建設(shè)單位檔案管理大全11篇

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篇（1）

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩?hù)提供充足的信息和快捷的查詢(xún)手段。但一直以來(lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢(xún)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專(zhuān)家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

篇（2）

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩?hù)提供充足的信息和快捷的查詢(xún)手段。但一直以來(lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢(xún)。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專(zhuān)家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

篇（3）

隨著社會(huì)科技的不斷進(jìn)步，城市的快速發(fā)展各種類(lèi)型的工程建設(shè)隨之興起，人們對(duì)工程建設(shè)的質(zhì)量提出了更高的要求[1]。在工程建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，工程檔案是對(duì)建設(shè)過(guò)程的詳情進(jìn)行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)建設(shè)結(jié)果的重要方式。因此在具體的工作過(guò)程中，工程建設(shè)單位對(duì)檔案進(jìn)行妥善管理具有重要的意義。但是在實(shí)際的管理工作過(guò)程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問(wèn)題，會(huì)對(duì)管理的效果產(chǎn)生不良的影響。本文對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。

1工程檔案的內(nèi)容以及含義

在工程建設(shè)的活動(dòng)當(dāng)中，對(duì)具有實(shí)際價(jià)值的相關(guān)材料和內(nèi)容采用文字、影響或者是圖表的方法進(jìn)行記錄保存，便于后續(xù)的工作者能夠利用檔案進(jìn)行參考，吸取有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善工程建設(shè)的工作[2]。檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程當(dāng)中，能夠被人們進(jìn)行研究和利用的一種信息資源，對(duì)工程建設(shè)活動(dòng)當(dāng)中的具體過(guò)程以及達(dá)到的成果能夠進(jìn)行直接的反應(yīng)。工程檔案具有一般性，因?yàn)槠渲饕菍?duì)原始的信息進(jìn)行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設(shè)過(guò)程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設(shè)所記錄的工程信息不同，因此所能進(jìn)行參考的經(jīng)驗(yàn)也有所不同。由此可見(jiàn)工程檔案是對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理的過(guò)程中的一個(gè)重要部分。

2目前檔案管理中所存在的問(wèn)題

由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問(wèn)題，對(duì)檔案管理的過(guò)程產(chǎn)生不良的影響，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

2.1管理的意識(shí)比較單薄

在具體的工作過(guò)程當(dāng)中，部分管理工作人員認(rèn)為檔案管理只是將工程建設(shè)過(guò)程中的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，因此當(dāng)工程建設(shè)工作完成之后，檔案只是記錄了相關(guān)的數(shù)據(jù)、施工的進(jìn)度以及用料等，但是對(duì)大部分有用的信息卻沒(méi)有進(jìn)行具體的總結(jié)分析，在后續(xù)的工作過(guò)程當(dāng)中當(dāng)工作人員需要尋找檔案進(jìn)行參考時(shí)，往往找不到真正有用的信息，也無(wú)法對(duì)一些需要用到的數(shù)據(jù)來(lái)源進(jìn)行具體的最終，最終影響了檔案的質(zhì)量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價(jià)的情況，從而造成檔案記錄和實(shí)際過(guò)程的差距較大，造成該種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因主要是因?yàn)樵诮ㄔO(shè)的工作過(guò)程當(dāng)中有時(shí)投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗(yàn)收工作，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實(shí)性的缺失。

2.2管理的機(jī)制不健全和管理技術(shù)相對(duì)落后

在實(shí)際的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，檔案記錄的時(shí)間和建設(shè)的時(shí)間往往不是同步的，這主要是因?yàn)楣芾頇C(jī)制不健全所造成的現(xiàn)象，這樣會(huì)導(dǎo)致建設(shè)過(guò)程中關(guān)鍵性的信息未能及時(shí)進(jìn)行記錄而確實(shí)，不僅會(huì)對(duì)管理工作的有序進(jìn)行造成嚴(yán)重的影響，也會(huì)對(duì)建設(shè)的工作以及日后的維護(hù)造成不良的影響。在管理技術(shù)方面，部分落后的地區(qū)還是采用紙質(zhì)的方式來(lái)記錄檔案，傳統(tǒng)的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發(fā)達(dá)的地區(qū)雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了使用電子檔對(duì)檔案進(jìn)行存檔記錄，但是在管理歸類(lèi)方面還較為混亂，缺乏一定的延續(xù)性以及統(tǒng)一性，會(huì)對(duì)管理的工作產(chǎn)生不良的影響。

3解決措施

針對(duì)目前在工程建設(shè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題，可以采取以下措施進(jìn)行處理。

3.1增強(qiáng)管理工作人員的管理意識(shí)

在對(duì)工程建設(shè)單位檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，需要提高管理工作人員的管理意識(shí)。相關(guān)部門(mén)可以定期舉行培訓(xùn)活動(dòng)對(duì)管理工作人員進(jìn)行管理技能培訓(xùn)，讓管理工作人員能夠意識(shí)到檔案管理對(duì)工程建設(shè)的重要性，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中除了對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行記錄之外，還需要總結(jié)具有實(shí)際意義的信息并進(jìn)行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續(xù)的工作人員參考工程建設(shè)的檔案，為以后的建設(shè)工作提供更有效的參考幫助。

3.2建立健全檔案管理的機(jī)制

在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，需要完善相關(guān)的管理機(jī)制。在進(jìn)行檔案記錄的過(guò)程中要對(duì)檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據(jù)工程建設(shè)的進(jìn)度對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的記錄，特別是對(duì)重要的信息進(jìn)行及時(shí)的整理和收集，并進(jìn)行歸納和總結(jié)，根據(jù)管理機(jī)制的要求對(duì)檔案記錄的內(nèi)容進(jìn)行具體的完善，保證建設(shè)進(jìn)度和檔案管理的進(jìn)度能夠同時(shí)進(jìn)行，確保檔案管理的質(zhì)量。

3.3提高管理技術(shù)

篇（4）

中圖分類(lèi)號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2010)14-0181-02

工程建設(shè)是幾乎每一個(gè)城市、每一個(gè)單位無(wú)法避免的基本經(jīng)濟(jì)行為,它對(duì)城市文明與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可估量的作用。因此,如實(shí)記錄和保管建設(shè)工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設(shè)工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問(wèn)題略陳管見(jiàn),以為單位建設(shè)工程檔案的管理提供思路。

一、建設(shè)工程檔案及其管理的含義

建設(shè)工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以?xún)r(jià)值判斷為視角的,但定義中所說(shuō)價(jià)值缺乏可操作性的標(biāo)準(zhǔn)。又如有人指出,重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)(使用)的全過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料,即:建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)(使用)等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無(wú)檔案確立的標(biāo)準(zhǔn)。可以說(shuō),上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進(jìn)行充分的結(jié)合。

