畢業生的檔案大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇畢業生的檔案范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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一

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。其中高校畢業生的檔案是個體人事檔案的重要組成部分。當學生從學校畢業后，就從學生人的身份轉換成社會人的身份，面臨參加養老保險、轉正定級、考研、出國、考公務員，甚至于工齡和退休金的計算等與自己切身利益密切相關的問題，而這些問題都直接與高校畢業生的檔案記載內容掛鉤。

高校畢業生的人事檔案是由畢業生的學籍檔案轉換而來的，高校畢業生的學籍檔案主要是指通過參加全國統一考試并被錄取的大中專學生的檔案。它主要由以下幾部分組成：學生的入學材料、高校畢業生登記表、綜合測評表、學籍卡、組織關系及學生在校的獎懲情況等。學生在校期間的這些材料共同組成了其學籍檔案，當學生畢業后，由學校就業主管部門根據學生的實際就業派遣情況在其學籍檔案中放入畢業生報到證，并由學校相關部門通過專門機構——機要局轉遞給畢業生的就業單位的人事部門或其委托的相關的人才交流機構。這時，學生的學籍檔案才正式轉化成其人事檔案，這個轉化必須通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂相關就業協議，并履行相關畢業程序并取得報道證后，才能最終得以實現，并標志著畢業生由學生人轉化為社會人。

二

當前高校在畢業生檔案管理方面主要存在以下幾方面的問題：

1.畢業生檔案材料內容的不完整性。首先，畢業生檔案材料的來源渠道非常廣泛。除學籍卡來源于教學管理部門外，其他材料主要來自于各教學院系、相關職能部門和學生本人，這些材料主要涉及學生在德智體美勞等方面的素質材料，內容繁雜，數量龐大，在收集過程中非常容易產生片面或者重復的現象。其次，畢業生檔案材料的收集時間跨度大。從學生入學之初的初高中學籍檔案，到學生在高校期間各學期的學習記錄、綜合素質測評、直至最后的畢業生登記表和鑒定表，這個跨度至少要3到4年的時間，學校經手人可能更替，從而造成材料的缺失，不利于學生檔案的完整和統一。最后，畢業生檔案材料的內容完整性、延續性強。有的學生是團員，可檔案中缺少了中學時期的入團志愿書；有的是學生黨員，卻缺少入黨申請書和轉正報告；有的學生在畢業生登記表獎勵一欄中，寫了不少榮譽，但在檔案中沒有這些榮譽的獎勵證明材料；材料的不延續和不完整，容易給人造成材料不實的印象。

2.檔案的保管和轉移過程中的不規范性。首先根據國家相關政策，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，暫時保存在學校。這就造成每年畢業季，因為擇業過程中的種種問題，很多畢業生都會要求暫時將檔案保留在學校，這些學生往往對畢業生檔案的重要性認識不足，很多學生并沒有按要求在一到兩年后轉移走自己的檔案，日積月累，越來越多的檔案會積壓在學校，使得本就有限的檔案庫房不能承載，檔案管理人員不勝重荷，難免會造成疏漏；其次，由于學校機構調整，檔案管理人員的不穩定性，難免個別檔案管理人員責任心欠缺，從而在檔案收集和保管過程產生失誤，造成學生檔案的損壞或遺失，給學生就業和今后的調動、晉升造成無法挽回的損失；最后，由于個別檔案管理人員的政策性不強，有時會為了圖省事，不是通過機要局這一專門的途徑流轉畢業生檔案，而是將檔案通過快遞、EMS等方式寄送學生檔案，更有甚者直接將檔案交給學生，從而出現學生自帶檔案的現象，這些不規范的檔案流轉，就更容易出現畢業生檔案的損壞或遺失，將會給學生日后辦理相關手續帶來諸多麻煩。

3.畢業生檔案材料的不規范性。首先是由于大多數學校對檔案材料的用紙、書寫及格式沒有明確的規定，造成歸檔的檔案材料有的用A4紙張，有的用16K紙張，造成畢業生檔案裝訂的不齊整；其次是書寫不規范，有的學生的入檔材料甚至用圓珠筆書寫，這些用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就變得模糊，會給日后檔案保存帶來很大的困難；最后，學生的獎懲材料，甚至有的學生的《畢業生登記表》中都會有公章和系部意見的現象。

三

為了避免以上問題的出現，高校需要從以下幾個方面進行反思：

1.高校要加強對畢業生檔案工作的重視，從人財物等方面積極支持畢業生檔案工作。從院系、到學校都要配備固定的畢業生檔案管理人員；配備專門的畢業生檔案室或庫房；做好相關工作的獎懲條例，充分調動相關工作人員的積極性。

2.高校要加強畢業生檔案管理的制度化建設工作。明確畢業生檔案管理的條例、分工及職責，并要嚴格按照《檔案法》的要求，規范畢業生檔案工作。

3.加強檔案管理人員業務素質和責任心的提升，確保檔案材料的質量。要求檔案管理人員有愛崗敬業的精神，積極鉆研檔案管理相關業務，規范畢業生檔案的流轉；同時，要不斷提升責任心，本著為學生服務的宗旨，確保畢業生檔案材料的規范與完整。

4.加強對畢業生的教育，讓學生充分認識到畢業生檔案材料的重要性。首先，畢業生在填寫相關材料時，本著對自己負責的態度認真填寫，不能敷衍了事；其次，畢業生一定要關心自己的檔案。如果是正常派遣的學生，學校會通過機要局寄送畢業生檔案，學生可以在畢業生檔案寄出兩個月之后，向相關人事部門進行查詢，如果檔案未收到，就要及時向學校相關部門查詢，確認，以保證自己的畢業生檔案不缺失；最后，如果學生在畢業后暫時未找到就業單位，而將其檔案托管保存在學校的，在明確了用人單位后，就要及時到學校辦理相關就業手續，以便學校正常轉遞檔案，不要誤以為既然學校能夠免費保存，就不用再到人才交流機構托管了。其實，學校保存的只是畢業生的“學籍檔案”，只發揮存放的作用，不能以此為依據為學生開具相關的證明材料。在社會上，真正發揮作用的是由學籍檔案轉成的人事檔案，只有所在單位的人事部門或委托的人才交流機構才有權利開具相關證明，辦理相關事項。

