會(huì)計(jì)檔案管理大全11篇

緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇會(huì)計(jì)檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，會(huì)計(jì)檔案形式發(fā)生巨大變化。會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時(shí)表現(xiàn)為計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會(huì)計(jì)人員的日常核算工作，以及會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計(jì)算機(jī)上完成，會(huì)計(jì)檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。

第一，會(huì)計(jì)檔案存在形態(tài)多樣化。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會(huì)計(jì)檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會(huì)計(jì)信息的完整性和安全性。

第二，會(huì)計(jì)檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會(huì)計(jì)信息的查詢、報(bào)表分析，會(huì)計(jì)檔案信息可以做到資源共享。

第三，電子會(huì)計(jì)檔案的保管簡(jiǎn)單。電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，能夠相互印證。電子會(huì)計(jì)檔案不受時(shí)間空間限制和影響，可以永久保存，解決會(huì)計(jì)檔案保存的后顧之憂。

二、 會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會(huì)計(jì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作成果，是會(huì)計(jì)核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認(rèn)識(shí)上的不足，會(huì)計(jì)工作只重視核算階段，停留在對(duì)會(huì)計(jì)憑證的填制和審核、賬簿的登記和財(cái)務(wù)報(bào)告的編制上，會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會(huì)計(jì)檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存堪憂，生命周期短，無法關(guān)注會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（二）會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)滯后

會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設(shè)備。會(huì)計(jì)檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購(gòu)置相應(yīng)設(shè)施設(shè)備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財(cái)力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進(jìn)行檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)化。會(huì)計(jì)檔案的軟硬件設(shè)施建設(shè)不能與會(huì)計(jì)電算化相協(xié)調(diào)，成為會(huì)計(jì)全面的發(fā)展阻礙。

（三）會(huì)計(jì)檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞

會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要將日常大量會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，安排專門人員進(jìn)行拷貝（備份）存儲(chǔ)，進(jìn)行會(huì)計(jì)信息的轉(zhuǎn)化，成為磁性介質(zhì)，或刻錄在光盤，這類信息獨(dú)立于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在會(huì)計(jì)檔案的備份、保管過程中，由于對(duì)檔案信息的再利用認(rèn)識(shí)不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會(huì)計(jì)信息資料的安全隱患。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

會(huì)計(jì)檔案管理的信息化，是一個(gè)不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。一些單位的財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)專業(yè)素質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化專業(yè)知識(shí)，不能滿足信息化的需要，直接影響財(cái)務(wù)檔案的現(xiàn)代化。由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)工作帶來的優(yōu)越性認(rèn)識(shí)不足，利用不夠，會(huì)計(jì)檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行具體管理工作，直接影響會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理問題的對(duì)策

（一）提高會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)管理資料，是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析的主要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的保管工作，是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，需要嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案保管期限，到期銷毀。在會(huì)計(jì)電算化條件下，更需要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管重要性認(rèn)識(shí)，沒有安全、完整、可靠的會(huì)計(jì)檔案資料，會(huì)計(jì)信息化、網(wǎng)絡(luò)化無從談起，成為無水之源。相關(guān)部門加強(qiáng)小微企業(yè)會(huì)計(jì)管理工作，對(duì)于是否有完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度，要成為會(huì)計(jì)工作考核內(nèi)容之一。

（二）加快會(huì)計(jì)檔案的軟硬件建設(shè)工作

會(huì)計(jì)的目標(biāo)是及時(shí)準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，為會(huì)計(jì)信息的傳輸提供有利條件。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息資料，是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析、預(yù)測(cè)、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大投入，配備足夠的財(cái)務(wù)檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會(huì)計(jì)工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎(chǔ)。

（三） 完善會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作

篇（2）

企業(yè)中建立良好的企業(yè)檔案是非常重要的，會(huì)計(jì)檔案反應(yīng)著一個(gè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，并為今后的發(fā)展提供者很好的依據(jù)。但是在企業(yè)中我們發(fā)現(xiàn)，往往忽視企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的整理，這就是公司財(cái)務(wù)的失職，檔案管理的好壞反映著一個(gè)人的財(cái)務(wù)的素質(zhì)，所以我們要做好檔案的管理。另外，檔案是一門很重要的學(xué)問，我們需要仔細(xì)的去研究、探索，并不是像整理衣服那么簡(jiǎn)單，除了歸類還有很多是需要我們?nèi)プ龅模硗猓岣吖镜呢?cái)務(wù)的水平，我們就必須要做好會(huì)計(jì)檔案的管理，以便公司的發(fā)展，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需要。

1會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

11會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范保存好會(huì)計(jì)檔案是今后整理的關(guān)鍵，所有的信息都在這里面了，但是我們發(fā)現(xiàn)有的企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案的管理還是很粗放的，責(zé)任不明確，有的是交由檔案室管理，有的直接交由會(huì)計(jì)自己管理，這就容易發(fā)生偏差，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的流程也不是很熟悉。首先領(lǐng)導(dǎo)要明白檔案管理的條例，明確檔案管理的具體的人員，我們要有具體的科室人員來對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)的檔案進(jìn)行歸納和保存，切不可隨意的堆放。

