事業(yè)單位物資采購(gòu)成本控制探析

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近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位改革不斷深化，工作效率得到了明顯提升，但事業(yè)單位要可持續(xù)的發(fā)展，資金周轉(zhuǎn)是順利開(kāi)展工作的基本保障。因此物資采購(gòu)環(huán)節(jié)的成本有效控制成為事業(yè)單位物資管理水平的重要決定因素。我國(guó)于2014年制定并推行的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》要求事業(yè)單位必須通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制以有效提高物資管理水平。本文對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位物資采購(gòu)控制成本過(guò)程中的普遍性問(wèn)題進(jìn)行了解析，并提出利于節(jié)約事業(yè)單位開(kāi)支，提高工作效率的成本控制方案。

一、物資采購(gòu)成本控制的重要性

物資采購(gòu)成本主要包含原材料及其物流費(fèi)用，采購(gòu)人員管理費(fèi)等。事業(yè)單位在使用公共資源的過(guò)程當(dāng)中涉及大量公共資本，對(duì)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行成本控制，可以有效對(duì)單位內(nèi)部資金實(shí)現(xiàn)高效高能利用，保證單位資金順利運(yùn)轉(zhuǎn)、保證國(guó)有資金不浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)開(kāi)源節(jié)流的目標(biāo)，有助于有效控制目標(biāo)成本、確保預(yù)算任務(wù)的順利實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而提高資金的管理能力，優(yōu)化配置資金以及資源，將資產(chǎn)效能發(fā)揮至最大。

二、事業(yè)單位物資采購(gòu)成本控制中存在的問(wèn)題

（一）物資采購(gòu)重視不足

事業(yè)單位掌握和運(yùn)營(yíng)大量國(guó)有資產(chǎn)，單位的經(jīng)營(yíng)管理和行政管理體制繁雜。因此，物資采購(gòu)作為其內(nèi)部控制的單一因素經(jīng)常難以引起足夠重視，造成了諸多單位人員對(duì)物資采購(gòu)相關(guān)政策規(guī)定不熟悉不了解的情況，致使事業(yè)單位內(nèi)部控制流于形式，起不到應(yīng)有的監(jiān)督約束作用。為獲得采購(gòu)時(shí)間與程序上的便利性，某些單位在進(jìn)行物資采購(gòu)過(guò)程中，降低單筆采購(gòu)額，規(guī)避招投標(biāo)，拆解合同的情況時(shí)有發(fā)生。內(nèi)部單位沒(méi)有形成有效的制度體系和管理機(jī)制，管理漏洞較大。

（二）規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)能力不足

物資采購(gòu)工作繁雜，涉及多個(gè)部門(mén)和工作崗位，蘊(yùn)含著諸多風(fēng)險(xiǎn)。如道德風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)、信息不對(duì)稱(chēng)風(fēng)險(xiǎn)以及監(jiān)督缺失風(fēng)險(xiǎn)等。現(xiàn)階段，鮮有事業(yè)單位對(duì)各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)制定完善有效的預(yù)防及處理措施。事業(yè)單位采購(gòu)人員職業(yè)道德素質(zhì)評(píng)估，采購(gòu)權(quán)限約束較為缺乏。對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中弄虛作假、違規(guī)操作、以權(quán)謀私，出現(xiàn)陪標(biāo)、假標(biāo)的現(xiàn)象，缺少切實(shí)有效的長(zhǎng)效防范機(jī)制。由于物資采購(gòu)價(jià)格受市場(chǎng)供求關(guān)系影響比較大，物資預(yù)算價(jià)格與采購(gòu)時(shí)價(jià)格出現(xiàn)價(jià)格差，也就會(huì)產(chǎn)生市場(chǎng)預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)，可能造成采購(gòu)資金的損失。

（三）采購(gòu)規(guī)范機(jī)制不健全

《事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》未在事業(yè)單位深入貫徹落實(shí)，諸多單位沒(méi)有依照“規(guī)范”建立規(guī)范化物資采購(gòu)內(nèi)部控制制度，導(dǎo)致物資采購(gòu)工作缺乏制度規(guī)范。由于采購(gòu)實(shí)施細(xì)則和操作流程不規(guī)范，時(shí)常造成采購(gòu)人員在物資采購(gòu)工作中無(wú)章可依的狀況，降低了采購(gòu)效率。此外，在部分事業(yè)單位中各職能部門(mén)的責(zé)任不明確，管理部門(mén)、制度執(zhí)行部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏溝通，聯(lián)動(dòng)性不足。出現(xiàn)了有問(wèn)題相互推諉，有責(zé)任不愿意承擔(dān)的局面。同時(shí)，存在部分事業(yè)單位物資采購(gòu)績(jī)效考核流于形式，事業(yè)單位對(duì)采購(gòu)人員考核不重視，考核指標(biāo)不合理，不能激發(fā)采購(gòu)人員工作的積極性和主動(dòng)性。目前，事業(yè)單位對(duì)違規(guī)采購(gòu)行為的處罰也主要依靠經(jīng)濟(jì)手段，缺乏刑事責(zé)任追究，一定程度上片面縱容不合理的采購(gòu)行為。

