財(cái)務(wù)部檔案管理大全11篇

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篇（1）

高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:

①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。

②會(huì)計(jì)檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。

③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。

2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問題分析

①高校財(cái)務(wù)部門往往覺得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。

②高校財(cái)務(wù)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。

③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。

④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問題的一些對(duì)策

①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。

②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。

篇（2）

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號(hào)］ F233 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過程最有說服力的憑證。由此可見，做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

1 當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后，不能適合當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的要求

眾所周知，高等院校實(shí)施的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要是參照2001年財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》編制的。管理對(duì)象主要是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。而目前，我國各個(gè)高校均已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但是對(duì)于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，則沒有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔的不完整。

1.2 會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。然而，許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，仍然沒有將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫等重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的管理要求進(jìn)行正確歸檔保存。

1.3 會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)

根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時(shí)，常常是會(huì)計(jì)檔案長期擺放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。

1.4 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難

在實(shí)際工作中，高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力；二是鑒定銷毀無切實(shí)可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來作出鑒定銷毀的簽字。同時(shí)，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會(huì)計(jì)檔案大多為15年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒有一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長時(shí)間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實(shí)上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時(shí)清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長，也不能作為壞賬核銷，只能是長期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無所適從，導(dǎo)致學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

2 完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的舉措

2.1 制定和落實(shí)高校會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》第十五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。”因此，高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，結(jié)合本校實(shí)際，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會(huì)計(jì)檔案工作科學(xué)管理、有序開展。

2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整，只有溝通了，財(cái)務(wù)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

2.3 加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)

財(cái)務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對(duì)債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來款款項(xiàng)長期掛賬，沒有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向校檔案管理部門移交。

2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理

第一，做好會(huì)計(jì)檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第二，完善會(huì)計(jì)檔案借閱制度。會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度，指定專人保管，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，而且借閱時(shí)必須由會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字。

第三，對(duì)磁性介質(zhì)檔案管理時(shí)應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會(huì)計(jì)檔案要備份雙份，定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。

第四，對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，需要核銷時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

2.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又精通財(cái)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

會(huì)計(jì)檔案管理工作是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理不僅可以推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

主要參考文獻(xiàn)

［1］徐經(jīng)艷．會(huì)計(jì)管理體制改革后的會(huì)計(jì)檔案管理［J］．中國檔案，2005（6）．

［2］王麗．如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理和利用［J］．財(cái)經(jīng)界，2006（4）．

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一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

1．會(huì)計(jì)憑證方面。會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應(yīng)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全，摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時(shí)檢查憑證序號(hào)，看是否有顛倒，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅(jiān)固。最后，看憑證上的印章是否齊全。

2．會(huì)計(jì)賬簿方面。會(huì)計(jì)賬簿包括現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細(xì)分類帳。屬訂本式的帳簿，應(yīng)貼上封面；屬活頁式的帳簿，應(yīng)加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊(cè)，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號(hào)。應(yīng)附“啟用表”和目錄，記明每個(gè)帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應(yīng)牢固、平整，封面應(yīng)齊全、平整，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細(xì)賬本，會(huì)計(jì)主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經(jīng)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在裝訂處加貼封簽，并由會(huì)計(jì)主管人員簽章。

3．會(huì)計(jì)報(bào)表方面。會(huì)計(jì)報(bào)表會(huì)計(jì)報(bào)表是反映單位會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報(bào)表、季度年度企業(yè)所得稅納稅申報(bào)表以及匯算清繳表等等。季度和年度會(huì)計(jì)報(bào)表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊(cè)，每冊(cè)為一卷。

4．其他會(huì)計(jì)檔案。（1）文書部分包括各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議及其附件；財(cái)務(wù)工作計(jì)劃，財(cái)務(wù)工作總結(jié)，財(cái)務(wù)決算資料，財(cái)務(wù)會(huì)議文件；財(cái)務(wù)分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報(bào)表部分：年度各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報(bào)表；內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和其他重要會(huì)計(jì)檔案；（3）各類企業(yè)證照：包括企業(yè)稅務(wù)登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會(huì)計(jì)資料和報(bào)表，由經(jīng)辦人在每一項(xiàng)業(yè)務(wù)完成時(shí)及時(shí)整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。

