信息時代文書檔案管理探討

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信息技術的迅猛發(fā)展為各行各業(yè)都帶來了潛移默化的改變，文書檔案管理作為檔案事業(yè)信息化的前沿陣地，也正在經(jīng)歷著檔案管理技術、理念及方式的全方位提升轉(zhuǎn)變。在信息時代，如何保證文書檔案管理工作緊跟時代步伐，穩(wěn)步跨入信息時代成為現(xiàn)實工作中值得研究的課題。

一、信息時代文書檔案管理工作的機遇與挑戰(zhàn)

信息時代席卷而來的信息技術為傳統(tǒng)的文書檔案管理工作注入了新的活力。文書檔案信息資源體量的劇增，基于資源間有效整合、合理共享而建立的文書檔案管理系統(tǒng)，都標志著檔案管理工作正在跳出傳統(tǒng)管理模式下封閉落后的樊籠，朝著管理變革、技術進步的方向邁進，這對文書檔案自身價值的發(fā)揮以及檔案事業(yè)的發(fā)展提供了機遇。挑戰(zhàn)總是與機遇并存，信息時代在顛覆傳統(tǒng)管理思維的同時，也對文書檔案管理工作提出了新要求，全方位增強信息時代下文書檔案管理的服務創(chuàng)新及綜合應變能力，必須做到以下四個改變：第一，改變文書檔案基礎業(yè)務薄弱的局面。從收集整理、保管鑒定、檢索利用等業(yè)務環(huán)節(jié)出發(fā)，扎實做好分類、編號、著錄等工作，不僅做到保證收集歸檔的完整齊全，還要為檔案服務創(chuàng)新奠定堅實基礎。第二，改變信息資源開發(fā)利用不足的局面。通過信息技術的充分應用，在日常的業(yè)務活動和管理環(huán)節(jié)中有針對性地增強文書檔案資源的挖掘和利用，使得收集整理、開發(fā)利用以及服務公眾的能力得到進一步的提升。第三，改變文書檔案傳統(tǒng)封閉落后的管理面貌。信息時代的文書檔案管理必然要經(jīng)歷從實體管理到信息管理再到知識管理的提升，不能機械地停留在重藏輕用的層面，而是要積極主動地將搜羅到的信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸R”，通過合理有效的二次開發(fā)，將編研成果主動推送至檔案受眾。第四，改變文書檔案管理人員的理念及素質(zhì)。信息時代的文書檔案管理技術含量更高，管理內(nèi)涵更豐富，文書檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念、強化技能，樹立“檔案管理也能出效益”的理念。

二、文書檔案管理工作與時俱進的對策與途徑

（一）統(tǒng)籌全局，建立系統(tǒng)的檔案服務利用體系。要以信息時代文書檔案所面臨的新形勢及新要求為指引，將全面深入發(fā)展文書檔案管理事業(yè)作為根本目標，統(tǒng)籌全局、全面協(xié)調(diào)，不斷豐富文書檔案管理工作的內(nèi)涵，創(chuàng)新管理方式及提供利用服務的手段，與此同時，處理好檔案的公開與安全、檔案的整理與利用等關系，扎實建立公開、公正、安全、有效的系統(tǒng)性的檔案服務利用體系，通過建立管理制度、健全管理體系使得文書檔案管理工作能夠得以持續(xù)改進，更加條理化、系統(tǒng)化和科學化。

（二）夯實基礎，提升文書檔案科學管理的水平。提升文書檔案規(guī)范化、科學化、標準化的管理水平既是衡量信息時代文書檔案管理水平的重要標志，同時也是全面提高文書檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其價值和作用的必由之路。在日常管理中，要將檔案實體管理和檔案信息建設并重，通過強化檔案基礎業(yè)務、增強交流培訓，為積極推動文書檔案管理工作的開展創(chuàng)造條件、營造氛圍，提升文書檔案的科學管理水平。

（三）整合資源，強化文書檔案信息資源建設。要將文書檔案信息資源的整合作為管理的重中之重，實現(xiàn)“一庫管理，一體化利用，一個平臺享用”。一是做好日常歸檔文件的收集整理、數(shù)據(jù)加工、提供利用。二是要有針對性地做好文書檔案的數(shù)字化及信息化建設，在對文書檔案信息資源進行充分有效整合的基礎上，積極主動地開展檔案信息資源的推送及利用服務，搭建起檔案工作同其他業(yè)務工作的橋梁，充分發(fā)揮檔案的憑證價值和參考價值，實現(xiàn)其綜合服務功能。

（四）科學興檔，加快推進文書檔案信息化步伐。在信息化時代，檔案工作的數(shù)字化和信息化不僅是提升文書檔案科學管理的首要前提，也是文書檔案從傳統(tǒng)管理走向智能化管理的重要途徑。正如大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等新興技術在政務領域的廣泛應用促使電子政務發(fā)展進入新階段，文書檔案的信息化建設亦應當被納入文書事業(yè)的整體信息規(guī)劃，打破傳統(tǒng)管理模式下的“信息孤島”，實現(xiàn)電子政務、OA辦公自動化系統(tǒng)的信息資源有效互聯(lián)。

（五）人才先行，加強文書檔案管理隊伍建設。要將培養(yǎng)符合時代要求的檔案人才作為信息時代推進文書檔案管理發(fā)展的根本保證，一方面加強檔案管理人員的基礎業(yè)務技能，借助內(nèi)部培訓和對外交流等多重形式，不斷增強隊伍的綜合能力和管理效率；另一方面，要以信息時代的要求為指引，有針對性地加強檔案人員信息技術的開發(fā)培養(yǎng)，全面提升企業(yè)檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力，建立合理、優(yōu)化的人才管理體系。通過檔案管理隊伍建設，有效促文書檔案管理工作的有序發(fā)展。

作者:吳梅 單位:西南電力設計院有限公司