高等體育院校檔案管理探析

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目前，在檔案管理中機(jī)制中主要存在著思想重視程度不夠，內(nèi)容不全，缺乏系統(tǒng)性，管理不規(guī)范等幾項(xiàng)問題，本文以此為出發(fā)點(diǎn)，著重講述了不斷尋找高等體育院校在應(yīng)對(duì)檔案管理當(dāng)中的辦法。提高高等體育院校檔案管理機(jī)制運(yùn)行效率已經(jīng)成為高等體育院校的首要工作之一。

院校檔案是高等體育院校檔案的主要組成部分之一，所謂院校檔案是由高等體育院校在各部門工作過程所存在的各類活動(dòng)中形成，高等體育院校的院校檔案具備較高的參考價(jià)值，能夠客觀地展現(xiàn)出近階段高等體育院校的工作質(zhì)量。

一、高等體育校院校檔案管理的問題

（一）思想重視程度不夠

檔案是人類資源中不可再生的一種，高等體育院校檔案對(duì)于高等體育院校是一種不可或缺的財(cái)富。在高等體育院校的各項(xiàng)工作之中，院校檔案管理工作是最基礎(chǔ)的工作之一。高等體育院校檔案能夠幫助學(xué)校及各部門人員保存工作資料，為各部門人員的工作提供參考意見，幫助提高相關(guān)各部門的管理水平，同時(shí)也在某種程度上幫助學(xué)校宏揚(yáng)學(xué)校的文化精神，從而挖掘出更深的資源價(jià)值。但根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來看，我國現(xiàn)階段對(duì)高等體育院校檔案的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，其思想重視程度與企業(yè)人事檔案、科技成果檔案等相比更是相差甚遠(yuǎn)，具體表現(xiàn)為我國部分高校并沒有設(shè)立檔案管理部門、院校檔案管理辦公室等，對(duì)于院校檔案的管理工作缺乏專業(yè)人員進(jìn)行管理，而這主要由于我國大部分高等體育院校對(duì)于院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)存在誤差，許多人認(rèn)為院校檔案管理工作沒有存在的必要性，管理層次較低，難度較小，從而使得各高等體育院校的院校檔案管理工作處于一種放任自流的狀態(tài)，導(dǎo)致院校檔案在幫助各部門工作過程中不能發(fā)揮其最大的價(jià)值。

（二）內(nèi)容不全，缺乏系統(tǒng)性

高等體育院校檔案主要包括學(xué)校對(duì)于各部門工作的相關(guān)規(guī)定、上級(jí)部門對(duì)于高等體育院校各部門工作的有關(guān)條例法令，相關(guān)工作人員日常工作過程中的日志及記錄，對(duì)于高等體育院校各部門工作人員的職業(yè)規(guī)范，高等體育院校各部門的人員組成結(jié)構(gòu)明細(xì)等等，但現(xiàn)階段我國大部分高等體育院校的檔案主要以各項(xiàng)有關(guān)的工作條例為主，其他檔案資料少之又少；這也就間接導(dǎo)致了高等體育院校的檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性。

（三）管理不規(guī)范

由于我國目前現(xiàn)階段對(duì)于高等體育院校檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不夠充分，對(duì)于積極收集、整理有關(guān)院校檔案資料的主觀能動(dòng)性較低，不能夠?qū)⒏叩润w育院校檔案資料按時(shí)且充分的移交給相關(guān)管理部門，從而導(dǎo)致我國目前高等體育院校檔案資料的完整程度不夠高，檔案管理工作的規(guī)范性和有序性較低。在我國大部分高等體育院校對(duì)于各部門工作人員日常工作中記錄、各部門工作人員職業(yè)規(guī)范的相關(guān)資料大多數(shù)保存在相關(guān)部門手里，不能使院校檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)以后的查找工作帶來較多阻礙。

（四）檔案利用率低

由于目前我國大部分高等體育院校檔案管理工作檔案管理不正規(guī)，管理方法混亂，同時(shí)部分院校檔案不完整。從而導(dǎo)致我國高等體育院校檔案的利用率較低，對(duì)于未來的查找工作帶來了許多的不方便。

二、高等體育院校檔案管理的對(duì)策

在我國現(xiàn)階段對(duì)于高等體育院校檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因是因?yàn)楦叩润w育院校檔案與其他檔案管理工作不同，院校檔案資料涉及范圍較廣，各項(xiàng)分類明細(xì)較多，使得高等體育院校統(tǒng)一管理的工作繁重且難度較大。因此，為了高檔體育院校能夠?qū)⒃盒n案管理工作做的更加細(xì)致有效，提出了以下幾點(diǎn)策略。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念