二、會(huì)計(jì)檔案的保管

（1）會(huì)計(jì)檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會(huì)計(jì)檔案目錄，寫明案卷號(hào)，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。（2）會(huì)計(jì)檔案的存放應(yīng)該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉?fàn)€。保證會(huì)計(jì)檔案完整無損。（3）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的，必須定期對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立備份。每月備份不得少于一次。恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)必須使用最新的正式備份。每年末對(duì)所有需備份數(shù)據(jù)采取刻錄光盤的形式備份，統(tǒng)一交檔案室編號(hào)歸檔管理。（4）必須妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的移動(dòng)備份硬盤，移動(dòng)備份硬盤應(yīng)貼上標(biāo)簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)儲(chǔ)。移動(dòng)備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會(huì)計(jì)檔案的移交。負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管人員，應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定。如果保管人員有變動(dòng)，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。（6）會(huì)計(jì)檔案保管年限。會(huì)計(jì)檔案的保管年限，按財(cái)政部有關(guān)會(huì)計(jì)檔案保管年限執(zhí)行。一是會(huì)計(jì)憑證保管15年。二是會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。三是會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發(fā)貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會(huì)計(jì)檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限。本單位財(cái)務(wù)部內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案保管人提供；會(huì)計(jì)檔案存在檔案管理部檔案庫的，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人準(zhǔn)后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。本單位其他部門借閱會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案存在財(cái)務(wù)部的，要經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱；會(huì)計(jì)檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案管理部和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能借閱。（8）會(huì)計(jì)檔案的銷毀。公司會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計(jì)和財(cái)務(wù)部對(duì)應(yīng)銷毀的會(huì)計(jì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。報(bào)批準(zhǔn)方能銷毀。會(huì)計(jì)部門保管的會(huì)計(jì)檔案的銷毀。應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編制“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”和“銷毀清冊(cè)審批表”。由檔案、審計(jì)部門鑒定、審批和監(jiān)銷。會(huì)計(jì)檔案保管期滿應(yīng)銷毀時(shí)，其中有的原始憑證還有使用價(jià)值的，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價(jià)值時(shí)再銷毀。會(huì)計(jì)檔案銷毀后經(jīng)辦人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫出書面報(bào)告，一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸檔備查。

總之，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)會(huì)計(jì)發(fā)展的需要。

篇（4）

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.002

[中圖分類號(hào)]F233；G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）16-000-01

1 會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

1.1 會(huì)計(jì)檔案收集與整理階段

會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段

會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3 會(huì)計(jì)檔案移交階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。

1.4 會(huì)計(jì)檔案借閱階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年。”企業(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。

內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。

外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5 會(huì)計(jì)檔案銷毀階段

會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。

2 會(huì)計(jì)檔案的管理策略

第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。

第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。

3 會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

3.1 會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2 優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理

財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.3 重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理

篇（5）

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會(huì)計(jì)憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會(huì)計(jì)預(yù)測、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。

目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問題，成為檔案管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)于這些問題，筆者進(jìn)行一下簡單的剖析。

一是會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多人對(duì)會(huì)計(jì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

二是會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任不明確。會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員是第一責(zé)任人，但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，而對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：1、把本該由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制保管清冊(cè)的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后萬事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。

會(huì)計(jì)檔案歸檔移交不及時(shí)。有些醫(yī)院由于忽視會(huì)計(jì)檔案的管理，或者任由財(cái)務(wù)部門自己保管，或者在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)部門向綜合檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來的所有會(huì)計(jì)檔案一直保存至今，沒有及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會(huì)計(jì)檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

鑒于以上出現(xiàn)的這些問題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以通過以下幾項(xiàng)措施加以改進(jìn)：

增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。”第四條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，要把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，大力宣傳醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性。

健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際，逐步完善會(huì)計(jì)檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。”“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)工作過程中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會(huì)計(jì)檔案移交了綜合檔案室，但會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。

依法開展會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。

總之，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會(huì)計(jì)檔案管理既是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門這兩個(gè)部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。

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篇（6）

會(huì)計(jì)檔案收集是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，它要求收集會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料，這些都是記錄經(jīng)濟(jì)發(fā)展和業(yè)務(wù)情況的重要指標(biāo)，是會(huì)計(jì)檔案工作的基礎(chǔ)。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集范圍，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案工作要求，規(guī)整重要檔案，以備后用。

1.2會(huì)計(jì)檔案形成與保管階段

會(huì)計(jì)檔案形成與保管是會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)。在收集與整理會(huì)計(jì)資料后，要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷，并按要求裝訂成冊(cè)。把會(huì)計(jì)檔案放在財(cái)務(wù)資產(chǎn)保管部保存1年，期滿后，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部編制移交清冊(cè)，然后由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。會(huì)計(jì)檔案要放在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛(wèi)生。