因此，無論是高校還是學生都要重視畢業生的檔案，使畢業生的檔案發揮應有的作用，更好地為學生，為社會服務。

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中圖分類號：G217 文獻標識碼：A

隨著社會科學技術的不斷發展，信息化和網絡化的建設速度在不斷加快，這樣傳統的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術管理肯定也會逐漸代替傳統的檔案管理。本文主要對信息化技術對畢業生檔案管理的影響進行分析。

1信息化技術在高校畢業生檔案建立方式方面的改變

傳統的高校畢業生檔案的建立方式都是采用紙質的方式，而在現代社會當中，高校的畢業生檔案發生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網絡化。學生的相關信息不再是以前那種可感官的紙質信息，都已經開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時互聯網技術也能夠很好地實現這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對畢業生檔案進行管理的時候傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建高校數字檔案館的時候主要是根據師生的需求為導向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關的信息，而在高校的學生檔案方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在校園網上，實現資源的共享，對于高校師生以及社會各界人員在查詢相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以高校在以后進行畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。

3信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化

信息網絡對于畢業生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業生的檔案實現了信息化。其實高校的數據檔案館不僅僅使高校的畢業生檔案實現了完整化以及多元化，同時也在無形當中使高校學生檔案的吸引力和時效性增加了很多。高校的學生檔案原本是一種非?？菰锓ξ兜膯我坏谋４娣绞?，但是檔案的管理者可以通過網絡信息技術，把這種方式變得多種多樣，同時學生的個人信息也能夠更加充實，而且還可以使信息很好地實現可操作性、知識性以及趣味性，使得高校留存畢業生檔案的作用能夠真正發揮出來。

4信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸

現在很多高校在對畢業生檔案進行管理的時候都存在著很多無法超越的瓶頸，而這些無法超越的瓶頸當中因為管理工作比較零碎，在管理的過程當中不能夠有效實現是比較具有代表性的一個問題。現在很多高?；旧线€是由學生處在負責畢業生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個學院上報來完成。在對畢業生的各種信息進行收集和處理的時候基本上還是由各個學院負責，而一些具體的工作則是由輔導員來完成。在畢業生檔案的管理過程當中，院系的作用比較關鍵和重要，但是在實際的工作當中，各個院系對檔案管理工作都不是很重視，他們對于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學生快要畢業的時候才以突擊的方式來完成。如果畢業生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態度來完成的話，倉促和草率的程度就可想而知有多嚴重，這樣畢業生紙質檔案的管理就會出現混亂或者缺失的現象。采用信息技術之后，則能夠很好地解決上面所說的問題，在建立高校畢業生電子檔案的時候，需要根據電子檔案的一些特征來具體地填寫統一格式的內容，而且因為系統時間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現，各個院系應該要在規定的時間內對學生的信息情況進行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業生的檔案管理工作能夠比較順利進行。

5結束語

隨著社會的不斷進步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務對象、服務內容以及服務方式都在發生著變化，面對這樣的形式，高校畢業檔案管理的工作人員就應該要用科學技術來不斷的提高自己，利用信息化技術來充實自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業生服務。

參考文獻

[1] 劉暉，張素麗，柳羽輝. 淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）.

[2] 鞏雅峰.信息化技術在檔案管理中的應用分析[J].華章，2012（2）.

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現階段，學校畢業生檔案管理部門對于檔案管理工作時，對于管理工作存在一定的誤區。在進行檔案管理工作時，只負責保管，而不加強對檔案準確性的負責。認為只要不將學生的檔案丟失，在上級部門進行檢查時，能夠及時的進行外調和查檔工作就可以了。但是，對于學生來說，檔案記錄著個人經歷，并且對工作后的辦理養老保險，考取公務員等，都要進行查閱檔案。所以，學校必須加強對畢業生檔案管理的重視。

2 規范檔案材料的整理

首先組織人事 需要對畢業生檔案材料進行分類的管理工作，使更加便利查找和存取的方式進行保管，同時組織人事 還要制定專門的工作崗位，把責任落實在人上，防止檔案出現丟失和損壞的情況。具體保存方式，可以依據檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時，在進行對檔案文件進行整理時，需要工作人員保證檔案的美觀大方，在書寫時盡量選擇碳素墨水。同時，需要對工程不同階段的檔案文件進行按階段歸檔，保證檔案的合理有序。

3 加強對檔案管理的創新工作

3.1 提高創新觀念

進行畢業生檔案管理的創新管理工作，首先就需要改變相關畢業生檔案管理部門固有的管理看法，使其接受新的創新管理理念。通過對高素質人員的培養以及對相關工作人員的定期進行培訓學習，使其可了解到最新的學生管理方式，緊跟社會發展的腳步，把所學習到的先進的管理理念運用到畢業生檔案管理中，再結合畢業生檔案管理的自身特殊性，制定一份先進的管理方案。通過對工程相關工作人員的綜合素質的提升，建立一支具有高素質的專業檔案管理隊伍，不斷吸取新知識，保持工程管理方式的先進性。另外，需要明確畢業生檔案管理的創新管理具有緊迫性，每一份畢業生檔案，就關系到畢業生的前途問題。同時也要樹立正確的思想觀念，積極的反思以往工作經驗，不斷通過對畢業生檔案管理管理的創新，保持畢業生檔案管理水平維持在一個較高的水平。

3.2 重視加強人才開發交流服務中心機構建設

進行創新管理，需要進行建設一個完整有效的人才開發交流服務中心機構，在其中對于相關部門的權利和責任進行明文規定，更加有效的保證了各部門聯接工作，使其意見更夠統一，減少對管理措施進行創新工作時的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率，提高畢業生檔案管理的質量水平。另外，對于人才開發交流服務中心機構中工作人員的選擇，盡量要選擇綜合素質較高，實踐能力較強并且具有創新意識的員工，使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發交流服務中心機構順利運行，以及建筑畢業生檔案管理的創新管理，提高管理水平與高素質人才投身管理實踐中的熱情。

3.3 建立創新管理機制

管理機制在畢業生檔案管理施工中具有較為重要的作用，畢業生檔案管理的管理工作人員，應積極的對相關管理機制進行創新管理。積極的引進外界具備現代化優點的管理機制。在管理機構內部，工作人員可提出一部分的激勵檔案管理人員進行創新管理的鼓勵制度，提高工作人員對自身工作的熱愛。

