檔案管理系統大全11篇

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中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號 1674-6708（2011）38-0094-02

0 引言

防雷檔案是各防雷中心不可或缺的資料，它的內容對于中心領導及管理人員來說都是至關重要。一個好的檔案管理系統應該具有能夠存儲大量的檔案信息并且還應具有方便快捷的查詢方式。隨著經濟的發展以及防雷工作的日漸成熟，各防雷中心的業務量與日俱增，檔案資料亦隨之俱增，因此各中心長期使用的手工管理檔案的方式已跟不上時代的步伐，因為這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低、保密性差、各類檔案信息的查找、更新、維護過程煩瑣等。

本系統使用計算機對防雷檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點，例如：存儲量大、占用空間小、查找方便、可靠性高、保密性好、壽命長等。這些優點能夠極大地提高檔案管理工作的效率，為各防雷中心向科學化、正規化方向發展提供了必要保障。

1 系統設計

1.1 系統流程圖

本系統功能主要由兩部分內容實現，一部分是數據庫的設計，另一部分是用戶的操作界面，具體參見圖1。

1.2 數據庫設計

本系統用Microsoft Access 2000建立了一個數據庫[1-3]，并在數據庫中建立了檢測、驗收、圖審三個表。其中檢測表用于存放常規檢測的檔案資料，如加油站的檔案資料；驗收表用于存放直接進行辦理驗收手續的項目檔案資料，如工業項目（根據當地政府的政策要求，此類項目通常是先建后補手續）；圖審表用于存儲按正常手續辦理的項目的防雷檔案資料。本系統中的數據庫相當于系統中的一個倉庫，主要擔負著存儲檔案信息的任務。

1.3 操作界面的設計及功能實現

本系統用Microsoft Visual Basic 6.0編寫代碼建立了一個人機交換的操作界面，在這個界面上用戶能夠錄入、查詢、查看及更新數據庫中的防雷檔案資料。由于檢測、圖審、驗收的操作界面及功能實現相似，所以本文主要以檢測檔案管理的操作界面及功能實現為例介紹本系統。

1.3.1 登陸界面

由于檔案資料具有一定的保密性，所以進入本系統必須要輸入正確的密碼才能進入，如圖2所示。

1.3.2 數據錄入界面及功能實現

本系統所有的常規檢測檔案主要是通過此界面存入到數據庫中的檢測表中，用戶需填寫檢測報告編號、被檢單位、被檢項目、檢測日期等相關信息，如圖3所示。本操作界面中有添加、編輯、刪除等控件，添加控件主要是向數據庫中輸入數據，編輯控件主要是對存儲信息的更改，刪除顧名思義就是刪除數據庫中數據。

2 結論

防雷檔案管理系統是筆者在幾年防雷工作經驗的基礎上開發的一個軟件，雖然簡單但在具體的防雷工作中確實能夠起到很好的效果，日前已經在南平市避雷裝置技術檢測中心試用了一段時間，基本達到了預期的目的，但在軟件的運行過程中還是存在一些不足，如查詢項目比較單一等，需要在以后的工作中不斷的加以改進。防雷是近幾年剛剛興起的一個行業，相對于其他部門它的配套措施還不是很完善，這就需要我們在以后的工作中認真總結、積累經驗，這樣我們的防雷工作才能更快更好的走向正軌，也更加的規范、合理。

參考文獻

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電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規范的檔案管理水平。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

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關鍵詞：

檔案管理系統；需求分析；功能模塊

檔案管理在企業占有重要的地位，隨著信息量的增多，任務繁重，管理不便。目前我國正處于電子檔案的研究。為了推動檔案管理的效率、建設信息化的資源發展方向。結合實際需要的檔案管理系統的特點進行開發檔案管理系統，以提高檔案信息管理的質量。

1研究背景

隨著計算機的不斷改革創新與換代，人類的生活逐漸趨于科技化、信息化。如今，計算機已成為大眾日常生活不可缺少的一部分，不僅能逐漸豐富我們的視野，也可以加深人類對世界的認知，帶領大眾走向新的天地。隨著計算機的進步，信息在人們生活中不斷地更換角色。信息化時代給人們帶來更多的發展空間。當今，無論是在企業單位還是政府部門工作都需要大量信息的篩選與收集。信息的完整性與規范性決定了企業的發展，甚至相關企業專門成立了信息整合小組，用來負責各種各樣的信息進行整合、歸納等。計算機的便捷就成了必不可少的工作項目，有利于提高企業的核心效率。面對大量的信息資料，傳統手工記錄信息的方式已經遠遠不能滿足人們的需要，而且信息容易丟失，這樣給企業利益造成極大的損失。為了降低和減少人工帶來的失誤，現在企業政府的相關文件都是通過檔案的形式記錄的，有助于方便查找與調動，工作效率更高。采用計算機進行管理檔案具有它獨特的優勢，但是我國關于電子檔案的發展目前還在進一步完善。在管理制度和管理規范中存在一定的局限性，在檔案管理方面，積極探索新的管理方法，適應新時代的發展需求?；诖?，創新現代檔案信息管理系統，提高系統操作效率及安全性，使其滿足現代化業務及借閱者的需求，具有重要的現實意義。

2開發系統技術支持

2.1相關理論及技術

2.1.1J2EE多層應用模型

J2EE多層應用模型包含很多組件，不同于傳統的技術開發架構，J2EE多層應用模型的本質是為了方便應用程序和系統之間的交互。在實際運用過程中，J2EE依托多層分布式應用模型，依據邏輯功能劃分，依據不同應用組件所處層分布在不同機器上[1]。使用J2EE多層模型的優點在于它能實現各層的獨立工作，同時還能提供系統的可擴展性。

2.1.2MVC設計模式

MVC設計模式是一種典型的軟件設計典范，是模型視圖控制器的簡稱，目的是將業務模型和用戶界面的實現代碼分離，從而達到同一個程序有不同的表現形式。MVC設計模式有很多的框架和控件組成。這種設計模式的優點在于耦合性低，重用性高，生命周期成本低，部署快，可維護性高，有利于軟件工程化管理。對于系統而言選擇一個好的框架應用在項目中，將會對項目的效率和可重用是至關重要的。

2.1.3Servlet

Servlet是用Java編寫的服務器端程序，服務器上需要一些程序，通常是根據用戶輸入訪問數據庫的程序，工作流程是借助客戶端發送到服務器上，服務器開基于實際需求的檔案管理系統功能開發范桂泉（濰坊護理職業學院，山東青州262500）摘要：隨著網絡技術、信息技術的發展，計算機技術也逐步向著數字化和智能化的方向發展，隨即產生大量的電子文件，傳統手工記錄信息的方式已經不能滿足人們的需求。企業或政府部門為提高信息質量的正確性，開始大力開發各種檔案管理系統，做好檔案管理工作尤為重要。以檔案管理需求為研究視角，提出了開發檔案管理系統所需的理論知識及技術支持，詳細介紹了檔案管理系統主要功能模塊，以期為類似研究提供一定指導。關鍵詞：檔案管理系統；需求分析；功能模塊啟并調Servlet，它依據客戶端請求直接生產響應內容并將其上傳給服務器，由服務器把響應信息返回至客戶端，Servlet根據客戶端請求生成相應內容[2]。Servlet具有運用方便、功能強大等優勢，成為開發相關系統傳統的技術之一。

