文書檔案管理論文大全11篇

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篇（1）

除了基于計算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風(fēng)險因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計重點考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲備，不斷地對數(shù)字檔案運行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價。劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價方法和評價指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計、分析，根據(jù)評價結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護(hù)的有效途徑。因為其脫離了數(shù)字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

篇（2）

2圖書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

一是系統(tǒng)版權(quán)界面的設(shè)計：系統(tǒng)將Windows界面風(fēng)格的設(shè)計方法給應(yīng)用了進(jìn)來，在啟動時，系統(tǒng)采用的是splash效果，會有一個信息提示窗體出現(xiàn)，將軟件的版本號以及軟件開發(fā)者等信息顯示出來，在初始界面的頂層設(shè)置窗體，同時設(shè)計了標(biāo)簽、圖片框以及計時器等，有著較為優(yōu)美的界面，與普通軟件的編寫風(fēng)格較為符合。

二是普通用戶使用界面的設(shè)計：因為圖書檔案管理工作比較的重要，用戶如果沒有權(quán)限，那么只能查詢圖書，借書、還書等工作是無法實現(xiàn)的，可以更加科學(xué)方便的進(jìn)行管理和操作。讀者進(jìn)入到系統(tǒng)界面之后，所擁有的功能是一個部分，比如查詢圖書、打印結(jié)果預(yù)覽等等。

三是管理員登陸界面設(shè)計：結(jié)束了splash界面之后，圖書信息管理系統(tǒng)的初始界面就出現(xiàn)了，在這個時候，查詢功能以及登陸功能都可以實現(xiàn)，只有登陸之后，系統(tǒng)的全部功能方可以獲取到。要想將登陸窗體打開，就需要借助于工具欄或文件菜單中的登陸選項來實現(xiàn)。在設(shè)計登陸窗體時，將命令按鈕、組合框以及標(biāo)簽等應(yīng)用了進(jìn)來，操作人員將用戶名以及密碼輸入進(jìn)來之后，就可以進(jìn)入到系統(tǒng)主界面，系統(tǒng)的全部功能都可以實現(xiàn)。采用的是屏蔽形式的密碼框，以此來促使系統(tǒng)安全得到保證。確定按鈕集中了登陸窗體的主要功能，要想實現(xiàn)它的功能，管理員只需要將用戶名和密碼給正確輸入進(jìn)來即可，如果用戶沒有權(quán)限，那么登陸工作就無法實現(xiàn)。用戶有三次機(jī)會來對用戶名和密碼進(jìn)行輸入，如果錯誤出現(xiàn)，系統(tǒng)將會提示信息框，避免系統(tǒng)密碼被解碼器所破解，連續(xù)三次錯誤，登陸窗體將不會再次出現(xiàn)。

四是圖書查詢：圖書查詢是系統(tǒng)非常重要的一項功能，它需要連接數(shù)據(jù)庫。在處理相關(guān)數(shù)據(jù)信息時，比如查詢方面，將SQL語言以及數(shù)據(jù)訪問對象給應(yīng)用了過來。在查詢的過程中，結(jié)合系統(tǒng)需求，讀者和管理人員結(jié)合實際需求，來對不同的查詢方式進(jìn)行選擇，在對所借的圖書信息進(jìn)行查詢時，可以通過四個選項，分別是書號、書名以及作者和出版社等。在本界面中，將組合框應(yīng)用了過來，借閱者可以對查詢途徑進(jìn)行選擇，將查詢內(nèi)容輸入到文本框中，將查詢命令按鈕單擊下去，查找到的圖書信息就會被顯示于控件中。

五是圖書借閱：借書功能就是由本模塊所實現(xiàn)的，讀者借到圖書后，系統(tǒng)就會將消息框彈出來，將成功借閱圖書的信息給顯示出來，然后修改數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)。本功能模塊可以分為兩個部分，首先是用戶信息，指的是需要將借閱者的借書證號、性別以及姓名等詳細(xì)信息輸入進(jìn)來；其次是新借圖書，需要輸入新書書號以及借書日期等詳細(xì)內(nèi)容，確定之后，用戶就可以對圖書成功借閱，并且本用戶借到的圖書也可以被顯示于控件中，彈出相應(yīng)的消息框，提示用戶已經(jīng)成功借閱了圖書。

