高校科研檔案管理大全11篇

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二、探尋新的檔案收集方式，保障學校知識儲備和技術儲備

目前高校科研檔案文件材料的收集存在著“重行政輕項目”、“重上級輕自產”的問題，對于科研工作中的行政文件和上級來文管理的比較到位，但對于隨科研項目產生的“自產文件”的管理則有缺失。項目中一些非常重要的“論證報告”、“原始試驗數據”、“計算文件”、“設計文件”等資料都沒有歸檔。這些文件對于項目后期研究以及整個學科發展都是非常重要的，屬于學校的無形資產，這些文件沒有得到及時保存，隨著一些科研人員的流動，會使得學校遭受損失，甚至影響一個專業、學科的興衰。而且對于科研項目“自產文件”歸檔還應與項目同時進行，如果在科研項目進行階段不對其明確歸檔要求或資料沒有交齊，后期很難追回或者歸檔的不是最終有效的文件。同時在檔案文件材料收集過程中還要關注檔案的“價值”，一定要研究檔案文件材料的甄別方法，否則花再大力氣收集到的檔案文件材料都是沒有意義的“垃圾”文件。這就需要加強檔案部門與科研主管部門的協作，構建全新的由科研主管單位負責，檔案部門具體承辦的科研檔案管理機制。這不僅突出了科學研究過程中檔案文件材料收集的重要性，還使對科研檔案全過程的監督更加有效，科研檔案由結果管理轉變為過程管理，保證科研檔案工作與科學研究同步進行，從而進一步保證檔案質量。同時強化歸檔資料責任管理，明確各級人員簽字和蓋章，確保文件責任人可追溯，從根本上保證“收的全”、“有價值”的問題，保護學校知識和技術成果，保障學校的實力和競爭力。

三、探尋新的檔案利用方式，促進科研人員之間的交流協作

長期以來，由于檔案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得檔案的利用一直采取嚴格、謹慎的方式。尤其對于科研檔案的借閱，不僅僅限于以上特性，還要考慮項目密級等，這就使得檔案借閱手續繁瑣、復雜。值得注意的是，科研檔案不僅是學校發展的見證，更是科學研究的基礎，尤其是研究實驗階段的檔案文件材料，可以使我們在以后的研究中規避很多風險，提供很多借鑒。對于科研檔案有條件地開放查閱權限，可以進一步促進科研人員之間相互借鑒、交流和科研團隊之間的協同發展，有助于形成學校內部良性競爭環境，實現人才跨越式發展，進而起到推動學科發展的作用。這就需要在保密制度的原則下，對科研檔案知悉范圍重新審定，力求使科研人員更多地獲取所需信息，并在可控的范圍內盡量簡化檔案查閱程序，提高檔案利用效率，充分發揮檔案的借鑒作用，從根本上保證檔案“用的好”。

四、探尋新的檔案管理方式，使檔案成為全面提升科研管理工作的有力抓手

目前高校的科研檔案管理方式是在管理職能上平行、歸檔上滯后的方式，也就是科研部門與檔案館是按職能進行分工，雙方對于科研檔案管理沒有明確的隸屬關系。在這種情況下要實現科研檔案的完整和準確歸檔，就必須相互協調、溝通，否則就會由于職責邊界不清、階段銜接不好，從而產生項目管理空白點。而且各課題組是在項目結束后，才把形成的文件材料移交到檔案部門，所以項目檔案的質量管理帶有明顯的滯后性。今后如果可以把檔案管理納入到科研管理的全過程，不僅可以保證檔案質量，還能有效追溯責任，使檔案管理工作處于受控狀態，進而提升科研管理水平。檔案管理實質上是一種質量管理，要求在每個環節中都要按計劃、執行、檢查和處置四個具體步驟去開展，形成閉環管理，所以通過檔案管理的工具作用來全面提升科研工作的綜合管理水平，應成為我們全面構建檔案管理方式的新目標。這就需要高校將科研檔案管理和科研管理進行一體化設計，讓檔案管理成為全面提升科研管理工作的有力抓手。檔案管理遵循證據鏈、可追溯的原則，將從根本上實現管理的過程控制，并能進一步規范辦事程序和管理流程，使管理工作中的各個環節都處于受控狀態，實現對各職責履行情況的有效監督。

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（一）科研項目材料檔案

科研項目檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄，它記載和反映了科學研究活動的全過程和具體成果.這部分檔案是科研檔案的主體部分，主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報資料及審批材料；推廣應用階段中的推廣應用方案、總結、轉讓合同、協議書、生產鑒定材料，擴大試生產的設計方案，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等.

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，它記載和反映科研管理活動的歷史過程和經驗.包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。其中，上級管理部門下發的科研文件在科研文書檔案中又占主要地位，包括各級各類的項目申報文件、各種項目立項文件和成果獲獎文件。另外，高校自己制定的有關科研工作的一些規章制度文件和每年一度的項目匯總等文件，這些都是平時使用和查閱頻率較高的文件，這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

一所高校科研實力的高低直接取決于科研成果的數量，而且近年來高校科研實力的增強，使其科研成果得到不斷增加，所以需要對這部分科研成果進行規范化的管理，避免由于管理不善而導致科研成果的缺失，為以后工作中查找和利用帶來諸多的不便。

二、高校科研檔案管理創新的具體措施

（一）強化科研檔案的開放性

科研檔案開放性的實現，即需要加強對科研檔案的開發利用工作，這就需要高校科研檔案管理人員首先需要加強對科研檔案的認識，其次要做好科研工作者的工作，使其能夠及時轉變觀念，努力提升科研檔案的完整性。科研檔案的開發利用工作，需要檔案管理人員和每個科研工作者的共同參與與配合。

（二）強化科研檔案的可延續性

高校在校學生是我國科研工作潛在的力量，向高校學生開放科研檔案，不僅能及早地教育學生養成科研意識、科研檔案意識，而且能為他們在校期間及今后從事科研工作打下良好的基礎。科研檔案來自教師在教學科研中的科研實踐，其內容、方法與教師的教學內容、研究方法、方向關系密切。學生在課堂上聽了教師對他的研究課題和主攻方向的介紹后，再從科研檔案中尋找教師的相關科研成果、科研實踐路徑，可以更好地理論聯系實踐，使他們較早地進入該領域該專業的學術前沿。

