單位檔案管理論文大全11篇

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2事業單位檔案管理的優化對策

如上文所述，在事業單位管理，由于觀念、人才、制度、設施等問題，嚴重影響了檔案管理發展，不利于本單位資料、檔案的管理與保存，某些資料由于不恰當管理，而導致資料丟失。筆者認為，要想提升事業單位的檔案管理水平，必須做到如下幾點：首先，轉變傳統管理理念。對于事業單位工作，通過理論與實踐結合，促使檔案管理科學化與系統化。有效健全檔案管理機制，保證檔案管理順利開展，包含檔案歸檔、檔案使用，完善獎懲機制，建立檔案保密機制。對于事業單位檔案管理，建立專崗專職，主管與分管相結合的管理體系，確保多層次運行，市縣分層建檔與集中管理。其次，加強檔案管理現代化建設。目前，人們身處信息化時代，隨著信息技術、計算機技術的日益更新，各行各業均引入現代化技術。對于事業單位檔案管理而言，必須建立信息化管理渠道，提升信息化能力，是事業單位檔案事業發展的必然趨勢，符合時展步伐。要想實現檔案管理科學化，必須應用現代化信息技術與管理設備。在傳統檔案管理中，主要通過人工紙質為載體，記錄與存儲文檔，采用各類教學設備，特別隨著計算機技術與信息網絡技術的逐漸發展，針對信息檔案管理，在確保面對面服務的同時，建立網絡服務平臺，檔案管理趨向信息化、科技化。處于該類情況下，事業單位必須建立健全、科學的數據庫，具備信息檢索、查詢功能，檔案管理必須加強現代化建設，通過科學化手段，通過先進管理工具，提高信息處理效率，提高快速檢索功能，確保較高保密性，以節約人力、物力，進而提升檔案管理水平與效率。第三，強化檔案管理人員的工作能力。對于事業單位檔案管理，因其綜合性較強，在新時代背景下，要求檔案管理的先進性、現代化，管理內容頁日益廣泛。對于檔案管理人員，需具備強專業知識，提升工作能力，即可以傳統紙質為媒介，又可利用信息技術管理檔案，對各類學科有初步了解，對于咨詢者的咨詢，可提供真實、準確的檔案信息。檔案管理人員作為檔案管理實施者，其水平高低決定了檔案管理的落實情況。所以，對于檔案管理而言，事業單位必須重視專業人才培養，強化技術培訓，有效提升管理人員工作水平，促進檔案管理的科學化發展。第四，轉變檔案管理服務方式。對于事業單位檔案管理，檔案管理不應只由檔案管理部門負責，應轉變服務方式。傳統檔案管理主要為資料提供，而不是一種信息服務職能。目前，各行業正在深化改革，事業單位檔案管理必須轉變職能，提倡信息服務。因現代網絡技術日益發展與更新，在檔案管理過程中，必須適當下放管理權限，構建網絡咨詢平臺，為用戶提供可靠的咨詢服務，指導用戶檢索、篩選資料，以解決檔案空間限制和時間約束，進而提升事業單位的檔案管理水平。

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二、農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路

1.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革要遵循

的主要原則為了保證整個農業科研單位的正常秩序，保證農業科研單位的市場競爭能力，必須要遵循一些基本的農業科研單位人事管理制度原則，并在整個過程之中，受到這些基本原則的約束。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要遵循以下幾個方面的設計原則。第一個要考慮的原則是對農業科研單位工作人員的物質性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在基本職位相差無幾的情況下，所獲得的基本工資數目也是相差無幾的，那么農業科研單位人事管理制度所能夠提供給的工作效率高的工作人員的額外金錢就成為了農業科研單位工作人員追逐的方向，是可以極大促進農業科研單位工作人員的工作效率的。因此，要進行考慮的首要原則是農業科研單位工作人員的物質性人事管理原則。第二個要考慮的是對農業科研單位工作人員的地位性人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在獲得職位的晉升之后，不僅僅可以獲得更加多的物質性收益，還可以收獲來自各方的尊敬，這也是促進農業科研單位工作人員積極工作的源動力之一。但是，由于農業科研單位的管理職位畢竟有限，沒有物質性的人事管理的使用廣泛。因此，其次考慮的是原則是農業科研單位工作人員的地位性人事管理原則。第三個要考慮的是對農業科研單位工作人員公平性的人事管理和檔案管理原則。農業科研單位工作人員在農業科研單位之中，因為種種原因，總是難以得到自己應有的人事管理。除此之外，在競爭之中，農業科研單位工作人員也難以避免拉客等惡意競爭行為的出現。例如在家族性農業科研單位之中，就很少有工作人員能夠真正地晉升到管理層之中去，這就極大地限制了農業科研單位人事管理機制的運行，農業科研單位的人事管理機制也難以激發出農業科研單位工作人員的積極性。因此，在進行農業科研單位人事管理制度設計的時候，要注重對農業科研單位工作人員公平性的人事管理原則。

