醫院檔案管理大全11篇

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檔案管理更多是為了醫院整體服務的，并且與醫院各個部門之間都有著非常緊密地聯系。醫院管理層要不斷地樹立新型的信息化觀念，并不斷更新醫院檔案的管理方式，將檔案的管理方式和信息化的管理模式有機結合在一起，同時持續深挖醫院檔案信息化管理工作的策略和措施，為實現醫院可持續發展而不懈奮斗。

一、醫院檔案管理的現狀

檔案管理工作貫穿于醫院各個科室中，對患者的病情康復、醫生診療順利實施具有十分重要的影響作用。但是，傳統意義上的檔案管理工作基本上依靠人工統計、記錄，不僅消耗了醫院大量的人力資源，人工效率低下、精準度欠缺等因素也不利于檔案管理工作順利發展。隨著信息化技術在生活中廣泛應用，檔案管理工作也應當尋找自身嶄新的發展空間，為我國醫療衛生事業發展奠定良好的基礎。1.制度不健全，沒有意識到檔案管理的關鍵性。經過調查顯示，目前醫院內的檔案管理環節較為薄弱，主要原因是由于檔案管理的工作并不歸屬于醫療工作的范疇之內，并不像醫療過程中，診斷和治療的環節中會為醫院帶來直接的經濟效益。所以，很多醫院會忽略到對內部的檔案進行管理，只是一味地一味地重視經濟的效益，對檔案管理的規章制度制定不夠完善，沒有意識到檔案管理工作的關鍵性。2.管理不具備規范性，歸檔的各項內容不明確。隨著我國科學技術的不斷發展，越來越多的現代化技術被廣泛的運用在各個領域之中，但是由于醫院的檔案管理意識相對較為薄弱，并沒有將提升檔案管理效率提上工作的日程，導致當管理的工作相對較為落后，管理的質量和效率低下，不具備較強的規范性，歸檔的各項內容不是十分的明確，導致檔案隨意丟棄，需要的時候不能夠在第一時間內找到，從而嚴重地制約著醫院的發展。

二、當下檔案管理中出現問題的原因

1.管理制度落后。由于醫院工作復雜多樣，檔案管理人員在協調配置檔案的過程中出現遺漏和錯誤是無可厚非的，但是這種情況一旦未能及時有效處理則會誘發“蝴蝶效應”的消極影響，嚴重威脅患者的利益，產生醫療糾紛和醫患矛盾。檔案管理人員由于各種原因，在檔案登記、納入的過程中審核不當，導致檔案庫存與輸出中存在誤差，造成賬目不符情況，對醫院的經濟收益也存在不良影響。2.檔案信息復雜。醫院所用檔案種類多樣、信息復雜，導致電腦錄入時存在誤差和更新不及時現象。并且一部分檔案包裝計量較大，患者使用需要拆零，檔案在藥房中散落現象也造成檔案調配不當。一部分檔案的保存方式特殊，散落之后未經過特殊管理，自身的效能也會出現變化。與此同時，檔案管理中還存在擺放不當現象，一部分檔案在藥房中有獨立貨架，而在長時間工作中，貨架上放置的檔案種類混亂，擺放檔案被分散開來，盤點時就會被工作人員忽略。3.檔案管理人員能力有限檔案管理人員日常工作較為繁重復雜，常規的檔案管理形式主要是依靠人工，檔案管理人員對計算機的應用能力有限，即便是一部分藥房已經引進計算機管理，但是工作人員的應用效果并不是十分理想。與此同時，借助人工盤點和管理的藥房系統，經常出現漏記、失誤等方面的問題，且后續的查驗工作缺失，一部分檔案出現的問題要經過數月之后才能夠發現，在此期間產生的經濟損失是不可逆的。

