檔案管理的目的和意義大全11篇

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篇（1）

隨著事業(yè)單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”）也需要與之相適應(yīng)。那么如何看待當(dāng)前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無(wú)疑問(wèn)，對(duì)人力資源進(jìn)行科學(xué)調(diào)動(dòng)和合理配置成為重中之重。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的重心應(yīng)放在動(dòng)態(tài)管理上。與之相對(duì)應(yīng)的便是，組織人事部門(mén)的人員需要適應(yīng)這種管理要求，在新常態(tài)下有必要重構(gòu)檔案管理內(nèi)容。

一、新常態(tài)下檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)系

事業(yè)單位作為向社會(huì)提供公益性技術(shù)服務(wù)的組織，似乎難以將檔案管理與單位發(fā)展聯(lián)系起來(lái)。實(shí)則不然，事業(yè)單位若要形成可持續(xù)發(fā)展的良好態(tài)勢(shì)，則需要在組織內(nèi)部建立起專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)梯隊(duì)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵(lì)職能，但往往被忽視。

2.傳統(tǒng)檔案管理形態(tài)下的消極因素

傳統(tǒng)人事檔案管理嚴(yán)格規(guī)范流程，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理自我孤立，與其他職能部門(mén)協(xié)同激勵(lì)職工實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

3.傳統(tǒng)檔案管理落后于體制改革內(nèi)在要求

體制改革就是要人力資源進(jìn)行充分整合和有效配置，也是對(duì)當(dāng)前檔案管理提出的內(nèi)在要求。這就意味著，事業(yè)單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評(píng)價(jià)的新常態(tài)來(lái)。這一新常態(tài)需要與體制改革后新的用人機(jī)制相適應(yīng)，也需要與新的人事晉升制度相適應(yīng)。

二、人事檔案管理的新常態(tài)

1.人事檔案管理目的的新常態(tài)

人事檔案管理目的應(yīng)適應(yīng)新常態(tài)的需要，其中的“新”就體現(xiàn)在從傳統(tǒng)重視靜態(tài)管理，逐步轉(zhuǎn)變到“靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理”并舉的軌道上來(lái)。不難理解，“管理目的”構(gòu)成了事業(yè)單位管理者的價(jià)值取向，面對(duì)體制改革這一現(xiàn)實(shí)背景，管理者應(yīng)審時(shí)度勢(shì)，調(diào)整單位的內(nèi)控機(jī)制，以及在實(shí)施一系列管理職能之前首先明確管理目標(biāo)。

2.人事檔案管理功能的新常態(tài)

通過(guò)管理創(chuàng)新，使得事業(yè)單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結(jié)構(gòu)封鎖。在保留重視程序的基礎(chǔ)上，檔案管理人員應(yīng)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)形成良性互動(dòng)，從而使得檔案管理能真正發(fā)揮出助力單位可持續(xù)發(fā)展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結(jié)合的態(tài)勢(shì)中來(lái)。這一管理手段新常態(tài)的建立，不僅能確保事業(yè)單位人事管理工作有序展開(kāi)，又能使得人事管理與“自由度”日益增強(qiáng)的市場(chǎng)環(huán)境相適應(yīng)。

3.人事檔案管理評(píng)價(jià)的新常態(tài)

人事檔案管理的新舊差異還在于對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)上。根據(jù)管理學(xué)原理可知，一項(xiàng)管理工作需要建立在閉環(huán)狀態(tài)下，從而做到有始有終和前后照應(yīng)。隨著檔案管理目的的調(diào)整，與之相照應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制也應(yīng)發(fā)生改變，進(jìn)而使新的評(píng)價(jià)機(jī)制能適應(yīng)新常態(tài)的需要。在新的“目的—手段—結(jié)果”的內(nèi)在邏輯下，工作績(jī)效評(píng)價(jià)中的“新”，應(yīng)與是否與動(dòng)靜結(jié)合的檔案管理目的相契合，還應(yīng)與是否靈活合規(guī)完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內(nèi)容建構(gòu)

1.闡釋人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義

推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創(chuàng)新下，實(shí)現(xiàn)助力單位發(fā)展的目標(biāo)。管理層的重視和被管理層的認(rèn)識(shí)取決于他們是否能理解檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義，因此應(yīng)將檔案管理問(wèn)題加以闡釋并納入常規(guī)管理的內(nèi)容。

2.轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)

組織人事部門(mén)作為檔案管理的職能部門(mén)，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長(zhǎng)期以來(lái)，組織人事部門(mén)在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動(dòng)意識(shí)。因此，為適應(yīng)體制改革的內(nèi)在要求，事業(yè)單位應(yīng)在常規(guī)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和黨建工作中，通過(guò)多個(gè)途徑來(lái)轉(zhuǎn)換檔案管理人員工作上的主觀意識(shí)。實(shí)踐表明，實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，使他們能深刻感受到體制改革對(duì)事業(yè)單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質(zhì)。

3.充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能

在動(dòng)態(tài)視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業(yè)技術(shù)人才梯隊(duì)的培養(yǎng)，以及發(fā)現(xiàn)和挖掘具有可塑性的領(lǐng)導(dǎo)管理人才。這就要求，需要在管理手段上進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計(jì)算機(jī)信息化管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨委決策認(rèn)真完成單位員工基礎(chǔ)信息的錄入工作。

4.完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)

對(duì)人事檔案管理工作績(jī)效的評(píng)價(jià)，應(yīng)結(jié)合檔案管理目標(biāo)來(lái)展開(kāi)。在新常態(tài)下，組織人事部門(mén)應(yīng)在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下完備評(píng)價(jià)指標(biāo)，完備的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)人事檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)程度上。由此，這里需要建立組織人事部門(mén)、其他業(yè)務(wù)部門(mén)、黨委等三方參與下的評(píng)價(jià)模式，并增大其他業(yè)務(wù)部門(mén)在評(píng)價(jià)中的權(quán)重。

四、問(wèn)題的拓展

在檔案審核過(guò)程中，主要做到以下幾點(diǎn)。一是明確責(zé)任和要求。在檔案審核工作開(kāi)始之初，及時(shí)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)關(guān)于干部人事檔案審核的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求。二是重點(diǎn)明確。在全面整理每一卷檔案的基礎(chǔ)上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷學(xué)位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)，逐項(xiàng)審核清查，做到全面收集材料、仔細(xì)鑒別材料、規(guī)范整理材料，認(rèn)定干部的“三齡一歷”時(shí)間清楚，事實(shí)準(zhǔn)確，說(shuō)服力強(qiáng)。三是目的明確。把檔案工作的準(zhǔn)確、真實(shí)作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項(xiàng)審核確定，力求材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)論

本文通過(guò)對(duì)人事檔案管理目的、手段、評(píng)價(jià)等三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行新常態(tài)分析后認(rèn)為，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)由理解人事檔案管理向新常態(tài)轉(zhuǎn)變的意義、轉(zhuǎn)換單位人事檔案管理人員的主觀意識(shí)、充分挖掘人事檔案管理的發(fā)展促進(jìn)功能、完備評(píng)價(jià)指標(biāo)下實(shí)施檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)等四個(gè)方面組成。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].人力資源管理,2015(8).

