檔案數字化工作計劃大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案數字化工作計劃范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

錄音檔案數字化的基本原理是指通過ADC芯片，即Analog（模擬）to Digital（數字）Converter（轉換器），簡稱模數轉換器，將模擬聲音檔案信號轉換為用“0”和“1”表示的數字聲音信號并加以存儲的過程。這個轉換過程中的各個不同的參數直接決定了轉換后的聲音數字信號質量的好壞。從檔案和聲音兩個方面的因素考慮，錄音檔案的數字化過程要遵循以下兩個基本原則：一是錄音檔案數字化必須保證檔案的真實性、完整性、有效性；二是在使用時必須保證數字化數據從存儲介質中正確讀取，并能還原成模擬聲音信號輸出。為了達到這兩個基本原則，這就要求我們在轉換后的數字聲音信息還原成模擬聲音后，聲音的質量要盡量接近原聲帶，至少要在可接受的范圍之內。目前錄音檔案數字化通常采用“錄音檔案經采集后，通常不再壓縮，數據類型采用PCM編碼的WAV格式。采樣率不低于44.1kHz，采樣精度在16Bit以上”作為參考依據。

采樣頻率和采樣精度就是決定數字聲音信號質量好壞的兩個主要的技術指標。自然界的聲音都有其不同的聲波。如下圖所示：

模數轉換器以每秒上萬次的速率對聲波進行采樣，每次取樣之間的頻率，就是 “采樣率”。單位時間內采樣次數越多，即采樣頻率越高，數字信號就越接近原聲。根據采樣定理，采樣頻率只要達到信號最高頻率的兩倍，就能精確描述被采樣的信號。一般而言采樣頻率要高過原音源的最高頻率才行, 其單位是以赫茲(Hz)來表示, 1Hz就代表每秒采樣一次,人耳的聽力范圍在20Hz~20kHz之間，因此，只要采樣頻率達到20kHz×2=40kHz時，就可以滿足人們的要求。如下圖所示：

采樣精度是指什么呢？我們知道聲音有輕有響，影響輕響的物理要素是振幅，作為數字錄音，必須也要能精確表示錄音的輕重，所以一定要對波形的振幅有一個精確的描述。經過采樣之后，對振幅進行了切割，采樣點之間就形成了階梯狀，這個類似階梯的度量單位就是分辨率，用來表示采樣精度。“比特”就是表示的采樣精度的一個單位，16Bit就是指把波形的振幅劃為 216即65536個等級，根據模擬信號的輕重把它劃分到某個等級中去，就可以用數字來表示了。所以采樣精度越高，轉化的數字錄音就越飽滿，越有層次感，音質也就越好。

選擇好錄音檔案數字化中必備的硬件設備

錄音檔案數字化前期的工作歸根結底是配置好一套硬件設備，既不過量，也不可缺少，能夠按照預定技術指標完成錄音檔案的模數轉換工作。在硬件設備配置上主要有四點考慮：一是把模擬音頻信息的內容轉換成數字音頻信息，并刻錄到光盤，便于音頻檔案的長期保存；二是對實時的音頻信息進行采集和簡單的編輯；三是根據利用工作需要，可對數字化的錄音檔案信息的格式進行轉換；四是兼容性要高，可以兼容開盤式放音機（大開盤、小開盤）、鋼絲帶放音機等放音設備輸出的模擬信號。

錄音檔案數字化加工過程中必備的硬件設備有：放音設備、計算機、模數轉換設備、存儲設備、監聽設備、制作設備等。

1. 播音設備：播音設備必須能正確地將聲音源輸出。播音設備應根據錄音檔案規格型號進行選擇。

2. 計算機配置：選擇高性能、大容量、高可靠性，超靜音設計的臺式計算機。

3. 模數轉換設備：模數轉換設備是錄音檔案數字化加工中的核心部件。好的模數轉換設備有低失真、高信噪比等特點，在后面還要詳細描述。

4. 監聽設備：音頻信息的監聽設備。如監聽音箱、監聽耳機。

5. 制作設備：光盤制作設備。如刻錄機、打印機等。

6. 話筒：實時聲音的輸入設備。

篇（2）

檔案是對人們生活和工作中的活動進行記錄的憑證，在檔案保護中實現數字化檔案復制技術能夠更好的方便人們的工作，同時，人們在生活和工作中能夠非常及時的對檔案進行利用，這樣能夠更好實現檔案信息的共享，同時也能更好的在檔案保護方面得到更好的發展。