六是新圖書錄入：新圖書錄入也是需要重視的一個方面，只有在數(shù)據(jù)庫中儲存新的圖書，在以后的圖書借閱過程中，記錄和校對工作方可以順利進(jìn)行。進(jìn)入到主界面之后，如果對新書進(jìn)行了購買，新書錄入模塊就會出現(xiàn)，輸入相關(guān)的信息內(nèi)容即可。

篇（3）

由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問題。

一、數(shù)據(jù)挖掘概述

（一）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進(jìn)行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標(biāo)的有關(guān)信息，使用自動化和統(tǒng)計學(xué)等方法對信息進(jìn)行預(yù)測、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達(dá)到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來識別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價值聯(lián)系，得到相應(yīng)的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。

二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性

在進(jìn)行現(xiàn)代檔案信息處理時，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計，歸納總結(jié)，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進(jìn)行加密，進(jìn)行授權(quán)查閱，進(jìn)一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進(jìn)行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時對檔案進(jìn)行編碼和收集，對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務(wù)水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標(biāo)準(zhǔn)，提升了檔案的鑒定效率。

三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運用

（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數(shù)據(jù)的收集。可以運用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行科學(xué)的分析，制定科學(xué)的說明方案，對確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進(jìn)行科學(xué)說明，利用這些數(shù)據(jù)說明，建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，讓數(shù)據(jù)庫模型中保有使用者的相關(guān)個人信息，通過對使用者的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務(wù)的準(zhǔn)確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務(wù)的實現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進(jìn)行預(yù)測和分類，更加迅速和準(zhǔn)確的，為用戶提供個性化的服務(wù)。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對新舊檔案的信息進(jìn)行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業(yè)單位而言，培訓(xùn)新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進(jìn)行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。

四、結(jié)語

綜上所述，在這個信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個性化服務(wù)的檔案管家，推動了社會的快速發(fā)展。

作者:于然 單位:揚(yáng)州市體育局辦公室

【參考文獻(xiàn)】

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2在構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

為了提高管理效率，可以開發(fā)多種現(xiàn)代化技術(shù)集于一身的檔案信息管理系統(tǒng)，可以將電子信息技術(shù)大量應(yīng)用其中。可以使用InternetExplore8.0作為客戶端瀏覽器，采用微軟SQLServer2003來構(gòu)建后臺數(shù)據(jù)庫。很多管理系統(tǒng)都是模塊化的，這些系統(tǒng)同樣大量的應(yīng)用了電子信息技術(shù)，運用電子信息技術(shù)將各個模塊的功能緊密連接起來，形成一個完整的信息管理系統(tǒng)。因此，在檔案管理工作中，信息技術(shù)是無處不在的，而信息技術(shù)也有效促進(jìn)了信息化檔案管理的發(fā)展。

3在備份恢復(fù)中的應(yīng)用

電子檔案是以計算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存在的，因此同樣會發(fā)生丟失、損壞等問題，目前計算機(jī)病毒、軟件等問題帶來了嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全問題，也威脅到了電子檔案的安全性，如果發(fā)生電子檔案泄漏、損壞或者丟失等情況，將會引發(fā)嚴(yán)重的后果。因此在管理檔案的過程中，勢必要使用信息技術(shù)備份電子檔案，發(fā)生意外情況則要恢復(fù)檔案。一般的備份恢復(fù)包括幾個部分，如軟件備份、硬件備份和恢復(fù)計劃等，要完成備份需要使用應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件以及驅(qū)動等，現(xiàn)在一般用硬盤保存?zhèn)浞荩脖P容量大、價格低，恢復(fù)速度較快，體積小易于保存。

4推動信息化檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展

可以從以下幾個方面著手：首先要將紙質(zhì)檔案電子化，調(diào)查結(jié)果顯示，已經(jīng)有軟件開發(fā)商開發(fā)出了一種系統(tǒng)，實現(xiàn)將圖文資料批量數(shù)字化，簡單來說，就是將紙質(zhì)文件掃描到硬盤或者光盤中，在使用時可以檢索關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞；第二，電子檔案要進(jìn)行歸檔保護(hù)，環(huán)境會對電子檔案產(chǎn)生一定程度的影響，因此對電子檔案要進(jìn)行定期維護(hù)和檢測，建立完善的電子檔案管理制度，電子檔案的維護(hù)、拷貝、使用等都要嚴(yán)格記錄；第三，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，對管理人員要進(jìn)行安全教育，督促其改善管理方式，妥善解決檔案管理工作中可能出現(xiàn)的安全問題，針對可能出現(xiàn)的問題，制定完善的安全防范措施。