三、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的對策

我國檔案管理在一定時期內得到了充分的發展，自身的管理機制和管理流程建設也具有科學性，但是與國外發達國家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對于醫藥行業的整體發展具有阻礙作用。在本節的論述中根據問題的產生和表現提出具有一定先進性的整合措施，進而能夠有效促進檔案管理的質量和水平提升。1.健全檔案信息化管理系統。醫院是全天24小時運營的一個特殊場所，并且不會因為節假日而放假休息，因此，在如此高強度的工作模式之下，醫院收集和留存的檔案信息就會越積越多，如果不能及時地將這些信息進行整理、歸納和分類，會使得大量的檔案信息丟失或是失效。此時，醫院檔案管理人員有限，面對如此繁冗復雜的檔案信息，不僅增加了相關工作人員的管理壓力，而且管理效率遲遲難以提高，這樣的情況使得醫院管理層逐漸意識到傳統的管理方式已經不再適用。因此，醫院要及時建立并健全相關管理系統，這樣除了可以改善以上的諸多情況，還可以使得醫院內對檔案信息有需求的人員去實時共享醫院的部分檔案信息，因為醫院的檔案信息分為兩部分，一部分是具有隱私性質的，另一部分是具有開放性質的，這可以實現部分檔案信息的公開。與此同時，醫院可以融入扁平化的管理模式。這種管理模式的優勢就在于可以打破原有單一的信息傳遞方式，并且使得醫院內部的相關檔案信息的傳送速度加快，可以在一定程度上實現醫院內部信息的共享和互動，促進醫院信息化管理的全面發展，電子檔案中患者信息讀取內容（見表1）。2.加強硬件設施和軟件系統的建設。一方面信息化的實現是以計算機硬件設施作為載體的，計算機擁有一定的使用壽命，醫院要有專門的制度，定期對醫院內的計算機進行保養和維護。當計算機出現問題，并且醫院人員不能有效解決的時候，要及時上報，并請專業人士維修，以免醫院人員維修失誤對計算機造成二次傷害，延誤檔案管理工作的正常運行。根據現狀，醫院人員不難發現，計算機一類的電子類產品會在短時間內不斷更新硬件設施，這些情況都要求醫院在計算機的使用上做一些具體規定，如規定計算機的使用時限，超過規定時限要及時更新，保持硬件設備設施的先進性；另一方面管理人員需要運用相關的軟件系統去整理檔案信息，而軟件系統會隨著人們的要求增多而不斷發生變化，醫院要跟緊最新的軟件系統，使得檔案信息管理的質量可以不斷提升。與此同時，軟件系統在更新的時候可能會和醫院之前使用的系統有很大差別，醫院在更新系統后，要請相關專業人員對醫院內的檔案管理相關人員進行相應的培訓，使得他們可以認識和了解新系統的各種功能，并達到熟練使用的效果。3.培養醫院檔案管理人才?，F如今，我國醫院對信息化管理方面的人才逐漸有了更大的需求，這要求檔案管理的相關人員能夠摒棄傳統的管理理念和管理方式，并努力學習豐富的信息化管理方面的知識，同時要將檔案管理相關工作從紙質化辦公方式朝著計算機網絡辦公方向發展，并能夠快速獨立地完成網絡收集、整理以及編輯等一系列檔案管理工作。與此同時，醫院管理層要不斷增強人才培養意識，醫院的基層檔案管理人員也要樹立與時俱進和終身學習的觀念，跟緊檔案管理信息化發展的步伐，畢竟任何培養方式和激勵模式都是一時的，只有員工自身努力才能實現醫院人才培養的目標。首先，一個檔案管理方面的人才是有著一定的標準，必須具備豐富的相關信息化知識；其次，是能夠熟練應用網絡信息技術完成醫院檔案管理相關工作，實現理論與實踐的結合；最后，是要實現信息化管理的真正價值。檔案管理更多是為了醫院整體服務的，各個部門對于檔案的內容、形式等多方面的要求都有所差異，這就需要檔案管理相關人員積極主動地去和醫院其它部門的人員進行溝通和交流，深入調查和了解醫院各個部門在檔案信息方面的需求，并且虛心聽取他人提出的有關檔案管理的有效建議和意見。4.利用信息管理系統。在醫院住院部藥房盤點管理工作中需要引進高效的計算機系統協助管理，將藥房、門診、住院部之間形成互通信息的有機整體。與此同時，在征求相關部門同意和配合之后，可建設醫院內部的網絡系統，編寫檔案出入分析程序，每一種、每一劑檔案流出都需要在整體系統中錄入，保證檔案進出的精準性。在計算機系統中進行盤點能夠減少人工盤點的失誤和漏洞，及時發現問題并解決問題。由此可見，信息技術管理需要借助先進的管理設備和管理形式，轉變傳統管理機制中的局限和漏洞，能夠保證醫院的管理工作順利進行，促進醫院管理工作水平提升的同時，建立更為穩定和諧的醫患關系。應當全面分析醫院檔案的管理形式，挖掘其中存在的問題和隱患，制定相應的管理制度。檔案管理人員應當嚴格按照既定規章制度進行檔案管理與盤點，保證檔案輸出的詳細信息，發放的準確性。將醫院劃分成若干區域，每一位檔案管理人員負責不同區域的工作，將檔案發放、日常管理、盤點工作落實在每一個人身上，引導工作人員明確自身責任。對于醫院相關科室的情況及時總結上報，辦理詳細的檔案出入證明，減少資源浪費現象?；颊咴\療結束之后，需要接受用藥、手術等不同的治療模式。通常情況下，醫生都會針對患者的情況加以叮囑，保障患者預后階段穩定性。但是一部分患者對醫囑并未完全理解，在自我調節和自我管理過程中經常出現問題，造成病情反復和延誤。利用電子化護理管理，建立醫生、護士、患者的“康復小組”，階段性對患者進行電話回訪，詢問患者的康復進程。也可以建立微信康復群，患者在生活中的相關事宜能夠直接與醫護人員聯系，避免自我管理的弊端。5.嚴格編排檔案擺放碼。檔案的多樣性是影響盤點準確性的重要因素，檔案管理人員應當根據實際情況制定相應的盤點工作表，將檔案擺放窗口作為基礎，設定每一個貨架的編碼與檔案編碼，保證貨架與檔案之間編碼配置正確，并且設定專項人員負責檔案編碼工作，及時增減藥房中的檔案種類，負責信息維護和調整工作。在進行檔案盤點的過程中，檔案管理人員需要在自身負責的貨架上整理獲得數據，打印盤點的項目表，按照順序依次錄入，能夠有效防止盤點過程中出現漏算、漏記現象。與此同時，為了提升盤點的準確性，保證盤點工作能夠高效完成，在得到計算機數據信息提示之后再進行檔案擺放，能夠規避全人工擺放的偏差和問題。建立患者基本資料檔案?；颊呷朐航邮茉\療的同時建立患者信息檔案，其中主要內容有患者疾病史、過敏史、年齡、性別、就診原因、診療需求、是否有醫療保險等。醫生能夠根據患者當下的基本情況進行診療，避免就診中長時間詢問患者基本情況，消耗大量診療時間。建立患者檢查項目檔案?；颊咴诖_診之前需要進行多樣化的醫學檢查，在搜集多樣化的檢驗信息之后醫生方可確診。電子檔案的構建能夠避免患者“樓上樓下跑結果”，醫生“左等右等不見人”的尷尬境地，醫生能夠在患者就診系統中實時查詢到患者的檢驗結果，患者持有就診卡也能夠隨時查看檢驗報告。建立患者信息保障系統。電子化病例均存留在醫院互聯網信息系統中，患者的個人信息面臨著互聯網風險。醫院應當嚴加控制病例提取的準入、準出原則，患者使用身份證掃描、醫生使用證件掃描方可提取病例，保證患者的個人信息安全。

四、結束語

綜上所述，眾多醫院在計算機網絡信息技術的依托下進行了變革和發展，并且醫院管理是以信息技術為載體的，這使得醫院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫院檔案的管理質量和檔案的隱私性，促進了現代化醫院的可持續發展。信息技術管理是當下全新的管理形式與管理理念，強調理論與實踐相結合，基于實際情況進行工作劃分，保證每一個管理細節有序開展。隨著現代化管理形式與理念的推進，醫院藥房盤點工作也應當與時俱進，追求人性化、高效化的管理機制，為患者提供切實有效的服務，提升醫院的診療、護理滿意度。

