文書(shū)檔案管理大全11篇

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篇（1）

【關(guān)鍵詞】

信息化；文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理工作的主要內(nèi)容，做好文書(shū)檔案管理工作，有利于優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書(shū)檔案在實(shí)際管理中存在一定問(wèn)題，進(jìn)而降低了檔案管理效率，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。

一、文書(shū)檔案在信息化背景中存在的管理問(wèn)題

（一）管理觀念淡薄。由于文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書(shū)檔案，這不僅會(huì)提升檔案管理水平，還會(huì)提高檔案管理效率。但是，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書(shū)檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問(wèn)題，并且對(duì)于發(fā)生的工作問(wèn)題不能合理解決、高效處理，進(jìn)而浪費(fèi)了不必要的工作時(shí)間，弱化了檔案管理優(yōu)勢(shì)。（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書(shū)檔案管理的現(xiàn)象較為常見(jiàn)，工作人員操作先進(jìn)信息設(shè)備的過(guò)程中，由于自身專業(yè)知識(shí)不足、設(shè)備操作經(jīng)驗(yàn)有限，進(jìn)而造成對(duì)信息設(shè)備的掌握不熟練和運(yùn)用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進(jìn)行檔案管理，這不僅延長(zhǎng)了管理時(shí)間，而且還浪費(fèi)了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理效率得不到提高，影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理的整體進(jìn)程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對(duì)多樣性文本資料管理的過(guò)程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書(shū)檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動(dòng)可能，并且改動(dòng)的文書(shū)檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺(jué)，這在一定程度上降低了檔案的真實(shí)性，如果錯(cuò)誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會(huì)大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問(wèn)題。

二、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

文書(shū)檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時(shí)代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時(shí)間、提高規(guī)定時(shí)間內(nèi)的工作效果。（一）強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)。通過(guò)加強(qiáng)文書(shū)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)來(lái)開(kāi)展實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并以先進(jìn)思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化。所以，無(wú)論是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強(qiáng)化對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，將其納入機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進(jìn)思想的引導(dǎo)下，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行、有序開(kāi)展。在強(qiáng)化認(rèn)識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)適當(dāng)投入文書(shū)檔案管理建設(shè)資金，加大先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和使用，以此實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的合理分類和秩序整理，促進(jìn)文書(shū)檔案向信息化方向發(fā)展。（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)。之所以要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭(zhēng)取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)以及媒體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫(kù)建立、檔案銷毀以及庫(kù)房管理等豐富。在文書(shū)檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書(shū)情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計(jì)，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時(shí)間。存儲(chǔ)系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立中發(fā)揮積極作用，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)將文書(shū)檔案妥善存儲(chǔ)。同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進(jìn)而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計(jì)后的軟件應(yīng)用于文書(shū)檔案資料分類管理工作中，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書(shū)檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案信息共享和應(yīng)用。（三）成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍。文書(shū)檔案管理者是確保管理工作有序進(jìn)行的主體，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍，在這一隊(duì)伍的帶動(dòng)下，提高文書(shū)檔案工作的準(zhǔn)確性，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)教師開(kāi)展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實(shí)際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的掌握能力和運(yùn)用能力，提高工作人員對(duì)先進(jìn)設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機(jī)關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實(shí)踐機(jī)會(huì)，通過(guò)實(shí)踐借鑒文書(shū)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開(kāi)闊工作人員的視野，進(jìn)而會(huì)促使員工在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工作責(zé)任感，減少工作失誤。

三、結(jié)論

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作在信息化背景中，通過(guò)強(qiáng)化管理認(rèn)識(shí)、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺(tái)以及成立高素質(zhì)管理隊(duì)伍等措施開(kāi)展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書(shū)檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會(huì)提升檔案信息資源使用率，進(jìn)而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對(duì)于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曹建波.信息化背景下文書(shū)檔案管理工作初探[J].蘭臺(tái)世界,2014(S6):1+4.

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通常在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書(shū)工作與檔案工作兩者是存在區(qū)別的，有其統(tǒng)一性也有分工明確性，那么在銜接的過(guò)程中兩者相互配合形成一個(gè)分體式的管理系統(tǒng)①。在工作中文書(shū)與檔案實(shí)行的是分塊模式管理，是一種科學(xué)有效的管理制度，但是在某種程度上來(lái)說(shuō)是有前提的。文書(shū)人員檔案意識(shí)薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導(dǎo)致兩者在聯(lián)系的過(guò)程中出現(xiàn)很多的問(wèn)題，使之脫節(jié)，這是很多單位和企業(yè)在檔案管理方面存在的問(wèn)題。那么，目前在文書(shū)檔案工作當(dāng)中，公文的格式以及處理的方法出現(xiàn)了很多的不規(guī)范性，例如：辦公用紙不達(dá)標(biāo)、檔案文件裝訂的不夠規(guī)范、版記不全、相應(yīng)的附件不明確、編號(hào)和原稿不全或者不規(guī)范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開(kāi)支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說(shuō)文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對(duì)檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時(shí)、材料不充沛等問(wèn)題，還有一些檔案人員對(duì)檔案資料不重視對(duì)存儲(chǔ)不細(xì)心，導(dǎo)致的資料不完整錯(cuò)亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書(shū)檔案存在很大的漏洞②。

（三）領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領(lǐng)導(dǎo)的心中對(duì)檔案管理工作認(rèn)為是無(wú)關(guān)緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是一件很簡(jiǎn)單的不過(guò)的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見(jiàn)明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只是覺(jué)得要求在單位文件庫(kù)里存放好就可以了，工作需要的時(shí)候拿出來(lái)參考③。

（四）單位其余部門對(duì)檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個(gè)部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺(jué)得自己工作很忙，什么時(shí)候有時(shí)間什么時(shí)候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。

