公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理探析

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醫(yī)療設(shè)備是公立醫(yī)院發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)、提高醫(yī)療技術(shù)水平、確保醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量的重要部分，是發(fā)展醫(yī)療技術(shù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是衡量公立醫(yī)院規(guī)模、技術(shù)水平以及現(xiàn)代化發(fā)展進程的重要標(biāo)志。最近幾年，快速發(fā)展的科技促使公立醫(yī)院紛紛加大更新陳舊醫(yī)療設(shè)備、引進新型現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備的力度，要求檔案人員從醫(yī)療設(shè)備的申請、采購、驗收以及應(yīng)用、維修等方面實行對其檔案信息的全過程管理，支撐并保障醫(yī)療設(shè)備的正常使用與運轉(zhuǎn)。所以為科學(xué)合理地配置醫(yī)療設(shè)備，保證順利開展各項工作，讓患者享受更好的醫(yī)療服務(wù)，公立醫(yī)院必須做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

1公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

公立醫(yī)院是不以盈利為目的的事業(yè)單位，擔(dān)負著維護群眾健康、提高全民身體素質(zhì)、構(gòu)建和諧社會的重要責(zé)任。如今，醫(yī)療設(shè)備在公立醫(yī)院資產(chǎn)中占據(jù)越來越大的比重，且精密性越來越強、涉及的金額越來越多，醫(yī)療、教學(xué)與科研等工作都離不開先進醫(yī)療設(shè)備的支持，尤其是診查及治療疾病的準(zhǔn)確性與醫(yī)療設(shè)備息息相關(guān)[1]。但不良醫(yī)療器械事件總讓人擔(dān)憂，醫(yī)療設(shè)備的風(fēng)險是客觀存在的，且管理現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備涉及諸多復(fù)雜的內(nèi)容，包括前期準(zhǔn)入、采購以及安裝、驗收、使用、維修維護、計量、報廢等環(huán)節(jié)，科學(xué)系統(tǒng)地管理醫(yī)療設(shè)備勢在必行。而醫(yī)療設(shè)備檔案管理指的是從公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的論證、申請到采購、安裝、驗收、使用以及保養(yǎng)、維修、報廢等環(huán)節(jié)對其檔案信息實施全程跟蹤管理，是組成醫(yī)療設(shè)備管理的重要部分，涉及到文字、圖片、聲音、影像、計算機資料等，保存價值與參考價值都很高，是醫(yī)療設(shè)備運轉(zhuǎn)與使用的基礎(chǔ)保障。隨著醫(yī)療技術(shù)不斷發(fā)展，公立醫(yī)院的綜合實力越來越強，對于作為公立醫(yī)院提升綜合實力的基礎(chǔ)平臺的醫(yī)療設(shè)備必須加強管理，促進醫(yī)療設(shè)備檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，促使公立醫(yī)院提高醫(yī)療設(shè)備的開機率、使用率，預(yù)防醫(yī)療設(shè)備故障以及醫(yī)療器械不良事件等的發(fā)生，保證醫(yī)療質(zhì)量。

2公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要內(nèi)容

按照國家衛(wèi)生部以及財政部的相關(guān)規(guī)定，公立醫(yī)院必須為屬于固定資產(chǎn)的、單價在一萬元以上的醫(yī)療設(shè)備建立完整檔案，長期保存；如果需要報廢醫(yī)療設(shè)備，應(yīng)同時對其檔案做出處理。當(dāng)下的公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理內(nèi)容主要涉及兩個方面：一個是醫(yī)療設(shè)備申請購置環(huán)節(jié)的檔案信息，另一個是醫(yī)療設(shè)備使用環(huán)節(jié)的檔案信息。針對申請購置檔案，公立醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備的申請購置環(huán)節(jié)應(yīng)注意收集申請報告、醫(yī)療設(shè)備購置論證會議記錄、論證表格以及產(chǎn)品的合同、一般信息、發(fā)票、安裝記錄、驗收報告、供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)商的許可證、醫(yī)療設(shè)備準(zhǔn)字號注冊證等檔案信息；在招標(biāo)采購醫(yī)療設(shè)備時還要注意保存招投標(biāo)資料以及醫(yī)療設(shè)備的全套資料、配置許可證等檔案信息；在采購進口醫(yī)療設(shè)備時則要注意收集管理境外制造商對境內(nèi)銷售企業(yè)的授權(quán)書、注冊證、營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、質(zhì)量保證書、海關(guān)報關(guān)單、產(chǎn)品裝箱單等檔案信息。針對使用檔案，要求公立醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備管理科室要負責(zé)所有醫(yī)療設(shè)備的使用與運轉(zhuǎn)，確保其正常工作，同時記錄日常的醫(yī)療設(shè)備使用情況，收集保管制定定期維護保養(yǎng)計劃與方案、詳細記錄使用情況和維修維護情況、效益情況等檔案信息。為做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理的這一系列工作，公立醫(yī)院檔案部門及人員可采取以下策略。

