信息電子化大全11篇

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追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

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檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

慎重選定技術路線，信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展。網絡技術的發展促使局域網、廣域網以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

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二、檔案信息電子化有其不可替代的優勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠對現有的微機進行利用，提高其使用效率。現在很多的檔案館里面的計算機設備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產出的模式，能夠節約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經費比較多，而且不能夠多次產出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領導和需要的部門，拓寬了服務范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

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1.認知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學完整的體系

作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。

二、優化措施

1.根據檔案的類別與級別區別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

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關鍵詞：檔案信息；電子化；人才

隨著《全國檔案信息化建設實施綱要》以及《檔案事業發展“十一五”規劃》的陸續出臺，加快檔案信息電子化系統建設，實現檔案工作各個環節的電子化是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。管理方式的網絡化，決策的智能化和檔案信息利用的電子化。檔案信息管理電子化是社會進步、科技發展的必然趨勢。

一、檔案信息發展現狀

近些年，我國檔案館檔案信息化基礎設施建設、應用水平，還有互聯網的認知度、參與度等等都遠遠低于其它行業。在我國檔案信息系統建設形式各有不同，其主要特點表現在開發性、規范性、服務性、共享性方面，這些都不能適應檔案信息資源共享的要求。而且因為歷史的各種原因，館藏檔案案卷質量不高，業務基礎差，各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作還沒有統一的標準，只靠某個專業系統，是不能統一實施，進行推行，嚴重的制約了檔案信息工作電子化。再加上檔案管理工作人員，普遍素質比較欠缺。就目前而言，還有很多檔案部門缺乏操作高技術的人才，尤其是運用檔案信息處理技術的復合型人才就就更少。

二、檔案信息電子化建設的必要性

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然檔案信息電子化在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，提前做出決策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，同時也為檔案信息打下基礎。隨著計算機和網絡技術的發展和普及，信息電子化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。檔案管理信息電子化可沖破檔案利用的局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，對檔案信息電子化建設而言就顯得十分重要。

三、檔案信息電子化的發展

（一）做好電子檔案文件的保存

目前，以化學磁性材料為載體的電子文件，它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損，從某種意思上可以說能夠長期保存。因為被記錄在介質層上電子文件記錄信息被密封在塑料保護層內，是不擔心外界磁場的對它的干擾。但是，存在的問題是因為電子文件缺乏實際貯存的驗證，時間極短，因此電子文件的信息保存將成為檔案研究和探討的重要的研究課題。當前針對電子文件保問題，還需要在日常生活中進行定期進行復制和觀察，防止信息的損失。

（二）做好歸檔電子檔案文件的技術處理

新型文件材料的歸檔是檔案信息化的大勢所趨，這就對檔案有關人員提出了更高的要求，要求題目必須深入到現行文件的實際工作領域，要充分了解歸檔文件所需的各種信息和技術，對產生的很多的電子文件的接收和處置，以及存儲工作進行學習和了解，進一步保護電子文件所保存的原始信息。換句話說，也就是通過采取先進的歸檔電子文檔技術處理，把那些已經進行歸檔文件技術處理好的那些文件進行歸檔技術處理，使這些文件變為只能讀不能寫的不可更改的文件，這樣就能夠保證電子文件的可靠性和安全性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（三）加強檔案人員的知識儲備

社會的發展，科學技術的進步，人才已經成為科技競爭的首要。隨著檔案事業的日新月異，我國檔案人員也面臨著新的挑戰，檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。特別是現代電子信息技術的發展使檔案工作的任務、環境發生了根本性的變化，要要適檔案人員要精通業務流程的同時，還應具備檔案信息技術和檔案事業的發展必須具備的知識，努力使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。檔案人員也因此由消極的文獻記錄保存者，變為檔案遺產的積極塑造者，明確歷史責任感的積極干預者。努力為我國檔案事業的發展做出貢獻。

四、結語

隨著計算機技術和網絡通信技術的迅猛發展, 檔案信息電子化的概念逐漸被提出并受到廣泛的關注。我國的檔案管理電子化是社會發展的必然趨勢，檔案管理工作將隨著信息技術革命的深入發生根本性的變革。它的出現和發展不僅從根本上改變了檔案館的工作模式和服務類型,而且為檔案信息的共享提供了更為廣闊的發展空間。

參考文獻：

[1]龔紅生.淺談檔案安全體系建設的重要性[A].檔案安全與檔案服務——2011年甘肅省檔案工作者年會論文集[C].2011年.

