高校采購信息化管理相關問題分析

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摘要：高等學校在日常工作運行中需要在物資、設備、服務、工程項目等方面開展采購活動，一直以來受采購方式方法、管控途徑等因素的制約和影響，采購工作效率不高，并且也容易在采購過程中出現各種問題，產生廉政風險。基于此，本文從信息化視角，分析采購與信息化深度融合的主要優勢，結合實踐總結和闡述當前高校在采購信息化管理過程中存在的主要問題及其成因，提出提升和改善采購信息化管理水平的主要對策和思路，希望能對高校提升采購效率、防控采購風險、保持持續穩定運行提供有價值的參考。

關鍵詞：采購信息化；高校；問題；對策

一、高校采購信息化簡述

高校采購信息化主要是指高校在開展采購工作時，以計算機硬件為技術支撐，以網絡為主要平臺，以電子安全系統和電子數據共享傳遞為保障，在線上完成采購工作業務流程。信息化采購主要組成元素有政府負責構建的高校網上采購平臺和高校內部的信息化審批程序系統，主要包含網上信息發布、網上審批流程、支付、采購信息查詢等多種功能。

二、高校采購信息化適用的基礎理論分析

高等學校采購工作主要包含政府采購和非政府采購形式，隨著大數據、信息共享技術的快速推廣應用，高校采購信息化工作主要適用的理論基礎有以下四個方面。一是政府采購相關理論。主要涉及政府采購的政策法規、政府采購預算、計劃、采購執行、采購合同的簽訂、項目驗收、支付結算等多方面內容，這與高校采購工作以政府采購為主是高度關聯的。二是新公共管理理論。新公共管理理論認為行政事業單位提供社會公共服務的質量和效率需要必要的監督約束機制來實現，高校作為事業單位，在開展采購過程中需要通過多種途徑的管控措施才能確保采購的高效率、高質量和低風險。三是電子政務相關理論。電子政務是近年來隨著電子商務和互聯網技術衍生的新概念，電子政務的創新應用對于行政事業單位向社會提供規范、優質、透明的公共服務十分有利。高校政府采購和其他采購行為都會受到主管部門監管，而在此過程中需與電子政務形成有效對接，這也對高校采購信息化建設提出了新要求。四是信息系統的維度理論。高校要建設科學、合理的采購信息化體系，必須要多維度對采購工作進行優化和改善，主要包括組織維度、管理維度和技術維度三個方面。

三、高校采購信息化的主要優勢分析

一是有效提高高校采購工作效率。在建立了采購信息化機制之后，高校的采購工作可基本實現線上的申請、流程審批以及支付等工作，從而有效解決采購信息在傳遞過程中受各種因素干擾而出現滯后性，大幅提升采購效率。二是可以提升對采購工作的有效管控，降低采購風險，即由于采購工作的特殊性，在實務中是較容易發生各種風險行為的，將采購行為進行信息化操作，一方面降低了人為干擾采購信息準確性、真實性的概率，另一方面則是可以利用信息化的分析手段對采購數據進行整合、分析，及時發現風險點和數據異常情況，再配合內部控制機制的相關內容，形成線上、線下的一體化動態監督機制，從而有效規避高校在采購過程中各種廉政風險發生的可能性。三是有利于提升高校的資源利用效率，即在采購過程中實現信息化，可以優化高校的采購規模，控制物資庫存，減少預算資金的占用，提升資金等相關資源的使用效率。

四、高校采購信息化管理存在的主要問題

高校在采購過程中經過信息化建設可以實現多方面管理質量的提升和改善，然而在實務中受多種因素的影響和制約，部分高校雖然也建立了采購工作的信息化機制，但是實際取得的管控效果卻難達預期，存在較多問題，具體分析如下。

1.高校采購信息化管理過程中存在的主要問題

（1）部分高校的采購信息化程度仍然較低。與其他行業和企業的采購信息化管理工作相比，高校在采購信息化程度方面仍然比較低，主要表現在兩個方面。一方面，在采購信息化建設方面的投入有限，即部分高校在采購信息化局建設方面不愿意投入規模較大的人、財、物等資源來對采購信息化體系進行健全和完善，在采購信息化應用方面存在片面性的現象。另一方面，采購信息化建設對新的信息化技術的應用不足，創新能力有限，隨著我國大數據技術和信息共享技術的日益成熟，這些新的信息化手段實現了與多個行業的深度融合，其中就包括采購工作與大數據和信息共享技術的深度融合，但是在實務中部分高校的采購工作仍然停留在傳統的信息化技術應用方面，沒有充分運用這些新技術來對采購信息化體系進行更新和優化，從總體上來看，其采購信息化程度偏低。