2.農業科研單位人事管理改革與人事檔案管理改革思路

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（1）規范、靈活相統一原則，即事業單位檔案管理方法應該規范、靈活，在遵循相關規定下根據單位自身的特點對檔案檔案進行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實用性；

（2）職責、權益兼顧原則，即事業單位檔案管理制度中，相關領導干部及工作人員的工作職責及權益都有明確的范圍確定，當出現檔案管理的紕漏問題，能公平處理和責任到人；

（3）制定、執行并重原則，即事業單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學和系統，并確保其執行效率，促進檔案管理制度在實踐過程中的不斷完善；

（4）靜態、動態相結合原則，即事業單位檔案管理要在保持其科學穩定的同時與時俱進，與國際接軌，在時展的大背景下創新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學化水平。毋庸置疑，在社會發展的新時期對事業單位檔案管理工作進行創新，對于滿足新時期事業單位全面改革具有重大的現實意義。

首先，通過對事業單位檔案管理人員的系統教育與培訓，能強化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過對現代網絡檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準的檔案資料的詳細數據，提升了事業單位檔案管理的網絡化和系統化水平，進而大大提升了事業單位檔案管理的科學化水平；最后，通過對事業單位檔案管理工具及管理人員等方面的優化，能夠及時發現和解決檔案管理過程中的問題，能不斷的促進事業單位檔案管理體制在理論及實踐上的完善，是推進事業單位檔案管理走向現代化的重要途徑。

二、當前事業單位檔案管理存在的問題

1.檔案管理的基礎業務相對薄弱

由于有些事業單位對檔案管理工作缺乏科學的認識，對國家相關法律學習和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎業務相對薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業單位檔案管理的基礎工作來看，其檔案管理工作缺乏明確的機制、工作流程及標準，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執行落實方面有待欠缺，缺少專人負責，單位領導也未真正督促落實，使得檔案整理不規范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應歸檔文件資料的現象比比皆是，不僅違背了事業單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費。

2.檔案管理方式陳舊，缺乏創新

通常情況下，要保證事業單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會的進步與發展，在事業單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對于檔案信息的管理缺乏統一的管理機制，傳統的檔案處理流程也無法對重要的檔案信息進行及時整理、裝訂和歸檔，同時由于缺乏對現代檔案管理設備的利用，缺乏對檔案管理方式的創新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。

3.檔案管理設施落后，檔案資源開發

利用不夠科技及時代的發展，使得現代信息化技術被廣泛的應用到各領域，但是由于我國較多的事業單位未充分的重視檔案工作，因而沒有將現代化的檔案管理設備合理的應用到檔案管理中來。有些單位的檔案管理室條件較差，設備配置不齊全，軟硬件設施更新不及時，一些現代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足。現代化的檔案管理僅對相關檔案信息實現了計算機保存，并未實現信息化的處理，造成了檔案信息資料的無形損失。正由于事業單位檔案管理設施的落后，也造成了單位檔案資源開發利用效率不高的局面。對于檔案資源的開發利用，有些事業單位并未重視起來，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來有效參考價值及系統服務的檔案資源并未在合適的條件下發揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動的狀態中。

4.檔案管理人員隊伍業務素質不高

對于事業單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業務素質對于檔案管理工作的效率有重要影響。縱觀當前事業單位的檔案管理人員隊伍現狀，一方面，部分事業單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對檔案管理工作難以應付，缺乏專業的業務素質也工作責任心，在頻繁的工作變動中，致使檔案管理工作穩定性受到消極影響。另一方面，有些事業單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業的業務素質，加之單位未進行檔案管理工作的相關業務培訓，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問題出現錯誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進而使得單位檔案管理質量低下。

三、新時期事業單位檔案管理創新思路

1.創新檔案管理制度，強化檔案管理能力

一項完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎，基于當前事業單位檔案管理工作的現狀以及存在的問題，創新檔案管理制度，建立一套適合于事業單發展實際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業單位應該在單位檔案管理的特點基礎上建立與之相適應的科學合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創新方向及內容，重點對單位檔案管理的機構設置及崗位設置進行制度規定，對制度中的內容進行創新，不斷與時俱進。其次，要堅持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創新中，其制度既要對檔案管理人員約束，也要對單位領導進行約束，以此保證檔案管理的獨立性與規范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎懲分明，對于檔案管理工作中高度負責的職工進行獎勵，對于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進行懲罰，以促進事業單位檔案管理事業的健康發展。