（三）強化科研檔案的輻射面

為了更好的提高科研檔案的價值和實際意義，需要進一步對科研檔案的輻射面進行拓展，這就需要高校科研檔案管理工作人員需要加強與國內外其他高校的聯系，吸收和借鑒對方科研檔案管理中的成功經驗。同時還要提供服務，增強國內外其他高校對本校科研檔案動態的了解。這樣使各高校之間建立了友好互術的關系，不僅可以有效的推動高校檔案管理水平的提升，而且也能夠更好的促進高校科研工作者的積極性，從而增強本校的科研實力。

（四）完善配套手段，提高科研檔案的科技含量

首先，科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源。科研檔案的檢索工具編制越完整、越科學，用戶查詢檔案所用時間就越短，查全率、查準率就越高，就能把信息及時、準確、系統地傳遞出去，方便用戶利用，適用于科研工作。

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1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。

1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。

1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。

1.4 人才隊伍管理與建設。基于知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。

2 高校科研檔案管理的利用途徑

2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索系統的建立對于當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。

2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高校科研成果創新的同時也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。

2.3 在反饋機制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高校科研檔案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高校科研檔案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。

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一、加強科研檔案管理工作

高校檔案管理隊伍包括高等學校檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員。從事檔案工作的人員知識水平和文化程度不高，給檔案工作帶來一定困難。特別是兼職檔案人員，工作性質決定他們工作更換頻繁，影響了檔案工作和學校各項工作的進展。這就要求學校重視人員安排，使具有高素質的人員加入。

從事檔案工作的人員必須具備有工作熱情、踏實的工作態度，甘愿為檔案事業做貢獻，具備良好職業道德的同時，還應有保密意識。選拔人才時還要考慮年齡結構、知識層次等方面的因素，以穩定檔案隊伍的建設。

開展檔案專職及兼職從業人員的業務培訓工作。每年定期組織從業人員參加遼寧省、沈陽市檔案系統的崗位培訓和資格考試，特別要重視對兼職檔案人員的培訓活動，使其都能取得崗位培訓證書，每年年底由檔案部門對其進行考核，給予優秀人員獎勵，同時和各基層單位的考核掛鉤。在每年檔案宣傳日活動中，檔案人員在做宣傳的過程中能夠提高自身能力。

做好專職及兼職檔案人員學習與交流活動。定期帶領檔案人員到評比優秀的單位參觀學習，學習他們的先進經驗，同時參觀歷史圖片展覽，還要定期邀請專家來講座，給兼職檔案人員做學術報告，使檔案人員接受新知識，適應檔案事業的發展。檔案館館長還要向校領導爭取外出學習的機會，派代表到蘇州大學參加檔案管理軟件學習交流，讓檔案人員長知識、開眼界。

二、加強科研組卷和日常管理工作

《高等學校檔案工作規范》明確指出，部門立卷是高校檔案工作的基本制度和基礎。因此，學校各級組織必須做好部門立卷工作。

1.做好科研檔案立卷管理工作。根據以往的經驗，個別教師的科研課題在結題后不愿存入檔案館，為以后評職稱，聘崗利用方便，都想個人保留。因此，每年我們分管科研檔案的工作人員要經常到基層找教師收集科研檔案，工作起來很辛苦。針對這一現象，我們同學校有關部門及科技處取得聯系，制定有關制度，并取得了一定的效果。如：教師在結題后到財務處領取科研經費時，按規定到檔案部門歸檔，歸檔材料齊全后由檔案部門蓋章簽字方能到財務處領取科研到款額，這就解決了檔案存檔不齊全問題。

2.加強對立卷工作的監督檢查，支持和重視檔案部門工作。各級領導要經常對本部門兼職檔案員檔案歸檔立卷工作進行指導，制定立卷工作職責，定期做好改進工作。同時，每個部門由一名主管領導負責兼職檔案員工作，將檔案管理作為年底領導考核的主要依據，不合格的歸檔部門的領導在換屆時不能繼續擔任領導職位，以此大大提高各級領導的重視程度。

3.高度重視進館后科研檔案的收集、整理、裝訂等工作。嚴格按照《檔案歸檔范圍和保管期限表》的要求，整理、分類、組卷，要求準確地劃分保管期限，寫清楚題名與責任者。把合同、課題、專利等科研材料及時收集齊全，并對科技成果獲獎證書進行跟蹤收取，確保科研項目的收集完整齊全，不允許有任何遺漏現象發生。

三、對高校科研檔案存檔的幾個建議

1.完善科研檔案管理體制。為今后更好地做好科研檔案管理工作，檔案部門同各職能部門要認真制定好有關的歸檔管理制度，科研課題組的負責人要將組織研究的一切數據及研制過程歸檔，如科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵階段、應用轉化推廣階段等需要的材料，都必須全部歸檔。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，提高科研檔案的歸檔率。

2.增強檔案管理員歸檔意識。由于檔案人員對科研檔項目過程不了解，無法掌握其流程狀況，不知道課題組的研制階段進行到什么程度，特別是不能及時了解成果，導致歸檔材料不及時，有的材料甚至無法歸檔。主要原因在于有些科研人員歸檔意識不強，在項目完成后不愿意歸檔，這樣就要求我們必須增強各部門人員的檔案歸檔意識、責任感和使命感。

3.實現科研材料全面歸檔。科研檔案歸檔材料不齊全不完整主要表現在：歸檔的材料中復印件過多，存在著公章、簽字不全;缺乏科學性和合理性，造成檔案無法歸類;科研部門對科研項目分隔管理，導致科研成果歸檔時間不統一。對此，要完善科研檔案歸檔材料，實現科研材料全面歸檔。

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高校科研檔案形成具有保存價值和開發利用價值，主要記載的是高校廣大教職員工在科研教學活動中的研究方法和研究經驗成果等，反映的是高校的科研領域與研究方向。它便于人們了解各領域所研究的深度，為高校從事科研的人員提供了一定的借鑒，使其避免一些重復的研究，對提高教學質量和科研水平有著舉足輕重的作用，它

已成為影響學校綜合實力的重要因素。

2013年底，教育部提出了關于深化高等學校科技評價改革的意見。意見中指出高等學校是國家創新體系的重要組成部分，科技評價是高校科技管理的重要手段，也是宏觀管理和資源配置的重要依據，具有突出的導向作用。意見中指出的高校實施的科學分類評價辦法，主要是建立科學合理、各有側重的評價標準。若要建立一套這樣的評價標準，高校科研檔案的管理就顯得非常重要，完善的科研檔案管理將為之提供準確的數據基礎。