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【中圖分類號】D630.1 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0332-01

一、檔案信息電子化的特點

1.能夠充分的利用和發揮計算機的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基層的檔案館、室對于計算機的應用比較單一，有的甚至只用于檔案著錄或文件打字貯存，這樣就造成了人力、物力財力和時間的極大浪費，致使現代化的設備不能發揮其真正的作用。

2.對于二次文獻信息要縮短其加工時間，提高檔案信息的時效性。以前的手工信息加工時采用：選題――選材――編輯――出版的工作模式，這種被稱作慢工出細活的工作方式，會造成文件資料形成到“二次文獻信息”的開發時間過長，導致信息的實效，并嚴重影響了檔案信息的應用價值，檔案信息的電子化能夠使編者直接利用檔案，然后利用電腦功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文獻。

3.檔案信息電子化，能夠實現信息的一次投入多次產出，并且改變信息加工工作總是受到經費限制的格局。由于手工編研信息成果出版的費用較高，現在以及以后相當長的一段時間內，國家不可能會給檔案部門撥較多經費進行信息編輯，依靠自身解決也是困難重重，一旦糾結不好就會使檔案工作者的工作成果變成徒勞。

4.檔案信息電子化，電子化的信息可以多份拷貝，并將拷貝成果送到領導及各個部門，這樣有利于擴大信息的社會影響，并且擴寬了其服務范圍，從而提高了檔案部門的地位。

5.檔案信息電子化，有利于檔案信息與個方面信息技術結合。我國的“信息高速公路”項目已經進入了去不階段，檔案事業要針對這方面的動向，提前拿出對策與方針，使檔案工作能夠適應這一客觀形勢的變化和要求，現在的勞動電子化，將為后來的“信息高速公路”中檔案信息的完善打下基礎。

二、實現檔案信息電子化存在的問題

辦公自動化改變了傳統的辦公手段與方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉、歸檔、存儲、進館、利用等環節進行有效管理和有機結合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶人了自動化與網絡化的新階段，加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現狀和對策作一些研究。目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，特從以下幾點做出分析：

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機軟件不能互用，沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國數據交換的機讀目錄檔案系統至今還沒有得到完善，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是層次不一規范性開發性共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.標準化規范化工作有待提高，檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化，但由于歷史原因館室收藏檔案業務基礎差案卷質量不高特別是各類檔案的著錄細則相容性不強系統軟件移植性差，檔案自動化工作尚無統一標準僅著眼于某一個館或某個專業系統無法全面實施推廣統一標準這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術標準組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現行的檔案整理分類方法著錄標準及有關規定所不能完全適應。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環節中都會存在各種類型和各種層次的安全問題，在網絡環境下數字檔案信息化應用過程中存在的安全隱患問題表現在數字檔案網絡化、應用基礎環境、技術方案應用系統和設備故障，這四方面無論哪一方面存在問題都會導致數據完全丟失或者系統無法保持原有的有序的存貯狀態，這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質有待提高，實現檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

三、對檔案信息電子化存在問題的思考

1.實行檔案信息館藏傳遞網絡化。實行檔案信息館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的巨大優勢，激發了檔案建設電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復雜的系統工程，而且需要巨額資金和高新技術作保證。在目前我國檔案界，許多人都覺得建設數字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足，其實數字檔案館建設還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外還有許多難題，其中既有技術因素也有非技術因素，要實事求是地分析現狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數據壓縮，數據組織、數據檢索、海量信息存儲與調配等技術和應用軟件中存在的問題。

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室 藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室 藏檔案資料紙質或機讀形式的 為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室 對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。

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1．檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2．在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是．層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3．標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因。館、室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高．特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4．檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5．檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人。管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看。許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現．使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按照信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性．是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件。

三、檔案信息電子化的益處

用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處：

1．可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案部門對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用手檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2．縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材-編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化。編者可直接利用機讀形式的檔案．利用電腦的功能完成信息加工工作程序。快捷地出版二次文獻。

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一、電子化信息下財會檔案管理的特點

信息化財會檔案除了涵蓋傳統的紙質檔案外，同時還涵蓋了通過計算機和其他磁性介質或光盤保存起來的會計數據以及財務軟件系統，一定程度上拓寬了財會檔案的存儲領域，但由于磁性介質太過依賴環境，電子數據常常在溫度、濕度等因素的影響下發生丟失情況，所以對使用存放環境提出了更高的要求。會計電子檔案不像傳統的紙質檔案可以直接進行翻閱，而需要一定的計算機硬件及軟件系統支持方可實現查閱，計算機系統是其必不可少的一部分，同時還注重軟件環境系統的優化配置。信息化財會檔案由于實現了會計信息的數字化，為統計分析、報表制作等提供了便捷，有效保證了財會檔案的高效利用，并且積極促進了會計信息系統與其他管理系統間的優化整合，實現了財會檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財會檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因為通過文件形式存儲在計算機或其他專門的存儲介質上的財會檔案，常常會受到電腦病毒的侵襲，最終引起數據丟失、影響系統正常運行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數據的機會，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數據恢復到之前正常的狀態，最終降低了會計數據的真實可靠性。電子化財會檔案的優勢眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進其作用全面發揮，為需求者提供更多的幫助，這是現代財會檔案管理的關鍵。