1.3會(huì)計(jì)檔案移交階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴(yán)格遵照國家法律規(guī)定，按期點(diǎn)收，不得找借口托辭。財(cái)務(wù)資產(chǎn)部門要將保存滿1年的會(huì)計(jì)檔案即時(shí)移交給檔案管理部門，并做好交接手續(xù)，及時(shí)編制好會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)。

1.4會(huì)計(jì)檔案借閱階段

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位的財(cái)務(wù)部門保管1年。”企業(yè)要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，避免出現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案丟失的現(xiàn)象。因此，財(cái)務(wù)部門要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度。內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)：內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。填寫會(huì)計(jì)檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案名稱，經(jīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字，可提供復(fù)印件，并在專設(shè)的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會(huì)計(jì)檔案時(shí)，除執(zhí)行內(nèi)部借閱條款外，還要借閱單位出據(jù)介紹信，并由負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。借閱人歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完好性，仔細(xì)核實(shí)有無涂改、損壞情況，防止會(huì)計(jì)檔案在流動(dòng)過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。

1.5會(huì)計(jì)檔案銷毀階段

會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的最后一個(gè)階段。在該階段，企業(yè)要按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對(duì)過期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行價(jià)值估算，并銷毀沒有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財(cái)務(wù)部門共同組成鑒定工作小組，對(duì)檔案逐冊(cè)、逐頁進(jìn)行鑒定，對(duì)確無保管價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案編制銷毀清冊(cè)。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊(cè)一同存入檔案。

2會(huì)計(jì)檔案的管理策略

第一，結(jié)合財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求，建立完善的會(huì)計(jì)管理機(jī)制，以全面規(guī)制會(huì)計(jì)工作內(nèi)容，從而保證會(huì)計(jì)工作流程的規(guī)范性、有效性。第二，把所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都?xì)w入會(huì)計(jì)監(jiān)督管控的范圍，按照制度要求，保持會(huì)計(jì)檔案工作特色，實(shí)施精細(xì)化、電子化管理模式，嚴(yán)控會(huì)計(jì)檔案歸口，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性。第三，企業(yè)要做好教育和專業(yè)培訓(xùn)工作，努力提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，以保證會(huì)計(jì)管理工作有效進(jìn)行。

3會(huì)計(jì)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

3.1會(huì)計(jì)檔案電子化、信息化革新

紙質(zhì)檔案仍然是當(dāng)今會(huì)計(jì)檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件從遠(yuǎn)光到FMIS，再到ERP、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)等多系統(tǒng)并行，將會(huì)計(jì)電子檔案的推行提上日程。依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的最新要求，2014年，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部協(xié)同財(cái)務(wù)管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)管理，對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)管理，滿足會(huì)計(jì)電子檔案異地、防災(zāi)存儲(chǔ)的要求。在地市沒有服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)以前年度會(huì)計(jì)信息進(jìn)行電子查詢，為查詢紙質(zhì)檔案起到“衛(wèi)星定位”的作用。

3.2優(yōu)化人員配置，確保會(huì)計(jì)檔案專業(yè)專職管理

財(cái)務(wù)資產(chǎn)部設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位，配備專業(yè)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理，在保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的同時(shí)，提升會(huì)計(jì)檔案管理水平。注重會(huì)計(jì)檔案人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，大學(xué)專科及以上學(xué)歷，且有5年以上會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)，政治表現(xiàn)好，具有良好的道德品行。建立會(huì)計(jì)崗位輪換制，采用A、B崗機(jī)制確保會(huì)計(jì)檔案管理有序進(jìn)行，工作銜接流暢，財(cái)務(wù)管理職能進(jìn)一步強(qiáng)化。

3.3重視業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)管理

會(huì)計(jì)檔案管理人員除應(yīng)兼顧財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)和文書檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求也相對(duì)高于其他崗位。定期或不定期地對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和道德素質(zhì)，使其能勝任檔案管理工作。

篇（7）

引言

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案就是高校建設(shè)、教學(xué)、科研過程中經(jīng)濟(jì)事務(wù)的主要載體。本文就高校會(huì)計(jì)檔案的管理工作談幾點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)。

