采購檔案管理的重要性大全11篇

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（一）采購檔案的含義

采購項目檔案應包括該項目的全部文件材料和記錄，真實、全面反映采購全過程，其中包括圖紙、效果圖、磁帶、光盤、磁盤等載體的各類文件材料，是煙草商業企業采購活動中形成的原始文件。

（二）采購檔案對行業的重要性

煙草企業檔案是行業改革和發展的真實記錄，是行業的寶貴財富，檔案管理工作更是企業整體工作的基礎性工作，是功在當代、利在千秋的事業。行業領導正是看到這點，才提出要緊緊圍繞煙草行業改革發展的中心任務，以服務大局為主題，以規范管理為核心，以職能建設為基礎，促進采購檔案管理工作邁上新臺階。

采購檔案管理工作更是強化內部管理、規范采購行為的一項非常重要的基礎性工作，是行業精益采購、陽光采購的最直接體現。從2008年行業開展“三項檢查”（工程投資、物資采購和宣傳促銷）以來，采購項目檔案就是個大專型檢查的重點和必查內容，這就要求采購項目檔案要具有可追溯性，采購過程是否遵循公開、公平、公正原則，是否體現陽光操作。

二、采購檔案管理工作的不足

從近年來行業組織開展的檢查情況看，煙草行業的采購工作在程序規范上有了很大的提高、檔案規范意識也明顯增強，但在實踐過程中采購項目檔案管理工作仍然存在一些問題。

（一）歸檔責任主體不明確

目前，煙草行業收集采購檔案的責任主體比較多，有采購經辦部門、下屬單位、招標機構等，各主體的標準不一、人員素質參差不齊，導致采購項目檔案管理存在極大差異。

（二）采購過程痕跡化資料不完整

近年來，煙草行業采購管理工作嚴格按照“應招盡招、真招實招”原則扎實推進，大多數的單位都是通過委托招標開展采購工作。招標機構只參與了招標工作的中間環節，對項目立項、決策和合同簽訂后的履約及驗收評價、結算等過程并無介入；采購經辦部門經歷了項目的全過程，但有些人員對采購檔案痕跡化資料收集、規范采購檔案的意識薄弱，從而造成采購項目檔案過程痕跡化資料收集歸檔不完整、不規范，導致檔案管理脫節。

（三）檔案信息化管理水平不高

信息技術的發展給采購檔案管理信息化工作的發展提供了完備的資源和技術保障。采購檔案信息化建設可以保證檔案的安全性外，同時還可以實現采購檔案信息的數字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網絡化。

正是為了適應社會信息化的要求，從2011年全國煙草行業“兩項工作”試點現場會召開以來，整個行業花費了大量的財力、物力、人力研發了煙草行業物資采購管理信息化系統，但是整個行業的使用情況和利用率比較低，信息化管理水平不夠高。

三、加強煙草行業采購項目檔案管理的完善對策

（一）充分認識行業采購檔案規范化管理的重要性

目前，煙草企業采購項目檔案管理不到位的現象與檔案管理人員意識薄弱、重視程度不夠有關。部分采購人認為采購工作已經委托公司，招標、評標過程的痕跡化資料有公司收集和整理，自身忽略了跟蹤和收集相關資料，而公司只保存了招標、評標過程的相關痕跡化資料，項目的立項審批、合同后續的驗收、結算、供應商評價等資料未及時收集或沒有收集。為有效解決這一問題，應該明確檔案收集整理主體、加強對采購項目檔案歸檔業務的監督和指導。

（二）建立采購檔案一項一卷歸檔制度

針對采購項目檔案規范化管理，于2014年年初，我們根據省公司的相關管理辦法，出臺了《宜賓市煙草專賣局（公司）采購項目檔案管理辦法》，明確五種采購方式的歸檔內容和具體要求。采購項目一項一卷資料應該包括采購計劃批復、采購立項審批、采購實施過程資料、合同審批、合同、驗收入庫資料、項目結算等相關痕跡化資料，整個采購過程的痕跡化資料不得涂改、偽造、變造、隱匿或者銷毀，按相關業務流程的時間邏輯順序進行整理，并裝訂歸檔。

（三）加強采購人員意識培訓

在明確歸檔責任主體后，要加強采購歸檔人員的業務培訓和收集歸檔意識培訓。作為采購項目檔案的歸檔整理經辦人員，要樹立牢固的責任意識，明確自己的工作范圍和職責，掌握檔案管理工作的基本常識，熟悉五種采購方式的歸檔要求。

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【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫療設備管理工作是一門科學性、技術性很強的學科，它涉及到機械、電子、醫學、微機、光學、核醫學及商貿、統計等各個學科，是一門融技術性與科學性于一體的新型邊緣學科。現代科學技術的高速發展，加快了醫療設備的升級換代。近幾年來，大量高、精、尖設備投入使用，為醫院創造了極大的社會效益與經濟效益，同時，也對保障人民健康和加快醫療衛生事業的發展發揮了重要作用。現在，越來越多的醫院領導開始認識到：現代化醫院醫療技術的重要標志之一，是醫院所擁有設備的技術水平和設備的管理水平。如何保證醫院醫療設備正常運行，減少故障和停機時間，提高設備的完好率，這是設備檔案管理工作的重要任務。

1、基層醫院醫療設備檔案管理的現狀

醫療設備檔案工作是醫療設備管理的一項經常性工作，它是醫院醫療設備正常運轉的重要保證和技術支持。在現實工作中，一些醫院的管理部門片面強調對設備的論證和采購環節，只重視設備的考察和引進，設備管理的職能部門對新設備僅僅重視安裝和驗收和調試環節，忽視對醫療設備的相關資料的保存和檔案管理。而醫院的現實情況是，醫療設備的檔案管理工作涉及到設備管理部門、檔案保管部門、設備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫院的具體管理中，三者的責任和分工常常不是十分明確。工作不協調，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發揮各部門職能。加之醫院管理部門如何協調三者的關系，缺乏行之有效的管理和監督手段。特別是醫療設備檔案管理存在的問題不容忽視，醫療設備的檔案管理系統更是薄弱環節。設備檔案管理缺乏完善的規章制度，各部門的分工不明確，工作不協調;操作流程不規范，主觀隨意性較強，缺乏有效監管等諸多問題遲遲未能很好解決。

由于對醫療設備檔案管理工作的意義和重要性認識不足，使得檔案資料管理缺乏科學性，具體表現為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調動時移交手續不清楚。檔案資料保管分散，沒有專人保管，導致檔案資料收集不全，甚至相當一部分資料分散于各科室或個別人員手中，收集困難，甚至發生資料丟失。借閱和歸還手續不嚴格，久借未歸檔的資料沒有及時催還;更深層次的問題是，相當一部分醫院缺乏經過職業培訓的檔案管理專業技術人員。

2、增強對醫療設備檔案工作重要性認識

醫療設備檔案是醫院對固定資產管理的重要憑證。醫療設備在一定的時間內，從開始購置到正常運行，直至最終報廢，有一個循環周期的使用過程。醫療設備檔案是指所產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種技術性和非技術性的載體資料。醫療設備檔案的主要價值，有著促進醫療水平可持續的發展，提高醫院的綜合管理優勢的作用[4]。

例如，在設備使用規劃中，醫療設備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫院主管領導的決策，合理配置醫療資源，防止貴重儀器閑置浪費、杜絕盲目引進和重復購置[5]。在設備采購及售后服務中，醫療設備檔案能夠提供具有法律依據的“合同書”，根據合同條款的約定，保障醫院的合法權益不受損害。在醫療設備日常運行中，醫療設備檔案能夠提供詳細的技術資料，為日常維護和故障檢修工作帶來極大的幫助，保證醫療設備的安全和穩定運行。在醫療設備報廢審核中，醫療設備檔案能夠提供真實的原始資料，發揮其功用，合理報廢資產，防止醫療資源浪費。真正把醫療設備的立項采購、基本情況、監測檢查、故障維修、日常維護、大型維修、報廢等情況真實地反映在設備檔案中。

