檔案管理部門工作計劃大全11篇

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電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著信息網絡技術在電力企業規劃、建設、生產、經營、科研等方面的應用，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。企業大量檔案信息通過網絡傳輸、應用和存儲，對電力企業黨政綜合管理部門的信息安全工作提出了新的挑戰。因此，在充分發揮檔案信息網絡在企業管理中快速、高效、方便等優勢的同時，電力企業黨政綜合部門必須高度重視、認真解決的一個新課題。企業管理實踐證明，只有加強檔案信息安全工作，才能保障電力企業實現科學發展、安全發展、和諧發展的目標。

 

一、如何加強電力企業檔案管理的認識

 

(一)提高對檔案工作重要性的認識

 

領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

 

(二)管理機制健全是做好檔案管理的保證

 

要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。

 

二、改進電力檔案管理的措施與途徑

 

(一)領導要提高對檔案工作重要性的認識

 

領導要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對電力的生產經營提供重要的信息資源作用，讓領導更好地了解過去、把握現在、預見未來。電力檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。領導要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事議程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。

 

(二)加強法制宣傳，提高“依法治檔”的自覺性

 

眾所周知，市場經濟是法制經濟，電力建設檔案工作同樣也要納入法制軌道。新的管理體制要求把電力檔案工作納入電力機關的自律行為范圍之內。檔案管理部門的宏觀管理主要通過制定法規和執法監督來體現。首先，要通過宣傳貫徹、落實國家有關機關檔案工作的內部管理體制及管理行為，強化檔案法制教育，不斷增強企業領導和檔案工作人員的檔案法制觀念。其次，市場經濟體制下的電力檔案，必須自覺依法治檔，用檔案管理部門機有關行業部門的相關政策、法規來約束自己的檔案行為，接受有關部門的監督檢查。同時，檔案管理部門要正確認識和處理行政執法與業務知道的關系，依據所有制多元化的特點，規范檔案管理工作。

 

三、深刻認識電力企業黨政綜合管理部門信息安全工作的重要意義

 

(一)電力企業在國民經濟發展中具有極其重要的地位

 

當今時代下，電力是社會和經濟運行的總開關，沒有電，一切就會迅速陷入全面癱瘓。2008年初，南方數省所發生的雨雪冰凍災害，把中國“煤電運”這種資源依賴性的弱點暴露無遺，充分體現出缺了電就沒有正常的社會生活。在現代化戰爭中摧毀電網就是克敵制勝的法寶，這絕非危言聳聽。因此，電力行業始終是國內外敵對勢力窺視的重點，近年來，針對電力企業的檔案信息安全攻擊的案例越來越多，這就要求我們切實增強檔案信息安全保密的自覺性，時刻保持警惕性。

 

(二)電力企業在市場經濟條件下必須保守商業秘密

 

多年以來，電力行業始終不渝地進行體制改革，電力企業作為競爭的主體逐步走向市場，以此來煥發企業的生命力。在全球經濟一體化的形勢下，市場經濟的主要特征之一就是優勝劣汰，而競爭的手段是五花八門眼花繚亂的，其中千方百計地獲取競爭對手的信息則是其中的主要手段之一。近年來，電力企業的國內外競爭對手出于各方面的考慮，特別是在經濟利益的驅使下，利用檔案信息管理工作的漏洞及失誤，竊取電力企業的一些商業信息。事實證明，保護檔案信息安全就是保護自己企業的利益。

 

四、加強有效防控，確保網絡檔案信息安全

 

電力企業已建立了統一的企業信息系統平臺，員工通過平臺，可以不用到檔案室就能隨時查詢檔案資料，大大突破了時空限制。因此在方便電子檔案信息查詢的同時，加強電子檔案的信息安全防控顯得十分重要。第一，在工作中要實行內部局域網和一切外網的物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全;第二，登陸企業信息系統平臺要設置使用權限和密碼，超時自動斷開;第三，非涉密計算機不能使用涉密移動存儲介質;第四，計算機要安裝“防火墻”及防病毒軟件并及時更新;第五，電子檔案庫房環境要符合溫度、濕度等相關標準，光盤檔案、磁盤檔案要放置于防磁柜當中，防止受磁場的干擾，電子檔案出入庫時要加強檢驗鑒定等等。

 

五、總結

 

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隨著時代的發展，檔案管理工作顯得十分重要，尤其是各級物價管理部門，其檔案管理工作更為重要。所以各級物價管理部門一定要高度重視檔案管理工作，增強對物價檔案工作創新意義的理解和認識，建立健全物價檔案管理制度，提高物價管理部門檔案管理人員的業務素質和工作能力，提高物價檔案利用價值。作為一個縣級物價局的檔案管理人員，我對檔案管理工作，有以下幾點想法：

一、當前物價檔案管理還明顯地存在很多問題，具體表現在以下幾個方面：

1、重視程度還不夠平衡。檔案工作的重視很不平衡，少數物價管理部門對檔案工作重視還不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然有的物價管理部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為本部門工作有效機制來抓方面還存在缺限。從我們檢查中發現，有的物價管理部門重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在職能各科室。客觀上講，行政執法檔案、重要業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法規定。

2、檔案室保管條件較差。多數物價管理部門還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數物價管理部門將檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別部門檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些物價管理部門辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難；而有些相對有條件的物價管理部門設置的綜合檔案室整體上也不規范；甚至有極個別的物價管理部門根本沒有對檔案進行保管，檔案資料象垃圾一樣堆放在某一角落。這樣，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失。這些問題的產生，究其根本原因則是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。

3、業務素質還相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。在上級部門最近的一次工作檢查中竟然出現：有的物價管理部門的檔案人員因一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性；有的物價管理部門的檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生；有的物價管理部門的個別領導和檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著為難情緒。有的物價管理部門領導對檔案人員思想、工作、生活上的關心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，給檔案工作發展造成了許多制約因素。上述問題不同程度地影響了檔案工作循序漸進地開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。

