新醫改下醫院檔案管理的問題及策略

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本文針對新醫改背景下的醫院檔案管理工作，總結目前存在的問題及其處理措施，以供參考。檔案管理是醫院管理工作的重要一環，其所管理的檔案能夠記錄醫院的發展歷程，也為醫院有關決策提供真實可靠的參考依據，作用十分顯著。在新醫改背景下，醫院檔案管理要更加注重檔案管理的兩重性———檔案形式和管理形式，更加科學規范檔案管理工作［1］。但是在實際情況中檔案粗放式管理現象仍然十分嚴重，因此，在實現醫院現代化發展的路途上必須加強醫院檔案管理工作，為醫院標準化建設發展奠定良好基礎。本文針對新醫改下醫院檔案管理工作中存在的問題及其對策一一研究探討。

1簡述醫院檔案管理工作

醫院檔案具有多種形式，如書面材料、電子數據、影像資料等，可記錄醫院發展建設各個方面的信息。根據檔案管理內容分類，有醫療檔案管理和后勤檔案管理兩類。醫療檔案管理主要為醫院醫療日常工作的記錄資料。后勤檔案管理為醫院其他后勤服務方面的資料，如綠化、水電氣等［2］。

2檔案管理存在問題

(1)檔案管理者管理意識淡薄。醫院普遍存在檔案管理工作重視不夠的通病，管理理念陳舊，檔案管理整體工作人員積極性不高，敷衍了事、象征性完成任務的現象時有發生，檔案管理效率低下［3］。(2)檔案管理體制落后。醫院管理制度不斷創新變革，但對檔案管理一項往往沿用先前的管理制度，創新度不夠。多數醫院在制定檔案管理制度時只是根據自身情況定制，并沒有參照科學的管理方法，也沒有對檔案管理的具體內容作相關規定，沒有形成統一的管理模式。(3)檔案缺失嚴重。醫院房間資源有限，檔案管理室往往因為醫院工作需要被壓縮空間，造成檔案管理工作受限，給檔案的收集、歸置造成一定困難。再者，部分醫院檔案管理工作仍以人工為主，缺乏科學先進的計算機技術，造成檔案管理效率低、錯誤率高、檔案缺失嚴重的情況［4］。(4)檔案管理人員業務素質不高。目前醫院檔案管理人員多為兼職人員，并沒有專門負責管理檔案的工作人員，加上崗位人員流動性大，工作頻繁調動，新入職的人員對檔案工作不熟悉，對檔案收集、整理、歸檔流程把控不牢，檔案管理效果較差。另外整體檔案管理人員業務素質一般，學歷水平較低，專業知識與崗位需求不符或較難適應，難以達到檔案管理規范化的要求。(5)檔案利用率較低。首先要明確檔案管理的目的就是為了保證醫院的資源、信息能有持續的傳承，盡最大發揮檔案的價值，以期為臨床提供更多可借鑒的經驗。但是一直以來醫院重視醫療建設，忽視其他方面的后勤服務，并沒有把檔案管理工作作為一項長期重點工作來抓，不能保證醫院檔案的連續型、完整性，自然檔案的利用價值大打折扣［5］。