12會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范企業(yè)雖然有相應(yīng)的管理人員，但是還是缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案整理的流程的具體的認(rèn)識(shí)，有的公司雖然是有相應(yīng)的會(huì)計(jì)的憑證，但是沒有進(jìn)行仔細(xì)的粘貼，或者出現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息不完整的情況，這個(gè)都會(huì)對(duì)之后的工作產(chǎn)生影響。另外，會(huì)計(jì)的憑證、會(huì)計(jì)的相關(guān)的賬簿和報(bào)表都應(yīng)該是分開的，不能隨意的亂放，每個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表都是要按照一定的時(shí)間進(jìn)行保存的，我們還要分時(shí)短期的、永久的，這都是我們需要注意的問題，另外還要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效及時(shí)的歸納，以免耽誤了時(shí)間。

13紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。企業(yè)出現(xiàn)了兩者不同步的現(xiàn)象，會(huì)對(duì)之后的審核或者校對(duì)造成很大的困難，工作能在同一時(shí)間進(jìn)行的我們要在統(tǒng)一時(shí)間進(jìn)行，如果出現(xiàn)了兩者不同的現(xiàn)象，此時(shí)我們需要馬上的校對(duì)。磁盤或者電子要保存好，另外有的企業(yè)的電子已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需要，此時(shí)我們就要將企業(yè)的這些軟件進(jìn)行及時(shí)的更新，并且進(jìn)行仔細(xì)的保存，兩者而統(tǒng)一。

14會(huì)計(jì)檔案資料收集不全在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的整理的時(shí)候，我們除了對(duì)憑證、賬簿進(jìn)行歸檔，還需要對(duì)有關(guān)這個(gè)會(huì)計(jì)的所有的資料進(jìn)行有效的歸檔，為今后的查詢提供良好的基礎(chǔ)。

2解決會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的措施

21加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制實(shí)行委派制管理單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

22規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷，裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表””與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)移交清冊(cè)”。

23規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管如果在企業(yè)的內(nèi)部，我們已經(jīng)做好了相應(yīng)的檔案的管理的科室，我們就要做好相關(guān)的手續(xù)，確保每一次移交會(huì)計(jì)檔案的過程都是符合公司的流程，確保移交的檔案是正確的，如果企業(yè)沒有設(shè)立專門的科室，而是由個(gè)人負(fù)責(zé)，那么我們就需要為個(gè)人提供最基本的檔案的存放的柜子，并且確保存放的地方是安全的，并且要辦理相關(guān)的移交手續(xù)。

24規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理，各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，在進(jìn)行立卷移交的時(shí)候，我們要有專門的人員對(duì)其進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且要進(jìn)行核對(duì)，在銷毀之前，要有專門的人員對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督并且在冊(cè)子上進(jìn)行蓋章，并且將具體的情況報(bào)告給上級(jí)。

篇（3）

會(huì)計(jì)檔案是公司全年經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的反映和紙質(zhì)記錄，是明確各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任的重要依據(jù)。因此，各單位財(cái)務(wù)部門對(duì)這項(xiàng)工作均十分重視，部門負(fù)責(zé)人常親自參與指導(dǎo)整理歸檔和監(jiān)交。那么，如何使得會(huì)計(jì)檔案整齊美觀并方便下步查找查詢，如何消除會(huì)計(jì)資料管理中的散失、污損的隱患，如何保證會(huì)計(jì)檔案的傳遞環(huán)環(huán)相扣，萬無一失。根據(jù)本人幾年來會(huì)計(jì)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理需走好以下“三步棋”。

細(xì)心走好“裝訂棋”。裝訂是會(huì)計(jì)檔案歸檔的第一步，也是會(huì)計(jì)檔案管理最基礎(chǔ)的工作。在打印出財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等各之后，在裝訂前的打碼過程中需要仔細(xì)檢查賬表是否存在缺頁漏頁，是否有應(yīng)打印而未打出的會(huì)計(jì)要素，盤點(diǎn)單、調(diào)節(jié)表等中當(dāng)事人應(yīng)簽的字或章是否完整，平整好資料后要剔除隱含在紙張中的金屬物體，防止金屬后期生繡，繡跡影響會(huì)計(jì)檔案觀看。在用針線或者裝訂機(jī)器裝訂時(shí)，不能使裝訂區(qū)覆蓋文字資料，影響到查閱觀看。