3公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的策略建議

3.1擴大檔案收集范圍，適應(yīng)檔案管理改革要求

隨著新的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革越來越深入，公立醫(yī)院逐步拓寬醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)領(lǐng)域，并堅持更新服務(wù)方式、創(chuàng)新服務(wù)模式，或?qū)嵭虚T診全天候服務(wù)，或建設(shè)無假日醫(yī)院，開展導(dǎo)醫(yī)導(dǎo)診、臨床路徑、電子病歷、優(yōu)質(zhì)護理以及健康教育、信息化管理、對口支援、巡回醫(yī)療、雙向轉(zhuǎn)診等服務(wù)工作，讓患者享受到深層次的、多方位的優(yōu)質(zhì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。隨之而來的就是各種各樣的醫(yī)療設(shè)備管理文件、原始診療資料、醫(yī)療護理文件、數(shù)據(jù)信息等急劇增加，在豐富公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案信息內(nèi)容的同時也大大增加檔案收集難度[2]。尤其是共享醫(yī)療資源、互認檢驗結(jié)果等的全面普及使得醫(yī)療設(shè)備檔案收集渠道越來越分散，所以為適應(yīng)檔案管理中不斷出現(xiàn)的改革要求，公立醫(yī)院檔案人員要注意調(diào)整醫(yī)療設(shè)備檔案收集方法，并擴大收集范圍，建立聯(lián)合建檔與管理制度。針對新增的醫(yī)療設(shè)備服務(wù)項目和擴大的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)范圍當(dāng)中形成的檔案應(yīng)分門別類進行多渠道收集，打造良性循環(huán)的醫(yī)療設(shè)備檔案信息收集機制；針對新增的診療設(shè)備，還要加強對部門科室信息員以及兼職檔案人員的建檔指導(dǎo)。在做好這些工作的基礎(chǔ)上，公立醫(yī)院檔案人員要定時調(diào)整、更新醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍，促使兼職檔案人員有法可依，及時有效歸檔醫(yī)療設(shè)備檔案材料，預(yù)防材料流失，保證檔案信息的完整性。

3.2完善檔案制度體系，提高檔案管理工作效率

醫(yī)療設(shè)備檔案管理應(yīng)不斷適應(yīng)公立醫(yī)院發(fā)展需要以及醫(yī)療市場發(fā)展要求，所以公立醫(yī)院要完善建立有助于滿足自身長遠發(fā)展以及患者需要的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，提高檔案工作效率[3]。①明確醫(yī)療設(shè)備檔案各級管理人員與使用者的職責(zé)，制定崗位責(zé)任制，即要明確公立醫(yī)院各個職能科室對于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理目標(biāo)與崗位職責(zé)，把管理醫(yī)療設(shè)備檔案的工作納入公立醫(yī)院整體責(zé)任制；②強化對公立醫(yī)院管理者的監(jiān)督與考核，促使檔案管理進入科室考核范疇，把醫(yī)療設(shè)備檔案管理和科室人員晉升職稱、考評、考核等有機聯(lián)系在一起，激發(fā)其管理醫(yī)療設(shè)備檔案的主觀能動性；③操作醫(yī)療設(shè)備的人員必須記錄好日常運轉(zhuǎn)情況，負責(zé)定期維護、保養(yǎng)醫(yī)療設(shè)備，做好記錄，由公立醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備管理科定期檢查，有效管理；④建立健全醫(yī)療設(shè)備的購置制度、管理制度、維修保養(yǎng)制度以及大型醫(yī)療設(shè)備維修保養(yǎng)制度、重點設(shè)備管控制度、醫(yī)療設(shè)備報廢制度等，明確人員職責(zé)，由專人保管貴重的、精密的醫(yī)療儀器，定期檢查，做好維修保養(yǎng)記錄，涵蓋醫(yī)療設(shè)備故障的類型以及發(fā)生現(xiàn)象、發(fā)生時間、判定故障的方法、更換配件的情況等。公立醫(yī)院每一個月以及每一個季度都應(yīng)組織檢查醫(yī)療設(shè)備檔案管理情況，重點檢查使用及維修醫(yī)療設(shè)備的過程的檔案信息記錄，及時向臨床科室反饋檢查的問題，將其納入目標(biāo)管理與考核，保證醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