3醫院檔案管理改進措施

(1)加快建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。以往的檔案管理模式多為松散、無序，醫院今后要進一步健全檔案管理部門，采取集中管理方式，將檔案管理環節中的歸檔、保管、節約、保密、銷毀等規范化、制度化。將檔案管理納入管理者績效考核當中，落實管理者責任制度，促使每個科室領導重視檔案管理工作，明確各人員職責。(2)加強管理人員檔案法的學習。對于醫院管理者來說，必須加強檔案管理的意識，加強學習檔案管理法律法規的觀念，以會議紀要的形式經常性給予各科室強調檔案管理的重要性，給檔案管理從業者支持。檔案管理從業人員要加強檔案法學習，牢固樹立正確崗位責任意識，全面掌握崗位工作內容，在具體工作時要耐心細致，不可大意疏忽，造成醫院重要記錄的丟失［5］。(3)改變傳統陳舊觀念，加強檔案資源開發利用。檔案管理工作最終是要實現檔案資源的充分開發和利用，在實際檔案管理工作中，從業者要時刻牢記這一思想，堅持將服務作為工作核心，努力在實際工作中踐行。擴大獲取資源信息來源，進一步開發信息資源，提升醫院整體經濟效益。醫院可組織符合實際情況的編研活動，可對檔案信息進行較深層次的研究開發，可實現信息多元化、立體化，為檔案信息的再次使用提供更為便捷的服務。(4)增大檔案管理資金投入，完善硬件基礎建設。在各種相關法律法規前提下，結合醫院自身情況，在條件允許下為檔案管理設立檔案庫房，并配齊安保設施，防止不安全事件的發生;打造醫院檔案信息化，實現檔案資源共享化，為此，醫院應著力做好基礎設施的建設，如軟硬件設施齊全，配備各種現代化儀器設備，利用計算機、掃描儀等將醫院檔案工作實現網絡化辦公，在這種網絡化平臺上，檔案信息可以無障礙共享，實現信息利用的最大化;盡量減少人工重復性勞動，避免人力資源浪費，可引進檔案掃描系統，提高檔案錄入效率;利用局域網共享的特點，將檔案信息整理后錄入局域網，方便人們在尋找信息時只需要按照自己需求輸入相關關鍵詞就可以搜尋到，效率得到顯著提升，同時有利于壓縮檔案所占空間［6］。(5)提高檔案管理人員業務素質和知識層次。檔案管理工作質量的高低在主體上取決于檔案管理人員，一個具備較高業務素質的檔案管理人員完全可以將檔案管理水平提升至較高的層次，反之則會對檔案管理工作造成阻礙，降低管理水平。醫院應針對檔案管理工作開展業務能力培訓，委派骨干人員赴外地學習優秀經驗，定期開展業務經驗交流會，并對各管理人員的業務情況作考核選優，打造一支高素質的檔案管理隊伍。(6)需求更深層次的合作，積極調研。廣泛調研是醫院檔案管理工作獲取信息的重要渠道，同時也是判斷工作是否落實到位的重要途徑。醫院應組織專門調研活動，對臨床一線的實際問題作一一調研匯總，對每個科室的檔案信息有著全面的把握，并制定出具體要求標準，使得檔案管理工作在開展時有針對性、目的性，便于獲取有價值的信息資料。繼續開展編制工作，擴大檢索形式，保證全方位、多元化的提供信息服務［7］。

4結語

在新醫改大背景下，醫院發展面臨更多的挑戰和機遇，這需要醫院轉變傳統管理理念，要面向現代化醫療事業的各種新興事物，學會開放、包容的心態，積極學習新技術、新思想，引進現代化管理方式，將傳統管理手段向信息化、自動化、電子化轉變，加大培養高素質人才力度，堅持服務理念，為醫院的醫療事業提供更大的貢獻，共同推動醫院現代化建設。

參考文獻：

［1］熊梅．新時期如何加強醫院檔案管理與病案管理的對策分析［J］．世界最新醫學信息文摘，2015，23(A3):120－122．

［2］生國棟．探究新醫改下醫院檔案管理的改進措施［J］．中國衛生標準管理，2015，12(6):110－112．

［3］彭冬云．加強檔案信息化建設，提高醫院檔案管理工作水平［J］．中國藥物經濟學，2015，9(S2):56－57．

［4］張愛曾．新醫改下醫院檔案管理的改進方法分析［J］．中國農村衛生，2015，7(6):68－69．

［5］李玉紅．探究新醫改下醫院檔案管理的改進策略［J］．大家健康(學術版)，2015，5(3):281－282．

［6］于璽文，徐夢楠．新醫改下醫院檔案管理的改進方法［J］．科技展望，2015，9(15):213－214．

［7］張軼森，杜鵬飛．論新醫改下醫院檔案管理的改進方法［J］．數字化用戶，2013，4(36):104－105．

作者:張剛剛 單位:杭州市下沙醫院