4 檔案工作人員綜合素質不高的問題以及解決措施

4.1 工作人員綜合素質不高

進行畢業生檔案管理的工作人員中，大多數缺乏專業知識。在開始工作之前沒有經過系統的培訓，綜合素質不高，不了解畢業生的檔案管理方式，同時不重視檔案收集整理工作質量。極易導致最后造成整理的學生檔案出現錯誤，嚴重不符學生實際情況等，對學生今后進入社會和工作，造成不良的影響。

4.2 加強人員綜合能力的措施

4.2.1首先加強畢業生檔案管理中專業人才管理，檔案管理專業人員是保證畢業生檔案管理工作的重中之重，作為整個檔案管理工作的操控核心，要提升檔案收集整理的質量，首先就要對檔案收集整理的專業人員進行培訓工作，保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業素質和正確的職業觀。使其在進行收集整理或者是在進行檢查檔案工作時更有利。減少在工作時的失誤。所以定期對于畢業生檔案管理專業人員進行有效的培訓工作已刻不容緩。

4.2.2其次提高畢業生檔案管理專業人員的專業素質，建立相應的責任制度。保證畢業生檔案管理工作的有效進行，提高相關工作人員的質量意識，對于畢業生檔案管理專業人員的綜合素質和工作積極性進行調動，使其增強其對工作的責任感和相關科學技術水平。使其具有準確率第一的觀念，嚴格按檔案管理標準進行工作，明確其工作職責。同時加強管理階層對于工作人員的領導監督。

4.2.3保證人員具有較高的專業素養和綜合能力。才能做到對畢業生檔案管理工作的保證。只有畢業生檔案管理工作人員具有進行施工的綜合素質，并發揮自身所掌握的知識和技能的有利影響，就可有效推動檔案收集整理工作的順利進行，避免人的因素阻礙工作的進行，進而提高檔案收集整理工作的規范性。

5 運用信息化技術手段

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高校畢業生的檔案是畢業生在校學習期間生活及社會實踐的真實記錄，包括畢業生的就業通知書、在校學業成績表、體檢表、各學年的鑒定表、畢業生登記表、黨團材料、獎懲證明及高考錄取信息等原始材料，是唯一能真正證明個人學習經歷的憑證。大學生畢業后在進行擇業、考研、考公務員、資格證申請、結婚等與日常生活或事業發展相關選擇時都需要依據個人檔案做相應證明，特別是就業后轉正，定級、參加勞動保險等，更離不開檔案。正是檔案涉及了畢業生個人今后工作、學習生活的方方面面，所以檔案對畢業生來說非常重要，應該引起高度重視。高校作為畢業生檔案的最后出口，怎樣做到把畢業生檔案完整無誤地轉遞至其應該留存的地方，是高校畢業生檔案管理工作中的重要一環。我結合多年畢業生檔案轉遞工作實踐，談幾點體會。

1.要有較強的責任意識

畢業生檔案轉遞是一項重要而嚴肅的工作，不論是畢業生還是管理者，都要認識到檔案對畢業生個人的重要性，認識到若檔案錯亂或者丟失對畢業生影響的嚴重性，要提高重視程度，增強責任意識。本著對每一個畢業生負責的精神，認真、細致地對待每一個環節，確保畢業生檔案在形成和轉遞中不出任何差錯。

2.要重視轉遞中各環節的管理

首先，要明確畢業生檔案的最終去處，這是要提醒畢業生重視的，在這一環節應注意：（1）在沒有搞清用人單位是否具有人事主管權之前不要把檔案轉入這個單位，應將其落入這個單位所在地的人才交流中心，防止丟失或跳槽時用人單位扣住檔案不放。（2）要詢問清楚用人單位性質，如是國家機關、事業單位、國有企業，他們或他們主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案，其他各類非公企事業單位、各類民營機構無人事管理權，由人才中心實施人事接收畢業生檔案。（3）將要在一線城市就業的畢業生，由于落戶困難，多采取人戶分離的就業方式，這樣畢業生的檔案最好先不要落在就業城市，而先行落回畢業生生源所在地，待日后需要調整時也是人事主管部門之間的轉遞，保證不會出現差錯。

其次，整理形成畢業生檔案和轉遞是重要一環：（1）檔案的整理。目前多數院校學生檔案是放在各院系管理的，畢業生檔案形成和轉遞由各院系完成，這樣可以分散壓力，便于管理。我們在檔案管理中采取的是專人專管負責制，任務明晰，責任到人，有利于工作的開展。畢業生檔案轉遞正值畢業季，一方面學生就業急需檔案，另一方面畢業生的很多材料正在形成且分布在多個部門，學生多，材料出來需要一定的時間。這就需要專管老師反復多次去各部門督促，力爭在較短的時間內把畢業生所需的材料全部匯齊，加班加點，集中整理，在此不建議較多人突擊，避免人多事雜忙中出錯。正常應該是由專管老師按專業、班級、學號把畢業生的各種材料按檔案目錄內容分好，流水撿拾，集齊后對照標有畢業生編號、專業、姓名的檔案袋信息，無誤后放入其中。每生如此，依次按專業、班級分別放置。待所有畢業生材料全部裝袋結束后，再統一按學生的轉遞單位開具檔案轉遞通知單，依次放入所開具學生的檔案袋內，并對檔案進行專業、姓名、檔案材料內容及轉遞信總核對，正確后封袋密封。整個過程清晰、有序、不易出現錯誤。（2）檔案的轉遞。在整理畢業生檔案的同時，應把畢業生檔案轉遞的信息按郵政部門的要求采集好，按專業、班級、序號統一發送至郵政EMS終端，由他們打印出所有檔案的轉遞清單。特別值得注意的是，要盡可能把一些諸如單位名稱、地址、接收人、電話、郵編等信息提供準確，以保證郵件能轉遞成功。專管老師要督促郵政部門及時反饋打印出的轉遞清單，并按郵政部門要求裝袋貼單，碼放整齊待郵政收件。在這個過程中也不要忘記再次核對畢業生轉遞信息及專業、姓名，避免張冠李戴，出現錯誤。