筆者認(rèn)為,建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、立項(xiàng)申請(qǐng)、決策、建設(shè)、驗(yàn)收、交付使用與維護(hù)等過(guò)程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類(lèi)紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價(jià)值與功能出發(fā),確定建設(shè)工程檔案的外延。

建設(shè)工程檔案的管理,是指對(duì)建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之,建設(shè)工程檔案的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,它始于工程項(xiàng)目的提出,伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設(shè)開(kāi)始后的各個(gè)時(shí)代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項(xiàng)單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個(gè)部門(mén),涉及人員及檔案材料眾多,一項(xiàng)建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料,因而很難在一個(gè)部門(mén)形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案,具有復(fù)雜性。

收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案,做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù),具有非常重要的意義。檔案是人類(lèi)文化的載體,建設(shè)工程檔案則是人類(lèi)建筑文明發(fā)展的記錄,是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時(shí),檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料,對(duì)于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設(shè)工程檔案的收集

所謂檔案收集,就是檔案館根據(jù)各種線(xiàn)索,到社會(huì)上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購(gòu)、動(dòng)員捐獻(xiàn)、復(fù)制副本等多種有效辦法,將散存在社會(huì)上和個(gè)人手中的檔案收集進(jìn)館集中保存的工作[3]。這是從國(guó)家檔案館的職能上對(duì)檔案收集的定義。從建設(shè)工程檔案視角來(lái)看,其檔案管理部門(mén)眾多,既涉及土地管理部門(mén),建設(shè)審批管理部門(mén),環(huán)保消防等部門(mén),也涉及業(yè)主、建筑單位等,因而就每個(gè)單位的檔案管理部門(mén)而言,其檔案的收集范圍要比國(guó)家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對(duì)本單位各職能部門(mén)在項(xiàng)目建設(shè)和使用維護(hù)過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件進(jìn)行找尋、征集。因此,一般的建設(shè)項(xiàng)目,其檔案往往由各職能部門(mén)及業(yè)主、建筑單位等各自管理,只有一些對(duì)于國(guó)家具有重大意義的建設(shè)項(xiàng)目,才可能在一定時(shí)期統(tǒng)一由國(guó)家檔案館收集檔案。本文僅對(duì)單位自行建檔的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理予以論述。

建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎(chǔ)環(huán)節(jié),具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提[4]。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項(xiàng)目的醞釀和建設(shè)而形成的,往往是由本單位不同的部門(mén)提出、論證、決策和實(shí)施,因而相關(guān)文件也往往在這些部門(mén)保存,一般很少同時(shí)向檔案部門(mén)提交。因此,檔案部門(mén)一般是在項(xiàng)目建成之后向各部門(mén)收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無(wú)源之水,無(wú)本之木。

單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問(wèn)題:

第一,應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多,從項(xiàng)目的醞釀提出就會(huì)產(chǎn)生動(dòng)議性文件,之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報(bào)批文件、設(shè)計(jì)文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門(mén)下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項(xiàng)目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限,電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄,自應(yīng)收集。

第二,應(yīng)當(dāng)注意歸檔時(shí)限,及時(shí)歸檔。檔案是對(duì)事件的真實(shí)歷史記錄,收集時(shí)間距離檔案文件產(chǎn)生的時(shí)間越長(zhǎng),越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動(dòng)導(dǎo)致收集不便等問(wèn)題。因此,國(guó)家對(duì)各類(lèi)檔案的歸檔時(shí)限都有嚴(yán)格要求,特別是專(zhuān)項(xiàng)檔案的移交。一般建設(shè)項(xiàng)目的歸檔,亦應(yīng)依法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸檔。

第三,建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓,只有把建設(shè)工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進(jìn)行。因此,單位應(yīng)當(dāng)通過(guò)制定建設(shè)工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時(shí)限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門(mén)負(fù)責(zé)人的確定和專(zhuān)職與兼職檔案管理人員制度、各部門(mén)向檔案管理部門(mén)移交建設(shè)工程檔案的程序等制度,并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任,以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。

第四,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)收集檔案。本單位一旦有工程項(xiàng)目建設(shè),檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)聯(lián)系各部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人和專(zhuān)兼職檔案員,了解工程進(jìn)度和工程基本情況,做到心中有數(shù),在工程結(jié)束后及早向各職能部門(mén)收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時(shí)機(jī)。

第五,建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無(wú)法滿(mǎn)足檔案收集的需要。因此,建設(shè)工程檔案在收集時(shí)應(yīng)當(dāng)有所甄別,對(duì)于工程決策、審批資料,工程設(shè)計(jì)圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全,對(duì)于工程建設(shè)的評(píng)價(jià)等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設(shè)工程檔案的整理

檔案整理工作是整個(gè)檔案管理活動(dòng)的核心內(nèi)容,是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時(shí)的命名不同,各部門(mén)移交的文件材料不規(guī)范,或者不齊全,因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此,單位建設(shè)工程檔案的整理是一個(gè)較為復(fù)雜的問(wèn)題,單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實(shí)際,采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則,不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設(shè)工程檔案的整理,雖然難以定法對(duì)待,但仍有條理可循。

第一,以時(shí)間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。檔案是人類(lèi)活動(dòng)的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對(duì)事件進(jìn)行評(píng)述。因此,編年體史書(shū)的時(shí)間主軸編寫(xiě)方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設(shè)工程的,其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時(shí)間為序進(jìn)行編號(hào)整理。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準(zhǔn)或動(dòng)工日期為序建檔。這是因?yàn)楣こ炭⒐と掌趩我幻鞔_,一般不存在模糊問(wèn)題,而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門(mén)較多,日期一般不統(tǒng)一,難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn),容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題。同時(shí),有時(shí)文件規(guī)定的動(dòng)工日期與實(shí)際動(dòng)工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。

第二,同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類(lèi)整理。同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案的保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期之別,為了便于定期銷(xiāo)毀短期與長(zhǎng)期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對(duì)于檔案材料依據(jù)保管期限分類(lèi)整理頗為必要。

第三,同一個(gè)工程項(xiàng)目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計(jì)文件、工程項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件、維修保養(yǎng)文件等分類(lèi)整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。

第四,以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類(lèi)文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多,為便于查找,需要編寫(xiě)目錄題名。簡(jiǎn)單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫(xiě)目錄題名不便于查閱,難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接,故此,應(yīng)以文檔主要事項(xiàng)為題錄,如某某項(xiàng)目可行性報(bào)告等。

總之,單位建設(shè)工程檔案的整理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作,應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對(duì)待,科學(xué)整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來(lái)的查閱和銷(xiāo)毀,不能簡(jiǎn)單應(yīng)付。

四、單位建設(shè)工程檔案的保管

單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施,主要包括檔案的庫(kù)房管理、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施等。