篇（5）

隨著計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

篇（6）

1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。

1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。

1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運而生，它將在一段時間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。

2實施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙

2.1資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對于本身經(jīng)費不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。

2.2技術(shù)問題。實施檔案的數(shù)字化管理就是利用計算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時間，實現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。

2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。

2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計算機(jī)硬件有可能會因為生產(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會對存儲在計算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。（4）計算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時需要更新（更換）時，就很可能會出現(xiàn)計算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識，因此，在對計算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。

2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。

3實施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施

3.1管理觀念與時俱進(jìn)，多渠道籌集資金。現(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級領(lǐng)導(dǎo)對本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費及時到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。

3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。

3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項內(nèi)容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實時更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。

3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運用相關(guān)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜希瑸楦咝D書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計劃。

篇（7）

任何管理工作都需要爭取更多人的支持與擁護(hù)，而想要達(dá)到這一目的就必然需要加強(qiáng)相應(yīng)的宣傳教育工作。對于網(wǎng)絡(luò)安全管理工作來說，它不僅僅是某一個部門或者管理人員的本職工作，想要切實加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理就必須形成一個良性的管理環(huán)境，而凡是涉及到檔案數(shù)據(jù)庫使用的部門和個人都應(yīng)該參與其中，應(yīng)該加強(qiáng)所有人在檔案數(shù)據(jù)庫安全管理問題上的意識和能力。所以必須加強(qiáng)安全管理的宣傳教育工作力度，宣傳教育應(yīng)該避免浮于表面，應(yīng)該從各個部門的具體工作實際出發(fā)，將安全管理與日常具體工作有機(jī)結(jié)合。宣傳教育形式應(yīng)該多元化，授課式、辯論式、培訓(xùn)式等，同時重視同級單位之間的交流互訪，為各部門工作人員提供更多學(xué)習(xí)的平臺。在宣傳教育的周期上應(yīng)該采用定期學(xué)習(xí)新技術(shù)以及強(qiáng)化階段性管理成果分析研究的方式，從而在思想上形成安全管理人人有責(zé)的正確認(rèn)識。

1.2加強(qiáng)安全管理的制度建設(shè)

管理工作想要切實加強(qiáng)，離不開科學(xué)規(guī)范的制度及有效執(zhí)行。因此必須針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案數(shù)據(jù)庫安全管理容易發(fā)生問題的所在進(jìn)行進(jìn)一步的制度調(diào)整和水平升級。首先，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫直接管理人員的責(zé)任制落實，對于某些極為重要的管理職務(wù)和管理項目應(yīng)該推行終身問責(zé)制，從而切實保障責(zé)任的有效落實。此外還應(yīng)該加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)制度及人員崗位制度建設(shè)，在堅持專人專崗避免職務(wù)交叉的同時，推行輪崗制，輪崗制能夠有效避免長期占據(jù)同一職務(wù)而滋生的利己主義思想，同時也能夠幫助相關(guān)崗位工作人員了解整個管理流程，從而提升崗位與崗位之間的協(xié)作性，確保整個管理工作開展更加科學(xué)有序并富有成效。其次，以安全管理工作為核心加強(qiáng)績效考核機(jī)制建設(shè)。最后，要加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制建設(shè)，在監(jiān)督機(jī)制建設(shè)方面，要推行內(nèi)外結(jié)合的監(jiān)督約束建設(shè)原則，所謂內(nèi)，就是內(nèi)部審計，內(nèi)部審計工作人員不僅包括熟識檔案數(shù)據(jù)庫安全管理的專門人士，同時也要包括社會專門審計機(jī)構(gòu)的專業(yè)人才，這樣一方面能夠確保審計工作的精確性與實用性，避免走形式以及提升審計工作小組對單位的忠誠度，另一方面能夠利用專門審計人員多年來從事同類型審計工作的豐富經(jīng)驗來提升審計工作的總體質(zhì)量，幫助單位將審計工作推向更為科學(xué)、合理以及規(guī)范的發(fā)展方向。外部監(jiān)督約束機(jī)制建設(shè)方面，就是加強(qiáng)與社會媒體的溝通協(xié)作，同時加大社會公眾在輿論監(jiān)督權(quán)履行方面的主動性與積極性，為安全管理工作打造一個積極的外部環(huán)境，約束其管理行為，促進(jìn)管理工作質(zhì)量提升。

