信息時代下辦公室檔案管理研究

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一、前言

進入到信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代工作要求，辦公室檔案管理工作也要相應(yīng)的實現(xiàn)信息化管理。檔案管理工作流程及內(nèi)容都是非常復(fù)雜的，智能化操作能夠有效地提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，從而實現(xiàn)對辦公室檔案資料的有效管理，實現(xiàn)檔案管理工作的進步。

二、信息時代檔案管理工作概述

（一）信息化檔案管理內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數(shù)字化方向發(fā)展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開展。

（二）信息化檔案管理工作內(nèi)容

信息化檔案管理工作的主要內(nèi)容與傳統(tǒng)的檔案管理工作實際上是相同的，其重點則在于信息化管理系統(tǒng)的建立。首先，需要以硬件及信息軟件為基礎(chǔ)內(nèi)容，為檔案管理系統(tǒng)的有序運行提供保障；其次，需結(jié)合我國當前國情，從科學發(fā)展的角度入手，加強各個檔案管理部門之間的工作聯(lián)系，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化與全面化；第三，加強檔案信息保存環(huán)節(jié)的智能化與信息化，將信息資源進行統(tǒng)一整理與歸檔，加強對檔案信息的傳播與推廣；第四，加強信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以從信息化平臺的建設(shè)標準與建設(shè)內(nèi)容相融合，實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的有序運行；最后，加強專業(yè)人才的管理，尤其對于信息化

術(shù)，對人才要求高，為此需要加強人才隊伍建設(shè)，在吸引高水平員工的基礎(chǔ)上，采取各項激勵措施留住人才。

（三）信息化檔案管理特點

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國法律法規(guī)等各項制度范圍內(nèi)開展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相比較，實現(xiàn)了信息化與數(shù)字化；最后，數(shù)字化檔案管理工作實現(xiàn)了檔案資源管理方式的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內(nèi)容就在于將傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與現(xiàn)代化的數(shù)字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量及效果。通過信息化及數(shù)字化手段，能夠節(jié)省檔案整理、保存及查詢的時間。

（四）辦公室檔案管理信息化的重要性

1.滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。由于受到傳統(tǒng)思想的影響，檔案管理工作一直處于被忽視的地位，管理工作難以實現(xiàn)高效、高質(zhì)的完成。所謂信息化管理就是指突破傳統(tǒng)的管理方式，以規(guī)范化與制度化的管理流程，來滿足單位檔案管理工作的內(nèi)在需求。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案管理工作能夠更好地在信息技術(shù)基礎(chǔ)上展開高效、高質(zhì)的檔案管理工作，保證檔案管理工作的全面落實，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內(nèi)在條件。為此，在辦公室檔案管理工作中，要建立信息化的檔案管理工作，通過優(yōu)化管理流程提高管理效果。2.通過信息化管理提高檔案管理效率。檔案管理的信息化能夠提高優(yōu)化管理流程、提高管理效率，突破傳統(tǒng)的管理模式，更好地滿足新時代背景下的檔案管理工作需要。另外，檔案管理工作效率的提高是檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與制度化的基礎(chǔ)條件，也就是要以高效的工作實現(xiàn)檔案的收集、整理及歸檔。為此，檔案管理工作的信息化是實現(xiàn)檔案管理工作高效開展的基礎(chǔ)條件，也是實現(xiàn)制度化的保障。3.信息化管理與制度化管理相輔相成。規(guī)范化的檔案管理是實現(xiàn)信息化的重要保障，當前，我國辦公室檔案管理工作還未完全實現(xiàn)制度化，這對于其信息化發(fā)展起到了制約作用。所以，規(guī)范化檔案管理工作是推動信息化管理的基礎(chǔ)，建立完整的制度管理系統(tǒng)及規(guī)范化的操作流程，為推動檔案管理的數(shù)字化發(fā)展起到了積極作用。