篇（2）

一、引言

作為有著一定價(jià)值的信息資料，檔案其實(shí)既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識(shí)較為最終的載體。因?yàn)闄n案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展、進(jìn)行和結(jié)束。而面對(duì)著飛速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及日益發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對(duì)促進(jìn)工程項(xiàng)目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率、延長(zhǎng)工程項(xiàng)目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。

二、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作新模式的意義

作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價(jià)值，這也是其會(huì)采取單獨(dú)的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結(jié)合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時(shí)也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應(yīng)有價(jià)值。而且檔案管理的工作實(shí)質(zhì)其實(shí)是對(duì)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部各種人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個(gè)合理科學(xué)的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細(xì)地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問(wèn)題和情況時(shí)也能夠更加快捷方便地調(diào)查問(wèn)題的所在并及時(shí)解決，同時(shí)也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時(shí)防微杜漸。

三、新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展趨向

隨著檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項(xiàng)目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個(gè)重要內(nèi)容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時(shí)檔案資料信息也有了更高的利用價(jià)值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應(yīng)用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價(jià)值，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

四、探索工程項(xiàng)目檔案管理工作的新模式

1.建立新型檔案管理機(jī)構(gòu)。結(jié)合當(dāng)前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點(diǎn)去建立一個(gè)專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機(jī)構(gòu)，對(duì)于提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行交流并學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗(yàn)，以便完善工程單位檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的組織。除此之外，也要針對(duì)性地對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行專業(yè)的強(qiáng)化培訓(xùn)和教育，督促工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)我國(guó)檔案管理方面的相關(guān)法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識(shí)，使其深刻認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時(shí)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對(duì)于促進(jìn)工程項(xiàng)目檔案管理的工作科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已然在各個(gè)領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應(yīng)用和普及。所以，新時(shí)期工程項(xiàng)目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲(chǔ)存管理都具備信息化特征，同時(shí)也要構(gòu)建出一個(gè)有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構(gòu)建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對(duì)于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當(dāng)然，因?yàn)楣こ添?xiàng)目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設(shè)置檔案資料的公開(kāi)范圍和相應(yīng)查閱的權(quán)限，同時(shí)利用各種現(xiàn)代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項(xiàng)目檔案資料安全的重要措施，對(duì)于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化模式。想要有效解決工程項(xiàng)目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的模式就是當(dāng)務(wù)之急。只有結(jié)合當(dāng)前情況下的行業(yè)特點(diǎn)，分析總結(jié)出檔案管理方面的專業(yè)意見(jiàn)，并制定出具有可行性的、實(shí)際的、并且行之有效的工程項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，才是保證檔案建立科學(xué)的、專業(yè)的和效率最大化的標(biāo)準(zhǔn)化模式的有效措施。除此之外，還需要對(duì)檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴(yán)格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時(shí)也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強(qiáng)化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠?yàn)闄n案的管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實(shí)現(xiàn)高效化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作的一個(gè)關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時(shí)效性和文件管理的所出階段來(lái)決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應(yīng)程序還有處理的重點(diǎn)來(lái)展開(kāi)立卷歸檔的整理，同時(shí)也要盡可能避免信息冗余和文件重復(fù)的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點(diǎn)對(duì)檔案資料的簡(jiǎn)潔性、完整性和實(shí)用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò)信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務(wù)的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理的子系統(tǒng)共同組成。總的來(lái)說(shuō)，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，并且將檔案信息當(dāng)作核心內(nèi)容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開(kāi)發(fā)模式來(lái)進(jìn)行檔案管理。其對(duì)于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算技術(shù)在國(guó)家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展，將為工程項(xiàng)目信息的采集、存儲(chǔ)開(kāi)辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現(xiàn)新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應(yīng)用后的項(xiàng)目工程信息轉(zhuǎn)換和管理，形成分別滿足工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)等專業(yè)應(yīng)用及社會(huì)不同部門(mén)、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導(dǎo)致文件信息失真和處理、利用上的困難等問(wèn)題發(fā)生，為檔案信息化建設(shè)的深入開(kāi)展提出了新課題。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項(xiàng)目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)來(lái)探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)建立健全檔案管理的機(jī)構(gòu)。另外，也要對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時(shí)為工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展和完成提供一份保障。

作者:張葦 單位:國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

從當(dāng)前企業(yè)科技檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，科技檔案管理現(xiàn)狀不佳，存在諸多問(wèn)題，這與管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素有很大關(guān)系。為了盡可能地杜絕此類問(wèn)題再次發(fā)生，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化企業(yè)科技檔案管理工作，也就是做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路規(guī)劃，加強(qiáng)科技原始資料、科技檔案分類、科技檔案整理、科技檔案歸檔等方面的監(jiān)管，盡可能保證科技檔案的應(yīng)用價(jià)值，為企業(yè)提供科技信息，便于企業(yè)更好地進(jìn)行科技項(xiàng)目的研究或?yàn)榭萍紤?yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，從而使企業(yè)更好發(fā)展。由此看來(lái)，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有序、合理、規(guī)范地實(shí)施科技檔案管理工作是非常有意義的。

一、企業(yè)科技檔案管理的原則

參考相關(guān)文獻(xiàn)及筆者工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，確定企業(yè)之中科技檔案管理的有效實(shí)施，需要遵循以下原則：

其一，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。出于充分發(fā)揮科技檔案管理作用的目的，遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分析管理的原則，合理地實(shí)施科技檔案管理，可以對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理，如根據(jù)科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容及其作用，合理分類科研準(zhǔn)備方面、研究實(shí)驗(yàn)方面的、總結(jié)鑒定驗(yàn)收方面的檔案，并進(jìn)行有針對(duì)性的控制，以此來(lái)提高科研檔案管理效果。

其二，維護(hù)檔案的完整與安全。因科研檔案資料收集、整理、分類等工作實(shí)施的過(guò)程中容易出現(xiàn)資料丟失、資料破損等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的使用價(jià)值大大降低。為了避免此種情況出現(xiàn)，在實(shí)施科技檔案管理的過(guò)程中，還要注意遵循維護(hù)檔案的完整與安全的原則，對(duì)涵蓋企業(yè)全部活動(dòng)所產(chǎn)生的各種檔案文書(shū)進(jìn)行監(jiān)管，并且嚴(yán)格監(jiān)督檔案整理、分類等工作，避免檔案被破壞。

二、做好企業(yè)科技檔案管理工作的思路

相關(guān)調(diào)查顯示，國(guó)內(nèi)企業(yè)科技檔案管理存在一些問(wèn)題，如科技檔案收集不齊全、科技檔案制度不健全、科技檔案人員素質(zhì)不高等，導(dǎo)致科技檔案管理現(xiàn)狀不佳。針對(duì)此種情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合科技檔案實(shí)際情況及其管理情況，合理規(guī)劃企業(yè)科技檔案管理工作思路，有計(jì)劃、有目的地實(shí)施各項(xiàng)檔案管理工作，必然能夠提高檔案管理效果。對(duì)此，筆者的建議是：

首先，建立科學(xué)檔案管理制度，理順科技檔案管理歸檔程序。科技檔案是科研課題科技成果研究的全過(guò)程的反映，但又不僅僅局限于某一項(xiàng)科研課題、某一項(xiàng)成果。它是課題及成果之間、學(xué)科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的四個(gè)特點(diǎn)：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性和階段性。基于此，應(yīng)當(dāng)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)合理規(guī)劃制定科技檔案管理制度，進(jìn)而統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合理實(shí)施科技檔案管理。另外，還要注意理順檔案歸檔程序，以便檔案歸檔工作的能夠有序進(jìn)行，避免出現(xiàn)檔案遺漏或檔案丟失的現(xiàn)象。

其次，加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理。重大科研項(xiàng)目檔案中明確了科技的成果及研究過(guò)程，對(duì)于有效應(yīng)用科技及深入研究科技有很大幫助。為了保證重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案的使用價(jià)值，科技檔案管理實(shí)施中應(yīng)當(dāng)將重大科研項(xiàng)目檔案管理作為重點(diǎn)任務(wù)或內(nèi)容來(lái)對(duì)待，將此項(xiàng)工作的責(zé)任具體落實(shí)到管理人員的頭上，以便管理人員能夠認(rèn)真對(duì)待，規(guī)范化、合理化地監(jiān)督控制重大科研項(xiàng)目檔案。

最后，加大科技檔案的開(kāi)發(fā)利用。目前一些企業(yè)之中科技檔案查閱依舊采用手工方式，導(dǎo)致檔案查閱既浪費(fèi)時(shí)間，又浪費(fèi)人力。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等，構(gòu)建科研檔案信息化平臺(tái)，以便更好地開(kāi)發(fā)利用科技檔案。

三、結(jié)束語(yǔ)

因管理者秉持傳統(tǒng)思想觀念、管理人員綜合素質(zhì)不高、管理制度不健全等因素影響，導(dǎo)致目前我國(guó)一些企業(yè)科技檔案管理不佳，未能有效保障科技檔案的使用價(jià)值，致使科技檔案在企業(yè)部門(mén)之中的應(yīng)用效果不佳，未能促進(jìn)企業(yè)更好發(fā)展。對(duì)此，筆者建議遵循企業(yè)科技檔案管理的原則，合理規(guī)劃科技檔案管理工作思路，如理順科技檔案歸檔程序、加大重大科研項(xiàng)目的檔案管理、加強(qiáng)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用等，可以大大提高科技檔案管理水平，更好地保障科技檔案的使用價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]戴志艷.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的實(shí)踐意義分析[J].中國(guó)科技縱橫，2014（6）：290-290.