順心走好“編號(hào)棋”。會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)，要從主要到次要、從賬簿到報(bào)表、從主賬主表到附賬附表的順序安排整理，并參照往年的順序，來編制檔號(hào)。檔盒應(yīng)采用統(tǒng)一正規(guī)格式，檔盒標(biāo)注字跡務(wù)必工整，需標(biāo)注要素務(wù)必完整，特別是標(biāo)注的檔案保存時(shí)間不能短于會(huì)計(jì)法規(guī)定時(shí)間。此外，對(duì)總賬、分類明細(xì)賬等不能忘記在其封面粘貼印花稅票，以應(yīng)對(duì)稅務(wù)部門的隨時(shí)檢查。在會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管的一年時(shí)間中，要做好防蟲、防霉、防潮 “三防”工作，并應(yīng)按照檔號(hào)順序在同一地方整齊擺放，以便需要時(shí)快速查找翻看，查閱時(shí)要按照“六有”和考核要求，征得負(fù)責(zé)人同意，并詳細(xì)登記借閱人、事由、借閱歸還時(shí)間，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

耐心走好“移交棋”。按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間向公司檔案部門移交已暫存一年的隔年會(huì)計(jì)檔案。在此一過程中，辦公室和財(cái)務(wù)部門須派員全程監(jiān)督，接交人員應(yīng)耐心地對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案資料一一開盒驗(yàn)視，查看有無霉變蟲蛀、有無缺失，并將檔盒內(nèi)容物與檔盒封面文字表注、移交清冊(cè)移交內(nèi)容三者核對(duì)一致，并由多方簽字確認(rèn)。此外，應(yīng)按先后順序擺放轉(zhuǎn)移，防止在轉(zhuǎn)移過程中發(fā)生錯(cuò)亂，為公司檔案部門順利開展長(zhǎng)期保存工作做好為鋪墊。 （編輯 余俊娟）

篇（4）

第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。

第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。

第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:

(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;

(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

第八條 同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:

(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。

第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。

第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。

單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿,確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷毀。

第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。

第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶,其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國(guó)總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。

如何整理會(huì)計(jì)檔案

首先，掌握信息建預(yù)編表。我采取在會(huì)計(jì)檔案未歸檔前就到會(huì)計(jì)部門咨詢了解掌握當(dāng)年需要移交的，會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)、賬冊(cè)、報(bào)表、其他類等會(huì)計(jì)檔案的詳細(xì)信息后，便開始著手建立會(huì)計(jì)檔案案卷目錄預(yù)編目錄，將其中的案卷號(hào)、保管號(hào)(保管號(hào)的起始號(hào)因?yàn)樯弦荒甓鹊慕Y(jié)尾號(hào)可事先得知)、保管期限、移交人、接收人等有規(guī)律可循，可預(yù)先獲知的信息先編制出來，會(huì)計(jì)憑證號(hào)碼這一項(xiàng)預(yù)留，等待會(huì)計(jì)憑證正式歸檔整理時(shí)在填入。例如我以20xx年需接收歸檔的20xx年會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄進(jìn)行效果展示詳見附錄1;附錄2

其次，會(huì)計(jì)裝具打號(hào)及封面填寫。根據(jù)預(yù)先編制的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄中會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)，提前用打碼機(jī)在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上打印上保管號(hào)并嚴(yán)格按保管號(hào)依次序排列，其中要特別注意在會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上所打的保管號(hào)應(yīng)略少于實(shí)際獲知的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)10冊(cè)左右，寧缺勿多目的是預(yù)防會(huì)計(jì)部門提供的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)有出入時(shí)可預(yù)防實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)少于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)量造成會(huì)計(jì)憑證案卷裝具的浪費(fèi)，實(shí)際歸檔的會(huì)計(jì)憑證冊(cè)數(shù)多于已經(jīng)打了號(hào)的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具數(shù)只需加打缺額的會(huì)計(jì)憑證案卷裝具便可。打完會(huì)計(jì)憑證的保管號(hào)后在將會(huì)計(jì)憑證案卷裝具上的年度、憑證名稱、保管期限、卷號(hào)、財(cái)務(wù)主管、經(jīng)辦會(huì)計(jì)、全宗等已知固定項(xiàng)提前填寫完畢后排序整理待用。

