高校采購信息化管理相關(guān)問題分析

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摘要：高等學(xué)校在日常工作運行中需要在物資、設(shè)備、服務(wù)、工程項目等方面開展采購活動，一直以來受采購方式方法、管控途徑等因素的制約和影響，采購工作效率不高，并且也容易在采購過程中出現(xiàn)各種問題，產(chǎn)生廉政風(fēng)險。基于此，本文從信息化視角，分析采購與信息化深度融合的主要優(yōu)勢，結(jié)合實踐總結(jié)和闡述當(dāng)前高校在采購信息化管理過程中存在的主要問題及其成因，提出提升和改善采購信息化管理水平的主要對策和思路，希望能對高校提升采購效率、防控采購風(fēng)險、保持持續(xù)穩(wěn)定運行提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：采購信息化；高校；問題；對策

一、高校采購信息化簡述

高校采購信息化主要是指高校在開展采購工作時，以計算機硬件為技術(shù)支撐，以網(wǎng)絡(luò)為主要平臺，以電子安全系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)共享傳遞為保障，在線上完成采購工作業(yè)務(wù)流程。信息化采購主要組成元素有政府負責(zé)構(gòu)建的高校網(wǎng)上采購平臺和高校內(nèi)部的信息化審批程序系統(tǒng)，主要包含網(wǎng)上信息發(fā)布、網(wǎng)上審批流程、支付、采購信息查詢等多種功能。

二、高校采購信息化適用的基礎(chǔ)理論分析

高等學(xué)校采購工作主要包含政府采購和非政府采購形式，隨著大數(shù)據(jù)、信息共享技術(shù)的快速推廣應(yīng)用，高校采購信息化工作主要適用的理論基礎(chǔ)有以下四個方面。一是政府采購相關(guān)理論。主要涉及政府采購的政策法規(guī)、政府采購預(yù)算、計劃、采購執(zhí)行、采購合同的簽訂、項目驗收、支付結(jié)算等多方面內(nèi)容，這與高校采購工作以政府采購為主是高度關(guān)聯(lián)的。二是新公共管理理論。新公共管理理論認為行政事業(yè)單位提供社會公共服務(wù)的質(zhì)量和效率需要必要的監(jiān)督約束機制來實現(xiàn)，高校作為事業(yè)單位，在開展采購過程中需要通過多種途徑的管控措施才能確保采購的高效率、高質(zhì)量和低風(fēng)險。三是電子政務(wù)相關(guān)理論。電子政務(wù)是近年來隨著電子商務(wù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)衍生的新概念，電子政務(wù)的創(chuàng)新應(yīng)用對于行政事業(yè)單位向社會提供規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、透明的公共服務(wù)十分有利。高校政府采購和其他采購行為都會受到主管部門監(jiān)管，而在此過程中需與電子政務(wù)形成有效對接，這也對高校采購信息化建設(shè)提出了新要求。四是信息系統(tǒng)的維度理論。高校要建設(shè)科學(xué)、合理的采購信息化體系，必須要多維度對采購工作進行優(yōu)化和改善，主要包括組織維度、管理維度和技術(shù)維度三個方面。

三、高校采購信息化的主要優(yōu)勢分析

一是有效提高高校采購工作效率。在建立了采購信息化機制之后，高校的采購工作可基本實現(xiàn)線上的申請、流程審批以及支付等工作，從而有效解決采購信息在傳遞過程中受各種因素干擾而出現(xiàn)滯后性，大幅提升采購效率。二是可以提升對采購工作的有效管控，降低采購風(fēng)險，即由于采購工作的特殊性，在實務(wù)中是較容易發(fā)生各種風(fēng)險行為的，將采購行為進行信息化操作，一方面降低了人為干擾采購信息準確性、真實性的概率，另一方面則是可以利用信息化的分析手段對采購數(shù)據(jù)進行整合、分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險點和數(shù)據(jù)異常情況，再配合內(nèi)部控制機制的相關(guān)內(nèi)容，形成線上、線下的一體化動態(tài)監(jiān)督機制，從而有效規(guī)避高校在采購過程中各種廉政風(fēng)險發(fā)生的可能性。三是有利于提升高校的資源利用效率，即在采購過程中實現(xiàn)信息化，可以優(yōu)化高校的采購規(guī)模，控制物資庫存，減少預(yù)算資金的占用，提升資金等相關(guān)資源的使用效率。