2.1.4SQLServlet數據庫

數據庫最早由美國推出的關系型數據庫，在實際的操作過程中，使用SQL語句進行數據的添加、修改、刪除等功能。具有方便快捷高效率的發展優勢。同樣可以實現數據加密及數據備份的功能。SQL語句可以嵌套在宿主語言的程序中使用，可以進行視圖和基本表的查詢等操作。因此SQL語句可以是應用程序，也可以是終端用戶。

2.2系統應具備的特性

根據實際需求的檔案管理，在系統規劃中，檔案管理系統需遵守嚴謹、規范準確和高效的管理模式。達到統一的要求，實現自動化管理的思維模式。因此基于實際需求的檔案管理有以下特性：安全性：凡是牽涉到信息資源的相關操作都要保證系統的安全性能，加強防范意識。高效性：本系統使用J2EE架構，其被廣泛應用到大型分布式企業應用軟件平臺中，能夠為開發人員提供良好的工作平臺。數據庫技術中的模式能夠將系統的需求充分地展現出來，客戶端使用B/S開發模式，其是Web開發的主要趨勢，具有良好的操作性、靈活性及集成性。在計算機的發展速度上提高信息資源的方便快捷性。統一性：根據各個部分統一的規范標準，確保每個部門檔案信息的具有良好的交互性。開發成本少：本系統在研發過程中使用的成本較少，開發周期較短，因為使用的軟件都是開源軟件，系統能夠提高檔案信息管理的簡便性，從而提高工作效率。

3系統整體架構及各功能模塊

3.1系統功能需求

在軟件需求規格說明書中，功能需求充分說明系統展現給用戶的行為和執行的操作等。案管理系統的主要功能模塊功能如下：數據錄入部分是指根據界面要求錄入修改的各類檔案數據，并完成檔案文本與電子檔案的掛接，還可開展檔案案卷、文件等錄入操作。（2）所設計的檔案管理系統中的文件管理分為基本信息及類別信息的管理。前者主要包括檔案新的編輯、添加等；后者主要包括檔案的編號、類別、入庫時間、借閱情況等管理。（3）用戶管理主要包括借閱人員基本信息和種類信息的管理，主要包括借閱人員姓名、編號、工作部門、聯系方式及狀態等管理。（4）借閱管理查詢就是查詢借閱人員之前在所借閱檔案的情況，能夠得到借閱檔案的信息，比如：名稱、借閱時間、條形碼等[3]。借閱檔案歷史查詢便于了解借閱者之前的信息，例如：檔案歸還時間等。借閱檔案流程為：提出申請—判斷身份是否合法—錄入信息并且保存———提供所借閱的檔案。

3.2系統整體架構

根據實際需求的檔案管理功能需求；關于檔案管理設計的業務整合范圍有收集、檔案整理和檔案著錄整理等。檔案收集是通過各部門的歸檔人員將有價值的信息進行存檔。檔案整理是由歸檔人員將整理好的信息提交上來并進行審核，審核通過則進入移交操作。在按照電子檔案的相應規則進行模擬上架操作。著錄整理根據歸檔人員提交的材料信息進行著錄，附上相關著錄信息說明。上交的相關部門給予審批處理后，移交給檔案部門進行管理。系統開發利用的目的主要是是將大量的信息進行分類，便于相關部門管理查找。依據功能需求，構建系統的總體框架。

3.3系統各功能模塊

設計的模塊功能嚴格按照完整性和一致性的原則，開發擁有規模強大、操作簡便的檔案管理系統。在實現自動化管理的過程中，通常采用模塊化的分析方法，將系統劃分為以下幾個模塊進行設計：

3.3.1用戶管理

用戶登錄系統之前，需要輸入相應的賬號及密碼，要求用戶先實施身份驗證，如果使用者輸入的用戶名稱和密碼正確，會自動進入檔案管理系統[4]。如果輸入的信息中有一項錯誤，系統會給出相應的提示。用戶權限分為普通用戶、系統管理員和檔案室人員管理。普通用戶權限可以進入系統查閱相關的資料；系統管理員權限的范圍比較廣。可以設置用戶的權限及日常信息的維護，檔案室管理員可以對文件進行查詢修改的設置。用戶登錄后需要記入到日志庫中，登錄界面如圖1所示。

3.3.2數據管理

本模塊具有數據維護和數據備份功能，其中，數據備份就是對用戶輸入的檔案或檔案卷信息給予備份管理。輸入數據過程中，必須考慮使用者連續輸入的情況，可由這些記錄中復制到新紀錄內。依據不同檔案輸入不同的數據，這個模塊還配備數據維護權限。數據維護主要對刪除的檔案進行處理判斷該問卷是否進行恢復或徹底刪除。

3.3.3文件管理

該模塊主要實現收文、文件分類、修改、打印等操作，設計這項功能方便技術對辦公自動化系統轉來的文件實施歸檔處理，實現文檔一體化管理的目的。檔案室人員可以根據用戶的要求進行文件的查詢、添加、修改和刪除等操作，并對經過修改的信息實施保存處理。

3.3.4借閱管理

該模塊主要對借閱人員的借閱、歸還等管理，具備借閱管理權限的使用者可以操作這個模塊，其中，外借模塊旨在對檔案文件進行借出及歸還登記[5]。電子借閱申請由具備借閱管理權限的用戶展開相關操作。一般使用者提出閱讀電子文檔的請求后，被同意方會將問卷發送給借閱人。

3.3.5數據備份及恢復

該模塊主要完成數據的備份及恢復操作，數據備份可依據檔案保存年度、檔案種類等條件進行部分或完全備份。數據恢復能夠將通過備份出來的數據恢復至數據內。此外，備份操作中會生成一個XML文件，恢復時也由此完成。

4結語

在我國計算機技術不斷發展的過程中，部分檔案信息可以實現共享，電子管理模式也可應用至檔案管理系統中，以此創建一體化的管理平臺。通過設計一些基于實際需求的檔案管理功能，初步對檔案管理有更深刻的認識。利用J2EE平臺、數據庫數據庫等對系統進行模塊化設計，并詳細介紹系統中檔案借閱、文件管理等模塊情況，以期為檔案管理技術達到先進水平提供一定指導。

參考文獻

[1]孫玲.人事檔案管理系統的功能需求[J].電子技術與軟件工程,2016,(19):212.

[2]霍奇道,畢桂.檔案管理系統功能設計與開發[J].勞動保障世界,2015,(24):56.

[3]王萍.檔案管理平臺的需求與功能開發[J].科技傳播,2015,(10):155+214.

