檔案保管利用股大全11篇

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篇（1）

會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業性、時序性、平衡性、規范性、責任性、公開性等。其中，專業性主要源于會計專業活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。

1．規范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關法規已經對其會計檔案生成和管理的規范性作出了具體的規定。實行會計電算化以后，監管部門一般采用強化生成和修改權限、限定統一軟件或文件格式、指定權威媒體等方式來規范電算化會計檔案的管理。

2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內容方面都必須嚴格符合相關法規和客觀事實，它直接關系到成千上萬投資機構和個人的利益，間接關系到證券市場的穩定乃至整個國家的經濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關管理制度、明確目標責任、完善內控系統等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務部門對會計檔案內容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關違法行為均將受到嚴懲。

3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監督。一般來說，對于公眾應公開會計報表，而對于審計和監管部門則公開全部會計檔案。

二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題

自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數量不多且證券市場管理極不規范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發展，問題的嚴重性越來越凸現出來。近年來，我國上市公司中發生的與會計檔案有關的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。

1．上市公司對會計檔案管理態度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現象形成鮮明對比的是，上市公司在財務造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設備融資租賃合同、材料和產品購銷合同、進出口發票和海關印章等手段，于1997年虛構利潤0．4億港元，1998年虛構利潤0．38億港元，1999年虛構利潤0．13億港元,2000年虛構利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。

2．會計檔案的保管期限不當。關于會計檔案保管期限的問題應該區別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發電機組被公安機關確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關于收購該發電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調的是，現有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關司法取證的困難。

3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構的相對獨立性兩部分。它們理應是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內部人及利益關聯者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現象。這種現象發生在會計檔案收集――保管――利用的各個環節上，甚至影響到上市公司的監事會、獨立董事以及公司外的審計機構和監管機構。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構交易對象、偽造銷售合同及出口報關單、虛開增值稅發票、偽造免稅文件和金融票據等手段，虛構巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務所卻出具了無保留意見的審計報告，關聯利益機構肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。

4．會計檔案信息開發利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關的第一價值，具體體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值；二是對其他機關和個人利用者的第二價值，具體包括證據價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創造財富。而對于第二價值來說，證券法規禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現均不佳，主要原因既有管理素質的問題也有道德和法律責任的問題。

三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議

1．更新認識，推進制度建設。加強學習和調研，認識會計檔案對公司、公眾和監管部門的重要作用，嚴格按照法律法規的規定進行會計檔案整理和保管。在公司內部，應設立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當的法律和經濟資質外，還應具有適當的檔案監管素質，再強化監事會的監督職能，以此制衡財務和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經理、董事會秘書也應納入會計檔案責任人的行列。

在公司外部，首先建議改由證監會或證交所委托會計師事務所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務所和上市公司之間的畸形委托關系，保證會計師事務所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監管部門統收統支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應適當增加證監會法律、財會和檔案專業人員數量，強化人員專業素質，并充分發揮各級財政部門和檔案行政部門的監督指導作用。最后，還應該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應以立法形式嚴厲追究責任。

2．保證會計檔案適當的保管期限。《會計檔案管理辦法》規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出，保管到事項完結時為止。單獨抽出的會計檔案，應當在銷毀清冊的備注欄內和保管清冊的相關欄內列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調查取證的延時，應將會計檔案的最低保管期限適當調整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設服務。

3．加強會計檔案的信息資源開發利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現，除傳統的查閱、展覽、制發副本及證明、目錄信息、咨詢等服務方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態分析、趨勢分析和同業對比等財務分析技術，深入進行數據挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發現一些隱藏較深的問題。根據電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統，不斷提高會計檔案利用的服務效率和質量，并強化相關網絡信息資源的開發利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監管。

參考文獻：

篇（2）

公司檔案制度是包括文件的制作、收集、整理、保管、查閱在內的一套系統工程。現行的包括《公司法》在內的公司檔案立法雖有對公司檔案行為的規范，但存在法律規范結構不完整的缺陷，無法滿足《公司法》的新要求。本文旨在探討《公司法》對公司檔案立法提出的新要求與公司檔案立法的應有應對，以希推進市場經濟背景下的公司檔案法制建設。