隨著高校科研能力的不斷提升，科研工作中形成的具有保存價值的材料數量也大幅度上升，其管理中也隨之出現了許多不盡人意的地方。因此，就需要我們協調好各方面的工作，建立健全制度，提高科研檔案的管理質量。

1 科研檔案的種類

一般高校的科研檔案是在學校及學生的科學活動中形成的，經過一定的整理形成具有價值的文字、圖表、聲像等各種形式的數據和載體的歷史記錄。高校科研檔案具有專業性、成套性和載體類型多樣化等特點。

1.1 科研管理檔案 科研管理檔案指在科研管理工作中所形成的文字、圖表、數據和聲像等各種形式的材料。主要包括：學校頒布的有關科研工作的規章制度、科研項目和成果統計報表、經費來源情況以及學術活動材料來

源等。

1.2 科研項目檔案 科研工作是高校發展的生命線，高校教師從申請到完成一項科研課題，需要經過從課題立項、論證到課題研究、鑒定，最后課題結題的過程，是一個系列的整體過程。

2 科研檔案管理面臨的主要問題

高校科研檔案與其他門類檔案的特點有所不同，這就導致在高校科研檔案的管理中會出現一些問題，例如：歸檔材料不齊全、歸檔不及時等。同時，檔案管理人員的素質和信息化建設的程度也對檔案管理質量有著嚴重的影響。

2.1 科研檔案歸檔不完整、不及時 目前，科研檔案管理制度普遍不夠完善，因此高校相關部門對檔案工作的重視程度也不夠。高校的教學科研人員和師生員工歸檔意識不強，很多科研人員認為歸檔不安全，覺得檔案放在自己手里使用更加便捷，從而造成許多應歸檔的材料沒有歸檔，導致歸檔的難度越來越大，嚴重影響高校科技歸檔的收集和整理，使科技檔案資源沒有充分記錄和反映科研項目的活動全貌，也無法反映一所高校的整體學術水平，更無法有效地開發利用高校科研檔案資源。

2.2 科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足 現階段，收集整理的科研檔案中文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像少。科研檔案存檔后利用率低，有些存檔沒有意義，大部分檔案只存不用。總體來說，大部分高校科研檔案管理的數字化、網絡化建設不足，這是導致科研檔案的利用率不高的重要原因。

2.3 科研檔案管理人員綜合素質不高 由于科研檔案的歸檔工作缺乏制度保證，高校在科研管理機構設定崗位的時候，沒有將歸檔工作列入個人的崗位職責，這就導致部門科研管理人員責任心不強，不能主動完成歸檔工作。而且，大部分科研管理人員都是兼職完成歸檔工作的，缺乏系統的檔案專業知識，對檔案價值及其對高校發展所起的作用沒有足夠的認識，這會對檔案的管理質量造成一定的影響。

3 改善科研檔案管理現狀的幾點構想

普遍來說，現階段各個高校科研檔案的管理存在很多問題，導致檔案歸檔不及時，利用率低。因此，探尋改進高校科研檔案管理的方法，提高科研檔案的管理質量和利用率是非常重要的。

3.1 分級管理模式 在科研檔案管理中，學校由于管理部門人手少，任務重，從而影響檔案歸檔的質量，造成科研文件材料殘缺不全。

因此，學校應考慮制定提高檔案管理質量的相關規章制度，從校級、院級、個人三級入手[1]，加強校級和院級管理，提高個人歸檔積極性。首先，學校應重視科研檔案的管理工作，給予一定的人員支持、政策支持和經費支持。其次，二級學院應配合學校做好科研檔案管理工作，在學院設置專人負責檔案的催交、收集和整理。第三，讓教師認識歸檔的重要性，并積極參與其中。為了督促教師認真對待科研檔案歸檔工作，可以考慮把科研檔案收集工作與教師的績效評價結合起來[2]。

3.2 信息化建設 大部分高校的科研檔案都存在重檔輕管、只存不用或者利用率低的問題，主要原因在于絕大多數的科研檔案都是紙質檔案，不利于完成統計分析等工作。因此，加強科研檔案的信息化建設[3]，可以把死檔案變為活檔案，從而實現檔案的高效利用，促進高校科研水平的提升。當然，在進行信息化建設的同時，也要注意保證科研檔案的保密和有效利用的兼顧。

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 063

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0129- 02

0 前 言

目前，高校作槲夜科研的主要陣地，其科研水平影響著我國教育事業的發展，同時，高校科研檔案的管理影響著高校的教育水平和科研水平。此外，隨著社會的不斷發展及高等教育的不斷進步，科研項目急劇增長，這給高校的檔案工作提出了挑戰。當前高校科研檔案管理工作存在一些問題，如：管理人員素質不高、管理制度不完善、檔案利用效率比較低等問題，這就需要高校不斷創新科研檔案管理，進而滿足社會的需求，促進高校的健康發展。

1 高校科研檔案的特點

高校科研檔案指對科學研究實踐活動中產生的具有極高價值的數據、文字、圖像、音頻、視頻等進行科學整理歸檔，最終形成的檔案材料，主要包括：（1）國家的實用專利與發明專利；（2）橫向課題，關于社會經濟效益；（3）關于國家、省市及地方的縱向課題。高校科研檔案記錄著學校一直以來的科研活動，為將來高校的發展提供重要科技信息資源，極大程度上對高校的長遠發展起著推動作用，并對高校的教育水平與科研水平進行直接反映。高校的科研檔案主要分為：科研項目檔案、科研文書檔案、科研成果檔案。此外，高校科研檔案作為一種原始信息的載體，完整記錄了大量的科研成果，通過科技技術能夠最大程度的發揮檔案中的信息資源，進而促進高校教育事業與科研事業的發展。

2 高校科研檔案的意義

2.1 保障高校的教學工作與管理工作

高校科研檔案在高校整體工作中占重要地位，代表著高校的輝煌歷史與發展進程，保障著教學工作與管理工作的順利開展。其管理工作記錄著一直以來高校的科研資料，并為今后高校科研工作人員開展科研立項、申報、研究過程、科研結題及評獎、評優提供最具原始價值的憑證，并提供可靠、真實的信息資源。高校通過科研檔案能夠對課題前期的研究狀況進行深入了解，再結合了解內容進行課題科研活動。