篇（4）

關(guān)鍵詞：

抽水蓄能電站；檔案管理；信息化建設(shè)

抽水蓄能電站的檔案信息化建設(shè)對(duì)于電站具有十分重要的意義，主要利用信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理以及優(yōu)化，從而為電站的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及重要決策提供重要的依據(jù)。本文主要分析電站的檔案信息化以及提出若干建議。

1制度化建設(shè)是抽水蓄能電站檔案信息化建設(shè)的重要保障

1．1制度建設(shè)規(guī)范檔案管理

抽水蓄能電站在建設(shè)初期階段的工程管理任務(wù)特別多并且工程技術(shù)人員沒(méi)有對(duì)檔案管理的工作形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，因此，只有依靠相關(guān)制度來(lái)規(guī)范檔案管理當(dāng)中的行為切實(shí)保障檔案信息管理可以得到順利開(kāi)展。此外，檔案管理的制度不但是以往經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)而且是檔案管理的重要目標(biāo)，對(duì)協(xié)調(diào)施工單位以及檔案管理部門(mén)具有十分重要的意義，是兩者之間聯(lián)系的重要依據(jù)。完善以及全面的管理制度不但應(yīng)當(dāng)為檔案的信息化提供正確以及前進(jìn)的方向，而且可以通過(guò)制度的力量達(dá)到檔案管理想要抵達(dá)的目的。

1．2制度規(guī)范的嚴(yán)格落實(shí)

檔案制度由于本身并不是主要的目的，換句話說(shuō)，規(guī)章制度并不是為了建立而建立，而應(yīng)當(dāng)發(fā)揮效果，關(guān)鍵在于制度落實(shí)、實(shí)施，應(yīng)當(dāng)做到依法以及按照規(guī)章制度管理檔案，從而保障檔案管理系統(tǒng)可以快速、有效的運(yùn)行。其中，抽水蓄能電站的檔案管理工作不但關(guān)聯(lián)施工單位、監(jiān)理單位而且關(guān)系到自身項(xiàng)目公司等多方面的利益，因此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、分類工作、整編案卷等工作提出嚴(yán)格的要求，切實(shí)保障檔案的完整性以及準(zhǔn)確性，只有促使員工理解國(guó)家以及電力行業(yè)的規(guī)章制度并且強(qiáng)化制度建設(shè)才能發(fā)揮作用，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)管理要求以及管理責(zé)任落實(shí)到各個(gè)部門(mén)及有關(guān)人員。建立規(guī)章制度是保障檔案管理工作可以順利開(kāi)展的重要措施。

1．3保障軟硬件到位

在抽水蓄能電站的建設(shè)初步階段，相關(guān)項(xiàng)目檔案管理的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施都比較匱乏，隨著工程的不斷增加，檔案也隨著工程不斷增加，原來(lái)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的工作需要，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的資源配置以及管理的工作，從檔案庫(kù)房建設(shè)到管理人員配置等都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)，加強(qiáng)各資源配置以及庫(kù)房建設(shè)對(duì)于檔案信息化具有十分重要的意義，為檔案信息化的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

2強(qiáng)化檔案信息化數(shù)字化的建設(shè)水平

首先，檔案的信息化建設(shè)主要是檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)建設(shè)，檔案目錄以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)對(duì)于蓄能電站具有十分重要的意義。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)主要是對(duì)非數(shù)字性的目錄實(shí)施加工以及錄入的工作，并且可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。其次，應(yīng)當(dāng)大力推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，在抽水蓄能站檔案信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)需要以及特點(diǎn)，分步驟以及分階段開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。最后，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化電子文件管理工作。在抽水蓄能站應(yīng)當(dāng)依托信息平臺(tái)對(duì)電子文件實(shí)施安全的管理，對(duì)于保障蓄水能站的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。可以建立電子管理中心對(duì)各種電子文件進(jìn)行接收以及存儲(chǔ)的工作，從而對(duì)檔案進(jìn)行有效科學(xué)的管理。

3檔案信息化需要切實(shí)做好檔案安全以及檔案保密工作

3．1檔案的安全工作

抽水蓄能電站的檔案管理工作需要做好檔案信息工作、網(wǎng)絡(luò)安全管理工作、庫(kù)房環(huán)境工作以及檔案庫(kù)房管理工作。作為企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理從而有效規(guī)避安全隱患。企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)以及作為日常必須執(zhí)行的工作，如果在企業(yè)沒(méi)有檔案管理以及無(wú)法保障檔案管理的安全性，檔案信息建設(shè)的工作就無(wú)從談起也無(wú)法開(kāi)展。因此，切實(shí)保障檔案的安全性應(yīng)當(dāng)做到檔案管理工作和崗位的責(zé)任相互結(jié)合并且建立檔案責(zé)任制度。對(duì)于檔案應(yīng)急措施應(yīng)當(dāng)加緊完善并且建立預(yù)案，一旦檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中出現(xiàn)了突發(fā)性的問(wèn)題可以切實(shí)保障檔案信息的安全性以及可靠性。

3．2做好檔案的保密工作

應(yīng)當(dāng)根據(jù)電站的實(shí)際生產(chǎn)情況，對(duì)于不能公開(kāi)并且涉及重要的、機(jī)密的信息采取有效的措施進(jìn)行保護(hù)。不但應(yīng)當(dāng)采取有效的措施保密，而且應(yīng)當(dāng)明確責(zé)任。其次，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化保密宣傳的工作，從而促使保密的意識(shí)可以深入到每個(gè)員工的內(nèi)心深處。此外，應(yīng)當(dāng)根據(jù)電站以及科研的實(shí)際情況做好解密的工作，處理保密以及解密之間的重要關(guān)系，不但可以為電站提供可靠以及全面的信息，而且保障電站的機(jī)密不被泄露。對(duì)于紙質(zhì)檔案或者磁性介質(zhì)的檔案保管、銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格做好保密的工作并且確保安全。

篇（5）

一、對(duì)供電企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)

眾所周知，供電企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理承擔(dān)著多項(xiàng)功能，在信息化管理的今天，人事檔案管理涉及到員工的職務(wù)晉級(jí)、薪酬體制安排、干部隊(duì)伍建設(shè)等重要方面。根據(jù)新時(shí)期的具體需要，結(jié)合檔案信息來(lái)實(shí)施人力資源開(kāi)發(fā)則構(gòu)成了更高層次的檔案管理要求。

