檔案工作論文大全11篇

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篇（1）

檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負(fù)責(zé)為主，但實(shí)踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，筆者以為應(yīng)該采取以下措施:

一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

二、嚴(yán)格公文的制發(fā)

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因?yàn)槌睗駮构獗P片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。

四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量

篇（2）

設(shè)。多年來，經(jīng)檔案行政主管機(jī)關(guān)和有關(guān)市縣級單位的共同努力，大多數(shù)單位通過了檔案目標(biāo)管理等級標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，全面提高了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案綜合管理水平，形成積累了一大批保存價(jià)值大、整理質(zhì)量好的檔案資源，為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

然而，我們也應(yīng)清醒的看到，近年來，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作的鞏固發(fā)展情況并不令人樂觀。從臨滄市、縣級單位檔案工作現(xiàn)狀看，新情況不斷發(fā)生，老問題又恢復(fù)重現(xiàn)，新老問題交織在一起，給檔案室工作的向前發(fā)展造成了嚴(yán)重障礙。主要表現(xiàn)在：少數(shù)單位檔案法制意識淡薄，不依法履職的現(xiàn)象在一定范圍內(nèi)不同程度存在，檔案管理混亂的落后狀況得不到及時改變；部分單位檔案目標(biāo)管理達(dá)等級標(biāo)準(zhǔn)成果不能鞏固發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)出現(xiàn)倒退，不能按時完成年度歸檔，檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格；新領(lǐng)域、新單位的組織者或當(dāng)事人，不明白怎樣建立并開展檔案工作，單位成立初期，文件材料收集不齊，檔案管理混亂現(xiàn)象較普遍；一些單位隨著機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變更，沒有及時配備檔案人員，檔案工作出現(xiàn)了斷層現(xiàn)象。

針對上述存在問題，究其原因可能很多，但歸結(jié)起來，主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑，沒有堅(jiān)持依法治檔，無章可循，無徑可行而造成的。突出表現(xiàn)在責(zé)任不落實(shí)，無人具體管；任務(wù)不明確，不知怎么做；檔案專業(yè)技能欠缺，做不好。因此，把握開展檔案工作基本途徑，堅(jiān)持依法管理，認(rèn)真做好檔案室工作是對各立檔單位的客觀要求。

二、做好市縣級單位檔案工作的基本途徑

確保市縣級單位檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，涉及的具體工作內(nèi)容雖然很多，但是，萬變不離其宗，只要牢牢把握住開展檔案工作的基本途徑，其他問題就能迎刃而解，抓住了關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案室工作就會得到鞏固發(fā)展。經(jīng)多年的工作實(shí)踐總結(jié)，筆者認(rèn)為，做好各單位檔案室工作的基本途徑就是：建立健全檔案工作體制，堅(jiān)持依法辦事；明確職責(zé)任務(wù)，切實(shí)履行職責(zé)；掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理。

（一）、健全檔案工作體制，堅(jiān)持依法辦事

建立健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，形成開展工作的有效運(yùn)行機(jī)制，提供堅(jiān)強(qiáng)組織保證，是做好檔案工作的根本前提。當(dāng)前一些單位檔案工作不能正常開展，最關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是隨著單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的變更，檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員沒有及時調(diào)整充實(shí)，出現(xiàn)了無人管的不良狀況。綜合檔案室形同虛設(shè)，發(fā)揮不了職能作用。各級各立檔單位必須提高檔案法制意識，依照檔案法律法規(guī)，健全完善檔案工作管理體制，保證檔案工作依法開展。

《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》都明確規(guī)定：國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)和配備檔案人員，負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對下屬單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督指導(dǎo)。健全機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案工作體制，實(shí)質(zhì)上就是成立檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)分管，有專人具體負(fù)責(zé)，這種管理體制的形式，就是要成立并健全各單位的綜合檔案室，發(fā)揮其管理職能作用。多年檔案工作實(shí)踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)，確定綜合檔案室主任和檔案人員，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。綜合檔案室負(fù)有集中統(tǒng)一管理本單位檔案和監(jiān)督指導(dǎo)所屬單位檔案工作雙重職能，既要對本單位全部檔案實(shí)行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。又要切實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)好下屬單位的檔案工作。

在健全檔案工作體制的基礎(chǔ)上，要堅(jiān)持依法管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的“有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)、違法必糾”，用法制保障檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。各單位堅(jiān)持依法管理檔案工作，主要是體現(xiàn)在制定并認(rèn)真執(zhí)行檔案工作制度，用制度保證各項(xiàng)具體任務(wù)的順利完成。一般機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，應(yīng)建立并落實(shí)好檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員崗位職責(zé)、檔案工作綜合管理辦法、文書處理、歸檔文件整理、檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀等制度。