所以，建立完整的醫療設備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發揮醫療設備檔案在醫療、教學、科研中的作用。為了保證醫療設備的正常運作，管好用好設備，在設備檔案具體管理中，要把醫療設備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監督醫療設備管理、跟蹤醫療設備服務、維護、維修醫療設備正常運轉的整個環節和全過程中。

統一思想認識，充分意識到醫療設備檔案的重要性之后，就應該給檔案管理工作提供必要的物質條件，引進檔案管理專業的技術人才，成立專職的設備檔案管理機構，制訂完善的規章制度，規范工作流程，明確醫療設備檔案相關人員的分工，加強協作，才能使醫療設備檔案管理工作高效運轉。

3、規范操作流程，完善醫療設備檔案管理

3.1 制訂切實可行的醫療設備檔案管理規章制度

成立由相關管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫療設備檔案管理小組”。它隸屬于醫療設備管理的職能部門，負責整個醫院的設備檔案管理工作，修訂、完善醫院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》和《病案管理規定》等相關法律，增進依法治檔的意識。設置醫療設備檔案專職崗位，應聘用檔案管理的專業技術人員，負責檔案管理的日常工作。設置兼職崗位，可由相關科室負責人和儀器設備主要使用者，在一定時間內負責所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實醫療設備的使用記錄，匯總后送交設備管理部門，經審核后移交到設備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫療設備檔案的歸檔范圍

歸檔內容由兩部分組成:設備采購過程產生的文件和設備使用過程形成的資料。①申請及采購過程所產生的文件：采購申請和論證、公開招投標書或采購合同、商務談判記錄、評標和開標文件、中標通知書、正式采購合同、售后服務協議、發票復印件(原件保存在財務檔案中)、標準配置的裝箱單、貨物運輸單據、安裝調試結果、驗收檢測證明、設備操作說明、維修技術資料，生產制造許可證、注冊登記證、銷售許可證。屬于嚴格監管的特種設備，還需要有政府部門出具的技術鑒定和使用許可。屬于衛生部、省衛生廳嚴格配置的大型設備，必須要有醫療設備配置的許可證。屬于進口的設備，特別是享受國家免稅政策的進出口設備，還需要有機電設備的進口證明、海關免稅證明、報關單憑證、外貿合同、質量保證書、發票憑證、商品檢驗報告、注冊許可證等。②設備使用過程形成的資料有：設備的使用登記、開機負荷累積量、消耗品類型及數量統計、操作規程、故障維修記錄、固定資產的經濟效益分析、使用率與完好率統計、醫療診斷的陽性檢出率、報廢申請與審批記錄等等。

3.3 積極創新設備檔案的整理方法

檔案經過初步簡單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態。只有經過科學地整理，系統地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規的整理過程是先按大類劃分并登記目錄，然后對每個類型進行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫療設備的檔案卷冊。對每份醫療設備文件進行編號，按規范對文件進行順序排列，最后編寫卷內目錄：序號、文件號、責任人、文件標題、日期、頁碼和備注。

查閱醫療設備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺醫療設備的卷內目錄，就可了解該設備的檔案具體明細表，為查閱者提供極大方便。當然，隨著計算機管理信息系統的普遍應用，紙質檔案轉化為電子檔案，醫療設備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創新[8]。例如，開發功能齊全的醫療設備檔案管理系統，建立醫療設備檔案數據庫，設計科學的檢索系統和針對不同需求的檢索工具，以適應差異化的信息需求;設計完善的統計分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識，接受新事物，才能適應新形勢的變化需要。

3.4 不斷拓展醫療設備檔案的應用領域

建立醫療設備檔案的工作目的和價值是廣泛被臨床醫務工作者應用，為醫院各項工作提供信息服務。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規范;同時更要求以認真、嚴謹、細致的工作作風，給醫療設備檔案使用者提供高效的服務。真正使醫療設備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫院管理決策部門了解最新動態及新技術的開展等方面，提供有重要價值的醫療信息[9]。因此進一步加強醫療設備檔案的科學管理，是醫院管理的重要標志，是促進醫院全面發展的必然要求。

結 語

醫療設備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續發展的基礎。檔案管理人員要不斷提高專業知識水平和工作責任心，以細致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現今信息時代要加強醫療設備檔案動態管理，及時收集和分析信息資源，充分發揮檔案信息的作用，為有計劃引進設備及合理選型提供科學依據，促進醫院管理工作的發展，推動醫療服務水平的提升，更好地為廣大群眾服務。

參考文獻：

[1] 黃瑞峰 淺談醫院醫療設備檔案管理工作的現狀與對策 醫療裝備 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.淺談醫療設備檔案的管理 .中國現代醫生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.醫療設備的檔案管理淺論 新西部 下半月,2007(12X):117.

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）07-242-02

筆者所在的湖北醫藥學院附屬太和醫院是一家大型綜合性三級甲等醫院，擁有床位3000多張，總資產10多個億，僅醫療設備總值就有近4個億之多。如此龐大的醫療設備資產，如何管好是擺在醫院管理者面前的問題。醫療設備檔案管理是管好醫療設備的基礎工作，只有做好醫療設備檔案管理才能實現管好醫療設備。筆者通過層層剖析，抽絲剝繭，分析困境，探討意義，踐行內容，最終探尋出加強醫療設備檔案管理工作的途徑和方法。

一、醫療設備檔案管理的困境

1.醫院領導重視程度不夠。對于能給醫院創造巨大經濟收益的醫療設備，歷來醫院在購置環節都投入了較大的精力，多方論證，談判降價，擇優購置，盡快到貨驗收使用發揮效能。但醫療設備購回后，使用情況如何，是否充分發揮效能，是否創造了最大的經濟效益，這一系列問題，往往會被醫院領導忽略，存在醫療設備中后期管理深度不夠，管理力度不足，管理重要性趨弱的狀況。而能夠真實反映醫療設備從購置到使用到維保直至處置等一系列生命周期全過程的醫療設備檔案資料也處在疏于管理的窘境。

2.醫療設備檔案管理意識淡薄。醫院的醫療設備檔案管理員多為兼職，很多使用者即為管理者，有時候甚至于設備有多少臺，管理員就有多少個，人員之多可見一斑。醫療設備檔案管理的難度在于，每一位醫療設備檔案管理員都肩負著醫療設備檔案生成、管理、歸檔的一系列職責，要做到每位非專業的醫療設備檔案管理員都對醫療設備的檔案管理職責了然于心，對醫療設備檔案管理工作盡職盡責本身就有很大的難度。非專業就必然有非專業的缺漏和弊病，非專業也成為醫療設備管理意識淡薄的客觀原因。

3.醫療設備資料分散，難于收集。醫療設備檔案資料存在于設備采購部門、醫學工程維修部門、設備存放的每一個臨床、醫技科室以及檔案部門，它以紙質、電子介質、圖片資料、影像資料等各種介質的形式存在。僅我院上萬元的醫療設備就有2000件之多，如此多的分散在醫院每個角落的醫療設備，使得醫療設備檔案資料的收集、管理面臨巨大的挑戰。

4.醫療設備檔案管理缺乏專業人員。醫療設備檔案管理從始至終僅在檔案部門配有專職的檔案管理員，其他環節均為兼職的檔案管理員。分布在設備購置、維修、使用環節的諸多兼職設備檔案管理員，沒有太多的檔案管理經驗，缺乏檔案管理專業知識，對于醫療設備檔案管理是有心無力，不知如何做好此項工作，不能按檔案管理要求較好的完成醫療設備檔案管理工作。