1. 高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

1.1檔案保管不規(guī)范

按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但是，在實(shí)際工作中，許多高校的財(cái)務(wù)部門，不能按要求將會(huì)計(jì)檔案及時(shí)移交檔案管理部門，原因主要有兩方面：一是財(cái)務(wù)部門人員不足，沒有專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、歸檔工作；二是財(cái)務(wù)部門為了自己使用方便，不愿意將會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案資料移交檔案室保管，以致超過了歸檔期仍遲遲不將這些資料歸檔。

1.2管理程序不合理

會(huì)計(jì)檔案管理程序不合理，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要是檔案交接前沒有充分的準(zhǔn)備工作；移交點(diǎn)收不規(guī)范；沒有專人監(jiān)督，或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責(zé)；交接后的事項(xiàng)辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序?qū)徟粰n案管理部門和財(cái)務(wù)部門未共同派人員監(jiān)銷。銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替。

1.3檔案資料不齊全

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳薄類、財(cái)務(wù)報(bào)告類和其他類。許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，往往將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等仍然沒有歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等磁介質(zhì)重要資料，沒有按會(huì)計(jì)檔案的要求歸檔保存。高校普及會(huì)計(jì)電算化已有十年的歷史，對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，目前還沒有制定相應(yīng)的管理辦法，未將其納入會(huì)計(jì)檔案的管理范疇。不少學(xué)校只存放紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，對(duì)會(huì)計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時(shí)備份、拷貝和歸檔。由此導(dǎo)致了電算會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，并在很大程度上影響了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的正常使用，例如，進(jìn)行軟件的變更或升級(jí)時(shí)，如不能及時(shí)將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會(huì)計(jì)文件數(shù)據(jù)的背景信息，將導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取。

1.4管理制度不完善

除《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)則。這使得高校會(huì)計(jì)檔案工作在本行業(yè)上缺少針對(duì)性。同樣，不同高校內(nèi)部也存在著千差萬別。尤其，在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。

2. 提升高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效策略

2.1明確會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍

對(duì)會(huì)計(jì)文件資料內(nèi)容進(jìn)行分析，屬于歸檔范圍的會(huì)計(jì)資料，要收集、整理、立卷歸檔。要明確不僅一級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，二級(jí)核算單位的會(huì)計(jì)資料、設(shè)備管理部門和房產(chǎn)管理部門建立的固定資產(chǎn)卡片，也屬于會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍，應(yīng)收集、整理、立卷，并按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔保管。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的高校，從會(huì)計(jì)檔案管理安全、完整、方便利用的原則出發(fā)，不僅要將打印紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等立卷歸案，也應(yīng)將電算會(huì)計(jì)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息電子數(shù)據(jù)、程序文件等列入歸檔的范圍，定期進(jìn)行備份，用光盤存儲(chǔ)保管，與紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案資料一并歸檔。

2.2嚴(yán)格執(zhí)行管理程序

按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間、內(nèi)容、程序要求來推進(jìn)工作的順利進(jìn)展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時(shí)、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行；檔案交接前做好充分的準(zhǔn)備工作；移交時(shí)認(rèn)真點(diǎn)收；專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份符合要求；完整辦理交接后的事項(xiàng)等。銷毀程序按照程序?qū)徟鷪?zhí)行；造冊(cè)登記；未了事項(xiàng)另行立卷；檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人員監(jiān)銷；銷毀徹底，防止泄密等。

2.3完善檔案管理制度

建立健全高校會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)章制度。同時(shí)，將校園一卡通、國庫集中支付、預(yù)算外資金收支管理、預(yù)算決算分析、納稅申報(bào)、文書合同等方面的會(huì)計(jì)檔案管理納入學(xué)校檔案工作的總體。要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定高校會(huì)計(jì)檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《立卷歸檔制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保管制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案保密制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案移交與銷毀制度》、《高校會(huì)計(jì)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項(xiàng)工作程序、使會(huì)計(jì)檔案管理工作有章可循。

參考文獻(xiàn)：

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（二）內(nèi)部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格一是沒有嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，僅從減少會(huì)計(jì)人員數(shù)量或工作量、隨時(shí)查閱的角度看，確定會(huì)計(jì)檔案歸不歸檔或歸檔地點(diǎn)，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，歸檔時(shí)間不及時(shí)，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒有考慮會(huì)計(jì)檔案的保密性和完整性，審批權(quán)限不集中，查閱、借出、復(fù)印等沒有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。