1 檔案數字化仿真復制技術在檔案收集中的應用

檔案收集工作要按照必要的制度來進行，同時在進行信息征集的時候也是有一定的辦法，因此，在進行檔案收集的時候對不同的檔案信息資源也是有著不同的方式，在檔案收集過程中也是有著統一的管理手段。在檔案管理中，其他業務環節對檔案發展是有很大的影響。為了更好的對檔案信息進行收集，應該在收集范圍上進行擴大，同時在途徑方面也要進行更好的發展，這樣能夠更好的滿足社會公眾對檔案信息的需求，同時也是檔案管理部門在工作中應該做到的事。

1.1 檔案數字化仿真復制技術應用在檔案收集中的意義

在檔案中應用數字化仿真技術來進行復制，更加有利于檔案部門在收集信息方面獲得更寬的途徑，同時，在收集范圍和收集難度方面也要進行發展，這樣能夠更好的保證檔案管理部門的工作得到更好的發展。現在，我國在進行檔案建設過程中主要是通過兩種不同的方式對信息進行收集。一種方式是接收，就是一些組織單位在日常工作中要對相關的檔案進行進行接收，通常都是單位運行過程中日常的行政文件。另外一種是征集，這種方式在很多年前得到了很好的應用，尤其是在一些政府機構和事業單位中，通常形成的檔案在歷史意義方面是非常重要的。檔案館在建設檔案的時候，也會從一些個人手中征集一些有價值的家庭檔案和個人檔案，這樣能夠更好的對一個地區的生活方式進行了解。這類檔案在數量是不多的，因此，對檔案的館藏進行優化的時候，也能更好的對人們的生活方式進行了解，同時對檔案收集工作的進行也是有很大的難度的。

檔案是國家在建設過程中一種非常重要的財富，能夠更好的對國家發生的變化進行反映，同時也能更好的使人們了解歷史。在進行檔案保管的時候，通常是分為不同的等級和種類的，這樣能夠更好的實現檔案使用的便利。在檔案管理工作中，檔案的收集工作是非常困難的。我國在發展過程中由于很多的歷史原因，導致很多的重要檔案流散在民間，通常是在各種各樣的人手里，很多的人對這些檔案的重要性不了解，因此也導致了很多的檔案出現了損壞非常嚴重的情況。對于很多的人來說，很多的檔案成為了世代相傳的寶貝，因此，在進行檔案收集的時候要克服的問題非常多。在任何情況下，國家進行強行的檔案征集工作，都會帶來非常嚴重的后果，同時在社會上影響也非常差。因此，在進行檔案收集的時候一定要對方法和方式進行注意，這樣才能在社會發展過程中不會出現很多的矛盾，因此，在進行檔案征集的時候要對相關的人員思想工作的開展，這樣能夠更好的使其將檔案更好的交給檔案館進行保存。檔案部門在收集過程中使用數字仿真復制技術，能夠更好的對檔案進行復制，同時也不會出現征集過程中的矛盾，這樣能夠更好的解決檔案收集中存在的群眾矛盾。

1.2 檔案數字化仿真復制技術在檔案收集中的應用方式

檔案收集工作有一定的難度，因此，在收集過程中應用數字化仿真復制技術能夠更好的解決收集過程中存在的問題，同時在收集的時候也能在難度方面進行降低，對不同的檔案管理單位來說，應用的方式應該是有一定的區別的。檔案部門在日常工作中對仿真復制件進行保管，主要是因為很多的檔案流落到了個人手中，很多的檔案是非常珍貴和稀有的，因此，有些檔案的出現能夠更好的對某段歷史進行填充。在進行檔案收集的時候要是能夠在思想工作方面取得一定的效果對檔案管理人員來說是非常重要的，但是，很多的群眾是不愿意將手中的檔案捐獻給檔案館的，因此，檔案管理部門可以通過協商將檔案進行復制，這樣能夠更好的實現檔案保管的目的。在實際工作中，很多的檔案是非常容易出現保管不利的情況的，這樣是非常容易導致檔案出現損壞的，因此，在人們檔案保管條件不是十分好的情況下，相關的部門要將必要的知識告訴相關的人員，這樣才能避免出現檔案保管中損失的情況。

