所有員工檔案按職稱分類存放，建立了以“姓名”和“職稱”為檢索關鍵字的數據庫，使查找人事檔案存放位置變得更為快捷。

3.我院需要解決的網絡技術問題

我院在人事檔案管理工作上實現了基本的存儲和查詢等操作技術，但仍有許多問題需要解決。

3.1思想觀念較落后

隨著計算機網絡技術的發展，人事檔案管理工作由手工化轉

為自動化、網絡化是必然趨勢。但往往由于檔案管理人員的思想觀念未發生轉變，仍固守于原有的手工化處理的習慣，使這項現代化進展緩慢。在管理工作中，墨守成規的思維方式決定了人仍像以往一樣手工處理問題，而想不到計算機的快捷，明明知道用電腦寫更快，但還是愿意手寫，以至于最后還要做重復工作。所以提高管理人員的素質，加快思想觀念的轉變很重要。

3.2軟硬件建設跟不上

由于思想觀念的落后，導致經費投入不夠，進而導致設備不夠先進、管理人員的操作技術水平不受重視、技術培訓跟不上等問題是我院檔案管理現代化的阻礙。

3.3資源無法實現更大范圍的共享

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術的發展及其在各領域的發展和應用，檔案管理也隨著傳統的紙質管理發展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優化管理方法，促進檔案的科學管理。尤其在教育行業，檔案電子的管理顯示出明顯的優勢，是未來發展的趨勢之一。本文主要探討學校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統的紙質材料變為電子形式，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯網進行檔案文件的查閱、修改、復制、傳送等工作，摒棄了傳統的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質文件的繁瑣，只需要網絡傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現共享。電子文件不再是傳統的紙質文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數據的人可以利用，其它數據信息可以共享，在單位內部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數據，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學校擁有數據庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數據對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數據僅編輯一次便可多次重復使用，降低傳統的紙質檔案文件出版經費成本。傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。②而今管理人員只需要將數據整理好，便可作為藍本多次重復使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學校人事檔案管理的現狀

學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。

學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。

檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取;數據可能丟失和無法復原;數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要;同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發展的新里程碑，未來還有很大的發展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業人員知識水平和操作技術，創新發展和研發新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規范化，進而創造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業務，2013（1）：108-109.