第三，會(huì)計(jì)檔案整理。在正式接收到實(shí)物會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案后，根據(jù)會(huì)計(jì)部門在會(huì)計(jì)憑證上編制的憑證順序號(hào)、憑證附件號(hào)及憑證的流水號(hào)等信息對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一排序整理，檢查排序無誤后按其先后順序一冊(cè)一填寫一裝入的流程進(jìn)行歸檔。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證的歸檔應(yīng)先根據(jù)其會(huì)計(jì)憑證上所反映的信息，在事先打印出來的會(huì)計(jì)檔案案卷預(yù)編目錄憑證號(hào)碼預(yù)留欄內(nèi)填寫記錄該會(huì)計(jì)憑證的順序號(hào)，在同時(shí)填寫補(bǔ)充案卷裝具的封皮。包括封面、封脊中的起止年月日、該月總冊(cè)數(shù)、第幾冊(cè)、憑證張數(shù)、憑證順序號(hào)等內(nèi)容，待該冊(cè)會(huì)計(jì)憑證案卷封皮全部需要補(bǔ)充填寫的內(nèi)容全部填寫完，檢查無誤后方可將該冊(cè)會(huì)計(jì)憑證裝入會(huì)計(jì)憑證案卷裝具內(nèi)，累計(jì)裝好6-10冊(cè)會(huì)計(jì)憑證就及時(shí)入庫，之所以填寫完6-10冊(cè)就入庫有兩個(gè)目的，一是在入庫走動(dòng)的過程中就當(dāng)作休息調(diào)解一下久坐的身體。二是6-10冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的重量對(duì)于管理會(huì)計(jì)檔案的女同志很容易就將其放入檔案柜內(nèi)。對(duì)于檔案庫內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放我結(jié)合工作實(shí)際統(tǒng)一規(guī)定按順時(shí)針方向由下至上依次分布補(bǔ)充檔案，檔案柜的標(biāo)引由上至下以組柜流水號(hào)+組柜縱向1至5的方式標(biāo)注，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的標(biāo)識(shí)由下至上進(jìn)行標(biāo)注，檔案柜內(nèi)會(huì)計(jì)憑證由左至右先下后上擺放的原則，來規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的分布，排架、擺放。對(duì)于賬冊(cè)、報(bào)表等每年項(xiàng)目、冊(cè)數(shù)均相對(duì)穩(wěn)定的會(huì)計(jì)檔案歸檔，我采取卷內(nèi)對(duì)賬冊(cè)、報(bào)表的具體會(huì)計(jì)科目編制一個(gè)流水號(hào)的方法將其固定排列，使之條理分明，井然有序。例如：賬冊(cè)類1、為現(xiàn)金日記帳; 2、為銀行存款日記帳;3、為內(nèi)部存款日記帳等;報(bào)表類如：1、為20xx年一、二季度會(huì)計(jì)報(bào)表(16月);2、為20xx年三、四季度會(huì)計(jì)報(bào)表(711月);3、為20xx年12月會(huì)計(jì)報(bào)表(年報(bào))，完成會(huì)計(jì)科目固定后在對(duì)其卷內(nèi)文件編張?zhí)枴⒋蛴【韮?nèi)目錄和備考表。會(huì)計(jì)科目固定排列效果展示詳見附錄2;組柜標(biāo)引、標(biāo)識(shí)效果展示詳見附錄5

篇（5）

一、背景簡(jiǎn)述

計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)越來越多地被計(jì)算機(jī)所取代，會(huì)計(jì)電算化成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，成為促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。為適應(yīng)會(huì)計(jì)工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的客觀要求，伴隨著電算化會(huì)計(jì)產(chǎn)生的與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案既相互配合，又密切聯(lián)系的全新的電算化會(huì)計(jì)檔案管理成為會(huì)計(jì)工作發(fā)展的一個(gè)新的研究課題。

二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)檔案管理新特點(diǎn)

要了解電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)，首先要明白會(huì)計(jì)電算化是什么。國(guó)內(nèi)外對(duì)會(huì)計(jì)電算化定義可一般表述為：以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及部分替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程。通過對(duì)電算化會(huì)計(jì)的明確定義，筆者結(jié)合電算化應(yīng)用的硬件基礎(chǔ)以及電算化規(guī)范，總結(jié)出以下幾點(diǎn)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)：

（1）會(huì)計(jì)檔案的載體本身發(fā)生了變化。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。

（2）載體本身性質(zhì)帶來的新的特點(diǎn)。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。

（3）電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。在傳統(tǒng)的手工操作條件下，從原始憑證的制作到會(huì)計(jì)報(bào)表的編制，都是靠人工完成的，因而具有保存價(jià)值的檔案資料僅指那些反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及有關(guān)的附屬資料。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，所有的會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)都是通過計(jì)算機(jī)來完成的。由于計(jì)算機(jī)是一種特殊的操作工具，財(cái)務(wù)人員首先需要設(shè)計(jì)能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。處理。由于這些程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼既是使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠運(yùn)行的前提條件，又是保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的故障維護(hù)查詢資料，因而這些資料雖然不是會(huì)計(jì)核算活動(dòng)的產(chǎn)物，沒有具體的數(shù)據(jù)和表格，但是由于沒有它們的支持，整個(gè)會(huì)計(jì)核算過程就無法進(jìn)行，所以必須作為電算化會(huì)計(jì)檔案的特殊部分予以保存。

（4）電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)；而對(duì)系統(tǒng)安全性，則更因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)本身的原因而提高，同時(shí)也對(duì)個(gè)人安全操作使用提出了新的需要。

三、會(huì)計(jì)電算化下檔案管理存在的問題及成因分析

結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，作者歸納實(shí)際電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題：