2.創新檔案管理信息化建設，提高檔案管理水平

在現代信息技術迅猛發展的形勢下，不斷發展的事業單位要想充分發揮出檔案信息的作用，就應該采用科學的現代信息手段對檔案信息進行高效管理。為此，事業單位應該積極引進適合自身發展與需要的現代檔案管理軟硬件設施，并在確保單位內檔案信息傳遞準確且及時的條件下，利用計算機、掃描儀等現代信息技術實現對文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質化與數據格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時，事業單位還應該創新檔案管理技術，通過網絡向社會提供有用的檔案信息，實現資源共享，以此提高檔案管理的質量。

3.創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

在我國各領域中，檔案利用效率低下的現象是一個極為普遍的現象，事業單位檔案同樣也不例外。因為事業單位對檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因為檔案利用率較低，而又因影響到事業單位對檔案管理工作的重視程度。因此，事業單位應該重視起檔案開發利用工作，通過檔案管理服務手段的創新，而促進檔案利用率的提升。具體而言，事業單位可以通過內部局域網，增強網站的信息檢索功能，并模仿數字化圖書館的建立方式，提高檔案服務手段。除此之外，事業單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務系統，為用戶提供在線服務功能，以此促進檔案利用率的提升，促進事業單位檔案管理工作水平的提升。

4.創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力

隨著事業單位檔案管理數字化趨勢的增強，事業單位檔案管理人員的業務素質也亟待強化。為了提升事業單位檔案管理人員的業務能力，筆者認為應該創新檔案管理人員培訓機制，結合單位自身檔案管理實施的現狀，建立以網絡培訓為主、實體培訓為輔的培訓機制。通過對管理人員方案管理技術知識的培訓，引導其進行基礎知識學習，以及各種檔案管理理論與是實踐知識學習，不斷強化其自身專業技能，以推動檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻。

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加強事業單位人事檔案管理的有效性，抓好檔案工作，其基礎就是要提升人們對其的認識，從管理和監督兩方面入手實施管理。具體來說，檔案管理工作的領導干部要加強宣傳，在資金、技術、管理等多個方面給予支持，規范檔案管理的內容，將工作落實到實處。另外，還要提高監管力度，定期對人事檔案進行檢查，成立專門的調研小組，親自指導監督，并建立考評機制，采用動態化的手段實施管理，完善管理效力。

（二）利用信息化技術實施人事檔案管理工作

隨著社會科學技術的迅猛發展，信息化設備逐步應用到了各行各業，在事業單位中采用現代化技術實施檔案管理就顯得尤為重要。人事檔案被稱為單位的資料庫，是人才信息的集散地，以往的手動管理和記錄形式，很容易引起資料的丟失，不利于妥善保管。利用信息化設備對檔案進行管理，有助于提高檔案的科學性，也更加易于保管，基本不會出現由于人動而造成的資料丟失現象，并且計算機技術的應用還能夠提高檔案數據的記錄的正確性，節約手段記載花費的時間，使工作效率得到提升。

（三）加強培訓，提高檔案管理者的素質能力

從根本上而言，事業單位內部檔案管理人員的素質能力，是檔案管理工作是否科學合理的關鍵。人事檔案管理是集政策性和業務性于一體的工作，對管理者的素質水平具有很高的要求。對此，單位內部要做好工作人員的選拔工作，挑選能力強的人員進行工作，定期組織培訓，幫助檔案管理者明確管理內容，提高管理科學性，并擴寬他們的知識面，充分調動他們的工作積極性，提高他們的責任心，全面提升檔案管理隊伍的綜合能力，為管理工作的有效開展作鋪墊。

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前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

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2事業單位人事檔案管理工作中遇到的幾點問題

2.1部分事業單位缺乏對人事檔案管理工作的重視。一些事業單位的領導者未能意識到人事檔案管理工作的重要意義，只是簡單地進行收集、記錄、更新等工作，人事檔案管理工作更多的流于表面化，淡化了人事檔案管理意識，缺乏專職的、具有專業素養的人事檔案管理人員，檔案管理容易出現漏洞和發生失真，因此不能從基礎上進行人員的合理調動，不能很好地對事業單位的人力資源進行科學、有效、合理的配置，影響了事業單位人事檔案管理工作改革和完善的步伐。