二、文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)及趨勢(shì)分析

（一）文書(shū)檔案豐富多彩

文書(shū)檔案是各個(gè)單位各個(gè)方面真實(shí)的記錄與記載，涉及很多行政方面、會(huì)計(jì)和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書(shū)檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書(shū)工作相聯(lián)系

文書(shū)工作從開(kāi)始到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運(yùn)行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計(jì)、入檔等程序，檔案工作是文書(shū)工作的前提條件下進(jìn)行完成的，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書(shū)檔案最重要的兩點(diǎn)：收集、保存

文書(shū)檔案就是利用紙張實(shí)質(zhì)性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個(gè)管理的過(guò)程最重要的是收集和保存，同時(shí)強(qiáng)調(diào)資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

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（一）分類

分類的首要任務(wù)是確定其分類方案，所確定的分類方案為：年度一保管期限一問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）。確定分類方案后，即可按分類方案進(jìn)行分類，方法如下

1、分年度。也就是從醫(yī)院形成的起始年代開(kāi)始，將各個(gè)年度產(chǎn)生的文書(shū)檔案分開(kāi)。

2.分保管期限。即將各個(gè)年度文書(shū)檔案依據(jù)《文書(shū)檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年、10年（2010年以前為永久、長(zhǎng)期、短期）。

3.分問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）。依據(jù)各單位形成文書(shū)的實(shí)際狀況，將各個(gè)保管期限內(nèi)的文書(shū)按問(wèn)題（或機(jī)構(gòu)），按照黨、團(tuán)、工、青、婦類、紀(jì)檢類工作文件、行政公文、上級(jí)批復(fù)、重大活動(dòng)等順序整理。

（二）組織案卷

將各個(gè)年度、各個(gè)保管期限和各個(gè)類別的文書(shū)按問(wèn)題、時(shí)間或文件名稱等特征組成案卷。文書(shū)檔案的組卷要注意兩點(diǎn)：一是擬寫(xiě)正確的案卷標(biāo)題。文書(shū)檔案的案卷標(biāo)題一般由作者、問(wèn)題和文種組成。二是按文件的排列順序編寫(xiě)卷內(nèi)目錄。文書(shū)檔案卷內(nèi)文件的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)律，如按時(shí)間、問(wèn)題、重要程度、文種、作者等排序。卷內(nèi)文件材料排序后，按排列的順序填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

（三）案卷排列

永久保管期限內(nèi)兩年檔案案卷的分類整理和案卷排列。次年的永久黨群檔案要注意接著進(jìn)行排列，其他年度的案卷排列以此類推。長(zhǎng)期和短期檔案的分類整理和案卷排列方法與永久黨群檔案的相同。

（四）編制案卷目錄

將排列好的各個(gè)年度的永久黨群案卷依次登記在永久文書(shū)案卷目錄之中即可完成案卷目錄的編制工作。編制案卷目錄要注意以下幾點(diǎn)：按年度排列的永久黨群文書(shū)案卷順序號(hào)也就是永久黨群文書(shū)案卷的案卷號(hào)；黨群文書(shū)檔案永久案卷目錄的編目項(xiàng)目有：案卷號(hào)、作者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。

（五）案卷上架

將文書(shū)檔案案卷按排列好的順序進(jìn)行上架即可。按文書(shū)檔案案卷排列順序上架，也就是按案卷號(hào)的順序上架排列，這就可根據(jù)文書(shū)檔案案卷目錄中的案卷號(hào)在檔案柜架中查找到相同號(hào)數(shù)的黨群文書(shū)檔案案卷。

二、文件級(jí)文書(shū)檔案的整理

2000年12月6日，根據(jù)國(guó)家檔案局了中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》要求，對(duì)歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規(guī)定，將“立卷”歸檔改革為文件級(jí)整理，文書(shū)檔案的基本整理對(duì)象從“卷”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹薄?/p>

（一）分類

所采用的分類方案為：年度—機(jī)構(gòu)—保管期限。確定分類方案后，就可按分類方案對(duì)文件進(jìn)行分類，具體步驟為：

1、分年度。就是將各個(gè)年度的文件分開(kāi)。如該單位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等類別的文件。

2、分機(jī)構(gòu)。依據(jù)醫(yī)院文書(shū)的實(shí)際狀況，將各個(gè)年度的文書(shū)檔案按機(jī)構(gòu)或問(wèn)題劃分為黨務(wù)、院務(wù)、人事、醫(yī)務(wù)、感控等類型。

3、分保管期限。將各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件，依據(jù)《文書(shū)檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年和10年三種類型；這樣，該年度內(nèi)的文件就劃分成永久、30年、10年三個(gè)保管期限的文件。

（二）排序與編號(hào)

將各個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的文件按永久、30年、10年三個(gè)保管期限分開(kāi)后，即可對(duì)三個(gè)保管期限內(nèi)的文件進(jìn)行排列，排列原則是“同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起，時(shí)間、重要程度等作為參考因素”。

（三）編目

將排列好并編號(hào)的某年永久工作文件按序號(hào)在文件目錄中進(jìn)行登記后就完成了該年度永久檔案文件的編目工作。文書(shū)檔案文件目錄的編目項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。

（四）裝盒

裝盒是把各個(gè)年度各個(gè)保管期限內(nèi)的文件按件號(hào)順序裝入檔案盒中的一項(xiàng)工作。裝盒包括填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱，下加雙橫線。卷脊設(shè)置各項(xiàng)檢索項(xiàng)，包括：全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)、盒號(hào)。備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

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2醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)策