公司檔案的法制價值

現代公司的基本特征是股東淡出公司管理，公司管理權力日益集中在董事會，控制公司的是董事而非股東。而董事權力的日益膨脹，則會導致董事濫用權力損害公司、股東與債權人利益的概率增加。《公司法》以董事對公司忠實與勤勉的實體義務和商事程序制度及股東派生訴訟制度規定的程序義務激勵與約束董事行為，保障公司資產的安全與效益。公司檔案的法制價值在于：

首先，通過程序控制實現公司管理、決策機構權力的優化配置與制衡。具體體現為賦予股東查閱和復制檔案的權利，來約束和激勵董事的權力行使。

其次，通過詳細記錄程序進行中相關主體行為的信息，固定和重現信息，為今后信息的公開和對相關責任人實施問責奠定基礎。

第三，公司商事記錄檔案還為董事個人的合法權益與債權人債權的實現提供堅實的基礎。

現有公司檔案法律規范的結構分析與檢討

法律欲有效地調整社會生活，制定違法行為必須承擔的具體相應的法律責任不可或缺。公司檔案法律規范欲有效調整公司各類檔案行為就必須對各類檔案違法行為規定相應具體的法律責任，借此激勵與誘導行為人對公司檔案法律規范的遵循。《檔案法》以第五章“法律責任”、《檔案法實施辦法》以第五章“罰則”規定了違反《檔案法》的法律后果。但《檔案法》第二十四條與第二十五條僅規定了可處罰檔案違法行為的法定種類，并未規定可處罰檔案違法行為所要承擔的具體法律責任，按照可處罰違法行為法律責任種類與內容法定的原則①，不具有可操作性；這一缺陷由《檔案法實施辦法》第二十八條克服，它規定：根據有關檔案的價值和數量，罰款數額對單位為1萬元以上10萬元以下，對個人為500元以上5000元以下。《檔案法》第二十四條第二款保護的是檔案館所保管的檔案，規定的可處罰的檔案違法行為有：損毀、丟失屬于國家所有的檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案，涂改、偽造檔案等三種；第三款規范的對象是各類檔案的境內外出賣、轉讓、倒賣、贈與行為，規定的可處罰檔案違法行為是企業事業組織或者個人擅自出賣或者轉讓檔案，倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國人的檔案違法行為。

公司的商事檔案是公司在生產、經營、管理等各項商事活動中形成的對國家、社會和企業有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。目前，與公司檔案有關的法律條文的完備性與其重要性并不相符。《企業檔案工作規范》將公司檔案分為八類，目前僅《會計法》第四十二條、四十四條規定公司有會計檔案的強制性歸檔與保管義務，公司對會計檔案外的其他檔案并無強制性歸檔與保管義務，如《檔案法》與《檔案法實施辦法》規定的諸多配備有具體行政法律責任的可處罰檔案違法行為中，與公司檔案有關的只有《檔案法》第十六條、第二十四條以及《檔案法實施辦法》第二十八條，但這三條調整的對象僅限于各類檔案的境內外出賣、轉讓、倒賣、贈與行為，不涉及公司會計檔案外其他檔案的歸檔與保管行為，而這些才應是公司檔案法制建設的中心。由于公司存在規模大小、社會責任外延的窄闊等區別，因此在檔案管理的法律責任配置方面，需要對公司進行類型化考察。

公司檔案的立法應對

目前配備有相應行政法律責任、刑事法律責任的公司商事記錄檔案法律規范僅限于公司會計檔案法律規范，會計檔案雖能記錄并反映公司的行為，但受會計技術本身的限制，會計檔案僅能記錄與反映與財務收支有直接關系的商事行為，無法直接反映與財務收支無直接關系的商事程序行為的合規性及其具體內容，現有立法雖對公司商事記錄檔案有保管義務的制度安排，但相應制度安排僅具有私法屬性，缺乏行政與刑事法律責任的相應規定，公司商事記錄檔案違法行為無需負擔任何違法成本，公司商事記錄檔案立法實質處于空白狀態，《公司法》對公司檔案立法提出了新挑戰。而公司商事記錄具有涉眾性，其保管的完整與否不僅關涉《公司法》一系列制度的成敗，亦關涉公司、股東、董事、監事與債權人合法權益的實現，對于公開發行證券公司與上市公司而言，其涉眾性甚至關涉社會安全與金融安全。公司的各類雇員具有流動性，包括公司商事記錄與公司會計資料在內的公司商事記錄檔案其實亦有保障公司管理與經營延續性的功能，因此有必要加強公司商事記錄的檔案立法。如同其他一切制度，公司商事記錄檔案的歸檔與保管亦會面臨人固有的機會主義行為傾向的威脅，因此必須以公司商事記錄檔案法制建設保障公司商事記錄檔案歸檔與保管的及時與完整，這是《公司法》對公司檔案立法提出的新要求，也是公司檔案事業面臨的新機遇。