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醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應十二五時期大的發展機遇，不斷完善管理機制，切實轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理現狀的基礎上，科學分析醫院檔案管理工作的現狀和、存在的問題與解析原因，并相應地采取科學對策，才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。

1.醫院檔案管理工作的現狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫院管理中，各級醫院制定了適用于本院的、較為健全的醫院醫療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各級醫院在管理檔案時，由于還沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.5檔案管理人員業務水平不高，

檔案知識欠缺在醫院人才培養中，一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高

有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業的發展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

2.加強醫院檔案管理工作的對策

2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

2.5加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

2.6建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供可靠依據

由醫院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理

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中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01

一、前言

當前，我國的醫療衛生行業競爭日益激烈，加之醫療體系的改革與優化，使得醫院需要進一步提高自身管理工作、財務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發展空間，這樣才能為我國醫療衛生事業的完善與進步起到推動作用。而醫院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫院檔案，再進一步來講，醫院財務檔案管理又是整個醫院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫院的未來發展決策起著舉重輕重的作用。

二、加快電子檔案信息化建設

隨著先進的計算機網絡技術的飛速發展，醫院的財務檔案管理的電子化、信息化和現代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。

電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當的備份文件，從而為將來的電子財務檔案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確?？梢詮闹贫确矫鎭砀涌茖W有效地規范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環節的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環節的流程，必須結合醫院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。

三、健全檔案庫房建設

醫院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫院檔案管理的有關規定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現“十防”，也就是說，防潮、防蟲、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當地安裝計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。

四、提升醫院財務檔案管理人員的業務素質

醫院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎。可以借助于職業培訓，來實現醫院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業技術水平的財務檔案管理專業人才，形成一個具備較強的綜合業務素質的財務檔案管理工作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫院財務檔案管理工作的效率。另外，醫院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。

五、建立健全醫院財務檔案的管理制度體系

良好的財務檔案管理制度體系對于醫院財務檔案的開發和利用發揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫院財務檔案的管理制度的規范和指導作用能夠得到最大限度地體現。此外，醫院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫院財務檔案管理風險的出現。為了確保醫院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發現違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規范化、制度化和標準化。

六、提升醫院財務檔案管理使用的效率

進行醫院財務檔案的開發和利用的根本目的就是為了提升醫院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現醫院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫院之前所產生的紙質檔案都實現數字化轉換，將其整體錄入到數據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫院財務檔案管理方式，能夠將醫院財務檔案管理從靜態管理轉變成為動態管理，能夠更加科學有效地整合相關的人力和財力資源，從而最大限度地提升醫院財務檔案管理的質量和效率。

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1 建立系統的檔案管理制度

1.1 明確職責，完善檔案管理內容 隨著社會經濟和科學技術的不斷發展，檔案管理也朝著現代化、科學化的方向發展，對于檔案管理的要求也越來越高，無論是在管理體制上，還是在管理方式上，都在時展和現實需求的基礎上，要求改革創新［1］。因此，建立系統的檔案管理體制，完善明確的責任體系顯得十分重要。醫院檔案的形成、管理涉及全院每一位醫護人員，是一項系統工程，需要醫院領導和各個部門的支持與協助。因此，在職責體系中，可確定院領導作為一級負責人，宏觀指導檔案管理工作的方針和計劃，制定工作監督體制；在全院各科室另外確定負責人，對檔案部門負責并指導檔案部門的具體工作；檔案部門的負責人和工作人員則為實際執行人，這樣建立一個在院領導指導下的責任體制，明確各方職責，有利于檔案部門工作的開展和具體的責任追究。

醫院檔案是醫院在長期的醫教研工作、醫院管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料，及時地收集、整理、鑒定、保管，是檔案管理的最基本工作，因此，保證收集材料的完整性十分重要。醫院制作檔案的目的，一方面是要保存醫院的歷史資料、各項文件材料及各方的檔案資料；另一方面則是為將來的使用提供便利，領導在進行決策、研究工作、處理重大問題時，都離不開醫院檔案來做實證性研究。因此，檔案在進行管理的過程中，需要按照科目進行系統性的編目歸檔，比如按照醫院完成科研成果的不同項目類別，或者按照從事醫院醫療、教學、建設、科研等工作活動中形成的應歸檔保存的技術文件材料等方面進行整理、編目和歸檔，或者是按照每年醫院的立項、報告等資料整理、編目歸檔等，只有在實踐中不斷豐富檔案管理的內容，才能適應現實的需求和時代的發展。

1.2 完善檔案管理方式 隨著醫院的發展，醫院醫生、護士的增多，同時也意味著文件資料、檔案資料的增多。信息量的增加意味著檔案管理方式需要不斷地創新與完善。第一，要注重材料的搜集及系統地整理。資料的搜集主要依靠兩種方式，一是傳統的館藏紙質資料，需要靠人工搜集，二是現代化的信息檢索，如今信息技術運用到了檔案管理上，各種資料基本已電子化，但同時傳統的紙質資料保管并沒有被廢棄，紙質資料的電子化工作仍在進行，因此，這兩方面都要重視。第二，要對檔案進行分門別類，歸類管理。檔案的歸類十分重要，這直接關系到將來的提取利用。對于檔案的歸類管理，工作人員都應有專業的培訓，這類工作煩瑣細致，需要工作人員嚴格按照專業化要求做好分類整理。第三，要做好檔案管理的監督、檢查，建立系統的資料評估體系。為了確保檔案信息的完整性，醫院要建立一套系統的資料評估體系，做好監督、檢查工作，以便及時發現問題，解決問題。

