學(xué)院大型儀器管理分析

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儀器管理不只局限于管理儀器,更是一個管理體系,包括管理儀器、安排測試、服務(wù)對象培訓(xùn)、儀器運行維護等方面,通過儀器管理保證儀器的最優(yōu)運行狀態(tài),發(fā)揮儀器的最好功能,滿足教學(xué)和科研的需要[１Ｇ３]。學(xué)校儀器管理主要分為校級儀器管理和院級儀器管理,校級管理儀器主要存放在學(xué)校的測試中心,院級管理儀器主要存放在各個學(xué)院的實驗中心[４Ｇ５]。校院兩級儀器管理有共性也各有特點。校院兩級儀器都需要人員管理并且提供測試服務(wù),校級管理的特大型儀器多,比如掃描電鏡、透射電鏡、核磁共振儀、能譜儀等,這些儀器維護運行成本高,需要專業(yè)的管理員管理維護。院級儀器主要是大型儀器,如華南師范大學(xué)化環(huán)學(xué)院的紅外光譜儀、液相色譜儀、熱重分析儀器等,這些儀器維護成本相對較低,且具有使用頻率高、使用人員多為本院師生等特點。大型儀器不但是教學(xué)與科研的重要工具,同時也反映了一個學(xué)校的硬件水平[６]。近些年學(xué)院對大型儀器的投入越來越多,但還是不能滿足科研的需要,如學(xué)院購置的兩臺比表面積儀,由于測試的人員太多,有時預(yù)約時長超過一個月。針對目前學(xué)院大型儀器的現(xiàn)狀,如何構(gòu)建高效的管理體系,提高儀器的運行水平,從而保證學(xué)院師生科研與教學(xué)的需要是當(dāng)務(wù)之急[７Ｇ８]。

１學(xué)院儀器的服務(wù)群體和服務(wù)特點

要構(gòu)建高效并切實可行的學(xué)院大型儀器管理體系,首先要分析學(xué)院儀器的服務(wù)群體及其服務(wù)特點。

１.１學(xué)院大型儀器服務(wù)群體

學(xué)院大型儀器是每個學(xué)院根據(jù)本院的需要采購的大型儀器,主要為本院的科研與教學(xué)服務(wù)。學(xué)院大型儀器的服務(wù)群體為本院師生,這不同于校級大型儀器,校級大型儀器的服務(wù)群體為本校師生同時兼顧效益,實行對外開放。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展,儀器共享成為發(fā)展方向,校級大型儀器通過儀器共享平臺提供校內(nèi)外服務(wù),提高了儀器的使用率,同時取得了不錯的經(jīng)濟效益[９Ｇ１０]。對于學(xué)院儀器,有限的儀器資源以及儀器歸屬于不同學(xué)院實驗中心,使得儀器共享更多的是一種有限共享,學(xué)院儀器只有在保證本院教學(xué)與科研之后才可能用于共享。

１.２學(xué)院大型儀器服務(wù)特點

(１)學(xué)院大型儀器服務(wù)提供的是一種自測樣品模式,這種模式需要測試者自己完成樣品的前處理、儀器操作、樣品測試參數(shù)設(shè)定等。這是由于學(xué)院儀器管理人員少決定的,學(xué)院儀器管理員要準(zhǔn)備本科實驗,還要管理１０來臺大型儀器,所以沒有時間提供樣品測試服務(wù)。學(xué)院儀器管理員管理的儀器多,工作繁重,因此必須高效地完成工作,才能保證儀器的正常運行。(２)學(xué)院儀器使用人員復(fù)雜,包括學(xué)院的本科生、研究生及學(xué)院的教師,使用者水平參差不齊,常出現(xiàn)對儀器操作不熟練、對注意事項不了解、測試參數(shù)設(shè)定錯誤等問題,這些問題輕則導(dǎo)致測試結(jié)果誤差大,重則造成儀器損壞。(３)學(xué)院大型儀器需要提供快速公平的服務(wù)。學(xué)院大型儀器服務(wù)群體為本院師生,具有空間距離優(yōu)勢,可以比院外提供更快的測試服務(wù)。但因為每個教師帶的學(xué)生、科研量有多有少,可能存在某類測試儀器被某個教師及其學(xué)生長時間占用的情況,這就需要儀器管理員合理安排儀器使用時間,做到每個課題組都有公平的使用時間。