最后，在畢業生檔案順利寄出后，要盡快回收郵件轉遞的運單號，及時與輔導員溝通，方便畢業生查詢自己檔案的轉遞實時狀態。

總之，畢業生檔案轉遞是一項重要的工作，它雖不是多么繁雜，難度也不大，但它對畢業生的影響是十分重大的，一點也馬虎不得。多年來我們在檔案轉遞的實際工作中，正是由于重視以上各個環節的工作，在轉遞中未出現過檔案錯亂或丟失的現象，受到畢業生的贊許。因此要做好畢業生檔案轉遞工作，較強的責任意識和耐心是必備的，認真細致是做好工作的關鍵。這是我在多年檔案轉遞過程中獲得的一些體會，也希望這有助于今后把畢業生檔案轉遞工作做得更好。

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受科技進步的影響，國家在開展信息化建設的同時也加快建設網絡化的步伐，而傳統的大學畢業生檔案管理就在信息化的發展下暴露了弊端。在過去很長一段時間，大學畢業生檔案的管理一直使用傳統的人工管理方式，這種方式存在一定的滯后性，不利于大學生人才信息的交流，也為大學生去異地工作帶來了一定的不便。而且當代用人單位對于大學畢業生檔案的需求加大，因此效率較低的傳統檔案管理逐漸會被高效的信息化管理所取代。下面我們簡單分析下在使用信息技術之后，大學畢業生的檔案管理會有什么變化。

1 信息化技術在大學畢業生檔案建立方式方面的改變

大學生在畢業后都會有自己相應的檔案，需要由人才交流中心等相關單位保存并，且以往給大學畢業生建立的檔案都是紙質檔案。然而隨著信息化的發展，大學畢業生的檔案不再是紙質形式，而是一電子化的形式體現。而且學生的檔案信息也不是寫在紙上，而是采用虛擬的方式，記錄在電子檔案中。這種變化主要是因為當前的社會是信息化的社會，而且互聯網技術在發展，通過這些影響使學生的檔案實現電子化。

在對大學畢業生檔案進行管理的時候，傳統的管理方式一般都是紙質的檔案館形式，采用信息化技術之后就能夠建立起數字檔案館，傳統檔案管理部門的工作方式也就會相應的發生改變。在構建大學畢業生數字檔案館的時候主要是根據學生就業的需求為導向建立的，提供的信息包括了就業相關的信息，而在用人單位方面則提供了比之前更加全面的學生個人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發生，能夠更加準確和靈活地對學生的信息進行管理。

2 信息化技術使得畢業生檔案管理的空間廣度以及時間的長度變得更加豐富

實現檔案信息擴大化最容易的手段就是網絡環境，網絡環境不僅能夠很好地突破傳統管理方式中的時間限制，同時網絡環境也能夠很好地實現地理環境限制的突破，能夠很好地實現空間以及時間信息交流的需要。在開始建立數字化檔案館的時候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠將各類比較有價值的信息放置在大學畢業生檔案信息網上，實現資源的共享，對于用人單位及社會各界人員在查詢大學畢業生相關信息的時候能夠有所幫助。通過信息化技能能夠很好地實現檔案的紙質載體和檔案當中所記載的相關內容分開，那么在管理的過程當中也就能夠分別對這兩者進行管理。傳統的檔案館在對這兩者分別進行管理的時候是一種雙重的管理，無形當中就會為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對檔案管理的過程當中，不僅需要對紙質的實體檔案館進行和平常一樣的管理建設，同時還需要對數字檔案館當中的相關內容進行更新和豐富，因為只有這樣才能夠很好地實現資源需求者對于資源共享的一些要求。所以在以后進行大學畢業生檔案管理的時候信息化技術管理將會是一大特色，同時這種管理方式還需要相關的管理部門進行進一步的適應。

大學畢業生檔案管理信息化可以實現檔案信息管理互聯網技術的研究運用。大學畢業生檔案管理單位通過網站建設等方式，在網站上建設檔案室網頁，公布有關信息，有關人員只需要通過電腦聯網，隨時隨地都可以查詢相關管理動態，這對促進大學畢業生檔案管理服務水平提升起到極其重要的作用。

3 信息化技術使得檔案信息變得更加完整化和多元化

網絡對于人們的工作有很大的影響，甚至是影響著畢業生的檔案?，F在大學畢業生的檔案一般都由人才交流中心收集保管，并建立了相應的檔案館，而且這種檔案館基本都是信息化形式，通過檔案館可以讓大學畢業生的檔案得到很好的保存。學生在畢業之后，根據實際情況，個人的檔案可能會隨著學生到工作單位，也可能會回到學生的生源地。而人才交流中心建立的檔案館是在學生畢業之后，會有一份電子檔案保存在人才交流中心內。通過這種保存方式能夠讓畢業學生的檔案更加完整，讓檔案具有時效性。在使用信息技術的時候，檔案保管的方式較為多樣化，而且學生的信息也更真實，學生在畢業之后，自己的檔案就可以真實的反映有關信息，發揮畢業生檔案的應有作用。

4 信息化技術能夠突破紙質檔案無法超越的瓶頸

部分單位在管理畢業生檔案的時候，存在著漏洞，而且有著這樣現象的單位不在少數，甚至是有一些問題很難去解決。在眾多問題中，最有代表性的問題就是在管理大學畢業生檔案的時候，管理工作分散，使檔案不能有效的實現價值。對大學畢業生的檔案管理工作有著直接影響的就是檔案管理人員，因此檔案管理人員要在檔案管理工作中發揮作用。但是在真正的工作中，大多數的檔案管理人員并不重視大學畢業生的檔案管理工作，在收集學生的信息上只是敷衍了事。有一些工作沒有在要求內完成，然后在任務期限截止時，匆忙的完成，草率的工作態度，簡單的處理，可想而知，管理工作上缺陷有多嚴重，由于之前學生信息統計工作做好不好，在后期的管理工作中會有很大的問題，甚至會出現管理的混亂。這是傳統方式管理存在的不足。但是在使用信息技術的時候，就可以避免了上述問題的出現，學生的檔案是電子的形式，在填寫信息的時候，可以按照具體的模式讓學生統一的填寫，然后再保存。在統計信息的時候，根據系統規定的時間進行填寫，這樣就不會出現突擊填寫的情況，而且還能讓各個部門在規定的時間內完成，收集信息不在那么倉促，這樣就可以有效的避免問題，使大學畢業生的檔案工作順利完成。

結束語

綜上所述，傳統的大學畢業生檔案管理方式在信息化的發展下，弊端增多，因此這種管理方式需要改變?，F階段，檔案信息的服務對象更為具體，服務的方式也由單一變為多樣。在整體的檔案管理都發生變化的今天，大學畢業生檔案的管理方式也加入了信息技術，并且不斷的利用信息技術創新管理方式，使檔案管理工作更容易，也使學生在畢業后，檔案信息仍能為其服務。信息技術對于大學畢業生的檔案管理工作百利而無一害，因此可以在廣泛的應用。

參考文獻

[1]劉暉，張素麗，柳羽輝.淺談信息化技術在檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2011（11）.