4、缺乏運用自動化對檔案管理方法進行改進。目前，一般檔案管理都是采用軟件管理，物價管理部門的檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的相對比較落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是缺乏對檔案工作重要性的認識，資金投入少，覺得不太有必要；二是目前檔案資料并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作，還沒有得到有效運用。

二、針對以上的檔案管理工作中出現的問題，我認為應該提出以下對策來解決：

1、各級物價管理部門要高度重視檔案管理工作。各級物價管理部門要加強督促，定期檢查，發現問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認真審查或審查把關不嚴的人員，要視情節輕重，給予批評教育直至紀律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據有關規定給予黨紀政紀處分，觸犯法律的，要依法追究法律責任；對工作不負責任、違反職業道德規范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調離或予以辭退。對發生違紀違規行為的物價管理部門部門，要限期整改；問題嚴重的，要責令立即進行整頓。

2、增強對物價檔案工作創新意義的理解和認識。檔案工作創新是適應知識經濟時代的需要。當前，在檔案內容不斷擴張的同時，存在著內容的陳舊性和檔案利用的局限性，在一些方面存在著明顯的不適應。作為檔案工作者，要深刻挖掘知識經濟時代檔案工作新的內涵和特點，具有廣闊的視野和開放的思維，適應今天的發展和變化，抓住時機，迎難而上，勇于探索，不斷創新，去除舊的檔案工作觀念，使檔案工作與時俱進。

3、建立健全物價檔案管理制度。

⑴制定歸檔制度。歸檔制度應明確規定各種文件材料的歸檔原則、歸檔范圍、文件的要求及歸檔時間，使其能夠全面地反映檔案管理情況，以便提供利用。

⑵安全保管制度。檔案保管工作，是實現維護檔案完 整和安全的重要環節和主要手段，安全保管制度必須充分考慮現有客觀條件，制定出與之相適應的安全保管措施。

⑶建立檔案保密制度。保密制度主要是利用檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求。

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1關于目標管理的概述

管理作為一個科學概念，發源于美國，以后推廣到西歐、日本，如今已受到世界各國的高度重視和廣泛運用。管理的目的就是運用有限的人力、物力、財力取得最大的效果，以實現希冀達到的目標。管理的實踐幾乎同人類的歷史一樣悠久，自古以來，人們就是結合在一起去完成共同的目標；因此，管理是一種社會責任，是促進工作取得成效的手段。管理的主要職能之一是計劃，計劃包括決定最終所要達到的目標以及決定實現既定目標的全部管理活動。“如果對所要取得的最終結果沒有一個確切的了解，那就不可能制訂任何有效的計劃。”這個觀點最終發展成為實用的管理技術――目標管理。

目標管理的概念源自20世紀50年代初期，可認為是計劃職能的一種體現，是實現工作計劃的一個行動基礎。從內容上包括以下四個方面：（1）確定實現的最終目標；（2）預測實現最終目標所達到的效果；（3）通過各種措施來執行實施計劃；（4）提出和貫徹指導實現預期目標活動的政策。“明確的目標能增進成果，不易實現的目標一旦被接收，其所帶來的成果比容易實現的目標所帶來的成果還要大。”在實踐中，有效的管理要求所有致力于實現最終目標的每一個方面都要有確定的目標。目標管理的最大好處是，它使管理者能夠把握住最終達到的目標，這種使命感可轉換成為更強烈的動力，推動其盡自身的最大力量把工作做好。

2檔案工作的目標管理

檔案工作目標管理，是以國家《檔案法》的規定為依據，并按照我國檔案管理的基本原則，科學地、全方位地針對檔案管理的各個環節，規定目標管理運作目標。從提高檔案管理水平，實現檔案管理法律化、規范化、標準化、現代化，更好地為我國社會主義現代化建設服務的目的出發，在檔案管理體制建設、計劃管理、檔案業務建設和檔案開發利用等四個方面，對涉及檔案管理的領導部門、人事部門、財務部門、業務技術部門、綜合管理部門、立卷歸檔部門和檔案管理部門提出具體的目標管理要求。

檔案工作實行目標管理的最終目的，是強化檔案工作的科學管理，促進檔案信息資源的開發利用，使檔案工作適應現代化發展需要。

我國把檔案工作目標管理確定為國家一級、二級和三級，其內容共包括四個考核范圍和十四個考核項目，并將十四個考核項目劃分為四十五項具體要求，從而確定了實現檔案工作目標管理的各個方面工作所應達到的目標，這樣就使得運作者能夠明確達到國家各級檔案管理目標的效果，并根據自身管理狀況，確定預期管理目標，從而采取各種有效措施，擬訂工作計劃，制定實現預期管理目標的政策、法規和規章制度，為最終實現預期目標而努力。

3如何實施檔案工作的目標管理

檔案目標管理工作是一項系統工程，它不僅僅是檔案部門的工作，還需要單位內部各部門之間的相互合作，共同運作完成，單靠檔案部門是不能做好檔案目標管理工作的。也就是說，檔案目標管理是一個總目標，而目標管理所涉及的各項工作是實現總目標的分目標，分目標實現情況直接影響著總目標能否實現。

具體到檔案工作目標管理標準及其考核內容來看，盡管其包括了四個考核范圍、十四個考核項目和四十五項具體要求，但如果按照部門、職責和工作任務進行分解、歸納，就能夠使檔案目標管理工作這個總目標在各個部門的具體分目標中明確起來，從而按照工作部門、工作職責和工作任務，制訂工作計劃，確定相應對策，把握分目標的實現要求。也就是使單位內部各個部門都能明確本部門在實現檔案目標管理的計劃中所擔負的分目標，并為實現本部門分目標做出努力。

