信息時(shí)代高校檔案管理的新途徑

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本文首先就對(duì)信息時(shí)代推動(dòng)高職院校檔案管理工作的作用進(jìn)行分析，其次探討當(dāng)前高職院校在信息時(shí)代下檔案管理所存在的現(xiàn)狀，最后就如何進(jìn)行信息化檔案管理工作提出具體的策略，以供參考。所謂檔案，根據(jù)《檔案法》第二條明確規(guī)定，檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對(duì)于高職院校來說，檔案管理不僅是其開展管理工作的重要內(nèi)容，而且還是其在人才培養(yǎng)水平上的重要標(biāo)志。特別是在科技進(jìn)步迅速的當(dāng)今時(shí)代，傳統(tǒng)的主要依靠人工的檔案管理方式已無法滿足高職院校對(duì)檔案管理的需求，因此，如何在信息爆發(fā)的時(shí)代開展檔案管理工作，促使其朝向科學(xué)且規(guī)范的方向發(fā)展，具有重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一、信息時(shí)代對(duì)高職院校檔案管理的作用

（一）檔案管理可以有效推動(dòng)高職院校發(fā)展

隨著近幾年我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，使得其對(duì)技能型人才所需求越來越多，因而國(guó)家開始大力扶持高職教育工作的開展，這也促使高職教育規(guī)模得到明顯的擴(kuò)大，同時(shí)對(duì)檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格。因院校所使用的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前時(shí)展需求，所以必須要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣才能夠更好地推動(dòng)我國(guó)高職院校教育工作有序進(jìn)行。

（二）明顯加快高職檔案的開發(fā)利用

在以往的檔案管理工作中，大多數(shù)高職院校都是以收集檔案資料為主，同時(shí)還是以紙質(zhì)的形式保存檔案，這為相關(guān)人員在查找檔案信息上帶來一定的難度。此外，紙質(zhì)檔案在實(shí)際中無法進(jìn)行信息共享，進(jìn)而影響檔案材料價(jià)值的發(fā)揮。這在這種情況下，院校則需要在檔案管理工作中借助信息化手段來對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，簡(jiǎn)單來說就是建立專門的檔案信息庫(kù)，在進(jìn)行檔案信息檢索中可通過對(duì)計(jì)算機(jī)的使用獲取信息。

（三）有效保障高職檔案的信息安全

眾所周知，高職院校的有關(guān)檔案材料在一定程度上展示出其發(fā)展的歷程，而在具體應(yīng)用中主要有多個(gè)方面，即教師學(xué)生管理、科研事業(yè)和人事管理。在原先高職院校檔案管理中，因管理模式過于傳統(tǒng)化，使得檔案資源在應(yīng)用中無法發(fā)揮出其所具有的作用，且在保存的過程中不僅需要占用大量的空間，還比較容易出現(xiàn)老化甚至丟失的問題。隨著信息化時(shí)代的到來，高職院校則可在檔案管理中根據(jù)實(shí)際，引用信息化技術(shù)，這樣能夠在進(jìn)行檔案信息保存時(shí)通過電子文件的形式來提高檔案信息信息的安全性。

二、信息時(shí)代高職院校檔案管理現(xiàn)狀

針對(duì)信息時(shí)代背景下高職院校在檔案管理中存在的問題，院校必須要對(duì)此有充分的了解，并實(shí)施針對(duì)性措施。

（一）高職院校檔案自成體系，資源比較難以共享

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高職院校在檔案管理工作中基本是以各自為政的方式進(jìn)行，沿用過去的人員管理方式以及檔案文件儲(chǔ)存管理措施，缺乏與其他院校之間的協(xié)作和交流的意識(shí)。長(zhǎng)此以往，難免會(huì)造成院校檔案和數(shù)據(jù)資源無法共享的局面。

（二）檔案管理制度的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響信息的交互使用

因沒有受到相關(guān)部門所提出的規(guī)范性要求，所以造成不少院校在開展檔案管理工作中處于各行其是的狀態(tài)，且對(duì)檔案管理中所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，因而在很大程度上影響院校之間對(duì)信息的交互。如，有的高職院校在檔案管理工作中會(huì)根據(jù)自身需求，制定出相應(yīng)的管理執(zhí)行細(xì)則和措施，對(duì)于這種執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不僅會(huì)出現(xiàn)檔案制度重復(fù)問題的出現(xiàn)，還給各個(gè)院校之間的信息造成較大的壁壘，進(jìn)而嚴(yán)重影響雙方的交流和互動(dòng)。

（三）檔案管理利用效率受制于管理人員現(xiàn)有的技術(shù)水平

在原先的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理環(huán)節(jié)中，需要管理人員根據(jù)一定的順序?qū)⑺袡n案進(jìn)行歸檔，而在此過程中若管理人員發(fā)生變動(dòng)或在工作中有所疏忽，則會(huì)直接導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作難以開展。

（四）管理人員水平參差不齊

多數(shù)高職院校在自身發(fā)展過程中并不注重檔案管理工作的開展，且對(duì)人員招聘上也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，這就導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員在實(shí)際工作中的綜合水平參差不齊。有些高職院校進(jìn)行檔案管理的人員幾乎都不是本專業(yè),相當(dāng)一部分工作人員沒有職稱；學(xué)校平時(shí)也很少對(duì)這些人員進(jìn)行檔案管理方面的系統(tǒng)培訓(xùn)，與兄弟院校間的業(yè)務(wù)交流也不多，從而導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響工作的開展。

