智慧檔案管理大全11篇

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智慧檔案管理系統是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統的資源

智慧檔案管理系統建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統的軟件、硬件遷移到整個新的系統軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統對另外一個計算機或者系統進行全部或部分模擬，也就是在新的系統中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環境。這兩種方式各有優劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統中開發出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統功能設計分析

根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環節是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環節，最終實現檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統的最高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。

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一、文件材料的歸檔要求：

1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。

2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。

6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。

9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。

10.外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。

11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔范圍及保管期限（參照企業檔案歸檔范圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。

3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。

4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。

5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。

8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。

9.相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。

10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。

11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。

二、檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。

3.借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。

5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

三、檔案的保密制度

1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。

3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。

5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。

6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處 理。

四、檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。

2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2.檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。

3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對濕度控制在45——60%。

6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。

10.每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。

五、檔案鑒定、銷毀制度

1.根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。

3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。

檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字

六、檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

七、綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

八、檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

篇（3）

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值。現階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。

1．2檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。

1．3檔案內容缺失，完整性差

在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。

2提升檔案價值的方法

2．1優化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

2．2建立檔案管理體制，靈活創建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

2．3創新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

篇（4）

業務指導人員要適應，學用結合，并注意以下幾點:——城建檔案業務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；

——城建檔案業務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；

——城建檔案業務指導的連續性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統指導；

——城建檔案業務指導與法規相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執行法律法規是強制性的。

一、城建檔案業務指導的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質量也是這樣，檔案工作的環節，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質量，要規范、高效的展開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導要準確、及時、到位。

建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業務指導人員聯系。開工時進行業務交底時應向建設單位了解，施工單位、監理單位相關管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關的各個環節，提交的三方資料的質量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環節把關十分重要。

二、城建檔案業務指導的內容

精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。

以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內容與要求，指導他們正確地形成檔案。

（一）工程開工時業務交底內容

1、宣傳《建設工程質量條例》、《城市建設檔案管理規定》等有關法律、規章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責范圍。

2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內容與要求，了解已經辦了哪些手續，產生了哪些資料，告之保存方法等等。

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二、檔案管理機構完全可以充任高水平智庫

為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應進行屬于智庫機構的如下必要素質準備：

（一）依據檔案管理機構的業務特點，進行智庫功能的準確定位。

就一個地區而言，可以說檔案管理資料內容浩瀚，內存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構可在所有領域發揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構的智庫作用應著重從以下三個方面發揮：一是在地區性經濟社會發展戰略的決策方面；二是在區域經濟社會發展一體化定位的決策方面；三是在特別重大的發展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構應為決策機關從歷史發展的延續性、各類條件是否成熟性、環境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據。至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關具體項目引進或限制，相關政府職能部門更為專業，這類決策參謀就交由他們發揮。而檔案管理機構在這方面智庫作用的發揮，也不應是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發，為決策層提供一方面的決策依據。

（二）安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應有的素質。使檔案管理人員在決策參謀作用發揮方面，具備“四能”業務技能，達到“四嚴”素質水平和“四求”工作質量標準。“四能”就是要具備綜合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力。“四嚴”就是具有嚴肅的工作態度、嚴謹的工作作風、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。工作質量的“四求”標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發掘檔案資料中與決策課題密切相關的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關依據，讓領導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現狀，不固守傳統觀念，對現存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

篇（6）

目前，我國檔案館檔案信息資源建設存在思想封閉、理念保守、閉門發展等問題，制約了檔案信息資源共享建設的有效發展。各級檔案館的發展建設注重的是檔案信息資源的收集存儲，而忽略了檔案信息資源的共享開發建設。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項工作的開展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設，使各級檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動的能動性，對檔案信息資源數字化共享建設不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開展檔案信息化建設工作，還有些檔案館只是疲于應付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設的目標，卻由于缺乏動力難以真正推進檔案信息化建設，長期存在“信息孤島”的問題；還有些檔案館對檔案信息資源共享建設的論證不足，建成之后也難以真正實現檔案信息資源共享，逐漸出現了發展建設滯后的現象。