2.2 保障學校的發展及教學質量的提高

高校將培養符合國家與社會發展需求的優秀人才作為主要任務。高校教師能夠通過利用科研檔案豐富自身學識，改進自己的教學方法，并能夠向學生傳授更加全面的知識，進而提高教學質量，促進學校的健康發展。

2.3 高校開展科研管理的根本依據

從高校科研檔案的內容與形式來看，其主要是科研項目開展過程中形成的檔案材料，其中包含文字材料、音像材料、經費使用情況、財務賬目等，相關科研項目配套檔案材料是高校科研檔案管理的重要部分。科研檔案作為高校科研檔案管理工作的憑證，高校開展科研管理需要對科研項目開展中前期檔案材料、中期檔案材料和后期檔案材料進行科學合理的歸檔，進而保證科研檔案管理工作的順利進行[1]。

3 新形勢下高校科研檔案管理的現狀

3.1 缺乏科研檔案歸檔意識

我國對檔案及科研檔案規定：一方面，對于相關規定的立卷歸檔材料，必須依據規定定期向檔案管理人員上交，任何人不能夠將其據為己有；另一方面，對于科研項目開展或完成階段，需要對原有材料進行整理，并在審查后進行歸檔。

目前，有部分高校在科研檔案的歸檔意識比較薄弱，沒有充分認識到科研檔案歸檔的重要性。在開展科研項目過程中會存在一些現象，如：有的科研人員會將科研的最終資料據為己有，有的科研人員會推遲上交一些珍貴材料、專利證書、論著等科研材料；這些現象是缺乏科研檔案歸檔意識，將導致高校科研檔案存在不完整和不穩定的問題，進而影響高校科研檔案的管理工作。

3.2 不完善的科研檔案管理制度

當前，高校科研檔案管理制度的制定主要是依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》。然而這種管理制度在實際運用中并沒有很好的效果，約束性較低。特別是高校科研檔案管理部門在實施檔案上交工作時，往往只是通過解釋、口頭、說明的形式進行，就導致了科研管理工作的開展難度加大。

3.3 科研檔案管理相關人員素質較低

據調查，高校科研檔案管理的相關人員中較多是兼職，而具體的專業性全職人員比較少；同時，其中兼職人員往往沒有經過專業培訓就上崗，且人員流動較快；全職人員由于人數較少，其在科研檔案管理工作中工作量就較大，而其精力與時間都是有限的，這就會導致科研檔案管理工作出現一些困惑和問題。此外，伴隨教育事業的快速發展，科研項目越來越多，這也使得高校科研管理工作量不斷加大，但管理人員的不足將大大地降低高校科研管理工作的質量。

3.4 較低高校科研檔案利用效率

由于科研項目具有較強的專業性、較深的研究程度及領域較廣等特點，而科研檔案的管理人員對諸多的知識與學科難以全面了解；此外，高校科研管理工作人員存在落后的工作手段、開發能力低、檢索落后、信息意識較低等問題，這些因素就會導致高校科研檔案利用效率較低[2]。

4 新形勢下高校科研檔案管理的創新思考

4.1 增強科研檔案歸檔意識

在高校科研檔案管理工作中，增強相關人員的科研檔案歸檔的意識能夠有效地提高高校科研檔案管理工作的質量，有利于將高校科研活動準確地、真實地記錄，進而更好地為高校開展科研項目服務。對于科研檔案的管理人員而言，由于其負責著整個科研檔案管理工作，因此，高校應重視對科研檔案管理人員的教育，使其樹立正確的科研檔案管理的意識，并使其認識到高校科研檔案材料歸檔的重要性，進而使科研管理人員的專業能力與服務水平不斷提高，更好地高校科研檔案管理工作服務。

4.2 完善的科研檔案管理制度

高校科研檔案管理必須具有制度化與常態化，具體做到：（1）制定切實可行的科研檔案收集、接收、整理、儲存、開發利用與管理等方面的規章制度，要求高校科研檔案管理工作必須做到有范圍的歸檔、有標準的立卷、有規定的借閱、有措施的管理，并⒅街什牧蝦偷繾硬牧賢時進行歸檔，進而使高校科研檔案管理更具有客觀性、準確性、完整性、規范性；（2）建立健全科研獎勵機制，積極鼓勵科研人員及時主動上交科研檔案材料，并制定嚴格的歸檔標準與措施，向科研人員普及檔案管理的法制教育，進而促進高校科研檔案管理工作更加科學與規范；（3）利用先進的科技手段完善科研檔案的管理，將計算機、多媒體等引進高校科研檔案管理的各個環節中，加快對檔案材料的收集與整理，進而實現科研檔案管理的標準化、規范化，同時還能夠嚴格做好檔案的保密工作。

4.3 提高科研檔案管理人員水平

面對高等教育的不斷發展，科研檔案呈多元化的方向發展，這就需要科研檔案管理人員具備比較專業的相關理論知識與先進的信息技術，并充分了解國家檔案管理的相關法律法規。具體做到：（1）組織科研管理人員進行專業培訓，進而提高管理人員的檔案管理能力與水平；（2）要求科研檔案管理人員具備良好的職業道德修養，并不斷豐富自身的專業知識，進而提高自己的業務能力，更好地為高校科研檔案管理工作服務。

4.4 提高高校科研檔案利用效率

（1）高校科研檔案管理人員樹立檔案服務代管理的工作理念，摒棄“重藏輕用”的傳統思想，應該具有與時俱進的檔案服務意識與檔案創新管理措施；（2）高校對科研檔案管理投入充足的資金，使高校科研檔案管理人員能夠具有創新的工作手段、較高的開發能力、先進檢索、較高的信息意識，進而讓科研人員能夠及時的獲取科研檔案材料，并對科研檔案資料進行充分利用；（3）高校與相關科研機構共同創建科研檔案資源的共享平臺，進而使高校科研成果的信息與其他機構科研成果的信息實現網絡資源共享，使高校科研成果的社會效益與經濟效益得到更好地發揮[3]。