根據現行《公司法》的規定，公司檔案立法首先應該解決以下三個問題。

《公司法》規定的商事記錄檔案保管義務的法律性質。《公司法》對公司商事記錄檔案的保管義務已有規定，只是未配備相應的行政法律責任與刑事法律責任，因而《公司法》規定的商事記錄檔案的保管義務屬于私法義務的范疇，但私法義務與公法義務并不沖突，私法義務可同時賦予公法義務的屬性，它取決于該項義務是否具有負的外部性，以及該負的外部性是否具有涉眾性，一項私法義務如果具有涉眾性，尤其是關涉社會安全，我們應同時賦予其公法義務的屬性。《公司法》規定的商事記錄檔案的保管行為具有鮮明的負的外部涉眾性，直接關涉到公司、股東、董事、監事與債權人的正當權益，對于公開發行證券的公司與上市公司而言，其涉眾性更甚，因此《公司法》規定的商事記錄檔案的保管義務雖具有私法屬性，亦具有公法屬性，公司檔案立法應將《公司法》規定的商事記錄檔案的歸檔與保管義務同時規定為公法義務，并配以相應的行政法律責任，其中性質惡劣、后果及其嚴重的違法行為應配備相應的刑事責任。

公司檔案職員的法律性質。《公司法》設定的公司商事記錄檔案保管義務與《會計法》規定的會計檔案保管義務均屬于公司法定義務的范疇，依“當然解釋”②的法律解釋方法，檔案職員應該屬于公司的法定職員，一切公司均有設置檔案職員的法定義務，只不過公司有檔案職員的人事自，該職員可專職，亦可兼職。《公司法》第一百二十四條規定：“上市公司設董事會秘書，負責公司股東大會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，辦理信息披露事務等事宜。”據此，作為上市公司法定高級職員的董事會秘書亦是上市公司商事記錄檔案的法定保管義務人，是上市公司法定的商事記錄檔案職員，不過《公司法》未將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度擴展于所有公司。《美國標準公司法》規定公司秘書是公司的法定職員，但對之并無專職要求，公司秘書亦可由其他高級職員兼任，如可由總裁、副總裁、司庫兼任③，公司秘書職位的設立并不必然增加公司的人力成本。我們完全可以借鑒美國的這一經驗，將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書制度由上市公司擴展到所有公司制企業，規定公司設置有檔案機構或在其他機構中設置有一名或數名檔案職員的，公司秘書是公司法定的檔案機構負責人或檔案主管人員。為保證公司商事記錄檔案工作的責任到位，可建立公司檔案職員的任職備案制度，即公司應在成立后的法定時限內將兼公司法定商事記錄檔案職員的公司秘書的任職及其變更情況及時報地方檔案行政主管部門備案。我們認為可借鑒《會計法》的會計賬簿委托代建制度，規范與培育檔案中介服務市場，公司可委托有資質的檔案中介機構代為收集保管公司的商事記錄檔案。

公司檔案從業人員準入制度。公司檔案工作是有多個服務目標的綜合性工作，不僅需要專業的法律知識，亦需要經營管理知識，公司檔案從業人員的專業勝任能力某種程度上決定著公司檔案工作價值目標的實現程度，山西省檔案局從2002年已開始推行檔案工作人員持證上崗制度，國家檔案局亦有《國家檔案局關于開展檔案業務人員全員培訓工作的意見》，我們建議建立公司檔案從業資格制度，以從業資格制度保障公司檔案從業人員的專業勝任能力，推進公司檔案工作價值目標的實現。（作者為南京藝術學院人文學院副教授）

