醫院檔案管理工作規范化研究

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隨著衡水市各個醫院改革程度的不斷加深，對于醫院檔案的分類也變得多種多樣。通過檔案來源進行劃分，能夠將醫院檔案細化為行政管理檔案、科研檔案以及病案檔案等。對于檔案管理工作的開展，因為非常復雜，資料繁瑣，并且工作重復性高，所以檔案管理工作規范化水平一直較低。尤其是針對級別較低的醫院來說，檔案管理依然有很多方面的進步空間。針對衡水市大部分地區的醫院檔案管理存在的問題進行分析，最主要的原因有幾個方面：首先就是檔案存放缺乏固定的、安全的檔案室，同時對于檔案室的維護缺乏專人負責，這樣的情況很容易造成檔案管理制度和審核存在不嚴謹的問題。其次由于領導對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理的投入相對缺乏，所以造成檔案管理室的設施比較陳舊，無法適應新醫改背景下檔案管理規范化的操作要求。

一、新醫改背景下醫院檔案管理工作常見的問題

（一）醫院檔案管理體系規范性較低。由于衡水市醫院均建立了分級檔案管理體系，但是在實際運行的過程中缺少規范性的操作，同時許多檔案管理人員由于自身水平不足，缺乏規范性的管理工作意識，造成衡水醫院檔案管理體系的發展不完善。還有一些工作人員為了自己減輕工作量，對于檔案材料的管理與歸類都比較隨意，或者私自帶回家中歸自己所有。這樣的行為很容易造成檔案材料丟失，破壞病例的完整性。在針對衡水市的醫院檔案管理工作過程中，由于缺少專業性的培訓，造成醫務人員對于檔案管理規范化的要求認識不足，加上宣傳力度不夠，所以人們很難認識到醫院檔案管理的重要性。同時相關人員乃至全體醫務人員都無法明確醫院檔案的重要性。醫院檔案作為不可再生的資源，具有極其重要的參考價值，同時也是促進醫院不斷發展的助推器。如果對于醫院檔案管理工作缺乏規范性，那么長此以往，對醫院的發展也會起到負面作用。

（二）醫院檔案管理人員素質和能力無法適應規范性操作的要求。由于衡水市的醫院檔案管理工作未得到足夠的重視，所以一直以來對于檔案管理人員的要求比較低，人員的個人業務能力參差不齊，無法適應現代化的檔案管理要求。隨著現代化電子檔案管理的推行，對于傳統的檔案管理方式造成一定的沖擊，檔案管理人員自身缺乏與時俱進的相關專業知識，對于電子檔案的操作無法全面適應，所以也無法達到檔案管理工作的規范性要求。隨著各種現代化技術的不斷出現，電子檔案管理的方法也在不斷變化，對于檔案管理人員的知識水平與專業水平的要求也在不斷提升，但是目前衡水市的醫院檔案管理人員素質和能力未與規范化操作程序達到良好的匹配。

（三）醫院檔案管理制度不夠完善。長期以來，衡水市醫院檔案管理制度略顯無序，缺乏專人對于檔案進行制度化的管理與操作，所以造成了檔案材料分類處理內容無法有效界定，檢查督促制度落實不到位。檔案管理資料的收集也不夠完善。盡管在醫院檔案管理的過程中，大部分都能夠按照衛生行政部門的要求來選擇各級人員負責具體的工作職責，但是制度的制定和職責明確化卻依然不足，這樣在很大程度上導致醫院檔案管理缺乏有效依據和準則，同時對于檔案管理的考核制度也不夠完善，缺乏嚴格的標準來對衡水地區的醫院檔案管理人員進行檢查與管理。這樣就會造成許多管理檔案資料的缺失卻無法及時發現，亦很容易給患者的病例造成干擾，影響治療的效果。

二、新醫改背景下提高檔案管理規范化的要求

（一）加強對于檔案管理工作的重視程度。對于醫院管理者來說，應該以發展的眼光看到檔案管理規范化能夠為醫院整體醫療水平帶來的巨大收益。從目前來看，針對衡水市的醫院檔案管理工作提高重視程度，保證醫院檔案管理實現規范化，并且從思想方面加強重視，這樣才可以提高全員上下對于醫院檔案管理工作的支持，更加積極、主動地提高醫院檔案管理的水平。通過加強對于檔案管理的重視程度，并且將檔案管理工作作為一種自覺的行為，可以有效地強化現代醫院檔案管理的主動意識。提高對于檔案管理重視程度方面，可以采取很多種方法和措施，例如，通過定期開展培訓、講座、考核等活動在全院范圍內明確檔案管理的重要性，積極宣傳醫院檔案管理工作的規范化。并且組建由院領導、中層管理人員、基層醫護人員共同參與的醫院檔案管理規范制度，保證自上而下對于檔案管理的縱向延伸與橫向覆蓋，在全院上下形成全面的檔案管理規范化網絡體系，保證對于檔案管理的各個環節都有專門的負責人，通過這樣的舉措，可以保證從檔案形成的源頭開始保持規范化的管理。

（二）在全院醫務人員中樹立檔案規范化管理的意識。通過提高對衡水醫院檔案重視程度的宣傳，全體醫護人員對于各自崗位的檔案管理工作有了非常清楚的認識，同時也保證了整個醫院檔案管理工作實現高效化、規范化的基礎性操作。正是因為這樣的措施，在各級醫院上下形成了良好的檔案管理的氛圍，并且進一步將檔案管理體系融入醫院文化建設之中，從而保證人人自覺遵守檔案管理規范化的要求。在這樣的管理意識下，各個醫務人員在針對患者的個人資料進行記錄時更加的詳細準確，包括姓名、住址、性別等資料也進行了認真細致的記錄，同時記錄了患者的傳染病史、遺傳病史以及影響、圖片資料等。通過這樣規范化的操作，可以讓患者的病例更加完整，并且在回訪的過程中也可以有一定的參考資料，從而促進患者及時康復。通過這樣細致全面的檔案規范化管理，能夠提高病例的完整程度，避免出現不必要的醫患糾紛，為衡水市醫院的工作順利開展提供重要的原始資料，也能夠為糾紛的解決提供重要的參考。正是因為檔案管理工作的規范化開展，才能夠保證醫生在開具病例時認真負責，并且將完整的病例移交給病例資料檔案室，保證檔案管理工作流程的規范性。