2.檔案信息資源服務面窄，數字化程度低

近幾年來，我國各級檔案館的檔案信息資源網絡建設與之前相比發展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內容量卻仍然較少，很多檔案館建設的網站除了關于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會公眾幾乎查詢不到任何信息，或者出現網絡鏈接無法打開的問題。檔案館網站內容也長期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標題和摘要瀏覽服務，用戶無法連接到數據庫查看全部文獻資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請人工查閱。從社會信息化建設發展來看，數字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設的重點內容。目前，我國各級檔案館的檔案信息資源共享建設與發達國家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數量也有限，數字化建設程度較低。

3.檔案信息資源共享建設手段落后，利用率低

檔案信息資源共享建設不僅要注重檔案內容的不斷豐富，更要方便檔案用戶的查詢利用。但是，我國各級檔案館對于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶對獲得的檢索結果并不滿意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲標準不同，導致檔案信息資源過于分散，給檔案信息資源檢索發展帶來了一定影響。而且，很多檔案館沒有先進的技術手段實現檔案信息資源的高效整合和準確定位，缺乏檔案信息資源分類檢索平臺和共享利用平臺建設，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護困難，對檔案用戶的查詢效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實現檔案信息資源的共享與交換。

二、網絡背景下檔案信息資源共享體系構建策略

1.提高檔案信息資源共享的安全性

檔案信息資源共享建設要切實提高安全性，隨著現代社會信息化發展，檔案館負責收集整理、開發利用的檔案信息數量持續增多，在實現最大限度的檔案信息資源共享的同時，要不斷強化檔案服務功能。但是，檔案事業的發展有著政治性等不可忽視的本質特征，因此對于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設過程中，要對檔案信息資源的類型進行仔細鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級別和開放范圍，真正做到嚴格審查、認真管理、加強保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識，積極采用各種現代信息技術防止網絡黑客和病毒的非法入侵，利用各種網絡安全防御技術，及時消除網絡中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統的安全穩定運行。在提高檔案信息資源安全性時，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發揮其最大價值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢流程、使用規范、安全級別等制度標準，綜合利用數字簽名、數字水印等技術，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。

2.實現檔案信息資源協同共享服務

將檔案館檔案信息資源共享建設與政府電子政務平臺相互結合，深入貫徹政府信息公開條例，使檔案館信息化建設能夠將政府頒布的現行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設奠定良好基礎，在實現檔案信息資源安全保密的同時，不斷拓展檔案信息資源服務功能，為社會公眾提供多元化、個性化檔案服務，真正實現服務型檔案信息資源管理模式，體現“以人為本”的檔案服務理念。將檔案館傳統的“重藏型”管理模式轉變為服務型管理模式，實現檔案館不同職能部門之間的協同服務，在發展建設服務型檔案信息資源管理模式過程中，雖然不同職能部門之間必然會存在信息壁壘問題，但是在一定時間范圍內可以使檔案館不同部門之間實現信息共享，提高檔案館綜合服務效率，節約社會公眾查詢、檢索和利用檔案信息資源的時間。目前，我國部分檔案館已經采用了協同工作的服務型檔案信息資源管理模式，切實體現了“以人為本”的服務理念，將檔案用戶分為社會公眾、企業用戶和授權用戶等多個類型，使檔案館可以針對特定用戶提供多元化功能服務，縮短檔案查詢時間，提高服務效率。

3.注重檔案信息資源的開發、共享和利用

檔案館利用現代信息技術為檔案用戶提供多元化的數字化服務，是檔案信息資源建設的發展方向。檔案館可以從檔案信息資源專題開發入手，進行深層次的價值挖掘，建立不同區域的檔案信息資源管理中心，以互聯網進行支撐，通過網絡窗口服務提高檔案信息資源共享服務的功能性，建設專門為政府機關、社會公眾、企事業單位提供檔案信息資源服務的共享平臺。檔案信息資源共享建設的最終目標就是深入開發檔案信息，將分布廣泛、相互獨立的檔案信息資源連接起來，形成統一的檔案信息資源共享規模，使檔案信息資源可以為社會發展、產業擴大提供功能化服務。檔案館對于分散存儲的檔案信息資源，要利用現代信息技術進行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎上，對檔案信息資源進行分級管理。利用先進的計算機處理技術、網絡技術和通信技術，將分散于不同區域的檔案信息資源進行整合，實現檔案信息資源的優化配置，利用互聯網實現檔案信息資源的共享互動和高效服務；打破傳統區域和部門之間信息壁壘的問題，使不同類型的授權用戶可以根據自己的權限級別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經過加工處理、整合存儲之后向社會提供各種服務，最終實現檔案信息資源的安全共享與交換。