（2）信息孤島現象仍然存在。從實踐來看，雖然部分高校已經在采購工作中應用了采購管理系統和電子交易平臺，但是在數據傳輸共享方面仍然存在較大缺陷，信息孤島現象較為明顯，主要表現在系統與系統之間的采購數據沒有實現有效對接，校內和校外不同以及校內各系統之間不同，例如高校的采購管理系統與資產系統之間的數據信息共享度較低，采購人在進行合同簽訂和進行資產建賬時需手工錄入采購商品的名稱、數量以及型號價格等信息，不僅工作量大，而且易因錯漏而導致采購數據信息的不一致，大幅降低了采購工作的效率和質量。

（3）對采購數據信息的價值挖掘較少。從理論上來說，高校進行采購信息化建設和應用的本質不是為了降低采購的工作量，為采購申請審批等流程提供便利，而是通過利用一些有效的數據收集、整合和分析工具實現對采購相關信息的價值挖掘，從而在改善采購工作效率和質量、控制采購成本方面獲取較大的優勢。但是在實務中，部分高校在采購信息化管理過程中較少能夠利用信息化的有利條件，通過建立商品信息、合同信息、預算信息等相關的有價值的數據庫，從而建立采購數據與高校運維其他數據之間的線性或非線性關系模型，從而形成一種新型的聯動管理機制來全面改善采購效率和質量。因此從這個角度來說，高校在采購數據信息的價值挖掘方面較為欠缺。

（4）對采購行為的信息化監督力度有待改善。進行采購信息化建設的一個主要目的就是通過采購工作的線上運行，將部分采購內部控制機制與信息化流程進行有效融合，從而實現采購工作的全過程動態監督，有效防范風險，從實踐來看，高校在采購行為的信息化監督方面仍然存在力度偏弱的問題。一方面，在采購信息化管理過程中，沒有將內部監督與信息化建設進行有效融合，經常在采購工作開展的前期存在內部監督缺位的現象，事前和事中監督較少，事后監督較多，沒有實現全過程的內部監督，無法及時在線上發現采購關鍵環節存在的風險和問題。另一方面，在采購信息化管理過程中，采購決策的內部牽制機制沒有充分在信息化建設過程中予以體現，特別是在采購計劃的制定以及審批等決策環節，內部牽制理念的應用較為匱乏，使得采購決策的總體透明度不高。

2.高校采購信息化管理出現問題的主要成因

部分高校在采購信息化管理過程中存在諸多問題，經過對實踐的分析和總結可以發現，造成上述問題的主要原因集中體現在以下幾個方面。

（1）高校在采購信息化建設方面的資源保障不力。部分高校之所以會在采購信息化建設過程中出現信息化程度較低的問題，主要是因為其在資源保障方面不力。部分高校的性質屬于事業單位，資金的主要來源仍然是財政資金，因此在實務中部分高校總體的財政資金仍然是比較短缺的，投入較多的人、財、物等資源，從組織建設和制度建設方面，有效提升采購信息化建設的積極性偏低，這使得高校不僅缺乏采購信息化建設的專門化機構或崗位來開展此項工作，同時還在采購信息化制度建設方面較為滯后，特別是在網上競價采購系統管理制度、采購信息化建設職能以及權限分配、采購信息化安全管理等方面的相關制度仍未明確確立，從而無法為采購信息化建設提供強有力的組織和制度機制保障。

（2）高校采購相關的數據信息標準仍然不統一。高校采購相關的數據信息標準不統一主要包含兩層含義：第一層含義是國家層面的數據標準還停留在規劃設計階段，具體的技術標準仍需要進一步細化，截至目前我國僅有《政府采購業務基礎數據規范》來對行政事業單位的政府采購數據標準進行規范，第二層次是高校內部的各個管理系統之間的數據標準沒有統一，數據之間的傳遞共享存在較高的壁壘。在實務中，由于采購業務的流程會涉及外部申請、招標、采購和內部資產管理、資金支付等相關內容，若沒有統一的數據信息標準，那么在實際操作中會出現兩方面的問題。一方面，不同系統的數據傳遞難度加大，無法實現實時共享進行問題反映。另一方面，數據價值挖掘的難度加大，統一標準數據信息的缺乏會造成采購數據統計口徑存在差異，以此為基礎進行各種數據分析和建立數據分析模型可能會造成最終的分析結果偏離實際較多，無法為管理和決策提供有效依據。