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中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號文章編號：1672-7800（2013）012-0087-02

作者簡介：董引娣（1984-），女，碩士，重慶城市管理職業學院講師，研究方向為計算機教育。

0引言

隨著社會的發展，企業的職工人數也在不斷擴大，如何對其進行有效管理成為當前管理者較為關注的問題。如果能實現檔案管理自動化，無疑將給公司管理部門帶來極大方便。職工檔案管理一直以來被視為一項瑣碎、繁雜而又十分細致的工作，而傳統的手工管理和文件管理方式，表現出了效率低、保密性差，且時間一長，將產生大量的文件和數據、查找不方便、維護更新不及時等弊端。該系統旨在為企業提供一種更方便的方式對職工進行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關信息。正是計算機技術的迅速發展使得人們從過去繁雜的手工勞動中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進而為企業及職工提供方便。

1系統功能描述

通過對系統的實際用戶及使用部門的負責人進行訪問調查，同時綜合互聯網上的相關資料表述，從而對系統所要實現的目標有一個明確的認識。該系統的用戶主要是普通用戶（職工）和系統管理員，職工主要通過該系統對自己的基本信息及考勤信息進行瀏覽、編輯、查詢等，如果需要則對其進行打印操作，以期通過對系統的操作及時更新自己的檔案信息，以便公司人事部門統計。而系統管理員則負責數據的存儲及系統的維護，擁有比普通用戶較多的功能，可對其檔案、簡歷等進行及時更新，可添加、修改、刪除職工的信息。不同權限的用戶可通過自己擁有的權限進入相同的系統界面，但操作不同的功能。

2各模塊之間的關系及系統結構

職工檔案管理系統主要包含部門管理、檔案管理、檔案查詢、數據庫管理、系統管理，內容涉及較多。主要是對職工的各項信息進行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢等功能，同時可對查詢結果進行打?。粩祿旃芾碇饕獙祿爝M行備份，以免出現異常情況時使數據庫丟失；系統管理主要是對用戶的登錄信息進行添加、修改等操作。

3系統處理流程

系統的整個處理流程如圖2所示，系統管理員可以對系統進行職工信息的添加、修改、刪除、查詢等操作，而職工可利用系統進行檔案信息及考勤信息的查詢、登錄密碼的修改等操作。這些檔案信息和考勤信息等數據信息都存儲在系統的數據庫中，當執行這些相關操作時，存儲在數據庫中的相關數據信息會從數據庫中調出，在屏幕上顯示出相關的操作結果，并且系統的數據庫會對數據信息進行及時的更新和維護等，以保證顯示的信息結果正確無誤。

4系統主要功能劃分

4.1部門管理

部門信息包括部門編號、部門名稱、部門負責人、部門電話等信息，用戶可以瀏覽各信息。通過TreeView控件和ListView控件，實現將數據庫的字段信息添加到TreeView中，數據庫里的字段將以目錄的形式呈現給用戶，單擊一個字段可以顯示該字段的數據信息，界面類似于資源管理器，利用ListView顯示數據庫的記錄信息。

4.2檔案管理

檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個人簡歷管理。這些功能因用戶使用系統權限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶沒有數據修改及刪除的權限，只能對職工的信息進行瀏覽。

4.3職工信息管理

職工信息管理包括對職工的基本信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊如下：

（1）基本信息的添加。管理員首先進入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加信息的界面。職工信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工的各項信息進行添加。有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會出現提示框，告訴用戶哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時間及進入公司的時間都必須為日期型。必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

（2）基本信息的查詢。為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢時用戶將查詢內容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，點擊開始搜索按鈕，便可以查詢出自己想要的信息。該查詢的優點在于方便用戶做任何查詢，管理員可以輸入任何可提供的數據來進行查詢，顯示信息為所有數據庫中提供的數據。

（3）職工信息的查詢。輸入一定的查詢條件（某一或某些條件），單擊開始搜索按鈕將會對該條件進行查詢并顯示查詢結果。

4.4職工考勤管理

職工考勤管理包括對職工的考勤信息進行瀏覽、添加職工記錄，以及對職工的詳細資料進行修改、刪除職工記錄。其主要子模塊為

考勤信息添加：管理員首先進入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個添加信息的按鈕，點擊該按鈕進入添加考勤信息的界面。職工考勤信息的添加窗體使用了兩個Frame控件及多個TextBox、Lable、ComboBox控件，對職工考勤的各項信息進行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項信息添加成功。如果用戶為普通用戶則不能進入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。

4.5檔案查詢

當輸入一定的查詢條件時可對職工基本信息及考勤信息進行查詢。其主要子模塊為

職工考勤查詢：管理員及普通用戶均可以對考勤信息進行查詢，為了方便管理員及普通用戶查詢，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢時用戶將查詢內容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢的條件，如果數據庫中有相應的數據，點擊開始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢結果，在該控件的底部會顯示出查詢的記錄條數，職工考勤信息的查詢主要是確定所要查詢的考勤年月。打印功能是通過VB的第三方控件tubPrinter報表控件來實現的，該控件可以打印常見數據控件中的數據，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數據等。

5結語

對于職工檔案管理系統設計應盡可能做到全面、方便、快捷、友好。對于普通用戶，本軟件提供了全面的查詢統計功能，用戶可以根據不同的需要選擇不同的條件進行單一或組合查詢，確保提高查詢、統計速度，使查詢、統計工作變得更加便捷。

參考文獻參考文獻：

[1]張海藩.軟件工程導論[M].第3版.北京：清華大學出版社， 2002.

[2]薩師煊，王珊.數據庫系統概論[M].第3版.北京：高等教育出版社，2002.

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檔案管理工作在新時期下，借助科學技術的優勢與功能，得到了質量與效率上的升華。目前，檔案管理工作以被各企業中視為重點提高管理水平的對象，對檔案管理系統軟件的應用非常重視。實現智能化檔案管理模式，利用電子軟件系統的優勢與功能，不但提高了檔案管理專業水平，同時還是得檔案資源受到安全保護，保證其數據信息的真實性、準確性、可靠性，使得檔案信息為企業l展與抉擇方面發揮重要的參考作用。

一、檔案管理現狀

在高科技應用性、使用性、功能性越來越強大的新時代里，很多企業中均已借助高科技的力量來推動發展速度。檔案管理也已經從傳統的紙質抄錄模式上轉變成現今的電子數字化管理模式。智能化檔案管理模式可以完全彌補傳統管理方式中的不足，同時還能夠大大減少紙質抄錄的工作量，一定程度上節省了紙張費用，以及存儲資料文檔所占的庫房空間，減少人力。

然而由于很多企業中對電子數字化軟件系統的操作能力非常低，對辦公程序存在不懂、不熟悉的現象，導致檔案信息在收集、分析、處理、編制、存儲等各環節出現差錯，例如：對所收集的檔案信息在編制過程中因格式、文字等方面處理能力差，就會使檔案信息存在某種程度上的差異，影響到上下級檔案管理部門對信息處理結果其不滿意，很難完成接收與認同，進而使檔案信息移交接受不順利，工作效率下降，甚至嚴重到檔案信息不能及時歸檔保存，造成檔案信息處理困難。

因此，為了更好的使企業檔案管理人員能夠熟練接收此項工作，并保證操作能力、技術能力以及管理能力，我國相關部門與計算機軟件開發公司共同針對此種現象進行更深一步的研究，經過不斷努力研發出一項具有專業性質的檔案管理系統軟件，實現管理統一化、維護自動化的檔案管理系統，以方便操作、查找、利用為原則，促使系統軟件具備高效、準確、簡單、實用等優點?；诖?，我們更應該對檔案管理系統軟件的優勢及功能加以了解。

