信息時代辦公室檔案管理探析

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檔案對于辦公室來說意義非凡，檔案是辦公室的一種記錄手段，通過紙制品或者電子記錄事件的發生原因和經過。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中，應該多做調查、分析、研究，在信息技術時代，利用先進的科學技術和硬件設備對辦公室檔案進行創新管理已成為新的趨勢。該文主要分析了檔案管理工作信息化的基本概念和特點，然后提出科學的解決方式。

在當前信息化技術高速發展的背景下，我國相關部門的辦公室檔案管理工作都出現了較大的變化。如今是一個快餐時代，辦公室人員對于信息的獲取需要靈活性。信息與信息技術在國民經濟和社會發展中扮演著越來越重要的角色。傳統檔案管理方法缺乏科學方法和技術支撐，它在管理工作中，經常會出現了人工浪費，直接導致檔案管理成本增大，管理過程復雜，流程比較長，這樣難以提高辦公室檔案管理效率。只有將傳統復雜煩瑣的檔案管理工作方式改變為能夠高效率高質量完成工作的管理方式，才能夠更好地管理辦公室的檔案資料，促進我國辦公室檔案管理事業的發展和進步。

1信息化時代下檔案管理工作概述

信息時代的到來給相關部門辦公室檔案管理工作帶來了諸多改變，其中最為突出的就是將檔案管理直接引入到了互聯網體系中。

1.1檔案管理信息化的定義

在現代化時代，檔案信息化就是將某些信息技術具體落實到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，與此同時還要為檔案信息資源的其他運用方式。綜合來說，檔案管理信息化就是突破傳統的紙質實物記錄方式轉變為現代化的數字化管理。而這種方式的進行必須立足于相應檔案行政機構的規劃來展開。

1.2檔案管理信息化的特點

一般來說，檔案管理信息化的特點主要包括以下三個方面。最基礎的特點就是檔案管理工作的展開必須圍繞相關部門的法律法規，遵守基本的政策。最明顯的特點就是檔案信息化管理使得整體的管理形式由實物轉向于技術管理。而用電子檔案替代實物檔案也成為各大部門走向檔案信息化管理的重要條件。最后，檔案的信息化管理實現了信息的數字化與網絡化，為檔案管理工作的創新與持續發展奠定了堅實的基礎。

2信息時代辦公室檔案管理工作的創新

針對目前社區檔案管理工作形勢來看，在信息時代背景下，無法實現高效應用和管理，因此，為實現管理工作的改革和創新，要從多方面展開詳細研究。

2.1加強人員創新

檔案管理工作需要人員支持，工作過程中人員自身的素質和創新能力是辦公室檔案管理工作質量提升的最主觀原因。首先，檔案管理工作人員是檔案管理工作的主體，檔案管理工作者的個人素質直接影響到整體的檔案管理工作。所以檔案管理工作創新的第一步，就是人員的創新。人員創新是由內而外的創新，人員創新也可以從根本上創新檔案管理工作。第一，檔案管理工作者需要過硬的專業素質，所以，要加強人才的專業素質培養。檔案管理除了熟習自身專業的同時，也要涉獵一些其他專業的知識，比如管理學，圖書館學等等。在信息時代，檔案的管理大多借助電子信息管理系統，那么就需要工作者能夠熟練地掌握計算機的操作。除了在招收人才時提高對計算機的要求的標準，也要加大事業單位自身對人才計算機的培養，以適應越來越現代化的信息管理工作。事業單位也應該大力引進新興人才，對于剛從學校走出來的人才，要加強實踐培訓，將學到的知識轉化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。第二，檔案管理工作需要創新工作理念。讓工作者從思維上創新，主動接受、學習包括計算機在內的新型管理方式，主動尋找如何提高檔案管理效率的方式。除了工作的硬實力外，也要提高工作者的軟實力。信息管理工作的管理方法要與時俱進，從而提高管理效率。所以，相關單位要加強管理者對新管理方法，新管理理念的學習。積極引進新興的，高效的管理方式。檔案管理工作在人員方面的創新需要重點注意兩個方面，第一是提高管理的硬實力，第二是加強工作者的思想覺悟。這都有效地解決了工作人員專業素質差，工作積極性不高的問題。從而提高檔案管理工作的效率與質量，有效地利用人才，將人的能力最大化，整體提高了在信息時代下檔案管理的能力。

2.2促進檔案的信息化建設

檔案管理工作的主要任務是對冗長、繁雜的信息進行對比、歸類，再妥善的進行保管，以便在需要時能夠快速地找到。隨著時間檔案的數量也是越來越多，也使得檔案工作的效率會越來越底下。越來越無法滿足事業單位對信息需求。近年來隨著信息產業地發展，檔案的管理工作也出現的新的契機。通過借助計算來建立新的信息管理系統可以提高工作者的工作效率，查找信息的速度，節約勞動力，也可以節省存放檔案的空間，降低事業單位運營成本。而且相較于紙質保存手段來說，信息化更是提高了檔案的安全性與保存的持久性。除此之外，還可以將單位的各個部門的信息通過局域網絡，建立一個公共信息資源平臺，并實時更新所存儲的信息。不僅能夠有效地提高各個部門之間的聯系，還節省了部門間溝通聯系所花費的時間，從而提高事業單位的工作效率。

2.3更新管理模式

在過去的檔案管理工作的過程中，一直存在著許多的問題。由于文件種類的繁雜和數量的不斷增多，檔案的歸類與存放一直缺乏一個系統的條例，以至于常常會有文件的缺失。所以就需要學習引進更先進，科學的管理模式來保證滿足信息的需要。在過去的管理模式下，常常會出現文件丟失，或無法及時找到需要文件的情況，這就極大地影響了事業單位的正常運行，為單位帶來損失。除了造成的損失，事業單位還需要動用大量的資源對丟失文件進行查找，補充，不但提高了單位成本，也提高了工作者的工作強度。所以科學的管理模式，對今天的檔案管理工作來說尤為重要。在這種情況下，我們就可以用新的管理模式，對于已經收錄的文件，可以建立一個系統、明了的檔案目錄，對各個檔案按照檔案的內容以及性質，進行科學的分類并妥善的按時間進行編號、存放，并通過計算機等設備進行記錄。對于新收錄的文件，工作人員要先對每一份文件進行詳細的記錄，并通過電子信息系統進行記錄，之后再進行編號、存放。這樣在尋找的時候就可以輸出類別、編號，再通過計算機的查找，就可以快捷、簡便地找到所需要的文件。為保險起見，也可以建立備份系統，防止文件丟失所帶來的損失。綜上所述，面對形勢的轉換，檔案管理工作也要不斷與時俱進，積極運用現代技術，最大程度地提高工作效率。在檔案信息管理工作的創新與發展中，要善于轉變工作人員的工作理念，加強現代化服務觀念，同時要不斷促進信息化建設，使其不斷趨向于標準化和科學化，最后還要引進科學的管理模式，使檔案管理工作的保障體系進一步強化，只有這樣才能全面深化檔案管理工作的真正價值。

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作者:邊迎秋 單位:內蒙古突泉縣突泉鎮街道管理服務中心