2.2部分事業單位人事檔案管理制度不夠完善和健全。部分事業單位人事檔案管理制度不夠完善和健全是影響事業單位在人事檔案管理工作改革和完善步伐的關鍵問題，這主要體現在以下幾個方面。首先是部分事業單位的人事檔案管理制度的構建薄弱，部分制度相對較為落后，不能很好地適應目前的飛速發展的新形勢；其次是有的事業單位的人事檔案管理制度的執行力度不夠，使得許多人事檔案資料的收集、歸檔、更新、整理等工作不夠健全和規范，導致人事檔案管理工作較為被動，出現不能及時調整的現象；再次許多事業單位缺乏必要的監督制度和獎懲制度，因此導致許多人事檔案管理者工作出現懈怠的現象，這些都在很大程度上影響著人事檔案管理工作的質量和效率。

2.3許多事業單位的人事檔案管理模式較為落后，信息化管理缺失。目前許多事業單位仍然采用較為傳統的管理模式，如紙質記錄個人的人事檔案，手動進行人事檔案的保存、歸檔、查詢等工作，不能很好地結合計算機科學和網絡信息技術進行信息化的人事檔案管理工作，這種落后的管理模式浪費了大量的人力、物力、財力，是對人力資源的浪費，而且紙質的記錄方式不利于人事檔案的保存和查閱等，一旦進行人員重新進行調整，人事檔案的歸檔更新工作非常繁復，不利于事業單位的人事檔案管理工作水平的提高。

2.4許多事業單位缺乏管理水平高、專業素養高的管理人員。管理人員是事業單位人事檔案管理工作的核心人員，是人事檔案管理工作的基礎，而高水平高素質的管理人員的缺失嚴重制約著人事檔案管理工作水平的提升。現階段，在經過機構重組、人員調整、人事制度改革等工作后，我國許多事業單位的管理人員未經過系統的、專業的培訓便上崗，因此對一些必要的、日常的管理工作不夠熟悉，容易出現工作失誤。此外人事檔案的管理人員身兼數職的現象在事業單位中也時有發生，導致許多檔案管理人員的工作量加重，精力無法集中，影響了人事檔案管理工作的質量。

3完善事業單位人事檔案管理工作的幾點針對性措施

3.1提高人事檔案管理意識。提高事業單位領導者的人事檔案管理意識，是確保人事檔案管理工作順利進行的有效手段之一。事業單位領導者首先要加強自身和管理人員的管理意識，并起到帶頭動員和監督督促的作用，使得人事檔案管理意識深入到每一個人的心中，因此人事檔案管理人員之間要互相監督，及時交流，以便及時發現問題并解決問題，同時提升自身的管理水平，還要定期向領導者匯報工作情況，以便領導了解工作實況，制定出分工明確、責任到人的工作決策。

3.2健全和完善人事檔案管理制度。健全和完善人事檔案管理制度是保證人事檔案管理工作順利開展的根本，因此事業單位的人事管理部門要根據自身的實際情況制定出較為完善和健全的人事檔案管理制度，規范人事檔案的各項管理工作，如人事檔案收集歸檔辦法、人事檔案保管和保密制度、監督和獎懲制度等，這樣可以從根本上保證人事檔案管理工作有章可循，責任到人，權責分明，不斷促進人事檔案管理工作向著制度化、規范化、科學化的方向發展。

3.3推進人事檔案管理工作信息化管理進程。隨著時代的發展，對人事檔案管理采取信息化的管理模式顯得越來越必要，這樣可以保證人事檔案管理工作的質量和效率。因此事業單位要靈活的將計算機技術、網絡信息技術、電子技術等先進的技術應用到人事檔案管理工作中，進而對人事資料進行科學的、自動的匯總、整理、更新等，節約人力投入，提高工作效率。

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數字化檔案管理能夠使得資料在短時間內歸檔，在需要利用時能夠及時提供。從行政事業單位的角度出發，由于企業管理的對象表較多，人員流動性大，比如職工的人職、離職、調動、退休等，要想能夠動態的了解這些情況，并做好準確地統計，按照以往的檔案管理模式，必須要將檔案進行歸檔后才能查詢。而如今，為了提高辦公效率，通過計算機的數字化管理不僅能夠了解當前的動態情況，而且在查詢方面能夠快速的將要查的資料準確地查詢到，在一定程度上，提高了搜查率。檔案信息具有超時空流動的特點，數字化的檔案管理實現了由以往單方面的保存文件信息到如今提供信息的巨大轉變，從而有效地提高了行政事業單位的辦公效率。

(二)提高檔案的利用率

在傳統的檔案管理模式中，檔案基本都是以紙質作為載體的形式存放在檔案保管室及檔案管里，這在一定程度上實現了檔案的保管，但是，卻存在著很大的弊端，由于檔案數量較多，一旦需要緊急使用檔案時，將很難在有限的時間內找到，從而浪費了不必要的時間，而新時期下檔案的數字化管理能夠更加快速準確地找到所需的檔案，從而大大消除時間和空間上的束縛，提高了檔案的利用率。