具體而言，可以從以下兩個(gè)方面來(lái)認(rèn)識(shí)人事檔案管理：（1）人事關(guān)系管理方面。作為一般層面的人事關(guān)系管理，構(gòu)成了供電企業(yè)人事檔案管理的主要內(nèi)容。從供電企業(yè)的管理實(shí)踐來(lái)看，在制度化管理和信息化管理的基礎(chǔ)上，針對(duì)人事關(guān)系管理已經(jīng)形成了十分完善的人員保障和組織保障。（2）人力資源開(kāi)發(fā)方面。人力資源開(kāi)發(fā)可以理解為，干部資源開(kāi)發(fā)和人力資本開(kāi)發(fā)兩大板塊。對(duì)于前者而言，即為企業(yè)的發(fā)展儲(chǔ)備和培養(yǎng)管理隊(duì)伍；對(duì)于后者來(lái)說(shuō)，則需要圍繞著供電企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)際，圍繞著全面質(zhì)量管理建立起針對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)機(jī)制。

二、認(rèn)識(shí)引導(dǎo)下的專業(yè)培訓(xùn)模式定位

在以上認(rèn)識(shí)引導(dǎo)下，專業(yè)培訓(xùn)模式可定位于以下三個(gè)方面：（1）專業(yè)培訓(xùn)的目的定位。前面對(duì)于人事檔案管理而言，反復(fù)強(qiáng)調(diào)了人力資源開(kāi)發(fā)的價(jià)值和意義。站在新時(shí)期企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)上，首先就需要完成對(duì)專業(yè)培訓(xùn)的目的定位。目的含有兩層意思，即目標(biāo)和實(shí)施該項(xiàng)行為的價(jià)值取向。這里更為重要的是價(jià)值取向，應(yīng)在培訓(xùn)中轉(zhuǎn)換檔案管理人員的工作意識(shí)，使其從“管理主導(dǎo)型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾磔o助型”。為此，專業(yè)培訓(xùn)就需要從崗位技能和崗位意識(shí)這兩個(gè)板塊下工夫。（2）專業(yè)培訓(xùn)的手段定位。事實(shí)表明，供電企業(yè)檔案管理人員都能明確檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，包括在促進(jìn)企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)上的功能定位。然而，在“知易行難”的實(shí)踐過(guò)程中，卻無(wú)法從行動(dòng)上來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的上述意義和價(jià)值。（3）專業(yè)培訓(xùn)的結(jié)果定位。專業(yè)培訓(xùn)的結(jié)果定位是指，如何評(píng)價(jià)專業(yè)培訓(xùn)后的效果。本文以人事檔案管理為考察對(duì)象，如何評(píng)價(jià)人事檔案管理人員的受訓(xùn)效果，則成為了這里的結(jié)果定位。筆者認(rèn)為，在知行統(tǒng)一模式下也需要從知和行兩個(gè)方面來(lái)給予評(píng)價(jià)。

三、定位驅(qū)動(dòng)下的專業(yè)培訓(xùn)途徑構(gòu)建

根據(jù)上文所述并在定位驅(qū)動(dòng)下，專業(yè)培訓(xùn)的途徑可從以下四個(gè)方面來(lái)構(gòu)建：（1）深化對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)。盡管本文以人事檔案管理為考察對(duì)象，但就其檔案管理專業(yè)培訓(xùn)而言，則首先需要深化對(duì)其價(jià)值的認(rèn)識(shí)，結(jié)合新時(shí)期供電企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)際來(lái)完成培訓(xùn)目的的定位。因此，企業(yè)管理層、培訓(xùn)組織方（或第三方培訓(xùn)組織），都需要完成這一認(rèn)識(shí)活動(dòng)。（2）結(jié)合管理價(jià)值設(shè)立培訓(xùn)目的。以人事檔案管理為例，由于新時(shí)期需要完善企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)工作。因此，人事檔案管理人員就需要為干部隊(duì)伍建設(shè)、人力資本存量提升等工作提供信息支持。從而其培訓(xùn)目的便可設(shè)立為，在提升檔案管理人員的常規(guī)管理能力的同時(shí)，還應(yīng)轉(zhuǎn)換他們的工作意識(shí)，使其主動(dòng)為企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)活動(dòng)提供重要的輔助職能。（3）建立知行統(tǒng)一下的培訓(xùn)模式。目前“知”很容易實(shí)現(xiàn)，而對(duì)于“行”則較難達(dá)成。這就要求，在實(shí)施專業(yè)培訓(xùn)中應(yīng)在保留傳統(tǒng)培訓(xùn)形式的同時(shí)，還應(yīng)該促使檔案管理人員在本質(zhì)崗位中建立起學(xué)習(xí)效應(yīng)。這種基于“干中學(xué)”的學(xué)習(xí)效應(yīng)，便能實(shí)現(xiàn)“行”的要求。（4）完善知行統(tǒng)一模式下的評(píng)價(jià)。完善知行統(tǒng)一模式下的評(píng)價(jià)便在于，需要根據(jù)“知”和“行”分別構(gòu)建起評(píng)價(jià)指標(biāo)，并能分別評(píng)價(jià)出檔案管理人員的工作效果。為此，這里就需要從知識(shí)性測(cè)試和崗位工作效果等兩個(gè)方面來(lái)完成。對(duì)此，需要引起同行的重視。

以上四個(gè)方面對(duì)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的途徑構(gòu)建，同樣適用于其它類型的檔案管理需要。可見(jiàn)，不管怎樣都需要使檔案管理與新時(shí)期的要求相結(jié)合，并在此基礎(chǔ)上建構(gòu)起專業(yè)培訓(xùn)的途徑來(lái)。

四、實(shí)證分析

2014年3月27日，南方電網(wǎng)某縣級(jí)供電公司2013年度人力資源檔案整理歸檔工作圓滿完成。

為完善人力資源檔案管理，公司采取了一系列切實(shí)可行的方案。優(yōu)化人資檔案管理制度，增強(qiáng)人資檔案的動(dòng)態(tài)性和真實(shí)性。建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理和考核，運(yùn)用信息技術(shù)，及時(shí)對(duì)遺漏丟失的材料進(jìn)行檢索，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。

篇（6）

關(guān)鍵詞：

信息化；檔案管理；制度

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：16723198（2013）02009201

當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各項(xiàng)管理中的使用也越來(lái)越多，檔案管理部門(mén)開(kāi)展信息化管理有效提高了檔案管理水平，同時(shí)也提高了檔案的利用效率。但是因?yàn)闄n案信息化管理中觀念、設(shè)備、人的因素的影響，在檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題是比較嚴(yán)重，沒(méi)有充分發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)。所以在新時(shí)期要對(duì)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，從而不斷提高檔案管理信息化水平。

1檔案管理信息化及其意義

檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息的進(jìn)行收集、傳輸以及儲(chǔ)存的活動(dòng)。真正意義上的檔案管理信息化有兩個(gè)內(nèi)容：分別是檔案信息數(shù)字化、檔案?jìng)鬟f的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理的信息化只是一種檔案管理的方法，在管理的過(guò)程中還是要遵循檔案管理法規(guī)。檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展非常深遠(yuǎn)的意義。

利用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作的意義主要有以下三點(diǎn)：第一，有效改善檔案管理工作。在實(shí)行信息化檔案管理之后，才能促進(jìn)檔案管理職能的轉(zhuǎn)變，沖破管理中的各種限制，從而為檔案信息使用者提供更好的服務(wù)。第二，對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用有很重要意義。利用信息化手段開(kāi)展檔案管理工作，可以使檔案信息更加的系統(tǒng)，最大限度的挖掘檔案信息價(jià)值，提高檔案信息的利用率。第三，擴(kuò)大了檔案服務(wù)范圍，因?yàn)樵谛畔⒒墓芾碇校瑱n案信息可以進(jìn)行拷貝，總的信息占據(jù)的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時(shí)將檔案信息傳遞給需要的人員。

雖然檔案管理信息化給檔案管理工作效率的提高帶來(lái)了很大的好處，但是利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作也存在一定的問(wèn)題，檔案信息的安全性就是最突出的問(wèn)題，因?yàn)樾畔⒒芾碇幸褂糜?jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)，而這兩者受到外界不法分子的入侵較多，所以檔案信息被非法竊取和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。