按照檔案工作目標管理標準及其考核內容所提出的四十五項具體要求，各相關部門應擔負的分目標如下：

3.1單位領導決策部門的分目標

（1）確定一名領導分管檔案工作，及時解決檔案工作中存在的實際問題；（2）把檔案工作列入領導的議事日程和管理目標責任制；（3）在制訂發展規劃、工作計劃、經費預算計劃和有關規章制度時，要考慮檔案工作內容；（4）在安排有關重要工作會議、規范科技項目和主要技術業務活動時，要考慮檔案部門參加；（5）在機構建設和人員配備方面，要考慮本單位檔案工作崗位的實際需要，設立必要的檔案管理機構，建立檔案管理網絡，配備足夠的專、兼職檔案管理人員，并定期進行必要的培訓；（6）要在檔案隊伍穩定方面采取一定的保障措施，使檔案管理人員享受與科技管理人員同等待遇。

3.2組織人事部門的分目標

（1）按照集中統一管理的原則，建立與本單位工作相適應的綜合檔案管理機構；（2）配備足夠、勝任的檔案管理人員和文書人員，并在人員知識結構方面有所保證；（3）在職稱評定和福利待遇方面，檔案人員與科技管理人員相同；（4）在對干部和科技人員進行業務考核、晉級、職稱評定和獎勵評審中，要考慮其在日常工作中的立卷歸檔責任感和實際業績。

3.3計劃、財務等綜合業務部門的分目標

（1）把檔案工作列入發展規劃、年度計劃和項目計劃；（2）在單位事業經費中列入檔案工作專項經費。

3.4文書部門、業務技術部門的分目標

（1）將文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作列入有關人員的崗位職責，納入有關工作程序，并作為考核干部工作實績的內容；（2）確定文件材料的歸檔范圍、密級和保管期限；（3）熟悉本部門以單位辦文、行文的基本情況，建立本部門文書檔案預立卷制度；（4）考慮檔案部門參加有關重要會議和重要科技活動；（5）在各項技術業務活動中實行檔案“四同步”管理；（6）保證檔案的歸檔率達到98%～100%，完成率95%～100%；確保歸檔文件材料準確可靠；（7）保證歸檔案卷質量達到規定要求。

3.5檔案部門的分目標

（1）對下屬檔案部門和文書立卷、科技文件立卷進行業務指導和監督；（2）提出檔案管理長遠規劃、年度計劃、財務計劃和培訓需求；（3）宣傳貫徹、組織實施國家和專業系統有關檔案管理規章制度；（4）歸檔案卷質量達到規定要求；（5）建立檔案人員崗位責任制，組織實施檔案管理網絡活動；（6）建立有關檔案管理全過程的管理規章制度；（7）建立符合國家要求的檔案保管環境，滿足庫房容量和安全保護要求；（8）采用現代化管理方法；（9）建立5種以上查找途徑的適用檢索工具，檔案著錄符合國家規定；（10）開發檔案信息資源，開展檔案資料匯編和信息加工，把檔案部門建設成本單位的檔案信息中心。

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1.檔案意識淡薄，歸檔不齊全。高校科研檔案收集的準確性與完整性的統一是保證存檔材料質量的前提，然而由于高校科研人員對檔案知識和管理法規知之甚少，普遍存在檔案意識淡薄的傾向，出于對技術成果保密原因，科研人員往往將科研活動中形成的重要記錄、原始數據與關鍵材料等過程性文件料私自留存，如有的科研課題有開題報告，缺論證意見，或者只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、技術報告、實驗記錄、成果鑒定及推廣等方面的資料。還有科研人員不了解歸檔范圍，只知紙質材料需歸檔，不知其他載體如光盤、照片、錄像帶等材料也要歸檔。也有些科研人員擔心獲獎證書、專利證書、鑒定結果等原件上交了自己用起來不方便，所以自留原件，只交復印件，導致科研檔案材料復印件過多。諸如此類現象勢必影響科研檔案的完整性、系統性和利用價值。

2.制度不到位，職責不明確。目前，大多數高校雖制定出科研檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的科研檔案管理規章制度和對課題組進行檢查的約束機制，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，管理部門的人員只能是要求課題負責人把他們的成果歸納完整，材料上交齊全，但主辦人交與不交根本無法控制，他們拿什么材料就歸什么材料，檔案管理人員對歸檔要求也只能在口頭上作一些說明、解釋而不能強求，監管力度非常小，這使得高校的科研檔案管理工作時常處于半失控狀態之中，從而造成科研管理工作與科研檔案管理工作嚴重脫節，“四同步”管理原則無法從根本上得到貫徹落實。

3.科研檔案的過程管理未受重視。高校科研管理部門是科研課題主管部門與課題組、課題組與檔案管理部門之間的橋梁與紐帶，是來源性文件和成果性文件的匯集點，在科研檔案建設中本應發揮主導作用。但是在高校科研管理工作評估中往往把科研課題級別、經費、成果鑒定或獲獎成果、成果轉化和推廣情況等作為衡量高校科研水平的重要標志和考核高校科研管理工作的重要指標，因此這些立項、經費及成果管理等受到高校科研管理部門的高度重視，成為高校科研管理工作的重點和核心，而科研檔案的過程管理往往由于其長期性、事務性、瑣碎性的特點而不受重視，從而造成科研管理過程中科研檔案建設力度不夠。

二、加強高校科研檔案管理工作的對策

1.加強宣傳，提高各級人員檔案意識。要使科研檔案工作順利開展，必須堅持廣泛、深入、持久的檔案法規宣傳，通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》和《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，使各級領導、科研管理部門和科研人員提高檔案法制觀念，認識科研檔案管理工作的重要意義，尤其認識到科研檔案管理工作對保證和促進高校科研工作所起到的重要作用，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作。尤其讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責。