注釋

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（一）收文及閱文

1、收文。

（1）各級各類文件的收發歸檔，均由辦公室辦理，其他部門應予密切配合。各股室收到來文，應先交辦公室，辦公室嚴格履行收文登記手續。

（2）、辦公室接到文件后，要及時送領導或有關股室，不得延壓，應在收文的當天登記閱文完畢。

2、閱文。

（1）、領導或有關股室對送閱的文件，應及時處理，并在處理單上簽字和寫明處理意見。一般文件閱后要及時退回辦公室，“三密”文件閱后應在當天下午下班前送到辦公室交給保密員收藏，如需續閱應在次日上班時辦理續借手續。

（2）、閱文時嚴禁使用“三色筆”（即鉛筆、圓珠筆和彩色筆）在文件和處理單上簽名或勾畫。

（二）發文、復印及辦理

1、發文。辦公室嚴格履行發文登記。起草簽發文件必須按規定格式書寫，字跡要清晰，擬稿人簽名，經辦公室把關后交領導簽發，由收發員登記編號，打印校對無誤后按時下發。

2、復印。復印“三密”文件必須經領導批準，復印一般性文件必須經分管領導批準，打印、復印一般資料、表格經辦公室主任簽字后辦理。未經簽批一律不打印、復印。

3、辦理。上級有關業務文件，辦理期間由辦理股室留存，辦畢后交辦公室，辦公室每年清收一次。清收本著誰簽字誰負責，遺失的重要文件要追究簽收人的責任。

二、立卷歸檔

（一）立卷

1、立卷原則

文書立卷必須遵循“保文件之間的歷史聯系，保證齊全、完整，反映機關工作歷史的面貌，便于保管和查找利用”的原則。

2、立卷歸檔范圍。

機關在工作中形成和使用的公文及其他有關資料（印模、照片、錄音、錄像等），凡能反映本機關工作活動，具有查考利用價值的，均屬立卷歸檔范圍，留存的文件材料必須正文和底稿成套，另留一份作資料，其范圍主要有：

（1）、上級主管部門召開的需要貫徹執行的會議文件，材料及領導講話。

（2）、本級機關的文件、報告、請示及上級的批復等。

（3）、下級機關的報告、請示及本級機關的批復等。

（4）、本級機關的工作計劃、總結、典型經驗、專題材料等。

（5）、本級機關黨、團、工會活動形成的文件材料。

（6）、本級機關干部、職工的任免、調動、獎懲、招干、招聘及黨團干部職工名冊等。

（7）、本級機關職工的工資報表、職工年度定期報表等。

（8）、本級機關所屬機構的設立、撤并、年檢、換證等。

（9）、本級機關及系統內的財產、物資登記及轉移憑證。

（10）、國家機關頒發的必須執行的法規文件。

三、文書檔案時限

根據《機關檔案工作條例》中關于機關文件歸檔時限的要求局機關各股（室）的文件、資料，除會計檔案在本股室留存一年外，其余均在當年底整理收齊后交給檔案室，綜合檔案應在次年第一季度完成上年度的文書歸檔工作。

四、歸檔質量

1、應歸檔的文件材料必須齊全、完整。

2、文件材料按其內容的內在聯系，合并整理、立卷。

3、歸檔的文件材料，應保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值分類整理、立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

篇（4）

（一）建立了檔案工作領導小組。我局建立了檔案管理工作領導小組，由局長任領導小組組長、分管副局長為副組長、辦公室主任及各股室為成員，把檔案工作列入了單位年度和中長期工作計劃或規劃，組織有關人員學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規，積極配合縣檔案局的工作，支持檔案人員參相關檔案部門組織的業務培訓班，提高本單位檔案人員業務水平和業務技能。

（二）檔案管理。一是建立健全檔案管理制度，結合我局實際制定了《縣審計局檔案管理制度》，將檔案管理工作納入全年重點工作內。二是編制了檔案分類大綱和方案。編制了案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目標、業務檔案總目錄、分類目錄、會計檔案目錄、聲像檔案目錄等檢縈工具。三是編制了各種門類檔案保管期限表，嚴格執行了檔案鑒定、銷毀制度，檔案管理基本情況統計比較齊全，并按規定及時上報。四是檔案管理現代化建設已引起局領導的高度重視，并列入了局機關的工作計劃。