（二）、明確職責(zé)任務(wù)，切實(shí)履行職責(zé)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和《云南省檔案條例》有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)履行下列職責(zé)：“貫徹執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；指導(dǎo)本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作；統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作?！眹覍Ω骷壐髁n單位的檔案工作法定職責(zé)是十分明確的，關(guān)鍵是要認(rèn)識到位，依法履職。

按照國家有關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位要進(jìn)一步明確在檔案管理方面的職責(zé)任務(wù)，增強(qiáng)責(zé)任心和使命感，尤其是要制定出檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員的具體職責(zé)任務(wù)，便于監(jiān)督、檢查、落實(shí)。首先要明確單位分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，主要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入 計(jì)劃和議事日程，創(chuàng)造工作條件，督促檢查落實(shí)上加以規(guī)定。其次要明確綜合檔案室主任的職責(zé)，主要從組織學(xué)習(xí)檔案法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，督促收集歸檔工作，對本單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度等進(jìn)行規(guī)定。第三是要明確檔案人員的職責(zé)，主要從統(tǒng)一管理本單位全部檔案，統(tǒng)一檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，組織開展各類檔案的歸檔整理，確保歸檔質(zhì)量，業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范化、積極提供利用等進(jìn)行規(guī)定。只有任務(wù)明確，職責(zé)分明，檔案管理網(wǎng)絡(luò)各崗位人員各負(fù)其責(zé)，認(rèn)真履職，按制度辦事，才能保證檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）、掌握業(yè)務(wù)技能，規(guī)范檔案管理

市縣級單位在健全工作體制，明確職責(zé)任務(wù)的基礎(chǔ)上，關(guān)鍵就看檔案專兼職人員是否熟練掌握檔案專業(yè)技能，結(jié)合單位實(shí)際，切實(shí)做好各類檔案的收集歸檔和保管利用工作。從邊疆民族地區(qū)市縣級單位實(shí)際出發(fā)，面對檔案專兼職干部新手多，業(yè)務(wù)生疏，開展檔案工作難度大的狀況，綜合檔案室檔案人員，在學(xué)習(xí)掌握檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)把握并做好三個環(huán)節(jié)的關(guān)鍵工作。

1、制定好全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類與保管期限劃分方案。樹立起統(tǒng)一管理全宗內(nèi)各類檔案的觀念，結(jié)合單位實(shí)際制定出一個科學(xué)、適用的檔案分類及保管期限劃分方案，規(guī)范全宗內(nèi)各類檔案實(shí)體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構(gòu)成情況，分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案，基本方法是：

第一，分清檔案門類。就市縣級單位一般情況看，檔案門類主要有：文書、會計(jì)、科技（基建）、音像、實(shí)物、職工檔案。少數(shù)單位還有專業(yè)（業(yè)務(wù)）檔案。第二，對每一門類檔案進(jìn)行分類，合理設(shè)置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業(yè)務(wù)類（體現(xiàn)主要職能特點(diǎn)的類別）。第三，確定基本歸檔范圍條款，在每一門類檔案的類目之下，細(xì)分出歸檔范圍條款。第四，對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項(xiàng)目內(nèi)容以表格形式制作出來，就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。示例：

某單位檔案分類及保管期限劃分方案

檔案

門類

類目

歸檔范圍條款

保管

期限

一

文

書

檔

案

┊

略

綜

合

類

┊

略

1.本單位年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表。

2.本系統(tǒng)下屬單位年度工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表、重要報(bào)告。

3．有關(guān)行政主管機(jī)關(guān)普發(fā)的就業(yè)、勞動保障、獎懲、工資政策規(guī)定。

┊

略

永久

長期

短期

二

會

計(jì)

檔

案

┊

略

會

計(jì)

憑

證

類

┊

略

1.本單位會計(jì)原始憑證、計(jì)帳憑證、傳票匯總表。

┊

略

15年

一個立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案，是指導(dǎo)并規(guī)范本單位各類檔案歸檔整理的重要業(yè)務(wù)文件，它能使檔案人員在從事檔案工作時，一目了然的進(jìn)行對號入座的歸檔整理，便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準(zhǔn)確、確保歸檔質(zhì)量的要求，從而保持檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的連續(xù)性。檔案分類與保管期限劃分，根據(jù)不同的檔案門類，國家檔案行政主管機(jī)關(guān)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)有不同的規(guī)范要求，要結(jié)合實(shí)際選擇參照標(biāo)準(zhǔn)。值得注意的是，企業(yè)檔案分類還要參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》。