二、專業性檔案管理系統軟件具備諸多優勢

1.提高工作效率

檔案管理系統軟件的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案信息，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、打印等環節，節省了時間和資源；如發現漏輸的檔案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數據，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。檔案相關文件輸出時也采用了統一的電子格式，兼容于大多數電腦系統，方便打印和傳閱。在上報歸檔信息工作方面，可將系統軟件處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。

2.能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

3.更好地實現檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統軟件可以通過設置權限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設置人員的查閱權限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日志，對數據傳輸、用戶訪問、內容打印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開檔案管理系統軟件。

三、專業性檔案管理系統軟件具備諸多功能

1.收文登記

文書人員收到公文后，將文件信息輸入系統，便可打印收文登記簿和收文批閱承辦箋等；收文序號由系統自動生成編號，并打印在收文登記簿和收文批閱承辦箋的右下角，形成檢索，便于文件去向的掌握；輸入的信息數據可提交到軟件系統數據庫中保存，方便以后查詢及入檔時調取；如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎受損或遺失，可從系統中調出對應數據進行補充打印。

2.發文登記

可以各個部門一個總號或多個號；軟件系統可以按年度自動對發文進行編號；發文登記之后，可打印發文登記簿，發文登記簿既可以自動銜接上次結束時的行數或指定起始行數打印，也可以分期分批統一打印；登記時內容在備選項中進行選擇即可，如“主送”“抄送”“標題”等；發文檔案數據同樣可以到系統的數據庫中進行調取。

3.組建檔卷

可依據本單位具體工作職能，選擇適合的檔案分類方案。如“年度―機構（問題）―保管期限”分類法、“保管期限―年度―機構（問題）”分類法、“年度―保管期限―機構（問題）”分類法等；檔案文件進行輸入時，對于收文和發文，只需搜索相應序號，即可調出將相應文件；會議記錄、領導講話及其他文件手工輸入即可；檔號為系統自動產生，檔號格式可以自定義輸入。

4.公文查詢

可對檔案管理系統軟件中的各項數據進行查詢；可指定一個或多個匹配條件進行搜索查詢；可打印出所查詢到的檔案內容，由系統自動記錄查詢、打印記錄。盡管檔案管理系統軟件的功能強大，優勢明顯，但仍然需要檔案管理人員合理應用，謹慎行事，方能讓檔案管理系統軟件更好地為檔案管理工作服務。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

項目背景

我院自90年代開始進行電子文件成果整理歸檔以來，實現了以計算機數據庫技術為基礎的電子化檔案管理。目前我院通過引進和開發系統，管理著包括建筑、規劃、市政、測量、巖土以及院文書檔案等超過2000項工程、23萬個各種文件格式的電子檔案。盡管我院檔案信息化建設工作取得了不俗的成績，但仍存在兩個亟待解決的問題：

檔案的管理工作由不同的系統完成，如建筑市政專業使用建筑圖檔管理系統，規劃專業使用gzpi規劃成果數據庫管理系統，文書檔案使用超越2000文件檔案資料綜合管理系統等，數據信息被分割，無法實現共享，而且檔案管理人員在日常工作中需要切換不同的系統重復操作，工作效率低下，阻礙了檔案整體工作效率的提高。

檔案日常借閱流通管理只部分實現了以條形碼管理為核心的流通管理機制，大量的檔案借閱管理工作還停留在原始手工記錄階段，工作十分繁瑣。

以科學、規范的管理機制，利用現代化網絡技術手段管理我院海量、格式多樣的電子檔案，提升檔案管理水平，提高檔案管理效率，是十分有意義的。

1項目目標

將我院不同的檔案管理系統數據庫進行整合，以統一、規范的管理模式實現對不同專業檔案進行管理；實現以條形碼管理為核心的檔案借閱流通機制。

建設內容

我院綜合檔案管理系統項目的建設內容包括：（1）實現對科技、文書檔案進行管理；（2）對我院現有的建筑圖檔管理系統進行升級、結構重組及開放接口；（3）實現圖紙批量打印出圖功能；（4）將我院泰坦系統數據及規劃成果等歷史數據轉換導入到綜合檔案管理系統。

項目組根據我院對電子形式存在的圖紙和文檔的管理要求，以及我院各專業檔案資料的借閱流程等，在原有的建筑設計專業圖檔管理系統《智慧2000圖檔管理系統》的基礎上進行系統升級，經升級后能滿足我院的需求，具體如下：

系統用戶

綜合檔案管理系統面向全院工作人員開放，權限設置參考下表所示：

軟件安全控制

綜合檔案是我院寶貴財富，為保證數據安全，采取如下手段對數據進行保護：

1、角色權限控制，按照角色級別對用戶劃分“下載”、“修改”、“上傳”權限，防止檔案信息被盜取或篡改。

2、對檔案數據每月備份一次，保證遇到意外事故能迅速恢復。

3、對所有下載、修改、刪除等敏感操作進行日志記錄，便于追溯。

系統維護方案

根據工作計劃安排，綜合檔案管理系統運行后，檔案資料室、信息辦及其它相關職能生產部門共同參與綜合檔案管理系統的更新與維護工作，建議如下：

檔案資料室：對現存檔案室的資料進行系統管理，及時添加、更新綜合檔案管理系統中的案卷級、卷內級條目；指導并督促各生產部門及相關職能部門按要求進行電子文件上傳歸檔工作。

信息辦：協助配合檔案資料室收集反饋的系統技術問題并加以解決；對數據庫安全備份，并對系統進行維護。

相關職能生產部門：按照我院電子文件歸檔的要求（具體見《關于實施《技術資料歸檔實施辦法》（修訂版）暨啟用電子文件歸檔的通知》，及時上傳應歸檔的電子文件至綜合檔案管理系統；系統技術問題反饋給信息辦。

系統總體設計模式

由于系統用戶覆蓋面較廣，客戶端點數較多，同時，從系統維護的簡易性角度出發，也考慮到與現有的信息大廳的整合，采用了B/S的設計模式。首先登錄到信息大廳，再通過菜單鏈接進入本系統。

系統數據庫選型

系統采用主流的MSSQL2005數據庫，具有良好的數據處理及響應速度，適合B/S模式開發。

開發平臺選型

系統采用JAVA平臺進行開發，開發效率高，安裝部署容易，系統維護簡便。

技術亮點

1、描述：由于我院各生產專業科技檔案以及院內文書檔案的成果電子文件歸檔方式不統一，文件格式也不統一，電子文件的存放介質也是多樣的，造成檔案資料室對電子文件的系統管理上的困難。

技術亮點：增加了在線電子文件歸檔方式，明確了歸檔電子文件格式和命名規則，并通過生成模板進行了電子文件歸類。

解決方法：通過對我院相關生產部門、職能部門放開上傳電子文件的權限，由相關部門直接向系統進行電子文件的上傳工作，并通過生成模板按內容進行電子文件的分類，由檔案室進行審核。電子文件格式和命名規則參照全質辦的《歸檔電子文件數字化標準》。

