煤礦建設(shè)項目檔案管理探析

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對于建設(shè)項目檔案管理而言，其是為后續(xù)的生產(chǎn)經(jīng)營和竣工驗收提供科學(xué)指導(dǎo)的有效依據(jù)。因此，建設(shè)項目檔案管理水平的高低對于煤礦企業(yè)發(fā)展影響較大，需要企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視，確保企業(yè)生產(chǎn)和運營各個環(huán)節(jié)順利開展。

一、煤礦建設(shè)項目檔案管理工作的難點分析

（一）重視不夠。在煤礦企業(yè)建設(shè)過程中，負責(zé)人都將重點放在了現(xiàn)場管理工作中，對于建設(shè)項目檔案管理方面的投入精力過少，加之沒有認清建設(shè)項目檔案管理工作的重要性，所以僅僅設(shè)置一兩個人開展檔案管理工作，人員素質(zhì)水平達不到相應(yīng)標準，同時在設(shè)備投入方面也存在嚴重的不足，制約了建設(shè)項目的后續(xù)實施。

（二）檔案管理工作指導(dǎo)相對困難。現(xiàn)階段，我國煤礦企業(yè)建設(shè)項目管理結(jié)構(gòu)和經(jīng)營方式都朝著多元化方向發(fā)展，這也要求建設(shè)項目檔案管理工作也必須要符合多元化要求，同時由于煤礦建設(shè)項目開展周期較長，從項目開始到結(jié)束大約需要六七年的時間，所以涉及到的資料檔案內(nèi)容較多，管理難度較大，加之項目建設(shè)過程中會出現(xiàn)變更情況，使得建設(shè)項目檔案管理難度進一步被加大，必須要加強重視和投入，否則檔案管理將流于形式。

（三）建設(shè)項目與檔案管理沒有同步進行。在煤礦企業(yè)建設(shè)項目開展的前期，沒有使檔案管理工作同步進行，導(dǎo)致檔案存放過于隨意，到了項目建設(shè)中期需要進行檔案查詢時，才意識到檔案管理的重要性，這就大大降低了建設(shè)項目開展效率，詳細的問題體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，由于檔案管理工作沒有與建設(shè)項目同步進行，所以導(dǎo)致檔案資料收集和處理出現(xiàn)嚴重的滯后性，無法發(fā)揮出實質(zhì)性作用。第二，對于項目后續(xù)的驗收階段，存在嚴重的審核不規(guī)范現(xiàn)象，此問題主要是煤礦企業(yè)沒有在驗收單位中設(shè)置檔案管理人員，使得審核階段得不到檔案管理工作的指導(dǎo)，最終給企業(yè)項目建設(shè)質(zhì)量造成嚴重影響。第三，檔案收集和存檔的無效文件較多，不具有相應(yīng)的法律效力，所以給建設(shè)項目的開展造成嚴重影響，此問題出現(xiàn)的主要原因是企業(yè)在重要檔案資料收集時大都是復(fù)印件，缺少原件，所以導(dǎo)致出現(xiàn)了一些無法律效力的無效文件。

二、煤礦建設(shè)項目檔案管理難點的控制對策

（一）提高建設(shè)項目檔案管理水平。首先，煤礦企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要認清建設(shè)項目檔案管理的重要性和復(fù)雜性，這是提高建設(shè)項目檔案管理水平的關(guān)鍵所在。具體可以通過加強投入、明確職責(zé)等方式進行管理，確保建設(shè)項目檔案管理真正發(fā)揮作用。其次，相對比其它類型的檔案管理工作而言，煤礦建設(shè)項目檔案管理復(fù)雜程度較大、難度較高，所以需要各個部門進行協(xié)調(diào)配合，全員參與開展檔案管理工作。最后，對于建設(shè)項目的檔案管理，還需要做好過程管理工作，即要求施工單位實行事前、事中和事后的控制模式，以此確保建設(shè)項目檔案管理工作的高效開展。

（二）完善建設(shè)項目檔案管理相關(guān)制度。對于建設(shè)項目檔案管理工作而言，需要有健全完善的制度作為支撐，而完善該制度需要嚴格控制以下幾方面內(nèi)容：第一，為了確保檔案管理工作發(fā)揮出實質(zhì)性作用，需要將檔案管理工作納入合同管理條例中，即在建設(shè)項目合同簽訂時，將相關(guān)的文件資料和信息進行規(guī)范，以指導(dǎo)后續(xù)建設(shè)項目的有序進行。第二，將檔案管理工作與工程結(jié)算相結(jié)合，具體是在建設(shè)項目工程結(jié)算時，需要檔案管理相關(guān)部門進行簽字確認，如何沒有進行簽字，工程部門不可以辦理相應(yīng)的結(jié)算，此制度的建立可以提高檔案管理工作地位，使其真正指導(dǎo)建設(shè)項目的開展和實施。第三，建立規(guī)范的獎懲制度，將建設(shè)項目經(jīng)濟利益與各個部門和人員進行掛鉤，這樣既可以達到提高檔案管理水平的目的，同時也可以有效調(diào)動人員的工作積極性。

（三）注重建設(shè)項目檔案管理的實效性。首先，加強建設(shè)單位負責(zé)制。決策層要統(tǒng)籌安排，掌握信息，全面負責(zé)，牽頭抓總；執(zhí)行層要扎實工作，逐項去落實，針對問題，提出整改意見，達到提高管理水平的最終目的。其次，發(fā)揮監(jiān)理部門的監(jiān)督管理作用。建設(shè)項目監(jiān)理單位除按照建設(shè)單位要求，做好自身形成的文件材料的收集、整理、移交工作外，還要對施工單位文件材料形成情況進行質(zhì)量檢查把關(guān)，對施工過程中的每個控制節(jié)點、每個環(huán)節(jié)進行審核，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。最后，加強檔案工作軟、硬件管理。要選派工作責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高和有一定組織協(xié)調(diào)能力的人員從事檔案工作，并配備相應(yīng)的庫房、裝備、裝具，為做好建設(shè)項目檔案工作提供必備條件。

三、結(jié)束語

綜上所述，在煤礦建設(shè)項目實施整個過程中，建設(shè)項目檔案管理工作發(fā)揮著巨大的作用。不同于其它檔案管理，建設(shè)項目檔案管理復(fù)雜性較高，需要對其中各個環(huán)節(jié)進行嚴格控制，以確保建設(shè)項目的有序開展和實施。