（三）加強檔案業務建設、提高服務水平。根據上級檔案行政管理部門和縣級檔案局的規定結合本單位實際，建立了齊全、完整、符合規范的全宗卷；制定了科學的檔案分類方案或分類大綱，并能嚴格執行；確定了本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍，制定了各門類的保管期限表，檔案保管期限劃分準確,各門類檔案經過系統化整理，按規定實行了本單位集中立卷或部門立卷制度。近十年的檔案、文件中沒有用鉛筆、圓珠筆等書寫的不符合檔案保護技術要求的字跡。收集、保管了與單位主要業務有聯系的資料齊全、完整、并進行規范整理。成立了檔案鑒定領導小組，并按有關規定和規章定期進行檔案鑒定工作。檔案和資料柜、架排放符合規定要求，編制了檔案、資料存放示意圖。檔案和資料收進、移出有嚴格的登記、審批手續。建立了檔案庫房溫、濕度紀錄，庫房溫、濕度達到國家規定標準。對近五年內保管的檔案、資料進行過全面清查，對存在的問題有處理意見和處理結果。檔案保管安全，有“八防”措施。檔案統計內容全面，統計數字準確。嚴格執行《檔案法》與有關規章制度，確保檔案的安全和完整。

篇（5）

二、注重加強硬件設備的科學配備

在我局辦公樓內配備面積約30平方米的業務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合國家要求。

三、注重日常科學管理

加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發生過違反規定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數量利用情況統計表。

四、加強檔案工作的組織領導

業務檔案管理工作納入單位年度計劃之中，制定了檔案管理工作計劃。檔案管理員定時對檔案達標工作進度和存在的問題專門進行匯報，及時解決檔案中存在的問題。分管領導不定時對業務檔案工作進行督導檢查，使檔案工作在我局的各項業務工作、精神文明建設中發揮了積極的作用。

五、加強檔案管理員的業務素能培養

我局配備了專職檔案管理人員，現任檔案工作人員具有大專文化程度、較強的業務素質和文字表達能力。同時，我局高度重視檔案管理員業務培訓，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業培訓，并進行《檔案法》《社會保險法》等法律法規學習。

篇（6）

1、公司重業務輕管理的現象普遍存在，不少企業檔案工作尚未規范化。相對于行政事業單位，上市企業的檔案工作受法律約束和行政監督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業在實際操作中，企業產權制度的改革必然引發企業重視固定資產、流動資產、債權債務等有形資產的評估，而對企業品牌、商標、專利、生產技術等無形資產則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產的檔案及其價值，在資產評估中多數沒有作為一項內容來認真對待，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。這就給上市企業檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。

2、企業沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責任心不強，專業心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據不完全統計，目前，我國共有上市企業近兩千，其中， 20%的上市企業無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業未建檔案室。

3、沒有建立切實可行的檔案管理辦法。制度不合理，檔案管理制度形同虛設的現象屢見不鮮；有一家上市企業，各業務部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現在以下幾個方面：一是業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。

4、各企業檔案資料的歸檔和保管不統一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經營成本。

5、檔案管理極不規范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領導不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、檔案管理的技術手段跟不上形勢發展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業的檔案管理混亂。實際上是給企業利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規經營制造條件。例如：個別機構就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業在經營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現象，都與檔案管理不規范有關。這些已經給我們敲響了警鐘。可見，加強上市企業檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規范企業經營行為的有效手段。內部控制是上市企業風險防范的第一道防線，只有切實提高企業內部控制水平才能從根本上防范化解企業的經營風險。上市企業檔案管理的好壞是企業內控水平好壞的直接體現。從一個企業的檔案管理情況可以從一個側面反映企業的內控管理水平。也就是說，加強檔案管理，可以使企業建立風險事前防范、事中控制、事后監督及糾正的動態過程和機制，有助于為防范化解企業風險提供根本保證。

二、規范上市企業檔案管理模式的有效措施

1、解決檔案的歸屬問題

目前，不少大中型企業在建立現代企業制度中，由于產權出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產的共有權，也就是說，多元化的投資主體對企業檔案同樣存在一種資源共享權，企業產權雖然出售了，但企業檔案資產歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規定。這一問題在破產企業拍賣中，表現尤為突出。具體對策：檔案部門應轉換機制，轉變職能打破原有管理模式，強化檔案工作的現代化管理；建立健全上市企業的資產管理體系。即企業改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變為混合型的所有制形式。國家控股的股份企業，檔案資產的所有權以國有為主體；國有企業進行股份制改組前后形成的檔案應分別構成全宗。