2、描述：我院的檔案資料借閱流程是通過手寫登記進行的，不利于統計，工作效率也較低。

技術亮點：利用工作卡號識別我院職工姓名、所屬部門等屬性，利用條形碼功能提取檔案資料的目錄號、案卷題名等屬性。

解決方法：在檔案資料人員立卷過程中，打印案卷封面時，系統自動生成條形碼并打印在封面上。日常借閱中，通過條形碼掃描，能在系統中生成對應案卷的借閱記錄。條形碼掃描識別的功能，能提高檔案管理人員的工作效率，減少失誤，也更方便了借閱記錄的統計與查詢。另外，通過與我院人事部門的全院職工人員數據庫對接，在系統的用戶數據庫中錄有職工工作卡號，在借閱過程中，通過輸入卡號進行人員識別。

項目總體評價

項目按預期完成，建立院內各專業、不同文件格式數據庫及系統，實現電子文件的在線歸檔以及院內共享；

軟件分別在檔案資料室、信息辦及建筑專業進行了功能驗證（其中建筑專業圖檔系統已在第一期驗收完畢，并投入了使用），共有9位檔案管理人員、系統管理員參與，其中通過驗證人員數為9人，通過率為100%，所發來書面意見同意使用該軟件；

篇（7）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

檔案管理系統的設計與開發具有重要的意義。隨著計算機技術在企業中的應用，與之相關的管理信息系統應用越來越廣泛，各類相關電子數據和電子文件依托于計算機網絡系統來進行編制、共享和流轉，要對相關電子數據進行檔案化管理，必須研宄企業發展和資料利用關系，通過業務過程數據關系的梳理，將這些業務過程產生的成果資料統一納入到檔案管理系統中，建立結構化電子數據和非結構化電子文件，減少紙質資料的破損和丟失，為企業各級人員提供更靈活、更詳細、更便捷的檔案服務。

一、系統建設原則

企業檔案管理系統要以開放性、實用性、可維護性和安全可靠性為原則建設。系統要以分散的若干模塊整合成為一個整體，注重系統的應用，系統以整個企業的檔案體系為整體，對企業下屬的各個部門為分支機構，設立一套以總—分為結構的企業檔案管理系統；考慮到企業員工對計算機技術的敏感程度不同，在完成企業所提出需求的同時，應該以簡單實用為原則；另外，由于企業檔案涉及到企業相關的大量資產配置，系統的安全性也是需要考慮的一個關鍵問題。

下面具體介紹有關企業檔案管理系統的相關原則問題： 

1.系統的開放性：符合相關系統平臺設計規則，使用行業標準的工程協議，擁有標準的接口開發技術協議，使用通用的計算機框架結構，采用通用的傳輸控制協議，XML 規范。  

2.系統的可維護性：企業檔案管理系統應滿足辦公自動化系統的要求，方便系統進行二次開發，易于維護，采用開放、成熟的系統技術，如本系統采用的 J2EE 開發平臺。 

3.系統的安全可靠性：系統運行平臺要求穩定可靠，以此保證系統對數據的安全處理，保證企業正常運行業務的過程中數據安全，防止黑客入侵以盜取企業重要的檔案資料。另外，在企業檔案管理系統運行的過程中，如果遭遇重大的系統穩定問題，應該有有一套合理的容災備份系統，即使遭遇火災、水災、地震、系統崩潰等重大自然災害或非人為性破壞，也可最大程度的減少企業的損失。 

4.系統的實用性：系統的整體架構應該采用分模塊集成的形式，設計過程中應該考慮系統的人性化設計，充分利用易于系統使用的軟件應用，同時，對界面風格、企業 LOGO、模塊布局、功能鍵位置合理擺放、盡可能的滿足企業不同操作人員的習慣，給企業操作人員帶來良好的用戶體驗。

5.系統的標準性：系統的標準性是在遵守國家、國際的標準規范的前提下，完成對研發過程中涉及到的計算機的軟件、硬件的設計和開發，整個研發過程中使用的幵發工具、網絡系統等都要符合國際或國家的通用標準。如規范的數據庫操縱界面、作為業界標準的TCP/IP網絡協議及IS09002標準所要求的質量規范等;只有制訂行之有效的軟件工程規范的同時，才能更好的對系統進行自主研發，才能更好地進行工作設計，進而保證代碼的易讀性、可操作性等。

6.系統的先進性：當今社會，計算機技術更新換代十分迅速。檔案信息管理系統的信息處理能力要滿足廣大用戶的不同需求，首先要通過系統的開放性和可擴充性，對管理系統的功能不斷的進行更新和完善。同時要求系統的先進性，在系統的生命周期盡最大努力做到系統的先進，并結合當前社會主流發展趨勢進行系統的幵發和設計，以迎合大眾口味，滿足不同用戶的需求。

二、檔案信息管理系統的數據需求

檔案信息管理系統的數據需求分為以下幾方面:

1.數據錄入和處理的實時性和準確性

數據處理的前提是數據的錄入必須準確無誤，數據輸入的錯誤直接導致系統顯示的不正確，導致不能滿足用戶的需求，檔案信息管理系統的研發也就毫無意義。手工輸入是目前數據的輸入的主要來源。當然有部分的數據也可以進行掃描錄入。系統界面上的安排系統的容錯性對于手工輸入來說必不可少，并且操作人員要想完成錄入，必須進行系統的培訓。在系統中，系統一定要具備強大的處理能力來面對龐大的數據輸入，因此，系統擁有快速的處理速度是十分關鍵的。

2.數據的一致性與完整性

系統數據的共享是滿足不同用戶需求的前提。檔案信息在指定區域的不同客戶端的數據均是共享的，因此，解決并保證檔案信息數據的一致性是系統的關鍵問題之一。應設專崗專員負責維護數據，保證數據的一致性，從數據輸入上控制數據的去向，并且要嚴格的約束數據庫的數據完整性的進行，只有這樣，才能解決這一問題。每當數據輸入時，要為數據定義完整性規則，系統應該拒絕不能符合完整性約束的數據。

3.數據的共享與獨立性

檔案信息管理系統中的信息數據是共享數據。然而，從系統研發的角度講，數據共享給設計帶來諸多不便，同時增加了調試難度。因此，最好能夠獨立運行各個分系統，再根據不同的情況，提供相關的靈活配置。

三、檔案信息管理系統的總體設計

1．檔案信息管理系統的體系結構

檔案信息管理系統軟件總體結構整個管理系統可劃分為三層:應用服務器層、用戶層和數據層。關于應用服務器層，交互管理系統的構成被MVC(Model-View-Controller)結構分解成三種部件，分別是模型、控制、試圖。MVC(Model-View-Controller)結構是我們選取的結構。