2、依照檔案分類方案和相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，開展認(rèn)真細(xì)致的歸檔整理工作。在堅(jiān)持遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管利用原則的前提下，按照各門類檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和分類方案，對各類歸檔文件材料進(jìn)行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統(tǒng)計(jì)、上架等的規(guī)范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應(yīng)用好如下的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，即：文書檔案整理執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》；會計(jì)檔案整理執(zhí)行《會計(jì)檔案管理辦法》；科技檔案整理執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案構(gòu)成的一般要求》；音像檔案整理執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》；電子文件歸檔整理執(zhí)行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，等等。

篇（3）

[論文關(guān)鍵詞]文秘工作檔案管理

一、提高對文秘工作重要性的認(rèn)識

文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：

一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔工作。

二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動變?yōu)橹鲃恿恕?/p>

三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)

二、加強(qiáng)檔案管理勢在必行

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。

首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。

三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：

一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。

二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫”（數(shù)據(jù)庫）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

三要及時做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。轉(zhuǎn)貼

四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國家甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。

其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

四、結(jié)束語

作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐艷.試論檔案工作創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，(02).

[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創(chuàng)新思路[J].科學(xué)與管理，2005，(02).

篇（4）

關(guān)鍵詞：教學(xué)改革；檔案工作；建設(shè)

高校檔案是高校歷史的真實(shí)記錄，與高校各項(xiàng)工作緊密相連，它真實(shí)、詳盡、準(zhǔn)確地反映著高校教學(xué)、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個社會改革開放的深入，高校中的教學(xué)改革早已成為高校中心工作之一，與之相應(yīng)的，也就有了相關(guān)的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設(shè)，一方面，有助于推進(jìn)高校教改工作深入進(jìn)行；另一方面，也許極大地促進(jìn)高校其他各項(xiàng)工作的開展。

1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點(diǎn)

1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實(shí)記載。真實(shí)性是高校檔案的基本特征，相對于高校教改檔案亦如此，它真實(shí)記載著高等學(xué)校教育、教學(xué)改革的發(fā)生、發(fā)展、成果取得及推廣應(yīng)用的全過程，是高等學(xué)校教改工作重要的信息資源庫。

1.2高校教改檔案工作是一項(xiàng)綜合性工程。高等學(xué)校教學(xué)改革千頭萬緒，錯綜復(fù)雜，它不光牽涉到教師的教學(xué)工作，還與學(xué)校的教育、教學(xué)管理工作、學(xué)生管理工作、科研開發(fā)和利用等工作密切相關(guān)。所以說，高校教改工作是一項(xiàng)整體性、綜合性工作，因?yàn)橐矝Q定了高校教改檔案具有系統(tǒng)、復(fù)雜、全面的特點(diǎn)。

1.3高校教改檔案工作具有創(chuàng)造性的特點(diǎn)。高校教學(xué)改革本身是一項(xiàng)創(chuàng)造性的活動，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學(xué)及管理工作的新理論、新方法，并為培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才服務(wù)。為適應(yīng)高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創(chuàng)造性的特點(diǎn)。

2做好高校教改檔案工作的幾個方面

2.1加強(qiáng)高校規(guī)教改工作中檔案意識

從長期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開展得好壞，與檔案形成者的檔案意識有著極為直接的聯(lián)系。加強(qiáng)檔案形成者的檔案意識，是切實(shí)做好高校教改檔案工作的前提條件之一。

一方面，教改檔案是高校教學(xué)改革工作的真實(shí)記載，它直接在教師教改實(shí)踐活動中形成，而且均是一些很有價(jià)值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應(yīng)先意識到，在其從事自己的各項(xiàng)工作時，應(yīng)該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規(guī)定移交；否則，教改檔案工作的開展將成為無源之水。

2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則

“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計(jì)劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責(zé)?！八耐健保礄n案工作與教改項(xiàng)目的申請、立項(xiàng)工作同步，與教改項(xiàng)目的中期檢查工作同步，與項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作同步，與教改項(xiàng)目成果的鑒定、申報(bào)同步、工作同步等。

高校教改檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質(zhì)量，要求我們的檔案工作者及相關(guān)人員必須注意到教改工作的每一個環(huán)節(jié)。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開展提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3切實(shí)做好高校教改檔案的開發(fā)利用工作

檔案工作，其最終目的在于開發(fā)和利用檔案。對于教改檔案工作而言，一方面，利用現(xiàn)在檔案，經(jīng)過科學(xué)整理、分析，可為教改工作提供論證，補(bǔ)充完善教改構(gòu)想；另一方面，圍繞教改資料，進(jìn)行多渠道、多表達(dá)式地搜集檔案信息，科學(xué)編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務(wù)；再者，針對教改實(shí)際需要，直接為教改服務(wù)，以充分調(diào)動廣大師生員工的教改積極性，推動教改工作順利進(jìn)行。