5 結 語

總之，在新形勢下，高校科研檔案管理部門需要及時認清自身的不足，跟上時代的步伐，創新高校科研檔案的管理模式，進而提高學校的教育水平和科研水平。同時，高校科研檔案管理人員需要不斷提高自身專業能力，進而更好地為高校科研檔案管理工作提供服務。

主要參考文獻

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【基金項目】吉林省教育科學“十二五”規劃課題《吉林省民辦高校科研實力培育對策研究》，課題編號：GH11433。

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）06-0011-01

近年來，許多民辦高校在完善教學體制和管理模式的同時，已由最初的教學型院校逐步向教學科研型院校轉型。因此，科研管理工作的科學化和規范化日益得到重視。但是，由于民辦高校辦學時間短，面臨著如何盡快提高科研管理能力和學術水平等問題，而解決這些問題的重要途徑之一，就是建立合理的科研檔案管理體系，以便更好的服務于科學研究。

檔案是人類社會各種組織與成員通過有意識的創造性勞動而逐步形成、積累并保存下來的有價值的文字、音像等的原始記錄。科研檔案是科研管理部門對科學研究活動的記錄，是科學儲備的一種形式，包括文字、圖表、數據、音像等各種形式載體的相關文件材料。科研檔案是科學研究的基礎和條件，通過規范化的管理，為科研工作提供詳實、有價值的參考資料，從而促進科研工作水平的提升。

一、民辦高校科研檔案管理的現狀

1.科研檔案管理意識薄弱

多數民辦高校科的科學研究處于初期發展階段，科研管理人員沒有進行過系統的檔案知識培訓，對檔案管理意識淡薄，對科研檔案形成不明確，忽視了科研檔案的收集、整理和歸檔，從而導致科研檔案工作不能有效進行。

2.科研管理機構缺乏經驗

目前，一些民辦高校由于辦學特點的原因，多重視教學，輕視科研，科研工作淺嘗輒止，許多民辦院校沒有獨立的科研管理部門，這導致了科研檔案管理工作成為可有可無的輔工作。即使隨著學校發展的需要，部分民辦高校已經意識到科研工作的重要性，但是缺乏科研管理工作經驗，對于科研檔案管理知識了解較少，造成了科研檔案管理與科研工作不相適應的現狀。

3.科研檔案管理制度不健全（建檔不完全、不系統）

現階段民辦高校競爭的核心已不僅僅是資金、人才和技術，更重要的是制度建設。科研工作在民辦高校的比重相對較小，因此科研管理方面的制度多處于初級建設階段，對于現有科研制度的管理、執行、監督亦不能一脈相承；此外，隨著民辦高校科研工作的逐步深入，科研管理制度的更新較慢，原有的科研制度不能適用于現階段的科研管理工作。

4.各種硬件設施不足

對于科研管理的硬件設施要求多集中在科研管理系統和科研檔案室的建立等。目前，民辦高校科研工作仍處于量化積累階段，需要歸檔保存的信息數據相對較少，借助于普通辦公軟件即可管理。另外，科研管理系統建設的經費投入較大，不僅有前期的系統購買費用，往往還有后期的系統維護費用，因此，科研管理系統在民辦高校沒有得到有效的應用和推廣。而對于多數民辦高校科研檔案室是比較容易達到的，但是后期管理并不能很好的跟進。

二、科研檔案管理在民辦高校科研工作中的重要性

1.有效的科研檔案管理有利于科研項目和科研成果的申報

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作[1]。科研檔案是科研部門、科研人員在從事科學研究過程中形成的、按照歸檔制度作為歷史記錄而保存的科技文件材料。科研檔案是科研發展的歷史記錄，是科學儲備的重要形式，科研檔案提供了重要的信息資源，可指導科研人員的科學研究工作。科研項目一般要經歷選題、立項、完成、結題、成果鑒定、成果申報等過程，需幾年時間不等。有效的科研檔案管理，可以反映科研項目的系統過程，為確定申報課題方向和申報成果提供借鑒，提高工作效率。

2.適應民辦高校學科建設的需要

科研是學科建設的前提與堅強動力，科學研究可以更新教師的知識結構、豐富充實教學內容，從而提高師資隊伍的整體學術水平和業務素質。從基礎學科的研究到分領域的專業研究是逐步形成的，而科研水平的提高可促使學科建設進入良性發展軌道，科研成果的體現亦是學科建設成效的重要標志，高校的科研管理對民辦高校學科建設有重要的促進作用。

3.有效的科研檔案管理有利于提高服務質量和效率

高校科研檔案是高校檔案管理的重要組成部分[2]，隨著民辦高校科研項目的逐日增多，科研檔案的建立和管理變得越來越重要。系統化的管理可增強對現有科研項目和成果的管理，增強對科研信息的開發和利用，增強數據整理的連貫性。同時，科研檔案的系統管理對信息統計、科研報表都有重要意義。

4.促進科研能力提升

科研檔案工作是伴隨著科學技術研究事業的發展逐步建立和發展起來的，對科學研究既有輔助功能，又有促進功能。科研檔案可對科學研究整體水平進行評估，這不僅是現有科研水平的體現，更是發現科研方向的突破口。

三、加強民辦高校科研檔案管理的途徑

1.樹立科研檔案管理意識

逐步強化科研工作在民辦高校工作的重要性，樹立科研強校、科研興校、科研帶動教學和學科發展的理念，將科研工作融入到日常教學和公共管理中去。不僅科研工作者需要提高意思，積極參與科研活動，科研管理者更應摸索經驗，開拓創新，強化科研檔案的管理工作，將其系統化、科學化、規范化，樹立正確嚴肅的科研檔案管理意識，統一思想將科研檔案管理工作做到實處。

2.強化科研管理人員業務水平

科研管理人員在整個科研管理工作中起到至關重要的作用。科研管理人員的業務水平和專業素質是提高科研管理的重要因素和根本保證。民辦高校應定期組織科研管理工作者進行系統培訓，有助于提高業務水平和服務管理意識。精準的業務水平和良好的工作作風將會使民辦高校的科研管理工作邁上更高的臺階。

3.檔案管理規范化、科學化、網絡化

目前，科研管理工作已經進入信息化時代，如何利用和開發有效的信息資源意義重大。民辦高校應該在科研起步階段就做好科研工作的積累，將科研工作的內容、過程、成果進行歸納，建立電子檔案，并借助于科研管理系統，將科研信息進行分析、管理，做好保密工作和資源共享等，真正實現科研檔案管理的規范化、科學化和網絡化。這不僅有助于民辦高校科研工作的現代化管理，更是促進民辦高校科研工作提高的有效途徑。

