社會保險檔案管理探析

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1.社會保險檔案管理工作的重要性

1.1社會保險業(yè)務發(fā)展的基本要求。社會保險工作的開展十分復雜，社保工作的落實會產生大量數(shù)據(jù)和信息，如果這些信息及數(shù)據(jù)資料沒有進行妥善保管，則會造成數(shù)據(jù)丟失，對社會保險工作的開展產生阻礙。此外，由于各個企業(yè)及單位中經常會出現(xiàn)人才流動的現(xiàn)象，保險繳納也會產生相應的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現(xiàn)混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉移，并由新單位予以保管，雙方共同協(xié)定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

1.2社會保險改革的需求。社會保險改革需要對傳統(tǒng)檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續(xù)的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。在傳統(tǒng)社會保險檔案管理中，主要是紙質資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時代下，社會保險檔案的管理工作必然要與信息技術相結合，建立社會保險檔案系統(tǒng)，對傳統(tǒng)檔案管理方式進行革新，確保社會保險檔案的完整性，為社會保險工作開展提供依據(jù)。

2.加強社會保險檔案管理的具體方法

2.1加強人員培訓，提高社會保險檔案管理人員的專業(yè)技能水平。由于社會保險檔案管理工作具有較強的業(yè)務性和政策性，檔案管理人員在從事相關工作時需要對相關法律法規(guī)進行充分了解和全面掌握，還要具備一定的計算機操作技能。因此社會保險部門需要加強社會保險檔案管理部門建設，組織相關管理人員定期開展業(yè)務培訓，加強檔案管理人員的作風建設和思想建設，建立穩(wěn)定的社會保險檔案管理隊伍，確保社會保險檔案管理工作的連續(xù)性，打造業(yè)務精湛、作風優(yōu)良的檔案管理隊伍，為社會保險工作奠定堅實的基礎。

2.2加強社會保險檔案管理制度的標準化建設。社會保險檔案管理工作需要進行標準化管理和規(guī)范管理，首先需要加強社會保險檔案管理制度，確保社會保險檔案管理規(guī)范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進行科學的分類，做到規(guī)范化檔案管理。對于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業(yè)檔案、會計檔案、生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會保險審批材料、證明文件和統(tǒng)計報表等按照保管期限和歸檔范圍進行劃分，確保社會保險工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依。與此同時，還要對社會保險檔案信息資料進行整合，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高社會保險檔案的管理效率，規(guī)范化的社會保險檔案管理制度，才能促進檔案管理的規(guī)范化、標準化與科學化。

2.3通過信息技術加強社會保險檔案管理。現(xiàn)代化社會保險檔案管理工作必然會應用到信息技術，大大提高檔案管理水平和管理效率，在傳統(tǒng)檔案管理中主要是以紙質檔案材料為主，在檔案分類、裝訂與存儲等工作中的工作量較大，信息化時代下電氣檔案管理必然會替代手工操作，充分發(fā)揮電子檔案信息資源優(yōu)勢。電子檔案管理工作，需要加大資金投入力度，全面建設基礎設施，購置檔案管理的必要設施，使檔案盒裝置檔案更加完善，確保檔案管理的有序性和安全性。與此同時，采用計算機技術實行一體化的管理模式，通過自動索引檔案信息，編制檔案邊牧，對統(tǒng)計資料進行快速統(tǒng)計，從而快速實現(xiàn)網上互聯(lián)。所有參保人員在紙質檔案材料的填報時，需與電子信息條目保持一致，使電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更加完善和完整。