2.加強學習，提高科研檔案管理人員綜合素質。提高科研檔案管理人員整體素質是做好科研檔案管理工作的前提。科研檔案管理人員不僅要有端正的工作態度，高度的責任感，還要能不厭其煩、主動加強與課題負責人的聯系，認真檢查、指導和督促課題負責人收集、整理各類科研材料并及時歸檔。這就需要科研檔案管理人員具備較高的思想政治素質、科研管理素質和豐富的檔案管理知識。為此，檔案管理部門應注重加強科研檔案管理人員的檔案法規學習，并定期組織其參加業務知識和計算機網絡化培訓，幫助科研檔案管理人員及時掌握新形勢下科研檔案管理規范程序。

3.強化管理，建立健全的科研檔案管理制度。建立健全的科研檔案管理制度是科研檔案管理工作走向規范化的關鍵。高校科研管理部門和檔案管理部門應明確職責，密切配合，履行各自的職能，建立健全適應新形勢下的科研檔案管理制度，對科研檔案的歸檔時間、保管期限、歸檔范圍、整理要求、保密規定等要做出明確規定。在制度中真正落實“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍；同時做到“四同步”，即下達科研任務與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步，上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科技檔案歸檔情況同步。如要求結題的項目須持科研檔案員開具的歸檔情況證明才能召開結題鑒定會，評優的項目須持科研檔案管理員開具的歸檔情況證明才能參加評優。此外，還要制定科研檔案保密及知識產權保護的相關規定，強調須嚴格遵守保密法規，在利用時限定使用范圍，對于一些有產權的，要保護其產權不受侵犯，還要保證他們隨時都能便捷地利用到所需的科研檔案，從而使科研人員放心地將檔案材料移交到檔案部門。同時，在制度中還要制定一些制約措施，如把個人科研檔案的歸檔情況與年終工作實績考核掛鉤。

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一、引言

在現代信息化技術高速發展并得以普遍應用的基礎上，信息化管理已經成為檔案管理工作的發展目標。可以說，依托現代信息技術實現檔案資源信息化管理，將大大提升檔案管理工作的效率，使檔案信息資源得以充分開發和利用。對于檔案管理部門而言，必須積極更新觀念，實現檔案信息化建設，這是目前檔案部門的重要工作內容之一。

二、檔案管理現代化的意義

在我國社會經濟高速發展以及各類新型的現代信息技術得以廣泛應用的基礎上，日后的檔案管理工作必然實現信息化建設的轉向。因此，各級檔案部門必須對檔案信息化建設工作的重要性給予高度重視，在人力、物力等方面加大投入。本選題以這一問題的分析為研究切入點，以期為我國各級檔案管理部門的信息化建設提供有益的參考。

（一）是檔案管理發展的必然途徑

從發展的角度來看，現代化檔案管理是檔案工作未來發展的必由之路。受檔案事業發展的直接影響，檔案的規模、數量等處于不斷攀升狀態，從而使得檔案管理工作面臨諸多的考驗。與此同時，社會公眾對于檔案資源的開發、利用訴求也對傳統檔案工作提出了更高的要求，公眾期望檔案部門能夠在其有開發、利用需要時，能夠為其提供所需的檔案資源，以便滿足其檔案開發、利用訴求。傳統以人工為主的檔案資源收集、整理的方式，難以有效應對現階段檔案工作的實際發展要求，進而對檔案事業整體的良性發展產生阻滯性影響。有鑒于此，各級檔案管理部門應當積極著手進行檔案管理模式的創新。同時，檔案管理部門應當立足于當前信息技術的發展水平，將各類新型的信息技術應用于檔案管理工作之中，從而使檔案工作步入新的階段。

（二）是社會主義市場經濟對檔案工作的要求

從市場經濟發展的角度來看，檔案管理工作必須實現現代化轉向。具體而言，作為檔案管理部門必須正視社會經濟發展對傳統檔案管理工作的創新要求，進而積極制定和出臺與之相匹配的應對策略，使檔案工作實現全新的發展。從以往檔案管理工作的模式來看，其與現代公眾對檔案資源的開發、利用訴求存在不小的差距，有鑒于此，檔案部門應當充分依托現代信息技術，使公眾的檔案開發、利用訴求在最短的時間內得以滿足。因此，實現檔案管理現代化建設，既是我國現代化建設的重要組成部分，同時也決定著我國檔案工作在新時期能否發揮應有的作用和價值。

三、檔案管理現代化的推進策略

檔案管理現代化推進過程中，要不斷強化檔案管理人員的培訓，注重現代化管理模式的應用，以便提高檔案管理現代化水平。

（一）強化檔案管理人員的培訓

從人力資源建設角度來看，檔案管理工作者所從事的工作為知識管理活動，因此各級檔案管理部門應當注重對檔案管理工作者信息化技術應用能力的培養，通過這樣的方式，使檔案管理人員具備扎實的信息化處理和應用能力。此外，考慮到計算機對數據的高速處理能力，為從業人員提供了先進的技術手段和管理模式。從檔案資源保管的角度來看，從業人員應當依托現代化信息存儲技術，盡可能地延長檔案資源的使用壽命，所以，檔案管理從業人員必須進行自身知識與技能的同步更新和提升。因此，檔案管理工作者應積極提升自身計算機水平，以適應信息技術發展對傳統檔案管理工作帶來的全新機遇和挑戰。如若不然，則將導致檔案管理工作停滯不前。

（二）注重現代化管理方式的推進

檔案部門應當充分依托現代信息技術，實現檔案管理模式與管理方式的創新，唯有如此，方可切實向檔案管理現代化邁出堅實的一步，進而確保檔案管理工作同當前社會發展相契合。從以往檔案管理工作的情況來看，個別單位領導長期忽視該項工作，未能創設規范化的檔案管理制度，因此難以使本單位的檔案工作達到現代社會發展的內在要求。有鑒于此，各單位應當積極進行檔案工作規范化建設。另外，部分檔案從業者未能形成現代化檔案管理意識，在日常工作中因循守舊，進而影響到現代化檔案管理工作建設的進程。作為檔案從業人員，應當注重管理服務理念的創新，同時從個人職業發展層面積極進行現代信息技術手段的學習和應用，并對域外先進國家和地區的檔案管理工作模式進行大膽的借鑒，這樣一來，將保證現代化檔案管理工作取得預期的成效。