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隨著高等院校科學研究水平的不斷提高和科學技術的飛速發展，高校科研檔案作為重要的信息資源得到了社會的普遍認同和重視。并在高校教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，成為高校事業發展不可缺少的重要部分。高校科研檔案是高校科研活動的歷史記錄，它記載反映了科研活動的過程和成果，是儲備科技信息和科技知識的主要載體．為實際科學研究提供理論依據，具有重要的參考價值。

借助于檔案，我們就能夠更好地去了解過去，把握現在，預見未來。在加速科技進步的進程中，檔案管理應不斷豐富高科技實用信息，不斷拓寬檔案的利用范圍，不斷集中各方面信息，加以利用，形成良性循環。因此積極探討高校檔案工作的新思路，以科學的態度加強對該項工作的管理非常重要。下面就針對如何加強對高等院校科研檔案的科學管理，談幾點個人淺見。

1 對科研檔案的管理，要抓住幾個關鍵環節

首先，科研檔案管理人員，必須在服務意識、文化素質、科研管理方式和方法等方面要有所創新，才能適應科技創新型社會發展的新要求。要加強科研檔案管理人員的自身建設，提高檔案管理人員的業務素質，樹立開放服務意識和為科研服務的觀念，開闊思路，著眼于由內轉向外，擴大科研檔案資源共享范圍。盡可能參與科研活動，適時了解和掌握科研第一手資料，從源頭做起，確保科研檔案質量。增強工作的責任感，以認真負責的敬業精神和良好的職業道德，面向本單位、面向社會，為經濟建設、為學校發展提供優質服務。從而提高科研檔案工作在社會上的聲譽和地位，只有這樣科研檔案工作才能夠開創新局面，做出新成績。

其次，要增強科研人員的檔案意識，使人們充分認識科研檔案的價值。高校科研人員是科研檔案形成的主體，其檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理工作邁上一個新臺階。所以要求科研人員都要把科研材料歸檔看作是自己的義務，是自己工作中不可缺少的一部分，也是為科研檔案的發展創造良好的必要條件。

再有，實行現代化管理。科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。在現代科學技術飛速發展的今天，僅靠原始的手工操作，難以滿足高校科研發展的需要。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，運用計算機、光盤、復印機，多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中去，從而實現科研檔案管理的規范化、標準化、系統化。

2　規范高校科研檔案的管理模式．保護知識產權

作為高校科研檔案信息的管理者，既要注重對檔案信息資源自由閱覽、下載、復制、轉載的合法權利的保護，同時也要對非法利用行為進行控制。嚴格遵守有關科技保密的規定，正確劃分密級，合理確定使用范圍，從而保證科技機密和檔案的安全，維護本單位和科研人員的知識產權。注重保護好知識產權人的合法權益，正確處理管理利用與保密的關系，避免不必要的知識產權糾紛和損失。

首先，建立高校知識產權科研檔案的統一管理制度，保證真實、完整全面地記錄所有知識產權的獲取、維持、轉讓等社會活動過程，以合理利用及科學地管理知識成果。對知識產權活動記載過程的文件進行歸檔保存，集中統一管理，建立一種正常的知識產權的應用秩序，保護知識產權，以利于科學技術的推廣利用。其次，確定課題負責人歸檔責任制，由課題負責人主持立卷歸檔。做到下達計劃任務與提出科研文件、材料的歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成的情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收鑒定課題檔案材料同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。課題負責人負責科研文件材料的形成、積累、立卷，建議保管期限、密級的確定，填寫科研檔案簡介等，科研檔案部門要根據歸檔范圍，規范收集歸檔工作流程，并且要提前介入，超前控制，確保科研檔案完整、準確、系統和安壘。檔案工作者負責監督指導和管理，保護原有檔案的完整性，保密性，確保科研資源和知識產權不流失，不受侵犯。

3　實現科研檔案規范化

科研檔案管理現代化是科研檔案管理規范化的重要手段。科研檔案規范化管理必須依據現代管理理念，依托計算機和網絡技術實現科研檔案管理的電子化、網絡化，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，從而實現科研檔案管理的規范化。這是達到科研檔案管理現代化的重要環節，首先，必須做到科研文件的形成、歸檔的規范化。具體是科研項目的申報書、合同書、委托書、項目的審批文件、方案論證等文件；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、實驗數據、調研報告、查新報告、專利申請的有關文件材料；鑒定、驗收階段中的工作報告、研究報告、、著作、鑒定證書等，成果申報獎勵階段中的成果登記證書、獎勵申報書、成果應用證明，推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。歸檔的案卷，要求做到內容真實、字跡工整、圖樣清晰，有利于長期保存。其次，要明確立卷歸檔的重點．在實際工作中注意區分文件和資料，特別注意區分內容、形式、作用等相似的資料，減少檔案資料的重復和冗余，不該歸檔的文件不能混入，同時注意防止應該歸檔文件的散失。此外，還要注意案卷裝訂的質量，利于分類檢索，便于檔案規范化管理。

篇（9）

1.科研檔案的含義及作用

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。

高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。

2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍

目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。

2.1科研項目檔案歸檔內容

2.1.1科研項目準備階段

準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。

2.1.2研究實驗階段

立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。

2.1.3項目驗收階段

驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。

2.1.4成果推廣應用階段

推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。

2.1.5成果申報和獎勵階段

成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。

2.2科研綜合檔案歸檔內容

科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。

3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析

3.1科研檔案材料收集不完整

科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。

3.2科研檔案管理人員配備相對不足

科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。

3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏

科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。

3.4科研檔案利用價值范圍比較窄

科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。

4.科研檔案管理的建議

4.1完善科研檔案管理制度

完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。

4.2強化科研檔案意識

學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。

4.3明確科研檔案分工

明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。

[參考文獻]

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[3]卞咸杰. 探析英國高校檔案管理的特點：以謝菲爾德大學為例. 檔案管理，2012，06：78-80.