2.1提高醫(yī)院文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

醫(yī)院應(yīng)該具有文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來(lái)講,重視文書(shū)檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí),才能讓檔案人員對(duì)文書(shū)檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。當(dāng)醫(yī)院對(duì)文書(shū)管理有了一定程度的重視,才能不斷對(duì)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善,對(duì)相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書(shū)檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書(shū)檔案管理能力。與此同時(shí),醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過(guò)程中,醫(yī)院文書(shū)檔案管理者必須通過(guò)職業(yè)素養(yǎng)提升來(lái)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書(shū)檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí),認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書(shū)檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。

2.2優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢(shì)下,醫(yī)院文書(shū)檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率,以促進(jìn)文書(shū)檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對(duì)文書(shū)檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對(duì)文書(shū)檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書(shū)檔案管理資源,節(jié)省檢索時(shí)間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率。并且,針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書(shū)檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書(shū)檔案收集更及時(shí),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書(shū)檔案管理合理化。

2.3以制度保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量

文書(shū)檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度是確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)文書(shū)檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定,通過(guò)正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書(shū)檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書(shū)檔案立檔歸卷、檔案開(kāi)發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書(shū)檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書(shū)檔案管理制度落到實(shí)處,院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級(jí)負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題必須立馬解決,以便于使文書(shū)檔案管理制度真正得以落實(shí)。

2.4提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書(shū)檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對(duì)文書(shū)檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過(guò)講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來(lái)提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過(guò)現(xiàn)代化的新管理方法來(lái)落實(shí)文書(shū)檔案管理,同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來(lái)優(yōu)化文書(shū)檔案管理效率,使文書(shū)檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。

篇（5）

二、完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作的思考

（一）轉(zhuǎn)變思想，提高重視

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)和指引，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書(shū)檔案管理工作而言，領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)認(rèn)識(shí)和高度重視是做好此項(xiàng)工作的重要前提。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要從原先對(duì)文書(shū)檔案管理工作可有可無(wú)的思想中走出，加大對(duì)此項(xiàng)工作的關(guān)注和重視。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)要樹(shù)立明確的思想，將文書(shū)檔案管理工作置于重要位置，適當(dāng)傾斜對(duì)此項(xiàng)工作的投入，設(shè)置專門的文書(shū)檔案管理室，并安排專門的管理人員；另一方面，檔案管理人員要積極主動(dòng)地做好文書(shū)檔案的宣傳匯報(bào)工作，加大領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，也努力獲取相關(guān)部門的支持和理解。

（二）加強(qiáng)部門協(xié)作，建立高效的管理制度

各部門間的密切協(xié)作和有機(jī)配合是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書(shū)檔案管理工作的重要保證，文書(shū)檔案中許多利用價(jià)值較高的檔案往往來(lái)源與各部門。但當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門間忙于各自的工作和檢查，疏于對(duì)文書(shū)檔案管理配合思想的重視。為此，就必須打破現(xiàn)狀，妥善處理好部門之間的關(guān)系，并不斷強(qiáng)化和完善文書(shū)檔案的質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。

（三）建立高素質(zhì)的文書(shū)檔案管理人員隊(duì)伍

文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)和水平的高低直接關(guān)乎檔案管理的效果，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因而，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要改進(jìn)現(xiàn)有的管理人員隊(duì)伍，通過(guò)提高管理人員水平、提升管理人員素質(zhì)來(lái)促進(jìn)和推動(dòng)此項(xiàng)工作。一方面，在人員的選擇上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)要注意將專業(yè)符合的人員安排到文書(shū)檔案管理中，明確專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)待遇；另一方面，要加大對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)，尤其在檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)下。

篇（6）

一、單位文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)是收集和保存

在一個(gè)單位的日常組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，要產(chǎn)生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關(guān)系、單位組織運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的記載、單位日常文件、單位的書(shū)報(bào)以及相關(guān)物品的存檔檔案等。其在管理的過(guò)程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來(lái)，并且通過(guò)分類的方式存放在檔案管理室內(nèi)。所以，單位的文書(shū)檔案管理重點(diǎn)就是將各種資料收集起來(lái)，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的保存。文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對(duì)檔案所作出的歸類要科學(xué)，方便人們的查閱。

（二）單位的文書(shū)檔案管理主要是文書(shū)工作

單位的文書(shū)工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書(shū)工作的全過(guò)程也就是檔案從收集到整理保存的過(guò)程。但是，單位檔案的工作是在文書(shū)工作的基礎(chǔ)上對(duì)單位的檔案進(jìn)行收集和整理保存的。所以文書(shū)工作就成為了單位檔案工作的基礎(chǔ)。檔案主要是來(lái)自于文書(shū)的工作，文書(shū)部門將單位組織和運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的相關(guān)資料通過(guò)整理和保存，進(jìn)行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書(shū)工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質(zhì)量。

二、單位文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)工作與檔案工作的銜接問(wèn)題。

文書(shū)工作與檔案的管理工作有一定的聯(lián)系，但是兩者之間又有很大的區(qū)別。所以，在現(xiàn)實(shí)工作中，只有將單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作相互結(jié)合，形成統(tǒng)一的管理整體，才能夠在實(shí)際工作中取得更好的效果。在實(shí)際工作中，大部分的單位都是將單位的文書(shū)工作與檔案管理工作分開(kāi)進(jìn)行。這樣的工作方式是一個(gè)比較科學(xué)有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作就產(chǎn)生了一定的距離。文書(shū)工作人員在工作的過(guò)程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會(huì)考慮文書(shū)工作的相關(guān)問(wèn)題。這樣的話就使得單位的文書(shū)工作與檔案管理工作出現(xiàn)了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質(zhì)量。

（二）文書(shū)檔案工作人員的缺乏。

當(dāng)前，在實(shí)際工作中，單位的文書(shū)檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節(jié)省了人力資源，并且也節(jié)省了開(kāi)支。但是，文書(shū)檔案工作本身是一項(xiàng)比較專業(yè)性的工作，其要求文書(shū)檔案的工作人員能夠有比較好的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要有一定的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時(shí)、檔案的材料真?zhèn)尾幻鳌n案的分類出現(xiàn)錯(cuò)誤等。這些問(wèn)題主要是由于文書(shū)檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書(shū)檔案管理工作人員的自身素質(zhì)問(wèn)題。