（三）加大投入力度，提高檔案管理現代化水平

受長期以來公眾檔案意識薄弱的影響，傳統的檔案管理工作往往面臨經費不足、管理層重視程度不高等問題，而這些問題的存在，使得檔案資源保管的安全性受到一定程度的影響。經費不足是檔案管理走向現代化的最大問題。 為此，應關心和支持檔案管理現代化工作，給予檔案工作人力、物力、財力保證，培養現代化檔案管理人才，將檔案現代化管理納入到單位的工作計劃并對其進行考核；再次建議各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室，加大硬件投入，提升檔案資源保管安全系數。

四、結語

隨著我國社會經濟的高速發展以及國家綜合國力的提升，各級檔案管理部門必須積極進行工作理念創新，通過現代化信息技術的應用，以及從業人員電子信息技術應用能力的培養，推動我國檔案管理工作實現現代化發展。

參考文獻

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教學檔案是學校教學活動的真實記錄，它是在學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。

1中職學校教學檔案管理的主要內容及特點

1．1中職學校教學檔案管理的主要內容

學校以教學為中心，教學活動是學校教育工作的主體。中職學校教學檔案歸檔范圍應包括教學管理活動中形成的各種材料，其內容主要有以下幾種類型：

(1)綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃及名種會議記錄等。

(2)規章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。

(3)課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。

(4)學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業和精品課程的申報論證，評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。

(5)學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。

(6)教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。

(7)招生就業類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料；畢業生就業率、就業情況反饋等材料。

1．2中職學校教學檔案管理的特點

(1)來源渠道多、涉及面廣泛。

教學檔案來自教學活動的各個環節和教學活動的全過程，也包括上級各教育主管部門對教學工作、教學改革和人才培養等方面的指令、規定及條例等。教學檔案既涉及到上級有關部門，也涉及本單位的教研室、實驗室、實訓基地以及教學管理部門和學生工作部門等；人員涉及到各級領導干部、教師、教輔人員、行政管理人員和學生等。

(2)形式多樣。

由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能如實反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。數學檔案原始資料應包括紙質的、圖片、音像、電子稿、光盤等。

(3)專業性強。

除普發的一般性文件外，教學內容是由名個不同學科、專業組成的。不同學科專業人才的培養采用不同的方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學內容，提出不同的培養要求，實現不同的培養目標。各專業的教學工作不同，顯示出不同專業各學科的差異性、系統性和科學性。

2中職學校教學檔案管理中存在的問題

2．1教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識

大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置，檔案管理條件的完善，管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔。造成檔案材料采集困難。轉貼于

2．2缺乏正規的指導和系統的規劃。沒有系統的管理。導致檔案管理混亂

中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規的指導和系統的規劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。

3加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策

3．1系統管理，完善檔案管理機制

學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出教學學校日常工作中的地位和作用。及時調整檔案工作的機構設置，實行統一領導、分級管理的原則。設置綜合檔案室，由一名校長負責統一管理全校檔案工作。各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務千事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統一管理本部門、本系統的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。

3．2明確責任，強化檔案管理意識

教學檔案的收集整理，不只是少數人的事情，而是全體人員的共同責任。同時建立健全各項規章制度，落實措施。規章制度是檔案管理的重要組成部分，要通過制度建設，強化監督指導和落實，加大管理力度。

篇（7）

獨立學院已有十多年的辦學歷程，屬于民辦性質，是高等教育的重要組成部分，其教職工采用聘用制的用人機制。按照國務院辦公廳《關于加強民辦高校規范管理引導民辦高等教育健康發展的通知》（[2006]101號）：“各地政府人事部門所屬人才交流服務機構負責管理民辦高校教師的人事檔案。”獨立學院教職工人事檔案絕大多數托管在學院所在地人才交流服務中心。獨立學院人事檔案工作雖然取得了很大的發展，但尚有許多不足的地方，這里面既有獨立學院自身存在的問題，也有人才交流服務中心和社會環境方面的問題。

為使人事檔案更好地為獨立學院規劃、預測和制定人才培養計劃提供準確的信息，為考察、任用人才提供參考依據，同時也為維護和保障教職工的個人權利提供法律憑據，筆者根據多年在人事部門工作的經歷，提出一些看法和措施。

一、獨立學院人事檔案中存在的問題

1.人事檔案管理制度不夠完善

由于獨立學院普遍辦學歷史短，工作重點是學科建設、學風建設等教學工作，教職工人事檔案建設目前還是處于邊緣化的地位，沒有引起學院足夠的重視，沒有把檔案工作放在應有的位置，人員、經費、管理還不十分到位，檔案管理制度沒有做到規范化、制度化。獨立學院人事部門沒有完善的歸檔制度和章程，人才交流服務中心檔案部門又缺乏有效的控制和制約機制，使得人事檔案的收集、歸檔、保存等制度得不到落實，不能適應獨立學院對人才隊伍的考察選拔、規劃預測、開發利用等工作的需要。

2.人事檔案材料記載不連續、缺乏完整性

獨立學院聘用的大多數是青年教職工，有些教職工畢業后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業后工作的工齡、業績、職務、職稱等經歷進行延續的記載，無法體現其工作業績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。

3.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位

獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員。兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經過專業的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。

獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業技術職稱資格材料、工資調整材料、后續教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現個人經歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經歷產生空白的嚴重后果。

4.獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾

獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產生了矛盾。

其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯系非常少，缺乏協調溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度。獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。

其二，檔案管理與利用產生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養、開發及預測上無法為獨立學院提供高質量的服務。

二、改進的意見和措施

1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規范化建設

獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發的重要資源，是個人經歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現，是發現人才、選拔人才的重要依據，在獨立學院發展中處于基礎性的地位。

獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規為依據，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化和現代化的軌道。