1.3 健全工作人員管理體制 在醫院的檔案管理人員的選取中，往往都是以有經驗者優先，而這在某種程度上制約了引進先進人才，即那些沒有經驗，但是思想靈活，勇于創新的人才。因此，這種方式制約了人才的流動，而由于從事管理工作的都是一些有經驗的老員工，雖然有經驗，但是管理方式保守、陳舊。另一方面，從事檔案管理工作的人員有兩部分，一部分是各醫院檔案部門專職檔案人員，一部分是各職能部門的兼職檔案人員，從事檔案管理的工作人員待遇差，升遷慢，無法吸引年輕有為的人才前來從事，因此，檔案人員尤其是兼職檔案人員的流動性很大，這嚴重影響了檔案工作的正常開展。因此，建立一個全新的檔案人員管理體制十分重要。要積極推動檔案管理工作，可以引進競爭激勵機制［2］。首先提高檔案管理工作人員的待遇和地位，吸引能者前來，進而積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，從而充分調動員工的積極性，最大限度地挖掘個人潛力。在人員的管理上，也要相應的建立一些激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人工作表現作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，促進檔案管理工作的良性發展。

2 提高檔案管理工作人員的整體素質

2.1 對檔案管理人員進行專業及素質教育培訓 檔案管理工作水平的高低、質量的優劣，取決于檔案工作人員的專業水平及整體素質。因此，醫院應該加強檔案人員自身專業水平及整體素質的培養：（1）培養檔案管理人員的專業素質。在這方面，醫院可經常組織工作人員參加一些檔案業務培訓，學習關于檔案管理工作的法律法規，學習系統的、最新的檔案管理方法，調動工作人員積極性，定期對檔案管理工作中收集、立卷等存在的問題做匯報反饋，積極組織探討解決方案，明確整改的方向和措施等。（2）培養其創新及實踐應用能力，把專業知識靈活地運用到檔案管理中去。隨著檔案管理信息化的發展，亟需一些年輕有為，懂電腦且熱愛檔案管理事業的人才從事檔案管理工作，醫院應跟上社會發展的步伐，培養懂網絡化、信息化的專業人才，運用現代化的管理知識和技術，與時俱進，推動檔案管理工作的進步與創新。（3）培養其綜合服務素質。加強檔案管理人員的思想政治教育和職業道德教育，培養其“業務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業業，服務現實”的服務理念。

2.2 營造人性化的工作環境 （1）營造活潑的工作環境，調動檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作本身是一項與資料打交道，略顯枯燥的工作，如果不在枯燥的工作氛圍中，引進新鮮的活力，很容易使工作人員陷入困頓、不積極進取、思維呆板化等不良情緒，不利于工作的開展與創新。醫院可通過組織開展一些積極的活動，比如檔案管理知識競賽、先進檔案管理工作人員評比等，調動工作人員的工作激情與活力，通過活動的參與，也可起到提高其專業知識水平的作用，可謂一舉兩得。（2）合理安排工作崗位，尊重員工的專長和特點。一是醫院在人員工作崗位的安排上，可以針對檔案管理專業人員的專長和個人個性特點，將工作人員安排在適合的崗位上，使其更加充分地發揮專長、喜好，使檔案管理工作更加有效率，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信任理解的良好環境。二是完善檔案干部終身教育體系。醫院可把他們朝多層次復合型專業人才隊伍方向發展培訓，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力。三是完善檔案管理工作人員的福利待遇。檔案管理工作人員待遇不高，地位不受重視，是導致其人員流動性偏高的一個重要因素，人員的流動性太大會造成工作開展的不穩定，工作銜接不上或者銜接出紕漏，因此，醫院在這一方面要特別重視，對癥下藥，培養一個團結穩定的工作團隊。

3 建立信息化的檔案管理體系

傳統的檔案管理主要是依靠人工以手工方式收集、儲存、加工、歸檔的方式來進行檔案管理工作，這種方法有其長處，但隨著現代信息網絡技術的發展，檔案資料及信息量的大大增加，傳統的檔案管理工作已跟不上時展的步伐，通過人工收集信息效率低，資料的查找及檢索不方便，耗時長，在如今這個信息化發展的時代，人們已經習慣通過電子資源，用最便捷的方式、花最少的時間搜索到自己想要的資料，因此，要做到檔案管理的信息化。可從以下三個方面著手：（1）建立數字化的檔案圖書館，實現網上歸檔、網上檢索。利用現代化的技術手段，把檔案館中所儲存的檔案、照片、錄音及錄像等資料，進行數字化處理，并全部上載到相關的全文化數據庫或者多媒體數據庫中去。這是一項工作量非常大的工作，需要工作人員的耐心細致。利用信息化的方法和手段，可極大地提高檔案信息管理和利用的效率。（2）做好檔案管理信息安全化工作。隨著檔案管理的信息化，隨之而來的便是一系列的信息安全問題。檔案的信息安全包括內部工作人員操作失誤、系統設備故障或者來自外部的惡意攻擊，如計算機病毒、黑客等所引起的信息損毀和遺漏以及信息保密問題［3］。醫院的檔案信息安全管理，可聘請專業人員來加強信息安全，如設立防火墻，一旦遇到外部攻擊或者中毒現象，需要及時有專業人士進行接觸，以防止信息的損毀、遺失或被竊，與此同時，還要不斷培養和強化從業人員的安全保密意識和安全防范技能。另外，還要十分注意信息的備份，對于重要的信息應以多種方式備份并且分開存放，以防止信息損毀而帶來無法恢復的損失。（3）培養檔案管理工作人員的信息技術、網絡技術、計算機實際應用等專業水平。醫院檔案的信息化管理，無論是實際操作，還是對于信息安全的防范，都需要其從業人員具備較好的計算機、網絡、信息等實際應用能力，因此，對工作人員專業素質的培訓必不可少。

參 考 文 獻

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一、醫院會計檔案的收集

醫院會計檔案的收集范圍一般指醫院會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成醫院會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握醫院會計檔案的收集范圍。

1、醫院會計憑證。它包括自制原始憑證（如我院自制的費用報銷單、支出憑證、門診、住院退費單據等）、外來原始憑證（如購買藥品、衛生材料等的原始發票）、原始憑證匯總表（如門診收費、掛號收入匯總表）。