1.3加強(qiáng)文化建設(shè)工作力度

現(xiàn)代社會，管理工作想要取得實質(zhì)性的質(zhì)量提升，除了要有科學(xué)嚴(yán)密的制度保障以外，更重要的是要讓被管理人員從被動的應(yīng)付管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥膮⑴c管理，因此文化建設(shè)工作在現(xiàn)代管理工作中的重要性也日益體現(xiàn)，只有將制度融合于文化當(dāng)中才能夠讓內(nèi)部人員及被管理對象樹立起遵守管理制度的自覺自愿意識，才能夠激發(fā)他們參與管理的積極性與主動性。在網(wǎng)絡(luò)安全管理工作方面，整個檔案單位共同參與相互協(xié)作是重要內(nèi)容，因此更需要讓文化來推動制度的建立與執(zhí)行，在制度確立、人員素質(zhì)有效加強(qiáng)的同時還需要將制度轉(zhuǎn)化為內(nèi)在文化，促進(jìn)工作人員的工作積極性與自律性。安全文化建設(shè)最重要的一環(huán)就是加強(qiáng)安全學(xué)習(xí)的組織工作，并通過與個人利益直接掛鉤的形式激發(fā)工作人員的參與熱情。

1.4加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫安全管理軟件開發(fā)應(yīng)用

首先，要加快專門化管理軟件的開發(fā)及使用。當(dāng)前市面上有許多信息化管理軟件，但是檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作不同于一般化的管理，它更多的在訪問權(quán)限、訪問時限、訪問者身份以及信息機(jī)密性需進(jìn)行嚴(yán)格控制等方面有更多且更高的要求，因此應(yīng)該進(jìn)行專門化的軟件開發(fā)，軟件開發(fā)雖然比成品軟件購置需要花費更多成本，也需要進(jìn)行操作技能的專門培訓(xùn)，但是也能夠更好的實現(xiàn)上述管理目的，從而有效杜絕安全管理中的種種問題，因此應(yīng)該用全局眼光看待這一問題，切不可顧忌眼前成本而放棄長遠(yuǎn)發(fā)展。

篇（8）

1.文書檔案現(xiàn)代化管理的高效性

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作完全依賴人工，靠工作人員通過手工統(tǒng)計、手工歸納、手工整理等等，不僅工作繁瑣、復(fù)雜，而且工作效率較低，同時也浪費了人力、財力與物力，制約了管理水平的提高。現(xiàn)代化的管理可以降低勞動強(qiáng)度，提高人員利用率，改善工作效率。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在立卷難、管理工作難，利用率差的問題。具體如下：

1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

第一，立卷難。立卷工作是文本檔案管理最基本的規(guī)劃與統(tǒng)籌，在立卷的過程中，要注意對檔案各個大綱的歸類及按照標(biāo)題進(jìn)行排列，確定保存期限進(jìn)行裝訂，該工作需要細(xì)致的觀察能力與持久的耐力，這項工作較為枯燥，難度較大且難以掌握。

第二，管理工作難度較大。完成文本組好卷之后，會根據(jù)其不同特征進(jìn)行編號，滿足工作需求，這項工作十分繁瑣，而且常會出現(xiàn)錯誤，需要有大量的人力、財力與時間方可達(dá)到管理的目的。

第三，利用率較差。傳統(tǒng)的檔案文本裝訂準(zhǔn)確度不高，操作方便性不足，導(dǎo)致其利用率交底，現(xiàn)代化技術(shù)的運用，改善了管理水平，減少人為操作，使用技術(shù)手段，發(fā)揮人力資源的作用，減少勞動力強(qiáng)度，促進(jìn)管理水平的提高，改善文本檔案管理的合理化與科學(xué)化目標(biāo)，提高檔案的可信度。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)的運用改善了文書檔案工作的效率