5.醫療設備檔案管理周期長，管理難度大。醫療設備從申購到使用、報廢、處置等一般需要5～10年，如此長的生命周期均是醫療設備檔案資料生成的過程。設備生命周期內產生的大量檔案資料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑戰性。

6.醫療設備檔案管理制度不健全。醫療設備檔案管理缺乏制度化、規范化、系統化的規章制度，是造成醫療設備檔案疏于管理，醫療設備管理出現疏漏的主要原因。沒有完善的規章制度，醫療設備檔案管理就無章可循，達不到醫院對醫療設備檔案管理的要求。

7.醫療設備檔案借閱使用效能沒有充分發揮。大多醫院僅將醫療設備檔案作為技術性資料收集歸類整理，進行保管。檔案管理的功能僅局限于為了滿足審計和上級主管部門檢查的需要。檔案借閱，借鑒作用、指導工作的功能沒有充分得到發揮。

二、醫療設備檔案管理的具體內容

醫療設備檔案管理按照檔案生成的時間分為：采購階段檔案管理、使用環節檔案管理、設備處置檔案管理。

1.采購階段檔案管理指醫療設備從申購始，到可行性論證、采購直至驗收止的一系列活動中產生的有關醫療設備的所有資料的收集歸檔管理。這些資料包括：經過審批的購置申請、設備采購小組論證得出的可行性論證報告、醫療設備招投標全過程的資料（招標公告、投標保證承諾書、投標書、投標單位簽到表、評委簽到表、招標記錄、中標通知書、中標公告等）、雙方簽訂的購銷合同、配置清單、貨物裝箱單、產品進口報關單、商檢報告（進口設備）、驗收報告、合格證、說明書、操作指南、培訓證明、設備安裝照片、安裝場地施工圖、水電暖線路圖、醫療設備構造線路圖、醫療設備技術參數、防雷檢測報告、操作人員資格證書等等。

2.使用環節檔案管理指醫療設備從投入使用開始到設備處置前所形成的一切資料的收集歸檔管理。這些資料包括：保養記錄本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、保養時間、保養內容、保養報告、處理結果、保養費用、保養技術人員簽字等）、維修登記本（內容：醫療設備名稱、規格型號、投入使用時間、放置地點、報修日期、故障原因、維修部件、維修周期、維修配件費用、維修人工費用、維修人員簽字等）、設備使用情況月報表（內容：設備名稱、規格型號、投入使用時間、日檢查人次、次檢查費用、操作人員簽字等）。

3.醫療設備處置檔案管理指醫療設備處置全過程所生成的檔案資料的收集歸檔管理。處置階段檔案資料包括：醫療設備報廢申請表（內容：醫療設備名稱、規格型號、購置時間、數量、價值、報廢原因、報廢日期、報廢技術鑒定、財務部門意見、設備科室意見、分管院領導意見、院長意見等）、國有資產處置（報廢）申請表、國有資產處置（有償轉讓）申請表、國有資產處置（無償轉讓）申請表等

以上醫療設備生成檔案資料的三個階段，內容多，范圍廣，時間跨度長，收集歸檔難度大。做為檔案管理者必須克服所有困難，提高醫療設備檔案管理水平，確保檔案管理資料的真實性、時效性、完整性和系統性。

三、如何提高醫療設備檔案管理水平

1.健全醫療設備檔案管理制度，做到有章可循。建立規范的醫療設備檔案管理辦法及規章制度，系統化、制度化的管理醫療設備檔案。《檔案法》規定， 檔案工作原則是統一領導、分級管理，醫院應按照設備檔案歸檔范圍和立卷歸檔制度及規范要求， 建立并完善設備檔案的保管、保密、借閱、統計、鑒定、銷毀等制度。有了健全的、完善的規章制度，才能規范我們的行為，才能有理有節地規范醫療設備檔案管理工作。

2.增強醫療設備檔案管理意識。醫療設備檔案管理工作是醫療設備管理的基礎，加強醫療設備檔案管理可以延長設備使用壽命，做到物盡其用，讓醫療設備發揮最大效能，創造最大的經濟效益，創造更大的社會價值。只有每位檔案管理員認識到這一點，才能明確醫療設備檔案管理的真正意義，從而增強醫療設備管理意識，克服“重購輕管”的思想，變被動管理為主動管理，形成持續、長久、良性的醫療設備檔案管理構架。

3.加大檔案管理人員培訓力度。醫療設備檔案管理的復雜性和特殊性，決定了大量的、非專業的、兼職的檔案管理員將要參與醫療設備的檔案管理。檔案管理是一項持續性、完整性、時效性、系統性的工作，對檔案管理員有著較高專業技術要求，如何使醫療設備檔案管理員的專業水平達到檔案管理的要求，這就需要通過邀請檔案管理專家開展一系列檔案培訓課程來實現，準確地說，開展檔案管理培訓課程是提高檔案管理員水平的最佳、最有效的途徑。與此同時也要發揮傳幫帶的作用。

4.抓好醫療設備檔案資料交接工作。建立《醫療設備檔案交接制度》，在醫療設備檔案管理員崗位變動的情況下，應及時就醫療設備檔案資料進行交接。檔案部門參與，列明移交的醫療設備檔案資料目錄，逐項清點，交接人員、監交人員三方簽字存檔。

5.充分發揮醫療設備檔案資料對工作的指導和借鑒作用。建立《醫療設備檔案借閱管理辦法》，積極鼓勵采購部門、使用科室、維修部門等相關部門借鑒醫療設備檔案資料指導工作。落實借閱審簽，歸還簽字制度，保證醫療設備檔案資料安全。

6.建立醫療設備檔案管理考核制度。建立《醫療設備檔案管理考核辦法》，就專、兼職醫療設備檔案管理員完成的檔案管理工作進行考核，工作表現突出的給予獎勵，違規則處罰，用制度管人，加快推動醫療設備檔案管理工作的前進步伐。

四、小結

總之，醫療設備檔案管理工作的重要性必須深入人心，只有人人重視，全員參與，每位檔案管理員都認真遵守《檔案法》，嚴格按《科學技術檔案工作條例》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等法律、法規、規章、標準要求實施檔案管理工作，上億元的國有醫療設備資產才能發揮最大效能，創造最大效益。同時，醫療設備檔案管理工作也應從我做起，從點滴做起，充分發揮醫療設備檔案對醫療設備采購、使用、維修、報廢等各環節的指導和借鑒作用，為管好醫療設備發揮應有的效能。

參考文獻：

1.谷紅梅.醫療設備檔案管理的改進措施.中國醫學裝備，2012（2）

2.賀琳.醫院醫療設備檔案存在問題的探討.中外醫療，2012（5）

3.張星黔.醫院醫療設備檔案管理的重要性.貴陽中醫學院學報，2013（1）

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院檔案管理中，病人信息資料檔案最為重要（成立專門的病案室進行管理）。政府招標采購檔案是醫院檔案的重要組成部分。但是，部分醫院近年來對于政府招標采購資料檔案的管理工作，還未引起足夠的重視。

醫院的檔案資料，包括基建工程檔案，大型設備檔案，藥品招標檔案，辦公設備招標檔案，等等。目前部分醫院只重視基建檔案，醫療設備檔案。對于藥品招標檔案和辦公設備檔案未引起重視。實際上，藥品招標采購是醫院招標工作的重頭戲。藥品采購支出是醫院支出的大部分。辦公設備支出雖然金額較少，但也是醫院執行政府集中采購工作政策的反映。資料是反映招標過程其公平、透明性的依據。有關資料整理歸檔后，可以作為以后工作的指導；它反映著醫院對政府招標采購工作執行力度。體現醫院執行政府招標采購政策的實際行動。