2、醫院會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號。

3、會計報表。會計報表包括資產負債表、收入費用總表、醫療收入費用明細表、現金流量表、財政補助收支情況表、成本報表及決算說明等。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

4、其他會計核算資料。如銀行對賬單；銀行存款余額調節表；工資表；經濟合同；總務科、器械科、藥劑科盤點表；住院預收款、住院發票核銷表；門診收據號、計算機號注銷清冊；門診收費退明細表；應退住院病人費用及出院欠費；會計檔案移交清冊等。

二、醫院會計檔案的整理

《會計檔案管理方法》規定，“各單位每年形成的會計檔案應由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案管理清冊”。會計憑證應按月整理，遵循會計檔案資料的形成規律，由會計機構進行歸檔前的立卷和整理工作，更好地保證會計檔案的收集、完整和保持檔案之間的聯系。同時，要準確立卷，會計賬簿和會計報表在第二年度初進行整理。

醫院會計憑證一般按年、月順序組卷整理，一個月的記賬憑證可根據量的多少立卷裝訂十幾本或二十幾本，若基建會計憑證、工會會計憑證特別少的也可幾個月組卷裝訂一本。憑證外面要加封面，封面規格略大于所附記賬憑證，憑證左側和下邊墩齊進行裝訂，裝訂厚度一般應在2厘米以內，方可保證裝訂牢固、美觀大方。

三、醫院會計檔案形成與保管

1、上述醫院會計檔案均應整理裝訂，并按要求填齊會計檔案封面上各項內容。這些會計檔案收集整理應當由財務科檔案會計按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

2、醫院會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。醫院會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起?？傎~、明細賬、記賬憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限為25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。

四、醫院會計檔案的管理和利用

醫院醫院會計檔案是醫院經濟活動的反映和紙質記錄，是明確各方經濟責任的重要依據。那么，如何使得醫院會計檔案整齊美觀并方便下步查找查詢，如何消除會計資料管理散失、污損的隱患。根據本人多年來醫院會計檔案管理工作的經驗，認為醫院會計檔案管理需做好以下工作：

1、細心裝訂。裝訂是醫院會計檔案歸檔的第一步，也是醫院會計檔案管理最基礎的工作。在打印出醫院會計憑證、財務報表、會計賬簿等后，在裝訂前需要仔細檢查醫院會計憑證、賬表是否存在缺頁漏頁，是否有應打印而未打出的會計要素，盤點表、調節表等中當事人應簽的字或章是否完整。

2、順序編號。醫院會計檔案歸檔時，要從主要到次要、從醫院會計憑證、賬簿到報表、從主賬主表到附賬附表的順序安排整理，并參照往年的順序，來編制檔案號。會計檔案標注字跡務必工整，需標注要素務必完整，特別是標注的檔案保存時間。此外，對總賬、分類明細賬等不能忘記在其封面粘貼印花稅票，以應對稅務部門的隨時檢查。醫院會計檔案在保管中，要做好防蟲、防霉、防潮 “三防”工作，并應按照檔案號順序在同一地方整齊擺放，以便需要時快速查找翻看，查閱會計檔案需經財務科長批準，按照醫院會計檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本單位會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務科長批準，查閱或復制會計檔案，并詳細登記借閱人、事由、借閱歸還時間，由相關人員簽字確認。

五、我院會計檔案管理的做法

1、財務科設置專職專人管理會計檔案

財務科在明確會計業務各崗位會計檔案處理要求的基礎上，指定專門會計人員全面負責會計檔案管理，并保持相對穩定。檔案會計負責財務科會計檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供醫院會計憑證的借閱和提出有關財務檔案管理的建議。因此，檔案會計必須由具有系統財務專業知識和檔案管理相關知識、經驗的會計人員擔任，不可隨意更換。我院為了做好醫院財務檔案管理工作，還建立規范化的財務會計檔案室，由檔案會計管理，從日常會計資料的收據、發票到憑證、賬簿、報表、會計文件進行全面管理，編寫存檔目錄，登記會計檔案收和出的詳細記錄，完善管理各種會計檔案。

2、規范醫院會計檔案立卷。我院去年更換了先進的裝訂設備，并采購裝訂會計憑證必須使用的會計憑證裝訂封面。會計憑證封面的單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數、記賬憑證起止號、記賬憑證數、附件數、會計憑證總數、會計主管、裝訂人等有關內容必須逐項填寫齊全，裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案柜中。檔案會計必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，并填寫“會計檔案卷內目錄”。

3、規范醫院會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。我院會計檔案的保管期限嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。保管期滿的醫院會計檔案，由財務科提出銷毀意見，檔案會計編制醫院會計檔案銷毀清冊，列明銷毀醫院會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，由財務科長、院長在醫院會計檔案銷毀清冊上簽署意見，經衛生局、財政局批準后方可銷毀。我院按規定銷毀會計檔案時，由財務科、衛生局、財政局共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的醫院會計檔案，應當在醫院會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。

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（一）真實性

科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。

（二）實用性

科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。

（四）專業性

各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。

二、科研檔案人員的基本任務和職責

《科學技術研究檔案管理暫行規定》第二十一條明確規定了科研檔案人員的基本任務和職責，主要有以下幾個方面：

貫徹國家有關科技檔案工作的方針政策和法規，制訂本單位的實施細則和有關規章制度。

參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術市場的開發活動，及時提出對科研檔案的管理要求。

指導、監督、檢查和協助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和

立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統。

三、醫學科研檔案管理存在的問題

（一）醫學科研檔案管理的特殊性

醫學科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究。許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究、共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統分析，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案。原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。

（二）課題組成員組成的特殊性

科研人員工作繁忙，往往身兼數職，既要每天應對臨床醫療工作，又要進行學術交流、進修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉中的住院醫師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日?？蒲胁牧系氖占⒄恚y有較高的收集完整度。

（三）科研人員科研檔案意識淡薄

一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經濟利益的驅動，造成部分科研人員對醫學科研檔案工作促進醫學科研事業發展的認識不夠，或認為科研資料是自己的心血，應該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內容資料完整地、系統地移交檔案部門。