2、拓寬歸檔范圍

目前不少企業依舊按原來工業企業十大分類規定的內容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現代企業制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業在產權制度改革中進行資產評估、產權界定、行使、交易、保護等活動中產生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。針對這些問題，檔案部門應擴大歸檔范圍，增加歸檔內容，增加股份制企業檔案部門庫存種類的信息。

3、控制檔案流失

篇（7）

1、公司重業務輕管理的現象普遍存在，不少企業檔案工作尚未規范化。相對于行政事業單位，上市企業的檔案工作受法律約束和行政監督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業在實際操作中，企業產權制度的改革必然引發企業重視固定資產、流動資產、債權債務等有形資產的評估，而對企業品牌、商標、專利、生產技術等無形資產則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產的檔案及其價值，在資產評估中多數沒有作為一項內容來認真對待，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。這就給上市企業檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。

2、企業沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責任心不強，專業心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據不完全統計，目前，我國共有上市企業近兩千，其中，20%的上市企業無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業未建檔案室。

3、沒有建立切實可行的企業檔案管理辦法。制度不合理，企業檔案管理.cn制度形同虛設的現象屢見不鮮；有一家上市企業，各業務部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現在以下幾個方面：一是業務部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現在：業務部門研究人員對企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記等檔案大多掌管在相應的當事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。

4、各企業檔案資料的歸檔和保管不統一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經營成本。

5、企業檔案管理極不規范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。

6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領導不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。

7、企業檔案管理的技術手段跟不上形勢發展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業的檔案管理混亂。實際上是給企業利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規經營制造條件。例如：個別機構就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業在經營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現象，都與檔案管理不規范有關。這些已經給我們敲響了警鐘。可見，加強上市企業檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規范企業經營行為的有效手段。內部控制是上市企業風險防范的第一道防線，只有切實提高企業內部控制水平才能從根本上防范化解企業的經營風險。上市企業檔案管理的好壞是企業內控水平好壞的直接體現。從一個企業的檔案管理情況可以從一個側面反映企業的內控管理水平。也就是說，加強企業檔案管理，可以使企業建立風險事前防范、事中控制、事后監督及糾正的動態過程和機制，有助于為防范化解企業風險提供根本保證。

二、規范上市企業檔案管理的有效措施

1、提高企業檔案管理意識

在文件、圖紙、資料等轉化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業進行了大量人力、物力的投資。但是在企業產權改革中，有些地方對企業檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產的開發利用效益沒有充分發揮出來。沒有認識到檔案作為有形資產和無形資產的原始憑證和記錄，其本身就是企業資產的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介企業檔案管理工作，引起領導的極大關注，贏得社會各界的大力支持和監督，為檔案工作的順利推進創設良好的氛圍。

2、解決檔案的歸屬問題

目前，不少大中型企業在建立現代企業制度中，由于產權出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產的共有權，也就是說，多元化的投資主體對企業檔案同樣存在一種資源共享權，企業產權雖然出售了，但企業檔案資產歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規定。這一問題在破產企業拍賣中，表現尤為突出。具體對策：檔案部門應轉換機制，轉變職能打破原有管理模式，強化檔案工作的現代化管理；建立健全上市企業的資產管理體系。即企業改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變為混合型的所有制形式。國家控股的股份企業，檔案資產的所有權以國有為主體；國有企業進行股份制改組前后形成的檔案應分別構成全宗。

3、拓寬歸檔范圍

目前不少企業依舊按原來工業企業十大分類規定的內容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現代企業制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業在產權制度改革中進行資產評估、產權界定、行使、交易、保護等活動中產生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認識不到這些無形資產既是深入企業產權制度改革的依據，又是解決后來企業產生產權糾紛的原始憑據。針對這些問題，檔案部門應擴大歸檔范圍，增加歸檔內容，增加股份制企業檔案部門庫存種類的信息。

4、控制檔案流失

篇（8）

國有企業改制后，企業以往存留的檔案問題應按照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》規定進行相應的處理，尤其是針對保密檔案、具有社會價值的檔案應給予妥善的保管。那么檔案集中堆積起來難免就會出現雜亂難點，欲歸無章的情況。而事實上專職處理檔案的企業相關部門人手是非常緊張的，一般存放檔案的庫房也十分有限，無法有條不紊地處理接收和寄存檔案的工作。最終這項工作將不得不轉交給檔案館，檔案館在接收和寄存改制企業的檔案時必須進行有選擇地篩選，否則若干年后，庫房將出現爆滿、癱瘓的局面。所以如何處理這些改制國企寄存的檔案，是值得檔案存放部門深入探討、研究并解決的難題。