2 檔案數字化仿真復制技術在檔案利用中的應用

檔案仿真復制技術最初在檔案部門中應用最為廣泛的就是在利用方面，除了檔案的日常借閱外，使檔案利用的范圍更為廣泛，尤其是在展覽和友好交流中。檔案展覽是指根據某種需要，按照一定的主題，系統地陳列檔案材料。檔案不僅是歷史的真實見證，也是進行愛國主義教育和人文教育的最好素材。許多檔案館和紀念館都紛紛利用歷史檔案來舉辦各種形式的檔案展覽。通過檔案展覽，能夠在一定范圍內組織較多的群眾參觀，使他們從中得到比較集中和系統的材料，原始性、真實性和鮮明性的檔案資料可以引起人們的注意和利用的興趣，給觀眾留下深刻的印象，擴大了檔案利用的服務面，也起到生動的宣傳教育意義。檔案展覽給群眾造成的震撼力是其他檔案利用方式所無法比擬的。然而，舉辦一次展覽并不難，難的是展覽的核心--檔案實物，它是影響展覽成敗的關鍵。館藏檔案均有一定的局限性，很難獨自形成某個專題完整的展覽體系。由于檔案實體具有唯一性，給檔案展覽造成了局限。一般的檔案復制，雖然通過攝影、影印、燈光、音響等科技手段，可以較好的烘托出展覽的效果，但是遠沒有“仿真檔案”那樣給人以歷史的真實感、震撼感。

3 檔案數字化仿真復制技術在檔案保護中的應用

3.1 增強檔案的實體安全

維護檔案的安全與完整是每個檔案人員的神圣使命，檔案安全又包括實體安全和內容安全，保護檔案的實體安全是檔案保護工作的前提。由于種種原因，檔案在保管和利用的過程中很容易出現損壞、被盜的情況，特別是在檔案展覽的過程中，如果使用珍品檔案的原件來展出，安保出現了問題，就容易被盜丟失，一旦檔案丟失，就是不可估量的損失。使用檔案仿真復制件來進行利用和展覽，既可以讓公眾看到檔案的原樣，又有效地保障了檔案的實體安全。

3.2 為異地備份奠定基礎

近年來。地震、洪災等自然災害層出不窮，給檔案部門造成了毀滅性的災害。在四川汶川地震中，羌族自治縣的檔案館的大量檔案就因地震被淹沒，許多珍貴的羌族檔案在地震中被損害，造成重大損失。檔案部門吸取歷次的災害經驗，紛紛探索并試行電子文件異地備份，許多檔案館都與外地的檔案館建立電子文件異地備份互建單位，減少因自然災害帶來的損失。對普通檔案進行備份，主要采用掃描的方式形成電子文件進行轉移備份，基本能讓后人看到檔案的真實內容。

4 結束語

篇（3）

中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01

延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。

1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求

1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎

隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。

隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。

1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理

隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。

2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法

2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證

市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。

2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系

圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。

2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調

圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。

綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。

篇（4）

隨著信息技術的普及，對檔案的傳統管理模式和利用方式提出了挑戰，轉變水利檔案傳統工作理念和管理模式勢在必行，桐鄉市水利局檔案室緊跟數字化建設步伐，已完成室藏檔案數字化案卷級、文件級全文掃描并掛接圖像。現結合檔案工作實際，談談水利檔案數字化建設工作的實施。

一、實施水利檔案數字化工作的前期工作

1.加強領導，規范管理是實施水利檔案數字化工作的保障

任何工作的開展都離不開領導重視和支持，水利檔案數字化也一樣，局領導具備良好檔案意識，建立檔案領導小組，健全檔案工作網絡，完善檔案數字化管理制度和工作流程規范，使檔案數字化工作有章可循；在日常工作中，促進檔案數字化工作與其他業務科室工作同計劃、同布置、同落實、同考核，把檔案數字化工作納入全局工作計劃，作為年度工作考核內容，列入相關人員的崗位職責。