一般而言,紙質(zhì)檔案可以采取與圖書(shū)相似的辦法保管。但是對(duì)于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因?yàn)檎掌妮d體質(zhì)量雖然相對(duì)可靠,但長(zhǎng)期保存可能會(huì)變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因?yàn)闇囟取穸燃胺来乓蟛贿_(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真,加之經(jīng)常性的復(fù)制,導(dǎo)致資料清晰度下降,保管成本高。

因此,對(duì)于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對(duì)于照片檔案文件,可以通過(guò)掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像,然后加以保存,同時(shí)對(duì)照片采取常規(guī)方法保存。對(duì)于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過(guò)數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時(shí)保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是,在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時(shí),應(yīng)加注說(shuō)明性題名,并在屬性選項(xiàng)注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個(gè)人等基本資料,以便于查閱。

五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,信息資源已成為人類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價(jià)值的檔案信息的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要,或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計(jì),均可能借閱單位建筑工程檔案。有時(shí)還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務(wù),是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。

第一,利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級(jí)之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱,均需要依法進(jìn)行。

第二,單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用,特別是檔案,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序,通過(guò)申請(qǐng)、核準(zhǔn)、查閱等基本程序,而且查閱地點(diǎn)、方法等均須符合規(guī)定。

第三,在合法前提下,單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極提供查閱檢索服務(wù),運(yùn)用以“利用者為主體”的管理樹(shù)立以“利用者第一”的觀念[6],必要時(shí)應(yīng)向查閱者說(shuō)明檔案文件的背景、內(nèi)容和文件變遷歷史過(guò)程,以便于查閱者能夠迅速準(zhǔn)確的獲知需要的信息。

第四,單位建設(shè)工程檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)著力建造檔案的電子檢索系統(tǒng),并提供電子查閱與紙質(zhì)查閱的共時(shí)服務(wù)。面對(duì)越來(lái)越多的檔案材料,靠人工檢索費(fèi)時(shí)耗力,效率低下,故此,建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案館建設(shè)的基本趨勢(shì),應(yīng)該努力建立紙質(zhì)檔案的電子檢索數(shù)據(jù),方便查閱。

單位建設(shè)工程檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責(zé)任心和良好的工作技能,還要求單位內(nèi)部各部門(mén)的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)中,應(yīng)當(dāng)做到依法、及時(shí)、認(rèn)真和便利服務(wù),促進(jìn)單位建設(shè)工程檔案管理工作。

參考文獻(xiàn):

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篇（5）

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。建設(shè)項(xiàng)目的工程竣工檔案移交是工程建成驗(yàn)收后順利交付使用的前提，也對(duì)將來(lái)的維修、改建、擴(kuò)建、生產(chǎn)使用等起著十分重要的作用，那么，如何確保在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后六個(gè)月內(nèi)及時(shí)向市城建檔案館移交一份合格的工程檔案，這就要求建設(shè)單位在檔案形成過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理工作。

1 建設(shè)單位工程檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質(zhì)量不高

《中華人民共和國(guó)檔案法》雖然一九八八年實(shí)施以來(lái)，人們的檔案管理意識(shí)有所提高，但一些建設(shè)單位的主管部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)“重建設(shè)，輕檔案”，對(duì)檔案管理工作在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時(shí)檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德和辦事細(xì)心的工作態(tài)度，導(dǎo)致工程竣工檔案缺失，一旦建設(shè)項(xiàng)目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時(shí)就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質(zhì)量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整

一些建設(shè)單位由于缺乏檔案管理工作的相關(guān)制度，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)及人員，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范。在項(xiàng)目建設(shè)中，檔案的管理工作通常由項(xiàng)目管理人員兼職，而項(xiàng)目管理人員只重視項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結(jié)束調(diào)離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項(xiàng)目管理人員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，一人多崗，工作任務(wù)繁重，沒(méi)有時(shí)間檢查、整理日常的工程檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案不完整。

1.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低，檔案管理不規(guī)范

建設(shè)單位項(xiàng)目管理人員十分注意工程技術(shù)管理人員的“高配”，尤其重視專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，但對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的檔案人員卻沒(méi)有專(zhuān)業(yè)要求，往往用非專(zhuān)業(yè)的人員來(lái)“湊合”。因此，盡管一些建設(shè)單位對(duì)檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施程序、不懂得檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、也不懂得及時(shí)收集、檢查設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位的檔案資料，其工作成果很難達(dá)到專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)范要求，導(dǎo)致工程竣工檔案不規(guī)范。

2 工程竣工檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提

思想上重視要從領(lǐng)導(dǎo)做起，只有領(lǐng)導(dǎo)重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認(rèn)真督導(dǎo)檢查，定期或不定期地進(jìn)行評(píng)比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)檔案部門(mén)都積極主動(dòng)地做好檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎(chǔ)

工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大、周期長(zhǎng)、資料多，特別是涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案主管部門(mén)或建設(shè)項(xiàng)目管理部門(mén)少數(shù)幾個(gè)人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和各級(jí)崗位責(zé)任制，將工程檔案管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序。同時(shí)，在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位簽訂合同時(shí)，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價(jià)款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，貫穿于項(xiàng)目管理全過(guò)程，與工程建設(shè)同步進(jìn)行。

2.3 加強(qiáng)工程檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，配備能勝任的工作人員

建設(shè)單位是工程竣工檔案移交工作的負(fù)責(zé)人，要組織參建單位項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員、檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工程人員了解檔案的管理知識(shí)，檔案人員了解工程建設(shè)程序和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)、管理理論、工作方法、計(jì)算機(jī)使用等相關(guān)知識(shí)，提高思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)水平，同時(shí)深入施工現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進(jìn)行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規(guī)范、有序、優(yōu)質(zhì)地完成。同時(shí)，在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)的管理機(jī)構(gòu)中要有一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)和人員，特別要注意設(shè)備、地下管網(wǎng)、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設(shè)項(xiàng)目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。

3 建設(shè)單位做好工程竣工檔案管理工作的意義

3.1 工程竣工檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的最原始、最真實(shí)的記錄，是進(jìn)行工程維修、改建、擴(kuò)建、組織生產(chǎn)的寶貴的信息資源。管理工程的人員會(huì)變化、會(huì)調(diào)動(dòng)、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設(shè)領(lǐng)域資源儲(chǔ)備的寶庫(kù)，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據(jù)，才能對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行科學(xué)的改、擴(kuò)建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費(fèi)和損失。

3.2 工程竣工檔案體現(xiàn)一個(gè)城市的建設(shè)規(guī)模和經(jīng)驗(yàn)。城市建設(shè)的成果有建筑實(shí)體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實(shí)地記錄工程建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，體現(xiàn)建設(shè)者的思想水平、技術(shù)水平和一個(gè)時(shí)期的建設(shè)水平，是城市建設(shè)規(guī)模和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。對(duì)城市的發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)代化建設(shè)起著積極的重要的作用。