2新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理信息化的策略

2.1加強(qiáng)設(shè)備建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化最基本的是要完善軟硬件設(shè)施。第一，完善硬件設(shè)施。在檔案信息化管理中不僅需要使用到計(jì)算機(jī)設(shè)備，而且光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀等設(shè)施也是不能缺少的，要加大在信息化管理的中的投入，配備完善的硬件管理設(shè)施，同時(shí)要完善網(wǎng)絡(luò)的敷設(shè)，保證將信息使用主體與檔案管理設(shè)備聯(lián)系在一起。第二，要選擇合適的管理軟件，在當(dāng)前很多信息化管理中軟件的使用不當(dāng)，很多管理軟件中漏洞比較多，在檔案管理中安全隱患比較多。為了有效解決這種情況要對(duì)管理系統(tǒng)的技術(shù)成熟度深入研究，選擇各方面技術(shù)比較成熟的軟件。

2.2建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作本來(lái)就是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作檔案管理人員不僅要對(duì)信息進(jìn)行加工處理，還要負(fù)責(zé)檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內(nèi)容就更多的，為了保障管理工作的順利進(jìn)行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的需要對(duì)各項(xiàng)管理流程的管理人員的行為進(jìn)行有效的規(guī)范和控制，對(duì)于信息化管理的各個(gè)步驟形成嚴(yán)格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對(duì)電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作等都嚴(yán)格限制，設(shè)置權(quán)限。第三，要完善責(zé)任制。對(duì)檔案管理人員的責(zé)任不斷落實(shí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)，在檔案管理中可以進(jìn)行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。

2.3建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源，利用的最大化。因?yàn)樵跈n案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的工作方法是千差萬(wàn)別的，在信息化管理中要做到檔案信息共享就比較麻煩。所以有必要建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案的整理、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一，以此作為衡量檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)這樣的標(biāo)準(zhǔn)的建立，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中傳遞的時(shí)候就可以暢行無(wú)阻，在檔案信息使用中就能做到資源的共享。

2.4加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員對(duì)檔案管理水平的影響是比較深遠(yuǎn)的，信息化的檔案管理使用到的各種設(shè)備、技術(shù)比較多，所以對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門(mén)的檔案管理知識(shí)，而且對(duì)一些設(shè)備操作和技術(shù)使用要非常熟練，高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要讓他們?cè)谂嘤?xùn)中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點(diǎn)是要對(duì)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行加強(qiáng)，提高他們的綜合素質(zhì)，從而能更好的適應(yīng)信息化管理的需要。

3結(jié)論

總之，信息化檔案管理是未來(lái)檔案管理的趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)要提高信息化檔案管理水平首先要轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理理念，建立完善的檔案管理信息化制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的控制。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，針對(duì)的檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，另外檔案管理部門(mén)還應(yīng)該不斷加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，讓他們掌握現(xiàn)代化的管理知識(shí)和操作技術(shù)。

參考文獻(xiàn)

[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國(guó)中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010，（12）.

篇（7）

一、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的意義

我們?cè)谡归_(kāi)正式的分析和討論之前首先要認(rèn)識(shí)清楚兩個(gè)問(wèn)題，也就是我們?cè)卺t(yī)院內(nèi)部建立檔案管理信息系統(tǒng)的意義，簡(jiǎn)要來(lái)說(shuō)，就是三個(gè)方面的意義。一是能夠?yàn)獒t(yī)院的管理提供科學(xué)有效的管理決策依據(jù)，管理者的決策是必須要建立在能夠反應(yīng)客觀事實(shí)的數(shù)據(jù)和信息資料基礎(chǔ)之上的，而這樣一些數(shù)據(jù)和資料的準(zhǔn)確有效提供就需要醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)予以提供；二是能夠提高醫(yī)院的整體控制能力，這是因?yàn)楝F(xiàn)代的醫(yī)院管理從本質(zhì)上來(lái)講也就是對(duì)于信息的管理，醫(yī)院在一定的目標(biāo)指導(dǎo)下來(lái)對(duì)整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、指揮和控制，而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)在這一過(guò)程中起的就是信息流的作用，將各個(gè)部門(mén)內(nèi)的信息經(jīng)過(guò)加工處理以后通過(guò)數(shù)據(jù)傳輸傳送到醫(yī)院的管理中心去進(jìn)行集中的管理；三是能夠?qū)崿F(xiàn)資源和信息的共享與利用，我們進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的建立就是希望能夠以提供信息和資料的形式來(lái)為醫(yī)院的工作提供服務(wù)，因此在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建立就能夠較好的實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，保證信息能夠在整個(gè)平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)良好的暢通，并保證信息在檔案管理中充分的共享和利用。

二、醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策和方法

2.1醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本對(duì)策

上文中已經(jīng)明確的闡明，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)醫(yī)院的信息系統(tǒng)中都是非常重要的組成部分，因此我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，就應(yīng)當(dāng)充分的考慮到整個(gè)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)際狀況和總體規(guī)劃，以便于保證整個(gè)建設(shè)的進(jìn)程能夠和醫(yī)院信息化的建設(shè)保持同步和一致。下文中將就三個(gè)具體的方面來(lái)對(duì)這一觀點(diǎn)予以分析和闡述。

2.1.1將醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)納入到醫(yī)院管理信息系統(tǒng)建設(shè)的總體規(guī)劃當(dāng)中來(lái)。我們之所以提出這樣一種要求主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)本身也就是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的一個(gè)小的分支和部分，與此同時(shí)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)本身所包含的內(nèi)容也比較多，具體涉及到教學(xué)、科研、醫(yī)院業(yè)務(wù)和基本建設(shè)等多個(gè)方面的內(nèi)容，這也就是說(shuō)，檔案管理信息系統(tǒng)本身也會(huì)對(duì)總體系統(tǒng)建設(shè)造成影響，且在其中扮演著一個(gè)上通下連的重要作用，換句換說(shuō)，醫(yī)院實(shí)際管理的過(guò)程也就是醫(yī)院檔案信息管理的過(guò)程。我們要做的就是保證好這樣一種協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)最大程度和范圍的信息共享。

2.1.2建立適用于醫(yī)院檔案管理的信息系統(tǒng)。隨著我們國(guó)家最近幾年以來(lái)在衛(wèi)生系統(tǒng)信息化建設(shè)上的不斷推進(jìn)和進(jìn)步，全國(guó)各地很多個(gè)地方的醫(yī)院都已經(jīng)建立起了不同規(guī)模的信息管理系統(tǒng)，并相應(yīng)配備有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在這樣一個(gè)平臺(tái)之上來(lái)進(jìn)行各種應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，包括專家咨詢系統(tǒng)、急門(mén)診管理系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)和電子病歷管理系統(tǒng)等。醫(yī)院在進(jìn)行這樣一些系統(tǒng)的建立時(shí)，就應(yīng)當(dāng)充分的認(rèn)識(shí)和利用醫(yī)院自身環(huán)境條件下能夠有的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源環(huán)境，并根據(jù)實(shí)際的規(guī)模和業(yè)務(wù)量來(lái)最終確定醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求和狀況，使得這樣一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)既能夠很好的發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，又能夠很好的符合醫(yī)院的實(shí)際要求。

2.1.3開(kāi)發(fā)和管理輔助決策工程。這主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)往往都是通過(guò)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部以及外部信息的收集、加工、貯存和檢索等現(xiàn)代方法和手段來(lái)進(jìn)行的，基本上能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的有效收集、利用和處理，這樣一些技術(shù)和方法對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部管理水平的提高是很有幫助的，除此之外，還能夠起到較好的為醫(yī)院管理者提供決策支持的作用，這一點(diǎn)更是非常關(guān)鍵的。正是因?yàn)檫@樣，我們?cè)谶M(jìn)行醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候，就要注重對(duì)于信息處理和再生利用功能的開(kāi)發(fā)。