二、新時期行政事業單位檔案數字化管理的強化措施

(一)樹立檔案數字化管理的意識

作為行政事業單位的管理人員，應該緊跟信息時展的步伐，不斷地學習新知識和新技能，摒棄以往的檔案管理模式，轉變檔案管理觀念，采取新的檔案管理手段，樹立數字化的檔案管理意識，在工作過程中，以自身扎實的專業技能，來做好檔案數字化管理的工作，提高檔案管理的效率。

(二)制定科學的管理體制和體系

行政事業單位的檔案管理人員應根據檔案管理的自身特點，從單位檔案管理的實際需求角度出發，建立符合單位辦公并與單位需求相符的檔案管理機制，因此，這便要求檔案管理人員必須對檔案的工作制度、檔案的保密機制、檔案安全機制及檔案使用機制做充分的了解并把它們有機的聯系起來，從而建立一個科學的、可行性的檔案管理體系。

(三)實現文書及檔案處理的數字化

文書作為一項基本工作，是行政事業單位工作中必不可少的重要工作。檔案管理的整體效果直接與文書管理的執行力度及文書工作的質量有關。行政事業單位經常要對大量的電子文件進行處理，有時在收發文件的過程中還必須借助于網絡，為了滿足工作的需要，行政事業單位應親自讓擬稿人輸人所需的稿件，然后依次經過工作流程進行，從而節省文書歸檔所需的時間，最大程度的減少檔案管理人員的日工作量和勞動負荷強度。

(四)提高檔案信息的安全程度

在行政事業單位中，其檔案的信息及重要的數據在特殊時刻對于單位和個人來說非常重要，在檔案數字化的管理模式下，檔案管理管理人員應該立足實際，多角度、全方位的做好電腦軟件的更新殺毒、重要數據及檔案的備份、后續防火墻的設置訪問等工作，從而減少意外情況的發生。在我們的檔案中，多多少少會涉及到我們的隱私。作為檔案管理人員來說，應該做好檔案的保密工作，在數字化的檔案管理模式下，應該有效預防黑客的攻擊，減少文件破損的發生幾率，從而來提高檔案信息的安全管理程度。

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中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1006-0278(2012)04-179-01

一、引言

當前，社會信息化加速發展，企事業單位的科研、生產與管理活動也進入了信息化建設時期。網絡化和信息化已然成了社會發展的重要趨勢，也是企業事業單位實行現代化管理的方向。在這種形勢背景下，事業單位檔案管理信息化建設則成了順應時展的必然選擇。本文主要以此為主題展開探討，具有一定的參考意義和啟發意義。

二、事業單位檔案管理信息化建設的現狀

具體而言，事業單位檔案管理信息化建設存在的問題主要表現在以下幾點：

（一）對檔案管理信息化建設工作不夠重視

從目前來看，事業單位的領導層不夠重視檔案管理的信息化建設，沒有意識到它的重要性。于是出現了在實際工作中疏于管理和指導檔案管理的現象。人員缺乏和經費投入不足等問題也普遍存在。對于事業單位自身發展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，開發利用度不高，這些現狀都導致事業單位檔案管理信息化建設的進程。

（二）檔案管理信息化建設缺乏針對性

現階段，不少事業單位是聘請軟件公司來從事本單位內部的檔案管理信息化建設，但是這些軟件公司不熟悉事業單位的特點、管理特色和業務流程，所以他們采用拿來主義，照搬套用同一種模式來建設檔案管理信息化，這樣的現狀就導致軟件公司所設計的信息化系統缺乏實用性和針對性，使用效果不是非常理想，有礙于檔案管理信息化進程的順利推進。

（三）檔案管理人員跟不上信息化建設的進程

我們都知道檔案管理工作是一個專業性很強的工作，要求檔案工作人員要具備系統的檔案管理專業知識，還要了解本單位生產產品技術方面的知識。另外，隨著計算機的日益普及，這對事業單位檔案人員的業務素質也提出了很高的要求。然而，目前事業單位的檔案管理人員一般以兼居多，他們的檔案知識不夠全面，對計算機技能也不甚了解，這樣的情況使得他們遠遠跟不上檔案管理信息化建設的進程。

三、如何推進事業單位檔案管理信息化建設

（一）事業單位領導層要充分重視檔案管理信息化建設

企業發展首先靠領導，所以事業單位的領導層首先就要從意識上重視檔案管理信息化建設。首先，要投入足夠的資金支持這項建設，為信息化建設保障物質基礎。其次，要樹立事業單位信息化的理念。雖然檔案信息化建設需要比較大的投入，從計算機、掃描儀、打印機到復印機以及網絡系統等設備都需要一一配備，但其能促進事業單位的可持續發展。所以，事業單位領導要放遠眼光，積極促進檔案管理信息化建設。

