企業(yè)信息分類編碼技術(shù)研究

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企業(yè)的發(fā)展離不開信息化的發(fā)展，而且信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為支撐。企業(yè)為了更好地發(fā)揮信息化系統(tǒng)的作用，必須優(yōu)先對信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼。對于信息編碼技術(shù)的研究與應(yīng)用是信息標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為企業(yè)經(jīng)營管理決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)依據(jù)，同時(shí)也是企業(yè)信息化各系統(tǒng)之間聯(lián)系的紐帶。編碼是采用特定的字符代表一個(gè)或者一類事物，這樣就將具體的事物抽象為特定的字符，完成對事物的隱藏，只有知道編碼過程的人才能知道字符代表的具體事物。編碼在生活中隨處可見，它是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，我們所使用的電話號碼、身份證號碼這些都是編碼。信息編碼是企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，保證了信息共享的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。各個(gè)分系統(tǒng)中相同的代碼代表同一事物，但描述事物的著重點(diǎn)不同。通過代碼實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的信息互通。

一、信息分類及編碼的原則和方法

信息分類就是根據(jù)信息內(nèi)容的屬性或特征，將信息按照一定的方法進(jìn)行區(qū)分和歸類，并建立起一定的分類系統(tǒng)和排列順序，以便管理和使用信息。信息編碼就是給事物或概念賦予一定規(guī)律性的易于人或計(jì)算機(jī)識別與處理的符號。信息分類編碼的方式一般有順序碼、分類碼兩種。順序碼是一種比較常用的簡單編碼，編碼時(shí)間短，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)查詢使用不方便，不能體現(xiàn)出數(shù)據(jù)編碼的分類特性。分類碼易于統(tǒng)計(jì)查詢，包含數(shù)據(jù)編碼的分類特性。一般企業(yè)都是將兩種編碼方式結(jié)合起來使用。編碼是對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類和標(biāo)識，分類在信息編碼中的第一步，分類一般按照事物的屬性，將其進(jìn)行科學(xué)的劃分，便于對編碼對象的管理。信息分類編碼對企業(yè)信息化的開發(fā)、運(yùn)行有重要影響；信息編碼是企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息化的前提，要求非常準(zhǔn)確、唯一反映企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備、產(chǎn)品、賬務(wù)等事物的內(nèi)容，通過分類按照一定的順序進(jìn)行排列，并用字符將其表示出來。信息分類的基本原則主要有科學(xué)性、系統(tǒng)性、可擴(kuò)展性、兼容性、綜合實(shí)用性等。目前常用的基本方法有線分類法、面分類法、混合分類法。信息編碼的基本原則主要有唯一性、合理性、可擴(kuò)充性、簡明性、適用性、規(guī)范性等。唯一性要求在一個(gè)分類編碼標(biāo)準(zhǔn)中，每一個(gè)編碼對象僅有一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只唯一表示一個(gè)編碼對象。合理性要求代碼結(jié)構(gòu)與分類體系相適應(yīng)?？蓴U(kuò)充性要求必須留有適當(dāng)?shù)暮髠淙萘浚员氵m應(yīng)不斷擴(kuò)充的需要。簡單性要求編碼在滿足安全的條件下，結(jié)構(gòu)盡量簡單。適用性要求代碼盡可能反映編碼對象的特點(diǎn)，有助于記憶，便于填寫。規(guī)范性要求代碼的類型、代碼的結(jié)構(gòu)以及代碼的編寫在一個(gè)信息分類代碼標(biāo)準(zhǔn)中格式必須統(tǒng)一。編碼方法依據(jù)上述基本原則，主要有以下幾種常用代碼類型，無含義代碼和有含義代碼，無含義代碼可分為順序碼(包含遞增順序碼，系列順序碼，約定順序碼)，無序碼。有含義代碼分為縮寫碼、層次碼、矩陣碼、并置碼、組合碼。信息編碼一般采用數(shù)字和字母的組合形式，有序性體現(xiàn)的是數(shù)據(jù)信息的層次性、整體性和協(xié)調(diào)性。如果企業(yè)信息不進(jìn)行分類編碼就不能完成計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的調(diào)用，無法有效進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)。信息編碼分類涉及面廣且對象復(fù)雜，為確保編寫代碼正確有序需要建立比較完整的一套分類編碼標(biāo)準(zhǔn)。這套標(biāo)準(zhǔn)用于分類依據(jù)、分類采用的方法以及編碼所采用的代碼類型、代碼結(jié)構(gòu)、編碼方法等，并在具體的應(yīng)用過程中嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)編寫代碼才能達(dá)到預(yù)期的目的。