四、高校采購信息化管理存在的主要問題

高校在采購過程中經(jīng)過信息化建設(shè)可以實現(xiàn)多方面管理質(zhì)量的提升和改善，然而在實務(wù)中受多種因素的影響和制約，部分高校雖然也建立了采購工作的信息化機制，但是實際取得的管控效果卻難達預(yù)期，存在較多問題，具體分析如下。

1.高校采購信息化管理過程中存在的主要問題

（1）部分高校的采購信息化程度仍然較低。與其他行業(yè)和企業(yè)的采購信息化管理工作相比，高校在采購信息化程度方面仍然比較低，主要表現(xiàn)在兩個方面。一方面，在采購信息化建設(shè)方面的投入有限，即部分高校在采購信息化局建設(shè)方面不愿意投入規(guī)模較大的人、財、物等資源來對采購信息化體系進行健全和完善，在采購信息化應(yīng)用方面存在片面性的現(xiàn)象。另一方面，采購信息化建設(shè)對新的信息化技術(shù)的應(yīng)用不足，創(chuàng)新能力有限，隨著我國大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息共享技術(shù)的日益成熟，這些新的信息化手段實現(xiàn)了與多個行業(yè)的深度融合，其中就包括采購工作與大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)的深度融合，但是在實務(wù)中部分高校的采購工作仍然停留在傳統(tǒng)的信息化技術(shù)應(yīng)用方面，沒有充分運用這些新技術(shù)來對采購信息化體系進行更新和優(yōu)化，從總體上來看，其采購信息化程度偏低。

（2）信息孤島現(xiàn)象仍然存在。從實踐來看，雖然部分高校已經(jīng)在采購工作中應(yīng)用了采購管理系統(tǒng)和電子交易平臺，但是在數(shù)據(jù)傳輸共享方面仍然存在較大缺陷，信息孤島現(xiàn)象較為明顯，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的采購數(shù)據(jù)沒有實現(xiàn)有效對接，校內(nèi)和校外不同以及校內(nèi)各系統(tǒng)之間不同，例如高校的采購管理系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息共享度較低，采購人在進行合同簽訂和進行資產(chǎn)建賬時需手工錄入采購商品的名稱、數(shù)量以及型號價格等信息，不僅工作量大，而且易因錯漏而導(dǎo)致采購數(shù)據(jù)信息的不一致，大幅降低了采購工作的效率和質(zhì)量。

（3）對采購數(shù)據(jù)信息的價值挖掘較少。從理論上來說，高校進行采購信息化建設(shè)和應(yīng)用的本質(zhì)不是為了降低采購的工作量，為采購申請審批等流程提供便利，而是通過利用一些有效的數(shù)據(jù)收集、整合和分析工具實現(xiàn)對采購相關(guān)信息的價值挖掘，從而在改善采購工作效率和質(zhì)量、控制采購成本方面獲取較大的優(yōu)勢。但是在實務(wù)中，部分高校在采購信息化管理過程中較少能夠利用信息化的有利條件，通過建立商品信息、合同信息、預(yù)算信息等相關(guān)的有價值的數(shù)據(jù)庫，從而建立采購數(shù)據(jù)與高校運維其他數(shù)據(jù)之間的線性或非線性關(guān)系模型，從而形成一種新型的聯(lián)動管理機制來全面改善采購效率和質(zhì)量。因此從這個角度來說，高校在采購數(shù)據(jù)信息的價值挖掘方面較為欠缺。

（4）對采購行為的信息化監(jiān)督力度有待改善。進行采購信息化建設(shè)的一個主要目的就是通過采購工作的線上運行，將部分采購內(nèi)部控制機制與信息化流程進行有效融合，從而實現(xiàn)采購工作的全過程動態(tài)監(jiān)督，有效防范風(fēng)險，從實踐來看，高校在采購行為的信息化監(jiān)督方面仍然存在力度偏弱的問題。一方面，在采購信息化管理過程中，沒有將內(nèi)部監(jiān)督與信息化建設(shè)進行有效融合，經(jīng)常在采購工作開展的前期存在內(nèi)部監(jiān)督缺位的現(xiàn)象，事前和事中監(jiān)督較少，事后監(jiān)督較多，沒有實現(xiàn)全過程的內(nèi)部監(jiān)督，無法及時在線上發(fā)現(xiàn)采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險和問題。另一方面，在采購信息化管理過程中，采購決策的內(nèi)部牽制機制沒有充分在信息化建設(shè)過程中予以體現(xiàn)，特別是在采購計劃的制定以及審批等決策環(huán)節(jié)，內(nèi)部牽制理念的應(yīng)用較為匱乏，使得采購決策的總體透明度不高。