2.2醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本方法

2.2.1信息采集功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)最為基本和前提的功能就是要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效區(qū)分和采集，按照一定的要求來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行收集、鑒定和篩選的過(guò)程，并將有價(jià)值的檔案信息不斷的輸入到整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中去，最終在長(zhǎng)期的積累和收集作用下形成豐富有效的信息資源系統(tǒng)。

2.2.2存儲(chǔ)和管理的功能：醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)和管理功能是其最為重要和關(guān)鍵的功能，是整個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和作用的核心所在，這主要是因?yàn)獒t(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理作用的目的就是按照一定的方法來(lái)對(duì)系統(tǒng)中已有的信息進(jìn)行揭示、加工和組織，并以檔案條目和機(jī)讀數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來(lái)。這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)就需要對(duì)上述過(guò)程中收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行特征描述和信息的貯存，也就是我們?cè)谶@里提到的存儲(chǔ)管理功能中的管理，其最終的目的就是要讓整體的檔案具有有序化和系統(tǒng)化的特點(diǎn)，最終以全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等多種形式來(lái)便于工作人員的檢索和利用。

2.2.3傳輸和利用的功能：這是醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其價(jià)值和作用的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，在這樣一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，用戶就可以直接根據(jù)自己的檢索要求選擇自己能夠理解的檢索和獲取方式來(lái)獲得信息，上文中已經(jīng)明確的提到是有多種檢索手段和方法的。用戶通過(guò)檔案文件級(jí)目錄機(jī)檢和全文數(shù)據(jù)傳輸?shù)确绞絹?lái)迅速而準(zhǔn)確的獲取自己想要得到的信息。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文中的分析我們不難看到，建立醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的基本目的和意義就是實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，這是提高醫(yī)院管理水平和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的必然途徑，也是醫(yī)院本身提高競(jìng)爭(zhēng)力的有效方式。因此，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展時(shí)就要切實(shí)的按照統(tǒng)一和適用的原則來(lái)進(jìn)行，并在整個(gè)發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中予以改進(jìn)和完善，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化并推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院信息化的管理進(jìn)程。

篇（8）

中圖分類號(hào)：G717.24

高職院校的管理工作是教育工作者關(guān)心的內(nèi)容，同時(shí)也是國(guó)家相關(guān)部門(mén)關(guān)注的對(duì)象，檔案管理是管理工作的一部分，檔案管理工作的好壞同樣衡量高職院校管理職能高低的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，隨著高職院校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理方面的工作難度也在不斷增加，同時(shí)在信息時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式也受到了巨大的挑戰(zhàn)，可見(jiàn)對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化是很有必要的，同時(shí)也是我國(guó)高職院校重點(diǎn)研究方向。

1檔案管理工作的作用和優(yōu)化創(chuàng)新的意義

檔案管理?yè)?dān)任著對(duì)學(xué)校各種事項(xiàng)的記錄工作，包括教學(xué)計(jì)劃安排、教學(xué)成果、科研成果，這些都是檔案管理工作的主要內(nèi)容，同時(shí)檔案管理還有記錄歷史的作用，從最初建校開(kāi)始，檔案管理工作就開(kāi)始進(jìn)行了，它見(jiàn)證了學(xué)校的不斷發(fā)展和壯大，是歷史的見(jiàn)證者。檔案管理工作中的對(duì)于學(xué)生工作方面的管理對(duì)于學(xué)生的個(gè)人情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，是學(xué)生在學(xué)校的寶貴資料，同時(shí)檔案也是教學(xué)評(píng)估的重要參考資料，它通過(guò)對(duì)教學(xué)工作的記錄，對(duì)于教學(xué)評(píng)估而言屬于第一手資料。

通過(guò)對(duì)檔案管理的優(yōu)化創(chuàng)新，能夠近一步提升高校檔案管理能力，規(guī)范高校檔案管理工作，對(duì)于現(xiàn)代化高校建設(shè)和發(fā)展而言有特殊意義，同時(shí)檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性工作，對(duì)于穩(wěn)定教學(xué)發(fā)展具有很大的作用，檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新不斷促進(jìn)我國(guó)高職院校做出顯著成績(jī)

2目前高職檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理觀念落后

在信息時(shí)代，檔案管理工作統(tǒng)統(tǒng)信息技術(shù)全面結(jié)合，已經(jīng)發(fā)展成為了依靠信息技術(shù)的檔案管理模式，但是對(duì)于部分的高校檔案管理工作而言，工作人員仍保留著落后的觀念，雖然配備了相應(yīng)的設(shè)備，但是工作人員卻很難做到熟練使用，仍喜歡采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式進(jìn)行檔案管理。

2.2高職院校不重視檔案管理

對(duì)于高職院校而言，部分管理者認(rèn)為學(xué)校的重要任務(wù)是傳授學(xué)生技能，將更多的精力放在了教學(xué)以及效益上，對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作在學(xué)校的地位較低，由于檔案管理工作主要體現(xiàn)在服務(wù)性上，和教學(xué)的聯(lián)系不大，很難為學(xué)校產(chǎn)生突出作用，只有在特殊情況下才會(huì)用到檔案管理，但是我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作屬于基礎(chǔ)性的工作，只有注重基礎(chǔ)才能使學(xué)校向好的方向發(fā)展。

2.3缺乏人才和資金上的投入

檔案管理作為服務(wù)性工作，尤其是和信息技術(shù)相結(jié)合后，對(duì)于工作人員以及工作設(shè)備的要求在不斷提升，但是由于其學(xué)校的地位較低，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，在人才和資金的分配上受到了很大的制約，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，工作人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)，在工作過(guò)程中很難做到創(chuàng)新和發(fā)展，僅僅是以應(yīng)付的態(tài)度對(duì)待工作，設(shè)備上的問(wèn)題使得檔案管理工作和目前的先進(jìn)模式存在巨大的差距，在這種沒(méi)有人才和資金的情況下，要想快速發(fā)展是不可能的。

3檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化

3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視

檔案管理工作作為學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，具有著重要的意義，高職院校的管理者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理工作。要知道，檔案管理關(guān)系到每一個(gè)學(xué)生的在校情況，檔案是學(xué)生的個(gè)人信息的可靠依據(jù)，同時(shí)也是畢業(yè)找工作的重要依據(jù)。管理者要采取切實(shí)措施，提升全校師生對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，可以定期召開(kāi)專題講座，介紹檔案管理的相關(guān)知識(shí)，通過(guò)國(guó)家針對(duì)檔案管理的法律法規(guī)的宣傳，能夠更好的提升學(xué)校整體對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，為檔案管理工作的開(kāi)展?fàn)I造良好氛圍。

3.2加大資金和人才的投入

任何工作的創(chuàng)新和發(fā)展都離不開(kāi)人才和資金，對(duì)于檔案管理工作而言更是如此，資金是保證，而人才則是關(guān)鍵點(diǎn)，人才是非常重要的，要具備相應(yīng)的知識(shí)，同時(shí)還要富有創(chuàng)新精神，這樣才能在發(fā)展優(yōu)化的過(guò)程中取得重大突破。要定期對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，確保其掌握最新的技術(shù)和手段，拓寬工作人員的眼界，這是高速發(fā)展的社會(huì)中迎接檔案管理工作挑戰(zhàn)的必要條件。資金的投入主要用于先進(jìn)設(shè)備的配備以及對(duì)工作人員的培養(yǎng)上，資金上的支持同樣也是發(fā)展的硬性條件。

