煤炭企業(yè)檔案管理信息化數(shù)字化探析

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一、推進(jìn)數(shù)字建設(shè)，強(qiáng)化電子檔案建設(shè)

電腦等大量新興科技的普及運(yùn)用為數(shù)字化、輕便化開(kāi)了先河。福建煤電原有紙質(zhì)文件歸檔存儲(chǔ)方法、技術(shù)、手段已不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，因此，推進(jìn)企業(yè)檔案資料保存的數(shù)字化進(jìn)程，按照“增量電子化、存量數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全第一、保障有力”的原則，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)顯得尤為重要。檔案信息化硬件建設(shè)方面。針對(duì)福建煤電檔案館（室）場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備老舊落后現(xiàn)狀，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。福建煤電對(duì)原有老舊檔案庫(kù)房進(jìn)行改造擴(kuò)建，并配置性能優(yōu)越的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀和消磁柜等有關(guān)輔助設(shè)備；運(yùn)用現(xiàn)有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、OA系統(tǒng)平臺(tái)搭建檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化、查詢網(wǎng)絡(luò)化、管理科技化，卓有成效地提高了公司檔案信息化管理水平。檔案信息化的資源建設(shè)。煤炭企業(yè)檔案信息資源與后期新興企業(yè)不同，福建煤電作為老牌國(guó)有煤炭企業(yè)，其檔案信息由紙質(zhì)材料步入數(shù)字運(yùn)用跨越了很長(zhǎng)一個(gè)時(shí)期，新老檔案管理人員繼承了傳統(tǒng)，卻對(duì)信息化建設(shè)顯得不夠熱情，原因之一是面對(duì)堆積如山的“陳年老賬”顯得力不從心；原因之二是煤炭企業(yè)重生產(chǎn)輕后勤的慣有思想一定程度阻礙了信息化的推行落實(shí)；原因之三是檔案設(shè)施設(shè)備陳舊制約了檔案信息化的開(kāi)展。針對(duì)這三方面原因，福建煤電一是制定了科學(xué)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，分而化之地逐步減少堆積的紙質(zhì)檔案；二是重視檔案信息化建設(shè)，在公司內(nèi)部大力推行電子信息運(yùn)用；三是加大計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備投入，為檔案從業(yè)人員提供良好的工作條件。

二、量化目標(biāo)考核，強(qiáng)化檔案機(jī)制建設(shè)

開(kāi)展科技創(chuàng)新，推進(jìn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)此，福建煤電進(jìn)一步健全完善檔案管理機(jī)制，落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制。堅(jiān)持創(chuàng)新推動(dòng)，完善檔案管理工作機(jī)制和內(nèi)部機(jī)制。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的快速推進(jìn)和企業(yè)改革發(fā)展的新要求，以膠卷、硬盤(pán)、U盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)載體越來(lái)越多，各種獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、印章等實(shí)物檔案也日益增多。福建煤電檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)展步伐，推進(jìn)創(chuàng)新，敢于破舊，完善企業(yè)檔案管理的收集、分類、整理、銷毀等工作機(jī)制。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作細(xì)化，部門(mén)檔案專人專管，將責(zé)任層層落實(shí)，責(zé)任到人。根據(jù)《檔案法》和《檔案實(shí)施辦法》，借鑒其他企業(yè)的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，進(jìn)一步制定完善檔案管理制度，確保檔案管理有章可循、有據(jù)可依。堅(jiān)持責(zé)任歸口，完善檔案的收集和管理體系。在公司機(jī)關(guān)各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，擴(kuò)大檔案工作的參與范圍，確保各項(xiàng)檔案工作落實(shí)到人。根據(jù)公司檔案的類別，將文書(shū)、科技、實(shí)物、電子等檔案，按照公司部門(mén)職責(zé)的分工進(jìn)行歸口管理，改變部門(mén)業(yè)務(wù)檔案無(wú)人管理的現(xiàn)象，防止發(fā)生業(yè)務(wù)檔案因收集、整理不及時(shí)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。征集檔案工作意見(jiàn)和建議，完善檔案收集和保管制度，提高檔案管理的科學(xué)性。將檔案管理前置，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。福建煤電將檔案管理融入企業(yè)中心工作，改變傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)方式，變事后歸檔為前端控制，與企業(yè)業(yè)務(wù)管理同布置、同落實(shí)、同考核。加強(qiáng)檔案管理考核，每半年對(duì)各部門(mén)及基層單位檔案管理工作進(jìn)行一次綜合檢查，年終考評(píng)通報(bào)，并作為單位（部門(mén)）年終績(jī)效考核評(píng)價(jià)重要指標(biāo)，變被動(dòng)為主動(dòng)，把“獨(dú)角戲”改為“大合唱”。