另外，高校教改檔案工作作為一項(xiàng)具備創(chuàng)造性特點(diǎn)的工作，我們在開發(fā)檔案信息資源時，也就應(yīng)該相應(yīng)地進(jìn)行一些創(chuàng)造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動為主動，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動向，通過“搞活創(chuàng)新”，把“材料”轉(zhuǎn)化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導(dǎo)。

3做好高校教改檔案工作的作用

篇（5）

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動的特點(diǎn)的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

篇（6）

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動的特點(diǎn)的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。

最早產(chǎn)生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

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檔案文獻(xiàn)的提供利用，一般是采取利用者登門查閱的方式進(jìn)行的。這種傳統(tǒng)的提供利用方式，雖然利用者可以看到檔案文獻(xiàn)的原件，但由于受地點(diǎn)、時間等條件的限制，加上案卷繁多、查閱不便，所以往往不能及時地利用，而且會使利用者飽受往返奔波之苦、大海撈針之難。檔案文獻(xiàn)編研工作則可以克服這種弊端，打破以往檔案“養(yǎng)在深閨人不識”的局面。較好地適應(yīng)利用者的要求。

（二）檔案文獻(xiàn)編研工作是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。

科學(xué)研究必須在有各種材料的基礎(chǔ)上進(jìn)行，特別是系統(tǒng)大規(guī)模的研究工作，更需要占有大量的資料。然而隨著社會的前進(jìn)，檔案文獻(xiàn)的數(shù)量越來越多，利用起來確有“望洋興嘆”之感。如果把這些檔案文獻(xiàn)按一定專題整理編研，就會大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

（三）檔案文獻(xiàn)編研工作是保存，積累、傳播歷史典籍的重要措施。

檔案文獻(xiàn)是黨和國家的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)對檔案文獻(xiàn)的保護(hù)，最大限度地延長檔案文獻(xiàn)的壽命，是檔案部門的重要職責(zé)，通過檔案文獻(xiàn)的編研，可以使許多重要的檔案資料復(fù)制和流傳。所以說，檔案文獻(xiàn)編研活動又是積累和傳播知識的重要手段。

二、做好檔案文獻(xiàn)編研須重視的幾項(xiàng)工作

（一）加強(qiáng)檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全完整。

在檔案工作的起始階段，人們沒有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，難以確定、區(qū)分資料的價(jià)值，面對眾多的檔案材料，總覺的“存之無用，棄之可惜”，這是很正常的。一個單位的檔案積累了數(shù)十年之后，面對成千上萬的檔案史料又會出現(xiàn)“存時嫌多，用時嫌少”的局面。我局在文獻(xiàn)編研和檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)，過去有些重大事件、重要活動，既未留下文字記載，也未留下照片資料，僅憑一些老同志的回憶。但隨著時間的流逝，每個人的說法不一，這是十分令人惋惜的。還有一些重要的依據(jù)、協(xié)議查無下落，為今后土地、資產(chǎn)的處理留下后患。這些都為我們敲響了警鐘，要求我們檔案工作人員在接收檔案時，必須認(rèn)真細(xì)致地對每個單位的案卷按照職責(zé)范圍、上下級關(guān)系進(jìn)行檢查驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題，及時補(bǔ)救。還要將社會上和個人手中散存的重要文獻(xiàn)、資料收回，并妥善保管，絕不能因現(xiàn)在的疏忽而愧于后人。（二）編制多種形式的檢索工具，為編研工作提供利用創(chuàng)造條件。

編制檢索工具與開發(fā)利用工作的關(guān)系極大。搞檔案文獻(xiàn)編研，也需要摸清庫存，了解家底，全面地掌握檔案情況。在檔案數(shù)量不斷增多、類型多種多樣、內(nèi)容豐富的情況下，如果沒有多種形式檔案檢索工具，不僅查找效率低，而且常常查不準(zhǔn)，查不全，甚至有的檔案找不出來。所以，應(yīng)該象同志教導(dǎo)我們檔案工作人員時指出的那樣：“不僅要整理保管好文件，更重要的是熟悉業(yè)務(wù)，多做些索引、目錄，使利用查找方便”。