（三）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不足。

文書(shū)檔案的管理工作，在當(dāng)前大多數(shù)的單位中都是一項(xiàng)比較瑣碎的工作，同時(shí)也只是眾多辦公室職能中的一個(gè)小部分。大部分的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領(lǐng)導(dǎo)的心中都認(rèn)為檔案的管理工作只是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個(gè)次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發(fā)揮出應(yīng)該有的作用來(lái)。

三、提高單位文書(shū)檔案管理水平的建議

（一）提高單位文書(shū)檔案管理工作的地位。

要想提高單位文書(shū)檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思考模式，重視單位的文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，要從多個(gè)方面入手，有效的規(guī)范單位的文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，要加大對(duì)單位文書(shū)檔案管理工作的投入，引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)設(shè)備，著手對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行信息化改造。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行重視，就必須要認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要作用。在決策的過(guò)程中要有效的參考文書(shū)檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書(shū)檔案管理工作在單位中的作用。

（二）做好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接。

單位的文書(shū)工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際效果。所以，要做好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書(shū)工作與檔案管理工作統(tǒng)一起來(lái)。同時(shí)，要制定相關(guān)的規(guī)范，從細(xì)節(jié)處把握好文書(shū)工作與檔案管理工作。制定統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，尤其是對(duì)于檔案來(lái)講，文件的格式、文件的歸類、文件的整理標(biāo)準(zhǔn)等，都要制定一定的規(guī)范，只有在一定的規(guī)范下才能夠有效的將單位的文書(shū)工作與單位的檔案管理工作銜接起來(lái)。

（三）引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作。

對(duì)于當(dāng)前很多的單位來(lái)講，文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有專門的工作人員，這無(wú)疑對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對(duì)單位的文書(shū)檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定的文書(shū)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與單位相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專門文書(shū)檔案管理人員的單位來(lái)講，要通過(guò)定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對(duì)于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。

（四）促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

篇（7）

一、文書(shū)檔案管理的含義及特點(diǎn)

（一）文書(shū)檔案管理的含義

文書(shū)檔案是指企業(yè)在活動(dòng)中所產(chǎn)生的以及已經(jīng)形成的具有一定價(jià)值的或者是應(yīng)該歸檔的文件，根據(jù)一定的要求和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行有效地安排和管理的過(guò)程。

（二）文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)

第一，管理工作的復(fù)雜性。檔案管理工作涉及到收集保存等工作。工作的復(fù)雜度較高，涉及的范圍較為廣闊。因此，文書(shū)檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，相關(guān)工作人員應(yīng)不斷加強(qiáng)工作能力提升文書(shū)檔案的管理效率。

第二，文書(shū)檔案管理工作主要是進(jìn)行文件的采集整理以及記錄，這也是文書(shū)檔案的形成過(guò)程。因此，從很大程度上而言，文書(shū)檔案直接影響了文書(shū)檔案管理的整體質(zhì)量，主要體現(xiàn)在人事以及財(cái)務(wù)等方面。這也是文書(shū)檔案管理工作豐富性的體現(xiàn)之一。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書(shū)檔案的載體也在不斷豐富，內(nèi)容的多樣性以及載體的多樣性對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員提出了更高的要求。

二、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

第一，重視程度不夠。現(xiàn)階段許多單位對(duì)于文書(shū)檔案管理的重視程度較低，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的文書(shū)整理工作，并沒(méi)有設(shè)置專職的人員進(jìn)行檔案的分類和歸檔處理，進(jìn)而影響了文書(shū)檔案的管理效果。

第二，文書(shū)工作以及檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行有效的銜接，而是互相進(jìn)行的。但實(shí)際上文書(shū)工作與檔案工作具有直接的密切關(guān)系，但是多數(shù)企業(yè)的文書(shū)檔案管理人員并沒(méi)有清楚地認(rèn)識(shí)到兩者之間的區(qū)別和聯(lián)系，進(jìn)而造成管理過(guò)程中出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，在很大程度上降低了文書(shū)管理工作的效率和效果，文書(shū)的管理工作應(yīng)將文書(shū)工作以檔案工作進(jìn)行緊密的結(jié)合，建立完善的工作體系，進(jìn)而達(dá)到良好的文書(shū)檔案管理效果。

第三，文書(shū)檔案工作人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提升。現(xiàn)階段，擔(dān)任文書(shū)檔案管理工作的人員多數(shù)是沒(méi)有參加過(guò)專業(yè)和系統(tǒng)的培訓(xùn)，無(wú)法完全掌握檔案的分類和立卷等程序，專業(yè)能力無(wú)法達(dá)到的文書(shū)檔案管理工作的要求。即使有一部分工作人員是持證上崗的，但是在工作之后并沒(méi)有接受繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)欠缺，思想觀念陳舊，無(wú)法及時(shí)進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作知識(shí)的更新，難以跟上時(shí)展的步伐。除此之外，檔案管理工作人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提升，管理人員，無(wú)法全面系統(tǒng)的掌握文書(shū)檔案管理工作技能，很難達(dá)到良好的工作效果。

三、提升為書(shū)檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）不斷完善文書(shū)檔案管理制度

為有效提升文書(shū)檔案管理工作效果，首先應(yīng)建立健全文書(shū)檔案管理工作制度，確保文書(shū)檔案管理工作能夠做到有法可依、有章可循，進(jìn)而提升工作的規(guī)范性和專業(yè)性。科學(xué)的檔案管理制度，有助于文書(shū)檔案工作的順利實(shí)施，進(jìn)而提升文書(shū)檔案管理工作水平和工作效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。在進(jìn)行文書(shū)檔案管理過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照所制定的規(guī)章制度進(jìn)行執(zhí)行，確保n案不隨便外借提升文書(shū)檔案的安全性完整性和規(guī)范性。

