行政機關檔案管理探析

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1.前言

新形勢下，行政機關檔案越來越多、種類也較為繁雜。如何提高管理的效率和質量成為一個亟待解決的問題。計算機的普及應用為行政機關檔案管理帶來了極大的方便，大大提高了檔案管理的效率。在一定程度上改變了傳統檔案管理模式，無論是在檔案資料錄入還是檔案的調取方面都產生了很大的變化。本文就如何提高行政機關檔案管理的效率和質量提出幾點建議。

2.行政機關檔案管理中存在的主要問題

一是檔案管理的手段落后。目前，絕大部分行政機關已具備信息化工具進行檔案管理，但有些單位對信息化工具的使用率并不高。有些單位對檔案管理工作并不重視，沒有投入足夠的財力和人力。配備了計算機，但卻是從其他地方淘汰下來的，電腦的配置跟不上需求，大大削弱了管理人員的使用熱情，傾向于用傳統手段管理檔案。管理人員并不全職從事檔案管理工作，檔案管理只作為其中一項很小的工作，無法投入更多的時間和精力。或者從事檔案管理的人員素質不高，不具備使用計算機的能力，也不具有不斷更新知識儲備的意識，因陳守舊，只能使用傳統的模式管理檔案。二是檔案歸檔不規范。行政機關檔案主要分為綜合類、人事類、業務類、基建類、設備類、會計類等類別。不同類別檔案的歸檔范圍、管理期限和重要性會有比較大的差異。但檔案管理人員的知識和認知層面參差不齊，對資料的認知存在很大的差異，相關的操作規范也不可能面面俱到。因此，同一個檔案的歸檔極其可能被歸到不同的類別這會產生一定的混亂，降低檔案調取的效率，也導致同一類檔案資料的不完整；有些不具有檔案價值、不需要歸檔的資料也被歸檔，浪費了人力物力和空間；或者需要歸檔的資料沒有歸檔，導致檔案資料缺失。

3.如何提高行政機關檔案管理的效率和質量

一是加大對信息化技術的應用。使用計算機管理檔案的技術已經相當成熟，也大大減輕了管理人員的工作量，縮減了檔案存放空間，應為檔案管理配備匹配的計算機。一方面是檔案管理系統的開發應用方便了檔案的錄入和調取，只要進行相應查詢即可知曉檔案存放的位置，提高檔案調取效率。另一方面部分檔案資料可以做成電子版的檔案，再使用硬盤等載體存放，既縮減了存放空間也方便了使用者。或者是有些檔案既有紙質的也有電子版的，查閱的時候只要查看電子版的即可。既保證檔案資料不損壞不丟失，也減輕了管理人員的工作量。而且，隨著計算機和無紙化辦公的普及，電子檔案會越來越多，因而使用信息化技術管理行政機關檔案已成為必由之路。二是進一步明確和規范檔案的歸檔范圍。歸檔范圍的確立首先應依據相關的規范，這是指導歸檔范圍的最高標準。但有關的規范并不能細化到部門的所有文件資料，因此每個單位還應根據規范制定出本部門的工作指引，并根據實際情況進行修改和完善，減少人為誤差帶來的影響。如果有關規范和部門工作指引都未提及的，應由檔案管理部門內部討論歸檔的范圍并作出決定，而不是根據某個人的單獨判斷決定。三是提高檔案管理人員的綜合素質。要重視檔案管理人才隊伍建設。配備合適的人員從事檔案管理工作，有條件的單位應設立專門的崗位和人員從事檔案管理工作；加大培訓力度，特別是計算機應用、檔案管理新方法和相關法律法規方面，充實檔案管理人員的知識儲備；加強與其他單位檔案管理人員的交流與學習，吸收他人的先進經驗和好的方法。檔案管理人員本身應樹立“活到老學到老”的思想意識，要清楚自身工作的重要性，增強責任感，加強自我學習，不斷更新知識庫。

4.結語

行政機關檔案管理工作是一項龐大的工作，需要單位和管理人員的不懈努力和堅持，不斷總結過去的經驗和教訓，需要使用新工具和方法，不斷提高檔案管理的效率和質量，才能較好地適應新形勢、新變化，為人們群眾提供更優質的檔案服務，才能更好地為行政事務和社會發展服務。