（三）財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門職責(zé)不清會(huì)計(jì)檔案什么時(shí)間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時(shí)間鑒定與銷毀等等，在這些工作中財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門沒有明確的職責(zé)分工，各自從減輕自己工作強(qiáng)度出發(fā)，都在被動(dòng)的工作。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案的建立和日常管理尚未納入財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的年度工作績效考核，自然兩個(gè)部門也就不太在意劃分各自的職責(zé)范圍了，由此帶來會(huì)計(jì)檔案管理的不規(guī)范。

（四）專業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高會(huì)計(jì)檔案是一種專業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會(huì)計(jì)和檔案管理兩個(gè)方面的專業(yè)知識(shí)。會(huì)計(jì)檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當(dāng)一部分高校由綜合檔案室非會(huì)計(jì)人員兼管，沒有經(jīng)過會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)不清楚，使得整理出來的會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財(cái)務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對(duì)鑒定保存到期的會(huì)計(jì)檔案是否還存在繼續(xù)保存的價(jià)值，不敢輕易下結(jié)論，寧可無限期保存，也不肯按時(shí)鑒定與銷毀。

（五）會(huì)計(jì)檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個(gè)方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施和軟件配備的不足或不達(dá)標(biāo)，無法實(shí)現(xiàn)或完全實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒人考核，大家都習(xí)以為常。

二、提高高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的措施和辦法

（一）加大宣傳力度，從思想上提高重視程度提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，首先要通過學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工普法教育的重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時(shí)要編輯和整理重視和不重視會(huì)計(jì)檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應(yīng)的案例加以宣傳，特別是對(duì)本校在不重視會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題及其后果更應(yīng)該加以總結(jié)和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。

（二）建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部管理制度制度建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴(yán)格執(zhí)行國家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的考核制度，把考核結(jié)果同相關(guān)部門與人員的工作業(yè)績和績效分配結(jié)合起來，從制度上約束和激勵(lì)他們執(zhí)行國家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的積極性和主動(dòng)性。二是要建立財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門職責(zé)分工制度。財(cái)務(wù)部門既是會(huì)計(jì)檔案形成部門，也是會(huì)計(jì)檔案經(jīng)常使用部門。通過制度確保責(zé)任明確，有利于確定會(huì)計(jì)檔案管理中存在問題的責(zé)任承擔(dān)部門和人員，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、移交的及時(shí)性、保管的集中性。三是要建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借出、復(fù)印的集中審批制度，明確不同情況的審批權(quán)限，無論是校內(nèi)還是校外查閱或借出會(huì)計(jì)檔案，都必須嚴(yán)格遵循保密和安全原則。四是建立健全會(huì)計(jì)檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責(zé)任追究制度，無論是在會(huì)計(jì)檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復(fù)印等過程中，都要對(duì)造成會(huì)計(jì)檔案不完整的責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行處罰，確保會(huì)計(jì)檔案的完好無損。

（三）配備會(huì)計(jì)檔案管理專職和專業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)配備既董會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)掌握會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)專職、專業(yè)人員，是提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)人員擔(dān)任專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理人員擔(dān)任專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復(fù)合型的會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍，才能真正發(fā)現(xiàn)問題、提出解決問題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問題。

篇（9）

高校的基建會(huì)計(jì)檔案,是會(huì)計(jì)檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動(dòng)過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù),包括基建會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會(huì)計(jì)檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理手段和方法很難滿足所有高校基建財(cái)務(wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會(huì)計(jì)檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。

一、高校基建會(huì)計(jì)檔案收集范圍

一是基建會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會(huì)計(jì)賬簿。三是財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單,其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。

二、高校基建財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題。

(一)高校專職檔案管理人員,只注重學(xué)校文書檔案管理而不重視會(huì)計(jì)檔案保管

會(huì)計(jì)檔案的使用和查閱往往只是局限于會(huì)計(jì)人員和審計(jì)人員,檔案管理人員以不熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為由,認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案保管就是會(huì)計(jì)人員的工作,會(huì)計(jì)檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時(shí)有散落現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對(duì)完善,會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí),雖然有移交清單,基建財(cái)務(wù)人員也按正常要求裝訂會(huì)計(jì)憑證,但是不可能清點(diǎn)憑證張數(shù),檔案盒沒有封條,出現(xiàn)檔案遺失問題后,會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員責(zé)任相互推諉,加大了會(huì)計(jì)檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會(huì)計(jì)檔案原因之一。