（二）有效銜接文書(shū)工作與檔案管理工作

進(jìn)行文書(shū)工作以及檔案管理工作的良好銜接是提升文書(shū)檔案管理工作效果的重要途徑。因此，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行兩者之間的良好銜接，實(shí)現(xiàn)兩者的互相促進(jìn)。制定文書(shū)工作以及檔案管理工作所共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，促進(jìn)文書(shū)信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。與此同時(shí)，提升檔案管理工作人員對(duì)文書(shū)工作的了解程度，及時(shí)的進(jìn)行文書(shū)資料的收集整理和歸檔，并對(duì)未能按照規(guī)定進(jìn)行記錄的文書(shū)，進(jìn)行及時(shí)的完成和后期的資料整理和管理。其次，應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)工作人員以及檔案管理工作人員之間的通與交流，進(jìn)而提升二者的工作效率和工作質(zhì)量，確保文書(shū)工作與檔案管理工作共同發(fā)展良好銜接。

（三）進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，應(yīng)不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，通過(guò)定期的教育培訓(xùn)來(lái)豐富文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和管理水平；其次，應(yīng)不斷進(jìn)行檔案管理工作辦法的創(chuàng)新，進(jìn)行管理內(nèi)容的外延并不對(duì)不斷深化檔案管理工作的內(nèi)涵，充分發(fā)揮檔案的信息作用，充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的重要作用，因此檔案管理相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，并主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)和信息化技術(shù)以及現(xiàn)代管理等有關(guān)知識(shí)，充分利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作。因此，相關(guān)人員應(yīng)不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，提高工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，每一個(gè)崗位形成電子文檔。文書(shū)檔案管理人員應(yīng)全面了解紙質(zhì)文件和電子文件之間的區(qū)別與聯(lián)系，明確文書(shū)檔案管理工作職責(zé)，不斷學(xué)習(xí)和提升自己，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]文歸賢.文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策之我見(jiàn)[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2010（16）： 62-63.

篇（8）

醫(yī)院通過(guò)文書(shū)檔案管理可以反映行政活動(dòng)，醫(yī)院檔案當(dāng)中會(huì)明確的記錄醫(yī)院所從事的各項(xiàng)活動(dòng)，其中還會(huì)將保存價(jià)值比較高的文書(shū)進(jìn)行文字轉(zhuǎn)換。醫(yī)院最重要的服務(wù)性、基礎(chǔ)性工作就是文書(shū)檔案管理。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