醫院的政府采購檔案資料管理存在一些問題：

醫院的檔案管理有其特殊性。醫院的政府招標采購檔案資料管理未能引起足夠的重視有具體的原因：一是醫院檔案資料多管理人員少，無法顧及所有檔案資料管理。比如藥品政府采購是藥劑部門操作。設備采購又分為醫療設備和后勤設備，由不同部門采購，部門多資料散，收集整理費時費力。二是目前尚未出臺國家統一的政府采購檔案管理規范，即使是地方政府部門政府采購檔案管理工作也滯后于政府采購活動。三是醫院采購部門重視采購活動而不重視檔案管理。四是沒有健全和執行政府采購檔案管理制度。致使不及時填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的工作。從而影響了醫院的政府招標采購檔案資料管理工作。

醫院的政府采購檔案管理有其重要性。

醫院的政府采購檔案資料是醫院全部檔案的組成部分，它同其他檔案一樣具有重要作用。

先舉個工作上的簡單例子：江門市中心醫院1997年與某跨國公司購買一臺大型設備，保修期限內一個配件多次維修，造成儀器時停時轉，不能正常工作。一過保修期，廠商工程師便將該配件換掉，零件費130萬元。我方多次查閱檔案，根據維修記錄資料確定是廠家產品質量問題，雙方經過多次商談，最后我方以廠家產品質量問題為由只須付65萬元零件費。一個檔案能為醫院節省了65萬元。

一個檔案能為醫院節省了65萬元，醫院的政府招標采購檔案資料將會起到更大的作用。

《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內容作了明確規定“采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴自理決定及其他文件、資料。”

采購活動記錄至少應當包括下列內容：

（一）采購項目類別、名稱；

（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；

（三）采購方式，采用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；

（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；

（五）評標標準及確定中標人的原因；

（六）廢標的原因；

（七）采用招標以外采購方式的相應記載。

通過公開、公平、公正地進行招標投標活動體現政府采購資金的使用效益提高。并促進廉政建設。招標采購檔案能系統、完整、真實地記載了政府招標采購活動的全過程。一方面為醫院保存提供真實可靠的原始資料，又可便于有關部門及管理組織對資料的備查，參考，利用。能為醫院建設服務發揮作用。

二、采購檔案是防范風險，減少法律責任的重要保證。符合規定的完善的政府采購檔案，不僅在規范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風險方面也將起到關鍵作用。目前質疑和投訴招標采購案件不斷涌現，政府采購檔案無疑為法律賦予的正當的采購權利予以保護。

采購檔案資料管理工作是要對采購檔案資料進行收集、整理、保管、利用、統計等。醫院的政府采購檔案是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購檔案，可以為醫院的政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛、制定相關管理措施等項工作提供客觀依據。

醫院的政府招標采購檔案資料管理可以強化內部管理，提高政府采購的工作質量。提高采購資源的使用效益，促進廉政建設，達到“公開、公平、公正”的目的。

醫院應加強政府采購檔案資料管理工作。設想：

醫院應建立健全政府招標采購檔案管理工作制度，明確職責分工。采購業務部門負責在執行政府招標采購項目過程中認真收集采購文件和記錄。負責項目的采購文件及記錄資料的真實性、有效性、完整性；檔案部門工作人員負責檔案的審核、歸檔、立卷、貯存管理。負責對醫院有關部門需要借閱事務。醫院可培訓檔案兼職人員，以及采購部門人員兼職管理政府采購檔案。按歸檔要求收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。檔案按照年度編號，卷內材料按政府采購工作流程順序排。從具體操作部門做起，加強內部管理，使醫院政府招標采購的檔案管理工作規范、科學、制度化。促進推動醫院的政府招標采購檔案資料管理。使醫院檔案管理工作更進一步提高。

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Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類號：TH71 文獻標識碼：A 文章編號

儀器設備檔案管理的重要性

近幾年來,大多數的檢測機構都把儀器設備檔案管理作為本單位檔案管理的一個重要部分,落實措施,重點加強環節管理,使儀器設備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設備的正常運作，管好用好儀器設備，在儀器設備檔案具體管理中，要把儀器設備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設備檔案管理真正地融入監督管理、服務管理、維修管理的整個環節和全部過程。加強計量器具檔案管理,有利于掌握儀器設備運行狀況,有利于設備檔案資料保管的完整性和為儀器設備的及時維修提供依據。加強計量器具檔案管理是現代化質檢中心管理的需要。管理好儀器的設備檔案可發揮一定的管理效果和社會效益。

二、儀器設備資料檔案的作用

1. 有利于發揮檔案信息在計劃和采購環節中的調控作用

完整的檔案信息既能反映該設備使用狀況，也是相關單位制訂和審核設備采購計劃的重要依據。規范檔案信息有助于全面系統地反饋該設備各項性能指標、完好率、利用率以及售后服務水平等情況，這些信息將為今后的設備采購和管理提供指導性意見。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實可行的采購計劃。采購前，完善的設備檔案管理制度可將不合格的設備，或者不講誠信的生產廠家拒之門外。

2、有利于提升人員素質

目前，國內公開發行的與儀器設備相關的雜志較多，而一般單位因資金和訂購重點的關系，往往僅能訂有限的幾種專業雜志。而建立儀器設備檔案必然要訂購相應的材料，儀器設備管理人員和工程技術人員通過閱讀和學習這些資料，可以及時的了解國內外儀器設備發展的最新動態、先進技術、管理經驗以及最新產品。工程技術人員可以通過雜志刊登的一些系列專題講座較系統的掌握各類儀器設備的結構、工作原理，這是除儀器設備培訓外的唯一的途徑；工程技術人員還可以通過專業雜志的維修事例分析和故障排除經驗的學習，來不斷提高分析、排除故障的能力。同時還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務管理

儀器設備檔案是提高技術水平和保證工作質量的重要工具。現代化發展必須擁有與其功能業務相適應的儀器設備，但如何管好用好儀器設備，提高儀器設備的有效使用率，減少儀器設備突發故障和開機率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設備科技檔案，特別是通過儀器設備的使用記載，查閱設備的技術狀況――完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關維修部門及時進行儀器設備維修，可以根據其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少修理費用，減少儀器設備對人身的傷殘。管好用好儀器設備檔案，能充分發揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質量和技術水平，主動、及時、準確地為應用于服務當中，為搞好服務管理給領導決策提供有效憑證。另外，儀器設備檔案還有利于各方開展儀器設備的使用效益分析，通過效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設備運行狀態，開發儀器設備的新功能，盡量擴大儀器設備的服務范圍，提高設備的利用價值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內容要全面

(1)儀器設備購置階段。

儀器設備購置階段形成的資料有：設備的購置計劃、購置申請書、購置批準書、各廠家的報價單、設備購置技術論證結論材料（選中廠家的原因、生產廠家的資質和計量認證材料）、訂購合同、發票單據等。

（2）設備開箱驗收階段。

設備開箱驗收階段形成的文件資料有：（1）設備開箱驗收記錄、裝箱單、出廠檢定證書、出廠合格證書、保修單、設備結構原理圖、線路圖、使用說明書、設備的影（音）資料等所有隨機文件和隨機配件；（2）設備安裝調試記錄（應雙方或三方簽字認可）和移交接收記錄。（3）設備使用階段。

設備使用階段形成的資料有：a設備履歷書（包括設備的編號、類型、名稱、型號、規格、生產廠家、價格、設備的技術狀況、開箱驗收階段形成的文件資料目錄、驗收結論、操作規程、開始使用日期）；b檢定證書；c設備啟用評估資料；d啟用申請；e使用記錄；f保養、檢修、檢查記錄；g功能開發和技術改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設備報廢處理階段。

設備報廢處理階段形成的資料有：設備報廢申請與審批材料、設備報廢處理資料等。

由于部分儀器設備從購置、驗收到使用可以有幾十年的時間，在這幾十年的時間里，需要一直不停地追蹤收集整個設備的使用、維護、檢修記錄等材料，所以在這個漫長的過程中，我們必須持之以恒地高質量、高標準地做好設備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準確性和系統性。