２構(gòu)建切實可行的學(xué)院大型儀器管理體系

針對學(xué)院大型儀器服務(wù)群體與服務(wù)特點,構(gòu)建高效的學(xué)院大型儀器管理體系,需要從以下幾個方面做出調(diào)整。

２.１學(xué)院大型儀器管理的專職化

大多數(shù)學(xué)院目前沒有專職的儀器管理員,只有準(zhǔn)備本科實驗的實驗員,大型儀器的管理工作由實驗員兼任,這意味著實驗員的首要任務(wù)是準(zhǔn)備本科實驗,然后才是管理儀器。這種制度安排很明顯地把儀器管理放到一個次要的位置上,導(dǎo)致儀器管理的工作得不到重視。目前校級大型儀器已實現(xiàn)了專職化管理,有些超大型儀器甚至有幾個專職的管理員,比如掃描電鏡、透射電鏡、核磁共振等。這種專職管理員制度沒有在院級儀器管理中實施,是有一定的歷史原因的,以前很多學(xué)院的科研工作少,主要以本科教學(xué)為主,大型儀器主要集中在學(xué)校的測試中心,學(xué)院不需要儀器管理員。但近年來,隨著各學(xué)院科研能力的提升,各學(xué)院購置了大量的大型儀器,這就需要專門的儀器管理員來管理儀器。儀器管理包括儀器的日常維護、測試安排,還涉及到儀器操作的培訓(xùn)、原理講解、數(shù)據(jù)分析等,所以儀器管理員不同于主要從事儀器與實驗藥品準(zhǔn)備工作的實驗員。學(xué)校沒有設(shè)置專門的學(xué)院儀器管理員崗位,還是沿用以前的實驗員崗位,導(dǎo)致儀器管理員和實驗員不分。因為需要實驗員管理大型儀器,所以高校招聘實驗員的要求大大提高,大多要求具有研究生學(xué)歷甚至博士學(xué)位。這些人員一方面需要準(zhǔn)備本科實驗,另一方面還要管理儀器,這導(dǎo)致了實驗員的工作很繁瑣,難免有時顧此失彼。隨著各高校對儀器投入的增加,大型儀器越來越多,儀器管理員有必要從實驗員中獨立出來,專門從事學(xué)院大型儀器的管理,專心于儀器的管理工作[１１Ｇ１２]。

２.２學(xué)院大型儀器管理的資源投入

隨著這些年國家對高校的投入增加,各學(xué)院的硬件水平都有很大的提升。我院也在“廣東省高水平大學(xué)建設(shè)”的推動下,購買了大量的儀器,如比表面積儀、熱重分析儀、XＧ射線儀等。大量的大型儀器的購置提升了學(xué)院硬件水平,基本滿足了科研與教學(xué)的需要。學(xué)校雖然在硬件資源投入巨大,但是對人力資源、軟件資源和維修基金投入?yún)s較少。(１)目前各高校學(xué)院的儀器管理員不夠,比如我院的實驗員要兼職管理１０來臺大型儀器,這些儀器使用頻率高,使用人員復(fù)雜,儀器管理員根本無暇顧及所有的儀器,很多儀器由于操作者不熟悉操作而造成損壞,導(dǎo)致儀器的年維修費用很高。因此學(xué)校有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)識到大型儀器管理的重要性,提供人力資源保障,管理好大型儀器,發(fā)揮大型儀器的效能,降低儀器維護成本。(２)軟件資源投入包括運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)學(xué)院的儀器預(yù)約管理系統(tǒng),目前這套系統(tǒng)已在我院運行。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在實驗室管理的運用突破了時間與空間的限制,提高了儀器管理的效率[１３Ｇ１４]。儀器管理者與測試預(yù)約者可以通過儀器預(yù)約系統(tǒng)建立聯(lián)系,儀器管理員通過預(yù)約系統(tǒng)了解儀器的使用狀況、使用人員、預(yù)約人員等信息。特別是儀器預(yù)約系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)、攝像監(jiān)控系統(tǒng)的連接,可以對儀器使用者進行動態(tài)追蹤,無關(guān)人員進出實驗室受到限制,給實驗室的安全提供了保障,也大大減輕了儀器管理員的工作量。(３)學(xué)校對學(xué)院儀器的使用要有更長遠(yuǎn)的規(guī)劃,不能只重視大型儀器購置不重視后期的維護。大型儀器的后期維護需要很多的資金,一次簡單的儀器維修,工程師的差旅費就是好幾千元。不少學(xué)校根本沒有設(shè)置儀器的維修基金或者維修基金很少,所以造成儀器維修費用“僧多粥少”的現(xiàn)狀,導(dǎo)致儀器很難得到及時維修。此外,學(xué)院的儀器維修流程長,需要經(jīng)歷填報修單、報送維修單、資產(chǎn)處審批、報賬等環(huán)節(jié),儀器維修流程時間長會影響學(xué)院的科研和教學(xué)進程。學(xué)校需要劃撥資金給各學(xué)院建立各自的維修基金,這樣學(xué)院可以及時維修儀器,最大限度地保證儀器的正常使用。