(二)高校基本建設(shè)周期長,難以即時(shí)移交基建會(huì)計(jì)檔案

按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。由于目前高校基建單獨(dú)建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財(cái)務(wù)制度,事業(yè)和基建會(huì)計(jì)人員按照崗位設(shè)置分工,相互獨(dú)立,基建項(xiàng)目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供應(yīng)商往來、項(xiàng)目費(fèi)用查詢、工程預(yù)決算審計(jì)、項(xiàng)目審計(jì)等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會(huì)計(jì)檔案,事業(yè)檔案會(huì)計(jì)人員不愿接手基建會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)入檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導(dǎo)致基建會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)。

(三)基建會(huì)計(jì)檔案保管人員缺乏相應(yīng)的長期檔案管理經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量和壽命

財(cái)務(wù)人員雖然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會(huì)計(jì)檔案管理常識(shí),加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性,不重視財(cái)務(wù)人員檔案管理的培訓(xùn)。很多單位的會(huì)計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng),造成基建會(huì)計(jì)檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù),不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),隨意查閱或者復(fù)印,致使基建會(huì)計(jì)檔案可能被涂畫、拆封和抽換。

(四)基建會(huì)計(jì)人員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)檔案的分類,致使基建會(huì)計(jì)檔案查找困難,甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會(huì)計(jì)人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會(huì)計(jì)人員不對(duì)這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。不便于工程付款記錄的查對(duì)和竣工結(jié)算審計(jì)等。會(huì)計(jì)檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財(cái)務(wù)管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的來龍去脈,增加后繼工作量。

(五)會(huì)計(jì)電算化高校基建財(cái)務(wù)人員安全意識(shí)淡薄

許多高校基建賬務(wù)處理采用電算化形式,有些會(huì)計(jì)人員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿,不當(dāng)日打印核對(duì),只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時(shí)不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校基建會(huì)計(jì)檔案管理的措施

(一)在財(cái)務(wù)部門配置臨時(shí)檔案庫房,指定非出納人員管理基建會(huì)計(jì)檔案

財(cái)務(wù)部門檔案庫房門窗要堅(jiān)固,配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財(cái)務(wù)部門每年形成的基建會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)一由會(huì)計(jì)檔案管理員按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的基建會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)年度終了后,在財(cái)務(wù)部門保管不超過一年。期滿之后,統(tǒng)一由會(huì)計(jì)檔案管理員編制移交清冊(cè),移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,如需要拆封重新整理的,學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同基建會(huì)計(jì)檔案經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。見表1:會(huì)計(jì)檔案資料移交清冊(cè)。

(二)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn),提高基建會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員應(yīng)提高對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí),加強(qiáng)和組織基建會(huì)計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》,制定會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn),對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范管理,將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入基建會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)中,要求從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作,為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。同時(shí)要求會(huì)計(jì)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類,與會(huì)計(jì)核算同步,可以方便會(huì)計(jì)人員和審計(jì)監(jiān)督部門人員的頻繁利用,達(dá)到了基建財(cái)務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財(cái)會(huì)人員不僅要熟悉財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還要掌握基本建設(shè)知識(shí), 通過多渠道多層次提高素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使基建會(huì)計(jì)工作逐步轉(zhuǎn)向?qū)窘ㄔO(shè)投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)督。基建會(huì)計(jì)人員熟悉基本建設(shè)過程和建設(shè)工程方面的知識(shí),便于搜集基建原始憑證和完善基建會(huì)計(jì)檔案建設(shè)。

(三)完善基建會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,確保基建會(huì)計(jì)檔案的安全與完整

按照相關(guān)法律、法規(guī)的要求,根據(jù)高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度,制定基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。基建會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查詢和復(fù)制,并履行登記手續(xù),基建會(huì)計(jì)人員和借閱人員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容除單位負(fù)責(zé)人同意和司法需要不得對(duì)外泄露,否則追究相關(guān)人員責(zé)任。對(duì)高校電算化的電腦杜絕上外網(wǎng),防止檔案泄密和被篡改。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案的銷毀嚴(yán)格履行程序,向單位負(fù)責(zé)人申請(qǐng),同意后方可由檔案管理部門和會(huì)計(jì)人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項(xiàng)和正在建設(shè)的項(xiàng)目的基建會(huì)計(jì)檔案,并認(rèn)真填寫基建會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。見表2:檔案借閱(復(fù)印)登記表和表3:會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表。

(四)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的考核和監(jiān)管力度,促進(jìn)高校基建會(huì)計(jì)檔案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展