2、收集要及時

（1）對于外購設備在投入使用之后，應立即將設備申購、開箱驗收階段的相關資料以及設備的操作規程、檢定證書、設備啟用評估、啟用申請等相關資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對于設備的周期檢定證書、使用記錄、維修記錄、保養記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請等過程資料計量管理人員應及時交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規范

設備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設備儀器文件材料，必須完整、系統、真實地反映設備儀器從申購到報廢的全過程。對于同一生產廠家的相同型號的設備儀器應分開歸檔，嚴格落實“一機一檔一盒”的要求。

四、總結

儀器設備檔案管理是儀器設備管理中的一個重要組成部分，設備檔案是儀器設備管理的基礎，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設備管理中發揮應有的作用。

參考文獻：

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0302-01

一 在進行檔案管理現代化中出現的問題

1.檔案管理現代化的標準具有差異性與發展不平計算機的采購過程通常是不一樣的。經濟條件差的一些單位采購的計算機價格雖然實惠，但是性能比較，而且型號較老，操作起來很不方便，工作效率低。但是，另一些經濟寬裕的單位采購的計算機都是新型的高性能計算機，工作效率極高。

基于這些情況，因為計算機的型號性能等因素都不完全一樣，所以在使用的期間中的通用性也就達不到工作要求。因為這些原因，導致大多數的數據通常無法共享，同時就會缺乏一個全國性統一的標準檔案管理系統。因為對于檔案管理機構來說，部分單位使用檔案管理現代化設備的發展是很不完善，即使一些檔案管理單位已經引進了高性能計算機。但依舊還是有部分檔案管理單位是沒有計算機進行檔案管理。

2.普遍檔案管理人員對檔案管理現代化的認識是不深入的大部分基層檔案管理人員在平時的工作過程中還是按傳統的模式進行檔案管理的，檔案管理人員在工作過程中沒有對工作加以理解及工作的熟練等一些原因，但是在平時的工作過程中積累了一定的經驗，還是得到了較大的進步，

以致于大多數檔案管理人員覺得傳統的檔案管理模式已經非常先進，所以在心里覺得已經是檔案管理現代化的運用。有一些基層檔案管理人員對于檔案管理現代化雖然也不抵觸，但在對檔案管理現代化的認識上會出現問題，他們覺得檔案管理現代化無非就是采購一些先進的檔案管理系統，例如計算機，光盤，微縮機等等一些設備。

因此在真正的操作的過程中，有大部分的檔案管理人員就會由于缺少檔案管理現代化的培訓導致不會使用先進的檔案管理設備，所以在日常的檔案管理工作中先進的檔案管理設備就會被閑置下來，造成比較大程度上的損失。因此對于檔案管理單位來講也是沒能重視對于基層檔案管理人員必要的培訓工作，

很多基層檔案管理人員即使是認識到了檔案管理現代化的一些知識，希望能夠使用檔案管理現代化促使工作更加有效率，但最終還是因為工作上經驗以及專業知識的不足而無法很好地使用這些設備來進行檔案管理現代化的工作。

素質不達標，實現檔案管理現代化，是必須要有一支高層次、高素質的專業過硬的技術隊伍。所以這支隊伍在專業人才：計算機技術人才以及既掌握計算機技術、又熟悉編目這兩方面工作的通人才都非常缺乏，筆者認為，檔案人員不會計算機技術并不重要，重要的是很多檔案人員不懂計算機技術，既不愿學習相關知識。有各種原因：工作忙沒時間學，有的則害怕承擔風險，所以不敢大膽操作，以致于檔案人員素質達不到檔案管理現代化的標準條件

二 怎樣解決檔案管理現代化中的問題

1.對基層檔案管理人員作定期相關知識的培訓，主要是為了保障在進行設備采購后的檔案管理現代化的質量，正常情況下應該對基層檔案管理人員進行有關知識培訓。經過一系列的培訓可以使檔案管理人員名學，應該怎樣操作計算機來進行檔案管理的方法，與此同時也可以讓基層檔案管理人員。更好的明確檔案管理現代化的內涵以及意義，這樣就可以讓檔案管理人員的專業技術得已提升。

2.所以在進行的培訓過程中也可以讓基層檔案管理人員做一些實踐活動，通過所做的實踐活動可以讓檔案管理人員，充分地明確在實際的檔案管理過程中該怎樣進行，同時可以在使用計算機進行檔案管理過程中，出現的各種問題和情況做初步的了解，這樣也可以確保基層檔案管理人員在日常的工作中。更好的運用檔案管理現代化設備開展工作。加強對部分不接受使用檔案管理現代化的檔案管理人員進行引導。

3.盡量做到讓每個檔案管理人員都可以充分了解到，檔案管理現代化是有利于檔案管理工作的重要意義。并且利用定期培訓的方法，也有助于基層檔案管理人員快速的明白，在實際的工作過程中應該怎樣去提高工作效率，針對一些在日常工作過程中經常出現的問題。有必要對基層檔案管理人員及時提出，可以解決基層檔案管理人員在工作過程中將會遇到的各式各樣問題，所以在工作中應當把這些問題加以注意，防止問題的發生。并且對基層檔案管理人員要做些有關檔案管理重要性的宣教。

4.是一項社會技能。在檔案管理現代化工作中，我們不能認為計算機就是檔案工作的輔助系統，計算機是檔案事業的重要組成部分。有專家指出：當今時代“對于個人來說，用和不用電腦只是興趣愛好問題，但是對一個企業而言，就是成敗的關健，對一個國家而言，就關系到國家的興衰”，對于檔案界而言，用計算機和不用計算機就是影響到文化的問題。面對出現的新問題，我們一定要考慮檔案管理的傳統模式。

5.適應檔案管理的現代化。假如我們不了解形勢，轉變不了觀念，在信息技術高速發展的今天不聞不問，思維停留在昨天，要想檔案保持不丟不損狀態，勢必會落后于時代，被戴高樂稱為法國精神之父”的經濟學家讓?莫內有句至理名言：“現代化要先化人后化物”。就是說人的觀念現代化的確比物質條件現代化重要，這是發人深省的。

6.綜合以上情況可以看出，計算機在檔案方面的運用，雖然檔案管理現代化已得到了初步成功。但仍然有問題存在，要利用有效措施加以解決。檔案管理現代化必要性、重要性的認識，在人類跨入21世紀的今天，已經邁進了快速的信息時代，成為信息時代基礎技術的計算機技術是人們的生活和工作方法。計算機的作用已不再是一臺工具，計算機是一種工作方式，一種文化（稱為計算機文化）。

三、1.促進檔案實現檔案管理現代化的途徑

我國檔案管理事業的發展以及檔案管理現代化的重要依據是檔案科學究技術的發展，我們一定要加強檔案科研研究，為檔案管理現代化提供最新的技術幫助，確保現代化進程的順利推進。

2.數據準備必須充分

檔案管理工作中，數據準備是為檔案管理現代化提供重要數據基礎的。檔案管理人員在分析、加工、整理、提煉中，要進行合理安排，確保工作的順利進行。尤其是在大難著錄以及標引環節，不能掉以輕心，要特別的認真，因為這是檢驗我們平時編目與分類基礎工作是否扎實的關鍵體現。

3.研制適用的管理系統

為了實現檔案管理現代化，我們一定要從實際出發，選定一套適合本單位的管理系統，這套系統要便于升級、簡單易懂、適應各種機型，并且要具備一定的拓展功能。具有良好的兼容性，可以很好的與其他單位的系統進行數據交換，達到資源共享。

提高檔案管理人員的現代化綜合素質。要想檔案管理現代化的實現，擁有一批合格的技術人員尤為關鍵，以致對新時期檔案管理人員就會有更高的要求，我們在高校的檔案管理專業就要努力培養學生的計算機技能，由最基層抓起，在工作單位對在崗員工進行系統的培訓，要讓檔案管理人員認識到掌握計算機技能的重要性。雙管齊下，快速建立和培養出一支符合現代化管理的專業人才隊伍。