2.人事檔案所有權不明確

根據我國《檔案法》規定，檔案的所有權可視為財產所有權歸所屬企業所有，而企業將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時存放，檔案館作為保管方有時不得不接受企業提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業保管等，如果一味的應允這些要求，企業一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個倉儲機構了。所以檔案館在對檔案進行管理的時候一定要遵循相應原則，對檔案進行編目、整理、加工及是否有權鑒定與銷毀檔案，從而為社會提供有用的信息，體現檔案館的功能，這是眼下需要重點解決的難題。

3.檔案存放費用無法解決

國企在產權變動和資產變動期間，在對國企檔案進行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費用由接受單位進行支付，需向地方國家檔案館寄存檔案的費用則由原企業進行費用支付。破產企業則需要一次性支付全部的寄存檔案費用。但檔案相關費用的計算仍然沒有確切的方法和標準，這也是我國國企改制后面臨困難問題。

二、解決國有企業人事檔案存在問題的對策

為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應積極選擇相應的對策實施。

1.檔案管理制度不健全

破產、倒閉企業的檔案根據產權變化的方式不同，應該進行不用方式的處置，對一些沒有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業轉為私營或者變為合資、出售中外臺資的企業檔案也應該及時的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴格按照進館要求，對具有長期或永久保存價值的檔案，在移交時必須保證其完整性，仔細做好分門別類工作，裝訂上架后標簽清楚。對移交的檔案進行認真審核，根據移交清冊，逐卷清點，防止企業別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質量。

2.允許連續性的企業檔案進寄存

對企業以股份有限公司、有限責任公司、股份合作制、委托經營、租賃經營、出售產權、負資產轉讓、兼并形式產生的資產與產權變動，企業會有一定的連續性，這時檔案應該以保存在改制后企業為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時難以克服的客觀因素影響，將可能導致檔案損害的，可以移送檔案館暫時寄存。

3.對寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫容量

對企業要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當地對其信息內容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國有企業必須尊重檔案工作，自覺遵守檔案轉交制度，切勿使檔案館成為一個僅僅用來堆放紙張的場地，從而避免日后出現庫滿為患的現象。

篇（9）

(一)加強組織領導，引起全員重視。我鎮高度重視檔案工作，成立了以分管領導為組長、由綜合處負責人、兼職檔案管理員參加的檔案管理工作領導小組，分派具備人員從事檔案管理工作，對抓好今年檔案工作進行了專門部署。

（二）管理體制。制訂了檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓了薄弱環節，全鎮檔案工作已經逐步納入了制度化，保證了檔案工作的順利開展。按要求制定了文書、業務部門立卷歸檔制度、擬定了文件材料歸檔與歸檔范圍、制定了檔案人員崗位責任制、檔案保管、報名制度、檔案利用和統計制度。

（三）制度建設。一是加強檔案法規學習。我鎮認真組織學習、貫徹《檔案法》、《省檔案管理條例》，積極開展檔案法規宣傳活動。二是完善了制度體系，根據檔案管理的要求，結合我鎮工作實際，先后完善了《檔案工作人員責任制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等，對檔案管理各個環節進行了規范。三是嚴格考核兌現。將檔案管理作為全鎮工作的重要內容，納入單位和個人績效考核，確保檔案管理各項制度落實到位。

二、工作開展情況

（一）收集歸檔。我鎮文書、科技、聲像電子檔案均由檔案室統一整理歸檔，專業檔案由各股、室、所按照整理要求歸檔，層層審核保管，歸檔文件材料符合歸檔要求標準。按《年鑒》、《年鑒》（2014）組稿要求，搜集、整理并按時提交文稿和圖片資料，突出反映了我鎮的新情況、新舉措、新經驗，反映了我鎮良好的精神風貌。此外，按照《蘆山強烈地震抗震救災志》編纂方案要求，及時搜集、整理相關信息。

篇（10）

作為一名在機械動力行業從事技術檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談談我在這方面的一些心得和體會。