1.文書(shū)檔案管理重視程度不夠工作人員長(zhǎng)期受醫(yī)院傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)模式的影響，對(duì)于文書(shū)檔案管理不夠重視，在管理的過(guò)程當(dāng)中比較重視業(yè)務(wù)輕視檔案。許多工作人員認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作非常簡(jiǎn)單，其中涉及不到技術(shù)含量的工作，在實(shí)際工作當(dāng)中的應(yīng)用價(jià)值不大。文書(shū)檔案工作缺乏嚴(yán)格的考核機(jī)制，在管理過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于文書(shū)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)程度明顯不足，整體導(dǎo)致文書(shū)檔案資源的利用率下降。就目前的文書(shū)檔案發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，我國(guó)文書(shū)檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護(hù)文書(shū)檔案權(quán)益的法律法規(guī)，沒(méi)有法律做強(qiáng)有力的后盾，檔案信息不受保障。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于文書(shū)檔案信息化管理，主要依靠計(jì)算機(jī)法規(guī)保護(hù)，但是由于文書(shū)檔案管理容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護(hù)文書(shū)檔案權(quán)益的法律法規(guī)，就會(huì)使文書(shū)檔案處于一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài)，如果文書(shū)檔案的權(quán)益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進(jìn)行維權(quán)。2.文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)不高醫(yī)院在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過(guò)程當(dāng)中，大多數(shù)都會(huì)重視醫(yī)療技術(shù)人員的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)不夠重視。大多數(shù)從事醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的人員，在最開(kāi)始都是從事相關(guān)的護(hù)理和計(jì)算機(jī)工作，就職之前并沒(méi)有得到專業(yè)的培訓(xùn)。工作人員缺乏相應(yīng)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，不能勝任對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置的工作。對(duì)于相應(yīng)的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過(guò)程當(dāng)中造成了工作效率降低，也會(huì)對(duì)于文書(shū)檔案的收集范圍不明確，對(duì)檔案進(jìn)行立卷管理時(shí)不規(guī)范。醫(yī)院文書(shū)檔案管理相關(guān)的工作人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)于管理過(guò)程當(dāng)中的一些理論知識(shí)不能夠得到很好的認(rèn)識(shí)，在具體工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，在一定程度上導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)管理工作整體效率下降。3.文書(shū)檔案管理制度不完善醫(yī)院制訂了比較完善的管理制度，但是對(duì)于文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分，沒(méi)有對(duì)文書(shū)檔案管理工作制定統(tǒng)一的規(guī)章制度。許多有價(jià)值的文數(shù)檔案在工作的過(guò)程當(dāng)中沒(méi)有得到重視，長(zhǎng)期就會(huì)造成文書(shū)檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節(jié)，導(dǎo)致文書(shū)檔案工作失去了系統(tǒng)性和完整性。醫(yī)院文書(shū)檔案管理沒(méi)有建立較為完善的體系，對(duì)于工作具體的職責(zé)沒(méi)有進(jìn)行明確的劃分，在工作的過(guò)程當(dāng)中還應(yīng)該設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，這樣才可以在整體上確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作得到有序地進(jìn)行。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)增強(qiáng)意識(shí)增加醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作人員的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，定期組織文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷的去強(qiáng)化文書(shū)檔案管理意識(shí)。通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)可以提高工作人員在文書(shū)檔案信息管理當(dāng)中的業(yè)務(wù)水平，提高文書(shū)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要性，對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的基礎(chǔ)知識(shí)，更新工作人員的工作理念和知識(shí)內(nèi)容。隨著醫(yī)院文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書(shū)檔案應(yīng)該確定保密的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息管理的管理體系。我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫(yī)院檔案制度的順利推廣和實(shí)施，可以推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案工作的持久開(kāi)展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫(yī)院文書(shū)檔案信息系統(tǒng)的快速發(fā)展。信息管理中的電子文檔、信息數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以及文檔的操作系統(tǒng)都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫(yī)院文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的快速發(fā)展，醫(yī)院文書(shū)檔案應(yīng)該確保訪問(wèn)網(wǎng)站的安全防護(hù)到位，加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，完善醫(yī)院文書(shū)檔案信息管理的管理體系。工作人員應(yīng)充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí)，自覺(jué)遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大醫(yī)院文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全。醫(yī)院文書(shū)檔案管理很容易受到網(wǎng)絡(luò)上非法因素的干擾，導(dǎo)致體系容易受到破壞和竊取，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理使用的防偽加密，實(shí)行嚴(yán)格的醫(yī)院文書(shū)檔案登記防偽驗(yàn)證碼。每一個(gè)工作人員都應(yīng)該擁有自己唯一的登入賬號(hào)，且此賬號(hào)無(wú)法進(jìn)行復(fù)制粘貼，隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展，我們應(yīng)該加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案登記管理人員的計(jì)算機(jī)管理水平。2.建立健全的規(guī)章制度科學(xué)技術(shù)在快速的向前發(fā)展，利用科技水平的提高可以提高文書(shū)檔案管理的水平，建立符合現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責(zé)任范圍，對(duì)醫(yī)院不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，建立較為健全的規(guī)章制度。對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員的崗位職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，制定嚴(yán)格的文書(shū)檔案保密制度，對(duì)相關(guān)的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)借閱文書(shū)檔案要進(jìn)行仔細(xì)的記錄，根據(jù)記錄來(lái)尋求每一份文書(shū)檔案的來(lái)源。充分了解網(wǎng)絡(luò)安全性的知識(shí)，自覺(jué)遵守檔案記錄工作規(guī)則，加大文書(shū)檔案網(wǎng)站的信息系統(tǒng)安全，針對(duì)不同的數(shù)據(jù)電子檔案、簽名設(shè)置和網(wǎng)絡(luò)癱瘓維護(hù)。對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行有關(guān)的保密宣傳教育，開(kāi)展法律常識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)教育，讓文書(shū)檔案管理的工作人員清楚地認(rèn)識(shí)到保密的重要性。同時(shí)完善文書(shū)檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會(huì)外泄，規(guī)定文書(shū)檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量審核，確保檔案的格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案資料的收集過(guò)程當(dāng)中，可以有效提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理自動(dòng)化水平。對(duì)于醫(yī)院的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一定要加快建設(shè)的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫(yī)院的信息中心，使每份文書(shū)檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務(wù)于醫(yī)院的各個(gè)部門。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，通過(guò)長(zhǎng)期的培訓(xùn)和管理才可以提高管理的水平。醫(yī)院整體的管理水平是通過(guò)文書(shū)檔案管理水平來(lái)衡量的，通過(guò)建立較為健全的規(guī)章制度，可以解決醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的一些問(wèn)題。不斷的去提高文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，引進(jìn)新的管理技術(shù)和理念，提高文書(shū)檔案管理工作的整體水平。隨著時(shí)代和科技的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用提高了文書(shū)檔案管理的工作效率，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與文書(shū)檔案信息管理相融合，既可以高效的動(dòng)態(tài)管理文書(shū)檔案，又可以提高文書(shū)檔案工作人員的工作效率。同時(shí)將文書(shū)檔案業(yè)務(wù)過(guò)程中的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，可以全面提高文書(shū)檔案工作者的工作效率，同時(shí)也可以保障醫(yī)院檔案的信息安全。

參考文獻(xiàn)

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篇（9）

文書(shū)檔案是在機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者其他社會(huì)組織中，單位的行政活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有一定價(jià)值的，需要妥善保存的文件，文書(shū)檔案管理是對(duì)一個(gè)單位的檔案管理水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)，如果文書(shū)檔案管理出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質(zhì)量。一般文書(shū)檔案包括單位的黨委、紀(jì)檢、組織、工會(huì)、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書(shū)檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應(yīng)該引起單位的足夠重視。

一、文書(shū)檔案管理的特征

（一）檔案的形成是由文書(shū)工作產(chǎn)生檔案的形成是與文書(shū)的工作密不可分的，文書(shū)的工作內(nèi)容是文件的收集、登記、催辦、轉(zhuǎn)運(yùn)、承辦、整理和立卷、歸檔工作。可見(jiàn)文書(shū)是檔案的來(lái)源，文書(shū)工作是檔案形成的過(guò)程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎(chǔ)上將文件資料進(jìn)一步收集、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書(shū)的質(zhì)量比如文件的格式、卷面的質(zhì)量、資料是否完整齊全對(duì)檔案的質(zhì)量好壞具有直接的影響，文書(shū)是否能夠收集完整并且按時(shí)歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書(shū)部門負(fù)責(zé)將單位在領(lǐng)導(dǎo)或者日常的行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。