結束：堅持科學管理，堅持走標準化、規范化道路。當前檔案管理現代化中存在的重復開發、標準不統一等問題，要加強對檔案計算機管理的總體規劃，制定檔案現代化管理的大體方針，集中技術能量聯合攻關，加強各單位之間的交流、推廣，防止低水平的重復勞動。對于國家已有標準的，要執行國家標準，還有國家標準的參照執行國際標準。向國際標準看齊，既提高我國檔案工作標準化水平，又是標準國際化發展的必然趨勢。

參考文獻

篇（7）

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

設備檔案管理在輸油站中極其重要，也是設備管理的基礎，管理的好壞直接影響輸油站的管理水平和經濟效益，是保障輸油生產的重要依據。

1輸油站設備檔案管理的必要性

輸油站的檔案管理工作是保障輸油安全生產的基礎和前提，建立設備檔案管理是提高輸油設備的利用率，給輸油站管理提供及時、準確依據，便于更好的為輸油站服務，在設備的大修、突發事件的管理中利用率很高。

檔案管理的目的就是為生產、生活服務的，是為領導決策提供及時、準確的科學依據的，是為了更好的保護企業和個人的經濟利益不受損失的。所以設備檔案管理在日常收集、積累、整理、歸檔是首要的，把平時生產和生活過程中產生的文字、圖紙、照片采購過程中的發票、單據等具有參考價值的資料收集起來就形成了檔案，使其在工作中充分利用。通過查看設備檔案資料，根據維修記錄對設備進行預防性維修，充分做好設備維修前的準備工作，以縮短停機時間，減少維修費用。減少事故隱患的發生。

2如何加強檔案管理

2.1建立完善的管理網絡

建立完善的管理網絡，廣泛深入的宣傳《檔案法》強化各級領導以及管理人員的依法治檔的意識，自覺接受法規的約束和監督，實行科室、站隊，操作人員的三級管理網絡定期召開有關人員會議，明確工作目標修訂和完善設備檔案管理制度。同時明確各職能專業工作管理目標和各自的崗位職責，并將設備檔案管理工作作為輸油目標管理責任制的一部分，納入站隊、班組目標考核。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養的同時，認真做好日常設備記錄，每半年將整理好的記錄上報給設備負責人，經核查后交檔案室存檔，形成有效的管理網絡。

2.2明確歸檔范圍

根據輸油設備的管理要求確定輸油設備檔案的歸檔范圍，不能盲目的收集，結合輸油生產實際狀況，明確輸油設備檔案的歸檔內容。輸油設備檔案主要有兩部分組成：①設備申購過程中形成的檔案，主要包括申購單、論證表﹙記錄﹚、購銷合同、協議書、發票、復印件、裝箱單、運輸單據、安裝調試及驗收報告、設備操作規程、全套隨機技術資料等。②設備運行過程中形成的檔案，主要包括設備的使用情況記錄、操作規程、維護保養記錄，每年的經濟效益分析、使用率與完好率統計等。這些資料一般按年度歸入設備檔案。

設備從申購到安裝使用，其相應的材料有設備人員做好檔案的收集整理工作，再移交檔案室，同時將有關材料打印下發到使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案管理的內容要求，使之配合檔案管理部門做好資料的歸檔和移交，并做好記錄。

2.3嚴格歸檔移交制度

檔案管理一定要做好銜接工作，尤其是輸油設備的原始資料要保管好，為以后的生產中維修、大修提供參考依據就，基層單位無法制約施工中原始檔案的歸檔制度，可是在日常生產中基層單位是檔案的利用者，所以一定要做好輸油檔案的移交工作，嚴格移交檔案管理制度，形成及時、準確、無誤、完備的工作作風，杜絕輸油設備檔案在移交中丟失、損壞等現象的發生，以保證輸油生產工作的順利進行。

2.4提高檔案管理人員的業務

科學的發展以及辦公條件的逐步升級，為了更好的適應信息技術的發展需求，培養輸油檔案管理人員多層次，多途徑的管理人才是檔案工作迎接信息技術革命的重要途徑，培養檔案管理人員廣博的知識，也是檔案管理工作的根本對策

3提高檔案的利用率

篇（8）

隨著臨床安全輸血工作社會化地位的日益提高,安全輸血工作越來越受到人們的重視，對采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質量管理規范》頒布實施，對采供血機構質量管理提出了規范性的要求，其中對采供血質量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測的原始記錄應至少保存10年，從獻血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過程工作提出了具體的質量記錄管理要求。由于記錄可以被證實特定的標準已采用，因此各環節中原始記錄是血液質量的客觀依據，是一個血站采供血工作過程的真實反映，是質量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規范性就愈加重要。

1 《血站質量管理規范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級各類人員資質信息 凡從事與血液質量有關崗位工作人員的教育經歷、培訓、再培訓證明、專業技術資格、崗位資質、特殊崗位培訓證明、與質量崗位操作相關的批準、授權等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質量記錄 凡涉及到獻血者獻血信息、血液采集、成分制備、血液檢測、血液發放、運輸、使用、傳染病管理等記錄均應納入歸檔管理范圍。

1.3質量控制記錄 各種血液產品、關鍵設備、環節、工藝衛生、環境、物料等質量抽檢記錄等檔案。

1.4質量管理記錄 質量文件、記錄控制、內部審核、管理評審、過程控制、質量改進及確認、差錯管理、預防糾正措施、顧客滿意調查等檔案。

1.5 基礎設施、設備、耗材管理檔案 設備采購、確認、使用、維護、維修、報廢，耗材采購信息、采購過程及驗證、測量監視設備計量檢定，庫房管理等檔案。

1.6 科研、開發、新技術應用等檔案 科研立項、階段管理、結題、評審、鑒定、應用等技術文件檔案。

1.7采供血數據統計信息 財務報表、采供血工作量、數據統計分析及財務分析等檔案。

2采供血機構檔案管理中存在的問題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質量管理規范》沒頒布實施前，采供血檔案管理的現狀：一是對采供血質量檔案管理地位和重要性認識不到位，檔案的系統化正規化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導致在出現需出示各種質量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導致敗訴）時才意識到檔案管理的重要性。二是業務科室人員往往更重視其崗位工作的實際操作而輕視對工作的記錄，導致工作無記錄、記錄不全、不規范，缺乏采供血全過程工作的有效證明；三是缺乏責任感和主動作為意識，認為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對采供血各環節和過程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環節脫節，檔案管理缺乏堅實整體的暢通的管理流程。四是對檔案的儲存、查閱、借閱、轉存、銷毀等監管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統一的規范標準

采供血專業機構由于其業務工作的特殊性，決定了檔案管理的獨特性。目前國家和有關部門尚沒有采供血方面檔案管理的專業規范標準，現有的機關或醫院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對歸檔文件及質量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無標準，很多過期檔案不能及時銷毀，導致庫房漲滿，占用本就有限的庫存空間，很難實現規范化、標準化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。《血站質量管理規范》提出對血液采集、檢測、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個寬泛的保存范圍，但對于采供血各工作環節產生的眾多質量記錄并未規定一個較清晰的歸檔標準，各單位依據各自對規范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時限，造成檔案管理的不規范。

2.3 缺乏高素質的檔案管理專業人才

目前許多采供血機構的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔任，專業知識匱乏；各業務科室多沒有指定的檔案管理員，多未受過檔案管理方面的培訓，造成檔案產生源頭管理不力的現狀。很多單位配備了專業的檔案專業管理人員，但又缺乏對采供血業務工作流程的充分了解，不了解業務工作和文件產生過程，以及文件之間的聯系，整理立卷工作難度大。對重復過程、科室間的業務交接、與本科室職能無關的參考性材料等，往往被重復歸檔或忽視歸檔，案卷質量也難以保證。