二、完善信息化下財會檔案電子化管理的策略

（1）構建完善的信息化財會檔案管理制度。當前，隨著財會檔案信息化進程的不斷加快，企業對內部基礎資料進行了統一規范，制定了相應的財會檔案管理流程及方法，但在頒布的財務管理實施細則中雖對財會檔案管理流程作了一定的規范，實際卻沒有具體操作層面的制度規范。所以必須根據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子檔案管理辦法》的標準要求，加快構建一套行之有效的會計信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會計信息系統的安全完整性。（2）加快財會檔案信息網絡設施建設進程。過去的財會檔案室中不存在先進的網絡設備，這樣在賬務查賬過程中，只能通過傳統滯后的方式，先在財務系統中調出賬務，找出所需憑證號，然后再到檔案室中找尋有關憑證資料，如果檔案室與財務辦公場所之間相隔較遠，那么就會帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設施建設，針對檔案管理實際所需優化配置先進的計算機、掃描儀等辦公設施，綜合財務系統與檔案存放地，從而提高財會電子檔案的利用率。與此同時，針對檔案保管地點和財務人員查詢地點之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關硬件設施配備齊全后，若能研發出和財務管理系統數據有效對接的財會電子檔案查詢系統，那么財務人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構建專門的財會檔案管理信息平臺。在財務信息系統數據與信息單據管理基礎上，為了有效處理各系統單據關聯性不強、連貫性弱以及管理不夠規范等問題，可構建一個專門的財會檔案管理信息平臺。該平臺的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據傳遞實現了可視性、連貫性，信息數據得到了嚴格保密，權限清晰，將財會電子檔案貫穿于企業經營管理業務全過程，并且財會電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據，逐步摒棄了各類業務的紙質單據。現階段，已經有企業將業務系統和財務系統進行了融合，身份認證系統得到推廣與應用，簽名和公章實行電子化，很好的推動了財會電子檔案的信息化管理。（4）構建完善的風險防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設置防火墻等手段，以防范計算機硬件隱患問題，確保系統安全有效運行；此外，還應對工作流程、文件信息、信息保管方式進行規范化管理，提高會計信息傳遞的及時性、安全性。系統管理員的職責任務是加強流程的監管，這對系統運行的安全性提供了重要保障，同時還保證了系統內生成的財會電子檔案真實完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學性。信息化環境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機構文件處理流程，把檔案處理的各環節、內容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業應積極構建完善的財會電子檔案信息安全保障體系，設置專門的電子檔案數據中心，完善權限體系，通過雙機熱備份等有效手段為數據的安全奠定堅實的基礎，并安排專業的人員做好日常維護管理工作。（5）提高財會人員素質及思想認識。財會檔案電子化，除了具備傳統的財會功能外，同時還必須具備使用計算機準確高效計算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業人才，投身于電子檔案的管理，保證會計信息的真實完整性。此外，推行會計電算化的企業，相關領導者必須高度認識對財會檔案資料進行科學化管理的重要性，同時還要督促相關制度的構建。當前，依舊有部分推行會計電算化的企業，在財會檔案資料管理上按手工管理時的經驗進行，所以提高財會檔案管理人員的綜合素質，樹立磁性介質檔案資料的管理意識，成為了迫切需要解決的任務。（6）通過數據標準接口，實現財會信息標準化。隨著財會信息化進程的加快，財會信息需要專門統一的標準，這是目前不容小覷的問題，財會信息標準化關鍵在于實現會計數據接口的標準化。通過數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，促進了各軟件內數據的有效轉換。運用XBRL可以對企業內部系統進行科學整合，集中各項財會信息，能對不同技術、不同平臺及不同軟件下形成的商業信息數據進行自由交換及安全提取，重組底層的元數據生成新的財務報表，達到現代化會計制度及其表格要求，通過高效的工具促進報表數據的再利用、傳遞及儲存，防止了各類問題的發生，如財務軟件相同但版本不同或財務軟件不同都必須提供數據接口等問題，所以對于企業而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數據間的安全轉換，實現了財務報告數據的標準統一化。XBRL技術的實踐應用，不斷拓寬了電子化財會檔案數據的范圍，同時還全面歸納匯總了標準接口達到標準的數據，實現了財會信息數據的統一。

三、結語

信息化財會檔案和傳統的財會檔案具有緊密的聯系，相互配合協作，直接反映了企業未來財會規范化的方向。所以我們應全面突出財會信息化的功能作用，加強財會檔案電子化管理。檔案管理人員應緊跟信息化時代的發展步伐，積極探索各類先進高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術含量，全面反映檔案的潛在價值，從而為企業創造更大的效益，推動企業持續穩定發展。

參考文獻

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文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

四、結束語

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5