社會保險檔案管理探析

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1.社會保險檔案管理工作的重要性

1.1社會保險業務發展的基本要求。社會保險工作的開展十分復雜，社保工作的落實會產生大量數據和信息，如果這些信息及數據資料沒有進行妥善保管，則會造成數據丟失，對社會保險工作的開展產生阻礙。此外，由于各個企業及單位中經常會出現人才流動的現象，保險繳納也會產生相應的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉移，并由新單位予以保管，雙方共同協定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

1.2社會保險改革的需求。社會保險改革需要對傳統檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。在傳統社會保險檔案管理中，主要是紙質資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時代下，社會保險檔案的管理工作必然要與信息技術相結合，建立社會保險檔案系統，對傳統檔案管理方式進行革新，確保社會保險檔案的完整性，為社會保險工作開展提供依據。

2.加強社會保險檔案管理的具體方法

2.1加強人員培訓，提高社會保險檔案管理人員的專業技能水平。由于社會保險檔案管理工作具有較強的業務性和政策性，檔案管理人員在從事相關工作時需要對相關法律法規進行充分了解和全面掌握，還要具備一定的計算機操作技能。因此社會保險部門需要加強社會保險檔案管理部門建設，組織相關管理人員定期開展業務培訓，加強檔案管理人員的作風建設和思想建設，建立穩定的社會保險檔案管理隊伍，確保社會保險檔案管理工作的連續性，打造業務精湛、作風優良的檔案管理隊伍，為社會保險工作奠定堅實的基礎。

2.2加強社會保險檔案管理制度的標準化建設。社會保險檔案管理工作需要進行標準化管理和規范管理，首先需要加強社會保險檔案管理制度，確保社會保險檔案管理規范性和有序性，才能便于文件材料的收集完整，并將這些材料進行科學的分類，做到規范化檔案管理。對于不同門類檔案，尤其是社保檔案中的專業檔案、會計檔案、生育、醫療、工傷、養老等社會保險審批材料、證明文件和統計報表等按照保管期限和歸檔范圍進行劃分，確保社會保險工作的可操作性，使社保工作有章可循，有法可依。與此同時，還要對社會保險檔案信息資料進行整合，實現信息資源共享，從而提高社會保險檔案的管理效率，規范化的社會保險檔案管理制度，才能促進檔案管理的規范化、標準化與科學化。

2.3通過信息技術加強社會保險檔案管理。現代化社會保險檔案管理工作必然會應用到信息技術，大大提高檔案管理水平和管理效率，在傳統檔案管理中主要是以紙質檔案材料為主，在檔案分類、裝訂與存儲等工作中的工作量較大，信息化時代下電氣檔案管理必然會替代手工操作，充分發揮電子檔案信息資源優勢。電子檔案管理工作，需要加大資金投入力度，全面建設基礎設施，購置檔案管理的必要設施，使檔案盒裝置檔案更加完善，確保檔案管理的有序性和安全性。與此同時，采用計算機技術實行一體化的管理模式，通過自動索引檔案信息，編制檔案邊牧，對統計資料進行快速統計，從而快速實現網上互聯。所有參保人員在紙質檔案材料的填報時，需與電子信息條目保持一致，使電子信息系統數據更加完善和完整。