（二）文書(shū)檔案的管理重點(diǎn)是完整的收集文件、妥善的保存資料文書(shū)管理的對(duì)象是已經(jīng)發(fā)生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進(jìn)行記錄、分類、整理、存放。文書(shū)檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點(diǎn)是收集、編目編冊(cè)、管理、保存、利用等過(guò)程。

二、文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案的收集不夠及時(shí)。文書(shū)檔案的管理是從收集各部門的重要文件開(kāi)始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時(shí)的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒(méi)有做好，時(shí)常使檔案管理員不能按時(shí)完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個(gè)別部門確實(shí)工作需要，所以導(dǎo)致檔案管理人員只得妥協(xié)，等時(shí)間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。

（二）文書(shū)工作與檔案管理工作配合不當(dāng)。文書(shū)工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書(shū)工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來(lái)講，檔案管理工作是文書(shū)工作的延伸。但是由于文書(shū)工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當(dāng)，文書(shū)工作人員沒(méi)有歸檔的意識(shí)，而檔案管理員也不了解文書(shū)的工作內(nèi)容，兩部門之間缺少溝通和協(xié)調(diào)，使工作的銜接出現(xiàn)脫節(jié)。

（三）文書(shū)檔案的保存方法不恰當(dāng)。隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，辦公設(shè)備也在不斷的提高，辦公的自動(dòng)化水平越來(lái)越高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展很大程度上提高了文書(shū)檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區(qū)別，也給檔案的統(tǒng)一管理帶來(lái)了不便，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)的文件材料沒(méi)有電子版的備份，而存在計(jì)算機(jī)或是光盤中的文件資料沒(méi)有打印出來(lái)進(jìn)行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統(tǒng)一，給今后檔案的調(diào)用、查找?guī)?lái)了麻煩。

（四）文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)有所欠缺。文書(shū)檔案的管理工作主要是通過(guò)工作人員的人力完成，因此人員的素質(zhì)直接影響著管理工作，一些單位的文書(shū)檔案管理人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，即使具備一定相關(guān)技能的人員也沒(méi)有進(jìn)行后續(xù)的教育和培訓(xùn)，接受新的檔案管理知識(shí)和方法，特別是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，給檔案的管理帶來(lái)了一次革命，管理人員應(yīng)該認(rèn)清未來(lái)行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，掌握好新的專業(yè)知識(shí)，才能不被時(shí)代淘汰。

三、提高文書(shū)檔案管理工作水平的對(duì)策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。無(wú)規(guī)矩不成方圓，文書(shū)檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會(huì)再次有人員發(fā)生誤差，在建立工作程序和管理制度時(shí)，要詳細(xì)的說(shuō)明，使其簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。在操作過(guò)程中，不管任何人員、任何領(lǐng)導(dǎo)等員工都要嚴(yán)格按照規(guī)范制度來(lái)執(zhí)行，尤其是在公文審核簽發(fā)的制度上，要禁止一切工作人員發(fā)無(wú)效公文、濫發(fā)文件等。在審核公文時(shí)，要仔細(xì)閱查，文件的文體格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，文件附件是否齊全，簽發(fā)手續(xù)是否完善，都符合簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)之后，再進(jìn)行下一個(gè)流程，而且，在簽發(fā)前還需再次復(fù)核，以免文件發(fā)生問(wèn)題。

（二）搞好文書(shū)工作和檔案工作的規(guī)范銜接。檔案都是建立在文件的基礎(chǔ)上的，而且，文件質(zhì)量決定著檔案管理的質(zhì)量。所以，沒(méi)有優(yōu)質(zhì)量的文件管理，就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案管理。在執(zhí)行文書(shū)管理的工作人員，一定要具備著較強(qiáng)的檔案意識(shí)，對(duì)于工作中需要的文書(shū)材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執(zhí)行文件處理工作時(shí)，還要時(shí)刻關(guān)注檔案管理工作，進(jìn)一步完善文書(shū)和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書(shū)的工作人員一定要對(duì)文件材料的質(zhì)量有著絕對(duì)的保證。比如：文書(shū)紙張的大小、書(shū)寫(xiě)的格式、文體格式等要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復(fù)制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對(duì)文件材料進(jìn)行批閱、譽(yù)印、修改、起草等。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書(shū)檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書(shū)管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書(shū)檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

中圖分類號(hào)：TP393

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專門的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專門的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。

第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。

第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。

首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。

其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。

如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書(shū)檔案管理模塊

文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。

4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。

7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書(shū)檔案借閱與歸還

文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。

在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

3.4系統(tǒng)設(shè)定

篇（11）

1.文書(shū)檔案電子化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1電子檔案的便于檢索，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書(shū)檔案管理更快捷，更方便。同時(shí)電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問(wèn)題。

1.2信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，符合國(guó)家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤和磁盤的存儲(chǔ)量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡(jiǎn)單，造價(jià)低廉，方便備份，易于管理。

1.3電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

2.文書(shū)檔案歸檔存在的問(wèn)題

2.1文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范程度過(guò)低

目前，文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范程度過(guò)低是很多檔案單位及大中型事業(yè)單位中普遍存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號(hào)不規(guī)范等，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件的卷宗組卷不規(guī)范，缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。除此之外，普遍存在的問(wèn)題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數(shù)單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數(shù)單位選擇的是人工檢索的方法。 2.2文書(shū)工作與檔案工作的銜接不夠緊密

文書(shū)工作與檔案工作是對(duì)立統(tǒng)一，密不可分的，二者是相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的，要確保文書(shū)與檔案管理工作正常有序開(kāi)展的方法就是進(jìn)行分體式管理模式。從目前來(lái)看，很多單位對(duì)文書(shū)檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過(guò)去的工作中存在一定的優(yōu)勢(shì)，但是在實(shí)際工作中會(huì)使文書(shū)與檔案管理之間的距離越來(lái)越大。這就導(dǎo)致很多矛盾和問(wèn)題出現(xiàn)在文書(shū)檔案管理工作中。