四、醫院科研檔案的措施

（一）加強制度建設，實現集中統一管理

根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。醫院科研檔案做到集中統一管理要糾正兩種錯誤認識：

一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫院科研檔案只有實行集中統一管理，利用起來才能方便。至于有規章制度約束，使用時要辦手續，是為了保證醫院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。

（二）實行課題全過程管理，確?？蒲袡n案質量

為保證醫院科研檔案內在質量的真實性，實現科研課題研究全過程的檔案管理，確?？蒲袡n案的質量，根據我院科研檔案工作的特點，在遵照醫療科技檔案規范管理原則的基礎上，

從以下四方面確?？蒲袡n案質量。

1.立項指導。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據科研設計的內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，

并對其進行指導，同時兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集。

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科學的決策只能建立在客觀依據的基礎之上。檔案內容豐富，涉及面廣，對實際工作有借鑒和參考作用，能幫助領導走出經驗和印象的框框，用歷史的、綜合的和發展的眼光去觀察問題、分析問題、解決問題，引導正確的工作方向，從而做出科學的決策。例如，一項管理制度的制定，檔案室通過提供大量歷史資料和歷年來的相關文件，為領導決策提供參考，為新制度的修訂和推行提供客觀依據。同時可通過對多年的文件制度等進行整理匯編，形成一整套健全的管理制度體系，在醫院的管理中發揮重要作用。

二、強化管理，做各部門工作的得力“助手”

醫院檔案部門是一個重要的服務部門，各部門的工作都和檔案密切相關。由于受醫院職能特殊性的限制和不同種類檔案作用特點的表現形式的影響，以及各部門對檔案作用的忽視，致使許多重要文件資料分散在各個部門、各個科室，甚至損壞丟失，給醫院工作帶來不利。醫院檔案部門就要加強檔案的收集和管理，強化檔案意識，通過主動提供檔案資料和熱情的服務，幫助各部門解決工作中的實際問題，做各部門工作的得力助手。例如，醫療儀器設備由于長期頻繁使用出現故障，如不及時修理就會影響到病人的診治。檔案部門通過積極主動為設備科提供該設備的檔案資料，使該設備得到及時維修并正常運轉。既方便患者就醫，又為醫院增加效益。還有醫院基建檔案的利用，可為醫院建筑的接建、管路的改造等提供資料，為醫院的發展建設貢獻力量。

三、有效開發，為醫學研究提供科學依據

醫療衛生事業的發展，醫療水平的提高，有賴于醫學研究的開展。醫院檔案資料的有效開發利用，可以給醫學研究工作提供更加準確而豐富的佐證材料，是醫學研究開展的前提保障。檔案部門通過積極為臨床醫務人員提供大量的歷史檔案資料，協助科研人員進行科學研究和論證，從而在科技成果的開發、新技術新項目的研究和應用過程中發揮不可磨滅的作用，同時為提高醫院的診療水平，更好的為患者服務做出積極貢獻。

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中圖分類號：R197

文獻標識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)04-0180-02

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分，它是最能客觀、形象和真實地記載單位發展歷程的檔案資料，能將鮮活的現實場景原聲原貌地保存下來，并再現于后人的視、聽覺感官。聲像檔案較之其他載體材料的檔案，顯示出巨大的優勢。

一、醫院聲像檔案管理現狀

(一)歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業務部門，隨機性強，收集上難以控制。重要日?；顒淤Y料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負責醫院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫療單位各科室自行拍攝活動資料也是較為普遍的，如開展新技術、新業務或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質量的因素。聲像資料其檔案價值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

(二)保管手段落后

聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，所以聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。需要較大量資金購入儲存設備，占用較大工作用房，對于自負盈虧的醫療單位來說并不現實，昂貴的成本支出醫療單位普遍不易接受，所以聲像檔案保管手段普遍落后。

(三)管理不規范

目前很多醫院的聲像檔案散在聲像部門或其他業務科室，沒有集中管理，也沒有相關的制度，聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。部分照片、底片分家，也不附加文字說明。有些照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成管理上的不規范，給日后查找利用帶來諸多麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存檔。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯，難以歸檔。

二、醫院聲像檔案管理的體會

由于聲像檔案在存儲過程中，檔案信息會瞬間完全丟失，或者因技術、設備的過時導致無法讀取等劣勢。所以，長期保存好這些生動、形象的特殊載體檔案，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整，實現長期利用，是我們必須解決的問題。

(一)充分發揮主觀能動性

檔案管理部門要經常與各科室溝通，及時掌握醫院信息，經常深入科室了解情況，及時發現有價值的聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規，隨時將聲像資料歸檔，以防日久被人遺忘。檔案部門要求各科室兼職檔案員負責重要活動資料的攝影工作，這樣做有利于真正掌握醫院重要活動的第一手材料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質量有很大幫助。

(二)積極爭取領導的重視和支持

聲像檔案的保管需要一定的資金投入購買設備，醫院領導對檔案工作的認識程度直接影響檔案工作的發展，檔案管理者要通過日常工作取得的成效及時宣傳檔案的歷史重要性和利用價值，醫院領導檔案意識增強了，會大大地推動檔案工作的發展，為改善檔案保管環境、技術升級提供有力保障。

(三)努力創造保管條件

聲像檔案是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現，保管起來比紙質檔案要求更嚴格。聲像檔案由于其載體是由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質文獻更為講究。因而對保管溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，要求配備聲像檔案專柜，并要具備恒溫、恒濕、防磁、防光、防污染等保管條件。避免造成聲像檔案的過早退化和損壞，影響清晰度，給利用帶來困難。

(四)注重歸檔的時效性

聲像檔案中有保存價值的照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等有很強的時效性和特殊歸檔要求，必須及時歸檔并輔以文字說明，否則因時間久遠將無法確定資料的具體時間及內容。檔案人員應該經常深入科室，特別是了解、掌握產生聲像檔案比較集中的科室情況，及時發現有價值的聲像材料并收集，對重要資料打破常規隨時歸檔。