2.高校采購信息化管理出現(xiàn)問題的主要成因

部分高校在采購信息化管理過程中存在諸多問題，經(jīng)過對實踐的分析和總結(jié)可以發(fā)現(xiàn)，造成上述問題的主要原因集中體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）高校在采購信息化建設(shè)方面的資源保障不力。部分高校之所以會在采購信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)信息化程度較低的問題，主要是因為其在資源保障方面不力。部分高校的性質(zhì)屬于事業(yè)單位，資金的主要來源仍然是財政資金，因此在實務(wù)中部分高校總體的財政資金仍然是比較短缺的，投入較多的人、財、物等資源，從組織建設(shè)和制度建設(shè)方面，有效提升采購信息化建設(shè)的積極性偏低，這使得高校不僅缺乏采購信息化建設(shè)的專門化機構(gòu)或崗位來開展此項工作，同時還在采購信息化制度建設(shè)方面較為滯后，特別是在網(wǎng)上競價采購系統(tǒng)管理制度、采購信息化建設(shè)職能以及權(quán)限分配、采購信息化安全管理等方面的相關(guān)制度仍未明確確立，從而無法為采購信息化建設(shè)提供強有力的組織和制度機制保障。

（2）高校采購相關(guān)的數(shù)據(jù)信息標準仍然不統(tǒng)一。高校采購相關(guān)的數(shù)據(jù)信息標準不統(tǒng)一主要包含兩層含義：第一層含義是國家層面的數(shù)據(jù)標準還停留在規(guī)劃設(shè)計階段，具體的技術(shù)標準仍需要進一步細化，截至目前我國僅有《政府采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)規(guī)范》來對行政事業(yè)單位的政府采購數(shù)據(jù)標準進行規(guī)范，第二層次是高校內(nèi)部的各個管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)標準沒有統(tǒng)一，數(shù)據(jù)之間的傳遞共享存在較高的壁壘。在實務(wù)中，由于采購業(yè)務(wù)的流程會涉及外部申請、招標、采購和內(nèi)部資產(chǎn)管理、資金支付等相關(guān)內(nèi)容，若沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)信息標準，那么在實際操作中會出現(xiàn)兩方面的問題。一方面，不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞難度加大，無法實現(xiàn)實時共享進行問題反映。另一方面，數(shù)據(jù)價值挖掘的難度加大，統(tǒng)一標準數(shù)據(jù)信息的缺乏會造成采購數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑存在差異，以此為基礎(chǔ)進行各種數(shù)據(jù)分析和建立數(shù)據(jù)分析模型可能會造成最終的分析結(jié)果偏離實際較多，無法為管理和決策提供有效依據(jù)。

（3）在采購信息化建設(shè)和應(yīng)用方面的專業(yè)人才較為欠缺。高校在采購信息化管理工作中，較為熟悉信息化技術(shù)和采購專業(yè)知識的人力資源是采購信息化管理的重要保障，從實務(wù)來看，當(dāng)前高校在采購信息化建設(shè)過程中，采購人員主要來自財務(wù)、資產(chǎn)管理以及基建等相關(guān)部門，其專業(yè)知識更傾向于采購方面，而在計算機互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面較為欠缺，而實施采購信息化系統(tǒng)流程設(shè)計、授權(quán)審批信息化機制的建立等信息系統(tǒng)的開發(fā)人員又在采購專業(yè)方面較為欠缺，并且對高校的實際情況掌握有限，由此造成采購信息化建設(shè)的實施效果并不理想。