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第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。

第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。

第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。

未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

（一）不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；

（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

（三），造成檔案遺失、毀損的；

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檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執法權,是實現檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎,檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業化運作的檔案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關系

檔案管理的社會化的本質屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業發展的主體內容。就“兩個體系”建設而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關鍵環節,實現“兩個轉變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務產品的再分配,關鍵就在于實現政府檔案管理的社會化職能的調整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發展服務,是以人為本的政府管理服務理念在檔案領域的具體體現。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務方式等各方面的改革與創新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學的理論指導,并以其系統性、規范性、實踐性成為實現“兩個體系”建設目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發展需求的檔案中介機構

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化,現階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現檔案管理的社會化,要建立符合社會發展需求的檔案中介機構。檔案中介機構,是當前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務所”、“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務服務中心”、“檔案技術服務中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業性檔案中介機構。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統的檔案機構來說,總體呈現弱勢。

市場經濟條件下,需要的檔案中介機構需具備以下條件:(1)政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧。首先政企分開、權責明晰要求檔案中介機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤,以獨立經濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔原有的行政職能,即真正實現組織中介性。其次要做到獨經營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務機構的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構不受行政部門影響,在檔案服務中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規范經營、誠實守信、優質服務。從某義上講,規范化程度不夠是影響檔案中介機構職能發揮的最大障礙。檔案中介機構的規范化實質上涉及的是其與服務對象的信用關系問題,檔案中介機構如果不規范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構應自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監管,前者是依據《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規對其業務活動進行監管,以實現外部規范化管理。從自身來說。檔案中介機構應體現社會服務性、技術知識性和商業經營性。社會服務性指檔案中介機構能為企業、社會組織或個人提供全方位的檔案服務,包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設備引進等。技術知識性指檔案中介機構進行的各項檔案業務如技術咨詢服務、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術服務之上的。商業經營性指檔案中介機構作為一個經工商注冊的企業,有明確的服務方向和經營范圍,有企業行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務,獲得收益,求得生存和發展。

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加強法制建設，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設的重要前提。目前，檔案的信息化已經到重要階段，要在建設中不斷地規范，及時制訂各種相關制度，使之規范化、法制化。根據有關部門起草的有關電子文件原數據標準、檔案數字化流程及相關數據格式等系列標準規范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設中的保密制度進行規范。

1.建立系列檔案信息化及相關的保密制度。

檔案信息化建設是個系統工程，既離不開信息管理方面的法律規定，又離不了有關標準與規范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統建設中的標準規范來設計開發，更要參照檔案領域有關的標準規范。第二，成立檔案信息化建設協調領導小組，實行領導責任制，進行宏觀調控，負責協調各個管理層次的工作。要成立專門技術小組，具體負責檔案信息內容的安全、技術安全和網絡安全等，注意把好檔案信息內容的安全關，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴出。

2.增強檔案管理人員保密意識，強化檔案保密教育。

加強檔案保密法制教育是增強教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領導干部，必須從高度出發，充分認識保密工作的重要性，充分認識到保密工作的復雜性。加強保密法紀律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規所規定的各項保密義務，還要使他們了解違反保密法律法規，不履行保密義務及泄露國家秘密應當承擔的法律責任。

首先，要繼續深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點，通過在各級檔案館（室）部門開設保密法制教育課及講座，進一步更新各級領導干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。

同時，要大力宣傳、認真執行科研檔案保密法規，積極宣傳嚴格遵守保密制度的先進典型，表彰他們的先進事跡，推廣他們的先進經驗。

二、檔案科學管理是檔案安全保密的基礎

1.硬件設施配套完善是基礎。

依據中華人民共和國教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》的有關規定，存放檔案應當設有專門庫房，庫房中的門窗應專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質電動窗等設備，庫房中還應有紅外感應器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機、臭氧發生器、碎紙機等設備，以達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫房由專人負責，無關人員禁止入內。從檔案保密的角度看，硬件設施是基礎。