三、信息化檔案管理工作存在的問題

我國當前辦公室檔案管理工作實際上還并不成熟，在實際操作環(huán)節(jié)存在以下問題：

（一）檔案管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃與涉及落后

現(xiàn)代化時代，檔案管理工作最為明顯的缺點在于信息系統(tǒng)規(guī)劃與設(shè)計落后。檔案信息資源的生成有著明顯的空間地域特性，并且受到資金與權(quán)力的影響。為此，采取統(tǒng)一的規(guī)劃方案就有著較大難度，導(dǎo)致信息化檔案管理工作難以有序開展。

（二）缺乏信息化管理理念

當前，我國所實現(xiàn)的辦公室檔案管理系統(tǒng)，更像是珍寶被企業(yè)所收藏，無法發(fā)揮其實際使用價值。但是在信息化時代背景下，將各項檔案資源及信息統(tǒng)一調(diào)動與規(guī)劃是必須的。然而，在信息化檔案管理系統(tǒng)實際應(yīng)用過程中，工作人員缺乏服務(wù)意識，導(dǎo)致信息化管理系統(tǒng)流于形式，局限于紙上談兵，無法發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的效果。

（三）管理方式落后

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作，主要是利用工作人員的實際操作與手頭工作來完成的，但是這種工作方式有著較大弊端。首先無法及時整理與歸檔檔案信息；其次，無法快速高效地調(diào)用檔案信息，失去檔案管理干工作的意義；第三，檔案管理工作人員的服務(wù)意識落后，工作人員專業(yè)性差，導(dǎo)致檔案管理工作無法有序開展。

四、信息化檔案管理工作策略

（一）創(chuàng)新檔案管理思維

促進辦公室檔案信息化管理進步，首先需要轉(zhuǎn)變管理思想。雖然檔案管理資料參考價值及收藏價值較大，但是工作人員的服務(wù)意識落后，工作內(nèi)容還是局限于資料的收集、整理與歸檔，無法發(fā)揮檔案應(yīng)用價值。為此，想要真正實現(xiàn)信息化檔案管理工作，就需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，包括企業(yè)管理人員及檔案管理工作人員，都需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，廣泛接收最先進的檔案管理理念，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（二）建設(shè)及應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)

在當前信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。首先，企業(yè)要通過多方面扶持來推動檔案管理的信息化建設(shè)工作，以信息技術(shù)作為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，從而更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，加強檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供物力、人力及財力的支持，為保證檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化起到保障作用；第二，傳統(tǒng)人工形式的檔案管理工作顯然是無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的低效、低質(zhì)；第三，通過建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統(tǒng)檔案查詢難、搜索慢的問題，提高檔案管理的實效性。因此，在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，不僅要提供最為基礎(chǔ)的資料整理、歸檔問題，同時也需要結(jié)合實際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動作用。

（三）提高檔案管理人員服務(wù)意識及專業(yè)性

辦公室檔案管理工作人員要加強服務(wù)意識，以服務(wù)為工作原則。首先，建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，突破傳統(tǒng)管理方式的局限性，節(jié)省人力、物力及財力，提高工作效率；其次加強對信息化檔案系統(tǒng)的維護，避免使用過程中出現(xiàn)障礙，影響檔案管理工作的正常開展，并且制定一套科學的檔案管理方式，最終將檔案信息制作成電子版本，方便下載查看，實現(xiàn)信息化檔案管理價值；另外，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，企業(yè)首先要吸引高水平的人才，與高校建立合作關(guān)系，為高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生提供實習機會，正確留下其中較為滿意的學生成為正式員工。在辦公室檔案管理工作中，針對信息化管理系統(tǒng)，加強對員工的培訓(xùn)，使員工能夠追隨時代步伐，學習到最為先進的應(yīng)用技術(shù)，在提高員工專業(yè)水平的同時，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的進一步優(yōu)化。

五、結(jié)論

檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵作用，尤其在制定決策環(huán)節(jié)，通過對以往工作經(jīng)驗的總結(jié)來進行才能夠保證決策的合理性。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)展需求，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強信息化管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用，從而實現(xiàn)檔案管理工作的高效高質(zhì)。

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作者:王丹 單位:濟南工程職業(yè)技術(shù)學院