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高等院校畢業生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況,是高等學校進一步教育、考查、培養更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養人才的主要依據。在知識經濟時代、我國市場經濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學生檔案工作出現了不少新的問題。因此,深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。

一、高校畢業生檔案工作存在的主要問題

1.缺少具有針對性的法律法規的約束

近年來,教育部和國家檔案局針對高等學校檔案管理頒發了《高等學校檔案管理辦法》。該辦法規定:關于高等學校全日制在校生規模在1萬人以上應當設立檔案館。(參見《高等學校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關的約束條文,各個高校的學生檔案管理體制并不統一:有的高校將學生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學生檔案放在各個院系,由輔導員分散管理。就筆者所在學校目前在校生人數已達到11000人,而學校設立的檔案室只安排不到兩名的相關人員進行臨時管理。畢業生檔案是在畢業生離校前一個月由系部輔導員移交至學生處就業指導服務中心,再由學生處就業指導服務中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業生檔案進行整理、轉遞。因為學校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經費及制訂工作量考核標準,所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業生檔案管理、轉遞工作就在這不規范的環境中勉強運行,其結果不言而喻。

2.學生檔案管理缺乏規范化

高校學生在校階段產生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業生檔案整理過程中發現的問題為例:(1)歸檔材料手續不符合要求。比如有的高校畢業生登記表沒有學生本人簽名;存在沒有蓋學校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導員因疏忽忘記將高校登記表放入到學生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學生成績表、優秀學生(干部)登記表、獎學金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現,就會出現排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規范。我在整理畢業生檔案時,發現有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍墨水筆書寫的,按要求應該是純黑色鋼筆或水筆等。

3.檔案管理模式老套,缺乏信息化

大學生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學畢業生到目前為止的全部學習、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業邁向信息化發展,然而,我們高校畢業生的檔案卻有點“返祖還原”現象,從事過生源數據上報的同志都知道高中階段都已經有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數據至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。

4.檔案轉遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規范

(1)隨著就業政策改革,畢業生到中小型企業、外資企業、私營和民營企業就業的人數不斷增多,有些單位和學生不清楚檔案的管理制度,以為就業協議書上的檔案轉遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數單位沒有機要接受權,導致檔案不能正常轉遞甚至丟失。

(2)學校按要求轉遞檔案,但是由于接受單位沒有規范畢業生檔案管理制度而造成檔案丟失的現象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學生收到調檔通知函件要求寄出當時的檔案政審,學生畢業時再寄出后面產生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。

二、高校學生檔案管理工作的對策與措施

1.加強相關法規建設,確保畢業生檔案管理、轉遞工作有效開展

近年來,黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業生檔案管理、轉遞具體工作細則的說明。這一空白,使得畢業生檔案管理、轉遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關部門在《高等學校檔案管理法》的指導下,從工作的實際出發,盡快出臺諸如《高等學校學生檔案管理工作細則條例》此類法規,明確具體的單位負責畢業生檔案,確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業生未就業比重快速提升,這就要求我們必須將畢業生檔案管理、轉遞工作做實、做牢,確保檔案準確無誤轉遞。

2.及時收集、有效整理

畢業生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學后立即根據其系部、專業群體性特點,按照國家檔案法規的要求,收齊有關材料。以后一經形成,盡快存入。就目前而言,大學生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學生、為了學生一切的工作理念,定期地向有關職能部門索取、征集學生材料。尤其畢業之際是畢業生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學生成績表、畢業生登記表、畢業生體檢表等。

3.盡可能多地把信息化技術應用于高校畢業生檔案管理的各個環節

筆者所在院校通過畢業生上網直接輸入學號和姓名查詢派遣單位和檔案轉遞情況,據不完全統計比沒有用系統相比學生檔案轉遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復勞動,減輕檔案管理的日常事務性工作,還大大提高了畢業生檔案查詢的效率。

4.加大宣傳力度,提高畢業生對檔案重要性的認識。

篇（7）

檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。

1、需求分析

為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。

系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。

3、系統功能模塊設置

具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；

（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；

（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。

（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統開發的其他方面

篇（8）

作為已經步入成年的職業院校畢業學生，如果連最起碼的社會道德都不具備，那么就是教育的失敗，也是人才培養模式的失敗。目前，職業院校學生中出現的惡意拖欠學費，騙取助學補助，參與違法活動，就業頻繁違約等現象，都損害了他們的群體形象。學校應該加強學生誠信教育，幫助學生樹立“人無信不立”的信用道德觀念，讓他們懂得，誠信既是中華民族的傳統美德，又是經濟社會的道德底線。筆者在從事就業安置工作這幾年發現，職業院校學生的誠信狀況對其就業有較大影響。這幾年職業院校的學生就業前景樂觀，既有綜合素質，實操技能水平又較好的職業學校畢業生很受企業歡迎，但如果學生技術好，而誠信不好，企業也不太愛用，甚至從此不與本所學校合作。

另一方面，有些用人單位在職校進行招聘時提供虛假信息，在學生就業后的薪資待遇和社保等方面違背當初許諾，甚至拖欠工資，這些不僅影響了企業本身的聲譽，也給畢業生就業工作帶來不良影響。

通過建立健全畢業生和用人單位誠信檔案，形成并完善有效的記錄機制。既詳實記錄了畢業生在校期間課程學習、成績考核、行為表現、獎懲情況和身心發展等各方面內容。也詳細記錄了用人單位近幾年在學校招聘學生目前的發展情況和就業生意見反饋。通過這些記錄,企業、學校用人單位三方可以做到互相了解。