3.3不斷優(yōu)化創(chuàng)新目前檔案管理體系

一個(gè)科學(xué)全面的檔案管理體系是做好檔案管理工作所必需的，包括工作人員的任務(wù)分配、管理模式、資料存取等，這一系列工作都需要不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。首先在工作人員任務(wù)分配上，我們知道隨著檔案管理工作的復(fù)雜化程度的不嗵嶸，任務(wù)的分配變的越來(lái)越困難，不同工作人員的能力是不同的，在任務(wù)分配時(shí)既要考慮到任務(wù)量，又要考慮到其合適程度，這些都是分配過(guò)程中需要重點(diǎn)關(guān)心的問(wèn)題。其次在管理模式上需要進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過(guò)程中我們可以借鑒其它行業(yè)檔案管理的模式，取其精華，結(jié)合高職院校自身的特點(diǎn)進(jìn)行改革創(chuàng)新，對(duì)于檔案管理中的一些規(guī)則的制定要和目前時(shí)代的發(fā)展密切結(jié)合。最后在檔案存取上加強(qiáng)重視程度，在檔案的錄入時(shí)，要進(jìn)行多次核對(duì)，確保資料正確完成，因?yàn)橹挥羞@樣檔案管理工作才有意義，同時(shí)對(duì)于往年的檔案，要定期檢查，對(duì)于一些紙質(zhì)檔案要將其轉(zhuǎn)化成電子檔案并存有備份，保證檔案的安全。同時(shí)在檔案的存取時(shí)要進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，確保檔案在節(jié)約過(guò)程中不出現(xiàn)問(wèn)題。

4總結(jié)

檔案管理工作對(duì)高校的發(fā)展很重要，具有優(yōu)化和創(chuàng)新的必要性，在優(yōu)化和創(chuàng)新時(shí)要明確檔案管理工作的本質(zhì)目的，把握我國(guó)高職院校在檔案管理中的存在的問(wèn)題，深入問(wèn)題的本質(zhì)，提升對(duì)檔案管理的重視程度，從資金、人才、管理體系等方面著手，不斷進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案管理能力和水平。

參考文獻(xiàn)

篇（9）

高校試卷內(nèi)容十分豐富，所以試卷的整理歸檔就會(huì)涉及各個(gè)學(xué)院、各個(gè)系和相關(guān)的老師。試卷的歸檔是一個(gè)復(fù)雜的工程，尤其是后期的管理，如果沒(méi)有科學(xué)合理的管理方法，就會(huì)出現(xiàn)管理混亂，也就說(shuō)明高校的管理水平低。因此，建立一個(gè)科學(xué)合理的試卷檔案管理體系和制度，有助于提高學(xué)校的管理水平。

一、試卷檔案管理存在的問(wèn)題

目前，高校在試卷檔案管理方面還存在一定的問(wèn)題。由于信息技術(shù)的發(fā)展，一部分試卷從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成了電子版的試卷。但是這兩類試卷都存在一定的管理問(wèn)題，高校對(duì)于紙質(zhì)試卷的管理是有經(jīng)驗(yàn)的，但是在管理的過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)紕漏。高校對(duì)于電子試卷的保管，還有一定的技術(shù)性問(wèn)題。試卷檔案建立的目的是為了讓學(xué)校和老師充分利用，以便改善教學(xué)質(zhì)量和明確教學(xué)方向，但是目前試卷檔案查詢利用率卻不是很高。

二、規(guī)范高校試卷檔案管理

1.試卷檔案管理制度應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，因此學(xué)校要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理也要信息化。這樣才能減少檔案管理的手續(xù)和縮短過(guò)程。過(guò)去我國(guó)的高校對(duì)于試卷檔案管理都是由人工記錄管理，但是試卷管理是一個(gè)龐大的工程，涉及各個(gè)學(xué)院和各個(gè)系，過(guò)程十分繁瑣，浪費(fèi)人力、物力和時(shí)間。所以，試卷檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行信息化改革，這樣才易于保存、易于查找、易于管理。同時(shí)樹(shù)立科學(xué)的、先進(jìn)的管理理念，有助于規(guī)范試卷檔案管理。

2.優(yōu)化試卷檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用功能

（1）教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用試卷管理是教務(wù)管理的職責(zé)之一。在教務(wù)管理中，有關(guān)試卷的內(nèi)容繁多，因此在查詢?cè)嚲碛嘘P(guān)信息的時(shí)候十分不易。但是在信息化時(shí)代，教務(wù)系統(tǒng)也要信息化，所以要整合教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。根據(jù)試卷的年份、學(xué)院、班級(jí)、科目和老師進(jìn)行整理。同時(shí)可以建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在錄入一份資料之后，就可以共享信息，避免重復(fù)記錄相同的信息，減少學(xué)校工作人員的工作量。因此試卷檔案管理信息化是整合試卷檔案管理信息的有效途徑。（2）試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)與優(yōu)化優(yōu)化試卷檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，可以降低重復(fù)錄入信息量，避免信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，可以節(jié)省查找數(shù)據(jù)的時(shí)間。科學(xué)合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸出路徑，設(shè)計(jì)查找條件，比如學(xué)院、科目、班級(jí)等。實(shí)現(xiàn)試卷檔案信息系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化，可以統(tǒng)一管理試卷檔案信息，解決由于信息出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致管理混亂的問(wèn)題，方便抽查試卷信息。

3.簡(jiǎn)化試卷歸檔程序

由于試卷的內(nèi)容十分多，所以根據(jù)不同的內(nèi)容進(jìn)行歸檔也是十分復(fù)雜的事情。因此，要想減輕試卷歸檔的繁重工作，就要簡(jiǎn)化試卷歸檔流程。由于試卷的歸檔和各個(gè)學(xué)院及老師都有關(guān)系，因此在確定簡(jiǎn)化歸檔流程之前，首先要弄清楚最重要的歸檔步驟，然后制作歸檔流程圖，按照流程進(jìn)行試卷歸檔。這樣試卷歸檔就一目了然了。

4.保證試卷檔案的真實(shí)性

試卷是檢驗(yàn)學(xué)生學(xué)習(xí)成果和學(xué)校授課質(zhì)量的有效手段，所以試卷檔案管理就關(guān)系到學(xué)校的管理能力。但是，所有的試卷檔案的內(nèi)容必須是真實(shí)有效的。試卷需要及時(shí)回收，記錄試卷相關(guān)信息，并且保證在這一階段沒(méi)有人能更改有關(guān)信息。只有保證試卷檔案記錄的真實(shí)性，才能在調(diào)取檔案的時(shí)候輕易地找到。5.簡(jiǎn)化試卷檔案查詢程序高校的試卷檔案建立，目的是利用試卷了解自身教育的不足，以便提高教育教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平。因此，要建立方便快捷的試卷檔案調(diào)取查詢程序，減少不必要的手續(xù)。

三、高校試卷檔案管理的意義和重要性

高校試卷檔案管理是考核學(xué)校的管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是學(xué)校的教學(xué)成果。試卷記錄的不僅僅是學(xué)生的成績(jī)，還有考核老師和學(xué)校之間的配合，這就間接地考核了學(xué)校各部門(mén)之間的配合能力和執(zhí)行能力。同時(shí)老師還可以根據(jù)試卷的測(cè)試結(jié)果，調(diào)整接下來(lái)的教學(xué)方向和重點(diǎn)，讓學(xué)生更容易接受老師所教的內(nèi)容。高校建立科學(xué)合理的試卷檔案管理機(jī)制，可以提高學(xué)校的管理水平。高效節(jié)能的管理方法，可以極大地節(jié)省人力、物力和時(shí)間，同時(shí)可以保證試卷保存完整，簡(jiǎn)化了查找試卷檔案的步驟和手續(xù)。只有認(rèn)識(shí)到試卷檔案管理的重要意義和作用，才能真正發(fā)揮試卷檔案管理的作用。

參考文獻(xiàn)：

［1］鄧斐蔚，葉小泮，羅云卿，等.構(gòu)建高校試卷檔案管理模式的實(shí)踐探討［J］.黑龍江檔案，2011（3）：33.