（三）充分發(fā)揮檔案工作人員的優(yōu)勢，積極開展檔案加工利用。

檔案人員比較熟悉本單位庫存檔案的情況，要注意發(fā)揮這種優(yōu)勢，挖掘檔案信息，搞好檔案文獻(xiàn)編研，為利用著提供系統(tǒng)的史料。過去檔案工作側(cè)重于對檔案的整理和保管，對利用檔案進(jìn)行研究卻不多。實(shí)際上，在這方面檔案工作人員是近水樓臺，得天獨(dú)厚。他們開展檔案文獻(xiàn)編研工作，不但是檔案工作的一項(xiàng)基本內(nèi)容，也是科學(xué)研究的一支生力軍。通過對檔案文獻(xiàn)的編研工作，還可以摸清檔案的保管情況、改進(jìn)管理，提出理論與實(shí)踐的依據(jù)。

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那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細(xì)則》從目前實(shí)施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作有很大的促進(jìn)。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。例如“物價(jià)”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會簡稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會簡稱為市計(jì)生委而不能都簡稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點(diǎn)和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

另外我們還利用計(jì)算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項(xiàng)中的人名、地點(diǎn)、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

篇（9）

2城建檔案工作現(xiàn)狀分析

目前,全國80%的縣級建設(shè)行政主管部門設(shè)立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用本地區(qū)形成的城建檔案,相當(dāng)一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導(dǎo)監(jiān)督本地區(qū)城鄉(xiāng)建設(shè)檔案工作,形成了“一個機(jī)構(gòu)、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設(shè)單位,將建設(shè)項(xiàng)目檔案工作作為工程建設(shè)的重要內(nèi)容,納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序、崗位責(zé)任制,逐步走上良性發(fā)展的軌道。各建設(shè)行政主管部門將工程檔案管理納入規(guī)劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設(shè)單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》,工程竣工驗(yàn)收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗(yàn)收合格證》),工程檔案接收率達(dá)90%以上。城建檔案館(室)檔案數(shù)量快速增長,各館配備了相應(yīng)的硬件設(shè)備,如密集架、計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫濕度自動監(jiān)控設(shè)備等,按照國家標(biāo)準(zhǔn)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)范》和建設(shè)部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術(shù)規(guī)范整理檔案,檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化程度大大提高,村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。

湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持下逐步發(fā)展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設(shè)立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設(shè)局設(shè)立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設(shè)都相應(yīng)的增加和擴(kuò)大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。

我國已進(jìn)入全面建設(shè)小康社會和構(gòu)建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,統(tǒng)籌城鄉(xiāng)發(fā)展,開展社會主義新農(nóng)村建設(shè),推進(jìn)城鎮(zhèn)化進(jìn)程,在這種形勢下,城市建設(shè)事業(yè)將獲得前所未有的發(fā)展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰(zhàn),出現(xiàn)了新的問題和不足:城建檔案的服務(wù)效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數(shù)字化建設(shè)步子不大,建設(shè)檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實(shí)現(xiàn)向“信息服務(wù)型”的根本轉(zhuǎn)變。

3創(chuàng)新工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)

挑戰(zhàn)意味著機(jī)遇,問題就是機(jī)會。我們必須抓住機(jī)遇,解放思想,與時俱進(jìn),創(chuàng)造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務(wù)工作機(jī)制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設(shè)中取得突破性進(jìn)展。立足構(gòu)建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當(dāng)前形勢,努力創(chuàng)新城建檔案工作機(jī)制,積極為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù),我認(rèn)為應(yīng)做好以下幾點(diǎn):

3.1抓好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,加強(qiáng)對重要數(shù)據(jù)的收集,將城建檔案館(室)建設(shè)成為城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心。

積極實(shí)施重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理,即以項(xiàng)目法人為管理核心,以納入合同為管理依據(jù),以監(jiān)理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業(yè)主管部門、城建檔案部門及項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位全方位參與下,實(shí)施事前介入、事中控制、事后稽查、驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的新的重大建設(shè)項(xiàng)目管理模式。國家對城市防災(zāi)抗災(zāi),應(yīng)對突發(fā)事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應(yīng)緊密配合有關(guān)部門預(yù)防和應(yīng)對城鄉(xiāng)突發(fā)事件,一是做好重要工程包括重要建設(shè)、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機(jī)制和受損恢復(fù)機(jī)制;三是加強(qiáng)對重要工程檔案的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供及時準(zhǔn)確的服務(wù)。

株洲市城建檔案館在抓好重大項(xiàng)目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作力度,工作人員經(jīng)常性地深入施工現(xiàn)場,跟蹤服務(wù),及時介入,多方協(xié)調(diào),進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗(yàn)收備案項(xiàng)目1591項(xiàng),重點(diǎn)工程210項(xiàng)左右,僅2005、2006年共收集重點(diǎn)工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設(shè)發(fā)展做出了一定的貢獻(xiàn)。