2.因地制宜，制定實施方案是實施水利檔案數字化工作的前提

水利檔案數字化建設是為了更好地管理和利用檔案信息，發揮檔案信息的快捷傳遞、方便利用等優勢，由于水利工程檔案數量大、形式多，只有推行檔案數字化建設，才能有效地保護傳統載體檔案原件。我們對室藏存量保管期限在永久、長期的檔案摸底統計，約有19多萬頁需要數字化，如此巨大的工作量僅靠本局檔案員是難以完成的。我們制定“自建與外包相結合”的方案：（1）目錄數據庫建設和新增檔案全文數字化由局檔案室負責；（2）存量檔案數字化全文掃描采用外包方式；（3）目錄數據庫和全文數據庫兩方面同步建設；（4）為加強檔案數字化外包安全管理，要求外包方在數字化過程中嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規范》。

3.加強投入，完善設施是實施水利檔案數字化工作的后盾

水利檔案數字化需要一個比較長的過程，我們根據實際情況，設立了檔案數字化專項資金；引進了“龍宇”網絡版數字化檔案管理系統，搭建了科室之間的網絡應用平臺，在檔案信息輸入、處理和輸出、登記備份過程中實現同步數字化，在獲得許可權限下還可通過網絡查閱檔案，實現檔案資源共享；硬件方面：建成了符合安全技術標準的微機房，配置了檔案專用服務器、更新了計算機、高性能雙面打印機、高速掃描儀、數碼相機、防磁柜等現代化檔案辦公設備，確保檔案數字化建設順利進行。

二、水利檔案數字化工作的實施

1.建立統一規范體系

將室藏檔案數字化工作質量落實到每個環節，對六大門類檔案數字化的技術標準和業務規范實行統一，按照《桐鄉市紙質檔案數字化操作規范（試行）的通知》、《桐鄉市綜合檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式（試行）》的要求，確定工作流程：各業務科室形成的數字檔案由各科室按分類號在龍宇軟件中錄入案卷目錄及卷內目錄，以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份圖像文件命名為檔案目錄數據庫中該份文件的檔號；設定掃描技術要求：永久或長期保存的采用彩色模式掃描、普通文件采用黑白二色，分辨率選擇200dpi；一般紙質過薄或超厚的采用平板掃描，紙張狀況好的采用高速掃描方式以提高工作效率；圖像先掃成JPG格式，經過圖像處理之后，采用多頁tiff格式存儲；用于批量掛接代替原件保存、利用及移交綜合檔案室。保證水利檔案數字化工作質量。

2.建立高質量的數據庫

加強基礎工作，建立準確完整的目錄數據庫和全文數據庫。一是按照局檔案分類方案，按目錄進行規范條目錄入，共錄入電子目錄 2.6萬條，基本實現室藏檔案目錄機檢，滿足快速檢索利用的需要；二是對2001年以來室藏的永久、長期（30年）檔案利用外包方式進行掃描和掛接，共完成全文掃描掃描19.7萬幅，并全部在桐鄉市檔案局進行了登記備份；三是加強數字化工作質量控制，在檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據校對、數據掛接、整理還原、案卷入庫時層層把關，確保掃描件符合桐鄉市紙質檔案數字化操作規范的要求，目錄數據與全文數據掛接準確無誤，使檔案查詢效率高、使用方便快捷，提升檔案信息資源服務經濟建設的水平。

篇（5）

【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.

【 key words 】 file management; Digital technology;

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：2095-2104（2013）04-0000-00

城建檔案管理部門肩負著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設檔案資料任務，是城市重要的信息基礎部門。隨著經濟的發展和社會的進步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數字化建設的機遇和挑戰中，獲得自己的生存和發展空間，就必須抓住城市數字化帶來的契機，發展、提高自己，加速城建檔案管理數字化建設，全面提升城建檔案工作在城市建設中的地位和作用。下面結合筆者個人工作經驗談信息化條件下，城建檔案技術管理如何借助數字化建設平臺，邁入更科學、更高效的軌道。

一、城建檔案管理人員要轉化觀念，加快檔案管理數字化建設

城建檔案管理人員要樹立檔案管理數字化意識。以加快館藏數字化進程為基礎，特別是網絡化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數字化建設步伐，以適應社會公眾對檔案信息技術需求。所以，必須從思想上提高對加快檔案管理數字化建設步伐的認識，并以積極的態度抓好這項工作，使檔案管理數字化工作跟上時代的步伐。提高檔案管理現代化水平。檔案管理數字化建設的逐步推進，館藏紙質或其他類型載體檔案的數字化工作，已經成為檔案管理數字化建設的重要內容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計算機形成數字化的多媒體文件，用機讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數據庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準確的特點，擴大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷。現在由于檔案管理數字化建設和計算機網絡的發展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學科的新名詞“數字檔案館”就是旨在通過網絡，使檔案利用者能夠跨越時空對所需檔案、資料進行查詢利用，將封閉的檔案服務擴展成開放性的、社會化的服務。