(五)實行集中統一管理

檔案人員對相關科室攝錄入員應進行相關知識的培訓，對本院各科室聲像檔案形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促、業務指導，同時制定相應的管理制度，強化規范管理，通過制度的嚴格落實，防止分散流失，對全院各部門產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案部門實現統一規范管理。在聲像攝錄入員接受任務的同時，將聲像檔案同步歸檔。我們在各相關科室建立兼職檔案員網絡，由各科室攝錄入員擔任兼職檔案員。醫院重要活動結束后，聲像材料一經形成。就認真登記、整理后向專職檔案人員移交。對各部門制作的聲像檔案，他們提供的發票要經過檔案部門簽署聲像檔案移交的證明才能報銷相關的費用。

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中圖分類號G271　文獻標識碼A　文章編號1674―6708(2011)36―0055―01

隨著時代的發展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產生了深遠的影響，這對醫院傳統的檔案管理模式提出了挑戰，并且也出現了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫院檔案管理不能再停留在傳統的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發展，讓醫院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

1　醫院檔案實行信息化管理的內容

1.1　人事檔案實現信息化管理

隨著醫院規模的不斷擴大，醫院的醫護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向信息化管理轉變，實現人事檔案的動態管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。

1.2　病歷檔案實現信息化管理

隨著信息化的發展，傳統的病例已經很難適應時代的發展，信息化的病例管理隨之而出，新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網絡實現各個科室的互聯，具有查詢分析功能，并將各類手術及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現各臨床科室相互之間的資料共享，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫生不斷提高自身的醫療水平，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

1.3　檔案信息化管理

隨著醫院規模的不斷擴大，醫院就醫人員也隨之增加，這對我們醫院的檔案管理提出了很大的挑戰，日常的檔案管理主要表現在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

2　檔案管理信息化實現的建議和方式

2.1　提高人員素質

檔案管理人員的技能及素質的提高，這對醫院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質，加強檔案管理人員的專業知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，充分發揮檔案信息化管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。

2.2　需要領導的重視

檔案管理工作是醫院的一個重要組成部分，它是醫院作出正確決策的一個重要參考依據，這就需要醫院在各方面給予相關的支持，隨著信息化的不斷發展，傳統的檔案管理已經不能適應時代的發展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統的觀念，調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫院的檔案信息化建設取得成功。

2.3　網絡設備先行是基礎

檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫院局域網，提高檔案管理的安全性。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫院的其他網絡設施，構建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。

參考文獻

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1.2安全性要求醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫院檔案中的機密泄露，就成為檔案管的基本任務之一。

1.3科學性要求現代的醫院檔案管理工作，不再是對醫院檔案的簡單出納和保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理使醫院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規范性要求規范性要求，也就是醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理系統不是孤立的系統，各個檔案管理系統之間，檔案管理系統和其它文獻管理系統之間有著千絲萬縷的聯系，并正在向網絡化方向發展。這就要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規范性要求，除了要制訂各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施外，還可通過法規手段來實現。

1.5經濟性要求在醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經濟實用，能否用較少的成本獲得較大的經濟效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運行中起決定作用。

1.6現代化要求醫院檔案管理現代化已成為一種發展趨勢，將各種現代化技術如計算機技術、縮微技術、復制技術、視聽技術等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案現代化管理水平。

2醫院檔案管理工作的特點

醫院檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統，主要表現在以下四個方面:

2.1醫院檔案管理工作對社會的相對封閉性醫院檔案直接關系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。

2.2醫院檔案管理過程的階段性就醫院檔案的流轉程序而言醫院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，醫院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫院的各項工作服務。

2.3醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性醫院檔案是在其形成者活動過程中產生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關的事實和數據。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯系的作法就充分說明了這一點。[3醫院檔案管理工作的新思路

3.1提高檔案管理人員的素質,增強人們對檔案管理的意識，檔案資源是一種潛在的生產力醫院的檔案管理與醫院的醫療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫院管理向科學化、現代化和標準化發展,檔案工作已成為醫院管理的重要組成部分,醫院檔案工作人員是醫院檔案工作的管理者,對醫院的檔案工作實施全面的管理,在檔案管理中起著領導、決策、指導、監督作用。因此,建立一支具有堅定理想信念、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作、富有創新能力的檔案管理隊伍,并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經濟利益,自覺參與檔案管理工作,已經成為我們工作的當務之急。

3.2完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設多數醫院原來的檔案管理沒有獨立的機構,造成檔案管理沒有自,工作處于被動狀態。醫院應通過認真地調查研究,制定相應的改革措施,逐步建立醫院檔案管理的職能機構,確立檔案室在醫院中的地位,實現檔案管理從分散模式向集中模式的轉變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發。檔案管理是一項長期工作,醫院各級部門要嚴格把關,責任到人,建立相應的考核制度。醫院應將檔案管理工作納入科室管理責任書之中,與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤,明確科室主任對科室檔案工作的管理責任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進檔案管理的規范化。

3.3實行檔案標準化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現代化不僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。醫院檔案的標準化是指現代化檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。檔案要做到標準化是指現代化醫院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內容。

4結論

檔案從幾千年來的紙質載體到21世紀的電子載體，從理論到實踐，從思想意識到管理模式，從工作手段到工作方法，從工作規范到質量標準等都面臨著機遇和挑戰。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索知識經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的、針對性的措施，對于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院檔案管理現代化建設，具有重要的理論意義和應用價值。

參考文獻

[1]宋東亮，顧宏革.知識經濟時代檔案館的發展策略[J].檔案學通訊，2001.3

[2]潘習龍,徐莉,趙茜倩等.醫院改革——醫改的關鍵環節[J].國醫院管理,2008,28(5)

[3]張新芳.醫院檔案管理工作現狀及對策[J].中國科技信息,2005,(21)