學(xué)校財(cái)務(wù)部門和檔案部門應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度,明確崗位職責(zé)。不定期組織會(huì)計(jì)人員到其他高校財(cái)務(wù)部門和檔案部門參觀學(xué)習(xí),對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。將基建會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)常規(guī)業(yè)務(wù)檢查中,對(duì)基建會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案人員,成績突出的應(yīng)給予表獎(jiǎng);對(duì)不合格的人員應(yīng)給予批評(píng),限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對(duì)考核的結(jié)果記入個(gè)人業(yè)務(wù)檔案,與會(huì)計(jì)人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會(huì)計(jì)檔案人員的主觀能動(dòng)性和責(zé)任感,以保證高校基建檔案建設(shè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

(五)建立高校內(nèi)部職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化

在基建會(huì)計(jì)檔案歸檔和移交時(shí),利用現(xiàn)代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識(shí)。在高校各職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),將電子基建會(huì)計(jì)檔案上網(wǎng),通過網(wǎng)絡(luò)交流,滿足各職能部門日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報(bào)表的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量,為高校領(lǐng)導(dǎo)決策層及時(shí)做出科學(xué)合理的判斷提供信息支持。

(六)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持

基建會(huì)計(jì)檔案的管理不僅是會(huì)計(jì)檔案管理人員和基建會(huì)計(jì)人員的常規(guī)工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項(xiàng)長期艱巨的復(fù)雜工作,平時(shí)財(cái)務(wù)和檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)外部門的基建會(huì)計(jì)檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時(shí)、系統(tǒng)地收集到所需的基建會(huì)計(jì)原始資料。

總之,高校基建會(huì)計(jì)檔案是記錄高校基本建設(shè)和發(fā)展過程中的詳細(xì)歷史資料,是具有參考價(jià)值和法律效力的書面證明,必須重視和加強(qiáng)對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案工作的管理,建立基建會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的信息化,保證基建會(huì)計(jì)檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2017）06-0244-01

2015年12月，財(cái)政部、檔案局令第79號(hào)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確提出電子會(huì)計(jì)檔案可以單軌制存檔，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的合法性，為各單位節(jié)省成本，節(jié)約資源，提高工作效率。

1 高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

高校會(huì)計(jì)結(jié)算以自然年度為周期，主要來源于教學(xué)、科研、日常管理及建設(shè)等項(xiàng)目，由于高校的教學(xué)是以學(xué)年為周期，每到學(xué)期末、科研結(jié)題的時(shí)候財(cái)務(wù)部門最繁忙，財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳好像春運(yùn)排隊(duì)購買火車票一樣，報(bào)賬人員需要跑幾天才能完成全部簽字并耗費(fèi)大量時(shí)間排隊(duì)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員每天面對(duì)大量報(bào)賬人員連喝水的時(shí)間都沒有，每一個(gè)人都或多或少有些煩躁情緒，報(bào)賬已經(jīng)嚴(yán)重影響教職工的正常工作。可見原有的會(huì)計(jì)管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)校園的高速發(fā)展，隨著高校教學(xué)、科研等數(shù)字化的發(fā)展，后勤集團(tuán)產(chǎn)業(yè)化，財(cái)務(wù)電算化軟件的更新，急需實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理電子化。

會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保存一年后（特殊情況除外），移交到校檔案館，由于財(cái)務(wù)部門沒有專門的檔案庫房，不具備檔案保管條件，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案受潮、蟲蛀、損壞、缺失等狀況的發(fā)生；查閱人員在檔案館查閱、借閱檔案時(shí)，基本上是查閱人員自己到庫房翻找，再自行復(fù)印，在查找、復(fù)印過程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、損壞現(xiàn)象，耗時(shí)幾天甚至幾周時(shí)間才能完成查詢工作，嚴(yán)重影響審計(jì)等各項(xiàng)工作效率，也違反檔案管理工作條例，給檔案造成無法挽回的損失。因此會(huì)計(jì)檔案需實(shí)行電子化管理，進(jìn)行網(wǎng)上查閱，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案，提高各部門的工作效率。

2 電子會(huì)計(jì)檔案管理

2.1 電子會(huì)計(jì)檔案管理的必要性及制度完善

電子商務(wù)平臺(tái)推進(jìn)了電子合同、電子發(fā)票的利用，各合作單位利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，信息的網(wǎng)上傳遞交流節(jié)省工作人員的查驗(yàn)時(shí)間，查閱人員通過輸入關(guān)鍵詞就能檢索到相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案信息，提高檔案館的工作效率、服務(wù)水平，檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案編研。