二、管理部門要優化組織運行，提高城建檔案管理的效益

管理部門要有高瞻遠矚的全局意識。城建檔案數字化需要開展四個階段的工作：其一，策劃準備階段，這個階段主要是為檔案數字化工作的開展進行戰略策劃，并根據計劃的內容，為工作的開展作好準備及前期工作；其二，初步開展和試行調整階段，在這一階段各方面工作已經展開，但是也出現了一些問題，工作在不斷改進中前進；其三，趨于成熟階段，這一階段數字化系統配置已經較為完善，數字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經建立完善，檔案工作流程已經完成數字化改造，依托數字化系統建立起了高效率的工作業務流程，拓展服務內容和質量是這一階段工作的重點。這四個階段相互依賴，逐層遞進，在開展工作時必須注意各階段的先后順序，一步一個腳印，讓前面的工作為后面打好基礎，后面的工作體現前面工作的價值。防止不切實際的冒進或者漫無計劃的遍地開花，避免出現目的被計劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計劃。在開展數字化工作的四個階段中，策劃準備階段是開頭部分，也是整個工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計劃時，決策者應該考慮清楚自己單位的需求，明確開展工作的目的。這是一個看上去非常簡單的事情，所以往往會被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設計時需求的混亂、開展工作時目的的不明確，是很多數字化工作陷入瓶頸的原因。

各部門要進行相關的網絡建設。通過網絡建設，建立規范的城建檔案目錄，實現城建檔案部門與相關的聯網，提高城建檔案信息資源的利用效率，實現資源共享，使各級城建管理人員及時掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進而及時為城市建設活動提供優質、高效的信息服務。

三、建立數字化城建檔案管理系統措施

城建檔案應當在辦公自動化管理的基礎上，利用信息管理系統，將業務管理和檔案管理有序鏈接，實現電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。

城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統紙質檔案“后控制”管理升級為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運轉、歸檔過程的管理，還要在辦公自動化管理的基礎上，利用業務管理和檔案管理的有序連接，減少傳統檔案整理、錄入環節，實現電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。

電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長期保存。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，一方面電子文件必須采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮禮會效用；另一方面對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復制，防止信息損失。

四、加強城建檔案數字化網站建設

網站是現代社會信息公開的重要工具，開設城建檔案網，或將城建檔案信息化納入電子政務系統，到政府的網站上，實現信息資源在互聯網上的共享，能擴大城建檔案的服務范圍，使城建檔案成為政府政務公開的一部分，更好地為領導決策、經濟建設和社會公眾服務。要利用城建檔案信息多元化優勢開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉變為信息產品的生產者、開發者和提供者，主動接近檔案用戶，以用戶為中心，結合城市建設的進程，編研出信息成果進行提供利用，從內容、形式上實現完全不同于以往的主動服務，并利用網絡環境實現不同服務方式之間的優勢互補，實現大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優質地為社會提供檔案信息服務。

城建檔案信息網絡的成熟運用，為數字化城建檔案館提供了極好的網絡環境，也為開展城建檔案信息個性化服務提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務的主要方式將不再是提供物理存在的實體，而是指引終端用戶通過網絡獲得存儲在檔案館庫的數字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統軟件，將檔案內容用一定的格式固定下來，再進行分類、歸檔、編號等管理，在編制檢索時隨機調出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網上開展電子檢索服務，從而方便地互傳、互換信息。可使任何一位利用者不受時間、空間的限制，在任何時間、任何地點只需有一網的電腦，即可進入城建檔案管理系統查詢自己需要的信息。這種網上利用服務的開展，將會使城建檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入一種良性的循環狀態。

五、結束語

科技的發展對城建檔案技術管理工作提出了新的要求，本文結合筆者個人工作經驗，談了數字化信息建設在城建檔案技術管理中的應用，希望能為城建檔案技術的提高做出自己的貢獻。

