信息時代下辦公室檔案管理研究

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一、前言

進入到信息化時代，傳統的檔案管理手段已經無法適應現代工作要求，辦公室檔案管理工作也要相應的實現信息化管理。檔案管理工作流程及內容都是非常復雜的，智能化操作能夠有效地提高檔案管理工作效率及質量，從而實現對辦公室檔案資料的有效管理，實現檔案管理工作的進步。

二、信息時代檔案管理工作概述

（一）信息化檔案管理內涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術，實現對檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統的紙質檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數字化方向發展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開展。

（二）信息化檔案管理工作內容

信息化檔案管理工作的主要內容與傳統的檔案管理工作實際上是相同的，其重點則在于信息化管理系統的建立。首先，需要以硬件及信息軟件為基礎內容，為檔案管理系統的有序運行提供保障；其次，需結合我國當前國情，從科學發展的角度入手，加強各個檔案管理部門之間的工作聯系，實現檔案管理工作的標準化、規范化與全面化；第三，加強檔案信息保存環節的智能化與信息化，將信息資源進行統一整理與歸檔，加強對檔案信息的傳播與推廣；第四，加強信息化管理技術在檔案管理工作中的應用，可以從信息化平臺的建設標準與建設內容相融合，實現信息化管理系統的有序運行；最后，加強專業人才的管理，尤其對于信息化

術，對人才要求高，為此需要加強人才隊伍建設，在吸引高水平員工的基礎上，采取各項激勵措施留住人才。

（三）信息化檔案管理特點

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國法律法規等各項制度范圍內開展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統檔案管理工作相比較，實現了信息化與數字化；最后，數字化檔案管理工作實現了檔案資源管理方式的網絡化與數字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內容就在于將傳統的檔案管理工作內容與現代化的數字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質量及效果。通過信息化及數字化手段，能夠節省檔案整理、保存及查詢的時間。

（四）辦公室檔案管理信息化的重要性

1.滿足檔案管理工作發展的需求。由于受到傳統思想的影響，檔案管理工作一直處于被忽視的地位，管理工作難以實現高效、高質的完成。所謂信息化管理就是指突破傳統的管理方式，以規范化與制度化的管理流程，來滿足單位檔案管理工作的內在需求。隨著信息技術的高速發展，現代化的檔案管理工作能夠更好地在信息技術基礎上展開高效、高質的檔案管理工作，保證檔案管理工作的全面落實，為企業發展創造良好的內在條件。為此，在辦公室檔案管理工作中，要建立信息化的檔案管理工作，通過優化管理流程提高管理效果。2.通過信息化管理提高檔案管理效率。檔案管理的信息化能夠提高優化管理流程、提高管理效率，突破傳統的管理模式，更好地滿足新時代背景下的檔案管理工作需要。另外，檔案管理工作效率的提高是檔案管理工作實現規范化與制度化的基礎條件，也就是要以高效的工作實現檔案的收集、整理及歸檔。為此，檔案管理工作的信息化是實現檔案管理工作高效開展的基礎條件，也是實現制度化的保障。3.信息化管理與制度化管理相輔相成。規范化的檔案管理是實現信息化的重要保障，當前，我國辦公室檔案管理工作還未完全實現制度化，這對于其信息化發展起到了制約作用。所以，規范化檔案管理工作是推動信息化管理的基礎，建立完整的制度管理系統及規范化的操作流程，為推動檔案管理的數字化發展起到了積極作用。

三、信息化檔案管理工作存在的問題

我國當前辦公室檔案管理工作實際上還并不成熟，在實際操作環節存在以下問題：

（一）檔案管理信息系統的規劃與涉及落后

現代化時代，檔案管理工作最為明顯的缺點在于信息系統規劃與設計落后。檔案信息資源的生成有著明顯的空間地域特性，并且受到資金與權力的影響。為此，采取統一的規劃方案就有著較大難度，導致信息化檔案管理工作難以有序開展。

（二）缺乏信息化管理理念

當前，我國所實現的辦公室檔案管理系統，更像是珍寶被企業所收藏，無法發揮其實際使用價值。但是在信息化時代背景下，將各項檔案資源及信息統一調動與規劃是必須的。然而，在信息化檔案管理系統實際應用過程中，工作人員缺乏服務意識，導致信息化管理系統流于形式，局限于紙上談兵，無法發揮信息化管理系統的效果。

（三）管理方式落后

傳統的辦公室檔案管理工作，主要是利用工作人員的實際操作與手頭工作來完成的，但是這種工作方式有著較大弊端。首先無法及時整理與歸檔檔案信息；其次，無法快速高效地調用檔案信息，失去檔案管理干工作的意義；第三，檔案管理工作人員的服務意識落后，工作人員專業性差，導致檔案管理工作無法有序開展。

四、信息化檔案管理工作策略

（一）創新檔案管理思維

促進辦公室檔案信息化管理進步，首先需要轉變管理思想。雖然檔案管理資料參考價值及收藏價值較大，但是工作人員的服務意識落后，工作內容還是局限于資料的收集、整理與歸檔，無法發揮檔案應用價值。為此，想要真正實現信息化檔案管理工作，就需要轉變傳統的檔案管理思想，包括企業管理人員及檔案管理工作人員，都需要轉變傳統的檔案管理思維，廣泛接收最先進的檔案管理理念，以此為基礎建立檔案管理系統，實現檔案管理的信息化。

（二）建設及應用信息化檔案管理系統

在當前信息化技術高速發展的時代背景下，建設信息化檔案管理系統是非常關鍵的。首先，企業要通過多方面扶持來推動檔案管理的信息化建設工作，以信息技術作為檔案管理系統建設的基礎，從而更好的實現現代化管理，提高檔案管理效率，加強檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統的建設提供物力、人力及財力的支持，為保證檔案管理系統的現代化起到保障作用；第二，傳統人工形式的檔案管理工作顯然是無法適應現代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數字化建設，通過建設數字化管理系統，突破傳統紙質檔案管理的低效、低質；第三，通過建立檔案管理信息化系統，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統檔案查詢難、搜索慢的問題，提高檔案管理的實效性。因此，在檔案信息化系統建設過程中，不僅要提供最為基礎的資料整理、歸檔問題，同時也需要結合實際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動作用。

（三）提高檔案管理人員服務意識及專業性

辦公室檔案管理工作人員要加強服務意識，以服務為工作原則。首先，建立網絡服務平臺，突破傳統管理方式的局限性，節省人力、物力及財力，提高工作效率；其次加強對信息化檔案系統的維護，避免使用過程中出現障礙，影響檔案管理工作的正常開展，并且制定一套科學的檔案管理方式，最終將檔案信息制作成電子版本，方便下載查看，實現信息化檔案管理價值；另外，加強對檔案管理人員的培養，企業首先要吸引高水平的人才，與高校建立合作關系，為高校檔案管理專業畢業生提供實習機會，正確留下其中較為滿意的學生成為正式員工。在辦公室檔案管理工作中，針對信息化管理系統，加強對員工的培訓，使員工能夠追隨時代步伐，學習到最為先進的應用技術，在提高員工專業水平的同時，也能夠實現檔案管理系統的進一步優化。

五、結論

檔案管理工作對于企業的發展有著關鍵作用，尤其在制定決策環節，通過對以往工作經驗的總結來進行才能夠保證決策的合理性。而傳統的檔案管理手段已經無法適應現展需求，建設信息化檔案系統是非常關鍵的。企業要轉變檔案管理觀念，加強信息化管理平臺的建設與應用，從而實現檔案管理工作的高效高質。

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作者:王丹 單位:濟南工程職業技術學院