現(xiàn)代化技術(shù)的運用最大的成效就是改善了文書檔案工作的效率，計算機(jī)技術(shù)的運用大大提升了文書檔案的運用效果，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，使其可以有更多的精力從事其他工作，同時也大大提升了工作的準(zhǔn)確性，降低錯誤，使檔案部門的文書檔案功能更好的發(fā)揮出來，更好的為需要的人服務(wù)。

2.運用現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案資料管理的便捷性

現(xiàn)代化技術(shù)的運用對檔案管理具有十分重要的意義，改善了檔案管理的方便性，應(yīng)用也更為簡單，利索。傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式不僅浪費了大量的人力、財力與物力，而且文本資料不夠全面，漏洞百出，信息含量不足，這都在一定程度上影響檔案管理你水平的提高，無法滿足發(fā)展的需求，在檔案利用的過程中問題百出，資料不足，利用率差，查找復(fù)雜，可信度較差等都制約了文本檔案價值的發(fā)揮。現(xiàn)代化技術(shù)的運用在很大程度上改善了文本檔案管理水平，計算機(jī)技術(shù)的使用也實現(xiàn)了當(dāng)即立卷，改善了檔案的規(guī)范性與合理性，實現(xiàn)檔案管理的有序性，近而使檔案由案卷集轉(zhuǎn)變?yōu)槲募瑢崿F(xiàn)了從手工刀自動化的轉(zhuǎn)變過程，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

3.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)了文檔安全性的提升

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理的科學(xué)性與安全性都有了很大成都到的提升，從我國文書檔案的傳統(tǒng)管理情況來看，保護(hù)措施不足，檔案查閱是整體性的，無法進(jìn)行單一操作，這不僅對查閱工作造成不利影響，同時也會影響到文書檔案管理的規(guī)范性，與檔案管理的保密要求不相符。現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，計算機(jī)管理設(shè)備的運用該使檔案管理查閱以當(dāng)頁的形式呈現(xiàn)出來，不僅便于查閱，同時也提高了檔案管理的安全性。

4.文書檔案管理的現(xiàn)代化促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升

所謂文本檔案就是檔案管理的文字資料，其管理最主要的目標(biāo)就是要提高文本資料的利用率，在進(jìn)行檔案管理的過程中，強(qiáng)化對質(zhì)量的需求是檔案管理是發(fā)揮其最大價值的重要體現(xiàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，立卷工作中存在太多立卷人的思想，主觀意識過于濃厚，對立卷工作的把握科學(xué)性不足，專業(yè)性較差，無法維護(hù)檔案的高質(zhì)量與高水平發(fā)展目標(biāo)，影響利用者的使用與操作，降低了利用效率。同時，在進(jìn)行文書檔案歸檔的過程中還占用了檔案人員的大量時間，影響其他工作的發(fā)展，同時也制約了檔案管理人員素質(zhì)的提高，在這樣的環(huán)境中，檔案利用工作過于被動，利用率低。

篇（9）

文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項工作的具體事項，可以反映出企業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發(fā)展，老一派的管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現(xiàn)存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業(yè)對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，及時對文書管理工作的創(chuàng)新，使其提供的檔案信息更加準(zhǔn)確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當(dāng)今形式的需要。

一、企業(yè)文書檔案管理工作及意義

企業(yè)文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發(fā)展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進(jìn)行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關(guān)系，可以將文書檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發(fā)現(xiàn)文書處理部分的不足，可以及時調(diào)整。

隨著科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現(xiàn)在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機(jī)應(yīng)用等都可以運用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。

二、文書檔案管理工作中的現(xiàn)狀及分析

（1）文書檔案管理工作中的滯后表現(xiàn)：緊跟時展的步伐，企業(yè)的各項制度都在慢慢創(chuàng)新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進(jìn)。比如說企業(yè)中許多部門和企業(yè)已經(jīng)整改重編，在新的制度下進(jìn)行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應(yīng)。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。

（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種方式，檔案進(jìn)行歸類整理后基本處于放置狀態(tài)，只有當(dāng)真正需要的時候才進(jìn)行相應(yīng)的查詢。以目前的企業(yè)查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進(jìn)行分類整理和編碼，當(dāng)需要尋找指定的檔案時可以很快的進(jìn)行查找。但隨著檔案的數(shù)量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機(jī)檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內(nèi)容在計算機(jī)中輸入，并進(jìn)行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應(yīng)的技術(shù)的支持。