五、提升和改善高校采購信息化管理水平的對策探討

根據(jù)內(nèi)部控制、信息化技術(shù)等相關(guān)理論和采購業(yè)務(wù)的實踐，建議其從幾個方面提升和改善采購信息化管理水平。

1.高校應(yīng)當(dāng)在軟硬件資源投入方面加大力度

在采購信息化建設(shè)過程中，較大規(guī)模的軟硬件資源投入是保障其科學(xué)性和合理性的必要條件。在實務(wù)中高校的管理層應(yīng)當(dāng)充分認識到采購信息化在高校運營管理過程中的重要作用。一方面，在運營管理過程中積極運用大數(shù)據(jù)和信息共享技術(shù)將高校的采購歷史數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，掌握影響采購工作的具體因素，然后利用這些因素來對采購規(guī)劃、預(yù)測等工作進行指導(dǎo)，改善采購管理的科學(xué)性，同時還要結(jié)合信息共享技術(shù)，將采購對象的市場信息、歷史數(shù)據(jù)在建立采購信息化平臺進行共享，以此來規(guī)避信息不對稱所引起采購成本失控現(xiàn)象，防控采購風(fēng)險。另一方面，要結(jié)合高校采購管理需求，投入一定規(guī)模的人、財、物資源設(shè)置專門化的采購信息化機構(gòu)和崗位，為采購信息化建設(shè)提供合理的組織保障，同時還需根據(jù)國內(nèi)的相關(guān)法律法規(guī)、采購內(nèi)部控制制度的相關(guān)內(nèi)容，制定詳細完備的采購管理制度，并將其與采購信息化建設(shè)進行融合，形成有效的管控制度體系來規(guī)范和約束采購信息化體系，確保其科學(xué)性和合理性。

2.建立高校的綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)

如上文所述高校在采購信息化實施過程中會因為數(shù)據(jù)信息的標準不統(tǒng)一而引起各種問題，基于此，建議高校通過進行業(yè)務(wù)流程再造的方式建立綜合的業(yè)務(wù)系統(tǒng)來有效解決這一問題。一方面，要重新設(shè)定采購信息化應(yīng)用的目標，即要以為采購業(yè)務(wù)提供“一站式”服務(wù)為主要目標，國家層面要結(jié)合管理需求設(shè)計采購業(yè)務(wù)的統(tǒng)一、具體的采購數(shù)據(jù)信息標準，對行政事業(yè)單位的采購業(yè)務(wù)信息化形成有效引導(dǎo)，高校層面則要根據(jù)國家層面的數(shù)據(jù)標準要求在內(nèi)部建立一個集財務(wù)管理、采購管控、資產(chǎn)管理以及內(nèi)部審計監(jiān)督為一體的一體化綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在內(nèi)部形成一套具有較高共享度的采購數(shù)據(jù)信息標準化處理系統(tǒng)，以此來規(guī)避和降低因數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一所帶來的各種問題和風(fēng)險。另一方面，要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)價值挖掘功能，在數(shù)據(jù)信息標準化的基礎(chǔ)上，建立有效的采購數(shù)據(jù)分析機制，形成有效的數(shù)據(jù)分析模型，為高校的采購決策、采購管理和監(jiān)督工作提供智能化、信息化的支持作用。

3.積極引入和培養(yǎng)采購信息化方面的專業(yè)人才

高校的采購信息化管理工作歸根結(jié)底還是以人的操作為主，因此在實務(wù)中積極引入和培養(yǎng)采購信息化方面的復(fù)合型專業(yè)人才是關(guān)鍵。在實務(wù)中建議高校從兩個途徑來形成自身的采購信息化管理人才庫：第一個途徑是從外部招聘引入的形式來實現(xiàn)，第二個途徑是通過內(nèi)部培養(yǎng)的方式來實現(xiàn)，即通過內(nèi)部培訓(xùn)或?qū)ｉT培養(yǎng)等形式為采購信息化提供充足的復(fù)合型人才資源。

六、結(jié)語

綜上所述，本文以高校的采購工作為研究對象，結(jié)合當(dāng)前的信息化環(huán)境，總結(jié)和分析了其在采購信息化管理過程中存在的主要問題及其成因，然后結(jié)合這些問題和成因從三個角度提出了一些解決問題的對策，希望能夠?qū)Ω咝２少徯畔⒒芾硭降奶嵘约安少忥L(fēng)險管控提供一些新思路。

作者：李朝暉 何鑫 單位：湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院