二、信息分類編碼技術(shù)在工程建設(shè)行業(yè)的應(yīng)用

信息分類與編碼的內(nèi)容涵蓋企業(yè)管理、產(chǎn)、供、銷、人、財(cái)、物等各方面的信息，標(biāo)準(zhǔn)建立過程中應(yīng)從系統(tǒng)工程的角度出發(fā)，建立起企業(yè)信息分類、編碼標(biāo)準(zhǔn)體系及其相應(yīng)管理體系。根據(jù)所在工程建設(shè)行業(yè)的具體特征，以EPC工程總承包企業(yè)的基本管理要素為依據(jù)?？梢詫⑵髽I(yè)基本信息從用途上分為三大類，即生產(chǎn)管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理類。生產(chǎn)管理類主要包括供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目管理；行政管理類主要包括人力資源管理、制度文件管理、檔案管理；財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理類主要包括財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理。每種管理類別下都分別包含與之相對應(yīng)的信息分類。各種管理單元代碼的設(shè)置都應(yīng)依據(jù)企業(yè)的需要進(jìn)行，個(gè)性化的信息內(nèi)容可由下屬業(yè)務(wù)單元根據(jù)具體情況自行制定。在信息分類框架的基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要完成與之對應(yīng)的信息編碼工作。建立信息編碼規(guī)范及編碼管理體系。在實(shí)際應(yīng)用中，以工程建設(shè)行業(yè)的物資物料編碼為例。編碼工作中主要采用了混合分類法。它是以具體分類對象和管理系統(tǒng)的具體任務(wù)為著眼點(diǎn)。物資類別分類采用線分類法，具體物資特征屬性則采用面分類法。首先將物資類別對象按照所選定的共性屬性或特征作為分類的劃分基礎(chǔ)，逐次地分成相應(yīng)的若干層級的類目，并排成一個(gè)有層級的、逐級展開的分類體系。在分類層級之下，根據(jù)某一子類所選定對象的若干特征視為若干面，根據(jù)需要將這些面中的特征碼組合在一起，形成復(fù)合類目。采用以上分類編碼方式，形成了由大類、中類和小類層次結(jié)構(gòu)描述的高位碼與由特征1、特征2和特征3模板描述的低位碼組成了物資代碼，數(shù)字碼長為18位純數(shù)字型。高位碼采用標(biāo)準(zhǔn)的大類、中類和小類（222制）的層次碼。明確地劃分并確定物資明細(xì)的分類，代碼本身有嚴(yán)格的隸屬關(guān)系，便于檢索和統(tǒng)計(jì)匯總。低位碼結(jié)構(gòu)采用特征組合碼。特征模板描述采用特征1，特征2和特征3相組合的方式來實(shí)現(xiàn)，并配合543結(jié)構(gòu)組合的數(shù)字代碼。特征組合碼具有代碼結(jié)構(gòu)有較大柔性的特點(diǎn)，能比較簡單地增加分類“特征”的個(gè)數(shù)，必要時(shí)還可更換個(gè)別“特征”，并且可直接體現(xiàn)物資的規(guī)格、材質(zhì)等技術(shù)參數(shù)，無須像層次碼、字母碼或拼音碼那樣將物資的規(guī)格、材質(zhì)等技術(shù)參數(shù)翻譯（對照）成有特定（固定）意義的碼加以記憶背誦，只須將物資的標(biāo)準(zhǔn)明細(xì)描述錄入系統(tǒng)，數(shù)字代碼便可自動帶出，數(shù)字碼無須記憶。數(shù)字代碼只是側(cè)重用于計(jì)算機(jī)處理信息。整個(gè)初始物資編碼數(shù)字代碼結(jié)構(gòu)為：物資編碼（18位）＝高位碼（6位）＋低位碼（12位）。

三、結(jié)語

信息分類編碼是企業(yè)實(shí)施信息化的基礎(chǔ)，同時(shí)也是信息共享的基礎(chǔ)，它涉及設(shè)計(jì)開發(fā)和生產(chǎn)經(jīng)營管理等企業(yè)的各個(gè)方面。根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)、管理和現(xiàn)狀，選擇科學(xué)的編制方法，確定適合的分類編碼方案，對于企業(yè)實(shí)施全面信息化建設(shè)，具有至關(guān)重要的意義。

作者:王勇 單位:中冶華天工程技術(shù)有限公司