4 小結(jié)：

檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的重要事業(yè)。建設(shè)單位的項(xiàng)目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立為建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)的正確理念，努力提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，積極主動(dòng)地做好工程竣工檔案的管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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中圖分類(lèi)號(hào)：TV2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（c）-0239-01

所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)信息內(nèi)容的原則下，對(duì)檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整，同時(shí)又保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，使檔案信息社會(huì)化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)是指利用高新技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)文件（紙質(zhì)文件、聲音文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱(chēng)；是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作。在工程項(xiàng)目中如何加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，也是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)對(duì)檔案信息化、檔案信息化建設(shè)及工程檔案管理提出幾點(diǎn)體會(huì)。

1 在檔案信息化過(guò)程中應(yīng)遵守以下原則

1.1 規(guī)范性原則

檔案信息化建設(shè)需要制定完整統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這是提高工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。在進(jìn)行館（室）藏檔案信息化的過(guò)程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經(jīng)過(guò)利用現(xiàn)代各種輸入設(shè)備技術(shù)輸入到計(jì)算機(jī)中，形成數(shù)字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類(lèi)型的文件。這兩種形式，都要遵照規(guī)范性原則進(jìn)行，因此，要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，促進(jìn)數(shù)字化檔案的良性發(fā)展，保證數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1.2 安全性原則

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來(lái)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開(kāi)發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

1.3 效益性原則

由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，要根據(jù)自身的能力、館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶(hù)需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。

2 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)

為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，檔案人員首先要具備一定的科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)具備扎實(shí)的檔案學(xué)理論知識(shí)，以解決檔案信息庫(kù)建設(shè)中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況。還要有一些自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)及邊緣科學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案信息的社會(huì)效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識(shí)；另一方面，檔案工作者在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理及管理的過(guò)程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項(xiàng)工作。如果檔案人員不熟悉專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在日常的管理工作中就無(wú)法完成自己的本職工作。

2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

對(duì)于工作人員配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對(duì)各職能部門(mén)每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程；對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。

2.3 提高檔案信息管理水平

加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門(mén)向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄；加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設(shè)的過(guò)程就是工程檔案的形成過(guò)程，這就決定了工程檔案的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)而復(fù)雜的過(guò)程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點(diǎn)建議。

（1）加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案信息化建設(shè)奠定有利基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)必須要在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一的軟件程序，統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的工作規(guī)程，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）加強(qiáng)協(xié)作，確保建設(shè)順利。檔案信息化建設(shè)在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與各個(gè)部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門(mén)的配合，才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。

（3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

（4）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

總之，隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)成為歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作是一門(mén)深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案工作是無(wú)止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。在工作中利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，還能推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的不斷進(jìn)步，為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案，2010（3）.

篇（7）

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所謂檔案信息化管理，依靠科學(xué)的思想和組織管理力法，在滿(mǎn)足法律規(guī)章制度的要求前提下，憑借信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，在行政主管部門(mén)的指導(dǎo)下，來(lái)提高企業(yè)檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進(jìn)行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、應(yīng)用環(huán)境、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等存在安全漏洞的隱患所產(chǎn)生。需要得到廣泛關(guān)注，并積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理手段現(xiàn)代化。

1 信息化檔案管理安全隱患

1.1 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)較薄弱

檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量重視不夠，且在開(kāi)展信息化建設(shè)的部門(mén)、單位和企業(yè)中發(fā)展也不平衡，一些單位和企業(yè)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡，技術(shù)、資金不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱。

1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節(jié)

由于檔案工作與其他各生產(chǎn)管理環(huán)節(jié)相脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的聯(lián)系，而且存在檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，但是進(jìn)行文檔一體化管理未能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。

1.3 檔案信息建設(shè)管理人才缺乏

從目前看，檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)、專(zhuān)業(yè)性人才，檔案信息化建設(shè)需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，但因經(jīng)濟(jì)原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。

2 檔案管理實(shí)行信息化建設(shè)的必然性

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)檔案信息化就是為社會(huì)進(jìn)行服務(wù)的一個(gè)過(guò)程。通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)滿(mǎn)足檔案管理發(fā)展的需要，并不斷改進(jìn)和加強(qiáng)信息化檔案的服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。必須要做到的轉(zhuǎn)變觀念、以檔案的相關(guān)數(shù)字化信息對(duì)實(shí)體進(jìn)行保管的管理方式。檔案管理會(huì)隨著科技的不斷進(jìn)步改變以往被動(dòng)服務(wù)的模式，解放思想、再者就是加強(qiáng)檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時(shí)也對(duì)檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴(kuò)大利用、提升檔案工作以及檔案的價(jià)值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應(yīng)用和發(fā)揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關(guān)單位自身的信息化中，對(duì)于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，檔案管理中前后并進(jìn)的理念，要堅(jiān)持對(duì)于信息源頭的挖掘，將復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)楹?jiǎn)單、將簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)變?yōu)橐?guī)范，來(lái)滿(mǎn)足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關(guān)需求。還要加快對(duì)于藏書(shū)目錄相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，歸類(lèi)總結(jié)基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、設(shè)備檔案、文書(shū)檔案等，并進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。納入檔案管理范疇以滿(mǎn)足本單位現(xiàn)代化、信息化的條件，要加強(qiáng)實(shí)際的系統(tǒng)應(yīng)用效果實(shí)現(xiàn)，對(duì)于電子檔案進(jìn)行電子文件的管理有效化保證長(zhǎng)期可讀、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃必須要對(duì)于本單位的實(shí)際發(fā)展目標(biāo)和自身特點(diǎn)進(jìn)行分析，有利于今后的發(fā)展建設(shè)。

3 進(jìn)行檔案信息網(wǎng)站的有效建設(shè)

檔案網(wǎng)站是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的途徑來(lái)進(jìn)行檔案信息的提供和服務(wù)，是對(duì)于檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的主要目的，也就是企事業(yè)單位的在網(wǎng)絡(luò)上成立的信息站點(diǎn)，是信息化檔案發(fā)展的重要手段和目標(biāo)，實(shí)施檔案資源的網(wǎng)上咨詢(xún)查找電子文件直接提供或者實(shí)時(shí)歸檔。

（1）對(duì)于本單位的相關(guān)部門(mén)的各項(xiàng)信息進(jìn)行資源共享和統(tǒng)籌考慮，應(yīng)該將檔案管理體系納入企事業(yè)單位的相關(guān)信息管理系統(tǒng)中，在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的時(shí)候，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理中的綜合效益。