（3）在采購信息化建設和應用方面的專業人才較為欠缺。高校在采購信息化管理工作中，較為熟悉信息化技術和采購專業知識的人力資源是采購信息化管理的重要保障，從實務來看，當前高校在采購信息化建設過程中，采購人員主要來自財務、資產管理以及基建等相關部門，其專業知識更傾向于采購方面，而在計算機互聯網技術方面較為欠缺，而實施采購信息化系統流程設計、授權審批信息化機制的建立等信息系統的開發人員又在采購專業方面較為欠缺，并且對高校的實際情況掌握有限，由此造成采購信息化建設的實施效果并不理想。

五、提升和改善高校采購信息化管理水平的對策探討

根據內部控制、信息化技術等相關理論和采購業務的實踐，建議其從幾個方面提升和改善采購信息化管理水平。

1.高校應當在軟硬件資源投入方面加大力度

在采購信息化建設過程中，較大規模的軟硬件資源投入是保障其科學性和合理性的必要條件。在實務中高校的管理層應當充分認識到采購信息化在高校運營管理過程中的重要作用。一方面，在運營管理過程中積極運用大數據和信息共享技術將高校的采購歷史數據進行收集、整理和分析，掌握影響采購工作的具體因素，然后利用這些因素來對采購規劃、預測等工作進行指導，改善采購管理的科學性，同時還要結合信息共享技術，將采購對象的市場信息、歷史數據在建立采購信息化平臺進行共享，以此來規避信息不對稱所引起采購成本失控現象，防控采購風險。另一方面，要結合高校采購管理需求，投入一定規模的人、財、物資源設置專門化的采購信息化機構和崗位，為采購信息化建設提供合理的組織保障，同時還需根據國內的相關法律法規、采購內部控制制度的相關內容，制定詳細完備的采購管理制度，并將其與采購信息化建設進行融合，形成有效的管控制度體系來規范和約束采購信息化體系，確保其科學性和合理性。

2.建立高校的綜合業務系統

如上文所述高校在采購信息化實施過程中會因為數據信息的標準不統一而引起各種問題，基于此，建議高校通過進行業務流程再造的方式建立綜合的業務系統來有效解決這一問題。一方面，要重新設定采購信息化應用的目標，即要以為采購業務提供“一站式”服務為主要目標，國家層面要結合管理需求設計采購業務的統一、具體的采購數據信息標準，對行政事業單位的采購業務信息化形成有效引導，高校層面則要根據國家層面的數據標準要求在內部建立一個集財務管理、采購管控、資產管理以及內部審計監督為一體的一體化綜合業務系統，在內部形成一套具有較高共享度的采購數據信息標準化處理系統，以此來規避和降低因數據標準不統一所帶來的各種問題和風險。另一方面，要結合大數據技術的數據價值挖掘功能，在數據信息標準化的基礎上，建立有效的采購數據分析機制，形成有效的數據分析模型，為高校的采購決策、采購管理和監督工作提供智能化、信息化的支持作用。

3.積極引入和培養采購信息化方面的專業人才

高校的采購信息化管理工作歸根結底還是以人的操作為主，因此在實務中積極引入和培養采購信息化方面的復合型專業人才是關鍵。在實務中建議高校從兩個途徑來形成自身的采購信息化管理人才庫：第一個途徑是從外部招聘引入的形式來實現，第二個途徑是通過內部培養的方式來實現，即通過內部培訓或專門培養等形式為采購信息化提供充足的復合型人才資源。

六、結語

綜上所述，本文以高校的采購工作為研究對象，結合當前的信息化環境，總結和分析了其在采購信息化管理過程中存在的主要問題及其成因，然后結合這些問題和成因從三個角度提出了一些解決問題的對策，希望能夠對高校采購信息化管理水平的提升以及采購風險管控提供一些新思路。

作者：李朝暉 何鑫 單位：湖北交通職業技術學院