辦公自動化中信息傳輸技術研究

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辦公自動化的實現大大提高了人們的辦公效率和辦公質量，進而間接促進了社會經濟的發展。而作為辦公自動化中的重要技術之一，計算機信息傳輸技術的應用主要體現在無紙化辦公、即時通訊、電子郵件收送、網絡視頻會議及無網遠距離信息傳輸等幾個方面。本文主要針對計算機信息傳輸技術在辦公自動化的應用進行了探討。人類社會自進入21世紀以來，先后研究和發展出了計算機技術、網絡技術、信息技術等高新技術，從而改變了整個世界。古有烽火狼煙、飛鴿傳書，近現代有電話和傳真，人們的通訊手段是一點點進步和發展的，而現在依托于計算機信息傳輸技術的通訊方式，正是我們這一代人目前最為先進的通訊手段。有了這樣的手段，不僅僅方便了人與人之間的相互溝通與交流，更大大方便了人們的日常工作辦公。利用計算機信息傳輸技術，可以有效實現辦公自動化，從而顯著提高辦公效率和辦公質量，避免因通訊困難而造成的時間和精力浪費。以下就聯系實際來談談計算機信息傳輸技術在辦公自動化的應用，僅作拋磚引玉之用。

一、計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的應用意義

現代社會是一個快節奏的社會，特別是在由鋼筋水泥鑄成的城市當中，各行各業都在追求高效率，這樣才能夠跟得上城市的發展節奏。所以，現代人為了提高辦公效率，而研發出了辦公自動化系統，這使得過去一些比較繁瑣、耗時、費力的辦公程序變得十分輕松簡單。辦公自動化的實現，自然離不開各類高新技術，計算機信息傳輸技術就是其中之一。借助于計算機信息傳輸技術，可以實現無紙化辦公、即時通訊、電子郵件收送、網絡視頻會議及無網遠距離信息傳輸等，從而進一步增加了辦公自動化系統的主動性。因此可以說，計算機信息傳輸技術的應用是辦公自動化系統高效穩定運行的重要保障。

二、計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的主要應用

(一)利用計算機信息傳輸技術實現無紙化辦公

以往人們在辦公過程中，無論是記錄信息還是傳遞信息，都需要運用到大量的紙張，這顯然存在著三點缺陷:一是紙張記錄和傳遞信息的效率較低，從而影響了整體辦公效率;二是紙張本身的壽命是有限的，時間一久容易損壞，且不易保存;三是大量使用紙張不符合現代低碳節能和綠色環保的要求。而在應用了計算機信息傳輸技術之后，人們實現了無紙化辦公，從而既顯著方便了信息記錄和傳遞、提高了信息傳遞效率，又增加了文件的存儲和保存期限，更有利于節能環保。所以，無論從哪方面來看，依托于計算機信息傳輸技術而實現的無紙化辦公，都是現代辦公自動化的必然需求。

(二)利用計算機信息傳輸技術實現即時通訊

自從計算機技術、網絡技術、信息技術等高新技術發展以來，QQ、微信等即時通訊工具在人們的生活、學習和工作中越來越普及，現在幾乎人人都擁有自己的QQ和微信賬號。最初人們只是應用QQ和微信等來進行交友聊天和休閑娛樂，后來隨著辦公自動化需求的日益迫切，這些即時通訊工具也逐漸被應用到了辦公當中。現在人們不僅可以應用各種即時通訊工具聊天，還可以進行辦公協作及開展電子商務和企業客戶服務等工作。另外，近年來各大軟件開發公司還根據現代企業的辦公需求而研發出了一些專門用于辦公的即時通訊軟件，最典型的如釘釘，現在我國很多大型企業已經全體應用該軟件來進行辦公和通訊。通過這些即時通訊工具，不但可以實現多人遠程在線交流，還可以在一方離線狀態下進行留言和傳輸文件，十分方便。

(三)利用計算機信息傳輸技術實現電子郵件收送

在現代人辦公的過程中，收送電子郵件已經是一件很普遍的事情，而電子郵件功能的實現，也是依托于先進的計算機信息傳輸技術。電子郵件既可以一對一發送，也可以一對多群發，并且其可傳輸的內容不僅限于文檔和圖片，還可以對一些比較“大”的文件經壓縮后再上傳發送。

(四)利用計算機信息傳輸技術實現網絡視頻會議

眾所周知，在大部分企業當中，都經常需要開展各類工作會議，特別是對于一些擁有眾多分公司的大型企業而言，還需要定期組織分公司開展會議。不過，一般情況下分公司都分布在各個省份和地區，大家并不在一個地方，所以若想組織開展會議非常麻煩，以往都是由分公司派人前往總公司參與會議，這既耽誤時間，又會花費大量往返費用。而隨著計算機信息傳輸技術的應用，人們實現了網絡視頻會議，即只需要在網絡條件下，通過電腦、筆記本等終端，利用相關網絡視頻軟件就能夠進行面對面交流溝通。不過，就現狀來看，受軟硬件設施不夠完善等因素的限制，網絡視頻會議在我國企業中的應用尚不夠普及，但未來隨著相關技術的不斷進步，網絡視頻會議將會成為辦公自動化的主要發展趨勢。

(五)利用計算機信息傳輸技術實現無網遠距離信息傳輸

上面所說的種種計算機信息傳輸技術在辦公自動化中的應用，都必須要在網絡環境下才能夠實現，而在無網絡的條件下，也可以利用計算機信息傳輸技術來實現無網遠距離信息傳輸。例如，目前常用的BWV3．24F/D遠程通訊軟件，就可以提供在無網絡條件下的文件信息傳輸功能，并且其可供傳輸的文件類型也非常全面。

三、結語

綜上所述，計算機信息傳輸技術的應用是辦公自動化系統高效穩定運行的重要保障，無論是利用計算機信息傳輸技術實現無紙化辦公、即時通訊、電子郵件收送、網絡視頻會議還是無網遠距離信息傳輸，均充分體現出了計算機信息傳輸技術的優越性，因此未來我們應當要積極研究和開發更多的計算機信息傳輸技術應用，以進一步提高辦公自動化水平，提升辦公效率和辦公質量。

參考文獻:

［1］周麗麗．計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用［J］．科技與企業，2011(15)．

［2］吳小軍．計算機辦公自動化技術應用與研究［J］．電腦知識與技術，2012(05)．

作者:湯棣煒 單位:內蒙古交通職業技術學院