2.誠信檔案的內容

畢業生和用人單位誠信檔案就是全面、真實反映學校畢業生和用人單位信用狀況的一種電子檔案。該檔案由學生、學校、用人單位合作共建，包含的信息有個人維護信息、學校維護的信息和企業維護信息。該信用檔案與信用主體一一對應，具有特定結構空間和維護權限，全面、客觀、動態和多方共同記錄信用主體信用活動的電子數據庫，其中包括體現信用意愿和信用能力的指標。指標間邏輯清晰，相對獨立。同一份信用檔案必須按維護時間和維護主體不同相對獨立存放、互不影響，以實現信用信息的多方持續積累和資產增值。信用檔案主要由學生填寫部分、學校填寫部分和企業填寫部分等內容構成。

第一、學生維護填寫部分，內容包括：基本信息、教育經歷、培訓經歷、項目經驗、任職記錄、社會實踐、勤工儉學、工作履歷、證件證書等、對用人單位評價等；

第二、校方維護填寫部分，信息包括：學習成績、畢業評語、在校優良記錄、在校不良記錄、助學貸款記錄等；誠信檔案的重點，主要考查學生在校期間國家助學貸款的還款情況、助學補助的使用情況、學雜費交款情況、違反校規校紀情況、勤工助學情況、承擔責任及履行義務情況。檔案將依據記錄在案的經濟狀況，對學生誠信檔案進行終身、動態化管理，與學生的畢業推薦聯系起來。誠信檔案中不僅記錄學生的失信行為，也會記錄誠信行為。

第三、企業填寫部分，包括崗位表現、職務變動、培訓記錄、離職記錄，畢業生的素質和能力描述，畢業生的潛力開發及職業發展描述，畢業生職業道德評估。

第四、社會相關部門（如人才中心）填寫，包括檔案查詢記錄、調查、認證、評估、投訴與申訴記錄和其他與個人相關的信用信息記錄。

誠信檔案電子交互平臺，具有一整套完善、清晰的分級維護權限設置控制體系，分別設置不同層級的維護密碼控制權限，擁有相關密碼權限的學生、學校、企業才能通過各自的密碼授權，分級管理、審核、維護相關的檔案信息，并在后臺服務器和檔案日志管理系統中，分別實現永久隱性備份和顯現記載檔案維護、查詢、下載、更改、篡改、甚至惡意泄漏等相關紀錄。不僅保障檔案信息不會被惡意攻擊、篡改、泄漏，而且保障信用檔案信息的準確性、安全性和全面性。

3.誠信檔案的作用

首先、降低學生就業成本。信用檔案是學生在校期間信用狀況的綜合反映，也是各種資質、資格和有效證書原件錄入的定性鎖定，是用人單位評價學生在校各種表現的重要依據，該檔案不僅有利于減少學生的求職成本，還可以提高學生就業成功率。建立個人信用檔案，在第三方社會公共平臺上提供各類證明與信用報告，其中包括各類證書證件一攬子認證證明、各類優良記錄、任職記錄的認證證明。學生就不需再另行花費時間、費用往返母?；蛟瓎挝婚_具各類證明。隨著電子信用檔案和紙質信用檔案將逐步取代個人求職簡歷以及各種證件證書，給學生求職就業帶來方便，節約就業成本，使學生就業贏在起跑線上。

其次、展示就業誠信意愿。建立信用檔案，起碼表明了畢業生和企業的誠信意愿和基本態度。實現與用人單位的便捷溝通，創造更多的就業機會。在企業與學生之間搭建了一個互相溝通、相互展示各自信用信息的平臺。

再次、提高誠信自律意識。建立個人信用檔案，保持良好的信用記錄、高的信用分值，可以累積誠信資產，大幅提高個人或用人單位的可信度。

最后、延續檔案維護價值。在第三方平臺建立終身的信用檔案，學校在學生離校后，仍然可以通過電子信用檔案互動平臺與學生進行實時的跟蹤與互動，延續了信用檔案的使用價值。

由此可見，對畢業生,誠信檔案記錄了他的工作和成長的經歷,有效地增加了他對企業的認同感,滿足了他的個人價值實現的需要,也為他的成長奠定了基礎。對企業,通過建立畢業生誠信檔案,有助于提高企業人力資源的管理水平,通過畢業生職業生涯發展規劃的制定,有針對性地對畢業生進行培訓,促進畢業生的成長;有助于加強企業與員工的溝通,有效地把握員工的主導需求并對其進行激勵,建立員工的滿意度和忠誠度;同時為建立企業人才庫準備基礎數據。對學校,通過畢業生和企業之間的誠信檔案，為今后學校更好開展德育工作、教學工作和就業指導工作提供了準確的參考依據，學校的教育教學和就業安置將更有規律可循。

4. 依據誠信檔案實施畢業生培訓方案

依據誠信檔案實施畢業生培訓方案共有9個步驟，它們形成一個封閉的“循環”，畢業生在“循環”中不斷成長。見圖1。

參考文獻：

[1]淺談高校教學檔案管理工作,劉艷娟,科技情報開發與經濟2010/20.

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中圖分類號：G641 文獻標識碼：A

1 高校畢業生報到證現狀及其利弊

報到證的歷史是一個不斷發展的過程，它源于統包統分就業體制下的“派遣”，走向“雙向選擇”就業體制下的“報到”，因而兼具服務性、政治性和管理性。

1.1報到證的社會作用

面臨畢業的高校畢業生要想順利離校走向社會，除了拿到畢業證、學位證外，還需要用心管理好自己的報到證、檔案、戶口，而這個報到證就是管理自己檔案、戶口的重要依據，否則即使畢業了，也不能順利走向工作崗位或不利于今后發展。很多畢業生畢業時忙于論文答辯、找工作等，根本沒有認識到報到證的重要作用，認為它只是一張無用的“介紹信”而已，殊不知，報到證雖然是計劃經濟體制下的產物，很多重要作用都已經隨著歷史漸漸淡化，但在如今市場經濟體制下仍然發揮著一定的社會作用：一是記載畢業生初次參加工作的時間，二是用人單位、人才機構接收畢業生的有效文字證明，三是便于畢業生主管部門準確掌握各地學生的就業情況，更好地制定出促進高校畢業生就業的相關政策，四是為畢業生落實自己的檔案和戶口提供依據，五是檔案材料的重要組成部分。