三、健全防護(hù)體系，強(qiáng)化檔案信息安全

隨著煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，信息化、無(wú)紙化辦公取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公已是必然。但是如果沒(méi)有規(guī)范的檔案管理和風(fēng)險(xiǎn)防控制度，檔案資料丟失泄密給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)將不可控。因此，建立檔案移交、保存、借閱閉合管理的風(fēng)險(xiǎn)防控流程，保證檔案實(shí)體與信息安全，防止企業(yè)重要信息不泄露是當(dāng)前檔案管理不可忽視的一項(xiàng)重要工作。強(qiáng)化檔案實(shí)體安全管理。福建煤電建立健全檔案實(shí)體資料借閱、調(diào)檔等審批手續(xù)，清楚檔案利用的原因并及時(shí)跟蹤；建立健全實(shí)體檔案移交制度，根據(jù)公司各部門(mén)職責(zé)，按照檔案的類別進(jìn)行收集入庫(kù)；建立健全實(shí)體檔案保管、保密制度，將公司重要的、珍貴的檔案設(shè)置秘密等級(jí)；建立健全檔案保密安全培訓(xùn)制度，大力加強(qiáng)檔案保密安全宣傳，增強(qiáng)全員檔案安全意識(shí)。強(qiáng)化檔案信息及網(wǎng)絡(luò)安全管理。福建煤電加強(qiáng)公司內(nèi)部使用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的安全管理，更新或升級(jí)公司涉密的設(shè)備、系統(tǒng)、軟件，增強(qiáng)防護(hù)能力。同時(shí)，為確保公司檔案管理信息系統(tǒng)安全運(yùn)行，采取定期對(duì)公司的檔案信息設(shè)備、內(nèi)部網(wǎng)站、辦公管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測(cè)，安裝專門(mén)的計(jì)算機(jī)殺毒軟件，定期升級(jí)，提升防病毒、抗入侵能力。加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案管理人員涉密電腦的監(jiān)管，安裝防火墻，落實(shí)內(nèi)部局域網(wǎng)管理制度，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，增強(qiáng)公司檔案信息及網(wǎng)絡(luò)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。強(qiáng)化重要檔案的保管與使用。福建煤電重點(diǎn)強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)，確實(shí)把人、物、技的安全防范措施落實(shí)到日常工作，保障檔案信息安全無(wú)風(fēng)險(xiǎn)。完善檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)防控制度，建立以領(lǐng)導(dǎo)牽頭，主管人員負(fù)責(zé)落實(shí)，部門(mén)人員協(xié)調(diào)配合，閉合防控流程，全方位提升風(fēng)險(xiǎn)制度執(zhí)行力，杜絕檔案管理漏洞。

四、搭建成長(zhǎng)平臺(tái)，強(qiáng)化檔案人員素質(zhì)

近年來(lái)，隨著福建煤電深化改革，許多從業(yè)人員因公司改革，提前退出崗位或轉(zhuǎn)崗，兼職人員多、新手多，存在素質(zhì)弱化的現(xiàn)象。因此，要適應(yīng)科技信息化飛速發(fā)展的新時(shí)期檔案建設(shè)，必須建立一支掌握信息技術(shù)、知識(shí)面廣，同時(shí)具備豐富檔案專業(yè)知識(shí)的新時(shí)代檔案人才隊(duì)伍。搭建檔案人員溝通聯(lián)系平臺(tái)。福建煤電通過(guò)建立QQ群、微信群等方式，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員的溝通聯(lián)系，尋求業(yè)務(wù)對(duì)接和工作指導(dǎo)，及時(shí)解決檔案管理中遇到的困難和問(wèn)題，提升公司檔案管理水平和檔案人員素質(zhì)。提升檔案員管理能力。根據(jù)檔案管理工作的需要，針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)，福建煤電采取外請(qǐng)內(nèi)聘、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)自學(xué)等多種模式，開(kāi)展檔案從業(yè)人員軟件信息、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用、檔案系統(tǒng)培訓(xùn)。同時(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作密切相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，使檔案工作能更好地融入企業(yè)現(xiàn)代管理，提高檔案管理效率。提升檔案人員綜合素質(zhì)。在現(xiàn)代信息社會(huì)，檔案管理服務(wù)需求日新月異，必然要求檔案管理人員提升專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)。福建煤電為提升檔案人員綜合素質(zhì)，開(kāi)展檔案人員思想教育，不斷增強(qiáng)檔案人員政治素質(zhì)。提高檔案人員待遇，留住檔案管理人才，調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性。加強(qiáng)企業(yè)文化宣貫，增強(qiáng)檔案人員愛(ài)崗敬業(yè)和服務(wù)意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案法、保密法等法律法規(guī)培訓(xùn)教育，進(jìn)一步提升檔案人員的法律觀念。