2.提高檔案管理人員的素質是關鍵。

檔案管理人員的素質是關鍵，也是檔案保密工作的基礎和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個方面的素質：一是政治素質，檔案關系到國家的安全、社會的穩定與和諧，因此要有高度的政治責任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業。二是文化素質和業務素質，只有具有豐富的檔案管理的專業知識，才能夠業務熟練，獨立處理出現的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強的責任心和高度的保密意識，有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚。無論在什么場合，檔案人員都應做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

3.電子檔案管理是新的挑戰

隨著時代的發展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰。

第一，要構建檔案管理網絡安全體系。保障網絡安全，一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅，如防火墻系統防護和物理隔離兩種方式來實現網絡安全；第二要設立電子查閱安全制度，進行科學管理；第三，電子檔案一定要備份。

三、加強高職院校檔案管理，促進體制改革

做好檔案的保密工作，是推進檔案事業持續、健康發展的基本保障，是促進高職院校教育體制改革和教育事業穩定發展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項重要內容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統一體。在傳統保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關系，促進人才培養。

參考文獻：

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中圖分類號：G71 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）29-0191-02.

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0 引言

黨的十報告指出：“必須從維護最廣大人民根本利益的高度，加快健全基本公共服務體系，加強和創新社會管理，推動社會主義和諧社會建設”[1]。創新社會管理是指在現有社會資源和管理經驗的基礎上，引入新的社會管理理念、知識和方法，對傳統的社會管理模式和管理方法進行完善，以實現社會管理新目標的活動[2]。中職學校是我國教育機構的重要力量，培養了大量技能型人才，為國家的建設與發展作出了應有的貢獻。中職學校檔案管理是教育事業的一項重要內容，是社會管理的重要組成部分。在國家加快發展現代職業教育、全面提高技能型人才培養質量的背景下，以創新社會管理為理念，深入研究中職學校檔案管理，努力辦好人民滿意的職業教育，具有非常重要的現實意義。

1 中職學校檔案的重要作用

中職學校檔案是指中職學校在從事黨政管理、教學、科研等活動中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。中職學校檔案涉及內容廣泛，包括教學研究與實踐、實驗室建設、招生與畢業生工作、學籍管理、財務管理、人事管理、綜合管理等。中職學校檔案在記載學校歷史、傳承學校文明、促進學校發展等方面發揮了重要的作用：中職學校檔案翔實記錄了學校的設立、校址變遷、機構設置、領導任免、學校重大活動等，是學校歷史的見證者；中職學校檔案翔實記錄了學校辦學理念、學校精神、學校艱苦創業和不斷發展的歷程，可以讓師生對積淀的校園文化產生認同感，對活躍校園文化生活、振奮師生精神有著積極的引導作用，是校園文化的助推者；中職學校檔案翔實記錄了學校各個歷史階段的工作成果、經驗與教訓，可以為學校進一步發展提供重要的參考依據，是學校發展的參謀者。

2 中職學校檔案管理存在的問題

中職學校檔案管理工作，從狹義上說，主要是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、編目、編研、統計、提供利用等八個環節。當前，中職學校檔案管理工作已取得一定的成績，為學校的教學、教研、管理和服務社會等作出了重大貢獻，但仍存在一些問題，主要體現在以下幾個方面。

2.1 檔案意識淡薄 與其他單位的檔案管理工作一樣，中職學校檔案管理工作在思想認識上長期處于“說起來重要、干起來次要、忙起來不要”的尷尬境地。行政主管部門注重的是學校行政、教育教學、學生管理工作，經常對學校教育教學工作進行檢查評估，但對學校檔案工作管理得較少。行政主管檔案部門雖然是學校檔案業務的主管部門，但一直以來較為忽視對中職學校檔案工作的指導，業務檢查流于形式，就是指導也是按照機關檔案的標準來要求[3]。部分中職學校領導對學校檔案管理工作缺乏重視，只有在上級檢查或需要利用檔案時才會過問，平常對學校檔案管理工作關心較少。大多數教職工不同程度地存在著“重教學、輕檔案”的現象，檔案歸檔意識不強，不善于利用學校檔案資源。