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二、提高高校檔案管理科學化水平的現實意義

1.為高校決策層起參考作用。

高校檔案管理工作是高校重要組成的一部分工作，是管理高校科學化的基礎。高校各種檔案為領導制定計劃和決策提供了準確的參考數據。高校檔案為高校決策層的目的，能及時、高效、精確地提供有效的檔案資料，為下一步的高校領導正確決策做好準備。

2.為高校的教學工作提供參考數據。

高校檔案在高校教學管理和學術研究等工作發揮至關重要作用，如制定學科、專業發展規劃和教學計劃等工作。高校教學管理部門需依據教學檔案的相關數據，進行分析研究，使制定的發展規劃、教學計劃等具有可操作性。

3.為高校教學科研工作提供數據。

高校的教學計劃、教師任課表、教學科研、教書改革以及聽課講評、考試統計報表、教書科研獲得的各項成果等都記錄在高校的教學檔案中。對于促進高校教學科研、提高教學質量、完善教學管理和科學研究等一些方面，高校的教學檔案資料發揮著至關重要的作用。

4.為評定高校教師職稱提供參考。

一個完整的教師教學檔案在高校教師評定職稱時提供了依據。像高校教師教學質量問卷、高校教師授課計劃書、教學改革成果、科研成果、精品課程資料、教學工作完成情況等這些方面檔案資料保障了高校教師評定職稱工作的順利展開。

5.為廣大高校畢業生提供學歷證明。

高校畢業生有的由于種種原因丟失了畢業證書，需要學校補發畢業證書。有的畢業生由于出國需要在校的成績，需要學校的學歷證明。高校解決這些問題，可以通過查找他們相關的學籍檔案資料所提供的可靠證明和依據。

三、我國高校檔案管理工作的問題

1.高校檔案管理人員整體素質不高。

隨著檔案管理的信息化、現代化，需要高校檔案管理人員具備一定的專業技能和職業水平。據相關的市場調查數據顯示，目前我國檔案管理缺乏高素質的人才，從事檔案管理人員的整體技術水平有待提高。一是相關檔案管理人員觀念比價落后，工作缺乏創新意識；另外原有的知識已遠遠跟不上現代化管理的要求，管理水平落后。出現這些嚴重的社會問題，給我過檔案管理工作帶來很大的難度以及造成資源和工作時間的極度浪費。

2.對高校檔案認識不充分以及理解模糊。

在目前的高校中仍有相當一部分人認為檔案管理工作是保管檔案部門的工作，部分人認為檔案室是重要的場所，是保存著重要和機密的文件。對此，大部分高校教職工準確的對檔案部門是做什么的、保管什么東西的多不清晰。

3.高校檔案資料不全、硬件設施不完善。

當前大部分高校存在以下情況：一、保管檔案的條件不達標，像檔案室的通風、防潮、防盜、防火等條件達不到要求，這些易給檔案帶來缺失或破損；二、保管檔案的設備規格不統一、不齊全，不能應對目前檔案多樣化的要求。檔案的錯放、歸檔不合格、資料不齊全等現象嚴重，這些也給高校檔案管理工作增加了管理的難度。

4.檔案管理工作制度有待完善。

隨著我國檔案管理的信息化和現代化的不斷發展，過去檔案管理中許多問題在當前的管理中呈現出來，從而導致了檔案管理的整體水平不強。現有的檔案管理工作制度缺乏統一標準化、規范化。造成各種檔案無法協調，制衡了高校檔案管理工作的進行。

四、增強高校檔案管理科學化的路徑

1.完善高校檔案管理的各類工作指標體系。

高校應成立以校長為組長、各科室負責人參與的檔案管理工作小組。在檔案管理工作得到學校領導高度重視條件下，可以有助于積極推進高校檔案管理工作的開展。

2.高校檔案管理人員應提高職業技能。

作為一名合格的高校檔案管理人員不僅要積極的參與各種檔案業務能力培訓、學歷檔案管理的專業基礎知識，而且還能使用現代管理技術和先進的技術設備，幫助提高檔案管理水平，跟上現代化的步伐。

3.提高檔案管理工作意識。

廣泛宣傳檔案管理工作的重要性，全員參與提高并支持高校管理工作。通過全體教職工的積極參與，提高和配合高校檔案管理工作。

4.保障檔案管理工作質量。

對于高校檔案管理要專門的設置檔案管理室，并添置相關的檔案管理設備，分類存放、分別管理，做好防盜、防潮、防火、防蟲、防霉、防塵等相關養護措施，以確保管理的檔案資料全安、規范。

5.檔案管理與校園文化建設相結合。

學校要想展現自身的形象和價值觀成果，檔案管理是重要的載體。高校檔案管理工作要展現多姿多彩的生命力以及獨特的個性文化氛圍，需要努力的與校園文化建設新結合，最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。

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中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）15-0010-03

一、高校醫學科研檔案管理的重要性

1.醫學科研檔案是醫學研究的基礎和條件。醫學科研檔案直接反映高校醫學研究水平層次、國內外學術地位、人才、設備、學科發展主攻方向、整體醫療、科研、教學發展規模、科研輻射范圍等情況。醫學工作者特別是中醫藥高校科研工作者搞科研，“傳承”與“發揚”緊密關聯，通過繼承前人科學研究的成果，吸取有益的經驗教訓，并在此基礎上有所創新和發展，這些都離不開利用檔案資料的信息資源。因此，科研檔案是科學研究的基礎和條件。

2.醫學科研檔案是保持醫學研究延續性的有力工具。醫學科學研究是建立在前期工作的基礎上，吸取和借鑒已有的成果，優化科研設計，以前人未解決的醫藥關鍵問題為研究對象，開展更深層次的研究。在醫學的科研活動中，必須要有完整準確的科研檔案作為支撐，以便科研人員最大限度地利用科研檔案這一繼承、借鑒、傳遞和交流的工具，指導醫學研究向著高層次發展。做好對科研檔案信息的挖掘和利用，有利于把新的科研成果加以推廣、應用于臨床，讓精神財富轉化為物質財富，對提高醫院科研水平和核心競爭力，促進我國醫療衛生事業的發展，保障人民群眾的健康具有重要的意義。

3.醫學高校科研檔案是人才考核、職稱晉升的重要依據。醫學科研檔案不僅記錄了科研活動的最終成果，同時也記載著科研活動的研究過程、科研人員承擔的科研任務、科研項目完成后發表的學術論文以及獲得的成果獎勵等信息。因此，醫學科研檔案的系統性、客觀性、完整性、真實性和連續性，能夠幫助高校考核部門對科研工作人員各方面的素質深入了解。高校在人才考核、職稱晉升的過程中，除了參考醫療、教學量化考核指標以外，醫學科研檔案更是作為對科研人員考核的重要依據。