2檔案信息管理系統的權限管理的設計

權限管理是檔案信息管理系統的基本部分，主要完成系統的一些初始設置和權限設置，主要包括:角色管理、用戶權限管理、權限分配管理。提供基于用戶權限認證的個性化信息服務，使不同用戶能夠獲得不同的應用功能，并能獲取自己權限范圍之內的個性化信息。釆用為用戶分配角色權限管理方式。采用角色式用戶管理方式，首先在系統中劃分一些角色，角色即操作功能組。用戶以組成員的身份加入到這些操作功能組中。一個角色對應著多個操作模塊的相應功能，帶有對各個功能模塊的操作權限。角色的定義是在軟件投入使用的初期就根據各個部門的業務需求制定完成的，相對固定。但允許高級用戶的修改和調整。定義用戶時，除了制定他們的所在單位外，還要制定他們的角色，即把用戶加入到角色組中，相應的權限就自動賦予該用戶了。

3檔案信息管理系統的編碼設計

容器編碼是系統良好運轉的一個必要條件。為此，我們設計了檔案信息管理系統的主要編碼。檔案信息管理系統的編碼規則定義如下。

人員編碼使用人力資源的統一編碼部門編碼使用3位編碼。

第1-2位表示處級單位編號。

第3位表示下屬的班組編號，用大寫的英文字母表示。例如:01A表示A班。01B表示B班。

功能編碼使用3位編碼:第1-2位表示功能模塊編號。

第3位表示此功能模塊下的操作編號，0表示增加權限，1表示修改權限，2表示刪除權限，3表示查詢權限。

例如:082表示具有8號功能模塊的刪除權限圖紙編碼可直接使用產品的現有編碼規則，或直接從PDM系統獲取。用戶編碼使用6位數字型編碼。

系統編碼使用6位數字型編碼。

模塊編碼使用6位數字型編碼。

角色編碼使用6位數字型編碼。

4 檔案信息管理系統的數據庫設計

數據庫就是在計算機存儲設備上，合理存放相互關聯的數據的集合。它負責信息的收集、組織、存儲、加工、抽取和傳播功能。正是有了數據庫的功能，數據庫設計的優劣，直接影響到系統多方面的性能。所以檔案管理的數據庫是在分布式數據庫環境下建立起來的，因此可以方便地實現信息的集成和共享。

四 結束語

企業檔案管理系統從最初企業的輔助軟件，經過長時間的積累，逐步發展成了企業必不可少的系統之一。其自身本著為企業服務的理念架設，經過系統建設人員的逐步完善，將系統打造成讓企業員工“用著方便”的系統，其作為企業最重要的業務平臺之一，有著簡潔的界面，強大的功能，安全的保證，為企業最重要的無形資產進行合理化的管理。總之，加強企業檔案管理系統的分析與設計是不斷創新企業檔案管理方法，調動檔案人員的工作積極性，推動檔案工作的改革的重要方式。因此，我們就要樹立先進的管理思想、規范自身行為、須明確目標、抓住機遇、加強協調，從而不斷開創企業檔案管理新局面。

參考文獻

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2我國電子檔案管理的現狀

目前在我國，檔案管理工作已經開始廣泛應用電子信息技術，再加上電子檔案與文件越來越多，更的促使了電子檔案管理工作的快速發展。從整體來看，我國的電子檔案管理著三個特點。即過于依賴計算機，存儲系統存在分離性以及電子檔案管理的不穩定性等。首先，過于依賴計算機在指目前我國的電子檔案信息資源大都是以計算機為主要的存儲介質與管理手段，也就是說電子檔案是要借助于計算機才能實現有效管理的，而并非用傳統的紙質介質進行管理使用。若沒有計算機，電子信息就無法保存、管理以及應用。為此，當前我國的電子檔案管理工作是必須要依靠計算機才能進行的。其次，電子檔案在保存的過程中是以某些有規律的數字編碼來實現的，當要使用電子檔案時，還必須要借助計算機來進行檔案信息的還原與顯示。這樣以來，就使電子檔案管理系統與結構是存在分離現象的。第三，電子檔案是借助于計算機才實現有效管理的，并通過網絡來傳遞信息，實現資源共享。而由于計算機與網絡系統自身的不穩定性，使得電子檔案在生成、存儲、共享的過程中，容易受到網絡病毒侵害，或者因為計算機自身硬件問題導致信息丟失。這些都給電子檔案管理系統帶來了很大的不穩定性。除此之外，目前我國的電子檔案管理系統在運行中還存在著一定的問題，例如對傳統紙質檔案管理工作的摒棄，只是大力發展電子檔案，而忽視了傳統紙質檔案的重要性與必要性。再者，電子檔案管理的安全性問題沒有得到很好的解決，在拷貝或存儲電子檔案時不能做到有效安全防范，對于一些重要的資料文件來講，這是非常不安全的。因此我們要不斷的改進，促使其更好的實現現代化發展。

3實現電子檔案管理系統

現代化發展的措施我國對電子檔案管理系統的研究時間并不長，由于起步較晚，所以管理制度還不夠完善，而且管理工作中存在著較多的問題，為了實現電子檔案管理系統的現代化發展，必須采取有效的措施，對工作中的問題進行改善以及妥善的解決。下面筆者結合自身經驗，提出了一些改進的措施，具體內容如下：

3.1加強電子檔案的分類管理

隨著社會發展進程的加快，電子檔案信息的數量越來越多，內容也越來越廣泛，為了使檔案資料發揮出最大的價值，必須做好檔案分類工作，分類必須按照一定的要求，還要制定出統一規章制度，要以提高使用者方便性為原則，還要保證電子檔案利用的安全性，尤其是一些保密文件，一定要加強管理與約束，防止信息泄露問題的發生。另外，管理人員還要對特別重要的檔案文件進行備份處理，以免其丟失而造成較大損失。

3.2提高電子檔案網絡系統的安全性

電子檔案管理系統不但借助了多項電子設備，還利用了網絡傳播技術，網絡傳播的速度比較快，實現了電子檔案的共享，但是網絡系統的安全性并不高，檔案管理部門一定要做好權限管理工作，還要健全監督機制，避免不法分子竊取保密檔案現象的發生。檔案管理部門的領導者要加強網絡安全建設，極大資金的投入，還要引進安全防盜技術，定期對計算機殺毒軟件進行更新與維護，防止病毒的侵入。另外，管理人員還要建立完善的制度，加大內部監管力度，加強對員工的管理，做好內部控制工作。

篇（9）

2功能和性能要求.42.1檔案數據采集與加工模塊.4

2.1.1檔案接收系統.4

2.1.2數據移植.5

2.1.3館藏歷史檔案數字化.5

2.2檔案數據存儲及管理模塊.5

2.2.1檔案信息標準化管理.5

2.2.2檔案分類.6

2.2.3檔案數據著錄.6

2.2.4檔案信息鑒定.6

2.2.5.存儲管理.6

2.2.6目錄管理.6

2.2.7信息統計.6

2.2.8報表打印.6

2.2.9實物條碼管理.6

2.3檔案數據查詢利用模塊.6

2.3.1檔案信息開發.7

2.3.2綜合智能查詢.7

2.3.3檔案借閱管理.7

2.3.4支持網站信息.7

2.4系統維護模塊.8

2.4.1系統維護主要要求.8

2.4.2基礎數據維護.8

2.4.3權限管理系統.8

2.4.4用戶管理.8

2.4.4數據備份與恢復.9

2.4.5信息加密.9

2.4.6版權保護.9

2.4.7日志管理.9

2.4.8檔案綜合管理.9

2.5系統幫助模塊.9

1主要功能描述

檔案管理系統應具備檔案的綜合管理功能。系統涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環節，包括對檔案數字化工作中的掃描、數據轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、校對、著錄、審核等處理環節的管理功能；文件或材料收集；檔案整編（數據采集、類目設置、分類排序、數據校檢、目錄生成、數據統計、打印輸出等基本功能，并能實現根據主題詞（或關鍵詞）及分類號自動標引的功能）；檢索查詢；借閱管理；檔案利用；檔案編研；輔助實體管理(包括對檔案征集、接收、移交以及檔案鑒定、密級變更等進行相應的管理或處理)。