2.2 管理制度不完善 當前，國家并沒有制定出專門針對中職學校檔案管理的規定，大多數中職學校也沒有建立起完整、規范的檔案管理制度，中職學校檔案管理工作缺乏有效的制度保證。有的學校雖然根據主管部門或國家檔案局制定的《機關檔案管理辦法》制定了本校檔案管理制度，但中職學校在檔案范圍、保管期限等方面與機關存在很大的區別，簡單以《機關檔案管理辦法》指導中職學校檔案管理工作，勢必造成檔案管理的不規范。有的學校對檔案管理的環節沒有做出系統規定，往往單憑習慣或直覺開展工作。有的學校缺乏監督考核機制，對檔案管理人員難以進行有效管理。

2.3 管理人員素質不高 中職學校一般將檔案管理工作劃入辦公室，配置一名兼職檔案管理人員，而配置專職檔案管理人員的學校更是鳳毛羚角。現有的檔案管理人員大多數不是檔案管理專業畢業，缺少專業培訓，業務水平較低，在具體的檔案管理中，只能應付工作，對檔案的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務知識不能熟練地掌握與運用，難以達到規范化管理的要求。有的檔案管理人員學歷較低、思想觀念落后、工作積極性不高、創新意識不強。有的檔案管理人員身兼數職，既擔任教學工作，又擔任文秘工作、后勤管理工作等，真正投入檔案管理工作的時間較少[4]。

2.4 管理手段落后 受傳統管理觀念的影響，當前很多中職學校的檔案管理手段落后，信息化程度低，無法適應信息時代背景下中職學校檔案管理的需求。文件立卷歸檔后，多數檔案管理人員乃采用手工作業的方式對檔案進行整理與編目。手工作業方式工作量大、速度慢、時間長，效率低，致使檔案管理人員無暇顧及檔案資料的開發利用。查閱檔案也因管理手段落后，案卷調動頻繁，而導致檢索速度慢、查找準確率低、查全低，檔案資料磨損嚴重。

3 創新中職學校檔案管理的對策

加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，可以更有效地處理社會矛盾，妥善協調各方面的利益關系，維護社會秩序，促進社會和諧，保障人民安居樂業。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須“強化企事業、人民團體在社會管理和服務中的職責”[5]。新形勢下，中職學校檔案管理的任務是以服務為主題，科學管理檔案，有效開發利用檔案信息資源，最大限度地滿足學校和社會對檔案信息的需求。要以科學發展觀為指導，以創新社會管理為理念，積極探索與創新中職學校檔案管理對策，用人性化、科學化、制度化的管理確保中職學校檔案管理工作健康發展。

3.1 創新思想觀念，樹立全員檔案意識 創新思想觀念是創新社會管理的前提和根本。思想高度決定行動力度。創新中職學校檔案管理首先應進行思想觀念創新，樹立全員檔案意識。一是加強宣傳，充分利用校園網、校園廣播、校刊、板報、微信、飛信、QQ群等宣傳平臺，廣泛宣傳學習《中華人民共和國檔案法》等法律法規，增強全校師生員工檔案意識，使得人人知檔、存檔、用檔，保證學校檔案管理工作進入良性循環。二是加強領導，學校領導要主動關心檔案工作，建立健全學校檔案管理機構，增加經費投入，協調解決工作中存在的各種實際問題。三是全員參與，學校各職能部門都要設置兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作；教職工要樹立“以我為主”的歸檔意識，主動收集、整理、上交具有保存價值的文件資料，要善于挖掘利用學校檔案資源，形成齊抓共管的檔案工作局面。