（三）提高檔案管理人員的專業素質。為了保證檔案管理工作規范化開展，必須提升檔案管理人員的專業素養，這樣才能夠適應新醫改的要求。首先，由于衡水醫院檔案管理工作非常復雜，而且工作量非常繁重，所以只有專業的檔案管理人員才可以充分運用理論知識來提高醫院檔案管理工作的規范化。只有通過專業人員的規范化管理，才可以保證醫院檔案工作有條不紊地開展，同時促進各個科室、各個流程實現現代化與規范化。在這樣的要求之下，通過提高衡水市的醫院檔案管理規范化，能夠提高醫院各項工作的合理開展，促進工作效率的提升。首先要加強醫院和高校之間的合作，進一步培養出專業性人才，為醫院檔案管理工作儲備人才。其次一定要強化檔案管理人員的責任心，保證檔案管理人員在整理檔案的過程中更加的認真負責。還應該建立嚴格有效的醫院檔案管理體系，進一步選擇專業素質較高和操作水平扎實的人才。在對于醫院檔案管理人員選擇和任用方面，要杜絕兼職、輪值情況的出現，積極建設專業的檔案管理團隊，并且要與各個科室之間進行緊密的聯系，從而針對不同科室的實際情況建立檔案。滿足管理現代化的需求，加強檔案管理人員的業務水平，定期開展專業技能培訓工作，盡可能地提高檔案管理人員的專業素質。

（四）積極構建檔案管理現代化設備體系。只有將信息化適當地運用到檔案管理體系中，才能夠更好地激發醫院檔案發揮出巨大的作用。這樣就能夠使得辦公文件和檔案管理產生聯動，醫生在診斷過程中生成的患者信息和檔案直接輸送給檔案管理體系，從而保證檔案的完整，還能夠提升檔案歸類整理的效率，進一步將檔案資源進行實時共享，加強了對于患者病例的全方位研究。所以衡水醫院在構建檔案管理現代化體系的過程中，必須加強對于信息化設備的更新與維護，加大資金和技術的支持。如果醫院檔案資料保存完整，則很有可能為我國醫療事業和科研成果提供必要的素材資料，從而對我國醫療水平的發展作出巨大的貢獻。同時引入計算機系統，能夠大幅度提高檔案管理的效率。一方面，由于計算機的普及與廣泛應用，計算機信息處理系統能夠針對檔案信息進行專業的收集傳遞、分類、編號、存儲、管理等操作，這樣可以降低人工檔案管理的工作量，更好地節約時間，減少人力成本。還可以通過計算機系統的應用來提高規范化的程度，促進醫院的行政管理、科研教學以及病例管理提供高質量的服務理念。

（五）擴展醫院檔案的服務方式。隨著社會的不斷發展，對于醫院檔案的利用來說，范圍也會更廣泛，而且也更應該實現創新發展，這樣才能夠有效地保證在衡水醫院管理現代化的進程中，檔案管理符合現代化的發展方式。在這樣的要求下，必須要充分發揮衡水醫院檔案資源的重要作用，通過有效拓展檔案管理與服務工作的范圍，廣泛地運用現代管理手段，建立現代化的醫院檔案管理網絡體系，這樣才能夠滿足衡水醫院現代化管理，符合社會發展的新形勢、新局面。通過充分提升醫院資源的利用效率，不斷適應社會的發展需求，有助于醫患關系的進一步改善，幫助患者能夠更加了解自身的病情，從而做到“以人為本”“以患者為中心”。同時，在醫院檔案服務方式擴展的過程中，必須要積極地根據不同科室的不同特點來進行改變，從而做到創新與實際相結合。比如有的部門適合上門服務，有的部門適宜臨床服務，所以對于衡水醫院檔案管理必須要有針對性。通過創新檔案服務于管理的方式，能夠積極地促進醫院管理現代化的實現，進一步增加醫院檔案的附加值，并且結合社會發展來進行改革，也能夠更加有效地提升醫院檔案管理的效率。只有這樣，才能夠保證醫院檔案滿足各個部門的使用需求，并且主動地為各個部門提供有價值的參考信息。通過全方位掌握檔案資源與管理，能夠更加充分地開展各項臨床試驗和服務，提高衡水醫院的檔案管理規范化工作。

三、結論

新的醫療改革要求衡水醫院的發展必須堅持現代化、規范化，這樣才能夠促進醫院管理水平的進一步提高。從目前來看，對于衡水市的醫院檔案管理工作的研究與開展，能夠極大地促進醫療行業技術的精進，提升服務患者的質量，因為檔案管理工作是衡水醫院發展的重要基礎，也是開展各項工作的重要參考。衡水醫院積極響應新醫改的要求，明確扎實、認真、細致的工作作風，通過規范化管理醫院檔案管理水平，扎實地提高業務水平和業務能力，積極促進醫院工作的順利開展。衡水醫院在開展檔案管理工作規范化的過程中，針對各級醫院檔案管理存在的問題進行分析，并且從五個方面予以針對性的解決，更好地推動并促進了醫院檔案管理工作的規范化。