（二）加強各類檔案信息化設備的添置

檔案管理信息化建設工作是一項復雜的系統工程。所以事業單位的檔案裝備要齊全，不同載體、不同門類的檔案都要科學、有序的擺放。此外，還要積極推進檔案全文數據庫的建設，有條件的單位要對各種類型的檔案進行數字化錄入和管理，盡快實現檔案的電子化查詢，提高利用效率。

（三）完善電子檔案的有序管理

作為事業單位檔案管理信息化建設的核心要素，確保檔案信息的完整性和安全性必須引起檔案管理人員的重視。所以，事業單位要制定有關電子檔案的管理規范，要求所有員工嚴格遵循，保障檔案信息的安全性。對于有保存價值的電子檔案，還要保存相應的紙質文件。雙管齊下，確保檔案信息的保密性和安全性。

總之，事業單位檔案管理信息化建設是一項系統工程，檔案管理人員還要不斷提高自身的管理素質，一方面，要學習有關檔案管理的理論知識和技能，增強理論素養，另一方面，還要學習有關計算機、網絡等方面的知識，調整心態，與時俱進，并使事業單位的檔案信息得到最大的開發與利用價值，以滿足事業單位可持續發展的最大需求。

參考文獻：

[1]李華春.檔案信息化是檔案管理的發展趨勢[J].中國科技財富,2010(18) .

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）02（c）-0149-01

事業單位是我國公共組織重要形式之一，主要負責各類社會公益事業。事業單位業務范圍廣泛，遍及科技、文化、教育、衛生等各個領域，在國民經濟發展、社會活動和人民生活中發揮著重要作用。事業單位的正常運轉，離不開人力資源的科學合理使用。人事檔案作為單位人力資源管理的重要載體和工具，記錄了單位工作人員個人基本信息、工作經歷、業績、獎懲等情況，是進行人員思想道德和業務水平評價的重要參考依據，對于事業單位選人用人和業務的正常開展起著極為重要的基礎作用。當前，經濟和社會活動日益繁重，事業單位業務量越來越大，需要解決的問題也越來越復雜，從而給事業單位人事檔案管理工作提出了更高的要求。長期以來，我國事業單位人事檔案管理工作一直沒有得到足夠的重視，從而造成了實際工作中的各種問題和不足，限制了事業單位運轉效率與工作質量的提升，甚至對社會經濟發展和人民生活產生了一定負面影響。研究者結合長期的工作實踐和調查研究，對我國事業單位人事管理工作存在的問題進行了一定程度的分析與討論，希望對我國事業單位人事檔案管理相關領域的研究與改進有所幫助。

1 事業單位人事檔案管理簡述

1.1 事業單位人事檔案管理的基本內容

事業單位是國家機構的重要組成部分，承擔著科學、教育、文化、衛生、社會福利等方面的社會公共服務功能，其工作開展的好壞對國家經濟的順暢發展、社會的和諧穩定和人民的安居樂業有著至關重要的影響，也是國家綜合國力和社會發展水平的一個具體體現。由于業務范圍廣泛，事業單位從業人員涵蓋多個領域。同時，事業單位很多時候都承擔著所在領域、行業工作標準的制定、業務指導和服務工作，業務素質要求較高，所以也聚集了大批相應領域的工作人才。如何做好事業單位人才管理和使用，充分發揮人才的個人能力，提高事業單位工作水平，推進我國公共服務事業的順利開展，是相關領域專家學者深入研究的課題，也是事業單位人事部門的重要工作任務。事業單位人事檔案通過一系列數量眾多、內容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各成長階段的基本情況、社會關系、學習、工作的經歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質和業務能力水平。通過研究、翻閱人事檔案，管理者可以對單位工作人員德、能、勤、績、廉等各方面有著較為全面的了解和把握，能夠更加科學高效地開展人員錄用、干部任免、崗位安置等人事管理工作。從事業單位自身發展來說，做好人事檔案管理工作，也有利于事業單位實現可持續發展，進而推動國家、社會公共服務事業發展水平的提升。

1.2 做好事業單位人事檔案管理工作的重要性

從實際工作角度出發，人事檔案不僅可以作為事業單位開展人事管理工作的基礎依據，也是事業單位工作人員維護自身合法權益的重要保障。隨著經濟發展方式的改變，各類社會活動正由傳統的單一形式向多元化方向發展，由此產生了許許多多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當事人各個時期的基本情況和學習、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據，對于捍衛工作者個人合法權益極有幫助。在當今的社會環境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關規定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和使用工作，提高人事檔案管理的規范化、科學化水平，是為事業單位健康有序發展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突，維護事業單位正常運轉秩序，營造良好社會氛圍的必要條件。