1.2報到證的弊端

報到證的前身“派遣證”還有很多其他作用，比如干部身份證明、國家統招計劃內的學生、計算工齡、轉正定級、規定時間報到等。隨著市場經濟的發展和“自主擇業，雙向選擇”政策的深入，這些作用基本不復存在，報到證也因此衍生出了很多問題，其弊端日益明顯。一是我國并無相關報到證的法律依據，其合法性受到質疑；二是干部身份無法證明，除非是考入編制的學生才能享有；三是國家統招的全日制畢業生這個作用其實在畢業證上已經充分證明，并且全國聯網有據可查，報到證這個作用顯得多余；四是報到證期限現在并沒有嚴格規定，很多畢業生畢業后一兩年都沒有去報到；五是絕大部分回原籍的報到證與工作單位不是同一個地方，報到地也根本不看畢業生的報到證，很多學生的工作單位也不知道報到證是什么，因而履行報到手續也失去了它應有的意義；六是改派報到證手續繁瑣，攜帶材料多且不易找齊，因為報到證白聯在檔案袋里面，解約證明在原用人單位，加上新簽約單位證明、學校介紹信、畢業證等原件材料很難一次找齊，如果是外地工作學生為了一次改派至少得耗費2個工作日，并且改派還要收取150元的費用，加上路途費用等，無疑又是一筆經濟和精力負擔。

2 畢業生檔案管理的作用及方法

2.1畢業生檔案管理的作用

高校畢業生檔案管理工作其本質上是一項政治性的工作，它必須遵循國家檔案辦法，依照集中統一、便于利用、維護檔案完整與安全的原則，按規定執行管理。畢業生檔案主要包括高考錄取材料，黨團材料、畢業生登記表、體檢表、成績單、獎懲材料、就業通知書、年度鑒定表、實習材料等。主要記載了畢業生在校期間的思想表現、學習情況、家庭情況、社會實踐等內容，是用人單位錄用畢業生的重要參考依據，也是補辦相關畢業或學歷證明等的重要證明材料，同時也在職稱晉級、購買醫保社保、落戶、升學、出國、移民等方面發揮重要作用。

2.2畢業生檔案管理的方法

很多畢業生在畢業時都對檔案一無所知，甚至不聞不問、隨意處置，畢業后根本不清楚自己檔案在哪里，直到需要時才恍然記起，然后四處尋找補辦，給生活和工作帶來了很多麻煩。按照國家政策規定，現階段對畢業生的檔案管理主要有如下方法：

一是落實了工作單位且用人單位有人事管理權的畢業生可以直接將檔案從學校寄送至工作單位。其優勢是日后辦理保險、職稱轉正定級等十分便捷，劣勢是有些用人單位存在扣留n案問題，束縛人員自由流動。

二是沒有落實工作單位的畢業生，可以將檔案留校2年，兩年后若學生未對檔案作任何處理，學校會直接將檔案寄回生源地。其優勢是學校保管畢業生檔案安全可靠、不收費用，劣勢是存在學校的檔案永遠是學籍檔案，不是人事檔案，涉及工作工齡等人事證明就沒辦法出具。

三是畢業時無論就業還是未就業都可以將檔案轉回生源地，優勢是辦理手續簡便，適合在生源地就業的畢業生，劣勢是如果以后不在生源地就業的話就需要重新轉遞檔案，重新改辦報到證。

四是把檔案存放在人才機構，其優勢是便于隨時調取檔案，適合創業和靈活就業的學生，劣勢是畢業生與人才機構交流少，信息不暢。自從2015年《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》出臺后，檔案存放在人才機構不再收費，導致很多人才機構拒絕收外地生源畢業生檔案。

3 畢業生報到證與檔案的關系

篇（10）

1.人戶分離問題普遍存在

畢業生流動性大、就業不穩定。以農業戶籍形式遷入學校轉為非農業戶籍的學生，他們畢業后，一般戶籍托管在就讀的高校所在地政府主管部門的人才交流中心（各地政府出臺的政策有所不同，有些地方不實行戶籍托管），也有回遷戶籍到原籍所在地的鄉鎮派出所，以集體戶的形式落戶為非農業戶籍（因其家庭戶籍是農業戶）。無論哪種形式落戶，他們都存在人戶分離這一必然形式。因為，就業的形式決定了他們的流動性程常態化。

2.無法順利開具婚育證明

一些地方政府相繼出臺了針對高校畢業學生的戶籍托管與《流動人員婚育證》的政策。如某地方政府規定：A、填寫《大中專畢業生托管人員計劃生育基礎信息登記表》，B、《辦理流動人員婚育證》，C、《流動人員婚育證》有效期限為二年，在有效期限前本人應主動及時到戶籍地換領新的《流動人員婚育證》，期間可與戶籍地街道辦事處計生部門電話聯系一次，以便戶籍地的計生部門及時掌握流動人員的婚育信息，超過一年不聯系的，將不在為其出具相關婚育證明。雖然有了以上這些政策和措施，流動著的高校畢業生，需要婚育證明時，仍無法順利開具婚育狀況證明。因為電話聯系的依據缺乏可信性，且兩年及時回戶籍地換領《流動人員婚育證》缺乏可行性。

3.新生兒無準生證無法入戶

人員可以憑戶口、身份證在一方戶籍地領取結婚證，成為合法的夫妻，有生育孩子的合法權利，有些人因思想認識問題或其他原因沒有及時換領《流動人員婚育證》，無法開具婚育狀況證明，但他們依然生育孩子。造成的結果是：孩子無準生證無法入戶等一系列問題。

4.購房限購令影響高校畢業生戶籍問題

中央政府對房地產調控政策的出臺，各地方政府也相繼出臺了相應的購房限購令，這一政策的出臺，使高校畢業學生戶籍成為敏感的社會問題，他們是購房的鋼性需求者。因此高校學生的戶籍問題已引起了社會各方關注。