2.加強人事檔案宣傳力度，提高教職工的檔案意識

獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。

經過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發展軌道。

3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯系與溝通

人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現的問題進行研究與探討，互相交流經驗，共同把檔案工作做好。

4.加強人事檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員的素質，專業水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業的發展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。

由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。

人才交流服務中心檔案管理專業隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業人員。

另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規和檔案業務知識的培訓，提高他們的業務水平，才能保證檔案收集、整理的質量。

這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業務指導的過程中會發現新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協作把檔案工作做得更好。

5.加強人事檔案信息化建設

獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統紙質的人事檔案，制作成數字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現遠距離地對人事檔案信息庫進行動態管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。

參考文獻

[1]杜玉蘭.論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策[J].北京檔案，2012（6）：36-37

篇（8）

中圖分類號：F433 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）20-0201-02

前言

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作日益受到單位領導的重視。文書檔案收集作為檔案管理工作的首要環節，起點工作必須要做好，只有這樣，后續的檔案管理工作才有質量可言，才有可能形成良好、健全的檔案管理體系。從而保證檔案管理效率和質量的提高，進而促進我國檔案事業的繁榮發展，滿足社會進步和人類發展的需求。

一、文書檔案收集工作存在的問題

（1）文書檔案的歸檔分類不齊全

文書檔案的收集工作是現階段很多單位基層檔案室的首要工作內容，往往忽視了科技檔案和專門檔案的收集，特別是新型檔案的收集和歸檔工作，例如電子檔案和聲像檔案的重視層度普遍不高。這樣一來，單位基層檔案室中的文書檔案材料較為單一，沒有有效的管理具有較大利用價值的檔案，滿足不了單位內部對檔案的需求，從而對單位檔案管理工作質量的提高造成不利的影響。

（2）收集工作人員缺乏工作意識

在收集文書檔案的過程中，單位內部各部門工作人員的檔案意識普遍不高，對于日常工作中形成的檔案文件并不是很注意，更別說是積累和保管了，這樣一來，很多的文書檔案原始材料就會不知去向，到年終整理檔案的時候，有多少文書檔案就整理多少。一些重要的工作環節，因為對于原始文書材料的積累不注重，從而使文書檔案的歸檔工作造成不利的影響。此外，對于單位內部的業務部門開展的工作，檔案管理部門是不了解的，因此，監督和知道工作只是一種表面形式，從而導致文書檔案收集工作的開展難度較大，而收集的原始檔案材料并不齊全，也不完整。

（3）文書檔案收集工作考核標準太籠統

在檔案工作規范化的管理過程中，文書檔案收集工作在形式上是存在考核的，但是考核的標準過于籠統。沒有設置硬性的標準進行文書檔案的收集工作，而知識對文書檔案材料是否收集齊全完整進行籠統的檢查。文書檔案的歸檔率也不是很真實，只是為了應對檢查也做出來的，存在自欺欺人的現狀，將實際的歸檔數看作是已經完成的歸檔數，所以說，這種考核的標準不具有任何的現實意義。

（4）文書檔案部門培訓力度不足會影響檔案的收集歸檔

機關單位的檔案管理部門在收集文書檔案時，會通過電話的形式通知給單位的各個部門，并告知其文書檔案收集的范圍和具體的收集時間，但是檔案收集的針對性并不是很強，因此，文書檔案收集工作的重要性在這個過程中并沒有得到充分的體現。單位內部各個部門的工作職能和工作性質存在較大的差異，文書檔案也會呈現多元化的情態，并且各個部門的文書檔案材料的個性也比較強。因此，在文書檔案的收集工作開展之前，檔案管理部門進行專業的培訓工作，并進行細致的知道，從而提高工作人員的文書檔案收集工作的水平。然而在實際的收集工作中，單位的檔案管理部門并沒有有效的開展這項活動，從而影響到了文書檔案收集工作的質量。

（5）檔案管理制度不規范

目前我國幾乎所有的機關單位都建立了檔案管理制度，但仍然有個別機關單位文書檔案管理缺乏完善的規章制度，存在各部門分工不明確，職責不清晰，操作流程不規范，主觀隨意性較強等問題。比如，很多事業單位盡管制定了檔案管理制度，但并沒有將檔案管理制度融入到機關單位的所有部門和人員，導致檔案管理工作缺乏合力；個別事業單位盡管制定了完善的檔案管理制度，卻不能遵照制度執行，由于檔案管理制度缺乏執行力，直接導致檔案管理制度形同虛設。

（6）資料整合能力不強

文書檔案的收集工作，除了要求工作人員應該對相關資料及時收集之外，對工作人員的整合能力也有較高的要求。根據相關調查表明，目前我國文檔的收集工作中，工作人員經常因為對資料的分類整理不明確導致一些資料的遺失和工作效率的下降，從而影響整個檔案管理效率，造成辦事效率和工作能力的降低，在很大程度上影響了企業的發展。例如：如果檔案資料沒有進行明確的分類整理，當工作中需要一些資料時，相關人員很難快速、準確的將資料找出，我們都知道“時間就是金錢”，很有可能就是因為在資料的整理時工作人員沒有進行合理的分類整理，耽誤了會議的時間，失去一些機會，從而降低了機關單位的辦事效率。

（7）對材料的真偽辨別不明

一般來說，文書檔案收集工作應該按照一定的工作流程進行，在檔案的收集時應該認真仔細的對相關資料進行真偽鑒定。如果收集的資料失去了真實性，那么整個收集、歸檔等工作都屬于無用功，沒有實際的工作意義，也失去了檔案的利用價值。在進行文檔的收集工作中需要注意的是，應當對文檔資料的原件和復印件分開存放，以避免資料的遺失造成企業工作無法正常的運行。