2 當前我國事業單位人事檔案管理中存在的主要問題

2.1 重視程度不夠

重視程度不足是當前我國事業單位人事檔案管理工作的最主要問題，也是人事檔案管理工作質量不高、效率低下問題的根本原因。長期以來，政府機關、事業單位一直對人事檔案重要作用缺乏足夠的認識，重視程度嚴重不足。不僅單位領導層和其它職能部門，就連人事部門本身，也對人事檔案有所輕忽。其后果就是人事檔案管理工作支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質量無法保證。

2.2 人事檔案管理人員業務水平不高

由于缺乏重視，單位在人事檔案管理工作負責人員的人選安排上往往比較隨意。而資源與保障支持的匱乏，使得人事檔案管理工作對高素質人才缺乏足夠的吸引力。檔案管理人員主動性差，業務素質不高已經成為我國事業單位人事檔案管理工作的主要問題之一。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責，雖然他們具有較強的事業心和主動性，但由于缺乏工作經驗和成體系的專業培訓學習，對人事檔案館工作缺乏深入了解，工作很難到位。

2.3 人事檔案管理的制度有待健全

管理制度是開展工作的基本準則。由于缺乏重視，我國事業單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系。現有的少數制度陳舊落后，呆板僵化，漏洞很多，不能適應現代社會復雜的工作要求。此外，制度執行不到位也是目前事業單位人事檔案管理工作中制度缺位的一個主要表現。無法可依，有法不依，執法不嚴，已經嚴重影響我國事業單位人事檔案管理的規范開展。

2.4 人檔分離、檔案棄管現象嚴重

隨著我國市場化經濟體制的高速發展，人員流動日益頻繁。由于單位和個人對人事檔案重要性認識不足，當人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關制度規范，配套措施沒有跟上，就會發生人檔分離情況，時間一長，次數一多，就會發生棄檔現象。

2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低

受科學技術發展的影響，人類社會工作、生活方式不斷發生改變。以網絡和計算機廣泛應用為特點的信息化技術已經深入到社會的各個角落，深深影響著人類社會的發展。和其它行業相比，我國事業單位人事檔案管理工作尚處于起步階段，管理方式落后，信息化程度不高，在很大程度上限制了檔案管理工作效率的提高。

3 結語

時代在發展，社會在進步。越來越多的事業單位已經注意到人事檔案的重要意義，將人事檔案管理作為單位日常工作的一項重要內容來抓。鑒于人事檔案的重要作用和繁瑣程度，為保障人事檔案管理工作質量，人事部門必須結合本單位工作實際，制定科學完善的管理制度，落實好每一個檔案管理細節，不斷優化工作措施，完善工作手段，提高工作水平，確保人事檔案的完整性、準確性和可靠性，從而推進檔案使用效能的大幅提高，為我國社會公共事業的平穩健康發展做出基礎保障。

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交通運輸業的檔案管理是非常重要的，尤其是它不僅能夠反映運輸的經濟運行能力，而且能為管理工作提供重要依據。但是，在具體工作中，檔案管理是被經常忽視的，不被重視的，這就造成了檔案工作質量下降，水平不高、人員素質得不到提升等問題，要解決好運輸檔案管理工作存在的問題是目前的當務之急。

一、交通運輸業檔案管理存在的問題

由于領導認識不足，管理人員相對較少，工作能力相對較差，而工作又相對較繁雜，所以出現很多不盡人意的地方：

1.對檔案管理工作不重視。一些檔案管理人員甚至包括少數領導干部在日常工作中，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案工作無足輕重，無關緊要，覺得檔案工作是整理整理材料，存儲存儲數據，分分類，歸歸檔，不能給單位創造直接的經濟效益，只要不丟，不漏，可以應付外調就行了。在思想上存在輕視檔案管理工作的誤區，沒有把這項工作列入全局工作日程，使檔案資料的收集、整理被忽視。

2.檔案室設施不齊全。檔案管理有些必要的設備、用品、工具不健全，有的個別單位沒有專用檔案室，即使有檔案室也是一些采光條件不好，空間狹小，潮濕的房間、內部設備不配套，不完善極容易造成檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔、完整及使用。

3.檔案管理不規范。沒有檔案管理機構就不能保證檔案管理工作的順利進行，建立良好的檔案管理機構是檔案管理工作的前提和保證。但是，在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，由非專業人員兼職，很多交通運輸單位沒有設置檔案管理機構。