【參考文獻】

[1]羅婷婷;;如何提高城建檔案的管理質量[J];才智;2011年18期

篇（6）

二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀

檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。

目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。

2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。

3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。

在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。

3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。

數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。

數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

篇（7）

一、要從檔案事業發展戰略的高度認識和定位檔案信息化，以檔案信息化建設為龍頭帶動檔案事業的發展

以檔案信息化建設為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優先發展的戰略高度，將檔案信息化納入各地區社會信息化的重要內容，通過信息化建設帶動和促進檔案資源建設和檔案信息開發服務工作。在國家信息化的大環境下，把檔案信息化作為檔案事業發展的優先戰略選擇，是新時期檔案事業發展的內在要求和根本動力，是實現檔案事業的跨躍式發展的主要抓手。

作為國家基礎性的戰略信息資源，檔案資源只有通過信息化技術進行數字化改造、管理和資源整合，建立起規范化、可共享的分布式檔案基礎數據庫體系，依托國家政務信息網，實現面向各級機關、面向大眾的社會化服務，才能充分發揮檔案信息的社會效益和經濟效益，更好地為改革開放和社會主義現代化建設服務。

檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災難備份體系，才能確保在任何條件、任何環境下檔案信息的安全，確保在各種災難發生時提供檔案信息的及時恢復與應用服務，充分體現檔案信息資源的戰略貯備作用。

檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，科學規劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設為核心，以網絡化管理為基礎，以實現檔案信息資源的共享為目標，才能真正實現檔案資源的信息化，實現檔案工作的地位和價值。

二、檔案信息化建設要統籌規劃，協調發展

檔案信息化是一項全局性、長期性的系統工程，在檔案信息化建設中，必須牢固樹立和認真落實科學發展觀，統籌規劃、協調發展，才能全面推動檔案信息化建設。

1、統籌規劃是做好檔案信息化工作的關鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協作開發、信息共享、網絡建設等問題，要結合國民經濟信息化計劃，進行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發展規劃，協調配合，共同發展，穩步推進檔案信息化的進程。要結合國家和地方國民經濟信息化發展戰略，按照檔案信息化中長期發展的要求，確定檔案信息化的目標、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息數據庫、檔案信息網絡設施建設為重點的工程項目建設計劃，并且積極爭取將計劃納入政府發展規劃和信息化項目建設具體工作計劃，以項目建設帶動事業發展，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。

2、質量是檔案信息化建設的核心。要嚴格執行統一的信息化標準，包括檔案數據的著錄、交換、檔案的數字化和信息共享等。要繼續貫徹執行《*市機讀檔案目錄數據著錄格式》、《*市紙質檔案資料數字化技術操作辦法》和《*市檔案館檔案數字化處理操作規程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規定》等標準規范，做到“一市五區”檔案數據結構的規范化、標準化。

3、技術保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數量上和質量上提高信息化技術技術力量，積極組織和參加信息化技術培訓。要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區域內統一規范軟件。

三、檔案信息化建設要以檔案信息資源建設和共享為核心

檔案信息資源建設是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內在質量，關系到檔案資源的有效開發與利用程度。只有通過檔案數字化手段，建立起各級各類、分布式、規范化、可共享的檔案數據庫，構筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現檔案資源的有效開發與利用，實現檔案信息化目標。

當前著重建設四個檔案基礎數據庫：（1）檔案目錄數據庫。“*”期間我市要全面完成市、區兩級綜合檔案館目錄數據庫的系統建設和資源建設，逐步完善檔案館的計算機檢索體系，提高各級國家綜合檔案館的現代化管理水平。（2）以開放現行文件和服務黨政部門為核心的電子政務文件數據庫，實現電子文件的集中管理。（3）重要檔案內容數據庫。（4）多媒體檔案數據庫，包括照片檔案數據庫、錄音、錄像檔案數據庫。

四、檔案信息化建設要以人為本，服務社會為目的

篇（8）

一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創數字檔案室建設優良的軟硬件環境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規劃，并統一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創造了較好的網絡環境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統一可靠的檔案管理系統，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協作，共同開發了作為市政府統一的辦公自動化系統―_紹興市協同辦公系統組成部分的檔案管理系統，并不斷完善升級。此系統可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。

2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監管，提升了機關企事業單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業單位檔案信息化建設。

(二)以標準規范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業務基礎

1.開拓創新，形成統一的業務標準規范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規范、有章可循的軌道。

2.精心指導，成功創建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統檔案數字化主要是將傳統的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統上運行的電子文件導人到檔案管理系統進行歸檔，實現規范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩扎穩打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發利用等業務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。