一、完善的歸檔和保管制度

新產品開發、產品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應歸檔文件材料，在任務完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉化及高企申報材料結束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準確地反映企業各項活動的真實內容和歷史過程，對重要的文件材料內容要經當事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統排列，做到層次分明，有機聯系，符合其形成的規律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產品經過評審鑒定小批量生產后，全套圖紙電子檔導入PLM系統（或拷貝給檔案室歸檔）。

技術檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業，技術檔案可以按內容劃為產品、工藝工裝、科技成果轉化、高企申報等。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術檔案保管工作逐步實現規范化、標準化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨存放。技術檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災的發生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內；庫房內嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關的雜物；消防器材應放在方便、易見處，嚴禁在庫房內吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內應經常保持清潔衛生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應拉好窗簾、關閉電燈，進出庫房隨手關門，嚴禁敞門離開庫房。

二、合理的查閱和修改制度

企業技術檔案要以原始記錄為依據，定期作出準確可靠的統計，其統計范圍主要有：檔案管理基本情況統計；分類檔案數及庫藏量統計（包括卷數、底圖張數、科技資料總數）；歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率的統計；檔案提供利用及其效果的統計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據需要編制檢索工具，認真做好企業技術檔案信息開發利用工作，便于查閱和資源共享。

為了保障檔案的準確性和時效性，需要對于技術檔案進行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術文件，要有經過領導批準的圖紙及技術文件更改通知單、產品圖紙及技術文件由產品研發部門負責，工藝及工藝文件由工藝管理部門負責，如需借出修改，必須辦理登記手續，限期歸還；對于常年生產的定型產品圖紙和工藝技術文件，由研究院研發管理部按有關規定發放，一般每年換發一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續，設計、工藝部門必須在換發新圖前按規定手續做好底圖的整頓工作；零散曬制藍圖及技術文件或復印管理類文件材料，應由申請部門向研究院研發管理部申請流程提交曬圖、復印申請單，操作人員收到申請單后進行下面的工作。

為了促進學習和交流，公司員工和外單位人員按照相關規定可以查閱技術檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應辦理登記借閱手續，并限在閱檔室查閱，用畢當即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經研究院研發管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關業務部門負責人簽署意見后方予接待。

三、健全的保密和銷毀制度

技術檔案記錄著企業的科研生產活動，有些屬于企業的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據公司的政策和檔案的作用，準確地判定檔案的保密級別，公司技術檔案密級分為機密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復制，須經規定的審批手續方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應準確標明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應單獨保管，機密檔案柜的鑰匙平時應予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復制所管的檔案，不得以檔案內容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續，不得違反規定擅自借出檔案；經鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規定方式銷毀，不得造成散失。

技術檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據國家有關部門的規定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對于經過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當時銷毀；對于已經超過保管期限經鑒定確定不再繼續保存的檔案，應造具清冊，提出銷毀報告經分管領導審批，緩期一年執行銷毀；銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，應有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監銷不得少于二人。檔案銷毀后，監銷人須在清冊上簽字。

引文注釋

？譹？訛 Alalwan J A， A taxonomy for decision support capabilities of enterprise content management systems， The Journal of High Technology Management Research， 2013， 24（1）： 10-17.

？譺？訛 田晨，畢小青.知識視角下的企業文檔管理[J].檔案學通訊，2001（1）：17-19.

？譻？訛 張斌，徐擁軍， 褚峻等.知識資源管理： 企業檔案工作改革的新思路[J].中國檔案，2004（10）：37-39.

？譼？訛 中華人民共和國檔案法，1996-07-05.

？譽？訛 中華人民共和國檔案法實施辦法，1999-06-07.

篇（11）

為規范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經營與發展，根據《中華人民共和國檔案法》相關規定，并結合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統一管理本部門內部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規章制度；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術資料、招投標文件；財務會計資料；重要勞動人事資料；其它有關各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業務部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產、經營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統，反映企業各項活動的真實內容和歷史過程；

（3）歸檔資料應按照國家和公司有關規定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學技術檔案（科研類、產品類、工程類、基本建設類、設備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經營管理類、生產技術管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內歸檔。

（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內歸檔。

3．具體內容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據卷內文件之間的聯系，還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關系檔案；重要的政府許可證書；有關公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關檔案，財務會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關緊要或者臨時檔案。如果是調查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應配置保存檔案的必要設備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，對破損或載體變質的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關的檔案資料；重要資料須經_____審批；密級檔案資料，須經______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關的檔案資料。須經_____審批。