3.2加強(qiáng)地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)地下管線工程檔案信息中心。

地下管線是城市的生命線。2005年建設(shè)部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設(shè)部門要建立配套政策措施,納入行政審批環(huán)節(jié),把《辦法》所規(guī)定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預(yù)驗(yàn)收制度、檔案動態(tài)管理制度、責(zé)任制度等,納入規(guī)劃管理、施工管理、備案管理相關(guān)環(huán)節(jié),建立起各部門、各行業(yè)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運(yùn)行機(jī)制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統(tǒng),為城市建設(shè)提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》,通過行政執(zhí)法和地下管線工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發(fā)展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃?xì)?、通信、電力等專業(yè)管線工程檔案都做到了業(yè)務(wù)指導(dǎo)到位、檔案編制規(guī)范、收集工作有力、報(bào)送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據(jù)城市隧道工程、輕軌工程的發(fā)展,適時跟進(jìn),出臺了一系列規(guī)范文件,主動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。特別是在地下管線檔案信息中心建設(shè)方面,長沙館自2006年以來,通過市財(cái)政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實(shí)現(xiàn)了地下管線信息的動態(tài)管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及長沙市經(jīng)濟(jì)社會數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。

3.3推進(jìn)城建檔案工作信息化,實(shí)現(xiàn)由“收集保管型”向“信息服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變。

當(dāng)前我國信息化建設(shè)正在進(jìn)行戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,即從信息技術(shù)階段轉(zhuǎn)向信息資源階段,從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段轉(zhuǎn)向深入應(yīng)用階段,從數(shù)量建設(shè)階段轉(zhuǎn)向質(zhì)量建設(shè)階段,從粗放配置階段轉(zhuǎn)向集約經(jīng)營階段。檔案是國家的基礎(chǔ)性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質(zhì)上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉(zhuǎn)變工作思路,把重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到加快檔案信息化資源建設(shè),發(fā)揮檔案信息資源的重要作用上來。

當(dāng)前多數(shù)城市采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)對城建檔案進(jìn)行管理,不少城市開設(shè)了局域網(wǎng),有的開始建設(shè)數(shù)字化城建檔案館,但各地發(fā)展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務(wù)”的要求甚遠(yuǎn)。各城建檔案部門一定要認(rèn)清形勢,居安思危,積極應(yīng)對,國家檔案局、國務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月聯(lián)合啟動了檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作。試點(diǎn)確定了6個方面主題和16個試點(diǎn)單位,其中沈陽市房地產(chǎn)檔案館與另外兩家單位聯(lián)合承擔(dān)“檔案信息資源社會化服務(wù)”的試點(diǎn)任務(wù),要求對利用信息化手段、采取不同運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)用多種形式對檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)、提供社會化服務(wù)等方面工作進(jìn)行探索實(shí)踐、總結(jié)歸納。各城建檔案部門應(yīng)主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設(shè)成為本地區(qū)建設(shè)信息資料中心?！笆濉逼陂g,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設(shè)備和計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)。安裝了局域網(wǎng),開發(fā)了“城建檔案信息系統(tǒng)”,建立了株洲市城建檔案信息網(wǎng)站,逐步實(shí)現(xiàn)了城建檔案收集、管理、利用、統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)代化,結(jié)束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復(fù)制資料50000余份,為城市建設(shè)、重點(diǎn)工程建設(shè)提供了大量的基礎(chǔ)資料,也為全市各行各業(yè)及人民群眾改擴(kuò)工程、解決糾紛、補(bǔ)辦手續(xù)、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務(wù),創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

3.4抓好村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作,為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)。

總理在今年的《政府工作報(bào)告》中提出,要切實(shí)把國家基礎(chǔ)實(shí)施建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向農(nóng)村,大力加強(qiáng)農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加快農(nóng)村水利、道路、電網(wǎng)、通信、安全飲水、沼氣等設(shè)施建設(shè),集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點(diǎn)小型病險(xiǎn)水庫改造。各地建設(shè)規(guī)劃部門必須加強(qiáng)與檔案、民政、農(nóng)業(yè)等部門的合作,將村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案管理納入三農(nóng)工作、村鎮(zhèn)建檔工作,進(jìn)一步納入村鎮(zhèn)建設(shè)工程規(guī)劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮(zhèn)建設(shè)檔案的收集、保管和開發(fā)利用。