高等體育院校需要不斷提高對(duì)于院校檔案管理工作的管理強(qiáng)度，致力于院校加強(qiáng)對(duì)于高校檔案的宣傳，提升專業(yè)人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。促使各部門負(fù)責(zé)人能夠積極主動(dòng)地收集并整理各項(xiàng)有關(guān)資料，與此同時(shí)將院校檔案資料完整地移交到檔案管理部門，促使檔案管理人員能夠?qū)υ盒n案資料進(jìn)行更深程度的整理分析，從某種程度上能夠促使各高校的院校檔案資料保存完整且規(guī)范。除此以外，部分未設(shè)立檔案管理部門的高等體育院校對(duì)于院校檔案的管理工作應(yīng)加強(qiáng)重視，盡可能為其設(shè)立專門的管理部門和管理人員，提高高等體育院校對(duì)于院校檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)支持。

（二）提升檔案管理意識(shí)

在檔案管理時(shí)，高校往往對(duì)于工作認(rèn)知較低，對(duì)于高等體育院校檔案管理工作認(rèn)識(shí)不正確，高等體育院校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備長遠(yuǎn)的目光，對(duì)于院校檔案資料的管理方法應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新，及時(shí)淘汰掉使檔案管理工作變得復(fù)雜、工作難度大且工作量大的舊式管理方法，及時(shí)將新式管理方法應(yīng)用到當(dāng)前的院校檔案管理工作中，與此同時(shí)我國各高等體育院校應(yīng)不斷加強(qiáng)院校檔案的創(chuàng)新能力，確保院校檔案管理工作的科學(xué)有效，最大程度上保障我國高等體育院校檔案管理工作能夠客觀且全面的反應(yīng)教學(xué)工作中的相關(guān)情況。

（三）加強(qiáng)與教學(xué)管理單位的聯(lián)系

在檔案管理的過程中，對(duì)于檔案資料的收集是一項(xiàng)繁重且較為瑣碎的工作，高等體育院校中的院校檔案管理工作者應(yīng)及時(shí)有效的搜集檔案管理資料，努力加強(qiáng)與上級(jí)管理單位之間的聯(lián)系，隨時(shí)隨地的收集上級(jí)部門的各項(xiàng)相關(guān)管理信息，這對(duì)于高等體育院校的院校檔案管理工作者有著較高的要求，管理人員必須具備良好的耐心，能夠持續(xù)搜集檔案管理資料，除此以外，管理人員還應(yīng)不斷提高自身的細(xì)心程度，能夠完整并且正確的搜集到各項(xiàng)有價(jià)值的資料。

（四）掌握檔案變化情況

高等體育院校中管理者需要及時(shí)掌握檔案變化情況，做到隨時(shí)收集，及時(shí)歸檔，防止出現(xiàn)過長的消極等待時(shí)間。例如高等體育院校可以對(duì)院校檔案資料歸檔時(shí)間做出明確規(guī)定，比如在每年開學(xué)的第一個(gè)學(xué)期進(jìn)行歸檔，將過去一年的院校檔案進(jìn)行上交整理，高等體育院校應(yīng)防止一些完整度較低、分類較為混亂的檔案資料進(jìn)入到資料庫中。

（五）加強(qiáng)信息化建設(shè)

為使我國高等體育院校能夠?qū)⒃盒n案管理工作能夠更加的規(guī)范化，需要我們高校工作者不斷加強(qiáng)案管理工作信息化建設(shè)。首先，需要針對(duì)檔案管理工作建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，但系統(tǒng)建立的前提是需要管理工作人員將以往的院校檔案用統(tǒng)一的格式輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，由此構(gòu)成院校檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。其次，各個(gè)高等體育院校還用建立起院校檔案計(jì)算機(jī)借閱查詢系統(tǒng)，主要應(yīng)具備借閱查詢功能。第三，我國高等體育院校還應(yīng)針對(duì)院校檔案管理工作建立起計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，針對(duì)已經(jīng)錄入的高等體育院校檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)上一階段的高等體育院校檔案管理發(fā)展情況進(jìn)行分析，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督及量化管理。最后，高等體育院校還用針對(duì)檔案管理工作實(shí)施院校檔案縮微化。當(dāng)今時(shí)代，對(duì)于資料的縮微化已經(jīng)成為時(shí)展的重要特征之一，將高等體育院校的院校檔案資料進(jìn)行縮微化不僅可以增大檔案信息存儲(chǔ)空間，還可以不斷地?cái)U(kuò)大檔案資料儲(chǔ)存量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化工作。

三、結(jié)語

在我國目前階段，院校檔案管理是高等體育院校各部門工作中較為薄弱的環(huán)節(jié)之一，因此，高等體育院校的院校檔案管理工作應(yīng)進(jìn)行快速的發(fā)展與提高。院校檔案能夠真實(shí)，客觀的反應(yīng)出近期高等體育院校體各部門人員的工作質(zhì)量，是對(duì)高等體育院校的各部門工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。因此，為了更好的提高高等體育院校各部門工作的工作效率，我國各高等體育院校應(yīng)對(duì)院校的檔案管理工作進(jìn)行不斷的研究探索，做到科學(xué)有效地管理院校檔案。