（2）選取適合的具有升級(jí)換代功能和開(kāi)發(fā)功能才能夠?qū)τ谟?jì)算機(jī)的實(shí)際優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，只有符合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實(shí)現(xiàn)檔案上網(wǎng)途徑的條件之一，夠使得相關(guān)檢索功能變得強(qiáng)大，為不同的用戶(hù)提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，要使未來(lái)發(fā)展或者現(xiàn)今的主流產(chǎn)品，選擇的產(chǎn)品要符合我國(guó)內(nèi)外的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，能夠確保產(chǎn)品進(jìn)行及時(shí)的更新?lián)Q代從而有效的提供服務(wù)。并且能夠獲得國(guó)內(nèi)外有著雄厚實(shí)力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中因?yàn)轫?xiàng)目、格式、設(shè)備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數(shù)字化檔案是通過(guò)對(duì)于先進(jìn)的技術(shù)手段的應(yīng)用來(lái)將各個(gè)部門(mén)的實(shí)體檔案的相關(guān)載體進(jìn)行數(shù)字化的加工，從而有效避免重新開(kāi)發(fā)設(shè)備配置要科學(xué)合理。

（4）進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的逐步實(shí)現(xiàn)。檔案資源信息的數(shù)字化是進(jìn)行檔案原件保護(hù)的重要手段之一，決定了傳統(tǒng)檔案館與熟悉檔案館的互補(bǔ)、共存。是進(jìn)行信息化建設(shè)檔案的基礎(chǔ)和前提，同樣也是進(jìn)行數(shù)字檔案相關(guān)業(yè)務(wù)信息管理體系構(gòu)建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，對(duì)于企事業(yè)單位有著各自不同的需求優(yōu)勢(shì)，全文數(shù)據(jù)庫(kù)在相關(guān)網(wǎng)站上進(jìn)行，進(jìn)行檔案資源的相關(guān)數(shù)字化進(jìn)行整體分析、重點(diǎn)挖掘、逐步解決。對(duì)于檔案資源館藏的全文數(shù)字化并不是將所有的都進(jìn)行數(shù)字化處理，而是他們都發(fā)揮著自己獨(dú)特的功能，對(duì)于各個(gè)設(shè)立檔案的相關(guān)單位文件和檔案著錄格式、項(xiàng)目、內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行了統(tǒng)一的制定規(guī)劃。數(shù)字化檔案建立并不會(huì)表示傳統(tǒng)檔案的消失。

（5）規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化、信息化的主要內(nèi)容。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的重要衡量標(biāo)志。對(duì)于其檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的文檔格式硬件、軟件數(shù)據(jù)指標(biāo)等進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一，結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展需求和特點(diǎn)進(jìn)行相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的制定，從而達(dá)到方便以后電子目錄實(shí)現(xiàn)檔案館管理之后的數(shù)據(jù)資源共享，并有效避免了因?yàn)檐浖牟町惗鴮?dǎo)致的數(shù)據(jù)不能讀取和轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。進(jìn)行檔案信息化發(fā)展和建設(shè)的重要內(nèi)容，是事業(yè)單位可以參考國(guó)家進(jìn)行推薦的一些管理信息化標(biāo)準(zhǔn)。這樣通過(guò)實(shí)踐過(guò)程進(jìn)行完善才能夠逐步的加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理發(fā)展速度，在建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要按照我國(guó)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并且要方便實(shí)際操作，從而有效的起到良好的防范作用。

4 結(jié)語(yǔ)

篇（8）

檔案管理工作屬于企業(yè)及事業(yè)單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動(dòng)情況，記錄人員工作履歷，學(xué)業(yè)以及和人才相關(guān)的內(nèi)容，這些信息對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問(wèn)題，并且在此基礎(chǔ)上探索未來(lái)的事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理電子化建設(shè)有效路徑。

一、事業(yè)單位中人事檔案管理存在的問(wèn)題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡(jiǎn)化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，但是現(xiàn)階段大部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，這類(lèi)問(wèn)題主要集中表現(xiàn)在檔案管理軟件以及硬件設(shè)施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，還需要事業(yè)單位其他部門(mén)的主動(dòng)配合以及相關(guān)軟硬件配套設(shè)施的支持，只有獲得相應(yīng)的設(shè)施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開(kāi)展。但是目前很多行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時(shí)對(duì)于檔案管理的建設(shè)工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業(yè)單位并沒(méi)有針對(duì)檔案電子化管理建設(shè)工作建立獨(dú)立的部門(mén)管理體系，用于檔案建設(shè)的資金無(wú)法支持正常的建設(shè)工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業(yè)單位并沒(méi)有將資金的使用效率發(fā)揮到最大，這些問(wèn)題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設(shè)發(fā)展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的發(fā)展都離不開(kāi)相關(guān)人才的支持，同樣事業(yè)單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業(yè)單位內(nèi)部不僅缺少對(duì)檔案電子化工作的資金支持更缺少相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才儲(chǔ)備，缺乏具備理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才。現(xiàn)階段很多事業(yè)單位內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創(chuàng)新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業(yè)單位中并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，主要由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，更缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作上認(rèn)識(shí)不足，這樣無(wú)疑降低了檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。因此，檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為制約事業(yè)單位檔案電子化管理工作的關(guān)鍵因素。

(三)檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子化管理工作涉及的范圍也越來(lái)越廣泛。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權(quán)限并且對(duì)單位內(nèi)部員工的相關(guān)資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導(dǎo)向，檔案管理工作的流動(dòng)性需求也隨之明顯提升。現(xiàn)階段要想破解檔案管理工作的流動(dòng)性需求就必須要加快推進(jìn)檔案管理電子化建設(shè)工作，以此提高對(duì)檔案資源的利用效率。然而根據(jù)目前事業(yè)單位發(fā)展的普遍情況來(lái)看，在電子化建設(shè)過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)難以滿(mǎn)足檔案管理工作流動(dòng)性需求的問(wèn)題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質(zhì)量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)

事業(yè)單位在人事檔案管理的過(guò)程中，需要注重電子化的建設(shè)，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個(gè)方面進(jìn)行了分析：

(一)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度

事業(yè)單位要想加快檔案管理的建設(shè)工作就必須要提高對(duì)檔案管理系統(tǒng)的重視，對(duì)此單位內(nèi)部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當(dāng)前檔案管理工作的主要建設(shè)方向，重視檔案管理工作的針對(duì)性和具體性建設(shè)內(nèi)容。事業(yè)單位要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，加快檔案管理系統(tǒng)的智能化和先進(jìn)化建設(shè)，提高系統(tǒng)和檔案管理工作的融合度。另外事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)

為了確保檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位必須要重視檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內(nèi)部各方人員對(duì)軟硬件設(shè)施建設(shè)的支持，提高檔案管理電子化設(shè)備的配備水平。同時(shí)，單位內(nèi)部還要安排專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)和人員負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理部門(mén)的層次化以及細(xì)致化建設(shè)，規(guī)范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設(shè)工作的資金能夠用在實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值，從整體上提高檔案管理工作的實(shí)力。