2.4 對待非紙質檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強

近年來，非紙質檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網絡的安全使用、采供血數據定期備份、雙機備份、異地備份，電子文件的管理等也應納入血站檔案管理的范圍，但目前對這類檔案的重視和管理還不到位、不規范，影響檔案的完整性。目前對采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過對檔案信息的統計、分析，在對檔案信息安全保存的基礎上，為人們的社會實踐、科學研究服務最大化的實現檔案信息的作用。

3加強血站檔案管理應采取的措施

3.1 提高認識，加強管理領導和監管

把檔案管理工作擺上采供血質量管理的重要位置，落實到各項業務活動的每個環節。單位領導、檔案管理人員和采供血一線的業務人員提高對檔案管理工作重要性的認識。采供血各科室、各環節、各過程都應納入檔案管理的系統工程，在各科室和有關人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實到實處。

3.2 結合采供血行業特點，依法規范檔案管理

貫徹《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的規范要求，結合采供血行業工作特點，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機構及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理；采供血機構或檔案管理部門應制定一套適合血站特點的檔案管理標準和規章制度，依照《中華人民共和國檔案法》和《血站質量管理規范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質量記錄在內所有工作部門和流程的質量管理體系，規范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規范。建議進一步擴大檔案管理的覆蓋面，注重基礎性檔案的管理，將檔案材料形成的各個環節納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強對不歸檔材料的管理，妥善處理和及時銷毀不歸檔材料；應結合采供血工作特點，理順各類記錄、檔案產生、交接、保存的源頭、過程及部門規律，使檔案管理體現行業特色，逐步實現檔案工作法制化、規范化、科學化。

3.3提高檔案人員綜合素質，提高檔案管理水平

努力創造多種培訓、學習機會，除提高檔案管理知識水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業務知識的提高，并且注重全員對檔案管理知識的普及和培訓，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級部門和過程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強化人人重視檔案意識，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現代化，提高檔案信息利用率

應借助網絡化管理的條件和優勢，實現采供血檔案的電子信息化管理，對非紙質檔案、尤其是計算機網絡形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進一步加強檔案信息的開發和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優質高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國衛生部.血站質量管理規范,2006.4.

篇（9）

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員管理觀念薄弱。目前企業管理人員還沒有認識到檔案管理對于企業發展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等方面都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能保證企業檔案資料的真實性和完整性，最終導致企業檔案管理工作的現代化建設不能很好地實施。

（二）企業檔案管理方式落后。當前，很多企業檔案管理一直采用的是傳統的管理方式，沒有將現代化信息技術和網絡技術融入進去，導致了管理方式落后，跟不上形勢的發展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

（三）相關制度體系不夠完善。從目前的情況來看，由于思想認知上的誤區以及對檔案管理的不重視，很多企業都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有設置和配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。

（四）檔案管理設施建設滯后。檔案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于企業管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環節，有的企業檔案室破舊，存儲環境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產生極大的威脅。甚至部分企業并沒有專門的檔案管理部門，現代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

二、完善企業檔案管理的對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念。充分重視企業檔案管理工作的重要性和價值，企業檔案具備潛在生產力，一旦其作用得到充分發揮就能為企業以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創新管理觀念，盡力開發企業檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務。

（二）建立完善的檔案信息系統，完善檔案管理方式。要想真正實現企業檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。

（三）加強企業檔案管理制度建設。首先，企業要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合企業檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規范，確保制度的嚴格落實，對于違反規定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高企業檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

（四）增加硬件投入，加快企業檔案信息數字化建設。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了企業檔案管理效果的發揮。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

三、加強企業檔案管理的必要性

（一）能夠為高速公路企業提供準確的數據。檔案資料能夠為企業各項工作的開展提供準確、真實的數據信息，并且為企業未來的發展服務。比如企業過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經驗。

（二）有利于檔案資源的進一步開發和利用。在我國體制改革不斷深入的現今，企業也面臨著嚴峻的挑戰，檔案管理工作作為企業管理的基礎環節，對促進企業人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發和利用，因此必須進行檔案管理創新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發檔案資源的利用價值，為企業的發展創造更多的效益。

（三）是時展的內在要求。當今時代是信息時代，也是知識經濟時代，知識資產作為企業的無形資產，開始在促進企業發展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產的一部分，真實記錄著企業不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時展需求的內在要求。

四、企業檔案工作創新之策

企業檔案工作的最大難點或阻力是不少企業主的檔案意識淡薄。所以，應該首先在檔案宣傳上下功夫，（下轉第118頁）（上接第138頁）尤其要總結企業檔案利用實例，對取得顯著效益的實例廣為宣傳，使他們充分認識檔案的價值和做好檔案工作的法定義務。其次應建立比較完善的企業檔案工作法律體系，并依靠這一體系，努力將企業檔案工作納入企業法人的自律行為，引導企業自覺運用檔案行政管理部門及有關行業部門的相關法律、法規、政策、標準來約束自己的檔案工作行為，從而使企業檔案工作與企業發展同步進行。

【參考文獻】

篇（10）

1 前言

行政事業單位的檔案管理工作如今變得日益重要，一方面其檔案記錄著單位成長的點點滴滴，其中包括行政事業單位在建立以來的每次改革與創新，另一方面反映了行政事業單位發展的各類議程和計劃，也是行政事業單位從過去尋求問題和經驗，避免再出現類似問題的經驗總結，對于檔案管理工作而言同時也需要照顧單位的秘密文件，在制度上防范這些重要文件的泄露，完善的數字化管理系統能夠以數字化的形式對檔案進行部分，這也對檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求，能夠熟悉掌握檔案管理電子系統，能夠對檔案管理工作進行定期檢查和分析，及時糾正工作中存在的錯誤，為檔案管理工作改革的發展指引出路。

2 行政事業單位檔案管理的現狀及問題

2.1 缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性認識

行政單位的人力資源管理長期以來的發展是遲緩的，特別是檔案管理往往只是被看作是對行政人員生平經歷的記錄，或只是資料的整理和抄寫工作，沒有看到檔案管理質量與行政部門整體效率之間的必然聯系，缺乏對檔案管理在人力資源管理重要性充分重視，所以也會造成了檔案管理工作的一些疏忽，比如檔案資料因為人為的失誤而流失，檔案管理體系的不完備，這給人力資源管理的改革Ю戳酥疃嗟南拗坪屠擾。一些行政單位甚至沒有設立專門的檔案管理的崗位，忽視了在檔案信息里充分挖掘人才的信息，沒能反映人力資源發展的具體狀況，也不利于對行政部門激勵機制的建設。

2.2 檔案管理的技術手段落后

數字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現了數字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。然而現實中檔案管理的技術手段落后的問題日益突出，一方面行政事業單位硬件投入不足、檔案管理人員沒有掌握現代化的管理技術，沒有進行專業數字化檔案管理的技能培訓，所以整體上看檔案管理的水平依然沒有取得長足的提高，往往檔案的登記和分類管理依然有過多的人為的痕跡，阻礙了人力資源檔案管理的發展和有效利用。

2.3 檔案分類管理體系的不完善

人力資源的檔案材料的管理的基本要求是“全面、客觀、完整、真實，能夠在滿足上述條件下反映一個人的生活經歷、發展歷史全貌，但是行政事業單位在實際管理過程中因為種種原因造成了原始材料的抽象和單一，并不能反映一個人的特色，這些不完整的檔案資料難以為事業單位選拔人才、使用人才提供有益的參考，也會影響到潛在人才的挖掘和應用。同時，在檔案分類管理的體系建設上不夠重視，使得人力資源內容的不完整和不規范，失去了統一性，其分類管理沒有機遇電子信息檔案管理系統，操作受到很大的人為要素干擾，使得其管理效率并不高。