3.2 創新體制機制，規范檔案管理 體制機制創新是創新社會管理的有力措施和可靠保證。加強和創新社會管理，提高社會管理科學化水平，必須加強體制機制建設[6]。創新中職學校檔案管理應進行體制機制創新，堅持用制度管事管人，使檔案工作實現規范化管理。一是建議國家教育行政管理部門、檔案行政管理部門聯合制定《中職學校檔案管理辦法》，為中職學校檔案管理工作提供法律依據。二是檔案行政管理部門聯合中職學校主管部門對學校檔案進行定期指導監督。三是建立健全《檔案人員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案室管理制度》等檔案管理規章制度，做到切實可行、職責明確、管理規范，確保學校的檔案管理工作有章可循。四是建立科學的獎懲激勵機制，把檔案管理工作列入檔案工作人員的目標考核中，對做出突出貢獻的人員給予獎勵，而對工作不力的人員給予追究相應責任。

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（二）強化單位和職工的自我控制意識。人事檔案作為一項常規的工作，是將職工一定時間段內與工作相關的信息進行搜集、整理和歸檔，供做相關決策時使用。通過將職工每個月的績效考評和年度任務考核情況歸入其個人檔案，能夠強化員工的自我管理意識，督促其在平時投入更多的時間和精力進行工作，在服務客戶時能夠以滿腔的熱情來搏得客戶的滿意和好評，而這些信息歸入人事檔案也為單位進行實際的人才選拔和任命提供了重要的依托，提升了人才使用的準確性。

二、人事檔案管理的問題分析

人事檔案作為事業單位人力資源管理過程中的重要資料和信息來源，在實際應用過程中的效果并不理想，檔案對人力資源管理的促進作用并沒有充分發揮出來。當前人事檔案管理過程中存在的問題主要有以下幾方面：

（一）人事檔案管理意識薄弱。從當前事業單位的人事檔案管理工作來看，普遍存在的一個共性問題就是檔案意識不強，認為檔案對自己工作的開展沒有太大的作用，將檔案視為資料的匯總、整理，因此，在檔案信息的填寫過程中存在敷衍甚至信息錯誤的情況。一些人員為了能夠獲得好的評價，在檔案信息的報備過程中存在弄虛作假的情況，導致信息失真，影響相關的決策。而檔案管理人員對檔案管理工作重視度不高，檔案丟失、重要信息泄露、資料歸檔錯位等情況時有發生。這些充分說明當前的人事檔案管理工作存在思想意識上的疏忽。

（二）人事檔案管理方式落后。我國對于人事檔案的管理經歷了長期的紙質媒介時期，雖然近幾年信息技術的發展使得一些單位采用電子化、數字化的方式來進行檔案信息的管理，但是由于受到傳統習慣的束縛以及一些單位出于管理成本的考慮，仍然采用傳統的紙質檔案管理方式，導致檔案信息的調閱、整理以及保存等存在諸多的不便，影響了檔案價值的發揮。

（三）人事檔案利用程度低。人事檔案作為一種資源，需要在實際的應用中體現出其存在的價值。從當前的實際情況來看，事業單位雖然能將職工的常規檔案進行正常的歸檔整理，但是對這些信息背后所蘊藏的深層次的價值沒有投入足夠的時間和精力來研究。人事檔案在輔助人力資源管理工作過程中并沒有發揮其提供人員晉升信息、掌握人員考核績效的功能。一些單位雖然擁有海量的人事檔案，但是真正來調閱的人少之又少，導致檔案成了一種長期的擺設甚至累贅。

三、發揮人事檔案價值的路徑

（一）強化人事檔案管理意識。意識是行為的先導。要充分發揮人事檔案輔助決策的價值，就要從檔案管理的思想層面下手。首先，事業單位要對職工尤其是檔案管理人員進行專業的人事檔案管理知識培訓，將檔案信息和管理的重要性深化到其內心深處。其次，要對人事檔案管理工作進行定期檢查，對職工檔案信息的真實性進行監督，發現問題及時核實糾正，防止不良影響的擴散。

（二）豐富人事檔案管理方式。當前信息技術在人事檔案管理中的功能日趨完善，并且促使互聯網安全性提升，通過信息化手段實現人事檔案的管理成為一種可能和發展趨勢。因此，事業單位要對檔案管理方式進行創新，通過對檔案安全性、機密性的等級劃分來靈活使用紙質與電子檔案管理方式。對于那些安全性要求比較高的檔案，則主要采用紙質管理方式，而對于那些安全性要求一般，并且常規性使用的檔案信息，則宜采用電子化的管理方式，提升檔案管理的效率和應用效果。