對株洲市各縣(市)村鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作來說,一是要進(jìn)一步建立健全工作機(jī)構(gòu),提高工作人員素質(zhì)。特別是在鎮(zhèn)一級,一定要指定專人負(fù)責(zé),目前鎮(zhèn)域規(guī)劃建設(shè)發(fā)展很快,建設(shè)檔案工作要跟上新農(nóng)村建設(shè)步伐,不能留下空白。二是要進(jìn)一步加大投入,提高硬件配置,落實(shí)工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設(shè)備設(shè)施,改善技術(shù)工作條件。三是要進(jìn)一步爭取領(lǐng)導(dǎo)重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進(jìn)一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強(qiáng)市、區(qū)縣(市)、鎮(zhèn)建設(shè)檔案工作聯(lián)動,建立信息員隊(duì)伍和工作網(wǎng)絡(luò),開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),加強(qiáng)橫向交流,增強(qiáng)建設(shè)檔案工作為社會主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)的整體實(shí)力和成效。

做好城建檔案工作,服務(wù)和諧社會,是我們每個檔案人應(yīng)盡的職責(zé)。認(rèn)認(rèn)真真工作,踏踏實(shí)實(shí)做人,敢于創(chuàng)新,城建檔案事業(yè)正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!

參考文獻(xiàn):

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二、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）完善各項(xiàng)規(guī)章制度。實(shí)踐證明，在很多企業(yè)內(nèi)部，任何一項(xiàng)工作形成制度以后，工作效率就會有明顯的提升，所以對檔案的管理工作也要形成相應(yīng)的制度。經(jīng)過上文分析，目前很多企業(yè)的管理工作之所以出現(xiàn)混亂的局面，也和沒有形成完善的制度密切相關(guān)。所以，很多企業(yè)的檔案管理工作要根據(jù)具體的實(shí)際情況和社會的發(fā)展情況，健全和完善管理制度，并堅(jiān)持將制度落實(shí)到具體工作中。

（二）領(lǐng)導(dǎo)和員工要提高對檔案管理的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到很多企業(yè)的檔案管理工作從長遠(yuǎn)來看還是節(jié)約成本，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的事情，想要引進(jìn)人才，必須做好這項(xiàng)工作。領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重視程度提高了，再叮囑員工做好具體的管理工作。對檔案管理人員要做好相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，根據(jù)他們的工作量和工作效率發(fā)薪金，并建立獎懲制度，工作優(yōu)秀的給予獎勵，工作問題多的給予適當(dāng)?shù)膽土P，這樣就能增加員工工作的積極性。同時檔案管理人員自身也要提高責(zé)任感，做好自己的本職工作，不斷提升自己的工作水平和自身素質(zhì)。

（三）提高信息化管理水平。信息化對現(xiàn)代社會的重要作用不言而喻，對于檔案管理工作，一定要提高信息化管理水平，這樣既可以提高工作效率，又能取得更多的效益，現(xiàn)在社會信息化的高速發(fā)展對檔案管理工作也提供了很多機(jī)會。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的全面開發(fā)，檔案管理的價(jià)值在于它所存儲的信息資源，如果管理得好，信息資源就能得到合理有效的利用。

（四）提高管理人員素質(zhì)。多媒體信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，讓檔案管理工作面臨著更多的發(fā)展機(jī)遇和更大的挑戰(zhàn)。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，不僅要具備成熟的檔案操作技能與知識量，而且要樹立科學(xué)的信息管理的意識，對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)要做到全方位的熟知。1．專業(yè)人才的培養(yǎng)要符合專業(yè)的要求，檔案管理人才必須符合檔案管理的要求。首先在人才的引進(jìn)上，要注意吸收高素質(zhì)高水平的專業(yè)人才，在這樣的高基礎(chǔ)之上，再對他們進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，通過專業(yè)的培訓(xùn)和實(shí)踐的鍛煉，讓他們漸漸成為檔案管理方面的人才。2．員工要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的管理工作，做好創(chuàng)新。包括：（1）意識創(chuàng)新。創(chuàng)新首先要從意識上開始，如果意識上都沒有創(chuàng)新的動力，何談實(shí)際行動中的創(chuàng)新，所以一定要注意意識創(chuàng)新，這是對檔案管理工作者的首要要求，在此基礎(chǔ)上將創(chuàng)新落實(shí)到實(shí)際行動中。（2）能力創(chuàng)新。電子文件的傳遞與產(chǎn)生等一般都以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為基礎(chǔ)，而信息技術(shù)的更新?lián)Q代和發(fā)展的速度非常的快。信息存儲能力以及生產(chǎn)速度的增強(qiáng)，讓檔案、文件工作面臨著更多的壓力，檔案管理者不僅要具備熟練的運(yùn)用多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理、開發(fā)檔案的能力，更重要的是要注重不斷地夯實(shí)與增加現(xiàn)有的知識儲備量，并且將其轉(zhuǎn)化成相關(guān)的服務(wù)于開發(fā)能力，培養(yǎng)自己的新技術(shù)、新理論的開發(fā)能力。從而借助于求變的能力和態(tài)度去應(yīng)對新挑戰(zhàn)和新任務(wù)。