5.《流動人員婚育證》辦理程序繁雜

上世紀八十年代以后、高校擴招以來出生的獨生子女群體，他們畢業后，國家實行自主就業，他們更換工作的頻率較以前其他年代的流動人員更頻繁，成為社會流動的新生力軍。他們中一些人已在離開戶籍地的其他城市工作、結婚、生活，種種原因沒有按期換領《流動人員婚育證》，去相關部門開婚育證明沒有開具的依據。原因是：現工作單位以結婚一年以上進入單位工作，與戶籍地人戶分離一年以上且沒有辦理《流動人員婚育證》，不掌握生育情況，按計劃生育條例規定不予辦理相關婚育證明手續（因為，按正常生理規律，從結婚到這次懷孕期間可至少生育一個孩子，期間的婚育情況管理存在漏洞）。夫婦生育一個孩子的相關手續尚且如此難以辦理，更別說夫婦是雙獨生子女生育第二個孩子需辦理的相關手續更是繁雜難上加難。

綜上所述，由高校畢業生的戶籍管理引發的婚育證明的焦點：“人戶分離這一社會現象”，應引起社會各界的高度關注，國家應盡快出臺相應的政策，解決高校畢業學生的這一社會生活難題。高校畢業學生不同于其他流動人員，他們中的大多數基本上不再回戶籍原地，戶籍也無法落戶于生活、工作的城市。因此，開具有婚育狀況證明，是他們生育子女的一大難題，這不僅給他們繁忙的工作增加額外的精神負擔，而且形成一系列的社會問題（沒有準生證的情況下生育子女，孩子無法入戶，醫療保險、社會保險、高價費入托上學等等問題）。

二、高校畢業生婚育檔案管理對策

1.改變現有的戶籍托管與回遷政策

托管與回遷是人戶分離成為必然存在形式。因此，解決高校畢業學生的戶籍管理問題，就是打破現在實行的戶籍管理地域間界限政策。改變戶籍托管與回遷政策使高校畢業學生流動成為常態化、普遍化局面。所以，盡快解決高校畢業學生人戶分離是他們婚育管理問題的關鍵。

2.建立完善的婚育信息網絡檔案化管理系統

將高校畢業學生納入全國流動人員計劃生育信息檔案管理系統，使大學畢業后由于種種原因處在不斷流動中的、由學生變為社會青年群體的他們，隨時隨地按期登記申報個人的婚育狀況情況，換領《流動人員婚育證》，改變因種種原因不能按期換領《流動人員婚育證》，電話聯系申報給計劃生育管理工作帶來不可操作性。心情愉快地申報辦理生育孩子的各項手續，解除他們的社會精神負擔。

3.婚育信息網絡檔案化管理先從基層試點起步

我國計劃生育信息網絡沒有建立的情況下，應從基層計劃生育管理部門起步，建立逐漸向全國升級的上世紀八十年代以后出生人群的婚育信息檔案（他們正處在生育的高峰期），制定更加完善的、可操作的婚育服務信息檔案化管理系統措施。他們就業不容易，工作壓力大，即使各項手續齊全，因人戶分離，不可能請假奔波辦理，往往勞煩的是雙方的年邁父母為其多方奔波辦理。因此，解決好他們的生育問題，會讓千萬家庭生活在和諧的歡樂氛圍之中。

4.地方性政策應對高校畢業生優惠

地方政府在制定限購房、及其他地方福利政策的同時，多考慮一下流動的年輕人，他們在地方經濟發展中起著積極的推動作用。因為高校畢業學生是社會先進生產力的代表。

5.婚育檔案工作者要端正態度，做好服務

篇（11）

檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業創造更多利潤和財富，是企業持續發展的源動力，畢業生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業生人數越來越多，畢業生檔案數量和信息量越來越大，高校畢業生檔案管理、轉遞工作面臨挑戰。當前我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作現狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業生檔案管理、轉送工作的意義

高校畢業生檔案屬于既要文件，記錄了學生主要經歷、政治面貌、社會關系、學歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業生社會活動的重要依據。畢業生檔案由學籍檔案轉換而來，由學校交轉遞畢業生就業單位或人才交流機構管理，若無就業單位則由學校免費保存兩年。畢業生檔案轉遞需要按照《就業協議書》簽發《報到證》，完成轉遞檔案[1]。若就業單位是國有企業或企業事業單位那么檔案轉遞到工作單位。如果是非公有企業，那么檔案轉遞到人才交流機構。若離校未就業，則轉遞到戶籍所在地。對于高校畢業生來說不論考研、出國、就業都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關證明。對于企業來說，通過畢業生檔案，用人單位可以對學生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據?？梢娮龊酶咝．厴I生檔案管理、轉遞工作的重要性和必要性。

二、當前高校畢業生檔案管理、轉遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業檔案特殊性的重視

高校畢業生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉速度快、流動性強等特點，管理復雜性要遠遠大于傳統檔案。通常情況下畢業生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當前我國在高校畢業生檔案管理方面并沒有正確認識到畢業生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應付等現象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業生檔案完整性。

（二）不規范

雖然我國已了《高等學校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業生檔案管理規定，當前我國在高校畢業生檔案管理、轉遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業檔案管理的系統培訓，并不具備專業檔案管理技能和知識，這嚴重影響了檔案管理、轉遞工作效率和質量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業生數量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉遞工作復雜性也隨之提高。但當前大多機構在高校畢業生管理中仍停留在老模式、老思路當中。當前不僅學生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術的運用[3]。傳統人工管理模式已無法適應新形勢下日益復雜的檔案管理工作需求，傳統人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現紕漏。

三、高校畢業生檔案管理、轉遞工作改進思路

（一）正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作

想要提高我國高校畢業生檔案管理、轉遞工作質量，就必須正確認識高校畢業生檔案管理、轉遞工作的特殊性，提高對畢業生檔案管理、轉遞工作的重視，積極改革畢業生檔案管理、轉遞工作，為其開展創造有利條件，加大投資力度強化對信息技術的應用，構建現代化管理工作模式，從而實現高校畢業生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關系。想要提高高校畢業生檔案管理、轉遞工作水平，就是建立起科學、合理、規范，符合畢業生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業生檔案管理、轉遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業生檔案管理、轉遞工作開展提供依據，更能夠有效協調各相關部門工作，使畢業生檔案管理、轉遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質