三、如何加強(qiáng)成本控制以提高事業(yè)單位物資管理

（一）保證采購(gòu)計(jì)劃以及預(yù)算的完整性

在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，應(yīng)該從事業(yè)單位的實(shí)際情況出發(fā)，強(qiáng)制要求做好相應(yīng)的物資采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算，對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行合理性規(guī)劃，切實(shí)為采購(gòu)成本制定起約束條件。完善的物資采購(gòu)操作流程、強(qiáng)化采購(gòu)預(yù)算編制。編制要詳細(xì)合理，盡可能囊括采購(gòu)物資的種類(lèi)、單價(jià)、數(shù)量、型號(hào)、資金來(lái)源等要素。實(shí)際工作應(yīng)要對(duì)于單位內(nèi)的稀缺物資應(yīng)該記錄在案，以便進(jìn)行補(bǔ)給。其次要對(duì)采購(gòu)物資計(jì)劃作為事業(yè)單位組織政策的一種有效延伸，將其看作控制機(jī)制。為資金的有效利用提供一個(gè)重要的依據(jù)，確保所用的資金能夠得到合理的分配，而不會(huì)出現(xiàn)大幅度的波動(dòng)現(xiàn)象。再次，需加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的控制，令資金的使用效率得到最大化的分配，掌握每一筆資金的流向以及流量，從而起到控制采購(gòu)成本的目的。具體還需從以下幾個(gè)方面予以落實(shí)：明確采購(gòu)的批次和方式；協(xié)調(diào)好采購(gòu)周期、采購(gòu)數(shù)量與品目配備時(shí)限關(guān)系，以便采購(gòu)人員有章可循，提高物資采購(gòu)的規(guī)范化。如：規(guī)定在物資采購(gòu)的過(guò)程當(dāng)中，必須嚴(yán)格依照物資采購(gòu)的規(guī)章并依此制定合適的采購(gòu)方案；收到訂購(gòu)的物資時(shí)，需要由物資管理部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求統(tǒng)一對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收，檢驗(yàn)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合合同要求，而在驗(yàn)收檢驗(yàn)合格之后需要開(kāi)具相關(guān)證明并組織其他部門(mén)人員進(jìn)行入庫(kù)。此外，物資采購(gòu)資金預(yù)算的編制要具有計(jì)劃性和提前性。基于上一年物資需求，結(jié)合本年度可能發(fā)生的物資需求變化進(jìn)行編制，做到既保證采購(gòu)物資預(yù)算能夠滿足本年度事業(yè)單位各項(xiàng)工作的需要，又要有一定的彈性，以便適應(yīng)各種不時(shí)之需，達(dá)到提高資金預(yù)算編制效果的目的。

（二）強(qiáng)化供應(yīng)商管理

基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念，把供應(yīng)商納入物資采購(gòu)管理的范圍中。爭(zhēng)取在時(shí)間和購(gòu)買(mǎi)批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，也要通過(guò)長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效穩(wěn)定的降低物資采購(gòu)成本。按照普遍范式，將供應(yīng)商分為重要供應(yīng)商、瓶頸供應(yīng)商、普通供應(yīng)商和一般供應(yīng)商四類(lèi)。重要供應(yīng)商是指關(guān)鍵設(shè)備和技術(shù)的供應(yīng)商，事業(yè)單位發(fā)展有著重要戰(zhàn)略輔助作用意義的，對(duì)這類(lèi)供應(yīng)商要建立長(zhǎng)期合作關(guān)系；瓶頸供應(yīng)商是指產(chǎn)品價(jià)值不高但具有獨(dú)特性和壟斷性；普通供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)值高但較易在市場(chǎng)獲?。灰话愎?yīng)商提供的是種類(lèi)繁多的、采購(gòu)方便的低價(jià)值產(chǎn)品。在實(shí)際操作中，針對(duì)同類(lèi)物資，用量大，又是同一生產(chǎn)廠家的物資，應(yīng)長(zhǎng)期與該廠家建立良好的關(guān)系；在采購(gòu)物資之前，要對(duì)物資供應(yīng)商的信用等級(jí)以及其提供的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行全方面地調(diào)查，避免采購(gòu)后問(wèn)題物資無(wú)人負(fù)責(zé)、投訴無(wú)門(mén)的情況出現(xiàn)。

（三）完善物資管理制度

單位物資招標(biāo)釆購(gòu)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，目前我國(guó)已出臺(tái)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》、《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)。各行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)文件完善監(jiān)督機(jī)制，以保證行政事業(yè)單位采購(gòu)工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)。建立單位內(nèi)部的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，由單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥，統(tǒng)籌財(cái)務(wù)、采購(gòu)、驗(yàn)收、審計(jì)、資產(chǎn)管理、監(jiān)察各職能部門(mén)人員同參與齊謀劃，通過(guò)內(nèi)部控制機(jī)制的完善，明確財(cái)務(wù)、審計(jì)和紀(jì)檢等職能部門(mén)的監(jiān)督責(zé)任。嚴(yán)格的物資采購(gòu)監(jiān)督規(guī)范，明確執(zhí)行細(xì)則和內(nèi)部控制的程序，提高物資招標(biāo)采購(gòu)的成效。同時(shí)，需要提高行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)物資采購(gòu)的重視程度。將物資招標(biāo)采購(gòu)工作與領(lǐng)導(dǎo)績(jī)效考核聯(lián)系起來(lái)，建立科學(xué)的、完善的考核指標(biāo)體系，以達(dá)到不斷提升物資采購(gòu)水平，降低物資采購(gòu)隱性成本的目的。

四、結(jié)語(yǔ)

物資采購(gòu)是事業(yè)單位工作中的難點(diǎn)，也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。針對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程中國(guó)存在主要普遍性問(wèn)題，從采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算、供應(yīng)商管理、完善內(nèi)部規(guī)范制度三點(diǎn)出發(fā)的成本控制方案，對(duì)節(jié)約事業(yè)單位開(kāi)支，提高工作效率的成本有著積極作用。有助于著力控制好物資采購(gòu)的成本與質(zhì)量，進(jìn)一步提高事業(yè)單位物資采購(gòu)資金使用效益，降低成本，提高效率，確保采購(gòu)資金用到實(shí)處，更好地服務(wù)事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)。