篇（11）

二、要以法治的思維促進(jìn)檔案工作

黨的十八屆四中全會，讓我們迎來了法治的春天，我們必須要按照黨的十八屆四中全會精神要求和總體部署，依據(jù)《檔案法》加快檔案治理體系和治理能力的現(xiàn)代化,使檔案工作步入法治化軌道。一要完善檔案法規(guī)體系。要依據(jù)《檔案法》，協(xié)調(diào)省人大積極適應(yīng)全省經(jīng)濟(jì)發(fā)展、山川秀美、民族團(tuán)結(jié)、社會和諧，全面建成小康社會的新要求，依據(jù)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作意見》對《甘肅省檔案條例》進(jìn)行修訂和完善。各市州要根據(jù)當(dāng)?shù)貙?shí)際，制定檔案地方規(guī)章，確保檔案事業(yè)健康有序發(fā)展。各單位要進(jìn)一步增強(qiáng)依法管理檔案的意識，建立健全檔案管理各項(xiàng)制度，使之成為人人遵守的法律依據(jù)，不斷提高檔案規(guī)范化管理水平。二要依法落實(shí)責(zé)任主體。去年8月中旬，國家檔案局對我省2011年以來貫徹執(zhí)行《檔案法》情況進(jìn)行了檢查，指出了存在的一些問題。主要是我省各級國家檔案館建設(shè)水平相對滯后。14個市州級國家檔案館中，只有蘭州市達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，沒有新建檔案館的10個市州，平均面積只有1449平方米，不到國家標(biāo)準(zhǔn)最低限的22%。86個縣區(qū)級國家檔案館中，沒有新建館的50個縣區(qū)，平均面積只有720平方米，僅有國家標(biāo)準(zhǔn)最低限的60%。嚴(yán)重制約了檔案館“五位一體”功能發(fā)揮。這說明我們在檔案館建設(shè)上差距還很大。今年各級黨委政府每年至少要聽取一次檔案工作匯報(bào)，黨委要有一名常委分管檔案工作，政府要確定一名負(fù)責(zé)同志聯(lián)系檔案工作，對檔案工作中存在的問題，要及時研究解決。要切實(shí)將檔案事業(yè)發(fā)展列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，力爭把不達(dá)標(biāo)的市級國家檔案館納入本地“十三五”規(guī)劃，縣區(qū)級國家檔案館要納入“十三五”國家支持中西部建館項(xiàng)目，各地要做好相關(guān)配套工作。要把檔案經(jīng)費(fèi)列入本級財(cái)政預(yù)算，保證各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。三要依法強(qiáng)化治理能力。檔案行政管理部門要把行政執(zhí)法貫穿于檔案工作的全過程，依法收集、依法保管、依法利用?？h級以上檔案行政管理部門要依法管理本行政區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)檔案事務(wù)，依法履行監(jiān)督指導(dǎo)職能，適時開展檔案行政執(zhí)法檢查，嚴(yán)厲查處檔案違法行為，不斷提高依法治檔的能力和水平。對違反《檔案法》的行為要敢于追究、敢于查處，解決政策落實(shí)不到位、依法移交檔案不及時和損毀丟失檔案等違法現(xiàn)象，切實(shí)提高檔案行政執(zhí)法的實(shí)效。

三、要以創(chuàng)新的勇氣謀劃檔案工作

創(chuàng)新是發(fā)展的原動力，是事業(yè)興旺的保證。新的時代、新的潮流、新的需求，都要求檔案事業(yè)創(chuàng)新。一要在觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要破除計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的許多思維定式，解決檔案工作與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展結(jié)合不緊密，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上的猶豫彷徨等問題，解決這些問題，唯有解放思想，更新觀念，在尊重歷史、實(shí)事求是的前提下，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。二要在管理上創(chuàng)新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯(lián)的工作流程，每一程序的科學(xué)性、技術(shù)性都很強(qiáng)。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體己呈現(xiàn)出多樣性的趨勢。如何解決電子檔案收集、鑒定、使用、管理、保密和安全等諸多方面的新問題，主動適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和手工管理兩種方式，融合發(fā)展問題等，都需要同志們下力氣解決。三要在服務(wù)上創(chuàng)新。創(chuàng)新服務(wù)手段、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式，為社會提供社會化、專業(yè)化的檔案服務(wù)，更好地融入到經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中去，融入到人民群眾生產(chǎn)生活中間。

四、要以隊(duì)伍的強(qiáng)化保障檔案工作