4.醫學高校科研檔案有利于推動社會發展。在產、學、研一體化的今天，科研成果最重要的是要轉化為生產力，要推動科技事業的進步，推動社會的進步。一套完整的醫學科研檔案不僅可以真實、完整、準確地記錄該項目的研究過程，更重要的是在社會醫學科技的轉化和推廣中起著重要作用。因此，加強醫學高校科研檔案的管理，不僅僅是對醫學科研成果的轉化，更是對一種巨大的社會資源的積累與利用。以我校為例，校市合作和產學研基地建設有力推進，先后與清遠、陽江、中山、東莞等市政府簽訂合作協議，建立中藥規范化種植基地16個，輻射帶動種植面積20多萬畝，新增產學研基地14個，簽約橫向項目394項，合同總額7426.25萬元，使得校市產、學、研合作邁出堅實步伐，這些成果，都離不開我校對醫學科研檔案的密切跟蹤和有效管理。

二、高校醫學科研檔案管理普遍存在的問題

1.醫學科研檔案管理意識有待增強。目前高等醫學院校檔案管理工作普遍存在科研人員缺乏歸檔意識的現象，通常認為科研檔案是自己多年科研工作的心血和結晶，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴資料不愿上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存；另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便。這些都直接影響了科研檔案的內在質量，既不利于后續研究的創新，也不利于國家知識產權的保護。

2.醫學科研檔案管理制度執行不得力，科研材料歸檔不完整。醫學科研檔案管理工作與科研項目申報、科研成果申報工作相比，不能引起醫科院校領導重視，盡管有一些具體的管理制度和辦法，但缺乏切實有效的制約手段，還未能實現有效的管理，導致科研檔案材料通常具有如下特點：（1）存檔材料多為成果性材料，缺乏過程性材料；（2）一般性材料較多，缺少創新性的關鍵技術材料；（3）歸檔材料類型單一，多數為紙質文檔，其他載體的材料少；（4）人才培養、教育技術教育、教育教學研究、人文社科類等科研項目收集較難。在科研成果歸檔工作中，盡管《檔案法》明確規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”但實際上項目負責人交與不交管理人員無法控制。項目負責人提交什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔也只能在口頭上作一些要求說明、解釋而不能強求，監管力度不夠大。造成很多管理制度形同虛設，執行和落實力度都不足。

3.科研材料集中統一管理難，歸檔質量還有待進一步提高。隨著我國社會經濟的高速發展，科技、教育事業的突飛猛進，政府加大了在高校整合、拆分的投入和建設。以廣州大學城為例，大學城校區的投入使用（有些學校是主體遷入），辦學條件整體水平突飛猛進的同時，現實的問題也相繼顯現，大學城的規劃使得高校及其附屬院校及機構（醫藥院校的附屬醫院）分離太遠，加大了建檔歸檔的難度，科研人員為方便研究利用，有意保留一些重要的關鍵性技術材料，導致材料收集不完整，難以集中統一管理。另外，科研檔案反映的是科研人員開展科研工作所取得的成就，其質量的高低盡管在很大程度上取決于科研人員開展科研的質量與水平，但也與檔案管理工作有著較為直接的關系。目前，科研檔案專項管理人員不能確保專人專管，大多數身兼多職，無法對項目進行系統的監控跟蹤與收集，造成科研過程中的材料流散缺失。然而，對于科研檔案質量總的要求包括：研究水平在有一定高度，數據準確，研究方法設計科學，材料齊全，格式規范，案卷歸類合理，標識完善準確。在實際當中由于上述原因，無論是科研檔案的內容質量，還是案卷質量，都存在著不夠規范、不完整的問題。

三、加強高校醫學科研檔案管理的建議

1.加強宣傳與交流，提高醫學科研人員的檔案意識。醫學科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強檔案意識。因此，組織和開展高校醫學科研檔案協會學術交流與合作，積極開展科研檔案知識的宣傳活動，通過知識講座、板報宣傳等多種形式，使科研人員明確科研檔案歸檔的范圍，強化其科研檔案歸檔意識，使他們真正認識到將醫學科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應盡的責任。

2.完善醫學科研檔案管理制度，提升醫學科研檔案管理水平。完善醫學科研檔案管理制度是提高醫院科研檔案管理水平的保障。高等醫學院校的科研管理部門、檔案部門和科研課題組成員應密切配合，建立一套完善的《科研檔案歸檔制度》，進一步明確歸檔范圍，保證科研文件和合同的完整性、系統性和時效性。高校的科研管理部門應根據國家有關檔案及科研資料管理等有關規定，制訂詳細的歸檔范圍和歸檔的各種要求及相應的檔案管理實施細則。一方面要充分利用計算機信息技術，在利用傳統手段管理科研檔案的同時，加大經費投入，保障硬件設施建設，建立相配套的現代化設備，如辦公自動化設備和專業軟件等，建立科研原始檔案數據庫、科研成果檔案數據庫、科研立項文件、論文、獎勵等數據庫，利用檔案管理系統，推進科研項目檔案歸檔說明、項目重要文件信息全文檢索，逐步實現檔案工作的現代化管理。

3.利用檔案法規加強統一管理，提高歸檔科研材料質量。在實際歸檔工作中，加大對歸檔工作的重視，切實執行《科學技術研究檔案管理暫行規定》，根據規定制定適合自己的一套科學的管理制度、辦法和相應的制約手段。普及檔案管理的信息化與現代化，對于高校與附屬機構及醫院的項目檔案統一管理問題，可采用電子認證的方法，對歸檔材料進行掃描和認證，統一上傳電子數據庫，以減少科研人員因提取、利用歸檔材料帶來的不便，提高科研人員提交檔案的自覺性。另外，根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》第九條：“凡重點科研項目鑒定、驗收，按照專業分級管理的原則，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。”建立完善的醫學科研人員考核評價體系，增加專職檔案管理人員，規范其職能范圍，把科研檔案的收集和管理納入考核范圍，各檔案管理部門對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。總之，應強化科研人員在從事科研過程中檔案整理和存檔意識，激發其重視科研檔案的主動性和積極性，切實提高高校醫學科研檔案質量。