篇（10）

電子檔案是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，也是檔案管理的最新發(fā)展方向之一。現(xiàn)結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，探討電子檔案在煤礦企業(yè)檔案管理中的意義。

1 檔案管理的目的和功能

“檔案是歷史的原始記錄，或者說(shuō)原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”。檔案管理的根本目的，除了不使其散失并安全保存外，主要是為了開(kāi)發(fā)與利用檔案，因此能否很好地開(kāi)發(fā)與利用檔案是衡量檔案管理成功的重要內(nèi)容之一。

2 煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

2.1 信息的廣泛性

煤礦檔案包括科技檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。科技檔案包括礦建、采煤、掘進(jìn)、機(jī)電、運(yùn)輸、通風(fēng)、地質(zhì)等檔案。信息量巨大是其特點(diǎn)之一。

2.2 使用的頻繁性

煤礦檔案使用頻繁，特別是科技檔案的使用，幾乎每時(shí)每刻都和一線生產(chǎn)緊密聯(lián)系，例如煤礦作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、機(jī)電設(shè)備檔案等，其使用頻繁性遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)。

3 電子檔案的最新發(fā)展和應(yīng)用

電子檔案這一概念出現(xiàn)于近10年。所謂電子檔案就是電子文件的檔案管理。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息，可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”

1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議。1996年9月成立了電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》（試行稿）的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日―13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。可見(jiàn)，有關(guān)電子檔案及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在廣泛開(kāi)展。

4 電子檔案與傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

4.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：存在形式一般為磁盤(pán)（硬盤(pán)）及光盤(pán)等有形介質(zhì)，存取方便，占用空間小，存儲(chǔ)容量大，便以攜帶和傳輸，可和計(jì)算機(jī)直接連接，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。

其缺點(diǎn)是保存時(shí)間短（與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年），保密性差，保存條件高（需防磁、防塵、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等），閱讀不方便。

4.2 傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

傳統(tǒng)紙張檔案的優(yōu)點(diǎn)在于：保存時(shí)間長(zhǎng)，保密性好，占用空間大，閱讀方便。

其缺點(diǎn)是占用空間大，存儲(chǔ)容量小，不便以攜帶和傳輸，復(fù)制困難，保存條件高（需防蟲(chóng)、防水、防高溫、防物理和化學(xué)損傷等）。

5 電子檔案在煤礦企業(yè)科技檔案管理中的現(xiàn)實(shí)意義

從以上分析和比較可以看出，電子檔案具有比傳統(tǒng)紙張檔案更多的優(yōu)點(diǎn)。特別是結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，在檔案的應(yīng)用方面，電子檔案更具互補(bǔ)的優(yōu)點(diǎn)，便于攜帶，可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳輸，復(fù)制方便，便于檢索和查閱。具體在實(shí)踐中有以下的意義：

1）煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的最新發(fā)展，建立電子檔案系統(tǒng)，實(shí)行電子檔案和傳統(tǒng)紙張檔案雙檔案系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙張檔案以完成檔案管理“不使其散失和安全保存”的目的為主，電子檔案以完成“開(kāi)發(fā)與利用”的目的為主。雙檔案系統(tǒng)不僅有利于傳統(tǒng)紙張檔案的安全保存，更有利于檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

2）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)配備專門(mén)的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)器（硬盤(pán)、光盤(pán)）、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)等。還應(yīng)配備專門(mén)電子檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。計(jì)算機(jī)用以對(duì)電子檔案的管理，存儲(chǔ)器（硬盤(pán)、光盤(pán)）用于電子檔案的存儲(chǔ)，掃描儀、照相機(jī)用于傳統(tǒng)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換。

3）可以把科技檔案（包括規(guī)程、措施、圖紙等）和文件等全部數(shù)字化存檔。通過(guò)計(jì)算機(jī)和專門(mén)的管理軟件分類管理。應(yīng)用和查閱一般以電子文檔的形式給出。存儲(chǔ)格式以Word、CAD等通用格式為主，便于查閱。

4）利用或建立煤礦企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，使所有的電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢。各生產(chǎn)隊(duì)組的技術(shù)員可以隨時(shí)通過(guò)電腦終端查閱電子檔案室的授權(quán)文件。

5）為加強(qiáng)保密管理，可以設(shè)立權(quán)限，利用密鑰來(lái)管理。為了防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問(wèn)，有些系統(tǒng)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，如有些文件管理系統(tǒng)使用管理員代碼驗(yàn)證等。最常見(jiàn)的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號(hào)組成，只有用戶本人和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問(wèn)時(shí)，首先輸入自己的通行字，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)通行字與存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進(jìn)行相關(guān)的業(yè)務(wù)訪問(wèn)。如果驗(yàn)證不合格，該用戶就會(huì)被拒絕于系統(tǒng)之外。身份驗(yàn)證技術(shù)可用于電子文件訪問(wèn)權(quán)限的控制。

6）為了建立完善的電子檔案系統(tǒng)和有效的服務(wù)系統(tǒng)，需要加強(qiáng)人才的專門(mén)培養(yǎng)。檔案信息電子化要求管理人員具備較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代化高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才更為稀缺。大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，以至于現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。

7）可實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程，可在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣檔案的前身以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多以磁盤(pán)為載體的機(jī)讀形式。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

篇（11）

檔案管理工作，是企業(yè)發(fā)展的重要保障。但在實(shí)際的檔案管理中始終存在著一些問(wèn)題，使得企業(yè)檔案管理工作不夠規(guī)范。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，地質(zhì)勘查領(lǐng)域的檔案管理工作與信息技術(shù)相結(jié)合，將地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理有效化，從而解決地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理中的不規(guī)范問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。

一、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容和目標(biāo)

地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理主要通過(guò)已數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行管理，通過(guò)地質(zhì)勘數(shù)字化查項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)能夠很好的實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理不但要面向檔案管理人員還要為整個(gè)地質(zhì)勘查工作提供良好的資料基礎(chǔ)。通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)能將傳統(tǒng)紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，將這些歸檔的項(xiàng)目檔案進(jìn)行儲(chǔ)量，并對(duì)資源進(jìn)行整合分析，從而使檔案管理更為清晰。通過(guò)地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的資源無(wú)紙化和網(wǎng)絡(luò)化從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查項(xiàng)目信息資源共享，達(dá)到服務(wù)社會(huì)的服務(wù)目標(biāo)。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)整合處理，并做好檔案管理維護(hù)工作，不斷提高地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理水平，確保地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理能夠?yàn)榈乜逼髽I(yè)的發(fā)展提供保障和服務(wù)。

二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)分類不夠完善。現(xiàn)階段的地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理不夠完善，缺乏對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類編輯和處理，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案不能得到有效的保管，分類不完善的數(shù)字化檔案，在檔案調(diào)用時(shí)不能將這些檔案直接調(diào)出，同時(shí)在對(duì)各種類型的數(shù)字化項(xiàng)目檔案沒(méi)能進(jìn)行有效分類，管理降低了檔案管理的有效性和工作效率。2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時(shí)，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門(mén)的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。3、檔案管理水平有待提高。現(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對(duì)于檔案的二次利用效果低下。4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門(mén)間沒(méi)有進(jìn)行有效配合，沒(méi)能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。

三、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議

1、加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。科學(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。3、加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。4、加強(qiáng)各部門(mén)間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過(guò)檔案管理部門(mén)和企業(yè)各部門(mén)間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時(shí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)需要做足對(duì)下級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對(duì)出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。

結(jié)束語(yǔ)：信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為地質(zhì)勘查工作提供了新的發(fā)展動(dòng)力，而在地質(zhì)勘查項(xiàng)目檔案管理中，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在許多不規(guī)范現(xiàn)象，檔案歸納不夠完善，資料獲取不夠及時(shí)，管理工作繁重。通過(guò)提高地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理水平，提高資料獲取速度，降低相關(guān)管理人員的工作量。便于檔案的查詢和共享，降低傳統(tǒng)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理中存在的不足，促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的管理水平，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]全桂英，地質(zhì)勘察數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用分析[J].辦公室業(yè)務(wù)?網(wǎng)絡(luò)化?電子化?數(shù)字化，2012，（10）