（1）會(huì)計(jì)檔案載體：電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施，但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

（2）會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題：電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后，不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，并對(duì)保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，還在使用老的針式打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度；未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

（3）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善：由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下，會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

（4）缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作，而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。

有果必有因，筆者根據(jù)自己企業(yè)的實(shí)際電算化會(huì)計(jì)操作與規(guī)范要求，對(duì)以上問題發(fā)生的原因作出以下可能的判斷；

（1）對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差：許多企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，僅僅將電算化看成自動(dòng)運(yùn)算做帳的工具，而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能，從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。

（2）尚未引起有關(guān)部門的重視：不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴(yán)重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

（3）缺乏明確的規(guī)章制度：由于沒有完善的、針對(duì)電子文件的制度規(guī)范，電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表。

四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

（1）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

（2）完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

a、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

b、建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

c、建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

d、建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

e、建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（3）提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)

由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好基礎(chǔ)；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（4）提高思想重視程度。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗(yàn)，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。

五、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理展望

電算化會(huì)計(jì)檔案作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會(huì)計(jì)檔案就是電算化獨(dú)特的個(gè)性，它代表著未來會(huì)計(jì)規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會(huì)計(jì)的強(qiáng)大功能，必須做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理這一基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作。

參考文獻(xiàn)：

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3.郭利萍，《電算化會(huì)計(jì)檔案制度的建立》，《檔案管理》，2002年5月

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篇（6）

2.會(huì)計(jì)檔案保護(hù)國(guó)家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來了生機(jī)和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個(gè)人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費(fèi),使國(guó)家財(cái)政收入大大流失。而會(huì)計(jì)檔案將這些違反國(guó)家財(cái)經(jīng)法紀(jì)的情況真實(shí)地記錄下來,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的不法行為,解決經(jīng)濟(jì)糾紛,從而確保國(guó)家的經(jīng)濟(jì)利益。

二、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理;對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn);采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞,而使會(huì)計(jì)檔案丟失;通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料,以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、電算化下會(huì)計(jì)檔案管理存在的一些問題

1.會(huì)計(jì)檔案載體。電算化會(huì)計(jì)雖已實(shí)施,但因?yàn)閷?shí)施時(shí)間不長(zhǎng),財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔,而沒有將存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存,從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。

2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來的問題。電算化會(huì)計(jì)檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視,因此目前許多企業(yè)因?yàn)闆]有將會(huì)計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導(dǎo)致在電算化軟件升級(jí)后,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用;《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,并對(duì)保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),還在使用老的針式打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的電算化會(huì)計(jì)檔案保護(hù)制度;未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,未實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。由于電算化會(huì)計(jì)檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時(shí)修訂單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算檔案保管人員職責(zé)情況下,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對(duì)以前的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行一定的軟件設(shè)施建設(shè)。

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具:選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化培訓(xùn),然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會(huì)計(jì)人員僅學(xué)會(huì)了操作,而管理與維護(hù)對(duì)他們而言就非常陌生,由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。四、如何改善電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理

1.完善會(huì)計(jì)軟件

最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

2.完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度

(1)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

(2)建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度:選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。

(3)建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案,需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

3.提高會(huì)計(jì)部門人員素質(zhì),完善人員配置結(jié)構(gòu)

會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來操作的,一個(gè)系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì),未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身,對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì),必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。各單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員,應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員,應(yīng)盡量用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,畢竟,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,對(duì)這些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn),就可以收到良好的效果。

【摘要】本文探討了企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后,電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)、職能的定位問題,著重論述了電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作,從而促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的高效發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理問題改善

參考文獻(xiàn):

篇（7）

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了xxxxxx會(huì)計(jì)檔案管理管理的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核

。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于xxxxxx會(huì)計(jì)檔案的管理。2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

財(cái)政部會(huì)第4號(hào)《企業(yè)財(cái)務(wù)通則》。

財(cái)政部會(huì)第5號(hào)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》。

財(cái)政部財(cái)工字(92)574號(hào)《工業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》。

華中電力集團(tuán)電力工業(yè)企業(yè)成本管理辦法(試行)

3管理職責(zé)

會(huì)計(jì)檔案管理工作由局長(zhǎng)工作部負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)(文書)檔案管理人員負(fù)責(zé)日常具體管理。

4管理內(nèi)容與要求

4.1基本任務(wù)

4.1.1負(fù)責(zé)接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統(tǒng)計(jì)本局形成的會(huì)計(jì)檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制利用工作，為全局經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。

4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)本局形成的財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.1.4負(fù)責(zé)對(duì)已超過保管期限的或無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案提出存毀意見，并監(jiān)銷經(jīng)批

準(zhǔn)銷毀的會(huì)計(jì)檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反

映本局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括:

1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

2)會(huì)計(jì)帳簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿。

3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其

他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)

檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)。

4.2.2局財(cái)務(wù)部采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)材料，除應(yīng)當(dāng)歸檔打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔

案外，還應(yīng)將磁盤、光盤等磁性介質(zhì)移交局檔案館保管。

4.2.3會(huì)計(jì)檔案具體歸檔范圍詳見本局標(biāo)準(zhǔn)：《文件材料歸檔管理規(guī)定》。

4.3歸檔要求和時(shí)間

4.3.1本局每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由局財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成

冊(cè)(做到卷內(nèi)無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

4.3.2當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由局財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，

第二年由局財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，向局檔案館移交。

4.3.3編制會(huì)計(jì)檔案移清冊(cè)時(shí)，應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度等

內(nèi)容。

4.3.4會(huì)計(jì)檔案人員接收會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須按照移交清冊(cè)所列容逐項(xiàng)交接，交接完畢后，

交接雙方經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，

檔案人員應(yīng)會(huì)同局財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

4.4會(huì)計(jì)檔案的管理

4.4.1會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按照《供電企業(yè)檔案分類表》(試行)

、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、劃分保管期限。

4.4.2根據(jù)計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，對(duì)已歸檔的會(huì)計(jì)檔案，按會(huì)計(jì)名稱、案卷號(hào)的

順序，逐卷、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.4.3使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后，按“年度—

—會(huì)計(jì)名稱——案卷號(hào)”的順序排架。

4.5會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)(包括文字分析)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)

、銷毀清冊(cè)等，定為永久保管。

4.5.3現(xiàn)金和銀行存款日記帳、固定資產(chǎn)卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細(xì)帳、日記帳、輔

助帳、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后的卡片、月、度會(huì)計(jì)報(bào)表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規(guī)定確保的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由局檔案館會(huì)同局財(cái)務(wù)部提出段意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀

清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期

限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

4.5.9局分管領(lǐng)導(dǎo)須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

4.5.10銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案人員和局財(cái)務(wù)部派員共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì) 檔案前，按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，須在會(huì)計(jì)檔

案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況向局分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

4.5.11保管期滿后但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得

銷毀，須單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，需在會(huì)計(jì)檔

案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

4.6會(huì)計(jì)檔案的利用

4.6.1編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄(含會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)帳簿目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表目錄等)檢

索工具，積極主動(dòng)地提供檔案，為全局經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

4.6.2歸檔保存在會(huì)計(jì)檔案只供本局財(cái)務(wù)人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經(jīng)局分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

4.6.3查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不準(zhǔn)在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會(huì)計(jì)檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會(huì)計(jì)檔案的保管

4.7.1會(huì)計(jì)檔案庫房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房?jī)?nèi)每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫存檔案的侵蝕

。

篇（8）

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn)，在企業(yè)管理中發(fā)揮著無可替代的作用，是解決糾紛、打擊犯罪的重要依據(jù)，是企業(yè)前景預(yù)測(cè)的重要史料，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)工作方法的指南針。近年來國(guó)家各級(jí)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體日益重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，隨著會(huì)計(jì)電算化的逐步推行，會(huì)計(jì)檔案管理外延逐步延伸，會(huì)計(jì)檔案管理模式，已由單一的紙質(zhì)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案和磁性介質(zhì)檔案共存模式。

盡管越來越多的企業(yè)重視檔案管理，但是仍然存在許多問題，與企業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，成為企業(yè)發(fā)展過程中亟待解決的課題。

一、目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理問題日益顯現(xiàn)，成為制約企業(yè)基礎(chǔ)管理工作發(fā)展的瓶頸。一是認(rèn)識(shí)不足、重視不夠。許多企業(yè)認(rèn)為作為企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門的工作就是要按規(guī)定設(shè)置賬簿，進(jìn)行核算，出具財(cái)務(wù)報(bào)告，整理檔案是可有可無的，以致不設(shè)置專兼職檔案管理人員，忽視會(huì)計(jì)材料的收集、整理和歸檔，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。二是定義不清、管理缺失。有些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，也設(shè)置了專兼職檔案管理人員，但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義不是十分清楚，造成歸檔不全面。由于對(duì)檔案管理知識(shí)和信息化管理知識(shí)的缺乏和重視，以及專業(yè)人才的嚴(yán)重不足，造成在事件回溯和證據(jù)采集過程中丟失有力的依據(jù)和資料，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。三是人員素質(zhì)不高、管理不到位。一方面，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的檔案管理素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案的收集和整理直接與會(huì)計(jì)從業(yè)人員打交道，會(huì)計(jì)從業(yè)人員的資料收集和整理直接關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案整理的質(zhì)量。另一方面，會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)不高。會(huì)計(jì)檔案管理崗位屬于專業(yè)技術(shù)崗位，作為專業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員熟悉檔案管理流程和管理要求，熟練掌握管理技能是最基本的技術(shù)要求。多數(shù)企業(yè)對(duì)所屬人員的專業(yè)、相關(guān)培訓(xùn)和教育均未給予應(yīng)有的重視，以致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案收集不完整，檔案管理混亂，查詢不方便，甚至遺失等。四是制度不完善、管理不規(guī)范。據(jù)相關(guān)部門調(diào)查顯示目前多數(shù)企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有建立一整套立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理、檔案信息化管理工作無章可循。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化管理制度缺乏，造成紙質(zhì)檔案和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，數(shù)據(jù)不一致，管理不同步，給檔案管理工作帶來了很大麻煩。