4.檔案管理人員素質低。目前，在很多交通行業中缺乏檔案管理專業人員，檔案管理主要是由一些非專業人員來兼職。這些非專業人員沒有經過專業技術的培養，缺乏檔案管理知識，只是憑借主觀臆斷，照貓畫虎，這使得整理出的檔案個人因素明顯，缺乏共性，檔案質量受到影響。

二、加強檔案管理工作的幾點措施

1.加強組織領導，不斷完善檔案管理責任體系。檔案管理要始終如一地嚴格執行上級的規定和要求，積極構建覆蓋全面、責任明晰的檔案管理體系。一是完善管理網絡。要建立單位檔案管理領導小組，配齊基層檔案管理負責人和檔案管理網絡員，做到領導力量不弱化。二是落實具體責任。要將檔案管理納入運管部門總體工作規劃及年度計劃，明確檔案管理工作目標，不斷加大檔案管理的檢查考核和獎懲兌現力度，確保責任落實、工作到位。單位檔案管理領導小組要不定期地聽取檔案工作人員的匯報，對檔案收集、整理和利用情況進行檢查，對查出的漏洞和問題，及時整改，保障檔案工作健康發展。

2.加大宣傳力度，不斷增強全員檔案管理意識。為了全面提高單位全體職工的檔案資源意識，要對《檔案法》進行宣傳教育。一是強化檔案重要作用宣傳。通過申報檔案利用成果、撰寫檔案管理論文等形式，強化檔案重要作用的宣傳，讓全體職工充分認識到檔案是單位的重要資源，對規范管理行為、挖掘管理潛力、提升管理效能、維護單位利益具有重要作用。二是強化檔案基礎知識教育。為了提高檔案收集和歸檔效果，確保檔案資料的完整有效，要對單位各相關業務科室網絡員進行培訓。通過組織學習、發放宣傳資料、進行考試等形式，提高單位各相關科室網員的檔案意識和工作能力。三是強化檔案法律法規學習。要根據《檔案法》的重點內容，采用發放宣傳單、懸掛宣傳標語、出黑板報等形式進行檔案法律法規集中宣教活動，有效提高單位全體職工的檔案意識和法律意識。

3.加強信息化建設，不斷提高檔案管理現代化水平。交通運輸部門檔案管理要實現信息化應做好以下三項工作：一是建立一個實用的檔案信息網站。以網頁的形式提供信息和服務相關的文件，文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問的使用。二是加強電子文件的管理。這就要求檔案管理人員必須對儲存和處置工作中產生的大量電子文件進行指導。確保電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。三是做到檔案信息的規范化、標準化。在進行檔案管理信息化過程中，應該嚴格按照國家推薦的信息化管理標準，在實踐中按照自身發展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標準體系。

4.加強培訓、教育，不斷提高檔案管理人員素質。一是專業培訓，提高檔案管理人員的專業知識。只有掌握扎實的知識技能，專業的管理知識，才能在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中發現新情況，解決新問題。二是自我修養。在任何情況下運輸部門的檔案管理人員，都要堅持實事求是的原則，根據實際情況，尊重歷史，恪盡職守，盡職盡責的記錄歷史的真實面貌。總而言之，道路運輸行業的檔案管理工作雖然還存在一些問題需要不斷改進與完善，但是我們有理由相信，在行業主管部門的指導下，只要各級領導加強重視，檔案管理工作一定能推陳出新、走出一條新路，為建設小康社會服務，為經濟建設服務，為振興道路運輸事業服務。

參考文獻：

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[2]朱祥.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].企業家天地,2008(5).

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為確保歸檔的順利,各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例,制定企業相應的科技檔案管理辦法,明確崗位職責及相應的歸檔流程,規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件,科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄,歸檔保存的科技文件材料,是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強,難以計量,不能為企業代來直接效益,也難以立刻見到效益,容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識,增強檔案意識,使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作,是對企業歷史負責,為企業實現服務、替企業未來著想,才能更好的使企業得到發展,以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞,它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行,在于設備的維護與管理,設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理,對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收,并做好驗收和缺陷記錄,收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如:鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整(組)裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細,會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時,檔案人員不僅要認真、仔細的收集,還要了解這些設備的性能,了解它們的原理,了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時,根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門,供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下,才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門,平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管,要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料,造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料,這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄,這都是靠工程技術人員平時的收集來完成;還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后,自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》,強化部門和工程技術人員的檔案意識,使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能,掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍,避免了移交單位人的主觀移交,使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關

在收集過程中,不僅要收集主要檔案,還要收集次要檔案,從而保證檔案的完整性。另外,在收集的過程中,還要注意收集的有效性,不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料,體現收集檔案的準確性。