（3）檔案管理人員專業(yè)知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應(yīng)的重視，所以在各個企業(yè)單位缺少在文書檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，也沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質(zhì)量都相應(yīng)的降低。特別是在當(dāng)前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業(yè)技能，還需要熟練各種計算機(jī)的應(yīng)用。只有在檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。

三、文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

（1）管理理念的創(chuàng)新：文書檔案管理理念的創(chuàng)新是在文書檔案管理工作的關(guān)鍵。擁有創(chuàng)新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應(yīng)該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結(jié)以往的經(jīng)驗與不足，時刻報以學(xué)習(xí)的狀態(tài)，學(xué)習(xí)新的管理模式運用到文書檔案管理工作中去，以不斷學(xué)習(xí)的姿態(tài)對文書檔案管理工作進(jìn)行新的創(chuàng)新[2]。同時文書檔案管理在創(chuàng)新的同時，應(yīng)該遵守以大局出發(fā)的原則，堅持以單位企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎尭嗟娜肆私夂蛥⑴c檔案管理的工作。

（2）管理形式的創(chuàng)新：文書檔案管理的創(chuàng)新可以是對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。所謂數(shù)字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機(jī)中，使紙質(zhì)稿在計算機(jī)中備份，這樣更方便進(jìn)行查詢工作。因此，在輸入過程中應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統(tǒng)，只需要用戶的賬號和密碼就可以進(jìn)行該檔案的調(diào)用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。

（3）協(xié)調(diào)各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時與各部門進(jìn)行聯(lián)系。同時企業(yè)也要加強(qiáng)各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，各單位企業(yè)應(yīng)該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部門間的交流合作。同時運用新型的計算機(jī)應(yīng)用，緊跟時代的發(fā)展，提高文書檔案管理的效率，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，達(dá)到更好的標(biāo)準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

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二、電子檔案的存儲與備份

電子檔案因為過分依賴計算機(jī)，那么就不夠穩(wěn)定，主要原因是計算機(jī)的硬件和軟件產(chǎn)品不夠穩(wěn)定，隨時都可能有意外情況出現(xiàn)，那么就需要科學(xué)存儲和備份電子檔案。要嚴(yán)格依據(jù)技術(shù)的發(fā)展要求來選擇歸檔各種文件的存儲形式，如文本文件、圖像文件、音頻視頻文件等，可以選擇不同的方式來存儲電子原件，如數(shù)據(jù)庫存儲、光盤存儲等，在選擇的時候，需要充分兼顧用戶的實際需要。因為計算機(jī)的穩(wěn)定性無法保證，那么在檔案管理中，還有十分重要的一份工作就是電子檔案備份和恢復(fù)，這樣才可以保證檔案管理系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。需要合理有效的備份網(wǎng)絡(luò)備份、系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)庫備份，同時，第三方介質(zhì)也需要注意存儲，比如可以將專用電腦以及專用的存儲裝置給應(yīng)用進(jìn)來，并且不接外網(wǎng)，這樣檔案管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性方可以得到保證，如果有意外情況出現(xiàn)，借助于備份信息，系統(tǒng)就可以得到有效恢復(fù)。

三、電子檔案的檢索和利用

我們需要注意的是，檔案管理工作就是更好的服務(wù)于使用者，最終目的就是可以更加方便的檢索和利用電子檔案；在共享檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，檔案使用者在對需要的資料進(jìn)行查找時，可以更加快捷和準(zhǔn)確，將信息化的優(yōu)勢給充分體現(xiàn)出來。和傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，電子檔案對于檔案的存在形式是一項根本性的革新，同時，對于檔案的利用和查找方式也造成了很大的改變，可以更好的服務(wù)于檔案利用者。同時，電子檔案的維護(hù)性管理也需要引起人們的重視。在管理維護(hù)方面，主要利用用戶權(quán)限來限制；維護(hù)下管理包括很多方面的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)庫管理中，主要是進(jìn)行一些日常的維護(hù)；查詢?yōu)g覽電子原件內(nèi)各種動態(tài)數(shù)據(jù)信息等等。

篇（11）

（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊對河南省24個支隊和154個大隊的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。

（三）經(jīng)驗交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個水政監(jiān)察大隊之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗。通過經(jīng)驗交流會促進(jìn)各個水政監(jiān)察大隊在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識，從而加大對水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施

（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識要加大對水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報。對水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項目分類。

（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。

（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。