二、解決文書檔案收集工作問題的有效措施

（1）加強宣傳教育，強化全員檔案意識

檔案部門可以通過單位內部網絡、刊物、報紙等媒介宣傳檔案收集工作，將檔案收集工作的重要意義、檔案工作違紀違法的規定滲透各個業務部門，引起各業務部門領導對單位檔案工作的重視，增強全員的檔案積累、保護和收集歸檔意識。另外，檔案工作人員也要經常向上級領導匯報單位檔案工作動態及面臨的困境，爭取得到有關領導的支持。同時做好檔案的利用服務工作，以利用的高效性進行宣傳，引起領導的重視。

（2）完善收集歸檔制度，確保材料齊全完整

檔案部門工作人員由于不熟悉各部門業務工作，所以要在國家有關歸檔范圍指導性文件的參考下，和各業務部門工作人員溝通協商，共同制定和完善本單位詳盡的歸檔范圍和保管期限表，使其具有操作性和明確性，并建立健全切實可行的收集歸檔制度，將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”等要求貫穿其中。

（3）增強檔案人員主動收集意識

長期以來，檔案收集工作一直處于被動收集的局面，你來交我就收，你交多少我收多少，到時候如果查找不到，就說材料沒有歸檔，似乎與檔案人員毫無責任。這種思想一定要改變，觀念一定要更新，檔案人員要正確認清自己的角色。做到“腦勤、嘴勤、腳勤”，可以通過辦公部門或年初召開單位專兼職檔案人員會議，了解各業務部門年度工作計劃，掌握主要工作項目和時間安排，便于及時督促相關人員做好材料的積累、保管和定期歸檔，變過去的被動收集為主動收集，讓部門工作人員時刻感受到檔案的重要性，贏得大家的支持。

（4）文書檔案收集工作考核標準要有明確性，不可籠統無操作性

在收集工作考核時，要抽樣檢查某個工作項目，并結合業務部門針對此項工作的工作安排、步驟及完成情況，逐步檢查材料是否齊全完整，而不是簡單地用一個歸檔率來說明收集材料的齊全完整性。對于表現優異的工作人員 ，應當給予適當的表揚和嘉獎，反之，對于在工作中的工作人員，必須給予嚴厲的懲處，例如：適當的扣除部分工資，通報批評或者進行再學習教育等等。這樣可以避免一些自欺欺人現象的發生，使檔案部門和業務部門工作人員都能從思想上高度重視起來，更好地在日常工作中做好材料的積累和收集歸檔，也能促進檔案人員對部門相關工作的關注及材料收集工作的督查。

（5）加大培訓指導力度，強化收集歸檔工作

檔案部門每年在年初和年末都要召集單位內專兼職檔案人員分別開一次碰頭會。年初就各單位年度重點工作計劃進行調查摸底，并反復強調材料形成、積累、收集、歸檔工作的重要性和相關要求，落實好各單位責任人員；年末歸檔前要再次強調檔案歸檔工作的要求，便于大家及時整改，對于各部門提出的問題，要共同交流，加以解決。

（6）建立健全事業單位檔案管理制度

各單位應完善細化單位檔案管理規定，對現有檔案管理制度進行清理和完善，對于那些已經過時的檔案管理制度要進行清理，嚴格規范檔案的收集、整理、歸檔、統計、移交、銷毀等規定，有效地保護和利用檔案。同時，還要加強檔案管理制度的執行力建設，加強檔案管理人員教育和培訓，建立檔案管理激勵約束機制，確保檔案管理制度規范化。

三、結束語

綜上所述，在整個檔案管理的過程中，文書檔案收集工作是一個極為重要的工作環節，與檔案管理中其它的環節相比，其具有較強的特殊性，其是進行檔案管理的首要環節和起點，只有做好文書檔案的收集工作，檔案管理后續環節的開展才能夠順利。其是檔案資源體系建設中的重要組成部分，因此在檔案三大體系建設中具有重要的地位。如果文書檔案的收集工作沒有做好的話，完整的檔案管理是不能夠形成，健全完善的檔案管理制度也談不上了，所以說，做好檔案管理的前提是做好文書檔案的收集工作。

參考文獻：

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[4] 遲曉云.試論新形勢下的檔案收集工作[J].價值工程，2010（24）

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

項目工程檔案是建設工程不可分割的一部分，對日后查閱項目資料、維護檢修、管理等工作具有非常重要的意義。現代工程檔案的管理越發受到重視，各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設單位不夠重視，以及檔案的制作的不規范，工程建設檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強其管理，是建設單位值得深究的問題。

1、項目工程建設檔案工作的現狀

1.1 各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進入依法管理、規范發展的軌道。

為了進一步規范項目工程建設檔案的管理,確保工程建設檔案的完整、安全和科學管理,更好地為城市規劃、建設和管理服務, 近年來, 廣東省各級建設主管部門按照有關建設、檔案方面的法律、法規和規章, 切實履行監督指導職能, 不斷加大對工程建設檔案工作的監管力度, 使全省工程建設檔案工作發生了深刻變化, 出現明顯進步, 逐步進入依法規范管理的發展軌道。

1.2 項目工程建設檔案工作普遍得到建設單位、施工單位、監理單位等參與工程建設的各類單位的高度重視, 參建單位領導和檔案人員的檔案意識普遍增強。

通過檔案法律法規的宣傳, 各建設項目在加強工程管理的同時, 加強了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認識到工程檔案是工程質量的重要環節, 自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和崗位責任制, 切實解決工程建設檔案工作中出現的問題, 建立起適應新的基本建設管理體制, 運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系, 工程建設材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進度同步進行。

1.3 項目工程建設檔案管理的基礎業務工作普遍加強, 為工程建設和質量管理發揮了良好的服務作用。

建設單位從項目籌劃開始, 就注意貫徹有關工程檔案管理的標準、規范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業務基礎工作, 加強工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設同步進行, 保證了工程建設與管理對檔案的利用需要。