(三)勇于探索創新，高標準推進數字檔案館建設

1.加強檔案館基礎平臺建設，創造良好的服務環境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業已建成的數字檔案館進行系統分析，查找薄弱環節，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發檔案館綜合業務管理系統軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業務管理系統。系統應用兩年來，檔案館綜合業務做到了流程化、規范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業務運行規范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。

2.加快數字化步伐，優化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業務管理系統，優化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。

二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統一安排，所需經費由市財政統一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市

發改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。

與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。

在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業單位檔案業務要求，也要符合檔案館業務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統一有關業務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁。可以這樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創新，也是構建區域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。

三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區)80％以上的機關、鄉鎮(街道)和國有企事業單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。

(一)全面實現館室數字檔案業務銜接，為檔案館室建設奠定業務和技術基礎

據初步統計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統一等業務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續的良性發展軌道。

(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業務標準規定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份。現已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

篇（9）

二、農業科技檔案數字化建設的內容

篇（10）

2 市政基礎設施工程檔案接收工作中存在的主要問題

2.1 工程檔案前期文件的數字化工作成為歷史遺留的問題。完整的工程檔案是從工程的立項、設計、開工、施工過程到最后竣工驗收的全部文字資料和圖紙。而實際工作中，對工程檔案的歸檔往往是從工程的開工開始，特別是對于那些施工時間長、牽涉單位或部門多、年代久遠的項目來說，缺少前期文件或原件資料丟失。因此前期資料的收集成為工程資料歸檔的一個“瓶頸”，工程檔案前期文件的數字化工作也就成為一個歷史遺留的問題。

2.2 缺乏對工程施工過程資料的前端控制。對工程檔案的管理工作并不是在工程竣工驗收后才開始收集、歸檔，而是在工程建設前期，就應將檔案編制工作一齊納入到工程建設之中，與工程施工同步進行，監督施工單位按照相關工程檔案編制要求真實地記錄施工情況，準確地填寫數據，避免施工資料滯后性。

2.3 對聲像檔案的管理上存在薄弱環節。工程檔案的載體形式應該是多樣化的，不僅有紙質材料，影像、錄音、電子圖片、電子文檔等記錄工程建設活動的方式越來越重要。但實際的工作中，管理人未對聲像檔案進行科學而合理的存檔、保管、利用。因此，主要資料存在了個人手中，導致資料的最后遺失。

3 防范市政基礎設施工程檔案接收工作問題的對策

3.1 加強對市政基礎設施工程檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發利用檔案信息資源，對實現知識的價值和推動知識經濟的進程有著重大意義。領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓單位的領導者認識到檔案是“單位知識資產和信息資源的重要組成部分”，要將檔案工作納入單位的生產經營活動的工作計劃中，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，

對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

3.2 做好市政基礎設施工程檔案接收工作的前期策劃。首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據建設項目文件歸檔范圍，結合項目具體情況，提前制定項目歸檔前期策劃，明確工程建設各階段、各類文件收集整理的責任人員、歸檔時間及整理標準，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據和指導。其次，確定歸檔范圍。項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件材料。最后，明確檔案形成進度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設同步進行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，要明確合同相關方提交項目檔案的套數、案卷質量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責任要求。

3.3 嚴格按照檔案要求，做好接收工作。紙質文件字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備，并且歸檔的文件材料應為原件。錄音、錄像文件應保證載體的有效性。歸檔文件應編卷、冊、分冊，每卷應有總目錄及分目錄。冊下可分為分冊，由立卷單位根據內容多少劃分;卷內材料尺寸應統一;裝訂的案卷四邊應齊整，裝訂要用棉線，不允許有金屬物。

篇（11）

高校檔案信息化建設的困境

基礎設施不完善。高校檔案信息化建設的基礎是擁有現代化、信息化的硬件設施和軟件設施。硬件設施主要包括服務器、存儲器、計算機、打印機、復印機、刻錄機、掃描儀、照相機等設備及其必備的組件。由于高校檔案信息化建設的經費投入較少，加之缺乏專業的技術人員，致使對這些硬件設施的投入不足，而且配置較低，不能滿足于檔案管理的數字化、網絡化建設。軟件設施主要包括檔案管理數據庫系統，這一系統需由專業的軟件開發技術人員來完成。目前，大部分高校都是通過向軟件公司購買，并請技術服務人員進行安裝和對檔案人員進行簡單的使用培訓來完成的。所以，在檔案管理應用系統這一方面，各個高校是不盡統一的，致使在使用上無法實現資源與技術的共享。