(三)引進(jìn)檔案管理電子化專(zhuān)業(yè)人才

根據(jù)目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題，吸收和培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才已經(jīng)成為目前提高檔案管理工作質(zhì)量的重要手段之一。對(duì)此事業(yè)單位內(nèi)部要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期和不定期的培訓(xùn)，還要建立相應(yīng)的考核制度，考查其相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能。另外事業(yè)單位還可以通過(guò)人才引進(jìn)的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質(zhì)，推進(jìn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的人事檔案管理之中存在諸多問(wèn)題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開(kāi)發(fā)與利用不足。因此，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理系統(tǒng)電子化建設(shè)速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設(shè)以及引進(jìn)檔案管理電子化專(zhuān)業(yè)人才。

參考文獻(xiàn)：

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篇（9）

中圖分類(lèi)號(hào)：TP391 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）025-000-01

信息化的快速發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介，通過(guò)人工錄入方式進(jìn)行的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的要求了。我國(guó)檔案管理只有實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型，才能符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展的需要，發(fā)揮更大的作用。在我國(guó)檔案界已經(jīng)有很多人開(kāi)始探索實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)任重而道遠(yuǎn)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

全球信息化的飛速發(fā)展使得大部分事業(yè)單位開(kāi)始了檔案管理信息化的建設(shè)，但是效果不是很明顯，在建設(shè)的道路上遇到了很多的阻礙。

首先，事業(yè)單位檔案管理工作沒(méi)有受到應(yīng)有的重視。檔案管理在一個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行過(guò)程中有著不可替代的作用，檔案定時(shí)的分類(lèi)整理使得事業(yè)單位的工作變得清晰，同時(shí)也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者沒(méi)有一個(gè)對(duì)檔案管理工作的清晰的認(rèn)識(shí)，忽略了對(duì)單位檔案管理的建設(shè)，資金投入過(guò)少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質(zhì)能力過(guò)低。

其次，我國(guó)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)有限，有效供給嚴(yán)重不足，在對(duì)信息資源進(jìn)行采集加工的過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多重復(fù)勞動(dòng)。目前，我國(guó)的檔案開(kāi)放比例很低，數(shù)據(jù)庫(kù)容量少，巨大的信息資源沒(méi)有得到有效的利用。

最后，缺少符合事業(yè)單位檔案管理工作要求的系統(tǒng)，軟硬件設(shè)備不能滿(mǎn)足事業(yè)單位大量的檔案信息的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方式

目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理存在著許多的問(wèn)題，存在問(wèn)題是正常的，可是我們不應(yīng)該忽略問(wèn)題的存在，反而應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行具體的分析，然后進(jìn)行解決。為了更好地適應(yīng)信息化的社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)尋找問(wèn)題根源并且進(jìn)行解決，以便滿(mǎn)足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業(yè)單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務(wù)，其中很多內(nèi)容是單位的秘密文件，所以應(yīng)當(dāng)制定一套有效安全的檔案管理制度來(lái)保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)外網(wǎng)的檢測(cè)，對(duì)上網(wǎng)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。同時(shí)檔案使用者應(yīng)當(dāng)將使用情況進(jìn)行及時(shí)的反饋，檔案管理者也應(yīng)該吸取檔案使用者的意見(jiàn)建議，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案管理工作。

2.加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)資料，這為檔案的采集、儲(chǔ)存、保護(hù)帶來(lái)極大的不便。與此同時(shí)，信息化的發(fā)展允許將大量的資料通過(guò)電子錄入的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，檔案儲(chǔ)存所需的空間變小，對(duì)檔案的整理及存儲(chǔ)環(huán)境的要求也變得簡(jiǎn)單。這就需要事業(yè)單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設(shè)備。

3.加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

由于信息化滲入事業(yè)單位檔案管理工作，檔案管理的方式發(fā)生了很大的變化，管理的范圍也擴(kuò)大了，因此對(duì)檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案管理者應(yīng)當(dāng)具備一定的對(duì)計(jì)算機(jī)、軟硬件技術(shù)的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業(yè)單位應(yīng)該注重提高檔案管理人員對(duì)其工作的重視程度，同時(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)能力的考核。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單

由于傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)資料為主，紙張容易變脆老化，對(duì)資料進(jìn)行采集、整理、儲(chǔ)存、保護(hù)的過(guò)程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過(guò)建立電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，電子錄入的方式即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲(chǔ)存及管理，同時(shí)之后的檔案管理工作變得簡(jiǎn)單易行，只需對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過(guò)去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時(shí)使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結(jié)

隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。檔案管理只有進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國(guó)的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國(guó)家還有很大的差距，不能很好地滿(mǎn)足大眾的需求，因此，需要事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的完善，同時(shí)也需要計(jì)算機(jī)軟硬件公司設(shè)計(jì)生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)有效的檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

關(guān)鍵詞：

事業(yè)單位；檔案管理信息化；意義；策略

中圖分類(lèi)號(hào)：

F49

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2014）22016402

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理模式也在不斷完善。對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部各種各樣的檔案，有些事業(yè)單位還沒(méi)有做到完善有效的管理。事業(yè)單位的檔案管理不僅會(huì)對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)者的決策產(chǎn)生一定的影響，也影響到單位內(nèi)部人才的培養(yǎng)和考核。目前，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的產(chǎn)生和各種各樣的檔案管理軟件的誕生，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步邁向現(xiàn)代信息化。所以說(shuō)，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1比傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)更有環(huán)境優(yōu)勢(shì)

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是依靠紙張來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行記錄，由于紙張自身的因素，很容易遭受蟲(chóng)蛀，在比較潮濕的環(huán)境下還非常容易發(fā)霉，所以許多檔案資料都不能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的保存。并且在對(duì)檔案保存的過(guò)程中，還必須要考慮保存檔案資料的外界環(huán)境，時(shí)刻保證檔案的完整性，不被各種因素所破壞。這就導(dǎo)致傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)工序太過(guò)復(fù)雜繁瑣，對(duì)人力資源的消耗量也比較多。如果將檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，就完全可以將單位的各種檔案資料直接存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)電子磁盤(pán)中，還可以將各種檔案進(jìn)行備份，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理方式相比，檔案的信息化管理對(duì)環(huán)境的要求僅僅是干燥無(wú)磁場(chǎng)，既保證了檔案的安全性，又節(jié)省了空間、人力，比傳統(tǒng)的檔案管理更具環(huán)境優(yōu)勢(shì)。