三、對(duì)于信息時(shí)代高職院校檔案管理的具體策略

為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理工作，確保其符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，作為高職院校首先要認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代在推動(dòng)檔案管理工作上的重要性，并結(jié)合具體情況合理的引入信息化手段，以此切實(shí)提高院校在檔案管理工作上的水平。對(duì)于如何進(jìn)行信息化的檔案管理工作，高職院校則可采用以下策略進(jìn)行：

（一）積極建設(shè)高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)

對(duì)于高職院校檔案信息化的建設(shè)，必須要在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上進(jìn)行，因而院校在檔案管理建設(shè)中要對(duì)此予以足夠的重視。在進(jìn)行高職檔案信息化建設(shè)中，院校首先要按照相關(guān)要求在檔案管理中引入網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)模式，并購(gòu)置所需要的軟件和硬件。這樣做在提高檔案信息保存和開發(fā)利用效率上起到重要的作用。另外，通過對(duì)安全網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，還能夠促進(jìn)高職院校檔案管理工作信息化發(fā)展，為此高職院校要加大對(duì)這方面的投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備。

（二）注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

結(jié)合實(shí)際了解到，不少高職院校的檔案管理人員身兼數(shù)職或從其他部門所調(diào)來的，因而沒有經(jīng)過專門的管理培訓(xùn)，不了解檔案管理知識(shí)和技能，這不僅會(huì)影響檔案管理工作效果，還給信息化檔案管理造成不小的困難。針對(duì)這種情況，高職院校必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。對(duì)于優(yōu)秀的檔案管理人員來說，其在檔案管理工作中既要具備較高的政治素養(yǎng)，還要端正工作態(tài)度以及為師生服務(wù)的意識(shí)。為了能夠做好此工作，作為高職院校要充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員的重要性，只有這樣才能夠在最大程度上保證檔案管理工作質(zhì)量。

（三）構(gòu)建個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，不斷提高資源共享水平

在此環(huán)節(jié)中，需要各個(gè)高職院校通過對(duì)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的利用，對(duì)原先較為分散的資源按照要求進(jìn)行有效整合，并共享所有信息。期間，高職院?？山Y(jié)合實(shí)際情況和需求，有針對(duì)性地制定出具有個(gè)性化的數(shù)據(jù)共享架構(gòu)模式。這樣做，主要是為了進(jìn)一步提高院校檔案資源的共享水平。對(duì)于如何構(gòu)建出個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，作為高職院校則需要注重以下幾點(diǎn)：一是，按照具體要求制定出基本的共享準(zhǔn)則，之后還要搭建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)架構(gòu)模式。在此過程中，院校之間可在協(xié)商中制定出較為統(tǒng)一和規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。二是，不斷完善集中式的檔案資源提供模式。首先需要確定中心服務(wù)，其次在此基礎(chǔ)上對(duì)層級(jí)式的信息整合系統(tǒng)搭建集中式的資源提供模式。

（四）切實(shí)提高檔案信息化管理的安全性

實(shí)踐證明，對(duì)高職院校檔案進(jìn)行信息化管理，不僅可有效提高檔案管理效率，同時(shí)還減少工作人員的勞動(dòng)力度，但是所面臨的信息安全隱患也越發(fā)明顯。這是因檔案信息多是以電子形式予以保存，在此過程中有部分檔案管理人員因缺乏一定的安全意識(shí)，且在檔案信息保存中沒有進(jìn)行加密，使得大量檔案信息出現(xiàn)泄露情況，進(jìn)而給院校造成嚴(yán)重的損失。此外，還有電子文件在保存中因出現(xiàn)文件格式問題，導(dǎo)致檔案信息破壞，使得用戶無法及時(shí)使用。針對(duì)這些問題，院校首先要做的就是提升檔案管理人員的安全意識(shí)，嚴(yán)格按照要求，對(duì)電子文件進(jìn)行加密保存，同時(shí)對(duì)儲(chǔ)存檔案材料的計(jì)算機(jī)要及時(shí)斷開網(wǎng)絡(luò)連接，以此能夠在最大程度上確保檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代下，高職院校在開展檔案信息管理中根據(jù)實(shí)際情況，合理引入現(xiàn)代化手段，以此能夠在最大程度上發(fā)揮信息化在檔案管理中的作用。但是結(jié)合實(shí)際來看，不少高職院校在信息化檔案管理中存在一定的問題，這就需要院校及時(shí)采取有效策略。對(duì)于如何更好地進(jìn)行信息時(shí)代下的檔案管理工作，高職院校則可從積極建設(shè)高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)、注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升、構(gòu)建個(gè)性化網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，不斷提高資源共享水平和切實(shí)提高檔案信息化管理的安全性方面入手。這樣做，不僅能夠?yàn)楦嗟挠脩籼峁┓?wù)，同時(shí)還進(jìn)一步推動(dòng)院校檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:盤利珍 單位:湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院