事業單位存貨核算信息化建設探析

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存貨是保障單位正常運作活動的流動性資產，在地震應急保障單位中，需要預留一定量的地震應急物品、器械等，以應對地震災害。因地震具有突發性、所造成的損害程度也難以預計，因此需要預留數量較大、種類較多的地震應急物資，這就為存貨核算帶來了一定難度。針對此種情況，需要進入如信息系統等現代科技，改變以往的存貨核算模式，提升核算工作質量。基于此，本次研究就以此作為研究重點，對事業單位存貨核算的信息化建設思路展開探討，希望能為相關人士提供些許參考。

一、事業單位信息化存貨核算的實施作用

(一)為單位提供及時可靠的核算信息

地震應急單位的存貨物質眾多，為確保核算質量，需要獲取及時可靠的相關信息。單位的日常經營活動繁雜，同時地震災害具有突發性、不可控性，單位管理人員需要對單位內的存貨物資做出快速處理。特別是在出現突發性地震時，由于時間緊迫，核算人員需要迅速獲得可靠的數據信息，才能在突發狀態下做出有效的決策。信息化系統在數據實時傳遞方面有著不可比擬的優勢，因此單位存貨核算信息化的構建具有重要的實踐意義，值得應用。

(二)能夠為管理人員提供相關性強的核算信息

相關性這里特指緊扣管理人員決策需求的信息，因地震應急單位的存貨物質數量大，涉及的類別多，在傳統的核算模式中，管理人員需要在眾多的核算信息中找到與決策相符的信息，費時費力，同時也影響了應急工作。針對這一問題，在存貨核算信息系統下，可通過信息檢索的方式，快速從大量的信息中篩選出管理者所需要的信息，有效提高了存貨核算信息的利用率，也有助于提升地震應急保障的工作質量。

二、事業單位存貨核算信息化的建設

(一)引入信息系統全面配置網絡

目前市面上有很多財務信息系統，基于單位對存貨核算的需要，可選擇以數據庫技術為基礎、財務與工作業務一體化，并配有自動會計核算技術的ERP系統來構建單位的存貨核算信息化系統。在引進信息系統的同時，單位需要構建完備的網絡，搭建存貨核算的生產線，并與地震應急單位相連，使在單位各個區域、各個部門都可以通過網絡統一在一個平臺開展存貨核算，實現實時傳遞與信息匯總，地震應急單位也可以通過這一平臺，實時查詢相關核算信息，為開展高質量的地震應急工作提供有效的信息支持。

(二)信息系統下存貨核算的流程重構

在信息化系統下，存貨核算流程需要進行重構。首先地震應急單位需要編制包括采購入庫相關存貨入庫單。并將這些入庫單在信息平臺上發送給存貨核算人員，由核算人員根據入庫單、發票等相關信息，以此對存貨業務進行核算與更新，并打印相關會計憑證。同時，在月末根據會計憑證形成存貨賬，并計入到存貨科目中，同時需要定期對賬。在信息系統中，存貨核算需要參考出入庫的單據等相關信息進行記賬，以生成存貨賬。在信息系統中，這種方式提高了信息傳遞的效率，有助于及時提供可靠的核算信息。同時在信息系統中，核算對賬需要包括賬證核對、賬表核對以及賬實核對等多種形式。在以往手工核算中，賬表核對及賬證核對主要是將各類會計報表、會計憑證與賬簿進行核對。而在信息系統中，因為是通過賬表、賬證形成的賬簿，數據自然是相符的，因此省略了核對的過程，節約了人力，故在信息系統下監管的重點，主要是在確保系統操作的規范以及相關計算公式的準確等。賬實核對是存貨核算中的重要日常工作，即便是在信息系統下，也需要定期對賬面的存貨情況和現實中的實際存貨情況進行核對，并生成核對的報告單據，進行記錄。對于地震應急單位來說，存貨物資種類較多。這些物質的重要性不言而喻，因此在信息系統下，仍然需要開展賬實核對工作，這就需要定期開展存貨盤點工作。為提高存貨核算中定期核對的工作質量，就需要制定配套的盤點工作規章制度，明確相關責任人，制定不同類型存貨的擺放要求、規定定期盤點的執行日期，同時在日常中對于保管人員的擺放情況要進行考核，避免存貨不規范導致盤點漏洞，規范保管者的行為、制定配套的獎懲制度，使其能夠積極按照規定管理存貨，使存貨情況能夠更加清晰明確的呈現出來，有助于提升日常的存貨盤點的工作質量。此外為縮減賬實核對的工作量，可采用ABC分層抽樣法，將單位存貨根據存貨的金額、所占比例、使用頻率等分成A(重要物資)、B(一般重要)、C(不太重要)三個檔次。通常A類物資的單價較高，但這種物資往往占總存貨的較低比例，數量較少，此類重要存貨便于逐個盤點統計。對于B類、C類物質要進行抽樣盤點，B類的抽樣比例要高于C類。最后將盤點結果輸入到核算系統中進行賬目，在進行存貨賬實核對時，可預先設定一個允許不相符的最低范圍，如果實際核對情況超過這一范圍，就需要探查成因，并追究相關者責任。并將核算結果做好記錄，發放到信息平臺中，做好實時更新，實現信息共享。

(三)存貨核算信息化實施過程中的風險控制

核算信息系統在實施過程中，相關數據的采集主要是通過單據的錄入，通過數據錄入形成賬簿，有效保證了賬表、賬證的數據相符。但在這個過程中，就存在一定的信息風險，如錄入出錯、人為刪改以及隱私性內部信息的安全問題等。針對這些情況，單位需要制定配套的風險控制辦法，例如數據錄入工作需要兩人執行，一人操作，一人監督，并制定獎懲措施，如果出現數據錯誤，需要給予處罰。在防止人為刪改方面，可制定權限賬號，普通人員只可以瀏覽及查找公開的核算信息，管理者的賬號除一般核算信息外，還可瀏覽及查找隱私性內部信息，核算人員的賬號可編輯、刪改核算信息。即通過不同的權限功能設置，在實時共享核算信息的同時，保護存貨核算的安全性。

(四)強化核算人員的綜合能力

在開展單位存貨核算信息化后，核算人員的工作內容、角色都發展了較大轉變，借助信息系統的自動化功能，提高了核算效率，為適應這種轉變，單位需要開展相關培訓，使人員快速適應到全新的核算工作中，掌握軟件系統的操作方法。為提升培訓的效果，確保有效強化核算人員綜合能力的提升，可對培訓結果進行考核，并將考核結果和獎金掛鉤，或者通過考核才可正式上崗。此外，核算人員在信息系統下有效解放了人力，可以有更多精力，不斷學習，強化自身綜合能力。

三、結束語

基于信息系統的存貨核算有效提升了核算效率，實現核算信息共享，能夠實時提供有效、可靠的核算信息。但需要注意的是，為推動存貨核算信息化的有效建設，不僅僅是單純地引入信息系統，在此基礎上，還應重構核算流程、制定配套的管理制度、明確信息環境下遇到的全新風險問題并加以防范，同時還應強化人員培訓，從而才能全面推動單位存貨核算信息化的有效落實。