1.2檔案的使用、查詢(xún)更加方便快捷

傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案的整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)工作非常復(fù)雜，如果要對(duì)一份檔案進(jìn)行查詢(xún)、借閱那么程序也是很繁瑣。而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，可以迅速查找出我們所需要的各種檔案資料。并且在查詢(xún)檔案資料時(shí)，查閱流程非常方便，還可以保證檔案資料的完整性，絲毫不會(huì)對(duì)檔案以及檔案的存儲(chǔ)環(huán)境造成破壞。所以說(shuō)，檔案的信息化管理在使用和查詢(xún)上都非常方便、快捷，比傳統(tǒng)的檔案管理方式占有較大的優(yōu)勢(shì)。

2檔案管理信息化對(duì)事業(yè)單位的作用

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)對(duì)單位的現(xiàn)代化建設(shè)具有重要的意義。檔案信息化管理可以更加深入地開(kāi)發(fā)事業(yè)單位的檔案信息資源，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，有利于單位人員對(duì)檔案的信息更加方便快速的查閱、檢索，提高了事業(yè)單位的工作效率。

2.1檔案管理的信息化建設(shè)為事業(yè)單位的信息化建設(shè)指明了方向

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理中重要的組成部分。隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)電子設(shè)備在企業(yè)內(nèi)部的廣泛應(yīng)用，隨之也產(chǎn)生了許多電子信息文件，如何提高這些資源的共享性，正確高效地將這些資源實(shí)現(xiàn)有效的管理、儲(chǔ)存和運(yùn)用，成為事業(yè)單位檔案管理工作必須要面對(duì)的重要問(wèn)題。而檔案管理的信息化可以有效的將這些檔案資源進(jìn)行逐一的分類(lèi)管理，不僅保證了單位內(nèi)部資源的安全性，還促進(jìn)了單位的信息化管理。

2.2檔案管理信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式和途徑

檔案管理信息化使檔案有原來(lái)的以紙質(zhì)為媒介、以人工錄入為方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮印⒕W(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，計(jì)算機(jī)錄入的方式；同時(shí)，檔案管理的信息化也使檔案管理的職能得到了一定的拓展，由檔案管理傳統(tǒng)的保存與運(yùn)用職能，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息資源的采集、存儲(chǔ)、管理以及提供各種服務(wù)。另外，檔案管理信息化還有效處理了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)空上的沖突，檔案信息化管理可以使我們?cè)谌我獾木W(wǎng)絡(luò)位置，任意的時(shí)間快速查詢(xún)到我們所需求的檔案信息資源，大大解決了時(shí)間、地點(diǎn)的限制，提高了事業(yè)單位檔案資源的利用率，起到了服務(wù)事業(yè)單位和促進(jìn)檔案管理建設(shè)的雙重作用。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化

要想完善事業(yè)單位檔案信息化管理的建設(shè)，必須要提高事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，不斷提高檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理的重視程度，深化檔案的信息化管理，使事業(yè)單位檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)和意義，逐漸接受檔案管理形式的新轉(zhuǎn)變，支持檔案信息化管理建設(shè)工作。另外，還要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行定期的教育培訓(xùn)。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，快速提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，只有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平得到一定程度的提高，才能保障事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行；同時(shí)還要提升檔案管理員的信息獲取能力、鑒定能力以及評(píng)估能力，促進(jìn)檔案管理人員各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)能力的不斷提高，使檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)能夠充分發(fā)揮出自身的價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化的有效實(shí)施。

3.2明確事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)

隨著事業(yè)單位科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的逐漸深入，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)該以信息化管理作為保障，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息手段不斷更新的大環(huán)境下，信息技術(shù)已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理工作中必不可少的工具。所以，事業(yè)單位管理者必須要在單位檔案管理的目標(biāo)中及時(shí)明確信息化管理這一發(fā)展方向，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)徹底的改造，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)真正融入到事業(yè)單位的檔案管理工作體系中，只有這樣，才能更為明確的指引事業(yè)單位的檔案管理目標(biāo)，才能將事業(yè)單位檔案管理的各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)變得更加的準(zhǔn)確、快捷和方便，從而使檔案管理工作更好的為事業(yè)單位、廣大群眾以及社會(huì)進(jìn)行全面的服務(wù)。

3.3加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理工作中最核心的部分。信息技術(shù)不僅可以提高企業(yè)的工作速度和安全性，還逐漸深入到各行各業(yè)，成為各個(gè)行業(yè)工作中不可缺少的工作手段。科學(xué)有效的檔案信息化管理手段可以加強(qiáng)單位內(nèi)部各種檔案的錄入、檢索、整合以及存儲(chǔ)等多項(xiàng)工作，使復(fù)雜、無(wú)聊的信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和材料傳送工作變得簡(jiǎn)約方便。事業(yè)單位的檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化管理，可以利用信息化平臺(tái)，在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)資源的共享，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)幫助單位內(nèi)部的工作人員共同解決工作中各種問(wèn)題，使工作人員之間可以經(jīng)常溝通并交換意見(jiàn)，并方便單位內(nèi)部人員及時(shí)的查找、檢查、調(diào)整、檔案信息，使單位的檔案管理工作變得更加系統(tǒng)、科學(xué)和規(guī)范。所以說(shuō)，加強(qiáng)檔案信息化管理交流平臺(tái)的建設(shè)可以有效地加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)及時(shí)應(yīng)用到事業(yè)單位的實(shí)際的工作中。另外，在事業(yè)單位的檔案管理信息化工作中還可以引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將單位檔案進(jìn)行合理地保管，不斷提高檔案管理和保存的安全性，為現(xiàn)代化信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定一定的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)進(jìn)步與科技技術(shù)發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。檔案管理的信息化保證了單位檔案的準(zhǔn)確性和安全性，使事業(yè)單位的管理更加科學(xué)有效。所以事業(yè)單位的管理者必須要緊跟時(shí)代的發(fā)展，采取必要的措施，完善檔案管理的信息化建設(shè)，明確單位檔案管理的目標(biāo)，將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化管理相結(jié)合，并采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)單位的檔案實(shí)施數(shù)字化信息管理，不斷提高檔案管理工作完整性和時(shí)效性，不斷提高事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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篇（11）

1．1原始記錄功能設(shè)計(jì)單位檔案資料涉及到設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)文件變更、技術(shù)說(shuō)明等。這些資料一般以項(xiàng)目為單位，每個(gè)項(xiàng)目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的各項(xiàng)信息，是檔案管理工作的對(duì)象和基礎(chǔ)。

1．2使用功能建筑設(shè)計(jì)單位工作所涉及的工程量大、項(xiàng)目建設(shè)復(fù)雜，需要以往的其他建設(shè)項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)，從實(shí)際工程資料中加以驗(yàn)證，以保證設(shè)計(jì)的可靠性和說(shuō)服性。所以，設(shè)計(jì)單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復(fù)利用性和參考價(jià)值。

2設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理

設(shè)計(jì)單位的檔案資料是一種可以供相關(guān)人員長(zhǎng)期查閱的信息資源，具有很高的使用價(jià)值，因?yàn)檫@些資料記錄了建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收的全過(guò)程。