2、項目工程建設檔案工作存在的主要問題

2.1 工程建設檔案材料的完整性、準確性和真實性不強, 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設檔案的使用價值很大程度上體現在檔案材料的完整性、準確性和真實性三個方面, 而在這三個方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時, 相關人員簽章不完備, 檔案材料出現缺損、錯誤找不到人負責的現象時有發生, 甚至有的工程直到即將竣工驗收前, 才組織有關人員突擊補制檔案。

2.2 單位重視工程建設檔案管理的程度不強。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業重施工質量、進度, 輕檔案管理的現象普遍存在。

2.3 檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關標準和規范要求。

3、做好項目工程建設檔案工作的對策

3.1 增強檔案意識, 嚴格履行職責

（1） 建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時, 與建設單位簽訂工程建設檔案責任書, 明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務, 并監督執行。

（2） 建設單位在工程開工前, 應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求, 以正式文件的形式印發, 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關資料, 使應當歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。

（3）在工程建設過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環節, 應有明確的工作程序和工作規范。這個程序應由建設單位按照當地城建檔案管理部門的具體要求,由施工單位和監理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設檔案工作計劃和工作規程既符合工程進度的要求, 又符合檔案管理的要求。

（4）在主體工程結束后, 各單位( 部門)應將全部工程文件、圖紙及相關資料收集齊全完整, 經系統整理后, 及時向建設單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應有高度的責任感和檔案意識, 主動與建設單位檔案人員和城建檔案管理部門聯系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。

3.2 要強化項目工程建設檔案的全過程管理

（1） 在工程檔案的管理中, 也要樹立質量管理意識, 充分運用合同條款, 按照檔案管理的有關規定, 實行全過程管理, 提高工程建設檔案的編制質量。建設單位的領導要關心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設計單位、監理單位分別簽訂工程建設合同的同時, 應將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據合同進行工程竣工檔案的驗收。

（2） 要將檔案工作與經濟效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質量, 這樣就能使工程技術人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實責任, 提高他們認真編制檔案的積極性和責任心。

（3） 項目設計單位要按照建設單位的合同、協議規定, 編制與工程建設實際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設單位應當按照國家有關規定給予一定報酬。

3.3 強化檔案收集意識, 正確運用行政監督手段

城建檔案管理部門要正確運用行政監督手段, 加強工程建設檔案的行政管理和監督。城建檔案管理部門要經常深入工程建設現場, 對城建檔案法律、法規和本地城建檔案管理部門具體要求的執行情況進行監督,對建設單位、施工單位和監理單位的檔案工作進行業務督促和檢查。通過經常性的監督檢查, 促進工程建設檔案各項管理工作的落實。

4、結語

對項目工程建設檔案工作, 要加強宏觀監控,不斷完善管理法規體系, 要積極配合, 加強協作, 努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環境; 要積極探索適應市場經濟體制的檔案管理模式, 工程建設檔案就一定能達到完整、準確、系統的要求, 工程建設檔案也一定能為城市建設發揮更好的社會效益和經濟效益。

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固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。

2.項目檔案價值高，保存利用意義大

項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。

二、對建設項目實施全過程管理的措施

1.建章立制，規范管理

及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協調合作，同時還需要通過完善各項規章制度規范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據上級部門頒發的關于固定資產投資項目檔案管理規范和有關檔案管理的法律法規，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。

2.緊抓源頭，控制過程

固定資產投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協調，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。

(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節和滯后。

(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協調會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發現問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。

(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業檔案內容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規范。從項目檔案完整性、準確性、系統性三方面進行系統檢查，發現問題及時整改，以保證項目檔案的質量，做好項目檔案的末端控制。

篇（11）

1.檔案工作中存在的問題簡析

1.1嚴重缺乏檔案征集的意識

受傳統觀念的影響，當前我國檔案工作人員仍然沿用傳統的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動征集檔案的意識，不愿主動走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴重制約了檔案征集工作的順利進行。此外，由于對檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導致社會群眾及一些單位的領導對檔案征集工作的認識不到位，不愿配合或支持這項工作。

1.2缺乏完善的檔案征集機制

新時期下，隨著相繼出臺《檔案法》及其《實施辦法》，同時一些地區也根據實際情況制定了相應的規定，在一定程度上有效地促進了檔案征集工作的發展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關法律法規存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關組織保障體系，從而嚴重阻礙了征集工作的發展進度。

1.3檔案征集方式較滯后

當前我國各級檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經費、庫房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動宣傳、被動接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場相聯系，不能全面了解檔案資料情況。

2.對檔案工作規范化管理的探討

為了對檔案工作加強規范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴格規范檔案征集工作中的各個工作步驟和工作流程，制定相關的規定和制度，作為檔案征集工作管理的依據。只有從源頭上規范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規范化管理。

2.1制定合理可行的工作計劃

在檔案征集工作的整個流程中，提前制定合理可行的工作計劃對整個征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評估和鑒定征集對象的重要依據之一。一般來說，檔案征集計劃的主要內容包括征集的方式、原則、標準及范圍等，檔案工作人員應該熟悉并明確每個階段的征集目標，包括明確征集的重點以及整個征集過程的各項經費預算等。征集的檔案應交由征集人員進行分類歸檔管理，由本單位的財務人員實行對檔案的接收。檔案工作人員應根據征集對象的評估報告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協議、征集過程中的經費支付憑證、專家鑒定回憶的會議記錄及檔案點交記錄表等方面對檔案進行歸檔。

2.2提出征集意向，做好檔案評估

在檔案征集前，應由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準備好相關的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請表、征集對象原件及相關材料。通過上交檔案征集意向書，可以確認征集對象的持有人是否完全自愿地出讓征集對象，為了更好的提出意向，必須認真記錄清楚征集對象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對象的名稱、所屬年代、出產地及數量等基本情況明確記錄在案，對持有人所提出的要求包括對所有權的分配情況等也應一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續工作有序的進行，工作人員還應登記持有人的有效聯系方式并請對方確認簽名。檔案征集表的準備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評估專家。

2.3召開專家鑒定會