通過編研為利用者提煉出有價(jià)值的信息，為學(xué)校管理決策服務(wù)。在校園各辦公區(qū)域內(nèi)設(shè)置會(huì)計(jì)系統(tǒng)的終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享。

規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的管理制度，財(cái)務(wù)部門配有專門的兼職檔案管理人員，規(guī)范會(huì)計(jì)資料的立卷歸檔及移交前的日常管理利用，維護(hù)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全，財(cái)務(wù)部門在電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)制作填寫《電子會(huì)計(jì)檔案移交歸檔登記表》一式三份，一份財(cái)務(wù)備查，一份檔案館存檔，一份檔案館日常利用查找。檔案館制定詳細(xì)的電子檔案歸檔范圍、保管、保密制度，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱、利用、歸還制度。歸檔電子檔案必須有電子簽名，配有專門的防磁柜保管會(huì)計(jì)電子檔案；電子源文件的元數(shù)據(jù)及背景信息存檔。完善電子會(huì)計(jì)檔案查詢系統(tǒng)，提高財(cái)務(wù)、審計(jì)人員查檔效率。

2.2 電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性完整性

歸檔電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的第三方認(rèn)證的電子簽名，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)聯(lián)同背景信息及元數(shù)據(jù)一同歸檔，保證電子會(huì)計(jì)檔案的完整讀取；所有數(shù)據(jù)均備份并異地保存，確保自然災(zāi)害不影響電子會(huì)計(jì)檔案的利用。電子發(fā)票的歸檔保存要進(jìn)行網(wǎng)上比對(duì)，保證接收電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.3 電子會(huì)計(jì)檔案的安全性

電子會(huì)計(jì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，大量的會(huì)計(jì)信息在網(wǎng)上公開，如何保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)、利用安全尤為重要。檔案館提供的在線瀏覽查閱的電子檔案應(yīng)為只讀文件，利用者只能看不能修改，與電子會(huì)計(jì)檔案原件分開存儲(chǔ)，管理人員定期檢查電子原件以防篡改；檔案管理人員賦予查閱人員不同的權(quán)限，對(duì)于重要檔案只能到館后查閱；設(shè)置防火墻，保證系統(tǒng)安全運(yùn)行，只有系統(tǒng)安全才能保證電子檔案的真實(shí)完整。

2.4 電子會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)要求

定期組織會(huì)計(jì)人員參加檔案專業(yè)知R的培訓(xùn)教育，提高會(huì)計(jì)電子檔案的案卷質(zhì)量，會(huì)計(jì)檔案管理人員參加會(huì)計(jì)培訓(xùn)、繼續(xù)教育，熟練掌握會(huì)計(jì)軟件的操作技能，會(huì)計(jì)及檔案人員之間經(jīng)常溝通交流，增強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)和水平。

電子會(huì)計(jì)檔案是新生事物，檔案管理者適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案電子化的管理過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成有效的管理方法，創(chuàng)新管理思路；將來的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)包含會(huì)計(jì)辦公系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)辦理完畢，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子會(huì)計(jì)檔案，并能提供檔案的利用、統(tǒng)計(jì)等工作。

參考文獻(xiàn)

篇（11）

1 會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

與文書檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

（一）形成范圍廣泛。凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無處不有，形成普遍；另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門類的檔案數(shù)量更多一些。

（二）檔案類別穩(wěn)定。社會(huì)上會(huì)計(jì)工作的種類繁多，如有工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、稅收會(huì)計(jì)、總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等，但是會(huì)計(jì)核算的方法、工作程序以及所形成的會(huì)計(jì)核算材料的成分是一致的，即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。

（三）外在形式多樣。會(huì)計(jì)專業(yè)的性質(zhì)決定了會(huì)計(jì)檔案形式的多樣化。會(huì)計(jì)的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。會(huì)計(jì)憑證在不同行業(yè)，外形更是大小各異，長短參差不齊。會(huì)計(jì)檔案的這個(gè)外形多樣的特點(diǎn)，要求在會(huì)計(jì)檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實(shí)際出發(fā)，防止“一刀切”。

2 會(huì)計(jì)檔案管理中會(huì)存在的問題

（一）會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。

（二）會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

3 解決會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題和措施

（一）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。

（三）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。

（四）規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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