2．1歸檔內(nèi)容繁雜因?yàn)楣こ添?xiàng)目的建設(shè)周期一般都超過(guò)一年，項(xiàng)目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門(mén)也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時(shí)，由于項(xiàng)目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協(xié)調(diào)和歸檔過(guò)程也比較復(fù)雜。

2．2檔案材料變更快工程項(xiàng)目建造涉及到龐大的信息管理過(guò)程，存在各類(lèi)設(shè)計(jì)、施工、質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)工程量的變化調(diào)整，需要設(shè)計(jì)方及時(shí)對(duì)原來(lái)的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現(xiàn)工程項(xiàng)目投資不足或者在建設(shè)期遇到政府政策性調(diào)整等情況造成項(xiàng)目停工維護(hù)。此時(shí)，設(shè)計(jì)單位就需要對(duì)相關(guān)資料及時(shí)收集補(bǔ)充。

2．3檔案應(yīng)用程度高設(shè)計(jì)檔案記錄了設(shè)計(jì)工作的過(guò)程，具有長(zhǎng)期的使用功能以及使用價(jià)值。無(wú)論在設(shè)計(jì)、施工以及竣工各個(gè)階段，設(shè)計(jì)成果必須及時(shí)提供給工程建設(shè)各方參考應(yīng)用。因此，設(shè)計(jì)單位的檔案在平時(shí)的維護(hù)過(guò)程中，會(huì)被頻繁調(diào)取查閱，而后重新歸檔，這對(duì)于檔案管理工作也是一個(gè)挑戰(zhàn)。

3設(shè)計(jì)單位傳統(tǒng)檔案管理存在問(wèn)題

3．1歸檔意識(shí)薄弱由于設(shè)計(jì)人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設(shè)計(jì)圖紙和編寫(xiě)相關(guān)文件，因此許多設(shè)計(jì)人員對(duì)文件的整理和歸檔不重視。這導(dǎo)致了檔案管理部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員自身的技術(shù)缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴(yán)重影響了檔案處理的效率和使用價(jià)值。

3．2管理制度不完善設(shè)計(jì)單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術(shù)設(shè)計(jì)說(shuō)明等，這些資料共同構(gòu)成整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，文件的粗略分類(lèi)管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設(shè)計(jì)單位的檔案管理還停留在紙質(zhì)管理的方式，這種方式的存儲(chǔ)介質(zhì)單一，很容易因保管不善，造成紙質(zhì)數(shù)據(jù)的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時(shí)，各項(xiàng)工程信息、工作任務(wù)單等資料依然采用手工紙質(zhì)檔案記錄，并沒(méi)有進(jìn)行計(jì)算機(jī)的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費(fèi)的時(shí)間成本將加大。

3．3管理技術(shù)缺乏目前，我國(guó)建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化的信息管理，但是因?yàn)闄n案管理部門(mén)相對(duì)地獨(dú)立于其他部門(mén)，且沒(méi)有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒(méi)有掌握新的技術(shù)，不具備先進(jìn)的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項(xiàng)目體量的逐年增加，圖紙等相關(guān)文件也越來(lái)越多，將這些文件的集中存貯、科學(xué)分類(lèi)進(jìn)而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設(shè)計(jì)單位工作量的加大以及市場(chǎng)需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)落后于實(shí)際的文件資料，只有在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新。檔案管理工作越來(lái)越趨向于信息化、人性化、服務(wù)化的方向發(fā)展，必然對(duì)已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門(mén)需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現(xiàn)的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。整個(gè)設(shè)計(jì)單位所有的工程項(xiàng)目和相關(guān)文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數(shù)據(jù)信息化的共享平臺(tái)，使用者能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進(jìn)展和執(zhí)行狀況的渠道，爭(zhēng)取項(xiàng)目進(jìn)度控制的主動(dòng);最后，規(guī)范工程項(xiàng)目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫(kù)。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對(duì)檔案管理任務(wù)進(jìn)行科學(xué)的分解，清晰地劃分每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及其職責(zé)，并且制定相應(yīng)的考評(píng)指標(biāo)，避免出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，同時(shí)提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，指定嚴(yán)格的檔案室管理制度，工作人員對(duì)檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現(xiàn)代化信息技術(shù)為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、共享化，充分提高設(shè)計(jì)單位對(duì)檔案管理的重視，設(shè)計(jì)單管理者應(yīng)加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關(guān)的管理專(zhuān)業(yè)人才協(xié)同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)。通過(guò)建立設(shè)計(jì)單位內(nèi)部使用的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部資料實(shí)行無(wú)紙化轉(zhuǎn)換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質(zhì)資料通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)換成電子文檔，將這些資料進(jìn)行合理的歸類(lèi)。當(dāng)接收到重要的檔案時(shí)，可以利用該平臺(tái)共享給各專(zhuān)業(yè)相關(guān)的人員。現(xiàn)代化信息技術(shù)管理系統(tǒng)的管理平臺(tái)與詳細(xì)分類(lèi)如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過(guò)程中，普遍存在檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性等問(wèn)題，檔案管理人員需采取可靠的技術(shù)措施，做到及時(shí)防范、及時(shí)處理。任何訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)的人員必須經(jīng)過(guò)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)定的授權(quán)文件及訪問(wèn)權(quán)限才可進(jìn)入。當(dāng)使用者需要下載具有保密性質(zhì)的文檔時(shí)，應(yīng)持有具有相關(guān)權(quán)限批準(zhǔn)權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字的臨時(shí)下載權(quán)限書(shū)才可以下載使用。對(duì)于需要變更修改的文件，應(yīng)該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識(shí)管理服務(wù)在新的檔案管理模式下。設(shè)計(jì)單位檔案管理在進(jìn)行檔案管理研究時(shí)候要充分考慮實(shí)際使用者的需求以及在行業(yè)內(nèi)推廣的需要。在信息的收集與檢索的過(guò)程中，運(yùn)用知識(shí)樹(shù)的形式從面、線(xiàn)、點(diǎn)的層次出發(fā)，將各類(lèi)設(shè)計(jì)單位的檔案和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及運(yùn)用的新技術(shù)等文件進(jìn)行體系化歸類(lèi)，使單位人員及后續(xù)新進(jìn)設(shè)計(jì)人員能夠便捷地獲取數(shù)據(jù)庫(kù)資料，并且廣泛推動(dòng)了行業(yè)信息和知識(shí)的交流，可以全面提高企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，為行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用。(4)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關(guān)重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中提高檔案管理的技術(shù)和能力。在不斷發(fā)展的同時(shí)結(jié)合科學(xué)的信息化檔案管理手段，切實(shí)有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域，全面了解計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分利用現(xiàn)有的信息共享平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的處理與更新，這些工作關(guān)系到檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，因此不可以懈怠。