3 加強行政事業單位檔案管理的對策

3.1 建立和完善標準化、科學規范的制度

行政事業單位檔案管理的改善首先需要制定統一、標準化、科學的檔案制度管理體系，這是加強行政事業單位檔案管理的基礎性工作，不僅能夠通過制定相應的工作管理制度和工作標準來規范檔案管理程序，同時也能提高檔案管理工作人員的積極性和責任感。能夠在檔案管理制度環節和工作程序上進行有效的監督，對于關鍵環節―檔案的保存、信息資料的流轉和管理的方法都能夠統一規定，標準化的工作流程能夠大大提高檔案管理辦事的效率，降低不必要的人力和物力的浪費。

3.2 加強數字化檔案管理的建設

縱觀二十年來我國檔案數字化的發展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數字化建設，但是因為資金的限制，數字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯網技術飛速發展的今天，檔案管理的網絡化建設依然缺乏統一的技術標準，使得跨區域的數據信息庫無法實現對接和共享，所以說我國檔案數字化工作依然還有很長的路要走。加強數字化檔案管理的建設一方面要形成有層次、有結構、有內容的網絡信息管理，實現檔案管理資料的數字化存儲，加大硬件和軟件方面的資金投入，比如“打印機、復印機、掃描儀、電腦”等，對檔案信息管理設立專門的監督部門，實施全程的掌控。

3.3 提高檔案管理人員的職業素質

現代科學技術發展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案管理部門將不只是一個實體機構，同時實現了存儲實體與虛體共存，另一方面數字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統的檔案管理的觀念，適應數字化檔案管理的發展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數字化管理工作的開展，實現人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。

檔案管理工作人員專業素質的培訓和職業道德的培訓是要同步進行的，檔案管理雖然有數字化的發展趨勢，終究還是依靠人完成的，所以行政事業單位的檔案管理雖然依然與工作人員的工作態度、工作能力和工作水平有著巨大的關聯。提高檔案管理工作人員的職業素質和水平需要制定完善的培訓管理辦法，加強崗位的培訓，同時引入專業的技術性人才，實現檔案管理新技術的轉型，提高行政事業單位檔案管理的升級以及工作效率的穩步提高。

4 結束語

綜上所述，我國行政事業單位的檔案管理工作的改進還有很長的路要走，總之科學、合理的檔案管理制度讓檔案管理工作更加標準化，完善的檔案管理制度下，管理人員的職權才會更加清晰、配合更加密切。因為檔案管理畢竟還是人來完成的工作，不可能完全托管給計算機，所以加強檔案管理人員的素質才是檔案管理持續發展的路徑，需要從根本上重視檔案管理，這是檔案管理工作改善的基礎性內容，為檔案管理提供持續發展的動力。

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醫療設備是醫院固定資產的重要組成部分，隨著醫療服務水平的提高，醫院醫療設備的數量不斷增加，相應的檔案管理工作也受到廣泛關注。積極推進醫療設備檔案管理工作的發展不僅有助于醫院加強固定資產管理，同時也能更好地服務于臨床工作，展現醫院的綜合管理能力。

一、醫院醫療設備檔案管理工作的重要性

醫療設備檔案管理是指從論證、申請、采購、安裝、驗收、應用、維修、保養、報廢等各個方面對醫療設備的檔案信息進行的全程跟蹤管理。醫療設備是醫院開展診斷與治療工作的基礎，在醫療設備全生命周期的管理過程中會產生大量的資料檔案，檔案管理工作也因此具有重要意義。

一方面，對醫療設備檔案管理本身就是醫院管理工作的組成部分。通過檔案信息的生成以及持續跟蹤，能夠及時掌握設備運行情況，提高設備的使用率，防止資源損耗。另一方面，醫療設備檔案信息與臨床工作有著緊密的關聯。大數據時代對數據信息的分析利用至關重要，醫療設備檔案信息的生成可以為醫院臨床工作提供參考，例如設備使用頻率、故障率等信息都是醫院合理布局醫療設備、制定采購計劃、進行設備更新的依據，同時也體現出醫院的醫療技術水平。

二、醫院醫療設備檔案管理工作存在的問題

第一，醫療設備檔案管理意識不強。對于醫療設備的管理，建檔是一項基礎工作，不僅要生成大量的檔案信息和相關文件，而且還要為今后的臨床工作提供參考。但是檔案管理并不直接創造經濟效益，醫院對醫療設備的檔案管理未能給予足夠的重視，很大程度上只是對設備購置時的靜態信息進行收集，后續的動態檔案信息生成則普遍缺乏。

第二，檔案管理制度不健全。醫療設備的采購成本高，設備使用周期長，且設備使用過程中要持續開展檔案管理工作，涉及多個部門的協同參與。但是在不少醫院中，由于缺乏嚴格的管理制度，醫療設備采購、管理、使用環節的檔案信息并不能及時生成，各部門對自身應承擔的責任缺乏清晰的認知，設備使用與檔案管理常發生脫節，另外相應的監督和考核制度也流于形式。

第三，信息化管理水平不高。對于醫療設備的檔案管理是一項系統性的工作，不僅設備采購、驗收需要建檔，后續的使用、維護、計量、降級、報廢等各個環節也要記錄在檔案中。由于檔案信息量大，單純依靠傳統的檔案管理方式已經不能滿足工作的要求。但是醫院檔案管理仍以手工為主，尤其是對持續生成的動態檔案信息跟蹤記錄不全，建立的信息化檔案較少。

第四，專業檔案管理人才不足。近年來隨著我國醫療衛生體制改革的深入，醫院綜合實力顯著提升，醫療設備更加先進，采購數量不斷增加，醫療設備的管理和使用也向著更加精準的方向發展。但是相應的醫療設備檔案管理工作還未跟上步伐，現有?n案管理人員往往是從其他部門調任，專業知識和能力儲備不足，難以對檔案信息的真實性、完整性做出判斷，檔案管理效率不高。

三、加強醫院醫療設備檔案管理的舉措

第一，深化對檔案管理工作的認識。國家衛生部和財政部對醫院醫療設備檔案管理工作提出了明確的要求，醫療設備在申請購置和使用過程中都必須做好相應的檔案管理工作。因此，醫院應當深刻領會相關工作精神，積極轉變思想，更新觀念，對醫療設備檔案管理工作給予充分的重視，明確檔案管理與醫院臨床治療和內部管理之間的密切關聯。同時醫院領導更要以身作則，在醫院內部開展相關的宣傳教育活動，使各科室人員認識到工作的重要性，樹立起全員意識。

第二，建立健全檔案管理制度。嚴格的制度是醫療設備檔案管理工作實施的基礎和保障，醫院應根據醫療市場和醫院發展的需要，制定嚴謹的檔案管理制度，明確檔案管理與使用人員的具體職責，形成崗位責任制，將醫療設備采購、使用、維護、保養、維修、報廢等各個環節的工作責任到人，并與相應的檔案信息生成工作對接，確保動態檔案的及時記錄。管理人員要注意檢查設備使用和維修過程中的檔案記錄，及時反饋給臨床科室參考。另外醫院還應對檔案管理工作給予監督和考評，從而增強檔案管理人員的責任意識。

第三，加強檔案管理信息化建設。近年來醫院采購的設備數量不斷增長，醫療設備的功能以及維護要求更加復雜，使用過程中生成的信息量大，積極開展檔案管理信息化建設成為當前的一項緊迫工作。信息化管理不僅有助于提高檔案管理效率，而且更利于保證檔案信息的完整性和可靠性，促進信息共享的實現。因此，醫院應建立功能強大的檔案管理信息系統，科學設計檔案信息的生成、更新、查詢、分析等功能，并結合不同部門的實際情況，設立相應的使用權限，以便于各部門在工作中隨時進行檔案信息的查詢和使用，發揮檔案信息的使用價值。