主要功能一是通過與公文管理子系統的連接實現綜合辦公系統的收、發文在流轉結束后進行預歸檔，通過系統提供的數據接口，將需要歸檔的信息傳輸至檔案管理系統。二是通過對已有館藏文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案等的數字化，實現檔案的全面自動化管理和提供不受用戶站點限制的網絡查詢利用服務。

根據當前IT技術在檔案行業的應用潮流，參照國內數字化檔案館的應用需求，檔案管理系統應包括以下幾個方面的模塊：

檔案數據采集與加工模塊

檔案數據存儲及管理模塊

檔案數據查詢利用模塊

系統維護模塊

系統幫助模塊

2功能和性能要求檔案管理系統按照信息流的過程應分為五個功能模塊：檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據的查詢利用、系統維護管理和系統幫助。其功能涵蓋對非數字化檔案的數字化轉化、數字檔案信息的采集、處理、存儲，應用程序的維護和對轉化后的所有數字檔案的歸檔、組織、、利用等過程。

2.1檔案數據采集與加工模塊檔案數據采集與加工模塊承擔各類數字檔案的采集并發出存儲指令。數字檔案的來源包括館藏檔案數字化、接收直屬各單位檔案部門檔案（或目錄）以及面向社會征集的檔案和其它檔案信息。能實現多種方式文件的輸入采集。

2.1.1檔案接收系統把OA系統中形成的檔案文件的條目信息和原文一同轉入檔案管理系統，經過檔案人員整理，形成電子檔案以供查詢、利用，實現文檔一體化。

l檔案人員可以利用系統提供的立檔單位已整理的卷內文件和待編目的案卷功能中的添加、編輯、刪除、加入當前卷、撤出當前卷、拆卷和編目等操作，對立檔單位提交的文件、檔案、資料進行存儲和歸檔（分類組卷）。

l對于跨年度而尚未辦結的檔案，可通過手工設置自動轉入下一年度進行歸檔。

檔案員對已錄入檔案目錄、從其它系統自動導入檔案的各類目錄信息的進行整理。

整理完畢的檔案目錄根據檔號組成原則自動生成檔號、館號，入相應的檔案目錄庫。生成各種統計報表。

（2）面向社會或個人接收的檔案信息：它們主要是社會上個人通過某種方式移交的檔案信息，可以是目錄和文件,也可以只是目錄。

2.1.2數據移植從舊檔案管理系統中移植檔案資料數據信息。

通過數據轉換功能可以自動讀出老數據庫中的字段結構，讓管理人員自己選擇老字段對應新庫中的那一個字段，從而一一建立其字段間的對應關系。根據設定的轉換條件將記錄自動轉換到新的檔案管理系統中。

2.1.3館藏歷史檔案數字化館藏資源數字化是指對檔案資料，包括紙質檔案資料、視頻資料和音頻資料，對它們進行數字化加工。

（1）紙質公文檔案的OCR與原件影像掃描、采集、著錄

紙質文件的掃描需要考慮速度、識別率和影像的清晰度，同時在原文件的影像信息入庫前，需要對信息進行防偽處理,如加入水印等。

（2）照片的整理與掃描、采集、著錄

A、標準：圖片采集工具支持多種圖片格式，包括BMP、TIFF、GIF、JPEG、TGA、E、D、PIC等格式，自動生成縮略圖。并具有校正、去黑邊、去斑等圖像處理功能。

B、要求：對圖片的著錄項目（包括照片內容）要全面，檢索和使用要方便，在轉入轉出數據庫的過程中，照片同其著錄信息不能分離。

（3）多媒體影像檔案采集與著錄

A、標準：視頻文件采集應支持高低碼率同時輸出，采集過程支持自動關鍵幀提取，生成影像高無損壓縮。

B、要求：提供數字流媒體的采集、非線性編輯平臺，對于數字流媒體可以輕松實現瀏覽、檢索和自動播放。

（4）其他檔案類型數據庫的轉入

A、標準：支持各種主流數據庫的轉入轉出，能實現跨平臺的操作。

B、要求：適應性強，可以借鑒第三方程序，完成不同種類數據庫的轉入或數據字段的抽取工作，可以靈活設置數據庫中字段，便于接受數據庫相同但字段結構不同的數據庫。

2.2檔案數據存儲及管理模塊檔案數據存儲及管理主要是對采集過來的信息進行整編、分類、維護等處理，將大量無序的檔案信息有序化。要兼容新、老歸檔文件整理規則。可以自由適應分散整編、集中整編和混合整編的整編方式。

主要包括：檔案信息標準化、分類及主題詞標引、元數據錄入、鑒定、存儲管理、目錄管理、信息統計、報表制作、信息備份。

2.2.1檔案信息標準化管理保證檔案的真實和完整，可讀性，要符合國家和國際的有關技術標準。對檔案著錄信息符合中華人民共和國檔案著錄規則。

2.2.2檔案分類根據現有館藏和有關規定對檔案、圖書資料可進行自動分類和手工分類，分別建立目錄庫。

2.2.3檔案數據著錄檔案員可對已錄入檔案和從其它系統自動導入 檔案的各類信息的進行整編，包括按有關著錄規定進行自動獲取著錄和手工補充著錄。對移交過來的檔案進行驗收，合格的給予簽收，不合格的由移交人重新整理。

整理完畢的檔案根據檔號組成原則自動生成檔號入庫。

2.2.4檔案信息鑒定電子檔案的鑒定，包括內容鑒定和技術鑒定兩方面。

內容鑒定包括價值鑒定、開放鑒定、真偽鑒定和銷毀鑒定。

技術鑒定的任務是對電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查，包括對文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。

2.2.5.存儲管理采用足夠容量的存儲介質，保證系統運行的速度。

加強數字檔案信息的安全，選擇安全存儲的數據庫，保證數字檔案的原始性和真實性。

2.2.6目錄管理目錄是文件信息的分類方式，目錄管理包括目錄完整性維護、目錄權限設置、目錄清單維護。

2.2.7信息統計信息統計是對系統中的基本數據進行匯總，要求能按規定的時間、型式自動生成各種統計報表。

2.2.8報表打印功能：

1）能夠，按規定的時間、型式自動生成、打印各種規定的統計報表、目錄。

2.2.9實物條碼管理傳統手工模式下調閱檔案，需要借助檔號找到檔案在庫房的位置。通過計算機管理可以采用條碼掃描，條碼打印等設備，快速準確鑒別檔案實物，實現一份檔案一個條碼。

2.3檔案數據查詢利用模塊檔案數據的查詢利用包括檔案信息開發、綜合智能查詢、支持網站信息等系統.