人員結構不合理。檔案管理有別于一般的辦公室工作，它需要專業的檔案管理人員，必須了解和掌握檔案的立卷、歸檔工作。可目前的狀況是，有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質，專業不對口，業務不精，綜合素質和能力水平相對偏低，對檔案的管理基本上只停留于檔案的收集和整理，很少涉及檔案的編研與利用。同時，檔案工作人員的年齡較大，老齡化趨向明顯，在檔案部門形成一個較大的年齡隔離層，不利于部門內部對檔案資源的研究與探討。再者，信息化時代要求既具有檔案專業知識又具有計算機信息技術的人員，可在這一點，在很多高校檔案館是不具備的，導致高校檔案管理的信息化、網絡化緩慢發展，遠遠落后于高校信息化時代的發展。這種年齡懸殊大、知識層次不一致、專業技術不對等是高校檔案館工作人員的主要特點。

信息資源利用不充分。隨著計算機在校園工作中的廣泛應用，高校辦公也基本上實現了信息化、網絡化，OA辦公系統和校園網站的使用，產生了大量的電子文件。這些電子文件大多散落于各個部門，并未及時上交于檔案館，致使時間一長這些電子文件就大部分丟失。目前高校的檔案信息化工作大多偏向于傳統檔案數字化，花費大量的人力物力財力掃描紙質檔案，很少考慮電子檔案。檔案館作為學校檔案的綜合管理單位，有權利、有義務收集這些電子文件，并將紙質文件一并歸檔，但是由于檔案館自身條件的局限性，不能及時的、完整的收集這些電子文件，加之各個部門對電子文件的不重視以及對檔案上交的不及時，導致高校在信息化建設中對電子文件的利用很不充分，造成嚴重的信息資源浪費。

數字信息的安全性不容易控制。檔案信息資源的網絡化是高校檔案信息化建設的最終目的，但是，電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對電子文件的長期保管和安全保存構成了極大地威脅。同時，計算機病毒與網絡黑客的攻擊難以發現。由于人員和技術條件的限制，我們只能采取在服務器上安裝殺毒軟件、定期備份數據或設置訪問權限的方式防止中毒，避免黑客攻擊，但這并不能從根源上解決問題。再者，操作失誤、網絡系統軟硬件故障的偶發因素也是難以避免的。總之，這些網絡的破壞因素和工作人員技術的限制都加大了檔案信息化、網絡化的不安全成分，我們對之是無可奈何。

推進高校檔案信息化建設的措施

高度重視，確立主管領導負責制。高校檔案工作是一項服務性的工作，在高校建設中不是處于核心地位，但它是一項長期的、基礎性的工作，學校領導必須有足夠的重視，確立檔案管理的主要負責人，由學校主管領導統一領導，將高校檔案工作納入學校建設的總體規劃中，并分學期督查檔案館年度工作計劃實施進程和檔案安全保障情況，實行崗位責任制考核，加大管理力度，推動檔案工作更快、更好地向科學化、規范化、制度化和現代化方向發展。同時，學校領導應對檔案工作從人力、物力、財力上給予大力支持，大幅度提高檔案館業務建設經費、專項經費，確保檔案工作的建設需求，尤其加大對檔案信息化建設工作的投入力度，保障檔案工作與校園數字化工作的同步發展。

完善電子檔案管理規章制度，強化檔案管理的標準化。各高校檔案機構必須根據國家《普通高校檔案管理辦法》及有關法律法規的要求，結合自身實際情況，制定學校檔案管理規章制度和具體實施細則，尤其要制訂電子檔案管理的規章制度，如電子文件管理實施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規范要求等等，通過規章、制度的約束，實現檔案收集、鑒定、整理、保管等各個環節的標準化、規范化。同時，電子文件的數字處理、信息轉換等都應該有統一的標準和要求，只有標準統一才能夠使傳統檔案文本數字化的保管、利用、傳遞等工作都實現標準化、規范化，避免出現互不兼容、重復建設等現象的發生，為保證檔案信息交換、實現檔案信息資源共享創造條件。