二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該在以下方面加強(qiáng)管理。首先要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任、提高認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)檔案管理不僅是檔案管理的組成部分，更是財(cái)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，各企業(yè)應(yīng)依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確責(zé)任，確定職責(zé)。其次要明確定義、細(xì)化管理。為全面系統(tǒng)的做好企業(yè)檔案管理工作，企業(yè)培訓(xùn)部門需適時(shí)組織培訓(xùn)或者引進(jìn)專業(yè)人才積極配合檔案管理部門對(duì)本企業(yè)檔案管理工作準(zhǔn)確定位。檔案管理部門要明確會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容，通過“6s”管理、“精細(xì)化管理”、“貫標(biāo)體系建設(shè)”等方式加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)管理，可以通過課題的形式進(jìn)行攻關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的深層次探索，從而形成適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度發(fā)展要求的管理模式。再次要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門各崗位是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案整理的第一崗位，財(cái)務(wù)人員是會(huì)計(jì)檔案資料整理的第一人，直接關(guān)系到檔案整理的質(zhì)量。各企業(yè)單位應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)和操作技能，招聘、吸收具有計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息資源管理專業(yè)方面知識(shí)的員工從事企業(yè)檔案管理工作，熟悉會(huì)計(jì)工作的基本流程、基本規(guī)律和要求，熟練掌握

計(jì)檔案信息資源管理技能，監(jiān)督指導(dǎo)本企業(yè)財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度，規(guī)范管理。會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，制度體系建設(shè)是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，必須按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案管理辦法》等法律法規(guī)的要求并結(jié)合自身實(shí)際建立健全本單位的檔案管理制度，明確檔案立卷、歸檔、移交、借閱、保管、安全、銷毀等一系列手續(xù)，保證有章可循。如對(duì)檔案的立卷、歸檔和移交要嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、規(guī)定的格式和規(guī)定的要求進(jìn)行。保管期滿銷毀的時(shí)候，必須由檔案管理機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同提出銷毀意見，報(bào)請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人審批，編制銷毀清冊(cè)并詳細(xì)列明檔案項(xiàng)目等等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的企業(yè)要同步建立健全檔案信息化管理制度，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的融合，明確流程，規(guī)范管理。

三、總論

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是企業(yè)的重要檔案，是對(duì)一個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案可以了解企業(yè)業(yè)務(wù)信息，可以檢查企業(yè)的遵紀(jì)守法行為，還可以為上級(jí)乃至國(guó)家制定決策提供參考等。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，需要企業(yè)在發(fā)展中不斷更新、不斷完善，只有充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要地位和作用，加強(qiáng)監(jiān)管，規(guī)范管理，提高從業(yè)人員的素質(zhì)，才能保證為信息使用者提供高質(zhì)量的資料。

篇（9）

一、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的緊要性

在軍隊(duì)信息化建設(shè)的過程中以及未來的信息化戰(zhàn)爭(zhēng)中，財(cái)務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財(cái)務(wù)檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，是搞好軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案快速向信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁的方向發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理手段和方法提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。隨著國(guó)家和軍隊(duì)財(cái)政經(jīng)濟(jì)工作的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一年內(nèi)進(jìn)行幾次調(diào)整；各種指標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)，每年都可能變；各種會(huì)計(jì)帳簿、報(bào)表、決算每年都有不同的內(nèi)容，同時(shí)要求不但反映當(dāng)年度經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經(jīng)費(fèi)活動(dòng)情況；各種標(biāo)準(zhǔn)劃分越來越細(xì)，項(xiàng)目越來越雜，如軍隊(duì)干部工資標(biāo)準(zhǔn)1980年前只有24個(gè)，而現(xiàn)在猛增了十幾倍之多，各類補(bǔ)助項(xiàng)目也有數(shù)十個(gè)，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作增加了難度。在財(cái)務(wù)檔案的查閱方面，總部定期出版《財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度匯編》和《財(cái)務(wù)文件匯編》，這確實(shí)解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續(xù)性和時(shí)效性，一些標(biāo)準(zhǔn)或制度很快過時(shí)而又得不到及時(shí)刷新，重新整理出版的周期長(zhǎng)，往往是計(jì)劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財(cái)力。