3.3增強檔案管理意識，促進公立醫(yī)院團隊合作

對于公立醫(yī)院輕視甚至忽視管理醫(yī)療設(shè)備檔案的問題，務(wù)必要從源頭上遏制，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)督促醫(yī)療設(shè)備檔案管理的落實，全面培訓(xùn)相關(guān)人員，讓他們?nèi)媪私忉t(yī)療設(shè)備檔案的內(nèi)容，并增強管理意識，不斷提升責(zé)任意識，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理質(zhì)量。醫(yī)療設(shè)備檔案還要求人員具備多方面知識以及較強綜合能力，所以公立醫(yī)院有必要不斷加強對人員的繼續(xù)教育，促使他們提高計算機應(yīng)用能力、醫(yī)療設(shè)備管理能力，促使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作更有序、更科學(xué)地開展[4]。從長遠角度考慮，公立醫(yī)院務(wù)必要把關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案的工作作為重點，納入日常管理，從多方面考核，促使工作人員銜接恰當(dāng)，確保公立醫(yī)院有序開展醫(yī)療設(shè)備管理工作[5]。管理醫(yī)療設(shè)備檔案需要相關(guān)各方的協(xié)調(diào)與配合，醫(yī)療設(shè)備使用人員在用完以后要把交接工作做好，向檔案人員說明醫(yī)療設(shè)備使用情況，方便他們備案記錄，這對管理醫(yī)療設(shè)備檔案是非常有利的，能最大限度增強醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識，在銜接工作中強化團隊合作，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理的完整性、有效性，從而進一步優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備管理，提升整體工作實效。

3.4有效利用醫(yī)院檔案，發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案價值

利用檔案是管理檔案的最終目的，公立醫(yī)院應(yīng)注意分析每一臺醫(yī)療設(shè)備的效益，促使各個科室按階段及時上報使用醫(yī)療設(shè)備的患者數(shù)量、時間、支出、收入、運轉(zhuǎn)等情況，由相關(guān)部門通過分析、對比效益提供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。與此同時，及時保養(yǎng)、維護醫(yī)療設(shè)備，充分利用設(shè)備檔案，對使用率不高的科室醫(yī)療設(shè)備應(yīng)加強調(diào)研，在全院合理調(diào)配，盡量不浪費資源。特別是要強化公立醫(yī)院檔案部門和各個部門之間的聯(lián)系，了解各項醫(yī)療工作的需求，探索醫(yī)療設(shè)備檔案的流向以及有效的服務(wù)方法、途徑，研究利用醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)律，為利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息參考；圍繞公立醫(yī)院醫(yī)療改革關(guān)鍵問題以及重點問題，有針對性地編研醫(yī)療設(shè)備檔案，方便利用者系統(tǒng)總結(jié)，為今后的改革提供借鑒；運用大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)療設(shè)備檔案的查閱和實際工程之間建立有效聯(lián)系，在查閱檔案之后自動生成記錄，幾下醫(yī)療設(shè)備檔案的查閱內(nèi)容、利用時間、在哪一頁上停留最長的時間等，優(yōu)化信息服務(wù)；推動公立醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案館藏從單一型轉(zhuǎn)為綜合型，做好檔案、資料以及情報信息的一體化服務(wù)，促使各種各樣的信息相互滲透、相互補充，形成公立醫(yī)院完整的信息體系，為穩(wěn)步推進醫(yī)療改革奠定堅實基礎(chǔ)。

4結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備檔案是公立醫(yī)院器械正常使用的必備條件，是升級換代同類產(chǎn)品的重要依據(jù)，是保護公立醫(yī)院合法權(quán)益的有力保證。為發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的功能，公立醫(yī)院檔案人員務(wù)必要充分認識醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性，明確其申請購置檔案以及使用檔案等主要工作內(nèi)容，在實際中擴大檔案收集范圍，完善檔案管理制度體系，并不斷增強檔案管理意識，促進醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，保證醫(yī)療設(shè)備檔案為公立醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)等提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能，促進公立醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。