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1“互聯網+”時代醫院檔案管理特點

1.1便捷化查找檔案

在“互聯網+”體系下建立檔案管理工作流程，主要是借助計算機科學信息技術，將零散的信息進行整合處理，形成電子檔案文件，其中涉及醫務信息、護理信息、網絡信息以及人事信息等[1]。借助數字化檔案能在醫院各個科室之間建立資源數據共享的管理體系，有效整合并建構搜索引擎，維護檔案資料的應用效率。

1.2全面收集檔案

在“互聯網+”時代，醫院檔案管理要對各項業務、行政工作中的文件、影像等資料信息進行集中收集。在醫院檔案管理工作中，信息收集工作和管控流程十分關鍵，是提升檔案使用價值的根本，能在節約存儲空間的基礎上，確保信息處理和甄別工作更加有效。需要注意的是，在科學技術不斷發展的背景下，醫院利用計算機科學信息技術就能對檔案進行電子化管理，維護其全面性、流動性以及機密性，也為及時優化信息記錄和信息管控效率奠定基礎。也就是說，借助電子化信息處理工作能夠在節約人力資源成本的同時，確保信息的全面性。

1.3管理服務的多元化

借助“互聯網+”模式能有效建立全過程化信息收集機制，在查找檔案信息的同時，確保能提高檔案工作的服務職能和應用綜合價值[2]。應用互聯網管理體系構建信息處理平臺，確保信息收集、信息歸納以及分類工作的完整性，也為資料存儲和檔案管控提供保障，有效借助信息網絡實現線上線下資源共享管理，為充分提高檔案資源價值性奠定了堅實基礎。

2“互聯網+”時代醫院檔案管理存在的問題

盡管醫院已經認識到“互聯網+”醫院檔案管理工作的重要性，但是在具體執行體系建立的過程中依舊存在一些亟待解決的問題，需要引起相關部門的高度關注[3]。第一，檔案管理理念的滯后性。信息技術在不斷發展，但是，由于醫院內部檔案管理工作人員依舊存在觀念落后的問題，所以還存在利用傳統方式和理念進行檔案管理的現象，管理工作沒有得到改善，就算是將檔案信息收錄在電腦中，也僅僅只是更換了數據的存儲位置，沒有對其進行數據化處理和電子信息庫的應用，數據依舊無法發揮其實際價值，也不能對醫院檔案管理工作的全面優化提供保障。第二，網絡設備應用完整度缺失，在醫院內應用電子化產品對于網絡設備資源有著較高的要求，但是，因為多數醫院更加關注醫療業務，往往對檔案管理工作較為忽視，就會造成自身管理模式不能完全順應醫院發展的問題出現，網絡設備配置不足、存儲功能欠缺、分析合理性不足、醫院信息檔案提取滯后等現象較為明顯，使得醫院人員管理和檔案管控工作效率難以得到有效提升，都會對醫院的可持續發展造成制約。第三，管理人員綜合素質較低。在醫院檔案管理部門，多數工作人員的年齡較高，對于新技術和信息處理操作流程的認知度不足，加之自身專業能力和理論水平受到限制，就會出現實踐操作較差的問題。“互聯網+”視域下醫院檔案管理專業化人才數量不足，技術水平和操作體系不能滿足實際需求，就會導致發展模式落實不到位。另外，因為檔案管理工作人員的綜合素質較低，創新意識不足，就造成患者檔案管理和醫生檔案管控體系不能發揮其時效性，間接造成了“看病難”“看病貴”等醫療問題[4]。

3“互聯網+”時代醫院檔案管理的路徑

3.1優化管理意識

在醫院檔案管理工作中，檔案管理觀念滯后是較為關鍵的問題，需要引起醫院管理層的高度關注，管理層要在集中優化醫療服務體系的基礎上，對醫院自身檔案管理工作給予一定的重視，確保能推動醫院檔案管理創新水平[5]。第一，領導部門要認識到“互聯網+”檔案管理體系對于醫院全面化管理的重要性，從而建立常態化管理監督機制，確保檔案管理工作能被納入到日常工作體系中，一定程度上制定檔案管理的常態化運維機制。第二，相關人員要結合醫院的實際情況和發展目標制定檔案管理規章制度，并且定期開展相應的督查工作，有效在檢查中發現問題并解決問題，提高檔案管理工作的常態化水平。針對整改流程要進行實時監督和管理，保證監管流程更加貼合醫院的發展需求。第三，醫院要組織內部檔案管理人員參與常規化培訓，不僅要提升其檔案管理專業知識，也要優化其崗位意識，合理性明確檔案管理部門中各個管理人員、科室部門的職責和任務。最重要的是，要確保管理人員能對相關檔案法律知識予以了解，利用定期考核和獎懲機制提高其工作積極性，形成良好的管理氛圍。第四，在信息化管理工作體系建立的過程中，檔案管理體系要將人員培訓項目、網絡設備購置項目和信息安全防護項目等進行聯合管理，建構一體化監督管理體系，維護管控流程的完整性[6]。與此同時，醫院內部相關領導也要將其納入到醫院基礎性預算體系內，確保能從根本上提升管理工作的節本水平和工作效率，維護管理流程的合理性。

3.2完善網絡設施

為了順應“互聯網+”視域下的管理趨勢，醫院要整合網絡設施管控工作流程，積極建立健全統籌性較好的監督機制，確保能依托網絡信息技術開展具體的工作，從而有效了解工作的進度和實踐要求[7]。一方面，醫院要加大管理力度和資金投入力度，確保能建立醫院檔案數字化管理的專項部門，及時進行設備設施的引進和改善，對一些陳舊的設備予以及時更換，以保證檔案數字化管理工作的完整程度貼合實際需求。另一方面，臨時領導部門要強化對檔案管理工作的重視程度，確保能結合醫院實際需求進行網絡設施架構體系的處理，落實具體的實施方案，維護設計檔案信息管理工作的流程。并且，要聘請或者是培養專業工作人員對網絡軟件、硬件設施等進行應用性管理和創新性升級改革，從而順應時展要求，提高醫院檔案管理工作的基本水平[8]。

3.3優化管理水平