電子財(cái)務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠很好地適應(yīng)軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。電子財(cái)務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案有許多特點(diǎn)：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財(cái)務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作數(shù)據(jù)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

正如上面所述，電子財(cái)務(wù)檔案或財(cái)務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點(diǎn)，但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點(diǎn)，因此，即使實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實(shí)行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔。

二、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主要內(nèi)容

一是搞好數(shù)據(jù)的挖掘和整理，建好數(shù)據(jù)庫，并及時(shí)采集動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其他的一切工作都是建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)檔案室就是財(cái)務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地，是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須建立軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，可以按軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個(gè)主要的數(shù)據(jù)庫，如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會(huì)計(jì)帳簿、指標(biāo)文件、工作資料等等，建立幾個(gè)主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立，立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入，將本單位的財(cái)務(wù)檔案資料都錄入計(jì)算機(jī)。

二是搞好財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案使用效率。檔案的最大價(jià)值在于利用,檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，一方面可以將業(yè)務(wù)上級(jí)的文檔，以及本級(jí)各單位的相關(guān)文件直接進(jìn)入或轉(zhuǎn)換進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實(shí)行聯(lián)機(jī)公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財(cái)務(wù)檔案信息咨詢。總之，網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時(shí)空差，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越，整合財(cái)力資源、人力資源，提高財(cái)務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

三是搞好財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè)，做到定量分析與定性分析相結(jié)合，科學(xué)管理使用檔案。財(cái)務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最終要提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)來處理問題是不行的，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)等為手段，建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對(duì)一個(gè)問題提出多種方案，并對(duì)方案進(jìn)行比較、分析和優(yōu)化，最大限度地提高財(cái)務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

三、軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的基本措施

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術(shù)、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復(fù)雜性，需要統(tǒng)籌考慮。

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二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。”《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

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中圖分類號(hào)： F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）04-0063-01

一、會(huì)計(jì)檔案的概念及特點(diǎn)

1.整體性。每一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表之間是相互緊密聯(lián)系的整體，保持會(huì)計(jì)檔案管理的整體性和連續(xù)性，是整理好會(huì)計(jì)檔案的基礎(chǔ)。

2.穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)檔案雖然形式范圍廣、內(nèi)容和種類繁多，但它的基本成分：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表是具有穩(wěn)定不變性的。

3.規(guī)律性。每一個(gè)會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等，在反應(yīng)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，都是連續(xù)不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣的規(guī)律性。

4.專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

二、會(huì)計(jì)檔案管理分類

會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料。

1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金及銀行日記賬、固定資產(chǎn)卡片、及其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)表：財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)報(bào)表、及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其他類：如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

三、歸檔前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作

1.賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后，按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

2.活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號(hào)，由會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

3.賬簿裝訂后的其他要求。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密，封口處要加蓋印章；封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)要一年一編，編號(hào)順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬；舊賬裝訂完畢后，按規(guī)定要求進(jìn)行保管。

四、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理還應(yīng)做好以下幾條

1.準(zhǔn)確立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章，封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會(huì)計(jì)專用檔案盒中，認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度結(jié)束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。

2.及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案是一種社會(huì)資源，為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，必須按規(guī)定交本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人都不得拒絕移交歸檔。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可以由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫時(shí)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。確需個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

3.嚴(yán)格保管制度，確保安全。保管好會(huì)計(jì)檔案是充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案作用的基礎(chǔ)，各級(jí)會(huì)計(jì)部門和檔案部門都應(yīng)重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管。按規(guī)定要求選配政治素質(zhì)高、專業(yè)技能強(qiáng)的管理人員和保管人員；配置適當(dāng)規(guī)模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設(shè)施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設(shè)施和實(shí)施安全措施，實(shí)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實(shí)現(xiàn)保管的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

4.嚴(yán)格查閱制度。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確規(guī)定：各單位的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱和復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。會(huì)計(jì)檔案是歷史紀(jì)錄的原始材料，在數(shù)量上一般都是單份，且很多內(nèi)容有一定的機(jī)密性，這決定了檔案提供利用時(shí)，應(yīng)采取在檔案室內(nèi)查閱的方式。

5.嚴(yán)格檔案銷毀制度。銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照下列程序銷毀：

（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（2）單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

（3）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

（4）監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

6.加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)、審計(jì)部門定期出具財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量評(píng)估，就會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性出具意見書。

五、充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案在單位日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要性

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定，各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)告和其它會(huì)計(jì)核算資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。會(huì)計(jì)檔案是記錄過去的各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，它以所有的原始數(shù)據(jù)為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細(xì)財(cái)務(wù)規(guī)劃、計(jì)劃、調(diào)查取證以及進(jìn)行財(cái)務(wù)決策提供重要依據(jù)。因此，它必須引起各級(jí)部門及單位的高度重視，為搞好會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立健全了各項(xiàng)規(guī)章制度，要明確專人管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行規(guī)范化管理。

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