新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的問(wèn)題及策略

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本文針對(duì)新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作，總結(jié)目前存在的問(wèn)題及其處理措施，以供參考。檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要一環(huán)，其所管理的檔案能夠記錄醫(yī)院的發(fā)展歷程，也為醫(yī)院有關(guān)決策提供真實(shí)可靠的參考依據(jù)，作用十分顯著。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理要更加注重檔案管理的兩重性———檔案形式和管理形式，更加科學(xué)規(guī)范檔案管理工作［1］。但是在實(shí)際情況中檔案粗放式管理現(xiàn)象仍然十分嚴(yán)重，因此，在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的路途上必須加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。本文針對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其對(duì)策一一研究探討。

1簡(jiǎn)述醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案具有多種形式，如書(shū)面材料、電子數(shù)據(jù)、影像資料等，可記錄醫(yī)院發(fā)展建設(shè)各個(gè)方面的信息。根據(jù)檔案管理內(nèi)容分類，有醫(yī)療檔案管理和后勤檔案管理兩類。醫(yī)療檔案管理主要為醫(yī)院醫(yī)療日常工作的記錄資料。后勤檔案管理為醫(yī)院其他后勤服務(wù)方面的資料，如綠化、水電氣等［2］。

2檔案管理存在問(wèn)題

(1)檔案管理者管理意識(shí)淡薄。醫(yī)院普遍存在檔案管理工作重視不夠的通病，管理理念陳舊，檔案管理整體工作人員積極性不高，敷衍了事、象征性完成任務(wù)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，檔案管理效率低下［3］。(2)檔案管理體制落后。醫(yī)院管理制度不斷創(chuàng)新變革，但對(duì)檔案管理一項(xiàng)往往沿用先前的管理制度，創(chuàng)新度不夠。多數(shù)醫(yī)院在制定檔案管理制度時(shí)只是根據(jù)自身情況定制，并沒(méi)有參照科學(xué)的管理方法，也沒(méi)有對(duì)檔案管理的具體內(nèi)容作相關(guān)規(guī)定，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理模式。(3)檔案缺失嚴(yán)重。醫(yī)院房間資源有限，檔案管理室往往因?yàn)獒t(yī)院工作需要被壓縮空間，造成檔案管理工作受限，給檔案的收集、歸置造成一定困難。再者，部分醫(yī)院檔案管理工作仍以人工為主，缺乏科學(xué)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，造成檔案管理效率低、錯(cuò)誤率高、檔案缺失嚴(yán)重的情況［4］。(4)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。目前醫(yī)院檔案管理人員多為兼職人員，并沒(méi)有專門負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員，加上崗位人員流動(dòng)性大，工作頻繁調(diào)動(dòng)，新入職的人員對(duì)檔案工作不熟悉，對(duì)檔案收集、整理、歸檔流程把控不牢，檔案管理效果較差。另外整體檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)一般，學(xué)歷水平較低，專業(yè)知識(shí)與崗位需求不符或較難適應(yīng)，難以達(dá)到檔案管理規(guī)范化的要求。(5)檔案利用率較低。首先要明確檔案管理的目的就是為了保證醫(yī)院的資源、信息能有持續(xù)的傳承，盡最大發(fā)揮檔案的價(jià)值，以期為臨床提供更多可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。但是一直以來(lái)醫(yī)院重視醫(yī)療建設(shè)，忽視其他方面的后勤服務(wù)，并沒(méi)有把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期重點(diǎn)工作來(lái)抓，不能保證醫(yī)院檔案的連續(xù)型、完整性，自然檔案的利用價(jià)值大打折扣［5］。

3醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

(1)加快建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。以往的檔案管理模式多為松散、無(wú)序，醫(yī)院今后要進(jìn)一步健全檔案管理部門，采取集中管理方式，將檔案管理環(huán)節(jié)中的歸檔、保管、節(jié)約、保密、銷毀等規(guī)范化、制度化。將檔案管理納入管理者績(jī)效考核當(dāng)中，落實(shí)管理者責(zé)任制度，促使每個(gè)科室領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確各人員職責(zé)。(2)加強(qiáng)管理人員檔案法的學(xué)習(xí)。對(duì)于醫(yī)院管理者來(lái)說(shuō)，必須加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)的觀念，以會(huì)議紀(jì)要的形式經(jīng)常性給予各科室強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，給檔案管理從業(yè)者支持。檔案管理從業(yè)人員要加強(qiáng)檔案法學(xué)習(xí)，牢固樹(shù)立正確崗位責(zé)任意識(shí)，全面掌握崗位工作內(nèi)容，在具體工作時(shí)要耐心細(xì)致，不可大意疏忽，造成醫(yī)院重要記錄的丟失［5］。(3)改變傳統(tǒng)陳舊觀念，加強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)利用。檔案管理工作最終是要實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分開(kāi)發(fā)和利用，在實(shí)際檔案管理工作中，從業(yè)者要時(shí)刻牢記這一思想，堅(jiān)持將服務(wù)作為工作核心，努力在實(shí)際工作中踐行。擴(kuò)大獲取資源信息來(lái)源，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)信息資源，提升醫(yī)院整體經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院可組織符合實(shí)際情況的編研活動(dòng)，可對(duì)檔案信息進(jìn)行較深層次的研究開(kāi)發(fā)，可實(shí)現(xiàn)信息多元化、立體化，為檔案信息的再次使用提供更為便捷的服務(wù)。(4)增大檔案管理資金投入，完善硬件基礎(chǔ)建設(shè)。在各種相關(guān)法律法規(guī)前提下，結(jié)合醫(yī)院自身情況，在條件允許下為檔案管理設(shè)立檔案庫(kù)房，并配齊安保設(shè)施，防止不安全事件的發(fā)生;打造醫(yī)院檔案信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享化，為此，醫(yī)院應(yīng)著力做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，如軟硬件設(shè)施齊全，配備各種現(xiàn)代化儀器設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等將醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，在這種網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)上，檔案信息可以無(wú)障礙共享，實(shí)現(xiàn)信息利用的最大化;盡量減少人工重復(fù)性勞動(dòng)，避免人力資源浪費(fèi)，可引進(jìn)檔案掃描系統(tǒng)，提高檔案錄入效率;利用局域網(wǎng)共享的特點(diǎn)，將檔案信息整理后錄入局域網(wǎng)，方便人們?cè)趯ふ倚畔r(shí)只需要按照自己需求輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就可以搜尋到，效率得到顯著提升，同時(shí)有利于壓縮檔案所占空間［6］。(5)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)層次。檔案管理工作質(zhì)量的高低在主體上取決于檔案管理人員，一個(gè)具備較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員完全可以將檔案管理水平提升至較高的層次，反之則會(huì)對(duì)檔案管理工作造成阻礙，降低管理水平。醫(yī)院應(yīng)針對(duì)檔案管理工作開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，委派骨干人員赴外地學(xué)習(xí)優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，并對(duì)各管理人員的業(yè)務(wù)情況作考核選優(yōu)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。(6)需求更深層次的合作，積極調(diào)研。廣泛調(diào)研是醫(yī)院檔案管理工作獲取信息的重要渠道，同時(shí)也是判斷工作是否落實(shí)到位的重要途徑。醫(yī)院應(yīng)組織專門調(diào)研活動(dòng)，對(duì)臨床一線的實(shí)際問(wèn)題作一一調(diào)研匯總，對(duì)每個(gè)科室的檔案信息有著全面的把握，并制定出具體要求標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作在開(kāi)展時(shí)有針對(duì)性、目的性，便于獲取有價(jià)值的信息資料。繼續(xù)開(kāi)展編制工作，擴(kuò)大檢索形式，保證全方位、多元化的提供信息服務(wù)［7］。

4結(jié)語(yǔ)

在新醫(yī)改大背景下，醫(yī)院發(fā)展面臨更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，這需要醫(yī)院轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，要面向現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的各種新興事物，學(xué)會(huì)開(kāi)放、包容的心態(tài)，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)、新思想，引進(jìn)現(xiàn)代化管理方式，將傳統(tǒng)管理手段向信息化、自動(dòng)化、電子化轉(zhuǎn)變，加大培養(yǎng)高素質(zhì)人才力度，堅(jiān)持服務(wù)理念，為醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)提供更大的貢獻(xiàn)，共同推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。

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作者:張剛剛 單位:杭州市下沙醫(yī)院