2.3.1檔案信息開發檔案信息的開發是實現檔案資料充分利用的重要手段。在信息開發過程中能提供規范化的編研模板和流程，以提高信息開發的效率和質量。另外對館藏數字檔案或編研檔案可根據情況進行版權保護工作或加注版權信息。

專題庫管理：專題庫是對編研成果的匯總，對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態、創建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。

素材庫管理：根據編研需要，從系統目錄結構的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到素材，并提供素材描述信息的輸入、修改、刪除等功能。

2.3.2綜合智能查詢查詢是檔案業務中最常見的服務方式。為了提高檔案的查詢效率和查詢準確率，應具有以下功能。

（1）具有檔案查詢、全文檢索能力的授權功能。檔案管理員可以授權哪些人可以使用查詢和全文檢索功能，可以查詢哪一級別的文件，經過授權的人員可以根據權限查詢和檢索相應的文件。

（2）全文檢索功能要包括基于關鍵詞的全文檢索、自然語言檢索和相似性檢索的全方位智能檢索，分別代表不同層次的檢索需求(詞、句、篇章)。

2.3.3檔案借閱管理檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱領導的簽字等信息，檢索到用戶所需的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。

歸還管理

歸還管理可對用戶歸還的檔案進行登記，同時更改系統中所記錄的檔案所剩份數，并提供續借功能。同時需要具有設置利用者填寫檔案利用效果表單后，才能完成歸還手續辦理操作的功能。

l催還管理

由于用戶借閱和歸還都進行了登記和管理，所以系統可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進行統計、自動提醒和打印催還單。

l借閱統計

系統對檔案的借閱提供各種統計方式，并可隨時打印統計結果。

l預約管理

用于處理用戶在網上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續。

2.3.4支持網站信息檔案系統網站是檔案管理系統對外的門戶，用戶能夠通過Internet瀏覽器檢索閱讀、下載數據庫中的檔案目錄信息、內容信息以及相關圖形圖像信息、語音視頻信息。

2.4系統維護模塊系統維護管理模塊是為了保證本系統在安全的環境下正常運轉，并對各個模塊進行支持。

2.4.1系統維護主要要求l檔案類型可以自由定制。

l檔案管理的層次可以自由定制。

l檔案錄入的信息（數據庫結構）可以自由定制。

l用戶的錄入及檢索界面可以自由定制。

l錄入方式可以自由定制。

l檔案的分類表可以自由定制。

l統計報表設計自由定制。

l用戶對檔案的操作和使用權限可以自由定制

l數據轉換

2.4.2基礎數據維護基礎數據維護是維護系統各業務模塊正常運行的基礎數據。這些基礎數據包括輔助字典、實體分類表、主題詞表、檔案類別表、全宗表、立檔單位名錄等。

2.4.3權限管理系統權限管理模塊和系統各業務模塊密切相關，下面說明系統的權限功能要求。

系統由用戶操作，用戶登陸時首先要進行身份認證。身份認證后，可確定用戶屬于哪一種角色：

1、從權限對象上

系統管理員：權限。

檔案管理員：權限。

外部用戶：權限（如檢索和館外利用等）。

領導：功能。

2、從權限內容上

分功能權限和數據權限。兩部分權限要相互獨立。

3、從數據操作上

在數據權限中，又分查詢、修改和原文權限。

2.4.4用戶管理系統的用戶應分為三類，分別是：管理員、普通用戶和賦權人。只有在用戶管理中登記過用戶才能進入本檔案管理系統中。

2.4.4數據備份與恢復為保障網絡功能的安全實現和數據庫本身的安全，軟件需要具備備份與恢復、遭遇異常情況報警等功能，能夠在較短時間內恢復正常運行。

具有對系統和數據定時自動備份的功能。

光盤制作

2.4.5信息加密具有對傳輸數據進行加密的功能。

2.4.6版權保護為了維護立檔人的合法權益，對的圖片、文檔等資料加入圖示等標志，以防止他人非法盜用，也可通過加入徽標和數字水印加以保護。

2.4.7日志管理為了對用戶的操作進行監控，防止用戶進行非法操作以及遇到故障時可根據日志信息進行部分恢復操作。

日志包括登錄日志、原文日志（系統日志）、

2.4.8檔案綜合管理包括：

設備管理：

庫房管理：

資料管理：

制度管理：

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智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環環相扣，相互監督。結合智慧檔案管理系統的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統的層次

1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統的資源

2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統比較早的企業，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統功能設計分析

3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統的軟件安全，軟件安全主要體現在系統文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續上傳、批量上傳，并且支持從其他系統導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統之間提供交互平臺，實現用戶與系統或者系統于系統之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統者的身份出現，對系統中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統提出問題，系統會自動將問題和答案收納于幫助系統中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統的幫助。

用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統互聯支持。

作者:王冬梅

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中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統手工檔案管理現狀及存在的問題

現在，許多學校檔案管理工作仍然是傳統手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統計、鑒定與開發利用等。傳統手工檔案管理模式的主要缺點是無法保證檔案的及時歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會，傳統模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識和長期習慣的影響，經常會發生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經常變動的情況，問題更加嚴重。同時，傳統手工檔案管理下的編目工作，會導致檔案工作者大量的重復勞動。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠遠跟不上信息化時代對檔案的要求。學校對檔案的管理，迫切需要網絡化。檔案管理實行網絡化，可以大大縮短查檔時間，提高查全率與準確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統數據庫的設計

基于Web的檔案管理系統使用業內先進的MySQL數據庫作為基礎平臺，Apache作為研發平臺，采用PHP語言作為編程語言。MySQL＋Apache＋PHP被譽為網絡程序開發的黃金組合。選取這樣的開發工具，對于信息檔案的管理和存儲有獨特的優勢，對檔案數據進行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴格的存儲方式有助于數據的保存，實現檔案資料的一致性和唯一性，方便系統的維護、操作和拓展，提高系統的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統模塊的闡述

做好相應的模塊劃分是系統的首要任務。基于學校檔案管理系統的需求，在規范化文檔內容格式基礎上，將該系統劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結構管理檔案(部門結構可通過系統管理的部門管理設置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統管理模塊——主要實現部門管理、用戶管理、權限管理、檔案級別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統相關幫助信息和系統屬性。

四、關鍵技術與系統實現

（一）基于Web的檔案管理系統核心技術。本系統選擇比較易于操作和配置的Win server2003數據庫系統，主流Web服務器Apache，PHP語言，MySQL數據庫作為構建檔案管理系統的平臺。

（二）檔案添加的實現。下面以新增檔案添加的實現為例：

1.設計輸入表框與變量的對應關系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能為空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性別不能為空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你沒有選擇部門"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數據傳給數據庫中相應字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校驗完整性，以避免數據被錯誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必須輸入檔案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代碼的作用是檢測是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實現。從數據庫中讀取指定條件的職工數據，各變量取出數據后顯示在輸出頁面：

echo"

$leng

$date

"；