２.３學(xué)院大型儀器的操作培訓(xùn)制度

不同于校級大型儀器一對一的管理,學(xué)院儀器管理員要管理多臺儀器,因此儀器管理員沒有時間與精力提供代測樣品服務(wù),這就要求樣品持有者自己完成樣品測試,樣品持有者有教師、博士生、碩士生甚至本科生,所以大型儀器的操作培訓(xùn)尤為重要。首先,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層面需要認(rèn)識到儀器培訓(xùn)的重要性,定期開設(shè)儀器操作培訓(xùn)課,通過考核的學(xué)生可得到學(xué)分,以此調(diào)動學(xué)生參加儀器培訓(xùn)的積極性。第二,對儀器操作實行準(zhǔn)入制,只有參加儀器培訓(xùn)并且考核合格的學(xué)生才能操作相關(guān)的儀器。第三,對一些特別貴重、操作要求高的儀器實行有限開放制。比如某類儀器只對研究生、博士生培訓(xùn)開放,本科生確實需要使用這類儀器,可以通過其所在導(dǎo)師門下的研究生代測。總之,通過制定合理的培訓(xùn)制度,可以大大減少生手操作給儀器帶來的損壞,保證儀器的正常運行。

２.４學(xué)院大型儀器管理的收費制度

學(xué)院儀器收費大多實行低收費甚至免費模式,這種模式支持了學(xué)院的科研發(fā)展,但也導(dǎo)致儀器損壞后沒錢維修。低收費模式主要依據(jù)耗材(測試用的液氮、氫氣、氮氣)用量確定收費標(biāo)準(zhǔn),如學(xué)院熱重測試２.２５元/h,一年的收費只有幾百元,根本無法支撐起儀器的一次維修費用。因此學(xué)院需要重新制定收費標(biāo)準(zhǔn),以維持儀器的正常運行,同時也要考慮儀器易損件的使用壽命來制定收費標(biāo)準(zhǔn)。針對不同的儀器易損件的使用壽命估測儀器維修時間,如熱重分析儀熱電偶絲使用壽命為３年左右,更換熱電偶絲的儀器維修費用需要在３年中從測試費用中收回。采用這種收費模式,雖然教師的測試費用增加了,但從長遠(yuǎn)來看,有利于大型儀器的正常運行。

２.５學(xué)院儀器管理員的管理權(quán)

儀器管理權(quán)應(yīng)包括所管理的儀器資源的分配權(quán)和對違規(guī)使用儀器行為的處罰權(quán)。目前學(xué)院大型儀器管理員地位較低,對在使用儀器過程中出現(xiàn)失誤的教師及學(xué)生無權(quán)管理,對此學(xué)院應(yīng)給予管理員適當(dāng)?shù)墓芾頇?quán)。比如,有些儀器使用頻率極高,學(xué)院師生做測試需要排隊;此外一些科研項目多的教師使用儀器的頻次高,導(dǎo)致其他教師及學(xué)生很難用上儀器。當(dāng)出現(xiàn)這類情況時,管理員有權(quán)對使用儀器多的教師及其學(xué)生從時間上加以限制,從而保證其他教師及學(xué)生的測試時間。管理員的處罰權(quán)是針對不按規(guī)定操作儀器的測試者,以及諸如實驗完成后沒有關(guān)閉實驗室門、沒有打掃實驗室衛(wèi)生及沒有按規(guī)定用光盤刻錄數(shù)據(jù)等不當(dāng)行為,管理員應(yīng)有權(quán)按情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,例如在一段時間內(nèi)限制預(yù)約使用儀器,或要求其完成清潔實驗室衛(wèi)生等。

３結(jié)語

目前有些高校對學(xué)院大型儀器管理工作重視不夠,投入也嚴(yán)重不足。學(xué)院大型儀器與教師的科研、教學(xué)緊密相關(guān),只有做好學(xué)院大型儀器管理工作,才能更好地服務(wù)科研與教學(xué),讓教師投身科研,多出成果,讓學(xué)生快速掌握大型儀器測試技能。因此學(xué)校需要加大對學(xué)院儀器管理人員的配置,設(shè)置儀器管理崗位,同時設(shè)立學(xué)院大型儀器維修基金,支持學(xué)院大型儀器管理工作。學(xué)院也需要在大型儀器管理制度上作出調(diào)整,建立并完善高效、可持續(xù)的大型儀器管理體系。

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作者:劉時鑄 朱立才 胡小剛 單位:華南師范大學(xué)