2.3 文書(shū)檔案管理的配套設(shè)備不到位

一些單位的文書(shū)檔案設(shè)備沒(méi)有配備齊全，造成硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差，而且相關(guān)部門沒(méi)有想辦法去解決，甚至個(gè)別單位還沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室。此外，文書(shū)檔案還存在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒(méi)有及時(shí)采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會(huì)困擾今后的工作。因此，相關(guān)部門有必要高度重視文書(shū)檔案管理的設(shè)施問(wèn)題，并及時(shí)改進(jìn)。

2.4文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

文書(shū)檔案管理人員是該項(xiàng)工作的直接執(zhí)行者，他們的素質(zhì)直接決定著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。然而，我國(guó)現(xiàn)有從事文書(shū)檔案管理工作的人員素質(zhì)普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經(jīng)專業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就進(jìn)入檔案部門工作，他們對(duì)立卷、檔案分類等基本知識(shí)都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關(guān)的上崗資格，卻不注重自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和實(shí)際檔案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動(dòng)化的普及，這些檔案管理人員還未意識(shí)到掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)提高自身檔案管理水平的重要性。文書(shū)檔案的工作人員不僅需要提高自身的工作素質(zhì)，思想素質(zhì)也有待提升。

3.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案歸檔要求方面的管理

為更有效的對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，及時(shí)歸檔是必不可少的前提條件。文書(shū)檔案歸檔要求主要是指對(duì)歸檔文件鑒定與整理質(zhì)量的要求。

3.1建議將歸檔章位置蓋在文件左上方

最佳歸檔章加蓋的位置應(yīng)以左上方為宜，并應(yīng)定量規(guī)定其上邊距及左邊距，建議以1.5厘米左右為佳。如此改進(jìn)之后，當(dāng)要調(diào)取某件檔案時(shí)，只需要將該盒檔案從盒內(nèi)抽出三分之一寬度就能輕松地查到件號(hào)，不但能在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確地找到所要查找的文件，而且只需要將該件單獨(dú)抽出即可，不必抽出整盒檔案。同時(shí)也符合《歸檔文件的整理方法》第6條規(guī)定。對(duì)于部分特殊的歸檔件，建議：塑裝、皮裝的會(huì)議記錄本，盡量保持其原貌，不必拆裝，歸檔章加蓋在扉頁(yè)上端適當(dāng)位置即可；需要折疊的大規(guī)格圖表，按A4規(guī)格折疊，將歸檔章蓋在左上方指定范圍；橫向排版的A4型圖表，建議歸檔章加蓋在表頭右上端，方向與表格方向平行，保持歸檔章的文字方向與表格文字方向相一致，使得版面統(tǒng)一，裝盒時(shí)表頭齊左，因而其歸檔章也在左上方，雖然歸檔章的方向發(fā)生90度的轉(zhuǎn)向，但不影響整體效果和查閱利用。

3.2建議推廣紙封套袋裝法

文件的裝訂方式采用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)D無(wú)酸紙封套袋裝法值得推廣。此方法有以下優(yōu)點(diǎn)：以件為單元，無(wú)論文件厚薄，一件一袋，層次分明；不損傷文件，復(fù)印掃描都很方便；成本低，比較于不銹鋼夾而言占據(jù)空間較少；便于以后數(shù)字化時(shí)的拆裝掃描，有利于保護(hù)檔案原件不受損害。若對(duì)此無(wú)酸紙封套袋裝法稍加改進(jìn)，這種方法值得借鑒與推廣。一是將歸檔章統(tǒng)一印制在封套的左方固定位置，填寫(xiě)完整的歸檔文件信息；二是設(shè)置相應(yīng)的格式，將歸檔文件屬性標(biāo)示清楚，以便查閱時(shí)只需要將文件抽出一部分就能看清歸檔文件的件號(hào)及其它基本信息，便于快速查找。特別要注明“件”內(nèi)總頁(yè)數(shù)，以便核查，防止利用過(guò)程中發(fā)生丟失張頁(yè)現(xiàn)象。在具體實(shí)踐中，在歸檔文件上也應(yīng)加蓋歸檔章，填寫(xiě)的信息與封套上相一致，這樣一一對(duì)應(yīng)，就能保證文件調(diào)出后能準(zhǔn)確放回原封套，防止在利用后出現(xiàn)裝錯(cuò)袋現(xiàn)象。

3.3建議細(xì)化檢索工具

推行的文號(hào)查對(duì)表由歸檔文件的文號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)等四個(gè)主要特征編制而成。在文號(hào)查對(duì)表中，以歸檔文件的文號(hào)作為主要特征，按同一發(fā)文機(jī)構(gòu)同一類型文件的序列號(hào)由小到大排列，其保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)等基本特征注明在相應(yīng)的表格中，查找時(shí)，只需要知道被查文件的文號(hào)，就能從表中快速找到該歸檔文件所處的準(zhǔn)確歸檔位置。編制文號(hào)查對(duì)表應(yīng)該注意的是，不能漏號(hào)，對(duì)于本部門的行文，文號(hào)一般應(yīng)該是連續(xù)的，個(gè)別特殊情況空缺的文號(hào)必須作特別備注，以示該文件不存在。其它部門的來(lái)文，文號(hào)不具有連續(xù)性，但要保持由小到大的排列順序，其空缺的文號(hào)即說(shuō)明此文件沒(méi)有在本全宗內(nèi)歸檔。所以，利用文號(hào)查對(duì)表檢索，還可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下歸檔，以節(jié)省查找過(guò)程。

4.結(jié)束語(yǔ)

隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書(shū)檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書(shū)檔案工作的新課題，作為檔案工作人員必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為檔案的管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]湖南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處.公文辦理與歸檔整理. 2001.